「進捗管理とは?メリットは何があるの?」
「進捗管理のポイントや、おすすめの手法を知りたい!」
 
このようなお悩みを持っている方々に向けて、以下の2つをご紹介します。
 
進捗管理の定義と、進捗管理をするメリット
進捗管理のメリットと代表的な手法
 
初めてプロジェクトマネージャーを任されて右も左も分からない方や、進捗管理の手法を知りたい方のお役に立てれば幸いです。
 

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進捗管理とは?

進捗管理とは、案件やプロジェクトの「仕事・タスクの進捗度」と「作業計画」とのギャップを把握することです。
 
具体的には「進捗会議」を開き、チームメンバーのタスクの進捗度を確認したり、プロジェクトの遅延が発生している場合には、スケジュールの見直しやタスクの変更をしたりします。一般的に進捗管理は、製造業や、システム・アプリ等を開発するIT業界等で、品質管理の1つとして行われることが多くあります。
 
進捗管理を怠ってしまうと、プロジェクト遅延によって納期に間に合わなかったり、成果物の品質が低いものとなったりする恐れがあります。そうなってしまうと余分な人件費が重なるほか、企業への信頼度が低下し、企業にとって大きなダメージに繋がります。そのため進捗管理を行うことは、企業にとって信頼度や売上アップのために重要なことなのです。
 
関連記事: 進捗管理とは?プロジェクトがうまくいくための方法をご紹介
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進捗管理の3つのメリット

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進捗管理をするメリットとして、以下の3つが考えられます。
 
・スケジュールとタスクの把握が簡単になる
・課題の発見が早期に行える
・作業が効率的になる

スケジュールとタスクの把握が簡単になる

進捗管理を行うことで、チームメンバー個別のタスクの進捗具合や、プロジェクト全体の進みが可視化されます。
 
可視化されたタスクの進み具合が遅いと感じた場合は、チームメンバーに声をかけて遅延理由を聞くことで、対処が可能になります。また、プロジェクト全体で遅延が起きていた場合は、タスクの割り振りを変更したり、人員の補充をしたりするなどの解決策を練ることができます。
 
他にも、タスクの優先順位を明確にできるので、作業の効率化に繋がるほか、他のメンバーのタスクの進行度を把握ができるので、メンバー同士の理解を深められるといったメリットがあります。

課題の発見が早期に行える

プロジェクトを進めていく上で、何らかのトラブルや課題が生じることは少なくありません。進捗管理を行うことで、潜在的に起こり得る課題を早期に発見することができます。
 
例えば「チームメンバーとの進捗会議」によるコミュニケーションで、現在抱えている問題を把握したり、これから起こり得る課題を会議の中で見つけたりすることができるようになります。

作業が効率的になる

進捗管理を行うことによってタスクの優先順位を明確にできるので、タスクを効率的に処理していくことが可能です。
 
また、目標が可視化されているので、自分のタスクに対する目標意識を強くするメリットもあります。それゆえ自分のタスクへの責任感が生まれ、時間に対する意識が強くなるので、タスクを効率的に完了できるようになります。
 
その結果、チーム全体での作業効率が向上し、プロジェクトの成功に大きく繋がるのです。
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進捗管理が上手くいかない原因

進捗管理を行っていても、プロジェクトを効率的に進められない場合があります。進捗管理が上手くいかない原因としてよく発生するのは、以下の3つにです。
 
・進捗率の定義が曖昧
・進捗率以外の共有をしていない
・チーム内での信頼関係が築けていない

進捗率の定義が曖昧

チーム間での進捗率の定義が曖昧になってしまうと、チームメンバーだけでなく自分でも進捗度が分からなくなってしまいます。
 
例えば、進捗度をプロジェクトの工数を軸として考えている場合は、正確な進捗状況を把握することができます。しかし、主観を軸に進捗率を決めていた場合、ゴールまでの見通しが立っていないことが多く、工数を基準にした実際の進捗率との解離が大きいことがあります。
 
その結果、本来の進捗率と実際の進捗率のズレが出てしまいます。すると、プロジェクトの終盤になって問題に気づき、プロジェクトの納期に間に合わなくなってしまうという状況に陥ってしまう恐れがあリます。

進捗率以外の共有をしていない

確かに進捗率を共有することで、プロジェクトの遅延発生に素早く気づき、対処することが可能になります。また進捗率が順調に伸びていると、プロジェクトが安全に進んでいると思いがちです。
 
