PTA運営は、仕事や子育てなどと並行して行わなければいけないため、多くの負担となります。また、その負担の原因のひとつにアナログでの情報管理が挙げられます。
 
PTAに必要な情報は、回覧板や電話での連絡網を使った情報共有がメジャーですが、連絡手段を効率化するためにWebサービスを活用する自治体・PTAも多くあります。しかし、PTA役員のITリテラシーに差があるので、どのように効率化すべきか、どんなサービスを用いるべきかわからない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、PTA運営にWebサービスを使うべき理由とおすすめのWebサービス6選をご紹介します。
 
  • PTAの仕事が非効率なので、不満の声が高まっている現状をなんとかしたい
  • リテラシーがなくても使えるWebサービスがあれば知りたい
  • メールやLINE以外でスムーズに情報共有できるサービスがあれば検討したい
という方はこの記事を参考にすると、PTA運営に必要なサービスがわかり、さらに情報共有の効率化も実現できます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

PTA運営にWebサービスを活用するべき理由

ここではでは、PTAの運営になぜWebサービスが必要なのかについて解説していきます。もし、メンバー内に効率化の必要性を感じていてもアクションを起こせない方がいる場合には、以下の理由を参考に合理的に考慮してみましょう。

紙の資料を削減でき情報管理が効率化できる

配布物をはじめとしたPTAの運営には多くの書類があり、その管理にも苦労します。
 
とくに、紙の書類には紛失のリスクがあるので、誤って紛失してしまった場合などは他のPTA役員とコミュニケーションをとって再発行したり、コピーをもらったりする必要があります。
 
しかし、Webサービスを活用することで、普段のプライベートでも利用率の高いスマホを活用して情報共有ができます。ほかにも、PTAの情報を全てデータ化し、会議の日時やパトロール場所などの情報を忘れてしまってもWebサービスにアクセスすれば、すぐに振り返りも可能です。

予定の共有やコミュニケーションがスムーズになる

Webサービスを利用すれば、アナログの管理にありがちな情報共有がスムーズになります。
 
たとえば、連絡網の場合電話やメールでPTA会議の内容を伝えなければなりません。電話の場合はその内容をメモし、メールの場合は確認漏れなどのリスクもあります。また、役員同士で個別のやりとりなどをしていると、情報が錯綜してしまい、どれが最新の情報かが分からなくなってしまう可能性もあります。
 
もちろん、TwitterやFacebookなどのSNSを使ったとしても、PTA運営に最適化されていないので、そこでのコミュニケーションでは全体周知がうまくいかず、情報の伝達スピードも遅れてしまいます。
 
しかし、Webサービスを使えばそのサイトやアプリにアクセスするだけで共有したい情報を見てもらえるうえ、過去の情報もそこにストックされます。これにより、PTA運営に関わるあらゆる情報を一元管理できるのはメリットと言えます。

次年度以降への引き継ぎが簡単になる

PTAは年度ごとに入れ替えがあるため、「引き継ぎに苦労する」という大変さがあります。
 
もし、引き継ぎ作業がアナログでの管理の場合、書類全てに目を通す必要があったり、引き継ぎをする側としても情報の追加や更新があった際に、元データを編集して印刷をするか手書きで更新内容を加筆したりする方法しかありません。
 
一方、情報の更新や管理をそのままWebサービス上でできれば、印刷や手書きをする必要もなく、修正箇所を簡単に示せるうえ、引き継ぎ資料の物理的な保管場所にも気を遣う必要はありません。
 
また、Webサービスは「ノート」や「コメント」など情報が元から蓄積できるような仕組みになっているので、初めてITツールを扱う人であっても抵抗感が少ないツールが多いのも特徴です。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

PTA運営を効率化するWebサービス6選

以下では、PTA運営を効率化させるWebサービスやツールをご紹介します。
 
PTA運営を効率化するために導入するサービスは「役員全員が使いこなせるか」が重要です。たとえば、懸念事項のひとつである費用が無料、もしくは安くても使いづらければ浸透しないのはもちろん、ITサービスに抵抗感が生まれてしまい、再導入ができない可能性もあるのです。
 
