日々発生するタスクですが、共有・管理はされていますでしょうか。
 
個人的にツールで管理をしていたり、一部のタスクを共有している方は多いかと思いますが、チーム全体で全てのタスクを共有・管理するというのは、なかなか難しく思われているのではないでしょうか。
 
しかし、チームのタスク管理に特化したツールを利用することで、今まで見えていなかった非効率な部分を洗い出すことができ、業務効率化に繋げることが可能になります。
 
そこで今回は、タスクを共有することのメリットなどについてご紹介させていただきます。

 

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか?
Stockは、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

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タスク管理ツールでは何ができるのか?

①タスクのリスト化

タスク管理ツールのメイン機能となりますが、「タスク名」「担当者」「期限」などを登録しておけば一覧形式で確認できるため、タスクの全体量を把握するのに役立ちます。
そのことから日々の仕事やプロジェクト全体のスケジュールを効率的に進めることにも繋がります。

②要件の共有

チームでタスクを共有する場合、それぞれのタスクが発生した背景や、求めているアウトプットの内容も事前に共有しておくことが大事です。
そのため、それらを口頭で共有するだけでなく、ツール内にも残しておくことで、後から振り返りがしやすく、認識齟齬の防止にもなります。

③進捗管理

プロジェクトメンバーのタスクが共有されていることで、個人だけでなく全体の進捗も管理しやすくなります。
そのため、もし進捗が良くない時はどこに原因があるかの特定が素早く行え、軌道修正がしやすくなります。
 
関連記事: 「タスク」と「ToDo」の違いって?仕事がはかどるタスク管理術・ツールを紹介!
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タスクを共有するメリット

①新たな気づきや、助けを得やすくなる

今までは自分だけで対応していたことが、共有をすることで助けを得やすくなります。
 
お互いがタスクを見て、新たな気づきがあったり、得意分野を共有することで、メンバー全員の効率化に繋がります。

②他メンバーの進捗状況を見える化できる

タスクを共有することで、各メンバーがどのようなことに取り組んでいるかを把握しやすくなります。
 
また、タスクを進める上での協力が必要な時にでも、事前共有している分、スムーズに進めることが可能になります。

③タスクの期限切れを防ぐことができる

自分だけで管理していると、どうしても後回しにしがちなタスクでも、共有することで、期限への意識が高まります。
 
また、誰かに振られたタスクであれば、お互いに進捗の確認をすることで、タスクが期限内に終わらなかったということが少なくなります。。
 
関連記事: タスクマネジメントとは何か?「一人の場合」と「複数人の場合」の違いを考えてみよう!
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タスク共有に適した管理ツール5選!

では、実際にどのようなツールを選べば間違いがないのでしょうか。
ここまでの内容を踏まえて、タスク共有に適したツールを5つご紹介します。
結論どれにしようか迷ってしまう場合は、リリースからわずか3年で60,000社以上の導入実績を誇る「Stock」がおすすめです。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockを使ってタスク管理する最大のメリットは、議事録等の「ストックしたい情報」と「タスク情報」を紐づけて管理できる点です。
Stockでは、下記のようにして「ストックしたい情報(ex.議事録等)」と「タスク情報」を紐づけることができます。
 
①例えば、「ノート」に打ち合わせの「議事録」を記載します

Stockのノート画面

②Stockならば、この「議事録」に対して「タスク」を設定することができます。
(例えば、会議中に発生した「資料送付」というタスクを設定します)

ノートにタスクを設定する

③下記のように、「議事録」と「タスク」を紐づけて管理することができるようになります。

ノートとタスクを紐づける

■Stockの特徴

1.誰でも簡単に利用できる。
 誰もが直観的に使うことができ、導入先の学習塾さんでは、ITに詳しくない65歳の方でも何の説明もなしに使いこなしているくらい単純でシンプルなプロダクトです。
 
