近年は働き方改革やDX推進の影響を受け、多くの企業がテレワークを導入しています。テレワーク環境では、チャットやWeb会議、タスク管理などのアプリを活用することで、離れた場所でもスムーズに情報共有や業務連携が可能になります。
しかし、「数あるアプリのなかから、どれを選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークにおすすめの無料アプリ7選と選び方を中心にご紹介します。
- テレワークを導入したが、業務進捗やタスク状況を把握しづらい管理職
- 複数ツールに情報が分散し、必要な情報をすぐに見つけられない現場リーダー
- テレワークを推進しているが、どのアプリがよいか判断できない担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社のテレワーク環境に導入すべき最適なアプリが分かります。
目次
テレワーク・リモートワークをアプリで管理するべき理由
以下では、テレワーク・リモートワークをアプリで管理するべき理由をご紹介します。「現状の業務体制に課題を感じているものの、アプリの必要性を具体的に理解していない」という方は必見です。
業務状況を可視化できる
1つ目の理由は、業務状況を可視化できるためです。
テレワークでは、社員が別々の場所で働くため、「誰がどの業務を進めているのか」「進捗がどこまで進んでいるのか」を把握しづらく、遅延が発生しても気づけません。とくに、口頭確認ができない環境では、タスクの遅れや対応漏れが発生しやすいです。
そこで、テレワーク向けアプリを導入すれば、タスク状況や業務進捗をリアルタイムで共有できます。たとえば、担当者・期限・対応状況などを一覧で管理すれば、管理者は進捗を把握しやすくなり、メンバー同士もスムーズに連携できるのです。
迅速な情報共有の実現
2つ目の理由は、迅速な情報共有が実現できるためです。
テレワーク環境では、オフィスのように気軽に声をかけられないため、情報共有のスピードが遅くなりがちです。とくに、メール中心でやりとりをしている場合は、確認漏れや返信遅延が発生しやすく、重要な情報が埋もれてしまうことが多いです。
そこで、チャット機能や通知機能を備えたテレワークアプリを活用すれば、必要な情報をリアルタイムで共有できます。たとえば、案件ごとのグループチャットやファイル共有機能を利用することで、関係者全員が最新情報をすぐに確認できるようになるのです。
業務の属人化を防ぐ
3つ目の理由は、業務の属人化を防げるためです。
テレワーク環境では、対面で業務内容を確認する機会が減るため、過去の対応履歴などの業務情報が見えづらいです。その結果、特定の社員しか業務内容を把握していない状態になり、担当者が不在になると対応が止まってしまうケースも少なくありません。
そこで、テレワークアプリを活用して、業務内容や対応履歴、資料を一元管理すれば、必要な情報をチーム全体で共有できます。たとえば、進捗ややりとりを記録しておけば、担当者以外でも状況を把握しやすくなり、引き継ぎもスムーズに進められるのです。
テレワーク・リモートワークを成功させるアプリの選び方
以下では、テレワーク・リモートワークを成功させるアプリの選び方を解説します。選び方を参考にして、自社に合ったアプリを導入しましょう。
多機能型 or シンプル特化型か
1つ目の比較ポイントは、多機能型 or シンプル特化型です。
多機能なアプリは、テレワークに役立つ高度な機能を使える反面、機能が多い分、画面や操作が複雑になりやすく、ITに詳しくない社員が使いこなせません。その結果、操作負担が増え、社内に定着しない恐れがあります。
また、管理者の負担が大きい場合、ITの専任者が少ない中小企業では運用が続かなくなってしまいます。そこで、「ITツールに不慣れな社員が多い」という企業は、誰でも迷わずに使え、簡単に運用できるシンプルなツールを選びましょう。
チャット中心 or 情報蓄積中心で管理するか
2つ目の比較ポイントは、チャット中心 or 情報蓄積中心です。
チャット中心のアプリは、リアルタイムでやりとりするのに適していますが、時系列で情報が流れてしまうため、あとから情報を見返したいときに探すのが面倒です。
一方で、情報蓄積中心のアプリは、情報が流れていかないため、複数の情報を並行して扱うビジネスシーンに適しています。そのため、「案件ごとの情報を整理して管理したい」という企業は、情報蓄積中心のツールを選びましょう。
リアルタイム連携重視 or タスク可視化重視か
3つ目の比較ポイントは、リアルタイム連携重視 or タスク可視化重視です。
リアルタイム連携重視のアプリは、テレワーク・リモートワークでも、対面時のようにリアルタイムで情報を共有できるため、情報伝達のラグがありません。一方で、タスク可視化重視のアプリでは、一目でタスクを確認できるため、タスクの抜け漏れの軽減が期待できます
そのため、スピード感のあるコミュニケーションを重視する企業はリアルタイム連携型、業務進捗や担当状況を明確に管理したい企業はタスク可視化型のアプリを選びましょう。
個人利用向け or チーム共有向けか
4つ目の比較ポイントは、個人利用向け or チーム共有向けです。
個人利用向けのアプリは、個人のタスク・情報の管理には適していますが、チームでの情報共有が重視されるテレワーク・リモートワークには適していません。
そこで、テレワーク・リモートワークには、チーム共有向けのアプリを選びましょう。たとえば、「Stock」は、ノート形式で情報を共有できるほか、ノートに紐づいたメッセージで話題が混在せずにやりとり可能です。
