日々発生するタスクですが、共有・管理はされていますでしょうか。
 
個人的にツールで管理をしていたり、一部のタスクを共有している方は多いかと思いますが、チーム全体で全てのタスクを共有・管理するというのは、なかなか難しく思われているのではないでしょうか。
 
しかし、チームのタスク管理に特化したツールを利用することで、今まで見えていなかった非効率な部分を洗い出すことができ、業務効率化に繋げることが可能になります。
 
そこで今回は、タスクを共有することのメリットなどについてご紹介させていただきます。

 
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タスク管理ツールでは何ができるのか?

①タスクのリスト化

タスク管理ツールのメイン機能となりますが、「タスク名」「担当者」「期限」などを登録しておけば一覧形式で確認できるため、タスクの全体量を把握するのに役立ちます。
そのことから日々の仕事やプロジェクト全体のスケジュールを効率的に進めることにも繋がります。

②要件の共有

チームでタスクを共有する場合、それぞれのタスクが発生した背景や、求めているアウトプットの内容も事前に共有しておくことが大事です。
そのため、それらを口頭で共有するだけでなく、ツール内にも残しておくことで、後から振り返りがしやすく、認識齟齬の防止にもなります。

③進捗管理

プロジェクトメンバーのタスクが共有されていることで、個人だけでなく全体の進捗も管理しやすくなります。
そのため、もし進捗がよくない時はどこに原因があるかの特定が素早く行え、軌道修正がしやすくなります。
 
関連記事: 「タスク」と「ToDo」の違いって?仕事がはかどるタスク管理術・ツールを紹介!
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タスクを共有するメリット

①新たな気づきや、助けを得やすくなる

今までは自分だけで対応していたことが、共有をすることで助けを得やすくなります。
 
お互いがタスクを見て、新たな気づきがあったり、得意分野を共有することで、メンバー全員の効率化に繋がります。

②他メンバーの進捗状況を見える化できる

タスクを共有することで、各メンバーがどのようなことに取り組んでいるかを把握しやすくなります。
 
また、タスクを進める上での協力が必要な時にでも、事前共有している分、スムーズに進めることが可能になります。

③タスクの期限切れを防ぐことができる

自分だけで管理していると、どうしても後回しにしがちなタスクでも、共有することで、期限への意識が高まります。
 
また、誰かに振られたタスクであれば、お互いに進捗の確認をすることで、タスクが期限内に終わらなかったということが少なくなります。。
 
関連記事: タスクマネジメントとは何か?「一人の場合」と「複数人の場合」の違いを考えてみよう!
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タスク共有に適した管理ツール

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockを使ってタスク管理する最大のメリットは、議事録等の「ストックしたい情報」と「タスク情報」を紐づけて管理できる点です。
Stockでは、下記のようにして「ストックしたい情報(ex.議事録等)」と「タスク情報」を紐づけることができます。
 
①例えば、「ノート」に打ち合わせの「議事録」を記載します

Stockのノート画面

②Stockならば、この「議事録」に対して「タスク」を設定することができます。
(例えば、会議中に発生した「資料送付」というタスクを設定します)

ノートにタスクを設定する

③下記のように、「議事録」と「タスク」を紐づけて管理することができるようになります。

ノートとタスクを紐づける

■Stockの特徴

1.誰でも簡単に利用できる。
 誰もが直観的に使うことができ、導入先の学習塾さんでは、ITに詳しくない65歳の方でも何の説明もなしに使いこなしているくらい単純でシンプルなプロダクトです。
 
2.議事録等の「ストックしたい情報」と「タスク情報」を紐づけることができる。
 従来のツールでは、議事録などの「ストックしたい情報」と「タスク情報」は別々に管理をする必要がありましたが、Stockを使えばこれらを紐づけて管理することが出来ます。
 
3.メッセージで簡単にやり取りできる。
 メッセージ機能がついているため、議事録等の「ストックしたい情報」や「タスク情報」についてとにかく簡単に議論することができます。

■Stockの主な機能

ノート

Stockのノート画面

ノートはフォルダ形式で管理をすることができます。
ノートには、テキスト情報だけでなく、例えば、ホワイトボードの画像や、動画など、関連するファイルを一緒に残しておくことができます。
タスク管理

Stockのタスク管理画面

ノートに紐づけてタスクを管理することができるので、作業内容と一緒にタスクを設定することができます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

Stockのメッセージ画面

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをできるので、余計な会話が混じることはありません。
例えば、ナレッジに関するやり取りだけをノートを見ながらすることができます。

■Stockの料金

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすると、ノートを無制限で利用することができるようになるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」なども利用できるようになります。
 
 
関連記事: マルチタスクは人間には不可能!?正しいタスクの管理方法
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
自分のタスクを共有したくないという方もいるかもしれませんが、自分だけで対応するよりも、共有をして、みんなで取り組む環境にすることで、多くのメリットを受けることができます
 
是非、今回ご紹介させていただいた内容を元に、チームのタスクの見える化、そして業務の効率化に繋げていただければと思います。
 
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