日々業務上発生するタスクは、ITツールを用いてなければ社員ごとに管理方法が異なってしまい、マネジメントの立場やチームメンバーから見える化ができません。また、とくに利用されるExcelなどでの管理では、情報共有という観点ではリアルタイムでの共有ができないので非効率だと言えます。
 
そこで活用できるのが「タスク共有ツール」であり、導入を検討しているとはいえ自社のITリテラシーにマッチした、費用対効果の高いツールの選定に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
今回は、時間がない方でもすぐに選べるようおすすめのタスク共有ツール5選やタスク共有のメリットなどについても解説していきます。
 
  • 自社で社員間のタスク共有に課題を感じている
  • 社員が抱えるタスクを見える化して作業負荷の調整をしたい
  • 現行のツールが使いづらいのでスピード感を持って使えるツールが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするタスク共有ツールが選定でき、効率的なタスク管理が実現できるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

タスク共有に適した管理ツール5選!

以下では、社員間のタスク共有におすすめなタスク共有ツールを5つご紹介します。
 
タスクを見える化すればメンバーの進捗や残タスクが把握できるので、優先順位や社員個人の能力や稼働状況に応じで柔軟に対応することも可能です。しかし、どのタスク共有ツールであってもルール化がなされていなかったり、タスクの情報がすぐにわからなかったりすれば効率的な管理は実現できなくなってしまいます。
 
このような状況が続けばツールの恩恵を得られないので、タスクの共有、すなわち導入すべきツールは「情報の共有が簡単にできるツール」が必須です。しかし、ツールは現場での利用が中心ですので、とくに、有名なツールや多機能なツールを試さずに導入した場合使われなくなってしまう可能性が高いのです。
 
一方、すでにタスクに関する情報共有でストレスを抱えているのであれば、タスク共有に過不足ない「ノート」「メッセージ」「タスク管理」の機能が搭載された「Stock」一択です。タスクは任意の担当者に素早く設定できるうえ、非IT企業向けに設計された使いやすさで、ITツール特有のストレスを与えません。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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Jooto

Jootoのトップページ

Jootoは簡単な操作性が魅力のクラウド型タスク・プロジェクト管理・共有ツールです。
様々な機能を搭載しており、外部アプリとの連携も可能です。

<Jootoのポイント>

  1. 直感的な操作性
    カンバン方式でのタスク管理なので、直感的に利用できます。タスクを記載してカードを作成していくスタイルで、誰でも簡単に扱えます。
  2. Slack連携など外部との連携が可能
    JootoはSlackなどと連携が可能であり、Jooto内の通知も他のアプリで受け取れるので便利です。

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 無料プランには人数制限がある
    一方、デメリットとして無料プランで利用を続ける場合は人数制限を考慮しなくてはいけません。そして、チームでの利用は有料プランが必須です。
  2. スマホ版が使いづらい
    スマートフォンでのタスク管理をメインとして考えている方は、一度無料版で試すことをおすすめします。

<Jootoの料金>

Jootoには下記の3つの料金プランがあります。
 
  • 無料プラン:基本機能は全て利用できる一方、4人までの人数制限がある点に注意です。
  • スタンダードプラン:500円/月 の料金が5人目以降1ユーザーごとにかかります。
  • エンタープライズプラン:1,300円/月(年額の場合11,760円) で基本機能に加え、ゲスト機能やシングルサインオンなどの利用ができます。


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Todoist

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Todoistは、基本的機能が無料で使えるプロジェクト管理・共有ツールであり、シンプルな操作性が特徴で、個人・法人問わず利用できるのでが特徴です。

<Todoistのポイント>

  1. 手軽にタスク登録ができる
    Todoistは利便性に優れており、タスクを思いついた時に即座に登録ができます。登録するタスクに親子関係をもたせて階層構造管理をすることも可能です。
  2. リマインダー機能でタスク漏れ防止
    Todoistにはリマインダー機能があります。リマインダーをセットしておけば抜け漏れを防止できます。仕事のみならず、ちょっとした用事も忘れずに対処する事が可能です。

<Todoistを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 完了すると項目が消えてしまう
    登録したタスクは完了後には消えてしまう為、タスクの振り返りのためには別途管理する必要があります。また、タスクのメモ機能が無料版には搭載されていません。
  2. 日付をまたぐ作業には向かない
    「1日で終わるような作業の管理」や「日課の管理」などには便利なツールなのですが、長期プロジェクトのような時間がかかるタスクの管理には不向きです。

<Todoistの料金>

Todoistには下記の3つの料金プランがあります。
 
  • 無料プラン:機能面や利用人数に制限があります。
  • プレミアムプラン:338円/月 でほとんどの機能が利用可能です。
  • ビジネスプラン:558円/月(1ユーザーあたり)こちらはチームでの利用向けになります。


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Trello

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Trelloは使い方次第で自由自在にカスタマイズが可能な汎用性の高いタスク管理・共有ツールです。

