コロナ禍の感染症対策の一環としてテレワークを導入する企業が増えています。テレワークでは出勤時間や交通費など、出社時にかかっていたコストをカットできるメリットがあります。
一方で、社員の勤怠管理が難しく、正しく行われていなければオフラインの業務よりも残業時間が増える可能性があります。そしてなかには、テレワークを導入したにも関わらず、社員の残業時間が増えた点に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、テレワークで残業が増える原因4選と解決策を中心に解説します。
- テレワークを導入したが、社員の残業時間が増えてしまっている
- テレワーク中の業務効率を上げ、残業時間を削減したい
- テレワークにおける生産性の低下に悩んでいる
といった担当者の方は本記事を参考にすると、テレワーク中の社員の残業時間を削減するための方法がわかり、テレワーク中のタスク管理も効率的になります。
目次
テレワークで残業が増える原因4選
まずは、テレワークで残業が増える原因4選について解説します。テレワーク中の残業を削減し効率的に業務を進めるためには、以下の状況とならないように管理する必要があります。
仕事のオンオフの切り替えが曖昧となってしまう
テレワークは自宅で業務を行うため、仕事のオンオフの切り替えが曖昧となり残業時間が増える傾向があります。
オフラインの働き方では出社によってオンオフの切り替えが行えますが、オンラインではオンオフの切り替えに明確なタイミングを意識しづらいのです。また、テレワークではほかの社員に業務の様子が見られないため、集中力も下がる可能性があります。
このように、テレワークでは自分のペースで仕事ができる一方、適切な時間管理がされなければ、仕事のオンオフの境界が曖昧となってしまうのです。
定量的な成果が評価の比重として大きくなってしまう
テレワークでは定量的な成果による評価がされやすい点も、テレワーク下の残業が増える原因のひとつです。
定性評価の割合が少ない場合は、社員が定量的な結果を残すために残業を行うケースが増加します。とくに、テレワークでは社員が残業しているかが確認しづらく、「隠れ残業」が行われやすいのです。
このように、評価基準が不明瞭なままテレワークに移行した場合、社員に定量的な結果を求めるあまり残業時間が増加する可能性があるのです。
社員の進捗管理ができていない
社員の進捗管理が正しくできていなければ、業務に遅れが発生しやすく、残業につながってしまうのです。
とくに、テレワーク下の進捗管理は属人的である場合が多く、オフライン下と比べ業務の遅れが発生しやすくなります。たとえば、社員の業務に遅れが発生していてもマネジメント側は遅れに気づきにくく、部下が遅れを取り戻すために残業するケースがあります。
また、タスクの対応漏れにも気づきにくくなるので「タスクの期日をすぎてしまう」ことが無いように、テレワーク下でのタスク管理にも注意しなければなりません。
このように、テレワークでもオフラインと同様の進捗管理ができていなければ、トラブルの原因となったり残業が増えたりする点に注意する必要があります。
情報共有がスムーズでない
テレワーク中の情報共有がスムーズに行われなければ、業務に関するやりとりに工数がかかり、業務の遅れや残業の増加に繋がるのです。
テレワーク中の情報共有にはメールの利用が一般的です。しかし、メールは宛先確認や文言チェックなどの無駄な工数が多く、業務内容の確認一つひとつに時間がかかります。このように、業務中の情報共有に無駄な工数が蓄積されると、タスクの遂行にかかる時間が増加し残業が発生してしまうのです。
また、社内の情報共有にチャットツールを利用する企業も多いです。しかし、導入したツールが使いづらいと社員の負担が増えたり、「情報の共有はできても情報を探すのに時間がかかる」ケースから残業時間の増加につながったりする点に注意しましょう。
テレワークの残業を削減する方法
ここでは、テレワークの残業を削減する方法を解説します。以下の内容を正しくチームに反映させ、テレワーク中の業務効率も向上させつつ残業時間を削減しましょう。
テレワーク専用の業務ルールを定める
オフラインの業務ルールとは異なるテレワーク専用の業務ルールを定めると、残業時間の削減につながります。たとえば、以下の業務ルールを制定すると残業の削減が可能です。
- 業務時間外の業務に関するやりとりを自粛させる
- 業務時間外の社内システムへのアクセスを原則禁止する
- テレワーク中の時間外・休日・深夜労働は許可制とする
このようなルールの設定によって、業務時間外には業務を行わないテレワークの環境構築が必要です。また、時間外労働が多い社員には注意喚起を行い、原因の解明を求めるといった残業を削減する取り組みを行いましょう。
業務管理を正しく行う
社員が必要以上の残業を行わないように、テレワーク下の業務管理を正しく行う必要があります。
