仕事をする際、自分自身がどんな仕事を抱えているのか、何をすべきなのかを明確に知っておくことは大切なことです。
 
今回はタスク管理に役立つツールを、活用法とともにご紹介していこうと思います。
まだ使ったことがないという方は是非、参考にしてみてください。
 
関連記事: タスク管理ツールとは何か?導入メリットや選定ポイントについても解説!


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タスク管理ツールとは

タスク管理ツールの基礎知識

そもそも、タスク管理ツールとは、タスクをリストに記入して、進捗状況に応じて管理するツールです。
 
タスクの期限や、担当者も同時に設定できるため、散り散りになっていたタスクを一箇所で、分かりやすく管理することが可能です。
 
使い方も簡単で、webブラウザやスマホアプリからの使用ができるので、手軽に利用する事ができます。
 

タスク管理ツールの使い方

業務を管理する上で非常に便利なタスク管理ツールですが、使い方も至ってシンプルです。
 
タスク管理をする型としては、カンバン形式が主流です。
カンバン形式とは、タスクを書いたリストを進捗状況に応じて自分で移動させて管理する方法です。
 
具体的には、リスト・カード等にタスクの内容を記入して、今日の作業に加えます。
終わったタスクは完了に移動、作業中のタスクは進行中に移動、未完了のタスクはそのままにしておきます。
 
このようにタスクのステータスを変更することで、業務を自分で管理するという形式です。
 
さらに、タスクの優先度や期限などをあらかじめ設定しておき、進捗状況を確認したり、完了タスクと未完了タスクを把握することで、全体や個人の作業効率を高めることができます。
 

タスク管理ツールを導入する3つのメリット

チームの進捗状況を可視化できる

タスク管理ツールを利用することにより、それまで個人で管理していたタスクをチーム内で可視化する事ができます。
これにより、誰の業務が、どの程度進んでいるのかを一目で確認する事ができ、チーム全体のタスクの進捗具合を把握することが可能になります。
 

タスク漏れや、追加で依頼された仕事にも対応できる。

自分が行うはずの業務をつい忘れてしまい、タスク漏れが発生してしまうということもタスク管理ツールを利用することで防ぐ事ができます。
 
タスク管理ツールでは、新たな業務が発生したら、その都度ボードにカードを追加できるので、タスク漏れを防止し、後から依頼された仕事にも対応することが可能です。
 
さらに、タスクを記入するカードには「担当者」「期限」「カードの種類」「メモ書き」など、多くの情報が記載できるため、情報共有のミスも防ぐことができるでしょう。
 

部門ごとにタスク管理が可能

多くのタスク管理ツールは複数のボードを作成できるので、プロジェクト別やカテゴリーごとにタスク管理を行うことができます。
 
この機能により、プロジェクトに該当するメンバーだけを招待したり、情報共有ボードを作成しておき、そこに重要な情報や社内ルールを記載しておくことで、新たに入ったメンバーが重要な情報を一覧することも可能になります。
 
部門別やカテゴリーごとにタスク管理をすることで、タスクの煩雑化を防ぎ、スムーズに業務を進めることが可能になるでしょう。
 
関連記事: 【2020年度版】おすすめタスク管理・ToDoリストアプリ15選!


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タスク管理ツールの選び方

これまで、タスク管理ツールの基本事項について説明してきましたが、ここからは実際にツールを選ぶ際に見るべきポイントについて解説していきます。
 

価格・プラン

料金設定はツールを導入するにあたって重要なチェックポイントとなるでしょう。
提供する会社によって、無料のフリープランや無料期間を用意している場合と、プランを選んで有料で使う場合の2通りがあります。
有料プランでは、容量や利用人数、使える機能が異なります。
 
大抵の無料ツールでは、使用可能人数は2~3人程度で、ファイル容量も少なく、個人で使う場合には最適ですが、大人数のチームで使う場合は、有料プランがおすすめです。
 
また、初めてタスク管理ツールを利用するという方は、はじめに無料版で試してみることをおすすめします。
 

使いやすさ、機能性

タスク管理ツールを利用して、個人やチームの業務効率化を図るために欠かせないのが、操作性や機能性です。
 
WEBブラウザだと操作しやすいが、スマホだと使いづらいなど、ツールごとに操作性の長所・短所が存在するかと思います。
 
どういったものが使いやすいかは、個人の感覚やチームでの使い方によります。タスクの内容に合わせて、可能な限り使いやすいものを選ぶと良いでしょう。
 
それらに加えて、コメント機能や情報共有の機能など、プラスアルファの機能があればより効率的な使い方が可能となるでしょう。
 

業務の特徴や傾向に合っているか

日常的にこなすタスクの傾向によって、それに合うサービスを選ぶと後々のミスマッチを防ぐ事ができます。
例えば、複雑で業務量の多い仕事をする場合には、情報共有機能が備わっている専門的なツールの方が良いでしょう。
 
反対に、毎日同じような業務をこなすことが多い場合には、シンプルな機能性を持つツールがおすすめです。
ご自身のワークスタイルに合ったツールを見つけましょう。


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【厳選】無料で使えるタスク管理ツール紹介

ここからは、実際に無料で試すことができるタスク管理ツールを4つご紹介したいと思います
 

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 

Jooto

Jootoのトップページ

Jootoは簡単な操作性が魅力のクラウド型タスク・プロジェクト管理ツールです。
様々な機能を搭載しており、外部アプリとの連携も可能です。

<Jootoのポイント>

  1. 直感的な操作性
    「Jooto」の特徴は、操作しやすいカンバン方式の画面とタスク管理機能の使いさすさです。タスクごとにカードを作成し、管理していくスタイルで、誰でも簡単に扱うことができます。
  2. Slack連携など外部との連携が可能
    JootoはSlackなど計4つの外部ツールとの連携が可能です。連携により、Jooto内の通知も他のアプリで受け取ることができるので便利です。連携可能なツールと併用することで業務の更なる効率化と高速化に繋がります。

