会議の決定事項を全社に共有するには「議事録」が有効です。また、議事録はナレッジやノウハウの蓄積にも役立つため、あとから読み返しても理解できるようにしておくのが重要です。
一方、「社内で共有される議事録が、誰が読んでも分かるようになっておらず困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議における議事録の書き方やサンプルを中心にご紹介します。
- 見やすい議事録を簡単に書く方法が知りたい
- 新入社員でも簡単に議事録がつくれるように教育したい
- 社内の議事録をすぐに業務に活かしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、分かりやすい議事録を書くためのポイントだけでなく、議事録の適切な管理法まで理解できます。
目次
会議における議事録とは
議事録とは、会議で議論された内容や決定事項をまとめ、ほかのメンバーに伝えるための報告書類を指します。また、議事録は目的を明らかにしたうえで、議事メモとの違いも把握しておく必要があります。
会議で議事録をつくる目的
以下は、議事録を作成する3つの目的です。
- 会議内容の共有
会議内容を議事録に残して共有すると、参加できなかったメンバーに概要を周知させられます。また、会議の備忘録としての役割も持ち合わせているため、会議に参加していたメンバーのためにも役立つのです。
- 決定事項の可視化
会議で決定したことを明確に記載することで、タスクの進捗管理もできます。具体的には、タスクの担当者や期限も書き残しておけば、メンバー同士で認識の齟齬が起こることがありません。
- 責任の所在を明確化
参加者の発言を議事録に残して、責任の所在を明らかにします。誰が発言したのかが明確になっていないと、責任の押し付け合いになる可能性があるのです。
このように、議事録は重要な役割を担っているため蔑ろにせず、適切な書き方を身につける必要があるのです。
議事録と議事メモの違い
議事録は「誰が、いつ、何を発言したのか」と会議の全体像を書き残す一方、議事メモは「会議の要旨」のみに絞って作成する違いがあります。
社内での打ち合わせやミーティングなど詳細な議事録が不要な場合、議事メモを議事録の代替として作成するのも有効です。しかし、総会など取締役が参加するフォーマルな会議の場合は、議事メモではなく議事録が必要になります。
このように、会議の属性によって議事録と議事メモを使い分けて、適切な方法で情報を共有しましょう。
見やすい議事録を書くポイント4選
以下では、見やすい議事録を書く4つのポイントをご紹介します。見やすい議事録は自然と活用されるようになるため必見です。
（1）情報を整理する
見やすい議事録を作成するためには、情報を整理することが必要不可欠です。
会議に参加していないメンバーにも周知させるためにも、会議の内容を一目で理解できるようにする必要があります。そのため、会議でとったメモをそのまま転記していくのではなく、主語や目的語を補ったり、時系列順に整理したりしましょう。
とくに、決定事項や未決事項といった会議の要点を過不足なく記載すると、会議の結論が明確になり、次回に持ち越した事項も分かりやすくなります。そのため、議事録を作成するときには内容を整理したうえで、要点を端的に示すのがおすすめです。
（2）5W1Hを意識
次に、議事録を作成するときには5W1Hを意識して、必要事項を漏れなく記載することが重要です。
- When（いつ）＝日時
- Where（どこで）＝場所
- Who（誰が）＝参加者
- What（何を）＝議題
- Why（なぜ）＝目的
- How（どのように）＝内容
5W1Hに即して記載すると議事録に必要な項目を盛り込めるので、会議の内容を抜け漏れなく共有できます。
（3）当日中に完了させることを重視する
次に、議事録は会議の当日中に完成させて、すぐに共有するのもポイントのひとつです。
会議の記憶が鮮明なうちに作成すれば正確に議事録をつくれるので、会議があった当日中に対応しましょう。また、議事録をすぐに共有すれば、決まったことを忘れないうちに対応できるのです。
しかし、スピードを意識するあまり誤った内容を共有しては意味がないので、共有する前には同僚などに事実誤認や誤字脱字がないかをチェックしてもらうのもおすすめです。
（4）テンプレートを使う
最後に、見やすい議事録を作成するためにテンプレートを使いましょう。
テンプレートがあれば一からつくる必要がないので、ほかの業務に時間を割くことができます。また、記載すべき項目が決まっているので抜け漏れがなくなるのも重要なポイントです。
