議事録作成にツールを活用すると、作成者の手間や共有漏れのリスクを減らせます。さらに、共有した議事録を蓄積し、必要なときにいつでも閲覧可能です。
 
一方で、議事録の作成を効率化させるためにツールの導入を検討していても、種類が豊富で選択に悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめの議事録作成ツール6選や導入のメリットなどをご紹介します。
 
  • ツールを導入し、社内で議事録の運用を統一したい
  • ツールを導入するメリットを具体的に知りたい
  • 効率的に議事録を作成し、情報共有を活発化させたい
と考えている担当者の方は、ぜひこの記事を参考にしてツール導入のメリットを把握し、自社に最適なものを選んで情報共有を効率化させましょう。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

おすすめの議事録作成ツール3選

以下では、おすすめの議事録作成ツール3選をご紹介します。
 
文字起こしツールは精度が不十分なものもあるうえ、清書をした際に結局編集する手間が必要な可能性が高いです。議事録の作成には役立ちますが、共有や管理には別のツールを導入する必要があり、余計な費用や時間がかかるのです。
 
一方で、議事録作成ツールなら議事録の作成・共有・管理を一元化できるので、情報共有をシームレスに行えます。そして、議事録の運用を効率化させるには、「誰でも簡単に操作できること」が必須です。
 
そのため、選ぶべきツールはITに不慣れな社員でも導入初日から使いこなせ、議事録の運用に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に議事録を簡単に作成でき、会議の属性や顧客ごとにフォルダを分類して情報へのアクセス性を保てます。さらに、会議で新たに発生したタスクもノート上で管理できるので、進捗状況をチームで共有し期日までにこなせます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【Dropbox Paper】共同編集ツール

Dropbox Paperのトップページ

<Dropbox Paperの特徴>

  • チェックリストやコメントなどの機能が豊富
  • チェックリストの作成や記載内容に対してコメントを付けられるなど、付加機能が豊富にあります。会議で新たに発生したタスクを管理する際に便利な機能です。
  • Dropbox内のファイルと連携している
  • Dropbox paper内にDropboxに保管されたファイルを貼り付けられるだけでなく、ワンクリックで開けます。

<Dropbox Paperの注意点>

  • 情報漏洩リスクがある
  • デフォルトの設定ではメモのリンクを知っている人なら誰でも閲覧可能なので、情報漏洩のリスクが高いです。
  • 文字の色を変えられない
  • Dropbox Paperでは文字の色を変えられないので、重要な点を強調するなど読みやすくする工夫ができません。

<Dropbox Paperの料金体系>

  • Dropboxのユーザーであれば基本無料で利用できます。
  • Dropboxの料金プラン(Business)
    • Professional:2,400円/月(月払い)
    • Standard:1,500円/ユーザー/月(月払い)
    • Advanced:2,400円/ユーザー/月(月払い)


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【Evernote】情報を集約できるメモツール

Evernote

<Evernoteの特徴>

  • 必要な情報を集約させて、必要な時にすぐ取り出せる
  • テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報を1つのノートにまとめられます。
  • webクリッパー機能
  • Webページのテキストやリンク、画像をワンクリックで保存可能なため、簡単に共有・管理できます。

<Evernoteの注意点>

  • 無料では十分に使いこなせない
  • 1アカウントで使える端末数が2台までと上限があり、チームで使いこなすには物足りないです。
  • 動作が遅くなる場合がある
  • 容量の大きいデータやファイルをノートに張り付けた際に、読み込みが遅くなるという口コミがあります。

<Evernoteの料金体系>

  • 無料プラン
  • アップロード容量は60MB/月、ノート上限サイズは25MB
  • PERSONALプラン:¥680/ユーザー/月
  • アップロード容量は10GB/月、ノート上限サイズは200MB
  • PROFESSIONALプラン:¥850/ユーザー/月
  • アップロード容量は20GB/月、ノート上限サイズは200MB


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

おすすめの議事録自動作成ツール3選

以下では、おすすめの議事録自動作成ツール3選をご紹介します。
 
議事録自動作成ツールを活用すれば会議中に聞き逃しが発生しても、後から読み返すことができるので便利です。ツールを選ぶ際には、「文字起こしの精度が十分か」「大人数の会議でも使用可能か」などを確認するのが重要です。
 
また、録音機能があればスマホをボイスレコーダーとして利用することもなくなる点もメリットといえます。

【Google ドキュメント】音声入力機能付きツール

Google ドキュメントのトップページ

<Google ドキュメントの特徴>

  • 音声入力機能で文字起こしが可能
  • ドキュメントを開いて「ツール」→「音声入力」を選ぶと、発言を自動でテキスト化してくれます。
  • すぐに共有可能
  • 文字起こししたファイルは、共有したい相手のGoogleメールアドレスを入力するとすぐに伝達できます。

<Google ドキュメントの注意点>

  • 句読点が認識されない
  • 音声を認識してテキスト化しますが、句読点は入力されないので編集する手間がかかります。
  • 使えるフォントが少ない
  • 使用できるフォントが少ないので、デザイン性を求める場合には不向きです。