【無料あり】テレワーク・リモートワークにおすすめのアプリ7選
以下では、テレワーク・リモートワークにおすすめのアプリ7選をご紹介します。
テレワークでは、オフィス勤務と比べてコミュニケーション量が減りやすく、進捗確認や情報共有がスムーズに進まないケースがあります。そのため、チャット・Web会議・情報共有を支援するアプリ導入が重要です。
しかし、メールやチャットだけで運用すると、「必要な情報が埋もれてしまう」「どのツールに最新情報があるかわからない」といった問題が起こりやすくなります。
そのため、テレワーク環境では「必要な情報をすぐ探せること」や「チーム内で情報を共有しやすいこと」を基準にアプリを選ぶことが重要です。
なかでも、テレワークに役立つのが、情報を簡単に蓄積・共有できるツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」に記載した内容をチームへリアルタイムで共有できるうえ、あとから検索してすぐに確認できるため、必要な情報をスムーズに管理できます。
【Stock】テレワークの情報共有がスムーズになるアプリ
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」をテレワークに活用している企業事例
株式会社原料屋ドットコムでは、テレワーク環境における情報共有や日報管理、外部スタッフとの連携に「Stock」を活用しています。
同社では以前、チャットツールを利用していましたが、情報が流れてしまい、過去の内容を振り返りづらい点に課題を感じていました。また、社内情報が複数ツールに分散し、必要な情報をすぐに確認できない状況だったのです。
そこで、「ノート」形式で簡単に情報を残せる点や、シンプルで使いやすい操作性を評価し、「Stock」を導入しました。具体的には、通販サイトごとの情報や新商品情報、日報、外部スタッフとの共有事項などを「Stock」に集約しています。
その結果、必要な情報へ即座にアクセスできるようになり、テレワーク環境でもスムーズな情報共有を実現しました。また、ITツールに不慣れな社員でもすぐに活用できるなど、社内定着にも成功しています。
【ナレカン】テレワークでも社内のナレッジに即アクセスできるアプリ
ナレカンは、Stockと同様に情報をアプリ内に蓄積し、リアルタイムで共有できるアプリです。
「ナレカン」では、生成AIを活用した「自然言語検索」によって、必要な情報にすぐアクセスできるので、テレワーク・リモートワークでもスムーズに作業を進められます。
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Chatwork】スマホでビデオ通話もできるチャットアプリ
Chatworkの特徴・使い方
- チャット以外の活用方法もある
- 気軽にコミュニケーションがとれる
チャット機能のほかに、タスク管理やファイル管理、ビデオ通話などの豊富な機能を利用できます。
テキストメッセージだけでなく、気軽にコミュニケーションがとれるスタンプ機能を使えます。
Chatworkがおすすめな企業
- チャット機能を活用したい企業
- Web会議をしたい企業
社内外のユーザーと1対1のチャットや、案件・部署ごとのグループチャットを作成できます。さらに、自分宛のメッセージ履歴を一覧で確認できるため、情報の見落としを防げます。
チャット参加メンバーとビデオ・音声通話ができ、画面共有も可能です。ただし、無料プランでは1対1のみの利用となるうえ、有料プランでも14人までの制限があります。
Chatworkの注意点
- 無料プランの制限が大きい
- リアクションの種類が少ない
無料プランでは、ユーザー数が最大100人に制限され、直近40日以内のメッセージしか閲覧できません。そのため、長期プロジェクトでは重要な連絡内容を確認できなくなる恐れがあります。
ユーザーの口コミでは、「リアクションの種類が少ない」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
Chatworkの料金体系
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月
【Slack】プロジェクト向きの多機能なチャットアプリ
Slackの特徴・使い方
- 過去のチャットも閲覧できる
- 外部アプリとの連携が充実している
Slackに途中参加した社員でも過去のチャットが閲覧できるので、同じメッセージを何度も送信する必要はありません。
GoogleカレンダーやZoomなど豊富な外部アプリと連携して、機能をカスタマイズできます。
Slackがおすすめな企業
- Web会議をしたい企業
- メッセージの見落としを減らしたい企業
ハドルミーティング機能を使えば、音声やビデオでの通話ができます。また、ミーティング中に共有されたリンクやドキュメント、メッセージは自動的に保存されるので、チームやプロジェクトの情報を集約しやすいです。
デスクトップでは「未読」から、モバイルでは「キャッチアップ」から、未読のメッセージをまとめて確認できます。ただし、すべてのチャネルが1か所で表示されるので、話題が入り乱れやすいです。
Slackの注意点
- 90日経過するとメッセージ履歴が見られない
- スレッドが見つけづらい
Slackのフリープランでは90日経過したメッセージやファイルにアクセスできないため、ビジネス利用には有料プランの契約が必要です。
