進捗管理とは、メンバーの作業状況を正確に把握し、計画と実績の差分を見える化することです。作業をタスクごとに細分化して作業量を明確化すれば、作業時間を見積もりながらスケジュールを立てられます。
一方で、進捗管理が適切にできておらず、プロジェクトの終盤になってトラブルが発覚する方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、進捗管理を成功させるコツやおすすめのツールを中心にご紹介します。
- プロジェクトマネージャーの経験が浅く、進捗管理のコツを把握して実践したい
- 進捗管理が上手くいかない原因と解消法が知りたい
- 社内の進捗管理がスムーズにできるツールを探している
という方は、この記事を参考にすると進捗管理のメリットや方法を理解し、プロジェクトを円滑に進められるようになります。
目次
進捗管理とは？
進捗管理とは、案件やプロジェクトの「仕事・タスクの進捗度」と「作業計画」とのギャップを把握することです。
具体的には「進捗会議」を開き、チームメンバーのタスクの進捗度を確認したり、案件の遅延が発生している場合には、スケジュールの見直しやタスクの変更をしたりします。
進捗管理を怠ると、プロジェクトの遅延や成果物の品質が低下するなどの事態を招いてしまいます。その結果、取引先の信頼を失い、企業経営に大きな影響を及ぼす可能性も高くなるのです。また、納期遅延やトラブル対応にかかる過剰な人件費も無視できません。
そのため、こうした事態を避けるには、適切に進捗管理をして個人やメンバーの作業状況を常に把握しておく必要があります。
進捗管理の3つのメリット
進捗管理を実施すると、以下3つのメリットが得られます。
- スケジュールとタスクの把握が簡単になる
- 早期に課題を発見できる
- 作業が効率的になる
進捗管理をすると、メンバーのタスクの進捗具合やプロジェクト全体の進みが可視化されるため、把握が簡単になります。
プロジェクトを進めていくうえで、何らかのトラブルや課題が生じることは少なくありません。しかし、進捗管理をすると潜在的に起こり得る課題を早期に発見できます。
進捗管理によってタスクの優先度が明確になるため、作業が効率的になります。
このように、進捗管理によってタスクの優先順位を設けたり、適切にタスクを振り分けたりできるようになるので、計画通りにプロジェクトを進めやすくなる点は進捗管理の大きなメリットと言えます。
進捗管理を「意味がない」と感じてしまう原因3選
進捗管理の方法が適切でないと、メンバーごとの作業状況を十分に把握できず、潜在的なトラブルを見落とします。以下では、進捗管理を「意味がない」と感じてしまう原因を3つご紹介します。
（1）進捗率の定義が曖昧
チーム内で進捗率の定義が曖昧な場合、実際の作業状況を正しく把握しづらいです。
チームで進捗率に関する統一された基準が設けられておらず、共有もされていなければ、進捗率の定義が属人的になり認識齟齬が発生してしまうからです。
たとえば、進捗率が80％でも当初予定していた作業量の進捗を基準にしている場合だと、追加で発生した作業量は含まれておらず、実際の進捗率は80%よりも低くなります。結果として、進捗管理が上手くいかず、納期の延期を招いてしまいます。
このように、単に数字だけの進捗管理では実際の状況を把握しづらく、トラブルの原因となります。そのため、進捗率の定義は社内で統一し、認識齟齬を未然に防止すべきです。
（2）進捗率以外の共有をしていない
進捗率以外の共有をしていない場合も、進捗管理に意味がないと感じてしまいます。
進捗率以外にも、メンバーの体調や他に抱えているタスク量を考慮しなければ、プロジェクト完遂のためにメンバーが無理をすることになります。そして、稼働できなくなるまで働くことになり、結果的に遅れにつながるケースがあるのです。
このように、進捗率は万能な指標ではなく、他にもあらゆる要因が進捗に影響を及ぼします。そのため、タスクの依存関係や全体に占める位置づけを把握するのが重要です。
（3）チーム内における信頼関係が築けていない
チーム内の信頼関係が築けていない場合は、進捗管理が失敗する最大の原因です。
信頼関係が築けていないと、連携がとれずタスクが滞ってしまったり、メンバーのキャパシティを超越してタスクを割り振ってしまう可能性があります。その結果、タスクの進捗率が悪化したりトラブルを放置したりして、プロジェクトを円滑に進められません。
したがって、信頼関係を高めるためにコミュニケーションの場を設けることが重要です。定期的にミーティングを開催し、メンバー内で議論をすれば、プロジェクトの課題やトラブルを共有できます。
