ビジネスをする上で、自身が抱えているタスクを把握し、確実にこなせるように管理するスキルは必須です。
 
しかし、自信を持って「タスク管理ができている」と言える方は少ないのではないでしょうか。もしくは、日々やるべきことは把握できているので、タスク管理をわざわざする必要はないと考えている方もいるかもしれません。
 
タスクを管理していない人にとって、タスク管理の準備や運用はハードルになります。しかし、タスク管理のメリットを確認して、効率化してくれるツールを導入すれば、誰でも簡単にタスクを管理できるようになります。
 
そこで今回は、「タスク管理を成功させる10のコツ」「タスク管理をする3つのメリットとおすすめのツール」をご紹介します。
 
  • タスク管理をしてみたが、なかなかうまくいかない
  • 「普段はタスク管理していないが、メリットがあるなら取り入れたい」と考えている
  • 自力でタスクを管理するのは難しいので、おすすめのタスク管理ツールを教えてほしい
という担当者の方は、この記事を参考にしていただくことで、自社でも効果的なタスク管理が可能になります。
 

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タスク管理のコツ10選

タスクの管理が苦手な方やうまくいかない方のお悩みを解消するために、以下でタスク管理を成功させるためのコツ10選をご紹介します。

全てのタスクを整理する

タスク管理を始めるために、現在自分が抱えているタスクを全て書き出します。手を動かして書き出すことで、忘れていたタスクや新たに追加すべきタスクなどが出てきます。
 
ノートや紙に書き出すのも良いですが、あとで分類する作業があるのでパソコンや付箋などを活用しましょう。
 
タスクがなかなか思い出せない場合には、「日」「週」「月」単位で書き出しましょう。期日を基準にしてタスクを書き出すことで、抜け漏れもなくなるので一石二鳥です。

タスクをできる限り具体化する

書き出したタスクを細分化して、できる限り具体的なタスクに変換します。抽象度の高いタスクでは「どのような行動をすれば良いのか」「何をもってタスクの完了とするのか」が曖昧になってしまうので、タスク管理には不向きです。
 
「誰が見てもすぐに行動に移せる」くらいまで細分化して、粒度を小さくするのがポイントです。
 
例えば、「顧客対応をする」というタスクは「〇〇時に株式会社△△に連絡をする」「カスタマーセンターに来た問い合わせの対応を□□時までにする」など、詳しい時間や行動が明確になるまで細分化できるので、期限までに何をすれば良いのか一目瞭然になります。

「重要度」と「緊急性」で分類する

時間管理のマトリックスを活用して、洗い出したタスクを分類していきます。時間管理のマトリックスは、縦軸を「重要性」、横軸を「緊急性」にした図にタスクを分類して、タスクの優先順位を決める手法です。

時間管理マトリクスの画像

真っ先に取り組むべきタスクは「重要-緊急」に分類されているタスクです。面倒なタスクでも必ず優先的に取り組みましょう。
 
また、「重要-緊急でない」に分類されるタスクは見落とされがちなタスクですが、経営課題を解決したり、新たな事業を生み出したりする可能性を担っている場合があります。「重要-緊急でない」に分類されたタスクの達成には中長期的な取り組みが必要です。

「やらないタスク」を決める

時間管理のマトリックスを参考にして、やらないタスクを決めましょう。人が使える時間やリソースには限りがあるので、やるべきタスクに集中するためには無駄なタスクを削る必要があります。
 
時間管理のマトリックスの「重要でない-緊急でない」に分類されたタスクはやらなくても良いタスクの可能性が高いので、タスクの関係者や業務全体の状況を確認して削除しましょう。

必要な情報も一緒に記載する

タスク遂行に必要な情報を、タスクと一緒に記載もしくは添付することで、情報を探す手間がなくなります。手間以外にも、タスク遂行に必要な情報が揃っていれば効率的な業務ができ、必要な情報を探すストレスも解消されます。
 
しかし、手帳などでタスク管理する場合には、業務に関するファイルや膨大な情報を書き留めることが難しいので、タスク管理情報のストックができるツールを活用しましょう。

1日のスケジュールにタスクを組み込む

毎朝の始業前に、タスクの優先順位を参考にして、1日のスケジュールにタスクを組み込みます。スケジュール作成のポイントは、予期せぬ事態のために余裕を持った計画にすることです。
 