ただし、ファイル形式の議事録は管理が面倒なうえに、フォルダから探し出すのに手間がかかります。そのため、WordやExcelなどのファイルを用意しなくても議事録を作成できる「Stock」のようなノート型ツールを活用すべきです。
議事録のサンプル例
以下では、議事録のサンプル例をご紹介します。
企業認知拡大プロジェクト キックオフミーティング
日時：2022年9月8日（木） 13時30分から14時30分
場所：本社会議室B
参加者：営業企画部 大道課長、田中係長、柴田 / 広報部 山田、西野
議題：新規顧客獲得の施策について
決定事項
（1）Facebookアカウントの開設と投稿
・無料で実施でき、工数も小さい
・利用者層の年齢層が他のSNSよりも高く、既存顧客と属性が似ている
（2）オンラインセミナーの開催
・定期的に実施することで、企業認知度の高まりが期待できる
・過去の開催事例があり、ノウハウがある
次回の議題：上記で決定した（1）（2）についてチームを組み、担当者やタスクを決定する
このように、議事録には日時・場所・参加者といった会議の基本情報から、議題・決定事項・未決事項といった要点まで漏れなく簡潔に記載する必要があります。とくに、決定事項は箇条書きで書き、一目で内容が把握できるようにしましょう。
【必見】会議の議事録を作成・管理するのに最適なツール
以下では、会議議事録の作成・運用を効率化するツールをご紹介します。
紙の議事録は、印刷や収納スペースのコストがかかるため非効率です。一方、議事録の作成から共有までが簡単にできるツールであれば、時間や場所を問わずに議事録にアクセスすることも可能です。
ただし、多機能なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせません。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを選定しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも導入即日で使いこなせる「Stock」一択です。
Stockには直感的に使える「ノート」や「フォルダ」があるため、誰でも簡単に議事録を作成したり、議事録を整理したりできます。また、議事録の「テンプレート」を登録しておけば、誰でもすぐに体裁の整った議事録をつくれるのです。
最も簡単に議事録を作成できる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メモが追いつかない？議事録をとるために実践すべきコツとは
ここでは、メモが追い付かない悩みを抱える方向けに、議事録をとるときのコツを解説します。以下を参考に、正確なメモを素早くとりましょう。
- 数字を押さえる
- 記号を効果的に使う
- 因果関係を明確にする
会議中に出てきた数字は必ず押さえましょう。議事録に数字が記載されていると、会議に参加できなかったメンバーの理解も深まりやすくなります。
重要なポイントを目立たせるときは色を使うケースが多いですが、会議中は逐一色分けする時間がないため「〇」「△」「×」などの記号を使うのがおすすめです。また、自分の中で記号の役割を整理しておくと、あとからまとめるときにスムーズになります。
議題に対してのアンサーは「矢印でつなぐ」「近くに配置する」など、因果関係を明確にしておきましょう。各議題の決定事項・今後の方針が可視化され、会議の全容が把握しやすくなります。
以上のように、あとから議事録を作成するために、メモは必要な情報を過不足なくとりましょう。また、メモは議事録を作成するときだけ使うので、書いた本人が分かるようにするのもポイントです。
会議の議事録を作成する目的や書き方まとめ
ここまで、議事録の作成目的や押さえるべきポイントを中心に紹介しました。
見やすい議事録を作成するためには「5W1Hを意識しながらスピード重視で作成する」「テンプレートを使用する」などのポイントを押さえる必要があります。しかし、議事録の作成と共有をそれぞれ別のツールでするのは面倒です。
したがって、議事録を素早く作成・共有するには、一連の作業を集約できるITツールの活用が必須なのです。ただし、選定するツールに「シンプルさ」がないと、導入しても一部のメンバーしか使えない状況に陥ってしまうので注意しましょう。
そこで、議事録の作成から共有・管理を一元化するには、議事録に必要な機能を過不足なく備え、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ストレスなく議事録の運用を効率化させましょう。