残業が増加すると社員の健康面の問題を引き起こす可能性があります。そのため、無理のないスケジュール・労務管理を行い、社員の残業を削減する取り組みを行うべきです。
また、定量的な成果だけでなく、プロセスも考慮した評価基準の作成を行うと、無理して残業を行うケースを未然に防止できます。
とくに、業務管理は部署やチームごとに行うのではなく、全社で一括して管理すべきです。部署によって業務管理に差があると、社内で不満が発生するリスクがある点に注意しながら、業務管理の改善を行いましょう。
タスク管理を見える化する
タスク管理を見える化すると、社員が自分のタスクが不明瞭なまま仕事をし、残業する可能性を削減できます。
チーム内のタスク管理を見える化すると、メンバー同士でタスクを確認し合えるようになり、遅れを見過ごしてしまう問題が解消されます。また、的確な指示が出しやすくなることで、無理のないタスク配分にもつながるのです。
そして、タスク管理には「Stock」のような、情報のリアルタイム性が高いツールを利用すると進捗確認も容易になり、状況に応じてタスクを再分配するなどの柔軟な対応が行えます。
情報共有しやすいツールに乗り換える
テレワークの情報共有がスムーズに行えるツールを導入すると、連絡スピードの向上ができ、残業削減にも貢献します。
情報共有が円滑に行えるツールの導入により、アナログな情報共有で発生していた認識齟齬や伝達漏れをなくしながら、気軽にやりとりができます。ただし、ツールは全社で即日運用できなければならず、多機能なツールは使いこなせない社員が出る可能性があるので、全社で運用は不可能です。
また、情報の蓄積性の高いツールを導入すると、必要な情報を即座に取り出せるようになります。情報管理・共有をツールによってまとめて効率化できることからも、テレワークの残業削減には不可欠です。
【必見】テレワークの業務効率に関する意識調査
テレワーク下の残業が増える原因の多くは業務効率の低下です。テレワーク下の情報共有やタスク管理に支障があると、業務効率が低下し残業時間が増加してしまうのです。
実際に、テレワークの経験があるビジネスパーソンの半数以上がテレワークで「正確な意思疎通がしづらくなった」と回答しています。また、20代では30%、30代以上では半数近くが「進捗管理がしづらくなった」と考えています。
このように、テレワーク経験者の多くがオフィスでの業務に比べ作業効率が低下したと感じています。残業の削減のためにも、仕事に集中しやすいテレワーク環境の構築が求められるのです。
テレワークの業務効率を向上させて残業を削減できるツール
以下では、テレワークの業務効率を向上させ、残業を削減できるツールをご紹介します。
テレワーク下の残業が発生する主な原因は業務効率の低下です。とくに、社内の情報共有・管理やタスク管理に問題があると、業務効率の低下により残業が発生しやすくなります。そのため、社内の情報管理を効率化できる「情報共有ツール」の導入が必須です。
しかし、多機能なツールはITリテラシーの高くない社員が抵抗感を抱きやすく、浸透しません。また、情報共有とタスク管理で異なるツールを併用すると使い分けが必要なため情報が錯綜し、かえって業務効率が低下する点に注意しなければなりません。
結論、非IT企業の社員でも簡単に情報共有とタスク管理を一元化できる情報共有ツール：「Stock」を使って、テレワーク下でも残業を発生させない環境構築を行いましょう。
Stockの「ノート」には情報を正確に蓄積したうえで共有も可能です。また、「メッセージ」ではノートへの紐付けができるため、情報の錯綜なくやりとりができます。とくに「タスク」を利用して社員の業務を見える化すると、残業が発生しないような対策も行えるのです。
最も簡単にテレワークの業務効率化が図れるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークで残業が増える原因と解決策まとめ
ここまでテレワークで残業が増える原因と解決策を中心に解説しました。
テレワークで残業が増加する要因は社内ルールの整備で解決可能なものと、適切なツールの導入で解決できる2つがあります。とくに、後者の問題は業務効率の向上につながりやすいため、情報共有・管理に必要な機能が過不足なく搭載されたツールを導入し、問題を解決しましょう。
また、テレワーク下で使うべきツールは情報が正しく蓄積できる必要があります。そして、欲しい情報を即座に取り出せると情報検索にかかる無駄な工数を削減でき、このような小さな改善から残業の削減に直結するのです。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単にテレワーク下の情報共有・管理を一元化・効率化できるツールです。非IT企業を含む200,000社以上の業務効率化に貢献し、テレワークの無駄や残業も削減しています。
ぜひ「Stock」でテレワーク下の業務効率の向上と残業削減を実現しましょう。