タスクを詰め込みすぎて仕事に余裕がなくなると、思わぬミスをする可能性があります。そのため、1日のスケジュールにタスクを組み込むためには、タスクごとの時間把握が必要です。定型的なタスクであれば「どれくらいの時間がかかっているか」をタイマーで計ることで、1日のタスク量を調整できます。

マルチタスクは避ける

複数のタスクを同時にこなすマルチタスクは、一見効率が良いように見えますが、業務への集中力を削ってしまい、非効率化を招く原因になります。
 
例えば、マルチタスクの状態ではタスクとタスクを行き来することになるので、何の作業をしていたのかを何度も思い出す時間や、作業ペースを取り戻す時間が必要になります。
 
効率的にタスクをこなすためには、マルチタスクにならないように、1つのタスクに集中して取り組み、完了したら次のタスクに移行することが有効です。

メール受信ボックスでタスク管理しない

メールの受信ボックスでのタスク管理は、タスク漏れなどのデメリットが大きいので避けましょう。メールは情報をやり取りするためのツールなので、タスク管理をメールツールですると、返信すべきメールなどの重要なメールを見逃す恐れがあります。
 
また、受信ボックスでタスクを分類する作業や、メール本文からタスクを確認する作業を何度もするのは非効率です。そのため、メールにやるべきタスクが記載されていれば、別のツールに書き写すなどして、タスクを一元的に管理しましょう。

依頼されたタスクと自分のタスクを一元的に管理する

日常的な業務のなかで、急に他の社員からタスクを依頼されることがあります。依頼されたタスクと自分のタスクを一元的に管理して、「今、自分は何をするべきか」を明確にしましょう。
 
予定していた1日のタスクと同じ方法で管理することで、それぞれのタスクを調整しながら業務を進められます。それぞれのタスクを別々の方法で管理するのは、情報の分散やアクセス性の低下を招くので避けましょう。
 

ITツールでタスクを管理する

タスク管理の手段には、手帳やメモ帳、メール、エクセルなどがありますが、最も効果的で、効率的なのがITツールを活用することです。
 
手帳やメモ帳は個人のタスクを管理するのに向いていますが、タスクを他の社員に依頼して、チームで共有するのには不向きです。また、メールでのタスク管理はメールの見逃しや非効率化を招きます。
 
さらに、エクセルでのタスク管理は、セルに項目を入力するだけで見やすいタスク管理表が作れますが、「リアルタイムでタスク共有ができないこと」や「別のツールでタスク依頼をする必要がある」など、使い勝手が悪い点がいくつかあります。
 
そのため、タスク管理をうまく機能させるためには「タスクを依頼できる機能」「タスクを共有できる機能」「タスクを瞬時に確認できる機能」が求められます。
 
例えば、情報共有ツール「Stock」なら、リアルタイムでのタスク依頼・共有によって情報の齟齬が発生せず、かつ、やるべきタスクを一覧で確認できる高い視認性を確保できます。
 
また、「ノート」に記載された情報や「メッセージ」に紐付いたタスクの設定、依頼ができるので、効率的にタスク管理できる環境が整います。


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タスク管理する3つのメリット

タスク管理せずに仕事ができる方でも、タスク管理をすることでさらに業務の質や効率が高められる可能性があります。以下では、タスク管理をする3つのメリットをご紹介します。

次にすべき行動が明確になる

タスク管理することでタスクの優先順位が明確になり、「何をすべきで、何はしなくて良いか」を簡単に判断できるようになります。
 
次に取るべき行動が可視化されることで、他の業務を掛け持ちしている場合にもストレスが減り、目の前のタスクに集中して取り組めます。タスク管理をして行動の指針を設定できれば、限られたリソースに時間をかけるべきタスクに投下できます。

他の社員の状況が見える化する

仕事でタスク管理をする場合には、個人でタスクを管理するだけでなく、チーム内でタスクを共有する必要があります。社員全体の進捗を確認して、業務遂行上の問題を早期に発見するためです。
 
