コロナ化を皮切りに開始された「テレワーク」ですが、今日では、多くの企業で導入されています。テレワークのメリットとして、仕事の生産性を高めるだけでなく、出勤時間や交通費などの出社時にかかっていたコストを削減できることが挙げられます。
一方で、社内でルールを徹底していなければ、オフィス勤務よりも残業時間が増える可能性があります。そのため、なかには「テレワークを導入したことで、社員の残業時間が増えた」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、テレワークで残業が増える3つの原因と解決策を中心に解説します。
- オフラインからテレワークに切り替えたが生産性が低下したと感じる
- テレワーク残業が増える原因と解決策を知りたい
- テレワークの情報共有が活発化するツールを導入したい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、テレワーク中の社員の残業時間を削減するための方法がわかり、テレワーク中でもスムーズに情報を共有ができるようになります。
目次
テレワークは非効率？業務効率に関する意識調査
テレワーク下で残業が増える原因の多くは、業務効率の低下です。テレワーク下の情報共有やタスク管理が上手くいっていないと業務効率が低下し、残業につながりかねません。
上図を見ると、テレワークの経験があるビジネスパーソンの半数以上がテレワークで「正確な意思疎通がしづらくなった」と回答しています。また、20代では30%、30代以上では半数近くが「進捗管理がしづらくなった」と考えています。
このように、テレワーク経験者の多くがオフィスでの業務に比べ作業効率が低下したと感じています。つまり、テレワークを導入する企業は、テレワーク下での社内のルールや仕組みづくりを徹底しなければ、かえって業務が非効率になってしまうのです。
テレワークで残業が増える3つの原因
まずは、テレワークで残業が増える3つの原因について解説します。テレワーク中の残業を削減し効率的に業務を進めるためには、以下の事態を回避する必要があります。
（1）仕事のオンオフが曖昧になる
テレワークは自宅で業務を行うため、仕事のオンオフの切り替えが曖昧になり、残業時間が増える傾向があります。
オフラインの働き方では出社によってオンオフを切り替えられますが、オンラインではオンオフの切り替えに明確なタイミングを意識しづらいのです。また、テレワークではほかの社員に業務の様子が見られないため、集中力も下がる可能性があります。
このように、テレワークでは自分のペースで仕事ができる一方、適切な時間管理がされなければ、仕事のオンオフの境界が曖昧となってしまうのです。
（2）ルールを徹底できていない
テレワークは、社内でのルールを徹底しなければ残業が増えてしまいます。
テレワークでは、社員が残業しているかを上司は確認しづらいです。さらに、仕事とプライベートの境界線が曖昧になりがちであるため、業務時間外にメールの返信や調べ物をする「隠れ残業」が発生しやすいのです。
このように、テレワーク時のルールが徹底できていなければ、残業時間が増加する可能性があります。結果、過労による心身の不調を招きかねないため、企業側は対策をしなければなりません。
（3）社員と意思疎通が図れていない
テレワークでは、ほかの社員との円滑な意思疎通を図りづらいため、作業効率が低くなりがちです。
テレワーク中の情報共有は、メールやチャットの利用が一般的です。しかし、メールは相手からの返信が来るまでにタイムラグがあるため、その間は作業が止まってしまいます。
また、チャットはテンポの良いやりとりができる反面、重要な情報も流れてしまい、振り返るのに時間がかかります。そこで、”情報を探す時間”を生まないためには「キーワード検索」「タグ検索」などができる「Stock」のようなツールがおすすめです。
テレワークの残業を削減する3つの方法
ここでは、テレワークの残業を削減する方法を解説します。以下の内容を正しくチームに反映させ、テレワーク中の業務効率も向上させつつ残業時間を削減しましょう。
（1）テレワーク専用の業務ルールを定める
オフラインの業務ルールとは異なるテレワーク専用の業務ルールを定めると、残業時間の削減につながります。たとえば、以下の業務ルールを制定すると残業の削減が可能です。