また、「テキストで共有すれば良い情報はツールのメモに記載すればよいので、無駄な会議をしなくても良い」など、メリットを周知させる必要もあります。そのため、シンプルなサービス・ツールであるかはもちろん、具体的なメリットにも注目しましょう。
 
ご紹介するITツールの「Stock」は「65歳でも説明なしで使えるほどシンプル」であり、PTA運営を効率化するには過不足のない機能が備わっています。
 
共有したい内容を保存した「ノート」に紐づいた形で「メッセージ」ができ、チャットツールにありがちな「どの案件についての話題かわからない」ケースも防止できます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール:Stock

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Chatwork

チャットワークのトップページ

「チャットワーク(ChatWork)」ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

Chatworkは、ビジネスに特化したチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、委員同士のコミュニーケーションを円滑にすることができるようになります。

<Chatworkの特徴>

  • 気軽にコミュニケーションが取れる
    LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取れるうえ、スタンプ機能や返信機能など、機能が充実しています。
  • 既読機能がない
    既読機能がないため、メッセージを自分のタイミングで確認できます。そのため、既読を気にせずやりとりできます。

チャットワークのチャット画面

グループチャットでは、テキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するものなのかが把握しやすくなっています。

チャットワークのタスク管理画面

タスク機能も備えており、各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理できます。

<Chatworkの注意点>

  • 情報が流れてしまう
    チャットツールの特性上、共有した情報はうえに流れていってしまいます。また、メンションがない場合はメッセージに気づかない可能性もあるので注意が必要です。

<Chatworkの料金体系>

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャットが7個までの制限があります。さらにグループチャット数を増やしたり、管理者機能などを付けるには有料プラン(500円/月(1人)〜)を契約する必要があります。詳細は以下の金額です。
 
  • フリー:無料
  • ビジネス:1ユーザーあたり500円/月
  • エンタープライズ:1ユーザーあたり800円/月


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

サークルスクエア

サークルスクエアのトップページ

「サークルスクエア」スケジュール共有・出欠管理に

https://www.c-sqr.net/pub/index.php

サークルスクエアは、スケジュール管理や出欠管理など、コミュニティ運営に必要な機能が揃っている、無料のグループウェアです。

<サークルスクエアの特徴>

  • コミュニティ運営に必要な機能が一通り揃っている
    スケジュール管理、アンケート、掲示板など、PTA運営に必要な機能が揃っています。
  • ガラケー対応している
    スマホを持っていない保護者の方もいるため、ガラケーにも対応しています。

サークルスクエアのスケジュール画面

スケジュール管理では、カレンダー形式で会議や打ち合わせなどの予定を共有できます。

サークルスクエアの掲示板画面

掲示板機能のコメント機能では、掲示板のトピックについてやりとりができます。

<サークルスクエアの料金体系>

サークルスクエアの料金プランページ
https://www.c-sqr.net/pub/plan/index.php

基本的には無料で使えますが広告を外したり、容量をアップさせるには個別に課金する必要があります。
 
  • フリー:0円
  • ライト:770円
  • ベーシック:1,430円/月
  • プレミアム:1,980円/月


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

PTA’S(ピータス)

ピータスのトップページ

PTA’S(ピータス)はPTAの業務を請け負う企業とPTAのマッチングサイトです。PTAの役員や団体が同サイトを使うことでアウトソースできる企業を探せます。

<PTA’S(ピータス)の特徴>

  • 外注でPTA運営を効率的にできる
    忙しい業務を企業に任せることができ、外注先も12の「業種カテゴリー」と7つの「対応可能エリア」から選択可能です。
  • さまざまな種類の外注が可能
    PTA総会から保護者講習会、運動会などの行事までサポートする企業とのマッチングでPTA運営を効率化できます。