また、ITツールの掲示板機能を活用して、不明点を質問できるようにすると、テレワーク中のメンバーでも迅速な問題解決が可能になります。
進捗管理を成功させる3つのコツ
以下では、進捗管理を成功させる3つのコツをご紹介します。「進捗管理が上手くいかない」と悩む方は必見です。
（1）進捗率をチーム内で定義する
進捗管理を成功させるうえで、まずは進捗率をチーム内で定義する必要があります。
「進捗率の認識のズレ」は進捗管理が上手くいかない原因です。進捗率を定義する際には、最終的な成果物までの工数をあらかじめ設定し「設定した工数をどこまで処理をしているか」を基準にすべきです。
たとえば、100枚のスライド資料を作成するときに「1枚のスライドにつき1工数」とする場合、10枚完成した場合には進捗率は10%、70枚完成した場合には70%になります。このように、工数を基準に進捗率を定義すればチーム内で認識を合わせられます。
ただし、進捗率だけを重視するのではなく、メンバーが抱えているタスクの量や属性を考慮し、作業がスムーズに行われているか確認するのが重要です。
（2）定期的に進捗確認会議を開く
進捗状況を把握するためには、定期的にミーティングを開くことが大切です。
定期的に進捗会議をすると、メンバーの作業状況を適切に把握できます。たとえば、「問題を抱えている人はいないか」「どこのタスクに詰まっているのか」などを確認すれば、メンバー同士の連携が生まれ作業を円滑にできます。
会議の方法に関しては、週一でチーム全体のミーティングを開催したり、マネジメント責任者との個別面談を適宜入れたりしましょう。
このように、リモートワークで物理的に離れているメンバーとのコミュニケーションや、業務に必要な細かいやりとりにITツールを利用すると、時間や場所を問わずコミュニケーションが取れます。
（3）コミュニケーションがとりやすいチームを作る
進捗状況を可視化するためには、コミュニケーションがとりやすいチームづくりが必要です。
コミュニケーションがとりづらいチームは、ミスや課題を報連相しづらくなります。その結果、問題を先延ばしにしてしまい、プロジェクトの終盤にトラブルが発覚する事態になりかねません。
解決方法としては、ITツールを使って気軽に不明点を質問できる環境を整えるようにしましょう。「Stock」をはじめとするITツールでは、非対面でも情報を共有しやすく、直接コミュニケーションを取るのに抵抗感がある人でも気軽に質問できます。
【おすすめ】進捗管理に最適なツール3選
以下では、進捗管理に最適なツール3選をご紹介します。
メンバーの進捗管理をスムーズ化するには、情報共有の効率化が最優先です。そのため、チーム間のやりとりを円滑にするためにも「情報共有ツール」が必須ですが、チャットツールでは話題が混ざってしまいます。
したがって、「必要な情報をすぐに見つけられ、メンバーの進捗を簡単に把握できるツール」でなければなりません。ただし、多機能なツールはITに詳しくないメンバーが使いこなせない可能性があるので避けるべきです。
結論、進捗管理に最適なツールは、メンバーの進捗を一覧形式でまとめられ、非IT企業の65歳でも即日使いこなせる「Stock」一択です。
Stockにはあらゆる情報をストックできる「ノート」があり、ノートには「タスク」が紐づけられているので便利です。また、メンバーとやりとりができる「メッセージ」も紐づいているため、話題が錯綜する心配はありません。
【Stock】最も簡単にチームの進捗管理ができるツール
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Microsoft Teams】Microsoft社のコミュニケーションツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- 機能が豊富
- Microsoft 365アプリとの連携に対応
Teamsには、Web会議・チャット・ファイル共有をはじめとする、ビジネスに必要な様々なコミュニケーションツールが搭載されています。
ExcelやPowerPoint、WordといったMicrosoft 365アプリとの連携が可能で、共有したファイルを複数のユーザーで同時に編集することもできます。
＜Microsoft Teamsの機能・使用感＞
- スムーズなコミュケーション
- Web会議ツール
一対一でも複数人のプロジェクトチームでも利用できるチャット機能があり、気軽にコミュニケーションをとれます。また、ファイルの共有ができるため 資料の受け渡しが簡単です。
会議中に画面上でコンテンツを共有し同時に編集できるため、非対面でも複数人での作業をスムーズに行えます。
＜Teamsの注意点＞
- 使いこなすのに時間がかかる
