テレワークを導入している企業はさまざまなアプリを活用して、オフィスと変わらない、あるいはそれ以上に効率よく業務を回しています。アプリを使えば、社員同士が離れて働く場合でも、円滑に作業を進められるのです。
しかし、「テレワークに使える数あるアプリのなかから、どれを選ぶべきか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークにおすすめの無料アプリやそれぞれの比較表をご紹介します。
- テレワークを始めるにあたり必要なアプリが知りたい
- おすすめのアプリから自社に最適なものを導入したい
- テレワークをより快適かつ便利にできるアプリを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社のテレワーク環境に導入すべき最適なアプリが分かり、テレワークでの業務を効率化できます。
目次
テレワーク・リモートワーク・在宅勤務とは？
テレワーク・リモートワーク・在宅勤務は同様の文脈で使われる言葉ですが、正確には意味が異なります。そこで以下では、それぞれの違いや共通点、メリット、デメリットをご紹介します。
働き方の違い
職場以外の場所で仕事をする新しい働き方にはテレワークのほかに、在宅勤務やリモートワークがあります。以下は、3つの働き方の概要です。
- テレワーク
- リモートワーク
- 在宅勤務
「職場から離れた場所で仕事をする働き方」の全般を指す用語です。国や自治体はテレワークという呼び名で統一されています。
テレワークと同様の意味であり、使われ方にも違いはありません。
職場ではなく自宅から仕事をするテレワークのひとつです。
以上のように、テレワークとリモートワークはほとんど同義であり、在宅勤務はテレワークのなかでも、働く場所が自宅の場合に使われる用語です。
働き方の共通点
テレワーク、リモートワーク、在宅勤務の共通点は「遠隔で仕事をすること」です。
昨今の感染症対策の一環として急速に広がった新しい働き方ですが、業務のデジタル化によって、スムーズに遠隔業務へ移行できた企業もあります。一方、働き方を変えられず、現場で仕事をせざるを得ない企業もあるのが現状です。
自社でテレワークを導入するのはあくまでも選択肢のひとつですが、さまざまなメリットが得られるので検討してみましょう。
メリットとデメリット
職場以外の離れた場所で仕事をする働き方にはメリットとデメリットがあります。
テレワークの最大のメリットは「ワーク・ライフ・バランス」が取りやすいことです。通勤時間が不要になり、空いた時間を趣味や家事の時間に充てられます。
一方で、ITに不慣れな社員が多い職場では、ツールの使いこなしに時間がかかり、業務効率が低下する可能性もあります。
つまり、テレワークを有効に活用するには、デメリットを上手く克服する必要があります。たとえば、ITに慣れていない65歳の方でも導入初日から直感的に操作できる「Stock」のようなアプリであれば、誰でもスムーズに使いこなせ、業務効率が下がる心配もありません。
＜種類別＞快適なテレワークを実現する便利なアプリ5種
アプリを導入する前に、自社に必要なアプリの種類を確認しておく必要があります。以下では、テレワークに便利な5種類のアプリをご紹介します。
（1）チャットアプリ
社内コミュニケーションを活性化したい場合には「チャットアプリ」が有効です。
チャットアプリは、メールとは異なるスピード感のあるやりとりが可能なので、仕事を円滑に進められます。テキストだけでなく画像やファイル、スタンプなどあらゆる情報を簡単に送信できるのがメリットです。
ただし、チャットアプリのやりとりはすべて流れてしまうので、業務に関する情報は別途蓄積しておく必要があります。そのため、情報の管理と共有が一元的にできるツールが必須です。
（2）リモート会議アプリ
テレワークでも顔を合わせてコミュニケーションが取りやすいのが「リモート会議アプリ」です。
リモート会議アプリは音声だけでなくビデオ機能があるので、メールのやりとりだけでは決められない重要事項を話し合えます。また、リモート会議の様子を録画する機能もあるので、会議に参加できなかった社員でも内容の把握が可能です。
リモート会議アプリでは映像や音声をリアルタイムでやり取りするため、インターネット環境が不安定だと音声が途切れて、業務に支障が出る恐れがあります。そのため、通信の安定性を優先しつつ、データ使用量の少ないアプリを選ぶことが重要です。
（3）クラウドストレージアプリ
ファイルデータをインターネット上（クラウド）で管理できるのが、「クラウドストレージアプリ」です。
インターネットがあればどこからでも情報にアクセスできるメリットがあります。また、パソコンにファイルを直接保存するとデータが消失するリスクがありますが、クラウドストレージアプリがあればパソコンが壊れてもファイルは無事です。
また、クラウドストレージアプリではフォルダを自由に作成して、ファイルを整理整頓することもできます。ただし、ファイルが煩雑化しやすく、都度開いて中身を確認しなければらないなど、目的の情報を探すのに手間がかかる点がデメリットです。
