働き方の多様化にともない、多くの企業でテレワークが導入されるようになりました。しかし、テレワーク中の社員の状況を把握するのは簡単ではありません。
実際に、「テレワークを導入したものの、部下の進捗が見えず管理が難しい」「チャットの連絡が流れて指示が埋もれてしまう」など、連絡漏れや業務の滞りに悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークの業務管理がうまくいかない原因と、現場に負担をかけない具体的な解決策を解説します。
- テレワーク中のメンバーの業務状況が見えず、適切な管理方法に悩んでいる管理職
- テレワーク中の情報共有がうまくいかずチーム運営に課題を感じている現場責任者
- テレワークの問題解決のためにタスク管理と情報共有を一元化したい総務担当者
上記に当てはまる方はこの記事を読むと、離れた場所にいてもチーム全員の進捗を一目で把握し、確認の手間を減らす方法が分かります。
目次
テレワークにおける業務管理のおもな失敗例
以下では、テレワークにおける業務管理のおもな失敗例を紹介します。自社の運用を見直したい方は、以下を参考にしましょう。
（1）進捗が把握できず適切な評価が難しくなる
1つ目は、進捗が把握できず適切な評価が難しくなることです。
出社時とは異なり日々の作業状況が見えなくなるため、評価基準が最終的な結果だけに偏りやすくなります。その結果、「途中でどのような工夫をし、課題に対応したか」が管理者に伝わらず、部下は正当に評価されないと感じ、モチベーションが低下します。
たとえば、担当者に進捗をチャットで聞いても「対応中です」といった大まかな返答では、トラブルの対応履歴や実際の作業手順までは確認できません。このように、進捗共有が個人の連絡任せだと、確認の手間が増えるうえ適切な評価が難しくなります。
（2）チャットやメールで重要な情報が埋もれる
2つ目は、チャットやメールで重要な情報が埋もれることです。
チャットやメールは、複数の話題や日常の挨拶が同じタイムライン上に混ざり合い、重要な連絡が過去のやり取りに埋もれてしまいます。その結果、業務の指示や確認事項が見落とされ、連絡漏れや対応の遅れが発生するのです。
たとえば、「共有されたマニュアル」や「お客様からの変更指示」を確認したいときでも、チャットを遡らなければならず、探すだけで多くの時間を費やします。このように、情報が時系列で流れる仕組みでは、必要な情報が見つからず業務が滞ってしまうのです。
（3）ITツールが複雑で現場が使いこなせない
3つ目は、ITツールが複雑で現場が使いこなせないことです。
ITリテラシーが高くない現場では、機能が多すぎると「どこに何を入力すべきか」がわからず、操作方法を覚えるだけで負担になってしまいます。その結果、特定の担当者しか使わなくなり、更新が途絶えて情報が最新に保たれなくなるのです。
たとえば、進捗報告のための操作が複雑だと、現場社員が入力作業を面倒に感じ、口頭やチャットでの報告に逆戻りするケースがあります。このように、現場が使いこなせなければ意味がないため、直感的に使えるシンプルな仕組みを選ぶべきです。
（4）「さぼり」対策として監視を強めすぎる
4つ目は、「さぼり」対策として監視を強めすぎることです。
PCの稼働状況を細かくチェックしたり過度な報告を義務付けたりすると、社員は監視への対応や報告作業に追われ、本来の業務が後回しになります。また、監視を強めるほど現場の負担は増え、上司と部下の信頼関係も崩れるのです。
たとえば、部下にチャットや電話で進捗を逐一報告させると、部下は日報や連絡に時間を奪われ、管理者もその確認に追われる悪循環に陥ります。したがって、テレワークの業務管理では、個人の報告作業に頼らず進捗が自然と可視化される仕組みが必要です。
なぜテレワークの業務管理はうまくいかないのか？
以下では、テレワークの業務管理がうまく回らない原因を解説します。現場の負担を減らしたい方は、以下を参考にしましょう。
タスクや対応履歴が個人管理になっている
1つ目は、タスクや対応履歴が個人管理になっていることです。
テレワークでは「隣の席で作業を見る」ことができないため、個人のメモやデスクトップ上で進捗を管理していると、周囲はその状況を把握しづらくなります。また、担当者の不在時やトラブル発生時に、他の社員がフォローできず業務が完全に停止してしまいます。
たとえば、顧客からの問い合わせ対応の履歴が担当者の手元にしか残っていない場合、別の社員が電話を受けても経過がわからず、すぐに対応できません。このように、管理を個人任せにすると、担当者以外が業務を進められない状況が引き起こされてしまうのです。
ファイルの保存場所がバラバラで探すのに時間がかかる
2つ目は、ファイルの保存場所がバラバラで探すのに時間がかかることです。
テレワーク下では「あの書類どこにある？」と隣の席で気軽に聞けません。そのため、各自が共有フォルダ・デスクトップ・メール添付などそれぞれ異なる場所に保管していると、必要なときに自力で見つけ出せなくなります。
