コロナ化を皮切りに開始された「テレワーク」ですが、今日では、多くの企業で導入されています。テレワークのメリットは、仕事を進めやすくなるだけでなく、通勤にかかる時間や交通費などの負担を減らせる点もメリットです。
一方で、社内でルールを徹底していなければ、オフィス勤務よりも残業時間が増える可能性があります。そのため、なかには「テレワークを導入したことで、社員の残業時間が増えた」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、テレワークで残業が増える原因と解決策を中心に解説します。
- チャットの返信対応に追われ、自分のコア業務が日中に終わらないチームリーダー
- メンバーの成果や稼働状況を把握するための管理コストが増えているマネージャー
- 心理的プレッシャーから業務時間外もPCを開いてしまう部署長
といった担当者の方は本記事を参考にすると、テレワーク中の社員の残業時間を削減するための方法がわかり、テレワーク中でもスムーズに情報を共有ができるようになります。
目次
テレワークで残業が増える企業によくある失敗
以下では、テレワーク下で残業が増える企業によくある失敗例を3つ紹介します。
即レス文化が定着している
1つ目は、即レス文化が定着していることです。
相手の姿が見えないテレワークでは、「チャットの通知が来たら、数分以内に返信しなければならない」というルールが設けられがちです。この即レス文化が定着すると、自分の業務を進めている最中もチャットの通知に思考を中断されてしまいます。
その結果、資料作成など集中力が求められる作業が進みにくくなり、業務時間内に仕事を終えられず残業につながるのです。このように、即レスは一見、業務をスピーディーに進めているように見えて、実は集中力を奪い、チーム全員の業務を増やしてしまいます。
会議でしか情報共有できない
2つ目は、会議でしか情報共有できないことです。
テレワーク環境であるにもかかわらず、テキストでの情報発信・蓄積のルールが定まっていないと、情報共有の度にweb会議を開かなければなりません。
そのため、「テキストで送れば5秒で済む報告」や「各自が空き時間に読めばいい共有」のためだけに、全員の予定を調整する手間がかかってしまうのです。また、会議に参加できなかった社員へ情報が十分に伝わらず、認識のズレや確認漏れが発生しやすくなります。
管理を強化しすぎている
3つ目は、管理を強化しすぎていることです。
「メンバーが自宅で業務を怠っているのではないか」「進捗が遅れていないか」というマネージャー側の不安から、1時間ごとのテキスト進捗報告や日報の義務化などのルールを設定すると、報告のための作業が増えてしまいます。
マネージャー自身もそのチェックに追われるため、チーム全体が自ら残業を生み出すという沼にはまってしまうのです。
テレワークで残業が増えるのはなぜ？
以下では、テレワークで残業が増える原因を3つ解説します。テレワーク中の残業を削減し効率的に業務を進めるためには、以下の事態を回避する必要があります。
仕事のオンオフが曖昧になる
1つ目は、仕事のオンオフが曖昧になることです。
オフラインの働き方では出社によってオンオフを切り替えられますが、オンラインではオンオフの切り替えに明確なタイミングを意識しづらいです。また、テレワークではほかの社員に業務の様子が見られないため、集中力も下がる可能性があります。
このように、テレワークでは自分のペースで仕事ができる一方、適切な時間管理がされなければ、仕事のオンオフの境界が曖昧となってしまうのです。
情報共有を会議に頼りすぎている
2つ目は、情報共有を会議に頼りすぎていることです。
情報共有のために逐一会議を開いていると、社員のスケジュールが1日中Web会議で埋め尽くされ、日中は「他人の話を聞くだけの時間」で終わってしまいます。
その結果、本来やるべき資料作成や実作業などのコア業務に着手できるのが「定時後」になり、必然的に残業が増加してしまうのです。
チャット中心の運用で情報が流れる
3つ目は、チャット中心の運用で情報が流れることです。
チャットツールは、リアルタイムの会話には最適ですが、タイムライン上で共有した業務マニュアルや決定事項は他のメッセージによって流れてしまいます。
目的の情報を探すためには過去のチャットを遡らなければならないため、「後から何度も見返す必要のある情報」を管理するには向いていないのです。
テレワークの残業を削減する3ステップ