（4）勤務時間管理アプリ
離れた社員の出勤状況を把握できる「勤務時間管理アプリ」も便利です。
勤務時間管理アプリを使うと、テレワーク中の社員の出勤状況や残業時間をリアルタイムで確認できます。また、勤務時間のデータをアプリで一元管理可能なので、毎月の給与計算の負担を軽減できます。
勤務時間管理アプリのなかには、「ワークフロー申請」や「打刻機能」などの高度な機能を搭載したものも多くあります。そのため、必要な機能を見極めて、無駄な料金コストを払わないよう注意しましょう。
（5）情報共有アプリ
オフィスワークでも活躍すると同様に、テレワークにも欠かせないのが「情報共有アプリ」です。
仮に、テレワークに情報共有アプリを導入していない場合、誰が何を担当しているのか把握できず、業務の遅れにつながります。また、情報が社内で分散しやすくなり、目的のデータを探し出すのに苦労します。
そのため、離れた場所で働くテレワーク環境では、タスク管理と情報の一元化が可能な「Stock」のような情報共有アプリが不可欠です。
＜無料あり＞スマホ対応！テレワーク・リモートワークにおすすめのアプリ7選
以下では、テレワーク・リモートワークにおすすめのアプリ7選をご紹介します。
テレワークでは、資料を直接手渡すことができないため、メールやチャットに添付して共有する手間が発生します。また、チャット上で業務のやり取りをすると、重要な情報が流れてしまい、遡って探す必要があります。
そのため、資料の作成・共有を一元化でき、スムーズに業務のやり取りができるアプリが求められるのです。ただし、多機能すぎると、ITに詳しくない社員が使いこなせず、かえって業務の停滞を招く恐れがあります。
したがって、テレワーク下に導入すべきアプリは、ITに慣れていない65歳の方でも、導入初日から直感的に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作成した資料は、自動で任意のメンバーに共有されるため、メールやチャットに添付する手間を省けます。また、ノートに紐づいたメッセージ機能によって、話題が錯綜することなく、業務のやり取りが実現できます。
【Stock】テレワークの情報共有がスムーズになるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】テレワークでも社内のナレッジに即アクセスできるアプリ
ナレカンは、Stockと同様に情報をアプリ内に蓄積し、リアルタイムで共有できるアプリです。
「ナレカン」では、生成AIを活用した「自然言語検索」によって、必要な情報にすぐアクセス可能なので、在宅でも円滑に作業を進められます。また、承認フロー機能により、情報の共有範囲も制御でき、社内情報の散在を防げます。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Chatwork】スマホでビデオ通話もできるチャットアプリ
＜Chatworkの特徴＞
- チャット以外の活用方法もある
- 円滑なコミュニケーションがとれる
チャット機能のほかに、タスク管理やファイル管理、ビデオ通話などの豊富な機能を利用できます。
テキストメッセージだけでなく、気軽にコミュニケーションがとれるスタンプ機能を使えます。
＜Chatworkの代表的な機能＞
- チャット機能
- ビデオ・音声通話機能
社内外のユーザーと1対1のやりとりや、案件・部署ごとのグループチャットを作成できます。さらに、自分宛のメッセージ履歴を一覧で確認できるため、情報の見落としを防げます。
チャット参加メンバーと顔を見ながら会話でき、画面共有も可能です。ただし、無料プランでは1対1のみの利用となるうえ、有料プランでも14人までの制限があります。
＜Chatworkの注意点＞
- 無料プランの制限が大きい
- 通知の精度が低い可能性がある
無料プランでは、ユーザー数が最大100人に制限され、直近40日以内のメッセージしか閲覧できません。そのため、長期プロジェクトでは重要な連絡内容を確認できなくなる恐れがあります。
ユーザーの口コミでは、「プッシュ通知が来ない時があり、気づくことが遅れてしまうことがある」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月
【Slack】プロジェクトに便利な多機能なチャットアプリ
＜Slackの特徴＞
- 過去のやりとりも閲覧できる
- 外部アプリとの連携が充実している
Slackに途中参加した社員でも過去のやりとりが閲覧できるので、同じメッセージを何度も送信する必要はありません。
GoogleカレンダーやZoomなど豊富な外部アプリと連携して、機能をカスタマイズできます。
＜Slackの機能・使用感＞
- 音声・ビデオ通話機能
- 未読メッセージの表示機能
ハドルミーティング機能を使えば、音声やビデオでの通話ができます。また、ミーティング中に共有されたリンクやドキュメント、メッセージは自動的に保存されるので、チームやプロジェクトの情報を集約しやすいです。
