「テレワークの導入のやり方って?」
「テレワークの導入メリットが分からない」

こんなお悩みを持っている方々に向けて、

テレワークの種類と導入メリット
テレワーク導入の手順
 
今回の記事では、上記2つをご紹介します。

この記事が、「テレワークの導入」の判断材料としてお役にたてれば幸いです。

 
関連記事: テレワークの語源と意味は?実際のテレワークの導入状況も解説!
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テレワークの種類とやり方

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テレワークの3つの種類

前提として、「テレワーク」とは、情報通信技術を使った、時間や場所にとらわれない働き方とします。

その中でも、「テレワーク」には、次の3つの種類があります。

在宅ワーク:オフィスに出勤することなく、自宅が就業場所となり、仕事が完結する働き方

モバイルワーク:インターネット環境が整備されている「カフェ」などの好きな場所で作業をする働き方

サテライトオフィス勤務(施設利用型勤務):勤務場所以外のオフィスや、遠隔勤務が可能な施設を就業場所とする働き方

 

2020年6月に内閣府が発表した「就業者6685人」を対象にしたアンケート結果では、全体の「28.4%」の企業が上記のテレワークを導入してます。
引用:新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査

特に、最近では「コロナウイルス」の影響により、テレワークの中でも、人と接触を避ける「在宅ワーク」が主流となっています。

 
関連記事: 「テレワーク」と「リモートワーク」の違いとは?細かい違いがあった!
 
関連記事: 在宅勤務とテレワークに違いはある?導入するポイント、メリット・デメリットを解説!

テレワークのやり方

テレワークとは「情報通信技術を使った時間や場所にとらわれない働き方」です。

その中で、情報通信技術を利用した「テレワークのやり方」とは、一体どのようなものがあるのでしょうか?
結論としては、以下の4つが「テレワークのやり方」として挙げられます。

リモートデスクトップ方式
勤務オフィスにあるデスクトップを、手持ちのデスクトップからリモートで操作

仮想デスクトップ方式
親サーバーが提供する仮想デスクトップに、手持ちのデスクトップでリモートでログインして利用

クラウド型アプリケーション方式
web上からクラウド型アプリケーションにアクセスして利用

会社PCの持ち帰り方式
会社で使用しているPCを持ち帰って利用

 
テレワークで利用する情報通信技術環境は、上記4つのパターンがあり、自社の環境状況やコスト等を考慮して導入する必要があります。

もし、既存の環境を使うことができれば、テレワーク環境構築を安価にすることも可能です。
しかし、テレワーク環境構築をいい加減にしてしまうと、従業員の生産性や効率性が落ちてしまう恐れがあります。

したがって、従業員が働きやすいように「テレワークのやり方」を選択するといいでしょう。

 
関連記事: 【すぐにできる!】テレワーク導入の手順まとめ
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テレワーク導入のメリット

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個人の時間が確保できる

従業員がテレワーク導入によって得られるメリットとして「個人の時間が確保できる」ことが挙げられます。

なぜなら、通勤時間が「無くなる or 減る」ので、余った時間を育児や家事、プライベートなどに充てることが可能なためです。

実際に「ワークライフバランス」を掲げている企業では、コロナ以前から多く採用されており、優秀な人材を確保できる大きな要因にもなっています。

固定費の削減

企業側のメリットとして「通勤費などの固定費の削減」が挙げられます。

オフィスへの出勤がテレワークの導入により少なくなるので、「通勤費」はもちろん、オフィスの解約や規模縮小による「賃料」も大きく減らすことが可能です。

 
関連記事: テレワークのメリットデメリットを徹底解説!働き方改革を成功させるために!
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テレワーク導入の課題

コミュケーション不足に陥りやすい

オフィスに勤務していた時では、直接顔を合わせることが当たり前だったため、意識していなくともコミュニケーションを取る時間が多かったのではないでしょうか。

しかし、テレワークになることで、対面で顔を合わせないため、「上司や同僚への質問」などのコミュニケーションが取りづらくなります。

そのため、「チャットツール」や「情報共有ツール」を導入して、オフィス勤務の時と変わらないコミュニケーション環境を作ることが重要です。

労働管理が難しい

テレワークでは、労働時間の管理が従業員の責任になるため、長時間労働になる恐れがあります。

自宅での作業の場合、プライベートと仕事の境目がなくなってしまう可能性が高く、気付いたら残業をしていたことも少なくありません。

したがって、企業側が、「勤怠管理ツール」などを導入し、従業員の労働時間をオフィス勤務の時と変わらずに管理する必要性があります。

 
関連記事: テレワークで直面する課題とは?解決のためのツールをご紹介!
 
