PTA運営は「仕事」や「子育て」と並行しなければならない場合も多いため、保護者の負担になります。とくに、「ほかの保護者への情報共有」は日常的な業務なので面倒です。
また、最近では業務の負担を減らすために、連絡手段を紙やメールから「アプリ」に変更することも増えています。しかし、PTA向けのアプリは種類が多いので「どれが最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PTAの連絡を効率化するアプリ・グループウェア7選を紹介します。
- ほかの保護者への連絡が面倒なので、簡単に共有できるアプリが知りたい
- 予算をそこまでかけずに情報共有できるアプリを探している
- 使い方が難しいと使いこなせないので、シンプルなアプリが欲しい
という方はこの記事を参考にすると、保護者同士の情報共有を簡単にする方法と最適なアプリが見つかります。
PTA運営にアプリ・グループウェアを活用するべき理由
ここでは、PTAの運営になぜアプリが必要なのかを解説します。メールや連絡網などのアナログな手法で情報共有をしている学校は必見です。
ペーパーレス化を実現できる
アプリの導入によってペーパーレス化を実現できるようになります。
連絡やお知らせなどを紙で共有している場合、人数分の印刷をする手間がかかるほか、紛失したときに困ってしまうのです。一方、アプリを活用すれば、かさばることなくオンライン上ですべての連絡を管理できます。
また、スマホひとつでお知らせを確認できるので、忙しいPTA役員でもストレスになりません。このように、PTAの運営にアプリを導入すると、連絡やお知らせを紙で管理する必要がなくなり手間が大幅に省けます。
情報共有がスムーズになる
アプリを利用すれば、情報共有がスムーズになります。
情報共有の手段が電話（連絡網）の場合、すべての保護者に連絡を行き届かせるためには時間がかかります。また、メールでお知らせを共有しても、ほかのメールに埋もれて見逃されてしまう恐れもあるのです。
一方、アプリを使えばお知らせを掲載するだけですぐに保護者へ共有されるほか、PTAの情報以外は通知されないので見逃す心配がありません。以上のように、アプリを活用することでPTAの情報共有がスムーズになるのです。
次年度以降への引き継ぎが簡単になる
アプリの利用によって、PTA業務の引き継ぎが簡単になります。
PTAは年度ごとに入れ替えがあるため、新年度のまえに引き継ぎをする必要があります。引き継ぎ資料が紙の場合には、情報の追加・更新は手書きする必要があるほか、引き継ぎ資料をなくさないように自宅で保管しなければならないのです。
一方、アプリがあれば、引き継ぎ資料の更新・管理が簡単にできます。また、何度も使い回しができるので、毎年発生する面倒な引き継ぎ業務もすぐに終わらせられるのです。
このように、PTAにアプリを導入すれば引き継ぎ資料の編集・管理が容易となり、引き継ぎの負担が大きく軽減します。
ペーパーレス化を実現！PTA運営を効率化するアプリ・グループウェア7選
以下では、PTA運営を効率化させるアプリ・グループウェア7選を紹介します。
PTAの情報共有で紙や連絡網などのアナログな手法を使うと、保護者へのスピーディな情報共有ができません。また、紙で管理していると「紛失して情報を確認できない」といった事態も発生するので、アプリの活用でPTAの情報共有を効率化しましょう。
一方、アプリを選ぶときは「保護者全員が使いこなせるか」が重要です。「費用が無料だから」といった理由で導入しても、使いづらければ浸透しないのはもちろん、ほかの保護者が「大切なお知らせを確認してくれない」という事態に陥りかねません。
結論、PTA運営を効率化するには、デジタルが苦手な保護者でも簡単に使える情報共有アプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はリアルタイムで保護者に共有されるので、重要な情報もすぐにお知らせできます。さらに、「メッセージ」を使えば保護者や役員で連絡を取り合えるため、これまでのように「LINEを交換するのが嫌だ」という保護者にも最適です。
【Stock】PTAの運営・連絡業務の負担を解消するアプリ
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【Miley PTA】連絡をオンライン化できるPTA支援アプリ
＜Miley PTAの特徴＞
- LINEを交換する必要がない
- 自動翻訳機能がある
Miley PTAだけで情報共有ができるので、保護者同士のLINEの交換が必要ありません。
自動翻訳機能が装備されており、日本語が苦手な方でも使えます。
＜Miley PTAの注意点＞
- 多機能なため使いこなせない可能性もある
使える機能が豊富な点が魅力ですが、デジタルに詳しくない保護者が使いこなせない可能性もあります。
＜Miley PTAの料金体系＞
- 50人まで：600円/月（月払い）
- 100人まで：1,100円/月（月払い）
- 200人まで：1,500円/月（月払い）