デスクトップでは「未読」から、モバイルでは「キャッチアップ」から、未読のメッセージをまとめて確認できます。ただし、すべてのチャネルが一か所で表示されるので、話題が入り乱れやすいです。
＜Slackの注意点＞
- 90日経過するとメッセージ履歴が見られない
- ワークスペース間のやり取りが不便
Slackのフリープランでは90日経過したメッセージやファイルにアクセスできないため、ビジネス利用には有料プランの契約が必要です。
ユーザーの口コミでは、「氏名や写真などのプロフィール情報を統一したりメッセージを確認したりなど、異なるワークスペース間で他社とやり取りするのがやや手間」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月
- Enterprise +：要問い合わせ
【Zoom】登録なしで参加できるリモート・web会議アプリ
＜Zoomの特徴＞
- 会議の参加者はユーザー登録が不要
- 会議の日程調整ができる
Zoomのリモート会議にはURLをクリックするだけで参加できるので、参加者はユーザー登録をする必要がありません。
スケジュール機能を使うと、社内外のメンバーと空き状況を共有したり、Zoomミーティングを予約したりできます。
＜Zoomの機能・使用感＞
- 会議中も使えるノート機能
- チャット機能
Zoomの「Notes(ノート）」機能では、会議中にメモをリアルタイムで作成・共有できます。そのため、ツールを切り替える必要がなく、共同編集にも便利です。
社内外のメンバーと個人や部署単位でチャット可能です。そのため、会議を開かずとも手軽に情報共有でき、メンバー間のコミュニケーションが活性化します。
＜Zoomの注意点＞
- 使いこなすのが難しい可能性がある
- チャットの検索機能の精度が低い
ユーザーからは「ZOOMは機能が豊富だけど、使いこなすにはちょっと慣れが必要。もっと直感的な操作ができるようになると嬉しい」との声が見られます。（参考：ITreview）
ユーザーからは「会議終了後もチャット履歴に簡単にアクセスできる機能が欲しい。特に、複数回にわたる会議では過去の議論を振り返ることが多いため、検索機能が充実すると情報共有がしやすくなる」との声が見られます。（参考：ITreview）
＜Zoomの料金体系＞
以下はビジネス版の「Workplace」の料金体系です。そのほか、教育版やイベント用プランなどが用意されています。
- ベーシック：0円
- プロ：2,399円/ユーザー/月
- ビジネス：3,299円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Googleスライド】リモートでのプレゼンテーションに便利なアプリ
＜Googleスライドの特徴＞
- Googleアカウントで簡単に使える
- アカウントがない人にも共有できる
Googleアカウントがあれば、誰でも無料から使い始められます。
Googleスライドで作成したファイルは共有するためのURLが発行でき、共有先の相手がアカウントを作成する必要がありません。
＜Googleスライドの機能・使用感＞
- 豊富なテンプレート機能
- コメント機能
Googleスライドには、プレゼンやポートフォリオなどに対応したテンプレートが用意されています。そのため、見やすいスライドを簡単に作れます。
作成したスライドに対して、コメントを残せます。そのため、複数人での共同作業でやり取りをするのに便利です。
＜Googleスライドの注意点＞
- 情報漏えいに注意する必要がある
- デザイン面が劣る
GoogleスライドはURLで情報共有ができるアプリですが、別途アクセス権限の設定などの対応が必要です。
ユーザーの口コミでは「Canvaスライドなどと比べデザイン面で劣る部分がある」というように、困惑してしまう方もいるようです。（参考：ITreview）
＜Googleスライドの料金体系＞
以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。
- 無料版：0円
- Business Starter：950円/ユーザー/月
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月
- Business Plus：3.000円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【freee勤怠管理Plus】給与計算も自動化できる勤務時間管理アプリ
＜freee勤怠管理Plusの特徴＞
- PCやスマホから手軽に打刻できる
- 給与計算も自動化できる
PCやスマホ、ICカードなどを使った豊富な打刻方法を備えているので、社員の働き方に柔軟に対応できます。
freee人事労務などのシステムと連携することで、勤怠データをもとに毎月の給与計算を自動化できます。
＜freee勤怠管理Plusの機能・使用感＞
- 勤怠管理機能
- アラート機能
社員の出勤時間や残業時間をリアルタイムで確認できます。また、勤務時間が自動で集計されるので、効率よく勤怠を管理できます。
