マニュアルが改訂されていなければ従業員が混乱したり、担当者によって業務の質にばらつきが出たりする恐れがあります。そのため、マニュアルの改訂は欠かせない業務です。
しかし、「マニュアルの重要性がいまいち分からない」「改訂には手間がかかるので面倒」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアル改訂の目的や手間を解消する方法を中心にご紹介します。
- 手間なくマニュアルを改訂する方法で作業時間を減らしたい
- 適切にマニュアルを改訂して、作業の手順が変更されても迅速に対応したい
- 誰でも簡単にマニュアルを改訂できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、マニュアル改訂の手順を理解できるだけでなく、簡単にマニュアルを管理できる方法も見つかります。
目次
マニュアル改訂とは
ここでは、マニュアル改訂の概要を解説します。目的や意味を理解しなければ適切に改訂できないため、以下の内容を確認しましょう。
マニュアル改訂の目的
マニュアル改訂の目的とは業務の変更点を反映させることです。
具体的な変更点としては、作業ルールの変更や更新、新しい機器の導入などがあります。変更があったときにマニュアルが改訂されなければ、以前の手順で作業を進めた従業員が出てしまいトラブルのもとになります。
したがって、現場における問題の発生を未然に防ぎ、誰もが業務をこなせるようにするためにマニュアル改訂が必須なのです。
改訂と改定の違い
「改訂」は書籍・資料の表記を変更して分かりやすくすることを指すのに対し、「改定」は既存ルールを定め直すことを指します。
たとえば、最新機器の仕様に合わせてマニュアルの内容を変更したり、説明の言い回しを変えたりする行為は「改訂」です。一方、製品・サービスの既存価格を見直して新たな価格を定めるときは「改定」が用いられます。
すなわち、既存マニュアルの内容を改善する場合は「改訂」が正しいのです。ただし、法改正や作業ルールの変更に合わせて新たに項目を定める場合は「改定」が用いられるケースもあるので注意しましょう。
マニュアル改訂のタイミング
マニュアル改訂のタイミングは四半期や半年ごと、最低でも一年に一回が理想です。
マニュアルを定期的に改訂しなければ実務と乖離するため、従業員ごとに手順が異なるといった問題が発生しかねません。従業員間で手順が統一されていない場合、新しく入った従業員の混乱を招きかねないので、早急に改善する必要があるのです。
したがって、改訂しやすい環境を整えるために、操作が簡単なITツールを活用すべきです。たとえば、65歳の従業員でも使いこなせるほどシンプルな「Stock」であれば、PCのほかスマホでも使えるので、ストレスを感じることなく改訂できます。
4ステップ｜マニュアル改訂の手順
ここでは、マニュアル改訂の手順を4ステップで解説します。活用されるマニュアルにするために、以下の手順で改訂しましょう。
（1）改訂箇所を洗い出す
まずは、マニュアルのなかで改訂すべき箇所を洗い出しましょう。
具体的には、マニュアルの改善したい箇所についてアンケートをとったり、業務の変更点がないかを調査したりすることが挙げられます。
実際の業務で使えるマニュアルをつくるときは、現場の声に耳を傾け改訂が必要な箇所を特定することが重要なのです。
（2）改訂履歴を作成する
次に、改訂履歴を作成します。
改訂履歴には改訂の実施時期に加えて、背景や経緯なども示しましょう。改訂の意図を明らかにすることで、従業員が改訂された箇所を見つけやすくなるからです。
ただし、冗長な文章は読みづらいため、マニュアルが活用されない原因になります。それゆえに、改訂履歴は簡潔に記載するように徹底しましょう。
（3）現場からのフィードバックを反映する
改訂したマニュアルが導入されたら、現場からのフィードバックを反映しましょう。
たとえば、「分かりづらいので図を入れてほしい」といった声が挙がった場合、それを反映することで現場のニーズに合ったマニュアルとなります。