また、他の社員の進捗状況から自身のタスクを調整したり、チーム内でタスクの割り振りを再考したりするきっかけにもなります。

業務効率化になる

タスク管理は社内の業務効率化に大きく貢献します。例えば、テレワークでも簡単にタスクの確認や共有、依頼ができ、チーム全体の進捗状況を都度把握できるので、臨機応変な対応が可能です。
 
つまり、タスクを管理することで、社員は自身のタスクを簡単に把握できるようになり、マネジメントする管理職にとっては社員ひとりひとりにタスクの進捗を確認する作業がなくなります。そのため、タスク管理は社内のあらゆる立場の社員に業務効率化のメリットを与えます。

タスク管理を効率的にするおすすめのツール3選

以下では、社内のタスク管理が効率的に運用できるITツールを厳選して3つご紹介します。
 
手帳やメモ帳などのアナログな方法でタスクを管理すると、常に持ち歩く必要があったり、書き留めたタスクを探したりする時間が必要になります。また、メールでのタスク管理は非効率であり、エクセルでの管理は社内全体のタスク管理には不向きです。
 
これからご紹介するツールのひとつであるStockは、自分が担当するタスクを一覧で確認ができ、さらに自分以外の社員のタスクも把握できるので業務効率を格段に高めることができるツールになっています。
 
また、タスクの作成、編集、依頼も簡単にでき、リアルタイムで共有ができるのでタスク管理に必要な機能が全て備わっています。

個人タスクやチームタスクも管理できる「Stock(ストック)」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。

使いやすいTodoリスト「Trello(トレロ)」

Trelloのトップページ

Trelloは、カードを動かしながら視覚的にタスク管理ができるタスク管理ツールです。

<Trelloのポイント>

  1. ボードとカードでタスクを管理する
    タスクの詳細が書かれた「カード」を「ボード」に貼り付けてタスクを管理します。
    タスクのステータスが変化したら移動するなどの利用方法があります。
  2. カレンダーを追加できる
    Power-Upを追加することで、タスクをカレンダー表示できるようになります。
    個人でのタスク管理に重宝するサービスです。
  3. 3つの料金プラン
    「Free」「Business Class」「Enterprise」の3つの料金プランが用意されています。
    ボード機能を11個以上利用する場合には有料プランに登録する必要があります。


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目的別に使い分けができる「Notion(ノーション)」

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Notionは、複雑なタスクを豊富な機能や用途でサポートするタスク管理ツールです。

<Notionのポイント>

  1. タスク管理の機能が豊富
    Notionには、Todoリストやガントチャートなど、タスク管理をサポートする機能が豊富に揃っています。
    搭載されている機能を応用することで、自分だけのタスク管理が可能です。
  2. Webサイトを保存できる
    タスク管理だけでなく、Webクリック機能でサイトを丸ごと保存することができます。
    保存されたサイトはローカル環境でも閲覧できるようになります。
  3. 4つの料金プラン
    「Personal」「Personal Pro」「Team」「Enterprise」の4つのプランが用意されています。
    Personalプランはファイルのアップロードや共有できるゲストの数に制限があります。


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タスク管理のコツ10選 まとめ

これまでタスク管理を成功させるコツやメリット、おすすめのタスク管理ツールをご紹介してきました。以下は、タスク管理を成功させるための10のコツです。
 
  1. 全てのタスクを整理する
  2. タスクをできる限り具体化する
  3. 「重要度」と「緊急性」で分類する
  4. 「やらないタスク」を決める
  5. 必要な情報も一緒に記載する
  6. 1日のスケジュールに組み込む
  7. マルチタスクは避ける
  8. メール受信ボックスでタスク管理しない
  9. 依頼されたタスクと自分のタスクを一元的に管理する
  10. ITツールでタスクを管理する
10個のコツを全て網羅するのは大変ですが、繰り返し実践することで、コツを意識せずにタスク管理できるようになります。また、ITツールを導入・活用すれば誰でも簡単にタスク管理ができるので、「タスク管理がうまくいかない」と悩んでいた方におすすめです。
 
今回ご紹介したStockは、タスクの作成、依頼、共有など、優れたタスク管理機能を兼ね備えており、かつ、使い方の説明がいらないほど誰でも簡単に使えるツールです。
 
無料で利用でき、登録は1分で完了するので、ぜひインストールしてタスク管理機能の使い勝手を試してみてください。