しかし進捗率以外にも、チームメンバーの体調の把握や、何らかのトラブルが発生していないかなどを知ることは、計画通りにプロジェクトを完遂させるためには必要不可欠になります。
 
トラブルの例としては、チームメンバーが無理をして働いていて、プロジェクト終盤で稼働できなくなってしまうということや、抱えていたトラブルをプロジェクト終盤まで把握できず、スケジュールに誤算が生じるということがあります。そうなると、プロジェクトを納期に間に合わせることが困難になってしまいます。

チーム内での信頼関係が築けていない

チーム内での信頼関係が築けていないと、「分からないことを質問する」、「些細なことを相談する」といったことを気軽に行いづらいかと思います。
 
退職・転職の理由として、「人間関係」が頻繁にあげられていると言われています。チームの雰囲気が良くないと、働くモチベーションにも大きく影響してきます。そのため、モチベーション低下によってタスクの進捗率が悪くなったり、最悪の場合、退職によるプロジェクトからの離脱にも繋がる可能性があるのです。
 
関連記事: エクセルで進捗管理!プロジェクトを「見える化」しよう
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【PM必見】進捗管理のポイント

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ここでは、先ほど挙げた「進捗管理が上手くいかない原因」の解決方法として、以下の3つのポイントをご紹介します。
 
・進捗率をチーム内で定義する
・進捗確認会議を定期的に行う
・チームの雰囲気を良くする

進捗率をチーム内で定義する

「進捗率の定義が曖昧」でも触れたように、「進捗率の認識のズレ」は進捗管理が上手くいかない原因でした。そのため、チーム内で「進捗率」を明確に定義することが、進捗管理を上手く行う秘訣です。
 
進捗率を定義する時には、最終的な成果物までの工数を予め設定し、設定した工数を現在どこまで処理をしているかを基準にするといいでしょう。
 
例えば、100枚のスライド資料を作成する時に「1枚のスライドにつき1工数」とする場合、10枚完成した場合には進捗率は10%、70枚完成した場合には70%になります。このように、工数を基準に進捗率を定義することで、チーム内で認識のズレがない進捗管理を行うことが可能です。

進捗確認会議を定期的に行う

定期的に進捗会議を行うことは、チームメンバーの生産性や業務効率の向上に繋がります。例えば「問題を抱えている人はいないか?」「どこのタスクに詰まっているのか?」などを進捗会議の時にメンバー同士で確認し合えば、知識を出し合い解決をすることが可能です。
 
具体的な方法としては、週に1度のチーム全体でのミーティングを取り入れたり、プロジェクトリーダーとの個別の面談を適宜入れたりするといいでしょう。リモート作業や、外出先で作業を行っているチームメンバーがいる場合は、オンライン会議ツールや情報共有ツールなどを使用するのもおすすめです。

チームの雰囲気を良くする

進捗会議で問題点を把握して解決することも重要ですが、予め分かっている問題を適宜質問できる環境づくりも重要です。
 
チームの雰囲気が悪いと、コミュニケーションを取る事に対して抵抗感が生まれ、上司や同僚に分からないことを質問しづらくなります。その結果、問題を先延ばしにしてしまい、プロジェクトの遅延に繋がる恐れがあります。
 
解決方法としては、ミスやトラブルを起こしても叱責しないようにし、「どこが原因で、どのように対処をすればいいのか」を一緒になって考えられるチーム作りにするといいでしょう。またランチをチームメンバーと共にして、コミュニケーションを取る機会を増やしたり、1on1ミーティングを実施したりすることも有効な手段です。
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代表的な進捗管理の方法

進捗管理を行う代表的な方法として、以下の3つをご紹介します。
 
・日報
・ガントチャート
・進捗管理ツール

日報

費用もかけずに、シンプルに進捗管理を行うことができるのが「日報」のメリットです。
 
具体的な進捗管理方法としては、プロジェクトの計画に対する進捗を、日報と一緒に報告をします。その日報をプロジェクトリーダーが確認し、進捗状況を把握します。
 
また、日報をチームメンバーに共有することによって得られるメリットもあります。チームメンバーの進捗具合や、何を行っているかを把握することで、メンバー同士の状況理解に繋がるだけでなく、困っていることに対して助け合うことも可能です。

ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトを効率的に進行するために作られた、作業計画と進捗状況を管理するための手法です。
 
横軸に時間、縦軸に作業内容を設定し、工程やタスク毎の作業開始〜完了日の情報を帯グラフにして、視覚的に進捗具合を把握できるようになっています。このガントチャートによって、具体的な進捗率を割り出すことを可能にしたり、チームでの進捗共有も容易になったりと、様々なメリットを得ることが可能です。

進捗管理ツール

進捗管理を最も簡単に行う方法は、進捗管理ツールを使用することです。ツールの活用によって、リアルタイムでの進捗度を確認できたり、進捗管理専用に最適化されているため、入力作業が日報などと比べて効率的に行えます。
 
Excelでプロジェクトの進捗管理を行うことも可能ですが、進捗管理を行うために作られたツールではないので、進捗管理をする上では専用のツールを使用した方が効果的です。
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進捗管理におすすめなツール5選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 

Trello(トレロ)

Trelloのトップページ

Trelloは、世界中に数百万を超えるユーザー数を獲得している、カンバン方式でタスクを管理する操作性に優れた「進捗管理に有効なツール」です。

<Trelloのポイント>

  1. 操作がしやすい
    タスクをドラッグ&ドロップで操作するできる「カンバン方式」の管理形態をとっているので、直感的に操作が可能です。
  2. ガントチャートを使える
    プロジェクト管理に有効な「ガントチャート」を使用することが可能です。他にもプロジェクト管理に必要な機能を追加することもできます。
  3. 3つの料金プラン
    無料・ビジネス($9.99/1ユーザ/月)・エンタープライズ($17.5以下/1ユーザ/月)の3つのプランが存在します。無料版と有料プランには、セキリュティやタスク管理機能の数に違いがあります。

Backlog(バックログ)

Backlogのトップページ

Backlogは、プロジェクトやタスクの管理を行うだけでなく、ソースコード管理も可能な「進捗管理に役立つツール」です。

<Backlogのポイント>

  • ソースコード管理が可能
    Backlogには、GitやSubversionのリポジトリ機能が搭載されています。そのためBacklog1つでソース管理やプロジェクト管理を完結させることが可能です。
  • 4つの料金プラン
    スタータープラン(¥2,400/月)・スタンダードプラン(¥11,180/月)・プレミアムプラン(¥19,800/月)・プラチナプラン(¥50000/月)の4つの料金プランです。30日間だけ、どの料金プランでも無料で使用することができます。
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    Asana(アサナ)

    Asana

    Asanaは、タスク管理のレイアウトを選択できるほか、チュートリアルが充実しているツールです。

    <Asanaのポイント>

    1. 多くのツールと連携が可能
      SlackやGithub、GoogleドライブやGmailなど、非IT企業からIT企業までが使用する様々なツールと連携することが可能です。
    2. 4つの料金プラン
      無料・プレミアム(¥1,200/月)・ビジネス(¥2,700/月)・エンタープライズ(お問い合わせ)の4つの料金プランが存在します。無料プランでは、最大15名までのチームで使用することが可能です。
     
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    kintone(キントーン)

    kintone

    kintoneは、自社に必要な業務効率化のためのシステムを、簡単に作成できるようにする「進捗管理も兼ね備えたツール」です。

    <kintoneのポイント>

    1. 必要なアプリを自作できる
      「kintone」ではプロジェクト管理やタスク管理など、様々な業務に対応したアプリを作成可能です。
    2. 2つの料金プラン
      ライトコース(1ユーザー・¥780/月)・スタンダードコース(1ユーザー・¥1,500/月)の2つの料金プランが存在します。2つの料金プランには、外部アプリとの連携の有無、カスタマイズ可能なアプリの使用数に違いがあります。
     
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    まとめ

    この記事では、進捗管理の定義からメリット、進捗管理のポイントや手法まで幅広く解説しました。
     
    ■まとめ
    ・進捗管理とは、「案件やプロジェクトの仕事・タスクの進捗度と作業計画とのギャップを把握すること」
    ・進捗管理のポイントは「進捗率の定義化」「定期的な進捗会議」「チームの雰囲気」
    ・進捗管理ツールなら「Stock」
     
    ぜひ「Stock」を使用してみてください!
     
    関連記事: 進捗管理機能が使えるツールとは?導入時のポイントをご紹介