仕事を進めるスピードに個人差はあるものの、チームでプロジェクトを進める際は、誰かの仕事が遅いとほかのメンバーに迷惑をかけてしまいます。
実際に、改善の意思はあるものの仕事が遅いメンバーの影響で、スムーズに業務を進められない状況に悩むマネジメントの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事が遅い人の改善策と向き合い方を中心にご紹介します。
- チームの業務スピードを向上させるために尽力しているが効果が出ない
- 仕事が遅いメンバーに対しての教育法がわからず悩んでいる
- 仕事が遅い人が取り組むべき改善策を理解し実践したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、仕事が遅い人との向き合い方を理解しながら、取り組むべき改善策を共有できるようになります。
目次
【改善策あり】仕事が遅い人に見られる特徴とは
ここでは、仕事が遅い人に見られる特徴を解説します。以下に当てはまるメンバーは改善策を踏まえて、効率よく仕事を進められるようにしましょう。
完璧主義でこだわりが強い
仕事が遅い人の特徴として完璧主義でこだわりが強いことが挙げられます。
仕事を細部までこだわり、完璧にしようとする心がけは好ましい動きです。しかし、プロジェクトの納期が迫っている場合は、かえってチームの業務効率を低下させ迷惑をかけてしまう原因になります。
そこで、プロジェクトを進める際は、はじめにアウトラインを作成することがおすすめです。こだわる必要のない部分に時間をかけても評価されにくいため、提出できる一定のレベルまで業務を完了させてから細部を仕上げるようにしましょう。
仕事の全体像が見えてない
仕事の全体像が見えていない人も仕事が遅くなりがちです。
仕事を進めるうえで、担当している仕事の全体像を把握することは重要です。「自身のタスクがプロジェクトのどの段階か」「最終的なゴールはどこに設定されているか」を理解すると、自然と業務のスケジュールを組み立てられるようになります。
目先の業務をこなすことだけに集中すると、担当しているほかのタスクの優先順位を誤り、納期にも間に合わなくなってしまう可能性があります。自身のタスク管理のためにも、視野を広げて仕事の全体像を把握し、順序立ててタスクに着手しましょう。
報連相ができない
仕事が遅い人に見られる特徴の最後に「報連相ができない」が挙げられます。
「報連相」はビジネスに必須ですが、できない原因にはルールがなかったりタイミングがわからなかったりすることが挙げられます。そのため、業務で発生した課題に対して「現在の進捗状況の報告」「プロジェクトのスケジュール連絡」「進めているタスクの相談」のルール設定・習慣づけが必要です。
また、報連相が的確にできると、リーダーは部下の作業状況を観察しやすくなり、適切なアドバイスが可能です。そして、人的リソースの振り分けもスピーディとなるので、業務の漏れやミスもいち早く発見・解決できるのです。
したがって、報連相ができないメンバーがいる場合は「何が原因か」を特定して解決することがマネジメントに求められます。
【担当者向け】仕事が遅い人への向き合い方
ここでは、仕事が遅い部下を抱える担当者向けに状況別の向き合い方を解説します。
「仕事が遅い」には各メンバーのさまざまな背景があります。以下では、仕事が遅い原因の代表的な3つの例を挙げています。
- 仕事の担当時間が浅く経験値が低い
- 仕事の覚えが悪い
- メンバーのやる気がない
新入社員や職場異動によって新たに加入したメンバーが仕事をこなせるようになるには、一定の期間が必要です。担当者は、業務のマニュアルを用意したり、質問に対してアドバイスを行ったりするなどの教育を中心に、業務に慣れさせましょう。
ある程度の経験があるにも関わらず仕事を覚えられないメンバーには、1on1ミーティングを行うなど、抱える課題や悩みについて話す機会を設けましょう。各メンバーと向き合うことで、一人ひとりの精神的なケアができるようになります。
メンバーのやる気を出させるのは難しいですが、やる気がおきない原因には、仕事の内容が適していなかったり、仕事に意味を感じていなかったりする場合があります。「貢献できているか」はメンバーのやる気に大きく関わるため、担当者は任せる仕事の意義を明確にするようにしましょう。
部下からの信頼が厚く、尊敬される担当者やリーダーは、各メンバーの性格や特徴を踏まえて、的確な教育を行っています。経営資源の内の最も重要な「ヒト」を育てることは、仕事の質を高め業務効率の向上に繋がるのです。
仕事が遅い人が取り組むべき改善策とは
ここでは、仕事が遅い人が取り組むべき改善策を解説します。業務スピードの向上には以下がマストのため、必ず押さえるようにしましょう。