従業員にとって使いづらいマニュアルを運用し続けた場合、メンバーの負担となりほかの業務にも支障が出かねません。そのため、改訂後は必ずフィードバックをもらい、改善したうえで運用に乗せましょう。
（4）定期的に更新する
改訂後も変更点や改善点がないかを定期的に確認しましょう。
マニュアルを運用するなかで「専門用語が多いので、新メンバーのために分かりやすくすべきだ」といった意見が出る可能性があります。そういった現場の声に耳を傾けたうえで対策を検討することで、従業員にとって有益なマニュアルを作り上げられるのです。
したがって、マニュアル改訂後も従業員にヒアリングして、現場の声が反映されやすい環境を整えましょう。
画像あり｜改訂履歴の書き方
改訂履歴は、以下のように「版数」「発行日」「改訂内容」を表形式で記載するのが一般的です。
| 発行日 | 改訂内容 | |
|---|---|---|
| 第1版 |
20〇〇年〇月〇日 |
初版発行 |
| 第2版 |
20〇〇年〇月×日 |
3ページ：誤字を修正
5ページ：機器の説明文を追記 |
| 第3版 |
20〇〇年〇月△日 |
10ページ：タイトルを「〇〇」から「××」に変更 |
また、改訂箇所が多い場合は以下の順番で作成します。
- 表紙に版数を記入する
- 表紙の次に、改訂の背景や経緯である「改訂序文」を挿入する
- 改訂序文の次に、版数・発行日・改訂内容を記載した表を挿入する
- 本文中の改訂箇所には、改訂の理由を「改訂注」として挿入する
- 巻末には、改訂注をまとめたものとして「改訂索引」を挿入する
以上のように、改訂内容の粒度に応じて改訂履歴の書き方を変えれば、無駄な時間をかけることなく履歴をつくれます。
【担当者必見】マニュアル改訂のストレスを最も解消するツール
以下では、マニュアル改訂のストレスを最も解消するツールをご紹介します。
マニュアル改訂では、改善点を現場に聞いて修正したうえで改訂版をチームへ共有します。しかし、紙のマニュアルを頻繁に更新する場合は、修正の工数が多いため担当者の負担が大きくなってしまう点に注意が必要です。
また、マニュアルの更新が滞ると、誤った情報をもとに作業を進めてしまうミスも生じかねません。そこで、「マニュアルの変更が瞬時に反映されるITツール」を使えば、マニュアルを手間なく管理できる環境を整えられるのです。
ただし、複雑なツールではマニュアルをスムーズに改訂できない恐れがあるので「誰でも簡単に使えるツール」にしましょう。結論、選ぶべきツールは65歳以上の従業員でもすぐに活用できて、マニュアル改訂に必須の機能が過不足なく揃った「Stock」一択です。
Stockの「ノート」でマニュアルを改訂すれば、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、ノートの「編集履歴」を使えば直感的にバージョン管理ができるため、マニュアルの改訂箇所や修正点も瞬時に確かめられるのです。
誰でも簡単にマニュアルを管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
マニュアル改訂の目的・手順・書き方まとめ
ここまで、マニュアル改訂の目的や手順、書き方を中心にご紹介しました。
マニュアル改訂は、従業員が古い情報のまま作業を進めるのを防ぐうえで必須です。また、改訂履歴を作成したり、現場からのフィードバックを受けて改善したりすれば、現場で活用されやすいマニュアルをつくれます。
しかし、紙のマニュアルの場合、修正や共有に時間がかかってしまいます。その結果、「業務の変更点がマニュアルに反映されておらず、従業員のミスを引き起こしている」という事態になりかねないので、改訂作業が瞬時にできる「ITツール」が欠かせません。
結論、Stockのような、非IT企業の従業員でも簡単にマニュアルを改訂できるツールを導入して、誰もが資料を更新可能な環境をつくるべきです。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」でマニュアル改訂の負担を解消して、最新の作業手順を迅速に反映させましょう。