たとえば、過去の資料を確認したい場合、複数のフォルダをひとつずつ開いて確かめる必要が生じ、確認作業だけで時間を消費してしまいます。このように、情報の保管場所が統一されていないと、社員の作業時間が奪われ、意思決定を遅らせる要因になるのです。
ルールを細かく決めても現場が守り続けられない
3つ目は、ルールを細かく決めても現場が守り続けられないということです。
社員のITリテラシーに差がある場合、複雑な入力作業や細かな分類ルールは日々の業務を圧迫します。導入当初は守っていても、次第にルールを守るのが面倒になり、「ルールを作ったが現場に定着しない」という状況になるのです。
また、「日報の入力項目が多すぎる」「フォルダの階層指定が細かすぎる」といったルールは、現場の入力漏れや更新忘れを頻発させる原因にもなります。管理ルールは細かく決めるよりも、現場が自然と使い続けられるシンプルさを意識することが重要です。
テレワークの業務管理を改善する方法
以下では、テレワークの業務管理を改善する方法を紹介します。運用の負担を減らしたい方は、以下を参考にしましょう。
チーム全体のタスクと進捗を一目でわかる状態にする
1つ目は、チーム全体のタスクと進捗を一目でわかる状態にすることです。
担当者ごとに進捗が隠れていると、管理者が何度も「あの件どうなった？」と確認しなければならず、お互いの時間を奪ってしまいます。一方、チーム全員のタスクと進捗が可視化されれば、口頭や個別メッセージで確認する手間がなくなるのです。
たとえば、担当者・期日・現在の対応状況（未着手・対応中・完了）が一覧で見られる環境があれば、管理者は画面を見るだけで全体の進捗や遅延の兆候を早期に把握できます。このように誰が・何を・どこまで進めているかが一目でわかる状態を整えることが必要です。
業務に必要な情報や履歴を「あとから探せる場所」に残す
2つ目は、業務に必要な情報や履歴を「あとから探せる場所」に残すことです。
在宅勤務ではオフィスのように「隣の席の先輩に口頭でサッと聞く」ことができません。そのため、手順が残っていないと、メッセージを送ったり、オンライン会議を開いたりする必要があり、双方の業務が中断してしまいます。
そこで、マニュアルや資料が「誰でも検索して参照できる場所」に蓄積されていれば、社員はほかのメンバーに連絡することなく、自身で調べて業務を進められます。このように、テレワークでは、離れていても各自が必要な情報をすぐ取り出せる仕組みが必要なのです。
「誰でも使い続けられる仕組み」を作る
3つ目は、「誰でも使い続けられる仕組み」を作ることです。
入力項目や運用ルールを決めすぎると、日々の業務に追われる現場社員の負担になり、次第に情報の更新自体が途絶えてしまいます。そのため、日常業務のなかで気軽に記録・共有できるようにすべきです。
たとえば、分類タグや必須項目をいくつも設定させるのではなく、「日付と対応内容だけをメモに残す」といったシンプルな運用であれば、忙しい現場でも挫折せずに続けられます。このように、現場の社員が簡単に情報を更新・共有し続けられる運用が必要です。
テレワークの業務管理に役立つツールを選ぶポイント
以下では、テレワークの業務管理に役立つツールを選ぶポイントをご紹介します。以下を参考にして、自社に合ったツールを導入しましょう。
（1）タスクと進捗状況をリアルタイムで把握できるか
1つ目は、タスクと進捗状況をリアルタイムで把握できるかという点です。
テレワークではお互いの作業が見えないため、進捗を確認するために毎回メッセージを送ったり集計表を更新したりすると、それだけで現場の負担になります。一方、更新された情報が自動で反映されるツールなら、管理の手間をかけずに状況を把握できます。
たとえば、担当者が自分のタスクのステータスを「完了」に変えるだけで全体の一覧画面が更新されるツールなら、報告漏れや確認待ちの時間が発生しません。このように、画面を見るだけで最新の進捗が揃うツールを選ぶことが業務の滞りを防ぐポイントです。
（2）連絡と関連情報を同じ場所で管理できるか
2つ目は、連絡と関連情報を同じ場所で管理できるかという点です。
やり取りのチャットと作業指示の文書が別のツールに分かれていると、あとから「どの連絡がどの案件の話だったか」を探し直す手間が発生します。そこで、1つの画面の中でやり取りと関連情報が紐づいていれば、やり取りを見失う心配がありません。
たとえば、資料と紐づけてメッセージのやり取りができるツールであれば、文脈を補足し直すことなくスムーズに会話が完結します。このように、情報とやり取りを1か所にまとめられるツールを選べば、コミュニケーションの行き違いを防ぎやすくなります。
（3）マニュアル不要で直感的に操作できるか
3つ目は、マニュアル不要で直感的に操作できるかという点です。
ITリテラシーにばらつきがある組織では、初期設定や操作方法が難しいだけで一部の社員が置き去りになり、全員での運用が挫折しがちです。誰でも見ただけで使い方がわかるシンプルなUI（画面設計）であれば、教育コストをかけずにすぐ現場に浸透します。
