議事録を手書きで作成するのは手間と時間がかかるので非効率です。そこで、議事録の作成にアプリを使えば、作成にかかる手間を大幅に減らせて仕事がスムーズになります。
しかし、「議事録を運用できるアプリは種類が多く、どれを導入したら良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、iPhone、Androidにも対応する、おすすめの議事録アプリ7選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 議事録の作成や共有にかかる手間をなくしたい
- 議事録を簡単に見返せるような仕組みをつくりたい
- 自社に適したアプリを導入して、議事録の作成から管理までを一元化したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なアプリだけでなく、議事録を効率的に残すための方法も分かります。
目次
議事録アプリで効率化できること
ここでは、議事録アプリで効率化できることを2点ご紹介します。アプリによって効率化できる作業をあらかじめ把握して、スムーズに議事録を運用できるようにしましょう。
議事録の作成と共有
アプリを使うと、議事録の作成と共有が簡単にできます。
議事録アプリには、「議事録の共有に役立つアプリ」と「文字起こしができるアプリ」があります。たとえば、文字起こしができるアプリを利用するとリアルタイムで発言をテキスト化できるため、会議後に書き起こす手間がかかりません。
また、議事録をメールで共有すると、宛先の設定や添付ファイルの確認に手間がかかっていましたが、アプリを使えば特定のメンバーへ簡単に共有ができます。
このように、議事録アプリを使うことで作成や共有にかかる手間を省けるため、業務の効率化が期待できます。
会議内容の振り返り
アプリを使えば、会議の振り返りも効率的になります。
議事録は会議内容の共有を目的とした書類であるため、読み返す機会も多いです。しかし、メールで共有している場合には議事録を毎回ダウンロードして適切に管理しなければ、あとから「どこに保存したのか忘れてしまった」ということになりかねません。
一方、アプリでフォルダごとに分類して管理すれば、目的の議事録へ簡単にアクセスできます。とくに、議事録をクラウド（インターネット上の保存場所）で管理するアプリであれば、時間や場所を問わずに振り返りができる点も魅力です。
議事録アプリにおける5つの選び方とは
議事録アプリを選ぶときは導入目的を明らかにしたうえで、課題を解決できる機能が搭載されているかを確認しましょう。以下のポイントを把握すると、アプリ選定における失敗のリスクを減らせます。
（1）必要な機能が備わっているか
アプリを選ぶときは用途が「文字起こし」か「議事録の共有・管理」かを明確にして、アプリの種類を決めることが重要です。
文字起こしアプリは、リアルタイムで発言をテキスト化するものが多く、議事録の「作成」に特化しています。しかし、すべての発言を完璧に文字起こしできるものは現状ないため、アプリが作成した議事録を編集しなくてはなりません。
また、議事録の共有・管理に強みがあるアプリは、議事録を作成したあとの業務を効率化できるのがポイントです。また、マニュアルや社内wikiの管理に横展開もでき、汎用性が高いという特徴もあります。
このように、アプリによって用途が大きく異なるため、自社の目的にあったアプリを選ぶ必要があります。
（2）誰でも簡単に使えるか
社内の全メンバーにアプリを浸透させるには「誰でも簡単に使えるか」が重要です。
多機能なアプリも魅力的ですが、ITに詳しくないメンバーが使いこなせずに放置される恐れがあります。そのため、ITに苦手意識がある社員でも簡単に使いこなせるアプリの導入がポイントです。
たとえば、直感的に操作できる「Stock」のようなアプリを導入すると、社員が使いづらさを感じることなく社内への浸透もスムーズになります。
（3）予算内に収まるか
予算が自社とマッチしているかもアプリを選ぶときに確認しておく必要があります。
たとえば、文字起こしアプリは、プランによって月の利用可能時間が異なります。そのため、自社の会議頻度を把握したうえでプランを選びましょう。
また、議事録の共有ができるアプリの場合は、初期費用がかからないクラウド型と、自社でサーバーを構築するオンプレミス型があります。とくに、クラウド型のアプリは導入費用を抑えられるうえに、使用感を確かめられるのでおすすめです。
自社の導入目的を実現するために必要な機能と予算を考えたうえで、費用対効果が最大になるアプリを選びましょう。
（4）作成後すぐに共有できるか
アプリを選定するときは「議事録をすぐ共有できるか」を確認しましょう。