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テレワークの導入手順

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テレワークの導入を、以下の5つの手順で解説します。

①導入目的を明確にする
②現状と課題の把握をする
③導入計画を立てる
④テレワーク環境を整える
⑤テレワークの実施と評価

 
以下のテレワーク導入手順は、総務省が公開している「テレワーク導入手順書」を参考にしています。
参考:情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書

①導入目的を明確にする

1番初めに、「テレワークの導入目的」を明確にすることからスタートです。

なぜなら、目的を初めに決めることで、テレワーク導入の方向性や手段が明確になるからです。

導入目的を明確にすることで、テレワークの導入自体が目的になる恐れを防ぎ、企業や従業員にとってメリットのあるテレワークにすることが可能です。

②現状と課題の把握をする

テレワークの導入目的が決まったら、現状の規則や評価制度などから、テレワーク時に起こる課題を把握します。

現状のルールでは、テレワークに対応をしていないので、それに沿ったルール作りが必要になります。

したがって、下記の項目を参考に「テレワーク導入の課題」を明確にするといいでしょう。

・就業規則(始業・終業、給与や手当等)
・テレワーク実施者の労働時間制度
・人事評価制度の確認とテレワーク時の勤怠管理・業務管理の方法
・テレワーク実施に関する申請・承認方法
・テレワーク実施に関するセキュリティルール
・現在の情報通信技術環境の確認

③導入計画を立てる

現状やテレワーク時の課題を把握したあとは、企業への「テレワーク導入計画」を立てます。

ここでテレワーク導入計画を推進させる「プロジェクトチーム」を作り、②で把握してテレワークの課題解決に向けた施策を考えます。

また、プロジェクトチームは施策の策定以外にも、後に説明するテレワーク実施の評価も行うことになります。

④テレワーク環境を整える

テレワーク環境を整える項目は大きく2つあります。

労務管理

「テレワークの課題」でも取り上げましたが、「勤怠管理」や「給与管理」などの労務管理がテレワーク環境の整備項目に挙げられます。

長時間労働などの労働問題を起こさないためにも、クラウド型の労務管理ツールを導入するといいでしょう。

セキュリティの確保

テレワーク時には、自宅や公共のネットワーク環境でPC作業をすることもあるかと思います。

しかし、社外のネットワークをそのまま使用すると、「不正アクセス」などによる情報漏洩のリスクがあります。

そのため、VPNやウイルス対策ソフトの導入により、情報漏洩のリスクを下げる取り組みが必須です。

⑤テレワークの実施と評価

テレワークの実施は、テレワーク導入による「ツール」や「規則」に慣れるために、最小でも「3ヶ月以上」に期間設定をすることをオススメします。

そして、テレワークの実施期間の終了後、テレワーク導入時に設定した「目的」の達成度合いを把握し、評価します。

 
関連記事: 【すぐにできる!】テレワーク導入の手順まとめ
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導入事例

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成功事例

サッポロビールの事例

「サッポロ黒ラベル」を製造している、日本を代表するビールメーカーの事例です。

参考:テレワーク実践事例紹介

導入背景

サッポロビールの取引先は飲食店が多く、どうしても夜遅い時間の業務が発生。それにより、勤務のメリハリがつけられず、長時間労働が多く報告がありました。

導入方法

本社、営業、工場と様々な部署を指定して、「在宅勤務」よるテレワークを試験的に実施。

結果

試験実施後のアンケートでは、「生産性が上がった」「無料通話ツールを使用により、コミュニケーション面でストレスなく仕事をできた」などのポジティブな意見が多くありました。

また、テレワークの試験実施により、各従業員の時間に対する意識が変わり、「スーパーフレックスタイム制度」や「時間単位年休制度」の導入もされることになりました。

失敗事例

社内ルールの見直しをしていない

「テレワークの導入の課題」でも挙げたように、既存の社内ルールを見直して、改善する必要性があります。例えば、勤務状況や作業の成果が見えづらいといった、「評価の判断が難しい」などが挙げられます。

日本ではテレワークがまだ浸透していないため、適切な問題対処方法などが確立されていないものも多いです。

ですので、テレワークの問題が発覚したら、「ツールの導入」や「制度の見直し」など、適宜対処していくことが重要になります。

ツールの導入が先行してしまっている

テレワークの実施の際に、「ツール」を導入することは必須になります。

その際に、人気のツールだから使用するなどの意思決定をすると、自社に合うツールかどうか分からず、最悪の場合「生産性」が落ちてしまう恐れがあります。

ですのでツールを選択する時は、自社に必要な機能を洗い出し、それにマッチするツールを選ぶようにしましょう。

 
関連記事: テレワークで適切にマネジメントするためには?課題とポイントを解説!
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テレワークに必須なクラウドツール

今回ご紹介するクラウドツール「Stock」は、ノート単位でチームの情報共有ができる「情報共有ツール」です。

また、情報共有だけでなく「チャット機能」や「タスク管理」も行うことができ、テレワークの課題である「コミュケーション不足」を解消することができます。

現在60,000社に導入されており(2021年1月末現在)、幅広い規模や業界の企業への導入実績を持っています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

 

 
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まとめ

この記事では、テレワークのやり方、導入手順やメリットを解説しました。

■まとめ
 
テレワークのやり方は以下の4つ
・リモートデスクトップ方式
・仮想デスクトップ方式
・クラウド型アプリケーション方式
・会社PCの持ち帰り方式
コミュニケーション不足を解消するには、「Stock」の導入がオススメ

 
今回ご紹介した内容が、テレワーク導入のヒントになっていれば嬉しいです。

 
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