ユーザーの口コミでは、「すぐにスレッドが見つからない」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
Slackの料金体系
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月
- Enterprise +：要問い合わせ
【Zoom】登録なしで参加できるリモート・web会議アプリ
Zoomの特徴・使い方
- 会議の参加者はユーザー登録が不要
- 会議の日程調整ができる
Zoomのリモート会議にはURLをクリックするだけで参加できるので、参加者はユーザー登録をする必要がありません。
スケジュール機能を使うと、社内外のメンバーと空き状況を共有したり、Zoomミーティングを予約したりできます。
Zoomがおすすめな企業
- リアルタイムで議事録を作成したい企業
- チャットで情報共有したい企業
Zoomの「Notes(ノート）」機能では、会議中にメモをリアルタイムで作成・共有できます。そのため、ツールを切り替える必要なく、共同編集できます。
社内外のメンバーと個人や部署単位でチャット可能です。そのため、会議を開かずとも手軽に情報共有でき、メンバー間のコミュニケーションが活性化します。
Zoomの注意点
- 無料版には時間制限がある
- 長時間利用すると重いことがある
ユーザーからは「無料版の時間制限（40分）が厳しい」との声が見られます。（参考：ITreview）
ユーザーからは「長時間利用するとPCへの負荷がやや大きく感じることがあります」との声が見られます。（参考：ITreview）
Zoomの料金体系
以下はビジネス版の「Workplace」の料金体系です。そのほか、教育版やイベント用プランなどが用意されています。
- ベーシック：0円
- プロ：2,549円/ユーザー/月
- ビジネス：3,299円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Googleスライド】リモートでのプレゼンテーションに適したアプリ
Googleスライドの特徴・使い方
- Googleアカウントで簡単に使える
- アカウントがない人にも共有できる
Googleアカウントがあれば、誰でも無料から使い始められます。
Googleスライドで作成したファイルは共有するためのURLが発行でき、共有先の相手がアカウントを作成する必要がありません。
Googleスライドがおすすめな企業
- テンプレートを使用してスライドを作成したい企業
- 複数人でスライドを作成したい企業
Googleスライドには、プレゼンやポートフォリオなどに対応したテンプレートが用意されています。そのため、見やすいスライドを簡単に作れます。
作成したスライドに対して、コメントを残せます。そのため、複数人での共同作業でやり取りをするのに適しています。
Googleスライドの注意点
- 情報漏えいに注意する必要がある
- オフライン環境での編集が不安定
GoogleスライドはURLで情報共有ができるアプリですが、別途アクセス権限の設定などの対応が必要です。
ユーザーの口コミでは「オフライン環境での編集の安定性がもう少し高まれば、移動中もより安心して作業ができます」という声があります。（参考：ITreview）
Googleスライドの料金体系
以下は、ほかのGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。
- Starter：800円/ユーザー/月
- Standard：1,600円/ユーザー/月
- Plus：2,500円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【freee勤怠管理Plus】給与計算も自動化できる勤務時間管理アプリ
freee勤怠管理Plusの特徴・使い方
- PCやスマホから手軽に打刻できる
- 給与計算も自動化できる
PCやスマホ、ICカードなどを使った豊富な打刻方法を備えているので、社員の働き方に柔軟に対応できます。
freee人事労務などのシステムと連携することで、勤怠データをもとに毎月の給与計算を自動化できます。
freee勤怠管理Plusがおすすめな企業
- スムーズに勤怠管理をしたい企業
- 打刻漏れをゼロにしたい企業
社員の出勤時間や残業時間をリアルタイムで確認できます。また、勤務時間が自動で集計されるので、スムーズに勤怠を管理できます。
設定した残業時間を超えたり、打刻漏れがあったりするとアラートを受け取れます。昨今の働き方改革に合わせて労働環境を整備できます。
freee勤怠管理Plusの注意点
- オーバースペックの可能性がある
- サポートが不十分
シフト管理機能やワークフロー申請機能などの多様な機能を搭載しているので、シンプルに勤務時間を管理したい方にはオーバースペックとなる可能性があります。
ユーザーの口コミでは、「電話サポートは予約が必要ですが、枠が少なく空きがないため、1週間先でないと予約が取れません」などの声が寄せられています。（参考：ITreview）
freee勤怠管理Plusの料金体系
- 300円/ユーザー/月
テレワーク・リモートワークにおすすめのアプリ比較表
以下では、本記事でご紹介したおすすめアプリの比較表を掲載します。以下の表を活用して、自社での運用に最も適したアプリを選定しましょう。