たとえば、WordやExcelで議事録を作成していると、メールやチャットでメンバーに共有しなければなりません。しかし、大切な議事録がメールボックスに埋もれてしまったり、メッセージで流れてしまったりと不便に感じるシーンが多くなります。
そのため、議事録をすぐに任意のメンバーに共有できるアプリが必須です。
（5）利用するデバイスはiPhoneかAndroidか
アプリを利用するデバイスがiPhoneかAndroidかということも重要な選定ポイントのひとつです。
議事録アプリによっては「iPhoneのみ対応」「Androidのみ対応」というアプリもあります。そのため、主にスマホでの利用を考えている場合、それぞれのデバイスに対応したアプリか確認しておきましょう。
なお、PCでの利用を想定している場合でもアプリを使うのであれば、MacかWindowsによって使えないアプリがあるので注意しましょう。
【iPhone/Android対応】おすすめの議事録アプリ4選
以下では、おすすめの議事録アプリ4選をご紹介します。
議事録は会議の内容を振り返る目的で使われますが、そもそもWordやExcelの議事録はわざわざ開くのが面倒なうえに管理も煩雑です。また、「作成と共有、管理」で複数のアプリを使い分けなければならないデメリットを抱えています。
そのため、議事録アプリでは「作成・共有・管理をひとつのツールでできる」のが理想です。とはいえ、多機能なアプリを導入すると全社で使いこなすことができないため、必要な機能に過不足がないアプリ選びましょう。
したがって、議事録アプリには「ノート」単位で議事録をまとめられるうえに、非IT企業の65歳のメンバーでもすぐに使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には議事録だけでなく会議資料も残せて、さらにリアルタイムで任意のメンバーに共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で議事録ごとにメンバーとやりとりできるため、話題が入り乱れないのも特徴のひとつです。
【Stock】議事録を最も簡単に作成・管理できるアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【GIJI】無料で使える議事録作成に特化したアプリ
＜GIJIの特徴＞
- リアルタイムで議事録を作成
- 議事録専用のアプリ
会議中にオンラインで共同編集ができるので、効率的な議事録作成ができます。
議事録専用のエディタを搭載し、誰が書いても見やすく作れます。
＜GIJIの機能・使用感＞
- レポート
- 重要・宿題・決定マーク
会議時間・会議参加回数がグラフで可視化されるので、効率的な会議ができているかひと目で把握できます。
作成した議事録は、重要・宿題・決定マークに分類でき、会議後の振り返りに役立ちます。
＜GIJIの注意点＞
- 無料プランはビジネスに向かない
- フォーマットのバリエーションが少ない
人数・用量制限があるので、ビジネスで満足に使うには課金が必要です。
ユーザーの口コミでは「フォーマットのバリエーションが増えると、様々な会議体に対応できる」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜GIJIの料金体系＞
- Free：無料
- Community：無料
- Standard：300円/ユーザー/月
【Evernote】議事録も作成できる高機能なノートアプリ
＜Evernoteの特徴＞
- 録音機能がある
- さまざまなデバイスからアクセスできる
音声を録音しておくと議事録を作成するときに聞き直せるので、正確な情報を書き残せます。
パソコン・スマホ・タブレットのアプリがあるため、手持ちのデバイスですぐに議事録を確認することができます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- Webクリッパー機能
- 検索機能
Web上のコンテンツを手動でコピー&ペーストせずに、直接ノートに保存可能です。Webから情報を集めて後で編集する際などに役立ちます。
キーワードでの検索だけでなく、ノートに設定されたダグでの検索もできます。
＜Evernoteの注意点＞
- 高機能ゆえに操作が難しい
- サインインに手間がかかる
文書作成以外にも多くの機能があり、簡素なアプリを求めている方には不向きです。
ユーザーの口コミでは「サインインするときID・PWを保存するにして入っても、しばらく時間をおくとすぐに情報を聞いてきて手間がかかります」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
【OneNote】Microsoftのノートアプリ
＜OneNoteの特徴＞
- リアルタイムでの同期・共有
