会議における議事録の書き方とは？上手に書くことができるコツも紹介！

会議の場において、議事録は要点を適切にまとめ、第三者が見ても理解しやすくなければ意味がありません。

 

しかし、入社したばかりの新入社員や若手社員、議事録作成に苦手意識を持っている社員は、具体的な書き方や上手く書くコツが分からず、悩んでいるのではないでしょうか。

 

そこで今回は、会議における正しい議事録の書き方や上手に書くコツを中心にご紹介します。

 

という方はこの記事を参考にすると、正しい議事録の書き方が分かり、完成度の高い議事録を作成できるようになります。

議事録とは、社内の会議で議論された内容や決定事項などを正確に記録し、参加者や関係者と共有するための文書です。

 

この議事録により、会議内容が忘れられてしまうことを防ぎ、情報共有を円滑にすることで業務の改善や変更を理解しやすくします。

 

正確な議事録は、伝達漏れや誤認、伝達ミスなどを防ぎつつ、業務をスムーズに進行させるためにか欠かせない存在です。

ここでは、議事録を作成する目的についてご紹介します。何のために議事録を作成しているのかと疑問に感じている方は必見です。

まず、議事録作成の主な目的は、会議で決定した事項と、今後取るべき行動を明確に記録することです。

 

会議中に決まった内容は、口頭だけでは認識のずれが生じやすいため、誰が見ても理解できるよう簡潔かつ明確に記載する必要があります。

 

さらに、決定事項を受けて発生する作業については、「誰が・何を・いつまでにやるか」を整理し、項目ごとにタスク化することで、実行漏れを防ぎ、業務を円滑に進めることができます。

次に、正しい情報を共有することが挙げられます。

 

会議には、業務の都合上すべての関係者が参加できるとは限らず、会議に不参加のメンバーにも、決定事項だけでなく、その背景や検討経緯を正確に伝える必要があります。

 

そこで、議事録を作成することで、発言の要点や意思決定の理由を記録として残すことができ、認識のずれや誤解を防ぐことが可能になります。結果として、会議に参加していないメンバーも状況を正しく理解でき、業務全体の円滑な連携につながるのです。

最後に、「誰の発言であるのか」を理解することも議事録における重要な要素です。

 

発言者を明確に記録することで、責任者や担当者、また誰の発案であるのかを正確に把握することができます。

 

その結果、後になって生じやすい「言った・言わない」といった認識のずれや、責任の所在が不明確になるといったトラブルを未然に防ぐことが可能になります。

ここでは、議事録に必要な項目についてご紹介します。まずは、どのような議事録にも共通して必須な項目を見ていきましょう。

 

• 会議名
どの会議の記録であるかを明確にするための名称です。また、あとから参照する時の識別にも役立ちます。
 
• 日時
会議がいつ開催されたかを示す情報です。案件の進行状況を管理する時にも使われます。
 
• 開催場所
会議がどこで開催されたかを記載します。オンラインで行われた場合は「オンライン（Zoom等）」と表記するようにしましょう。
 
• 参加者
会議に出席したメンバーを記載します。発言者や決裁者を判断するためにも重要です。
 
• 欠席者
会議に呼ばれていたものの、参加しなかったメンバーを記載します。情報共有やフォローの対応を明確にできます。
 
• 議題
会議で取り上げたテーマを記載します。議論の流れや目的を把握するための基礎材料になります。

 

次に、必要に応じて追記したほうがいい項目を見ていきましょう。

 

• 今後の課題
会議を通して明らかになった問題点や検討すべき事項を記載します。次回以降の議論や改善に繋げるためにも重要な要素です。
 
• 次回会議までに取り組むこと
各メンバーが次回までに対応すべきタスクを明確にします。「誰が・何を・いつまでに」をできるだけ具体的に記載するようにしましょう。
 
• 決定事項
会議の中で最終的に合意・決定された内容をまとめます。認識のズレを防ぎ、実行に移すための基礎となります。
 
• 保留事項
今回の会議では結論が出ず、次回以降に持ち越された項目を記載します。論点や検討内容を残すこと再議をスムーズにできます。
 
• 議事録作成者
議事録を作成した人物を記載します。問い合わせや内容確認する時の窓口として必要になります。

 