明確なスケジュールを計画する
仕事が遅い人が取り組むべき改善策に明確なスケジュールの計画があげられます。
仕事が遅い人の多くは抱える業務のなかで「いつまでに完了させるか」のタスク管理が苦手です。原因として、現段階でやるべきことに集中できずエネルギーが分散するので、どのタスクも中途半端で「仕事が遅く」なってしまうのです。
そのため、いつまでにどのタスクを仕上げるかの優先順位を決め、スケジュールを計画・管理してから業務に取りかかるようにしましょう。今やるべきことが可視化され、集中的にタスクを完了できるようになります。
周囲の環境を整える
業務スピード向上には、仕事をする周囲の環境整備が必須です。
デスクが会議資料や企画書で山積みになったり、パソコンのファイル管理が煩雑になっていたりすると「どこになにがあるかわからない」状況が発生してしまいます。結果、必要な書類や情報を探すのに時間を取られ、仕事のスピードを大きく低下させるのです。
一方、周囲の環境が整っているメンバーは、業務に必要な情報へ簡単にアクセスできます。資料を毎回探す手間がなくなることでストレスが発生せず、スムーズに仕事を進められるようになります。
したがって、仕事の遅いメンバーは業務に必要なものがどこにあるかを把握できるように、仕事の環境に着目し、デスク周辺やパソコンのファイルを整頓しましょう。
情報共有を的確に行う
情報共有を的確に行うと仕事をスムーズに進められるようになります。
仕事において、メンバー同士の情報交換や会議資料の共有には「スピード」と「アクセスのしやすさ」が求められます。的確なタイミングで情報共有されると、仕事に必要な情報へ簡単にアクセスでき、業務進行を妨げません。
そのため、仕事の効率化を実現するには、ビジネスで必須の報連相から、仕事で発生する情報の共有・管理までをスピーディーかつ確実に行う必要があるのです。実際に、情報共有の活発化によってスムーズに業務を進めているチームは、「Stock」のようにシンプルな情報共有ツールを使っています。
チームの業務スピードを向上させるおすすめのツール
ここでは、チームの業務スピードを向上させるおすすめのツールをご紹介します。
チームで業務を進めていくためには、仕事の遅いメンバーも巻き込んで仕事が早くなるように教育していく必要があります。そこで、「情報共有ツール」を活用すると、リーダー間との意思疎通が簡単になり、仕事が遅いメンバーの報連相を活発にできます。
一方、導入するツールを選定する際は非IT企業でも使いこなせるほどの「シンプルさ」がとくに重要です。複雑なツールはITリテラシーの低いメンバーが使えないので、該当メンバーはもちろんチームにストレスが発生し、仕事がさらに遅くなってしまうのです。
結論、担当者の人材教育や報連相のスピード感を向上させるには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、シンプルに使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に仕事のあらゆる情報を簡単に残しつつ、直感的な「フォルダ」で管理できるので、アクセス性が悪いことによる業務スピードの低下が発生しません。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」で、情報の混在を防ぎつつ個人のタスク管理もシンプルになります。
非IT企業でも最も簡単に情報共有・タスク管理ができる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事が遅い人の改善策と向き合い方まとめ
ここまで、仕事が遅い人の改善策と向き合い方について解説してきました。
仕事が遅いメンバーを抱える担当者は、個人で抱えている課題の解決を実現するために、スケジュール管理や周辺環境の整備を行うなどの対策が必要です。また、報連相をはじめとした「情報共有」が業務効率化に直結するので、ITツールを使った各メンバーの教育・管理が求められます。
一方、非IT企業の場合は、情報共有のアナログ文化が根付いており、ツールの導入に挫折しやすいので注意しましょう。シンプルで使いやすいツールでなければ、チームメンバーの仕事が遅くなり「実業務で使えない」ストレスから必ず使われなくなってしまいます。
結論、仕事が遅いメンバーを抱える環境の改善には、Stockのように「ノート」「メッセージ」「タスク」の過不足ない機能を持ち、最も簡単に扱える情報共有ツールが必要なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報共有・タスク管理を簡単にし、業務スピード向上させましょう。