設定した残業時間を超えたり、打刻漏れがあったりしたときにアラートを受け取れる機能です。昨今の働き方改革に合わせて労働環境を整備できます。
＜freee勤怠管理Plusの注意点＞
- オーバースペックの可能性がある
- サポートが不十分と感じる可能性がある
シフト管理機能やワークフロー申請機能などの多様な機能を搭載しているので、シンプルに勤務時間を管理したい方にはオーバースペックとなる可能性があります。
ユーザーの口コミでは、「チャットサポートの時間帯も短く、利用することが難しい」などの声が寄せられています。（参考：ITreview）
＜freee勤怠管理Plusの料金体系＞
- 300円/ユーザー/月（別途オプション料金）
テレワーク・リモートワークにおすすめのアプリ比較表
以下では、本記事でご紹介したおすすめアプリの比較表を掲載します。以下の表を活用して、自社での運用に最も適したアプリを選定しましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | Chatwork | Slack | Zoom | Googleスライド | freee勤怠管理Plus | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
テレワークの情報共有がスムーズになるアプリ |
テレワークでも社内のナレッジに即アクセスできるアプリ |
スマホでビデオ通話もできるチャットアプリ |
プロジェクトに便利な多機能なチャットアプリ |
登録なしで参加できるリモート・web会議アプリ |
リモートでのプレゼンテーションに便利なアプリ |
給与計算も自動化できる勤務時間管理アプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
無料プランではメッセージの閲覧に制限がかかる |
90日経過するとメッセージ履歴が見られない |
使いこなすのが難しい可能性がある |
情報漏えいに注意する必要がある |
オーバースペックの可能性がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランは1人あたり500円/月〜 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは840円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは2,399円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは950円/ユーザー/月～ |
・有料プランは300円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Zoom」の詳細はこちら |
「Googleスライド」の詳細はこちら |
「freee勤怠管理Plus」の詳細はこちら |
自社のアプリを導入する目的に合わせて、必要な機能が過不足なく備わったものを選定しましょう。ただし、多機能すぎると使いこなすのが難しくなるため、シンプルな操作性も重視することが大切です。
テレワーク・リモートワークに便利なアプリの特徴
テレワーク・リモートワークをするうえでは、遠方にいてもオフィスと代わらず、メンバーと情報共有できることが必須です。そこで、便利なアプリの特徴には、以下の3点が挙げられます。
- 情報を見やすく管理できる
- 情報を簡単に共有できる
- メッセージで連絡がとれる
情報が増えると、どこに何があるのか把握しにくくなります。そのため、必要な情報をすぐに見つけられる検索機能があるアプリを活用しましょう。
メールにファイルを添付して共有する方法では、宛先確認や文言チェックといった無駄な工数がかかります。そのため、テレワークでは簡単に情報共有できるアプリが求められます。
テレワーク中のやりとりにメールを利用していると、一つひとつのレスポンスに時間がかかり、結果として作業が遅くなります。そのため、チャットのようにメッセージで気軽にやりとりできるアプリが必須です。
上記の特徴を満たしたツールを利用すれば、テレワークを円滑に進められます。ただし、多機能なアプリではITに詳しくない社員が使いこなせないので、「Stock」のように必要な機能に過不足がないアプリが最適です。
テレワーク・リモートワークにおすすめの無料アプリ7選まとめ
これまで、テレワークにおすすめのアプリを中心にご紹介しました。
テレワークで成果を出すには、オフィス以上に円滑な情報共有が求められます。そこで、情報共有アプリを導入すれば、社内外のメンバーとコミュニケーションを取れて、作業をスムーズに進められます。
ただし、多機能すぎると、ITに詳しくない社員が使いこなせず、かえって業務の停滞を招く恐れがあります。したがって、社員のITリテラシーにばらつきのある企業でも「誰でも簡単に社内情報を共有できるツール」を選びましょう。
結論、自社のテレワークを円滑に進めるには、操作がシンプルで、メンバーとスムーズな情報共有が実現できるアプリ「Stock」が必須です。
ぜひ「Stock」を導入して、テレワークを円滑に進めましょう。