- 業務時間外の業務に関するやりとりを自粛させる
- 業務時間外の社内システムへのアクセスを原則禁止する
- テレワーク中の時間外・休日・深夜労働は許可制とする
このようなルールの設定によって、業務時間外には業務を行わせないテレワークの環境構築が必要です。また、時間外労働が多い社員には注意喚起を行い、原因の解明を求めるといった残業を削減する取り組みを実施しましょう。
（2）会社が勤怠状況を正確に管理する
社員が必要以上の残業をしないように、テレワーク下でも勤怠状況は正確に管理しなければなりません。
残業が増加すると社員の健康面の問題を引き起こす可能性があります。そのため、「無理のないスケジュール・労務管理」や、「定量的な成果だけでなく、プロセスも考慮した評価基準の作成」によって、社員の残業を削減する取り組みが重要です。
さらに、部署によって業務管理に差があると、社内で不満が発生するリスクが高まります。そのため、業務管理は部署やチーム単位で実施するのではなく、全社で一括して管理体制を整えましょう。
（3）情報管理・共有に適したツールを導入する
テレワーク時でも素早く情報にアクセスできる環境があれば、情報を探す手間を省けるので、残業削減にも貢献します。
たとえば、情報の管理・共有を円滑にできるツールを導入し、業務に必要な情報を1つのツール内に蓄積しておけば「作業手順を誰かに質問する手間」「相手からの回答を待つ時間」をすべて省くことができます。
さらに、蓄積された情報の中から必要な情報がすぐに見つかれば、情報を探すのに業務を中断せずに済むのです。つまり、社内のあらゆる情報を一元的に管理し、項目ごとにフォルダ分けして取り出しやすく管理できる「Stock」のようなツールが不可欠です。
【これで解決】テレワークでの業務を効率化し残業を削減できるツール
以下では、テレワークの業務効率を向上させ、残業を削減できるツールをご紹介します。
テレワーク下では対面でやりとりできないため、ほかのメンバーに直接相談や確認ができず、無駄な時間がかかりがちです。その結果、こなすべき業務を圧迫してしまい、残業せざるを得ない状況になってしまうのです。
そのため、社内で情報共有・管理を効率化するには「ITツール」の導入がおすすめです。ただし、チャットで気軽にやり取りできても重要なメッセージが流れてしまっては意味がありません。
そこで、テレワーク下では、誰でも簡単に情報共有・管理ができるうえ、メッセージが流れないツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に共有事項をまとめれば、ノートに紐づいた「メッセージ」が送れるため、話題が混ざったり埋もれたりするのを防げます。また、担当者や日時まで設定できる「タスク」により、テレワーク下でもメンバー間の業務進捗を把握しながら作業に取りかかれるのです。
在宅でもスムーズに情報を共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【よくある質問】テレワークで残業代は発生する？
結論、テレワークでも残業代は発生します。
テレワーク時は、オフィスに出社して勤務するときと同様に、法定時間外の残業に対して、社員への25％以上の割増賃金の支払いが会社に義務付けられています。しかし、前述したような「隠れ残業」には当然、残業代は発生しません。
したがって、テレワークでの残業時間が増加し「隠れ残業」が発生している会社は、社員の業務時間外の労働に給与を支払っていないことになるため、一刻も早く残業時間を削減する対策を講じましょう。
テレワークで残業が増える原因と解決策まとめ
ここまでテレワークで残業が増える原因と解決策を中心に解説しました。
テレワークで残業が増加する要因は社内ルールの整備で解決可能なものと、適切なツールの導入で解決できる2つがあります。とくに、後者の問題は業務の効率化につながるため、情報共有・管理に適したツールを導入し、問題を解決しましょう。
また、社内で運用を浸透させるためには、「ITリテラシーに関係なく使えるツール」の導入が不可欠です。さらに、タスク管理もできるツールを使えば、進捗状況の把握にも役立ちます。
結論、テレワーク下では、非IT企業の社員でも簡単に操作でき、タスク管理も可能なツール「Stock」が最適です。
ぜひ、「Stock」を使って、テレワーク下で残業時間が増加する悩みを解消しましょう。