<Jootoを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 無料プランには人数制限がある
    一方、デメリットとして、無料プランでは利用できる人数に制限があり、チーム単位で利用する場合には有料プランを契約する必要があるということが挙げられます。個人での利用に関しては全く問題ありませんが、どのくらいの規模で利用するのかをあらかじめ確認して、利用プランを選定しましょう。
  2. スマホ版が使いづらい
    スマートフォンでのタスク管理をメインとして考えている方は、一度無料版で試すことをおすすめします。スマホ版でJootoを利用した際、少し操作性が低いように感じる場合もあるようです。

<Jootoの料金>

Jootoには下記の3つの料金プランがあります。
無料プランの場合、ユーザー数は4人までの制限付きですが、基本機能は全て利用可能です。
スタンダードプランの場合、500円/月 の料金が5人目以降、1人追加するごとに加算されていくシステムです。
エンタープライズプランの場合、1,300円/月(年額の場合11,760円) で基本機能に加え、セキュリティサービスなどが利用可能です。
 


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Todoist

Todoistのトップページ

Todoistは、基本的機能が無料で使えるプロジェクト管理ツールです。
シンプルな操作性が特徴で、個人向けの予定や、仕事の管理には最適と言えるでしょう。

<Todoistのポイント>

  1. 手軽にタスク登録ができる
    Todoistは利便性に優れており、頭にタスクが思いついた時に即座に登録ができます。登録するタスクには親子関係をもたせての階層構造管理も可能です。
  2. リマインダー機能でタスク漏れ防止
    Todoistにはリマインダー機能があります。リマインダーをセットしておけば、プッシュ通知やメールでタスクをリマインドしてくれる為、仕事のみならず、ちょっとした用事も忘れずに対処する事が可能です。

<Todoistを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 完了すると項目が消えてしまう
    登録したタスクは、完了後には消えてしまう為、完了後に後から、作業にどのくらいの時間がかかったのかなどを分析する事ができません。また、タスクのメモ機能が無料版には搭載されていないため、タスクの詳細を書いておくことができないのは不便な点でしょう。
  2. 日付をまたぐ作業には向かない
    「1日で終わるような作業の管理」や「運動など日課の管理」などには便利なツールなのですが、3日かかる作業など日をまたぐような作業の管理にはあまり向きません。

<Todoistの料金>

Todoistには下記の3つの料金プランがあります。
無料プランの場合、機能面と利用可能なプロジェクト数、プロジェクトあたりの最大人数に制限があります。
プレミアムプランの場合、338円/月 でほとんどの機能が利用可能です。
ビジネスプランの場合、558円/月(1ユーザーあたり)こちらはチームでの利用向けになります。
 


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Trello

Trelloのトップページ

Trelloは使い方次第で自由自在にカスタマイズが可能な汎用性の高いタスク管理ツールです。
無料版でほとんどの機能が備わっており、個人での利用がしやすい点も魅力の1つです。

<Trelloのポイント>

  1. 基本「無料」で使用できる
    TrelloはWEBブラウザとアプリどちらも無料で利用できるタスク管理ツールです。個人で利用する範囲なら無料版で十分な機能が備わっています。基本的には、有料版にアップデートする必要はないでしょう。
  2. 汎用性の高いツール
    Trelloは、プライベートの利用、メンバーの共有機能を使ったチーム利用(ビジネス向け)などさまざまな使い方ができます。ツールの利用範囲が特定のジャンルだけに偏っていないのが特徴です。Trelloは使い方の自由度が高いため、工夫次第でバリエーションを無限に増やすことが可能です。

<Trelloを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 特別何かに特化した設計がされていない
    一方、デメリットとして、最初から特定のジャンルや仕事に特化した仕組み作りがされていないこととが挙げられます。Trelloには何かに特化した計算機能や管理機能が最初から設定されているわけではないため、機能を何か追加するにも最初から設定してシステム化する必要があるのは不便な点でしょう。
  2. スマホ版の操作がしづらい
    スマートフォンで利用する場合、画面が小さく操作性がスマホの機能に左右されるため、人によっては使いにくさを感じる可能性があります。ただし、パソコンのWEBブラウザやタブレット機種では特にデメリットはないため、スマホの場合に限ったデメリットです。

<Trelloのプラン>

Trelloには下記の3つの料金プランがあります。
Freeプランの場合、利用可能なボード数などに制限はありますが、基本機能は全て利用可能です。
Business Classプランの場合、制限なく全ての機能を利用できる100名までのチーム向けプランになります。
Enterpriseプランの場合、より強固なセキュリティを必要とする100名以上のチーム向けのプランになります。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回は無料で使えるタスク管理ツールについて、その活用方法と具体的なサービスについてご紹介して参りました。
 
今回の記事を参考にぜひ、ご自身のお仕事に合ったサービスを見つけ、活用してみてください。
 
関連記事: 【2020年最新版】タスク管理とは?チームで使える19個のオススメ管理ツールも徹底比較