- 300人まで：1,900円/月（月払い）
- 400人まで：2,300円/月（月払い）
- 500人まで：2,700円/月（月払い）
- 600人まで：3,100円/月（月払い）
- 1,000人まで：3,500円/月（月払い）
- 1,000人以上：要問い合わせ
- その他：ストレージ追加・自動翻訳オプションあり
【CoDMON】PTA業務の省力化につながるクラウドツール
＜CoDMONの特徴＞
- 機能を細かくカスタマイズできる
- アンケート機能がある
10個以上のオプション機能があり、用途にあわせて細かくカスタマイズできるようになっています。
アンケート機能があるので、出欠確認が簡単です。
＜CoDMONの注意点＞
- 利用したい機能に追加料金がかかる可能性もある
一部の機能は月額料金に加えて「オプション料金」がかかるので、注意が必要です。
＜CoDMONの料金体系＞
- 基本利用料（定員 ～30名）：3,300円/月
- 基本利用料（定員 31～60名）：5,500円/月
- 基本利用料（定員 61～100名）：8,800円/月
- 基本利用料（101名以降、定員100名ごとに加算する料金）：5,500円/月
- 基本利用料のほかにオプション料金があり、合計金額が月額費用となります。
【LINE WORKS】ファイル共有もできるグループウェア
＜LINE WORKSの特徴＞
- 優れたセキュリティシステムがある
- LINEの機能を利用できる
ISO27001を取得しているなど高度なセキュリティが施されており、安心して利用できます。
LINEと同じ操作感で利用でき、ファイル共有にも対応しています。
＜LINE WORKSの注意点＞
- LINEの交換を望まない保護者に反発される恐れがある
LINEの交換を望まない保護者も多く、導入のときに反対の声が挙がりかねない点に注意が必要です。
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリープラン：無料
- スタンダードプラン：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンストプラン：960円/ユーザー/月（月払い）
【BAND】無料で利用できるコミュニケーション効率化アプリ
＜BANDの特徴＞
- さまざまな用途に使える
- 無料で利用できる
掲示板機能やカレンダー機能、アルバム機能などがあり、利用できる場面は多岐にわたります。
スマートフォンやPCなどすべてのデバイスから無料で利用できます。
＜BANDの注意点＞
- 情報が流れやすい
BANDはチャット形式でやりとりするので重要な情報も流れてしまい、大切なお知らせを見逃しかねない点に注意が必要です。
＜BANDの料金体系＞
- 掲示板・トークを含むすべての機能を無料で利用できます。
【Piita】PTA会費を簡単に集められるアプリ
＜Piitaの特徴＞
- 会費を回収できる
- オンライン上でお知らせを送れる
クレジットカードまたは銀行振込で会費を支払えるようになっており、オンライン上で会費収集が完結します。
オンライン上で情報を配信できるので、PTAのペーパーレス化を進められます。
＜Piitaの注意点＞
- 会費の6%が手数料として取られる
会費の6%を「決済手数料」として支払わなければならない点に注意が必要です。
＜Piitaの料金体系＞
- 9,800円/年
PTA会員の人数を問わず、料金は一律です。
【らくらく連絡網】無料から使えるメーリングアプリ
＜らくらく連絡網の特徴＞
- 複数の用途に使える
日程調整や出欠確認など、7種類のメールを送信できます。
＜らくらく連絡網の注意点＞
- 無料プランの場合、広告がついてくる
無料プランで利用する場合は広告がつくので、使いづらい可能性もあります。
＜らくらく連絡網の料金体系＞
- 無料版
- 有料版
0円
メンバー数100名まで：5,500円/月
メンバー数101名以上：要相談
PTAの運営を効率化するアプリ・グループウェアまとめ
ここまで、PTA運営の効率化にアプリを導入すべき理由や、おすすめアプリ7選を紹介しました。
PTAの連絡手段が紙・電話・メールのままでは「情報共有」の面で多くのデメリットがあります。たとえば、すべての保護者に情報が届くまで多くの時間がかかったり、大切なお知らせを見逃したりしかねないのです。
したがって、保護者の情報共有を円滑にして、PTA運営の負担を減らすためには情報共有アプリが必須です。ただし、多機能なアプリは保護者が使いこないので、「誰でも簡単に操作できるシンプルなアプリ」を選びましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockのように、ITに詳しくない方でも導入したその日から使えるツールを利用すれば、保護者も安心して情報共有ができます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、PTA運営の負担を解消しましょう。