<Google ドキュメントの料金体系>

  • 無料で利用可能
    Google アカウントを作成すれば、誰でも無料でGoogle ドキュメントを利用できます。

【Microsoft Teams】リアルタイム文字起こし機能付き

Microsoft Teamsのトップページ

<Microsoft Teamsの特徴>

  • トランスクリプション機能
  • リアルタイムで文字起こししてくれる機能で、音声を出せない人や耳の不自由な人には最適です。
  • チーム機能
  • 所属するチームごとにチャネルを設定し、複数人のユーザー間で議事録の編集作業が行えます。

<Microsoft Teamsの注意点>

  • 音声入力の精度が不十分
  • ほかのツールと比べて文字起こしの精度が低いというユーザーの口コミがあります。
  • 会議で新たに発生したタスクを管理できる機能がない
  • 会議の決定事項に付随したタスクを管理する機能がないので、進捗状況を共有できず漏れが発生する可能性が高いです。

<Microsoft Teamsの料金体系>

  • 無料プラン
  • ユーザー当たり5GBの容量を利用できます。
  • Essentials:430円/ユーザー/月
  • ユーザー当たり10GBの容量を利用できます。
  • Business Basic:540円/ユーザー/月
  • ユーザー当たり1TBの容量を利用できます。
  • Business Standard:1.360円/ユーザー/月
  • 容量制限はありません。

【AI GIJIROKU】日本で唯一のZoom連携

AI GIJIROKUのトップページ

<AI GIJIROKUの特徴>

  • Zoom連携で自動的に字幕表示
  • 議論がリアルタイムで可視化されるので、内容の理解が深まります。さらに、会議終了後には議事録が自動保存されるので、確実に記録を残せるのが特徴です。
  • リアルタイム翻訳30か国語対応
  • 外国語メンバーとの会話を変換し母国語で記録されるので、言語の壁を取り除いてコミュニケーションが取れます。

<AI GIJIROKUの注意点>

  • 文字起こしの精度が不十分
  • 特に専門用語が適切にテキスト化されず、ビジネスで使用するには難しいというユーザーの声があります。
  • 使いこなせるまでに時間がかかる
  • 音声認識の精度を上げるには、録音環境やデバイスの整備が必要で時間がかかるという口コミが散見されます。

<AI GIJIROKUの料金体系>

  • フリー:議事録の閲覧のみ可能
  • スタンダード:1,500円/月で10時間分の議事録を収録可能
  • ビジネス:29,800円/月で10人まで利用でき、100時間分の議事録を収録可能
  • プレミアム:200,000円/月で100人まで利用でき、1,000時間分の議事録を収録可能


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

効率的な議事録作成のポイントとは?

議事録の作成・運用を円滑にするには、ツール導入前に改善できるプロセスはないか見直し、どのように活用するかまでを考えておく必要があります。
 
以下では、効率的な議事録作成のポイントを3つご紹介します。

会議で決まったToDoをタスク化する

議事録には決定事項とともにToDoリストを作り、タスクを見える化するのが重要です。
 
議事録に各自が担当するタスクを可視化しておくと、チーム全体で進捗管理ができるので抜け漏れを防げます。さらに、誰が何を担当しているのか明白になり、チーム内で認識の齟齬をなくせます。
 
このように、議事録でToDoを明記しておけば次回の会議までにすべきことをチーム内で共有でき、適切にタスク管理が行えます。

テンプレートを活用する

定例会議などアジェンダが毎回同じようなときには、議事録をテンプレート化して一から作成する手間を省くのがポイントです。
 
テンプレートはいつでも呼び出せるように、ITツールを活用して管理しておくのがおすすめです。たとえば、情報共有ツールの「Stock」は「ノート」に保存したテンプレートをワンクリックで呼び出せるので、探す手間を省きスピーディーに議事録を作れます。
 
また、会議中の内容を書式に沿って入力していくだけで議事録をまとめられるので、会議終了後に素早く情報共有ができます。
 
ツールを活用してテンプレートへのアクセス性を保ち、誰でも議事録を作成できる体制を整えるのが大切です。

内容に関するやりとりをツール上でする

会議後のやりとりをツール上で行うと、議事録を見ながらコミュニケーションをとれるので、認識のずれを防げます。
 
一方、メールやチャットツールなどを複数導入している場合は情報が散乱し、どの件についての話なのかがわからず混乱してしまいます。
 
そのため、「議事録を管理しているツール上でやりとりする」という点がポイントなのです。同じツールで行うと用件が明白になり、議事録の更新も容易に行えます。
 
議事録に関連する資料を一か所に集約させて同じツールでやりとりすれば、円滑に情報共有できます。
 
関連記事: 議事録の書き方のコツとは?綺麗に早く書けるフォーマット付き!
 
関連記事: もう議事録作成に戸惑わない!フォーマット利用で議事録を制す!