- 過去のファイルやメッセージを遡りづらい
多機能なため、ITツールが苦手な人は使いこなすのに時間がかかってしまいます。また、操作性が直感的ではないため、使いながら覚えていく必要があります。
利用しているユーザーからは「過去に送受信したファイルを探す際、チャット画面をスクロールして遡る必要があるので、時間がかかってしまう。」という声が挙がっています。（参考：ITreview）
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- 無料版｜¥0
- Microsoft Teams Essentials｜¥599/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic｜¥899/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard｜¥1,874/ユーザー/月
【Notion】タスクやスケジュールを細かく管理できるツール
＜Notionの特徴＞
- ドキュメント・タスク・Wikiが管理できる
- 複数のプロジェクトの進捗状況を確かめられる
Notion内でドキュメント・タスク・Wikiが管理できるので、社内情報を幅広く記録することが可能です。
関連するプロジェクトの相互関係が「タイムライン」でひと目で分かる仕様になっています。
＜Notionの機能・使用感＞
- タスクを状況別に区別できる
- カレンダー上にタスクを表示できる
ボード機能でタスクを着手状況別に表示できるので、タスクの進行状況を把握したい場合に便利です。
Notionにはカレンダー機能があり、タスクを表示すればいつまでに何の業務を対応すべきかが視覚的に分かります。
＜Notionの注意点＞
- ページの履歴が長期間残らない
- 使いこなすのが難しい
ページの履歴は「無料プランで7日間」「上位プランでも90日間」まで残る仕様になっています。したがって、ページの編集履歴を永久的に残したい方は、最上位プランのエンタープライズプランの契約が必要です。
口コミとして「機能が多く初心者が使いこなすのは難しい」という声が挙がっているため、注意が必要です。（参考：ITreview）
＜Notionの料金体系＞
- フリー：0円
- プラス：$10/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：$18/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問合せ
進捗管理に最適なツール3選の比較表
| Stock【一番おすすめ】 | Microsoft Teams | Notion | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単にチームの進捗管理ができる |
Microsoft社のコミュニケーションツール |
タスクやスケジュールを細かく管理できる |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※ページ内のみ |
| タスク絞り込み機能 |
【〇】 |
【〇】※Plannerと連携が必要 |
【〇】 |
| 注意点 |
ガントチャート機能は備わっていない |
多機能で使いこなしづらい |
ページの履歴が長期間残らない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プラン：¥500/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プラン：$10/ユーザー/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
進捗管理の概要まとめ
ここまで、進捗管理の定義からメリット、方法、ポイント、おすすめツールまで網羅的に解説しました。
進捗管理とは、プロジェクトの進み具合と作業計画とのギャップを把握することです。進捗管理においては進捗率だけでなく、メンバーの抱えているタスクの属性や心身の健康を把握する必要があります。
そして、進捗状況を管理するためには、離れた場所でもコミュニケーションがとれる進捗管理ツールが不可欠です。ただし、チャットツールのように情報が流れず、フォルダごとに適切に管理できるかを確認しましょう。
結論、導入すべきなのは、あらゆる情報をストックする「ノート」があり、メンバーとやりとりできる「メッセージ」も備わっている「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して進捗管理をスムーズ化し、プロジェクトを成功に導きましょう。