- スムーズなOffice製品との連携
オンライン上で編集してリアルタイムで同期されるので、保存の必要がありません。また、会議中に複数人で編集もでき、共有も簡単です。
ExcelやWordのファイルを貼ればすぐに開くことができるうえ、クラウドサービスの「OneDrive（ワンドライブ）」にデータを保存することも可能です。
＜OneNoteの機能・使用感＞
- ノートシール
- インク
重要・タスクといったシールで、見逃してはいけない情報を目立たせることができます。
指やスタイラスを使ってノートにコメントなどの書き込みも可能です。
＜OneNoteの注意点＞
- 編集操作が難しい
ユーザーの口コミでは「慣れるまでは編集操作が難しいと感じます」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜OneNoteの料金体系＞
以下の有料プランは、OneNoteを利用できるMicrosoft365の、ビジネス用プランの料金体系です。
- OneNote無料版：0円
- Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1030円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
【iPhone/Android対応】議事録を自動作成できる議事録作成アプリ3選
以下では、レコーダーのように文字起こしができる議事録作成アプリ3選を紹介します。
発言を自動でテキスト化するアプリを使えば、会議中に一言一句メモする手間を省けて、重要な発言を確実に記録することができます。
しかし、文字起こしアプリを上手く使いこなすには、雑音の入らない静かな環境で録音したり、使用頻度の高い語句はユーザー辞書に登録したりする必要があります。つまり、作成自体に手間はかかりませんが、作成後に調整しなければならない点に注意しましょう。
そのため、費用に見合った効果が得られるように、文字起こしアプリを導入するときは有効活用できる方法を十分に検討すべきです。
【Texter】メディアファイルからも文字起こしできるアプリ
＜Texterの特徴＞
- 画像から文字起こしが可能
画像に書かれた文字も識別して書き起こせます。また、手書きの文字もテキストにできるため、ホワイトボードやメモもそのまま使えます。
＜Texterの機能・使用感＞
- 要約機能
- SNS共有
文字起こししたテキストの要約が可能であり、議事録の要約に役立ちます。
文字起こししたデータは他のアプリに共有できるうえ、Slackへの自動投稿設定も可能です。そのため、データをメールで送る手間を省けます。
＜Texterの注意点＞
- 入力途中の修正ができない
- 音声の一部しか文字起こしされない
音声認識機能の入力途中で、文字の修正ができないデメリットが挙げられます。
ユーザーの口コミでは「iphoneから取り込んだ音声約1時間分が、どうしても最初のワンパラグラフ程度しか文字になりません」などの声が寄せられています。（引用：App Store）
＜Texterの料金体系＞
- Free：0円
- Premium M：1,500円/月
- Premium M+：3,000円/月
- Premium Y：7,400円/年
【Speechy】人工知能をベースにしたリアルタイム音声入力アプリ
＜Speechyの特徴＞
- 88以上の言語を収録
- キーボードを使わずにテキスト化できる
多様な言語が収録されており、グローバルな会議で効果を発揮します。音声認識と文字起こしの精度が高いのが特徴です。
キーボードを使わずに簡単にテキスト化できます。AIは最新のものを使用しているため、音声認識の精度も高いです。
＜Speechyの機能・使用感＞
- 音声ファイルによるテキスト化
- バックグラウンド音声認識機能
リアルタイムでのテキスト化だけではなく、事前に録音済みのファイルのテキスト化もできます。
音声認識は他のアプリを操作しながらでも可能です。
＜Speechyの注意点＞
- 無料版は機能に制限あり
- 文字起こししながら編集できない
Speechyの無料版では音声認識機能の時間に制限があるため、長時間の会議には向いていないと言えます。
ユーザーの口コミでは「長い音声ファイルの途中で改行(編集)したい」などの声が寄せられています。（引用：App Store）
＜Speechyの料金体系＞
以下は、iPhoneやMacで利用する場合の料金体系です。
- 無料：0円
- プロ版にアップグレード：880円
- 音声をテキストに変換-Speechy Pro版：1,500円
【Notta】外部ファイルも文字起こしできるアプリ
＜Nottaの特徴＞
- 外部ファイルもテキスト化できる
- 文字起こし後の画面をすぐに共有できる