<PTA’S(ピータス)の注意点>

  • 発注、見積もりのやりとりは発生する
    サイトの登録・利用自体は無料です。しかし、実際の業務は別途費用がかかり、見積もりなどのやりとりも発生する点に注意です。

<PTA’S(ピータス)の料金体系>

サイトの利用や企業とのマッチングまでは無料で使えます。各作業依頼をする際は有料となります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

Timetree

Timetreeのトップページ

「TimeTree」グループでのスケジュール共有とプライベートの予定管理ができるカレンダーアプリ
Timetreeを使えば、学校行事の共有や、会議などの予定を共有するだけでなく、予定ごとにコミュニケーションを取れるようになります。

<Timetreeの特徴>

  • スケジュール共有だけなく、コミュニケーションができる
    予定ごとにメッセージと写真を投稿して、コミュニケーションが取れる機能があります。
  • シンプルで使いやすく、仕事でもプライベートでも使える
    PTAのスケジュールとプライベートのスケジュールを分けて管理できます。また、手帳のような見た目で確認できるなど、シンプルに使えます。

Timetreeのカレンダー画面

グループごとにスケジュールを作成し共有できるのはもちろん、特定の予定に対してコミュニケーションを取れます。

<Timetreeの注意点>

  • カレンダー画面の見方や使い方に慣れが必要
    同日に設定した予定が複数あると見づらくなってしまううえ、予定の確認画面では広告が表示されて誤ってタップする可能性が高いなど、使い方に慣れが必要です。

<Timetreeの料金体系>

Timetreeは、全ての機能を無料で使えます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

らくらく連絡網

らくらく連絡網のトップページ

「らくらく連絡網」誰でも簡単作成!無料メーリングリスト

vhttp://www.ra9.jp/

らくらく連絡網は、670万人登録している、日本最大級の無料メーリングリストです。らくらく連絡網を使えば、出欠確認・日程調整も、メールでできます。

<らくらく連絡網の特徴>

  • 7種類のメールを使い分け
    日程調整、出欠確認など7種類のメールを使い分けることができます。
  • ガラケー対応している
    スマホを持っていない保護者の方のために、ガラケーにも対応しています。

らくらく連絡網のスケジュール管理画面

スケジュール管理機能では例えば、Googleカレンダーと同じように繰り返し設定や、公開範囲の設定、メール通知などができます。

らくらく連絡網の出欠確認画面

出欠確認用のメールを送ることができます。回答期限を決めたり、未回答者に催促もできます。

らくらく連絡網の掲示板画面

掲示板では、タイトルと内容のシンプルな内容で投稿できるため、誰でも簡単にトピックを作成可能です。

<らくらく連絡網の料金体系>

らくらく連絡網の料金プランページ
https://www.ra9.jp/lp/tpv/index.html

全ての機能を無料で使えますが、広告枠を消すためには、月額5,500円〜(100人まで)の支払いが必要になります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

PTAの運営を効率化できるツールまとめ

ここまで、PTA運営を効率化するためにWebサービスを導入すべき理由や、PTAのIT化におすすめなツールを複数ご紹介しました。
 
PTAの活動は必要であるとはいえ、役員ごとに生活スタイルも個人で違うので、アナログな管理では円滑なコミュニケーションが取りづらいという側面があります。そのため、スマホで簡単に情報共有できることがWebサービスには求められます。
 
また、効率化するためにはサービスの導入だけではなく、運用まで持っていかなければなりません。そのため、一見便利な多機能なツールはかえって役員を混乱させてしまう可能性があります。
 
そのため、ご紹介したStockのような導入その日から使えるほどシンプルなツールを駆使し、時間をかけずにPTAの運営を効率化する必要があります。Stockは情報をノートに蓄積可能。あらゆるファイルもドラッグ&ドロップで簡単に貼り付けられるうえ、メッセージ機能で役員ごとにやりとりもできます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でPTAの業務を効率化し、ストレスの無い運営を実現しましょう。