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

議事録作成でツールを使うメリット3選

議事録作成でツールを導入すると業務効率化を実現できますが、具体的にどんな効果を発揮してどんなメリットがあるのか、以下で3つご紹介します。

リアルタイムで議事録を作成できる

会議中にリアルタイムで議事録を作成できるので、納期を早められます。
 
たとえば、文字起こしツールを活用すると、自動的に発言がテキスト化されるので便利です。しかし、会議の参加人数など環境によって精度が変わるので、重要な発言はメモを取っておき、終了後に誤りがないか照らし合わせるのがポイントです。
 
会議後に一からテキストを打ち込む手間をなくせるので、作成時間を短縮できます。

共有が簡単

議事録作成ツールを使えばクラウド上で管理できるので、簡単に共有が行えます。
 
従来のようなメールでの共有では、CCとBCCの設定やあいさつ文の挿入など余計な工数がかかり、スピーディーに共有するのが難しいです。しかし、クラウド型ツールなら作成と共有を一元化できるので、作成後すぐに必要なメンバーへ届けられます。
 
一方で、クラウドの懸念点としてセキュリティ面が挙げられますが、議事録の共有相手に編集権や第三者への共有権を制限できるツールもあるので、情報漏洩リスクは低いです。
 
ITツールを使うと共有が容易になるので、会議終了後に素早く議事録を関係者に届けて確認漏れを防げます。

後から振り返ることができる

クラウド上で議事録を管理しておけば、いつでも議事録の振り返りが可能です。
 
従来のように大量のメールから目的の議事録を探し回る必要がなく、ツール上ですぐにアクセス可能です。たとえば、検索機能が備わっているツールではキーワードを入力するだけで必要な議事録を抽出できるので、一つひとつファイルをチェックして探す手間がかかりません。
 
また、呼び出したい議事録がすぐに探し当てられるよう、タイトルや本文に議題に関連したキーワードを入れておくのがおすすめです。
 
ITツールに議事録を蓄積しておくと、時間や場所を問わず素早くアクセスできるので、活用率アップに貢献します。
 
関連記事: 【2021年最新】おすすめ議事録作成ツール8選|メリットやポイントも解説


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

議事録自動作成ツールの活用が難しいと言われる理由3選

議事録が自動作成されることで今まで作成にかけていた時間が削減されるため、非常に便利だと考えられがちです。しかしデメリットもあり、なかなか望んだような議事録作成ができない可能性があります。
 
以下では、議事録自動作成ツールの活用が難しいと言われる理由を3つご紹介します。

雑音が入ってしまう

自動作成ツールの難しい点として、雑音が入ってしまうことが挙げられます。
 
会議中には、資料をめくる音などさまざまな雑音が発生します。現状では、それらの音を除去した上で、人の声のみを拾って確実に認識するのはまだ難しいです。
 
そのため、雑音と声が混じってしまい、正確な文字起こしができない可能性があります。

完全に音声認識されることはない

発音の仕方やイントネーションなど、人による発声の違いをAIや機器が完全に認識することもまだ難しく、違う結果が出力されてしまう場合があります。
 
そのため、議事録精度の合格ラインをあらかじめ定めておきましょう。
 
たとえば、「重要な箇所は人の手で修正し、他の箇所は意味が通れば問題ないとする」など、許容範囲を決めておくことをおすすめします。

最終的には人の確認や修正が必要

100%完璧な議事録がツールによって作成されるのは現状難しいため、人の確認や修正が必要となります。
 
一から作成するよりは手間は減りますが、細かい点の確認や修正にも時間がかかってしまうことから、導入したはいいが効率化が実現できなかったというケースも存在します。
 
そのため、自動作成ツールよりも「Stock」のような情報共有ツールを活用し、議事録の作成・共有・管理を一元化するほうが業務効率化を実現できる可能性が高いです。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

議事録作成ツールのまとめ

これまで、議事録を効率化するツールを6つとツールを活用するメリットを中心にご紹介してきました。
 
議事録作成ツールの導入にあたり普段の業務でも使える機能が備わっていると、議事録の作成・共有がスムーズにできることに加え、情報を探し出す時間の短縮、ToDoの管理なども漏れなく行えます。
 
一方で、議事録自動作成ツールも便利ですが「正確に文字起こしできない」といった問題もあるため、主力として導入するのは得策ではありません。
 
ご紹介したStockは、議事録作成から管理までトータルで必要な「共同作業」や「タスク管理」機能を完備しているツールであり、100,000社以上が導入し情報共有の効率化を実現しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して議事録業務を円滑化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
 
関連記事: 議事録とは?わかりやすい議事録の書き方やポイントもご紹介!
 
関連記事: 【2021年最新版】議事録共有を簡単にするツール4選!
 
関連記事: 人に伝わる議事録の取り方とは?今日から使える簡単テクニックをご紹介!
 
関連記事: 会議のポイントを押さえて、誰にでも分かる議事録を作成できるようになろう!
 
関連記事: 【おすすめ紹介】議事録アプリで会議や業務を効率化!
 
関連記事: 【2021年最新版】議事録アプリを使って作成や共有を効率化しよう!