仕事のタスクを簡単にメモするだけでも個人で簡単にタスク管理ができます。一方で、チームでタスク管理をする場合には部下の進捗もすべて把握する必要があるので「共有機能」があるタスク管理ツールが必要です。
 
しかし、共有機能を備えたタスク管理ツールは数多くあるので「結局どのタスク管理ツールを検討すれば良いか分からない。」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、時間がない方でもすぐに比較検討できるようにおすすめのタスク共有ツール5選と必須の機能3選を中心にご紹介します。
 
  • タスク管理が属人化してしまい、誰が何をやっているのか把握できない
  • 特定の社員に業務負荷が偏っている状況を改善したい
  • 時間がないので厳選されたおすすめのタスク管理ツールから検討したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の環境にもっとも合うタスク共有ツールが見つかります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

チームでタスク共有ができるおすすめのツール5選

以下では、チームでタスク共有ができるおすすめのツール5選をご紹介します。
 
タスクを共有すればメンバーの進捗が把握できるので、業務負荷や能力、稼働状況に応じた柔軟な対応をすることも可能です。
 
一方で、タスク共有ツールのなかでも豊富な機能が搭載されていて、使いこなすのが難しいツールもあります。とくに、非IT企業が多機能なタスク管理ツールを導入してしまうと、社内に浸透しない可能性が高いです。
 
そのため、タスク管理に必要な機能を過不足なく搭載している「Stock」のようなツールであれば、一人あたりの負荷が高い中小企業のタスク管理が効率化できます。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が100,000社を超える注目のツールであり、リアルタイムでタスクの共有が可能なので時間や場所を問わずにストレスなくタスク管理ができます。

【Stock】簡単にタスクを共有できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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【Trello】付箋を貼るようにタスク管理するツール

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Trelloの特徴

  • デジタルの付箋でタスク管理できる
  • ノートに付箋を貼り付けるような感覚でタスク管理ができるカンバン方式なので、タスクの進捗も一目瞭然です。
     
  • 業務の生産性が見える化する
  • タスクにタイマー機能が付随しているので予定時間と実績時間を測定すれば、どれだけ効率的に仕事を進められたかを把握できます。

Trelloの注意点

  • スマホ利用には制限がある
  • Trelloのスマホ版では拡張機能などの一部の機能に制限があるので、社用スマホの利用頻度が高い企業には向いていない可能性があります。
     
  • すべてが日本語対応しているわけではない
  • 日本語に対応していない部分があるので使い慣れるまでに時間が必要です。

Trelloの料金体系

  • FREEプラン:$0
  • STANDARDプラン:$6 USD/ユーザー/月(月間払い)
  • PREMIUMプラン:$12.50 USD/ユーザー/月(月間払い)
  • ENTERPRISEプラン:$17.50 USD 以下/ユーザー/月(年1回の支払い)
 


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【Jooto】カンバン方式でタスク管理するツール

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Jootoの特徴

  • タスクをカンバン方式で管理する
  • タスクを視覚的に管理するカンバン方式が利用できるので、業務の進捗が把握しやすくなります。
     
  • 複数のプロジェクトを管理する
  • 複数のプロジェクトを受け持っている場合でも、すべてのタスクを一元管理できます。

Jootoの注意点

  • 無料プランでは本格運用は難しい
  • Jootoの無料プランは4ユーザーまで、保存可能なファイルは100MBまでなどビジネス運用するには難しい可能性があります。
     
  • タスク情報の蓄積には向かない
  • Jootoはタスク管理機能が充実しているものの、タスクに関する資料・データも一緒に保存することはできません。

Jootoの料金体系

  • 無料プラン:0円
  • スタンダードプラン:500円/ユーザー/月(月間払い)
  • エンタープライズプラン:1,300円/ユーザー/月(月間払い)
 


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【Todoist】リスト方式でタスク管理するツール

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Todoistの特徴

  • タスクをリスト形式で整理する
  • Todoistは、すべてのタスクを一覧で確認できるリスト形式のタスク管理ツールです。
     
  • 外部ツールと連携できる
  • カレンダーツールやコミュニケーションツール、音声アシストツールなど多種多様な外部ツールと連携できます。

Todoistの注意点

  • 無料プランにリマインダー機能がない
  • タスク管理をするうえで必須のリマインダー機能(通知機能)がないので、タスクのやり忘れが起こる可能性があります。
     
  • タスク情報の管理には向かない
  • Todoistに記載できる情報量に限りがあるので、タスクと資料を紐づけて管理する手法は使えません。

Todoistの料金体系

  • 無料プラン:0円
  • プロプラン:448円/月(月間払い)
  • ビジネスプラン:678円/ユーザー/月(月間払い)
 


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【Google Keep】Google社が提供するツール

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Google Keepの特徴

  • パネル形式でタスク管理できる
  • Google Keepでは付箋のようなメモを使用しますが、リスト形式ではなくパネル形式なのでタスクの内容まですぐに確認できます。
     
  • あらゆるデバイスで利用できる
  • GoogleアカウントがあればWindowsやMac、各種スマホでタスク管理ができます。

Google Keepの注意点

  • 整理整頓が難しい
  • Google Keepではタスクが記載されたメモの階層管理ができないので、情報が乱立する恐れがあります。
     
  • チーム利用には向かない
  • Google Keepでは複数のメモを一括で共有できないので、チームで利用する場合には不便に感じる可能性があります。

Google Keepの料金体系

  • Google Keepは無料ですべての機能を利用できます。
 
関連記事: タスクとToDoの違いとは?管理術とおすすめアプリもご紹介!