このように、議事録には共通して必須の項目と、必要に応じて追記する項目があるため、会議の流れに沿って必要な項目を記載していきましょう。

以下では、会議で使う議事録の作成・共有・管理を効率化するためのツールをご紹介します。

 

紙で議事録を作る場合、印刷や保管スペースなどのコストがかかり、過去の議事録を探すのにも手間がかかります。一方、ITツールを導入すれば議事録をデジタルで作成・共有できるため作業効率が向上します。

 

そこで重要なのが、議事録の作成・共有・管理に必要な機能がすべて揃っており、シンプルで使いやすいツールを選ぶことです。

 

結論、議事録の作成・共有・管理を効率化しながら、情報を一元管理できるツール「Stock」一択です。

 

Stockでは、あらかじめ議事録のテンプレートを登録できるため、毎回同じ形式でスムーズに議事録を作成可能です。また、「タスク機能」と「メッセージ機能」が備わっているので、議事録の共有や確認依頼、次回までの対応事項の連絡までを一箇所で完結させられます。

 

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

ここでは、Stockを使って議事録を作成した例を紹介します。

 

以下のように、Stockでは、「ノート」に直接議事録を作成しつつ、重要箇所は赤字など、色を変えたり、下線や太文字にして強調させることも可能です。

 

 

また、対応すべきタスクがある場合は右上の「タスク一覧」から、担当者や期日を設定することもできるのです。

ここでは、議事録を書く時のコツについてご紹介します。上手く議事録を作成したいという方は必見です。

 

• 会議の目的をはっきりさせる
会議では、会議の目的をはっきりさせることが大切です。目的が曖昧なままだと、意見が発散して時間だけが過ぎて無駄が生まれやすくなります。
 
• 会議に同席したメンバーに確認してもらう
社外の人や会議に参加していない人に議事録を共有する場合には、議事録にミスがないよう注意が必要です。そのため、議事録を作成し終えたら、まずは会議に同席した上司や同僚に内容を確認しましょう。
 
• 議事録の作成に適したツールを使う
議事録作成には用途に適したツールを使うことで業務効率を向上させられます。たとえば、「Stock」のようなツールを使うと議事録のテンプレートを活用でき、入力ミスなどを減らすことができます。

 

このように、上記のコツを意識しながら議事録を作成することで、第三者からでも読みやすい議事録を作れます。

議事録が上手い人は、会議前の準備に時間を割き、議題の背景や目的、関係資料を事前に把握します。なぜなら、どの情報が重要で、どこの議論がポイントになるか把握することで、会議中に必要な情報を的確に拾えるためです。

 

たとえば、資料を読み込み、想定される質問や論点を整理したり、参加者の役割や決裁者を把握しておき、会議中の発言や決定事項の意味を見落としにくくします。

 

このように、単に時間をかけるのではなく、「何を事前に理解すべきか」を意識して準備することが、議事録の完成度を高めます。

ここまで、正しい議事録の書き方や上手く書くコツを中心に解説しました。

 

議事録は、会議の内容をひと目で把握できるように、要点を押さえながらスピード感を持って作成することが重要です。とくに、議論内容や決定事項など議事録に必要な項目は確実に記載して、迅速に提出・共有、そして管理しなければなりません。

 

そこで重要なのが、議事録の作成から、社内メンバーへの共有、作成した議事録を適切に管理できる環境を整えることです。

 

結論、自社が導入すべき議事録作成ツールは、議事録の作成・共有・管理を効率化しながら、情報を一元管理できるツール「Stock」一択です。

 

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、議事録をはじめとした社内の情報共有・管理のストレスを解消しましょう。