たとえば、特別な研修を開かなくても「画面を開いて文字を打ち込むだけ」「ドラッグでタスクを移動させるだけ」といったツールなら、ITが苦手な社員でもストレスなく使えます。このように、現場全員が説明なしで使いこなせるシンプルさを基準に選びましょう。
（4）IT専任者がいなくても安全に運用できるセキュリティか
4つ目は、IT専任者がいなくても安全に運用できるセキュリティかという点です。
自社で複雑なセキュリティ管理やシステムを構築するには専門知識が必要となり、IT専任者がいない企業で運用するのは困難です。一方、2要素認証や暗号化、アクセス制限などの機能が搭載されたツールなら、手間をかけずに情報漏えいを防げます。
また、国際的な情報セキュリティ認証を取得しているツールを選べば、自社で特別な対策を講じなくても、安心して社外からアクセスできます。このように、安全な環境下でテレワークをするには、最初から強固なセキュリティが担保されているツールが必要です。
テレワークの業務管理・情報共有を最も簡単にするツール
以下では、テレワークの業務管理・情報共有を最も簡単にするツールをご紹介します。
テレワーク中の連絡や進捗管理が口頭やチャットだけだと、重要な指示が埋もれたり、あとから対応履歴を振り返れなくなったりするリスクがあります。確認の手間が増えるだけでなく、担当者しか状況がわからない「業務の属人化」が進む原因にもなりかねません。
こうした問題を防ごうと、Excelで管理表を作ったりルールを厳しくしたりしても、入力や管理の煩雑さから次第に使われなくなるのが現実です。個人の意識や無理な運用ルールに頼る方法では、テレワーク下の情報共有・管理を継続することに限界があります。
そこで、テレワークの業務管理を定着させるには、特別なIT知識がなくても「業務のついでに自然と情報が溜まり、誰でもすぐ探せる仕組み」を取り入れることが不可欠です。この仕組みがあれば、テレワークであっても現場に負担なく、情報や進捗を共有・管理できます。
この条件に最も当てはまるのが、チームの情報をノート単位で誰でも簡単に管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockは、チャットのように情報が流れることなく、タスクや資料を1か所にまとめて残せるため、ITに詳しくない現場でもストレスなくテレワークの業務管理を定着させられます。
テレワークの業務管理を最適化するツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークやツール導入で業務管理が成功した事例
ここでは、テレワークやツール導入で業務管理が成功した事例を2つ紹介します。他社の成功事例を参考にしたい方は必見です。
【テレワーク】向洋電機土木株式会社の事例
電気設備設計・施工事業を展開する向洋電機土木株式会社では、従業員一人ひとりがライフステージに合わせてうまく在宅を活用できるように体制を整えています。
具体的には、在宅勤務への切り替えの理由や背景を確認したうえで仕事内容を判断するといった、社員の状況に合わせたマネジメントを実施しています。その結果、従業員の精神的・肉体的な負担が軽減されたのです。
また、ガソリン、本社電力消費量、労働時間の削減も実現しました。この功績により、平成26年度のテレワーク活用の好事例として厚生労働省からも紹介されています。
【ツール導入】株式会社TGKの事例
ふわとろオムライス専門店「神田たまごけん」と肉オムライス専門店「肉とたまご」を運営している株式会社TGKでは、「チャットツールでは社内情報が流れてしまう」という問題がありました。
そこで、情報共有ツール「Stock」を導入したところ、情報が蓄積され、共有も簡単になったのです。Stockは、「ノート」に直感的に情報をまとめられるうえ、検索機能でノートが迅速かつ正確にヒットするようになりました。
また、情報共有がしやすくなったことで、「ノート」に紐づく「メッセージ」で店長同士のやり取りも活性化したのです。
テレワークの業務管理の課題点と解決策まとめ
ここまで、テレワークの業務管理の課題や解決方法、おすすめツールや選び方を解説しました。
テレワークでは、お互いの進捗状況をリアルタイムで可視化し、業務に必要な情報や履歴を「あとから誰でも探せる場所」に残すことが重要です。情報共有の仕組みが整っていない状態を放置すると、指示の見落としや確認作業が多発し、業務が滞ってしまいます。
こうした課題を解決するには、複雑なルールや高機能なツールを導入するのではなく、ITリテラシーに関わらず「全員が迷わず更新し続けられるシンプルな仕組み」を作らなければなりません。
非IT企業でテレワークの業務管理を定着させるなら、ノート形式で情報とメッセージを一括管理できる情報共有ツール「Stock」がおすすめです。Stockは、業務手順や過去の対応履歴を1か所に蓄積してチーム全員で簡単に共有できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、テレワーク下でも、業務の進捗や情報を円滑に共有・管理しましょう。