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タスクを共有する3つのメリット

タスクを共有するメリットを正しく理解すれば、メリットを最大限に活かせるツールの要素が明確になります。そこで以下では、チームでタスクを共有する3つのメリットをご紹介します。

タスクの期限を守れる

タスクの共有は間接的にタスクの期限を守ることにつながります。
 
タスクを個人で管理していると、面倒なタスクを後回しにすることに抵抗を感じなくなります。一方で、チームでタスクを共有している場合には適度な責任感を感じるうえに、進捗が悪いときには早い段階で部下のサポートに回れるようになります。
 
タスクの期限を厳守できれば、結果的にプロジェクトの遅延リスクも削減できます。

部下の進捗を見える化できる

タスクを共有することで、部下が担当する仕事の進捗を簡単に把握できます。
 
チームのマネジメントをする場合リアルタイムで全体の進捗を把握しなければ、適切なタイミングで適切な判断を下せません。また、期限の間際になって問題が発覚するという事態を繰り返している状態では成果も上げられません。
 
つまり、ビジネスで成果を出すためにはリアルタイムで部下の進捗を把握できるタスク管理が必要なのです。

業務負荷の分散につながる

最後に、タスクを共有すれば業務負荷の分散につながります。
 
タスクが個人だけで管理されている環境では、誰がどの程度の業務を抱えているかが分かりません。そのため、チーム内で業務負荷に偏りが生まれてしまい、さらに上司もタスクを割り振りづらい状況になるのです。
 
しかし、チームでタスクを共有すれば部下の一人ひとりが担当するタスクの量が正確に把握できるので、チーム内の業務負荷の偏りが解消されるきっかけになります。
 
関連記事: タスクマネジメントとは?成功させる3つのポイントと管理方法を解説
 
関連記事: マルチタスクとは?苦手な人の特徴や5つのコツもご紹介!


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タスク管理ツールに必要な3つの機能

チームでタスク管理する場合「タスク管理ツール」を導入するのが最適ですが、多機能なツールは使いこなすのが難しく社内に浸透しない可能性があります。
 
そのため、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えたタスク管理ツールを導入しましょう。そこで以下では、タスク管理ツールに必要な3つの機能をご紹介します。

(1)社内のメッセージ機能

タスク管理ツールを選定するときには「メッセージ機能」があるものを検討しましょう。
 
タスク管理ツールでメッセージ機能を利用できればチャットツールに切り替える必要がないので、ストレスなくタスクに関する連絡や質問が可能です。また、併用しているチャットツールの役割がタスク管理ツールで補えれば、運用コストを大幅に削減できるメリットもあります
 
タスク管理ツールでメッセージ機能を搭載しているものは少ないですが、業務効率化とコスト削減に効果的と言えます。

(2)情報の管理機能

次に、タスク管理ツールには「情報の管理機能」が必要です。
 
タスク管理ツールで管理すべき情報とは”タスクの処理に必要な資料やデータ”を指します。従来はタスク管理ツールとは別にストレージツールや社内サーバーで情報管理していました。
 
しかし、別々のツールで管理するとタスクと情報が紐づけられないので、作業を始めるたびに情報を探し出す手間がかかってしまいます
 
そのため、タスク管理ツールに情報管理ができる機能があればストレスなく効率的に仕事を進められるのです。

(3)タスクの共有機能

「タスクの共有機能」はタスク管理ツールに必須です。
 
チーム全員のタスクが共有されることで個人だけでなく全体の進捗も管理しやすくなります。仮に、タスクの進捗が悪いときには原因の解消に向けた迅速な行動ができ、軌道修正がしやすくなるのです。
 
一方、タスク管理ツールのなかにはわざわざタスクの共有設定をしなければならないものもあります。タスク共有を頻繁にしたいチームはストレスに感じる可能性が高いので、タスクを作成した瞬間から自動的に共有できる簡単なタスク管理ツールを選びましょう。
 
たとえば、今回ご紹介したタスク管理ツールの「Stock」は特別な操作をすることなくタスクが共有され、部下へのタスクの依頼も簡単にできるので最適です。


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おすすめのタスク共有ツール5選まとめ

ここまで、おすすめのタスク共有ツール5選と必須の機能3選を中心にご紹介してきました。以下はタスク共有ツールに必須の3つの機能です。
 
  1. 社内のメッセージ機能
  2. チャットツールに切り替える必要がないのでストレスなくコミュニケーションがとれ、チャットツールの運用コストも削減できます。
  3. 情報の管理機能
  4. ストレージツールを併用しないのでタスクと情報(資料,データ)を紐づけられ、作業が効率的になります。
  5. タスクの共有機能
  6. 部下の進捗をリアルタイムで把握できるので、課題の早期発見や業務負荷の分散などに貢献します。
タスクの共有機能をはじめとした3つの機能を過不足なく備えているツールは、非IT企業に勤める65歳以上の社員がすぐに使いこなせるほどシンプルなStock一択と言えます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をインストールし個人のタスクをチームで共有しましょう。
 
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