2.議事録等の「ストックしたい情報」と「タスク情報」を紐づけることができる。
 従来のツールでは、議事録などの「ストックしたい情報」と「タスク情報」は別々に管理をする必要がありましたが、Stockを使えばこれらを紐づけて管理することが出来ます。
 
3.メッセージで簡単にやり取りできる。
 メッセージ機能がついているため、議事録等の「ストックしたい情報」や「タスク情報」についてとにかく簡単に議論することができます。

■Stockの主な機能

ノート

Stockのノート画面

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

Stockのタスク管理画面

ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、作業内容と一緒にタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ画面

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、ナレッジに関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
 
 
関連記事: マルチタスクは人間には不可能!?正しいタスクの管理方法
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Jooto

Jootoのトップページ

Jootoは簡単な操作性が魅力のクラウド型タスク・プロジェクト管理・共有ツールです。
様々な機能を搭載しており、外部アプリとの連携も可能です。

<Jootoのポイント>

  1. 直感的な操作性
    「Jooto」の特徴は、操作しやすいカンバン方式の画面とタスク管理機能の使いさすさです。タスクごとにカードを作成し、管理していくスタイルで、誰でも簡単に扱うことができます。
  2. Slack連携など外部との連携が可能
    JootoはSlackなど計4つの外部ツールとの連携が可能です。連携により、Jooto内の通知も他のアプリで受け取ることができるので便利です。連携可能なツールと併用することで業務の更なる効率化と高速化に繋がります。

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 無料プランには人数制限がある
    一方、デメリットとして、無料プランでは利用できる人数に制限があり、チーム単位で利用する場合には有料プランを契約する必要があるということが挙げられます。個人での利用に関しては全く問題ありませんが、どのくらいの規模で利用するのかをあらかじめ確認して、利用プランを選定しましょう。
  2. スマホ版が使いづらい
    スマートフォンでのタスク管理をメインとして考えている方は、一度無料版で試すことをおすすめします。スマホ版でJootoを利用した際、少し操作性が低いように感じる場合もあるようです。

<Jootoの料金>

Jootoには下記の3つの料金プランがあります。
無料プランの場合、ユーザー数は4人までの制限付きですが、基本機能は全て利用可能です。
スタンダードプランの場合、500円/月 の料金が5人目以降、1人追加するごとに加算されていくシステムです。
エンタープライズプランの場合、1,300円/月(年額の場合11,760円) で基本機能に加え、セキュリティサービスなどが利用可能です。
 
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Todoist

Todoistのトップページ

Todoistは、基本的機能が無料で使えるプロジェクト管理・共有ツールです。
シンプルな操作性が特徴で、個人向けの予定や、仕事の管理には最適と言えるでしょう。

<Todoistのポイント>

  1. 手軽にタスク登録ができる
    Todoistは利便性に優れており、タスクを思いついた時に即座に登録ができます。登録するタスクに親子関係をもたせて階層構造管理をすることも可能です。
  2. リマインダー機能でタスク漏れ防止
    Todoistにはリマインダー機能があります。リマインダーをセットしておけば、プッシュ通知やメールでタスクをリマインドしてくれる為、仕事のみならず、ちょっとした用事も忘れずに対処する事が可能です。

<Todoistを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 完了すると項目が消えてしまう
    登録したタスクは、完了後には消えてしまう為、完了後に後から、作業にどのくらいの時間がかかったのかなどを分析する事ができません。また、タスクのメモ機能が無料版には搭載されていないため、タスクの詳細を書いておくことができないのは不便な点でしょう。
  2. 日付をまたぐ作業には向かない
    「1日で終わるような作業の管理」や「運動など日課の管理」などには便利なツールなのですが、3日かかる作業など日をまたぐような作業の管理にはあまり向きません。