リアルタイムの文字起こしだけでなく、すでにICレコーダーなどで録音した音声や動画もテキスト化できます。
文字起こしを行ったアプリの画面をすぐに共有できます。また、再生したい部分のテキストをタップすればそこから再生が始まるため、音声の確認も効率的です。
＜Nottaの機能・使用感＞
- AI要約
- 画面録画
会議の要旨をひと目で把握できるうえ、作成にかかる手間を大幅に削減できます。
テキストだけでなく、映像でも情報を残せます。そのため、会議の様子や使われた資料も見返せるのです。
＜Nottaの注意点＞
- 無料プランでは120分/月のみの文字起こし
- 複数人の文字起こし
無料プランでは月に120分までしか文字起こしを利用できないので、頻繁に会議があるチームでは有料プランが必要です。また、データエクスポートや単語登録の機能にも制限があります。
ユーザーの口コミでは「複数の人が同時に話したりすると、文字起こしがぐちゃぐちゃになります」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Nottaの料金＞
- フリー：0円
- プレミアム：2,000円/月（月払い）
- ビジネス：8,280円/月（月払い）〜
- エンタープライズ：要問い合わせ
【無料あり】おすすめの議事録アプリ7選比較表
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを検討しましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | GIJI | Evernote | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
議事録を最も簡単に作成・管理できるアプリ |
無料で使える議事録作成に特化したアプリ |
議事録も作成できる高機能なノートアプリ |
| 注意点 |
機能がシンプルなので、音声の文字起こし機能は備わっていない |
無料プランでは制限がある |
高機能で操作が難しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは300円/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月〜 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「GIJI」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
| OneNote | Texter | Speechy | Notta | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
Microsoftのノートアプリ |
メディアファイルからも文字起こしできるアプリ |
人工知能をベースにしたリアルタイム音声入力アプリ |
外部ファイルも文字起こしできるアプリ |
| 注意点 |
編集操作が難しい |
音声での入力中に修正ができない |
無料プランには音声認識機能の時間に制限がある |
無料プランには制限のある機能が多い |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは750円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは880円～ |
・無料プランあり
・有料プランはプレミアム：2,000円/月～ |
| 公式サイト |
「OneNote」の詳細はこちら |
「Texter」の詳細はこちら |
「Speechy」の詳細はこちら |
「Notta」の詳細はこちら |
会議の議事録作成におすすめのアプリまとめ
ここまで、おすすめの議事録アプリと選定ポイントをご紹介しました。
議事録アプリは「議事録の共有に役立つアプリ」と「文字起こしができるアプリ」の2種類があります。いずれも議事録業務の効率化が期待できますが、文字起こしアプリは、議事録の共有と管理に手間がかかる点に注意しましょう。
そこで、議事録の共有や管理に特化したアプリも併せて導入すれば、議事録が放置されることもありません。ただし、多機能なアプリを導入してもITに詳しくないメンバーが使いこなせないので、必要な機能に過不足がないことをチェックしましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳のメンバーでも簡単に議事録を共有・管理できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、面倒な議事録の運用をスムーズにしましょう。
関連記事： 会議における議事録の書き方とは？サンプルも紹介！