<Trelloのポイント>

  1. 基本「無料」で使用できる
    TrelloはWEBブラウザとアプリどちらも無料で利用できるタスク管理ツールです。
  2. 汎用性の高いツール
    Trelloは、プライベートの利用、メンバーの共有機能を使ったチーム利用(ビジネス向け)などさまざまな使い方ができます。Trelloは使い方の自由度が高いので、業界・業種問わずに利用できます。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 特別何かに特化した設計がされていない
    Trelloには最初から特定のジャンルや仕事に特化していないので、自社によって機能をカスタマイズしたい場合には事前によく検討する必要があります。
  2. スマホ版の操作がしづらい
    スマートフォンで利用する場合、画面が小さく操作性がスマホの機能に左右されます。ただし、パソコンのWEBブラウザやタブレット機種では特にデメリットはないため、スマホの場合に限ったデメリットです。

<Trelloのプラン>

Trelloには下記の3つの料金プランがあります。
 
  • Freeプラン:ワークスペースあたり10ボートまで利用可能です。
  • Standardプラン($5/一人あたり/月):100名までのチーム向けプランになります。
  • Premiumプラン($10/一人あたり/月):100名までのチーム向けプランになります。
  • Enterpriseプラン($17.50/一人あたり/月):25名以上から利用可能、100名以上のチーム向けのプランになります。
 
関連記事: マルチタスクができないのは当然?シングルタスクとの違いやタスク管理術も解説


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Google Keep

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Google KeepはGoogleが提供するメモアプリです。
主に、メモの記録・編集・管理・共有を行うことができます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも使用できるので、場所を問わずいつでもメモを残せます。

<Google Keepのポイント>

  1. 複数人での共同作業が可能
    Google Keepのメモは、他者と共有することが可能です。共有された相手は、データの閲覧・編集・コメントを行うことができます。この共有機能は、同僚やチームのメンバーとリアルタイムでの情報交換を行う上で非常に役立ちます。
  2. 情報の分類・整理がしやすい
    Google Keepでは、「メモに色を設定する」「重要なメモを上部に固定する」「メモにラベルをつける」などメモの分類や整理に役立つ機能を活用して情報の煩雑化を防ぐことができます。

<Google Keepを使う上で気を付けておきたい点>

  1. オフラインでの利用ができない
    一方、デメリットとしては、オフライン環境での利用ができないということが挙げられます。外出先などWifiがない環境下では同期ができないので注意が必要です。
  2. PDFファイルを保存できない
    Google KeepではPDFファイルや画像ファイル以外のファイルの保存ができません。これにより、上記の形式のファイルをチームメンバーに共有したい場合などには使用できないので注意が必要です。

<Google Keepのプラン>

Google Keepは完全無料で利用可能なGoogleが展開するサービスです
 

タスク管理ツールでは何ができるのか?

①タスクのリスト化

タスク管理ツールのメイン機能となりますが、「タスク名」「担当者」「期限」などを登録しておけば一覧形式で確認できるため、タスクの全体量を把握するのに役立ちます。
そのことから日々の仕事やプロジェクト全体のスケジュールを効率的に進めることにも繋がります。

②要件の共有

チームでタスクを共有する場合、それぞれのタスクが発生した背景や、求めているアウトプットの内容も事前に共有しておくことが大事です。
そのため、それらを口頭で共有するだけでなく、ツール内にも残しておくことで、後から振り返りがしやすく、認識齟齬の防止にもなります。

③進捗管理

プロジェクトメンバーのタスクが共有されていることで、個人だけでなく全体の進捗も管理しやすくなります。
そのため、もし進捗が良くない時はどこに原因があるかの特定が素早く行え、軌道修正がしやすくなります。
 
関連記事: 「タスク」と「ToDo」の違いって?仕事がはかどるタスク管理術・ツールを紹介!


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タスクを共有するメリット

①新たな気づきや、助けを得やすくなる

今までは自分だけで対応していたことが、共有をすることで助けを得やすくなります。
 
お互いがタスクを見て、新たな気づきがあったり、得意分野を共有することで、メンバー全員の効率化に繋がります。

②他メンバーの進捗状況を見える化できる

タスクを共有することで、各メンバーがどのようなことに取り組んでいるかを把握しやすくなります。
 
また、タスクを進める上での協力が必要な時にでも、事前共有している分、スムーズに進めることが可能になります。

③タスクの期限切れを防ぐことができる

自分だけで管理していると、どうしても後回しにしがちなタスクでも、共有することで、期限への意識が高まります。
 
また、誰かに振られたタスクであれば、お互いに進捗の確認をすることで、タスクが期限内に終わらなかったということが少なくなります。。
 
関連記事: タスクマネジメントとは何か?「一人の場合」と「複数人の場合」の違いを考えてみよう!


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おすすめのタスク共有ツールまとめ

ここまで、おすすめのタスク共有ツールを中心にご紹介してきました。
 
タスクの共有が自社内で適切に行われることにより、各社員にとって必要な情報が過不足なく共有されるようになります。しかし、情報を一箇所にストックできたとしても、ツールが使いづらく、デバイスによって操作性が大きく異なるものを選択してしまうとツールが定着しない可能性もあるのです。
 
そのため、導入するタスク共有ツールは「過不足のない機能」が備わったStockのようなツールが必須です。Stockは非IT企業向けに設計されているので、操作性は非常にシンプルで簡単に情報の蓄積から共有までを一元化できます。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内のタスク共有を可視化し、各メンバーに適切なタスク割り振り、共有をしていきましょう。
 
関連記事: ビジネス用語の「タスク」とは?正しい意味や類語を解説!
 
関連記事: 「タスク」の意味とは?使い方や類語を徹底解説!
 
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