以下では、テレワークの残業を削減する方法を3つ解説します。以下のステップを実践してテレワーク中の業務の質を高め、残業時間の削減につなげましょう。
STEP1：テレワーク専用の業務ルールを定める
1つ目のステップは、オフラインの業務ルールとは異なるテレワーク専用の業務ルールを定めることです。たとえば、以下の業務ルールを制定すると残業の削減が可能です。
- 業務時間外の業務に関するやりとりを自粛させる
- 業務時間外の社内システムへのアクセスを原則禁止する
- テレワーク中の時間外・休日・深夜労働は許可制とする
- 始業時と終業時に業務状況を報告する
- 会議で決定した内容は議事録として記録し、誰でも確認できる場所に保存する
このようなルールの設定によって、業務時間外には業務をさせないテレワークの環境構築が必要です。また、時間外労働が多い社員には注意喚起し、原因の解明を求めるといった残業を削減する取り組みを実施しましょう。
STEP2：「フロー情報」と「ストック情報」を分ける
2つ目のステップは、「フロー情報（流れる情報）」と「ストック情報（蓄積する情報）」を分けることです。
「フロー情報」とは、その瞬間の意思疎通が目的で、時間が経てば価値がなくなる情報のことです。一方、「ストック情報」とは、後から何度も見返す可能性が高いマニュアルやタスクの進捗状況、顧客情報などです。
ストック情報は、チーム全員が常に最新の状態を把握しておくべきであるため、チャットツールのタイムラインで流れないように場所を分けて管理するべきなのです。
STEP3：情報管理・共有に適したツールを導入する
3つ目のステップは、情報管理・共有に適したツールを導入することです。
業務に必要な情報をツール内に蓄積しておけば、作業手順を誰かに質問する手間や相手からの回答を待つ時間を省くことができます。さらに、蓄積された情報の中から必要な情報がすぐに見つかれば、情報を探すのに業務を中断せずに済むのです。
たとえば、情報共有ツール「Stock」なら、社内のあらゆる情報を「ノート」ごとに管理でき、タスクやメッセージで業務の抜け漏れや二重対応を防げます。
【必見】テレワークの質を高めて残業を削減する方法
以下では、テレワークの質を高めて残業を削減する方法を紹介します。
テレワークでは、他のメンバーに気軽に相談したり進捗を確認したりできないため、Web会議やチャットでのやり取りが増えがちです。その結果、本来の業務に使う時間が圧迫され、残業につながってしまいます。
しかし、資料をPCのフォルダに保存し、チャットツールで共有する運用にも限界があります。情報の保存場所が分散しやすく、誰がどこにどの情報を持っているのか分からなくなるためです。
そこで重要なのが、「情報を流さずに蓄積できる仕組み」を整えることです。社内情報を一か所にまとめて共有できれば、相手からの返信を待たずに必要な情報を確認できるようになります。
こうした条件に最も当てはまるのが、操作が簡単で、社内情報をリアルタイムで共有できるツール「Stock」です。Stockでは、情報をノートとして蓄積しながら、その内容に紐づけてメッセージをやり取りできるため、「情報はノートに残し、相談はノートに紐づいたメッセージ」という運用で、話題の混在や情報の埋没を防げるのです。
社内情報をリアルタイムで共有できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのメッセージ機能＞
Stockのノートには「メッセージ」が紐づいており、以上の画像のようにテーマごとのやり取りが可能です。そのため、従来のチャットツールのように1つのチャットの中だけで複数の話が飛び交い、重要な決定事項が埋もれることはありません。
テレワークで残業が増える原因と解決策まとめ
ここまで、テレワークで残業が増える原因と解決策を中心に解説しました。
テレワークで残業が増加する要因は、仕事のオンオフが曖昧になること、情報共有を会議に頼りすぎていること、チャット中心の運用で情報が流れることです。
こうした課題を解決するには、業務ルールを定めることや、フロー情報とストック情報を分けることが重要です。また、情報が流れることなく管理・共有できるツールを導入することも不可欠です。
結論、テレワーク下での残業時間を削減するには、非IT企業の社員でも簡単に操作でき、タスク管理も可能なツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、テレワークの質を高めましょう。