<Todoistの料金>

Todoistには下記の3つの料金プランがあります。
無料プランの場合、機能面と利用可能なプロジェクト数、プロジェクトあたりの最大人数に制限があります。
プレミアムプランの場合、338円/月 でほとんどの機能が利用可能です。
ビジネスプランの場合、558円/月(1ユーザーあたり)こちらはチームでの利用向けになります。
 
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Trello

Trelloのトップページ

Trelloは使い方次第で自由自在にカスタマイズが可能な汎用性の高いタスク管理・共有ツールです。
無料版でほとんどの機能が備わっており、個人での利用がしやすい点も魅力の1つです。

<Trelloのポイント>

  1. 基本「無料」で使用できる
    TrelloはWEBブラウザとアプリどちらも無料で利用できるタスク管理ツールです。個人で利用する範囲なら無料版で十分な機能が備わっています。基本的には、有料版にアップデートする必要はないでしょう。
  2. 汎用性の高いツール
    Trelloは、プライベートの利用、メンバーの共有機能を使ったチーム利用(ビジネス向け)などさまざまな使い方ができます。ツールの利用範囲が特定のジャンルだけに偏っていないのが特徴です。Trelloは使い方の自由度が高いため、工夫次第でバリエーションを無限に増やすことが可能です。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 特別何かに特化した設計がされていない
    一方、デメリットとして、最初から特定のジャンルや仕事に特化した仕組み作りがされていないこととが挙げられます。Trelloには何かに特化した計算機能や管理機能が最初から設定されているわけではないため、機能を何か追加するにも最初から設定してシステム化する必要があるのは不便な点でしょう。
  2. スマホ版の操作がしづらい
    スマートフォンで利用する場合、画面が小さく操作性がスマホの機能に左右されるため、人によっては使いにくさを感じる可能性があります。ただし、パソコンのWEBブラウザやタブレット機種では特にデメリットはないため、スマホの場合に限ったデメリットです。

<Trelloのプラン>

Trelloには下記の3つの料金プランがあります。
Freeプランの場合、利用可能なボード数などに制限はありますが、基本機能は全て利用可能です。
Business Classプランの場合、制限なく全ての機能を利用できる100名までのチーム向けプランになります。
Enterpriseプランの場合、より強固なセキュリティを必要とする100名以上のチーム向けのプランになります。
 
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Google Keep

Google Keepのトップページ

Google KeepはGoogleが提供するメモアプリです。
主に、メモの記録・編集・管理・共有を行うことができます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも使用できるので、場所を問わずいつでもメモを残せます。

<Google Keepのポイント>

  1. 複数人での共同作業が可能
    Google Keepのメモは、他者と共有することが可能です。共有された相手は、データの閲覧・編集・コメントを行うことができます。この共有機能は、同僚やチームのメンバーとリアルタイムでの情報交換を行う上で非常に役立ちます。
  2. 情報の分類・整理がしやすい
    Google Keepでは、「メモに色を設定する」「重要なメモを上部に固定する」「メモにラベルをつける」などメモの分類や整理に役立つ機能を活用して情報の煩雑化を防ぐことができます。

<Google Keepを使う上で気を付けておきたい点>

  1. オフラインでの利用ができない
    一方、デメリットとしては、オフライン環境での利用ができないということが挙げられます。外出先などWifiがない環境下では同期ができないので注意が必要です。
  2. PDFファイルを保存できない
    Google KeepではPDFファイルや画像ファイル以外のファイルの保存ができません。これにより、上記の形式のファイルをチームメンバーに共有したい場合などには使用できないので注意が必要です。

<Google Keepのプラン>

Google Keepは完全無料で利用可能なGoogleが展開するサービスです
 
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
自分のタスクを共有したくないという方もいるかもしれませんが、自分だけで対応するよりも、共有をして、みんなで取り組む環境にすることで、多くのメリットを受けることができます。
 
是非、今回ご紹介させていただいた内容を元に、チームのタスクの見える化、そして業務の効率化に繋げていただければと思います。
 
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