| Stock【1番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | Chatwork | Slack | Zoom | Googleスライド | freee勤怠管理Plus | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
テレワークの情報共有がスムーズになるアプリ |
テレワークでも社内のナレッジに即アクセスできるアプリ |
スマホでビデオ通話もできるチャットアプリ |
プロジェクト向きの多機能なチャットアプリ |
登録なしで参加できるリモート・web会議アプリ |
リモートでのプレゼンテーションに適したアプリ |
給与計算も自動化できる勤務時間管理アプリ |
| 多機能 or シンプル特化 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手~中小企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 個人利用向け or チーム共有向け |
チーム共有向け |
チーム共有向け |
チーム共有向け |
チーム共有向け |
チーム共有向け |
チーム共有向け |
個人利用向け |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる |
90日経過するとメッセージ履歴が見られない |
無料版は40分の時間制限がある |
情報漏えいに注意する必要がある |
オーバースペックの可能性がある |
| 料金 |
・無料 ・有料プランは1人あたり650円/月〜 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり ・有料プランは840円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり ・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり ・有料プランは2,549円/ユーザー/月～ |
・有料プランは800円/ユーザー/月～ |
・有料プランは300円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら
|
「Slack」の詳細はこちら
|
「Zoom」の詳細はこちら
|
「Googleスライド」の詳細はこちら
|
「freee勤怠管理Plus」の詳細はこちら
|
自社のアプリを導入する目的に合わせて、必要な機能が過不足なく備わったものを選定しましょう。
テレワークを成功させる3つの運用ルール
以下では、テレワークを成功させる3つの運用ルールを解説します。アプリを導入して終わりではなく、継続的にテレワークを成功させるための仕組みを知りましょう。
情報を一元化して管理する
1つ目は、情報を一元化して管理することです。
テレワーク環境では、チャット・メール・個人メモなど複数の場所に情報が分散しやすく、「必要な情報がどこにあるか分からない」という状況になりがちです。その結果、確認漏れや認識のズレが発生し、業務が円滑に進まなくなってしまいます。
そこで、業務マニュアルや議事録、タスク、日報などの情報を1つのアプリに集約すれば、必要な情報へすぐにアクセスできるようになります。また、メンバー全員が同じ情報を確認できるため、テレワークでもスムーズに連携できるのです。
更新ルールを決める
2つ目は、更新ルールを決めることです。
テレワークでは対面で状況確認しづらいため、情報更新のタイミングや記載方法が統一されていないと、最新情報が分からなくなります。たとえば、「タスク完了後に更新されていない」といった状態では、認識のズレや対応漏れが発生しやすいです。
そこで、「タスク完了時に必ず進捗を更新する」「重要事項は共有フォルダへ記載する」など、運用ルールを事前に決めておきましょう。ルールを統一することで、誰でも同じ方法で情報共有できるようになり、業務の属人化防止にもつながります。
情報の粒度を統一する
3つ目は、情報の粒度を統一することです。
テレワークでは、文章だけで情報共有する場面が増えるため、人によって記載内容に差が出やすくなります。たとえば、ある社員は詳細に記録している一方で、別の社員は簡単なメモしか残していない場合、必要な情報を十分に把握できません。
そこで、「タスクには期限・担当者・進捗を必ず記載する」「日報には実施内容と課題を書く」など、記載する情報の粒度をあらかじめ統一しておきましょう。情報の書き方が揃えば、誰でも内容を理解しやすくなり、確認や引き継ぎもスムーズになります。
テレワーク・リモートワークにおすすめのアプリ7選まとめ
これまで、テレワークにおすすめのアプリ7選と選び方を中心にご紹介しました。
テレワークで成果を出すには、出社時以上に活発な情報共有が求められます。そこで、情報共有アプリを導入すれば、スムーズに業務を進められるのです。
ただし、多機能すぎるアプリは、ITに詳しくない社員が使いこなせず、社内に定着しない恐れがあります。したがって、社員のITリテラシーにばらつきのある企業でも「誰でも簡単に社内情報を共有できるツール」を選びましょう。
なかでも、自社のテレワークをスムーズに進めるには、操作がシンプルで、メンバーとスムーズな情報共有が実現できるアプリ「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、スムーズなテレワークを実現しましょう。
