今日では、働き方改革の一環としてテレワークを導入する企業が増えています。テレワークは、社員がオフィスに出勤せず、自宅やサテライトオフィスなどで働けるため、個々の働き方の選択肢を広げられるのです。
一方、テレワークは適切な方法で実施しなければ社員のモチベーションが低下し、業務に支障をきたしてしまいます。とはいえ、テレワークで何に注意すればよいか分からないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークで直面する現場の課題や原因、解決策を中心に解説します。
- テレワークを導入したが情報共有や進捗確認がうまくいかず困っている管理職
- 在宅勤務で認識のズレが増え、チーム運営に悩んでいる現場リーダー
- テレワーク特有の課題を解消できる方法やツールを検討したい総務担当者
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、テレワークで発生する課題の根本原因が分かり、現場に負担をかけずに業務状況を可視化して、円滑にチームを動かす仕組みを整えられます。
目次
テレワークとは？
ここでは、テレワークの概要と企業側・社員側のメリットを紹介します。テレワークの導入を検討している方は必見です。
テレワークと在宅勤務の違い
テレワークと在宅勤務の大きな違いは、「働き方の対象範囲」です。テレワークという大きな枠組みの中に、在宅勤務が含まれていると理解すると分かりやすくなります。
また、テレワークは「社外で働くスタイル全般」を意味しており、具体的には以下の3つの形式に分かれます。
| 種類 | 概要 |
|---|---|
| 在宅勤務 | 自宅を拠点として、PCや電話を使って勤務する形態 |
| モバイルワーク | 移動中の電車内やカフェ、顧客先、出張先などで勤務する形態 |
| サテライトオフィス勤務 | 本社以外のサテライト拠点やシェアオフィスで勤務する形態 |
このように、在宅勤務はテレワークの手段のひとつです。現場営業が多い部署ではモバイルワーク、管理部門では在宅勤務など、業務特性に合わせて選択することが重要になります。
【企業側・社員側】テレワークのおもなメリット
テレワークでは通勤や移動にかかる時間を削減でき、本来の業務や私生活に充てられる時間が増えます。そのため、企業と社員の双方に以下のようなメリットが存在するのです。
| 立場 | メリット |
|---|---|
| 企業 | ・オフィスの賃料・通勤手当などの固定費が削減できる。 ・全国から優秀な人材を雇用できる。 |
| 社員 | ・満員電車のストレスがなくなる。 ・ワークライフバランスを整えやすくなる。 |
このように、テレワークは単に場所を変えるだけでなく、企業の経費削減や社員のストレス軽減にも貢献し、働きやすい環境を作るための有効な手段となります。
テレワークで直面する4つの現場課題
ここでは、テレワークで直面する4つの現場課題を紹介します。「テレワークで相手の状況が見えない」「情報が伝わらない」と悩んでいる方は必見です。
（1）社員の「さぼり」や管理不足が発生する
1つ目は、社員の「さぼり」や管理不足が発生するという点です。
オフィスのように席を見渡して声をかけることができないため、管理者が部下の作業進捗をリアルタイムで把握できません。たとえば、指示された業務が終わったあとも自分から報告せず、指示待ちのまま放置されて作業が停滞してしまうケースがよくあります。
このように、業務の進捗を確認できる仕組みがないと、手持ち無沙汰によるさぼりや作業の遅れを防ぐことが難しくなります。
（2）新人教育やフォローが難しく孤立しやすい
2つ目は、新人教育やフォローが難しく孤立しやすいという点です。
対面であれば様子を見て直接指示を出せますが、画面・チャット越しでは新人や部下の理解度を把握しづらく、つまずいている箇所があってもすぐに気づけません。そのため、質問や回答が遅れ、新人が疑問を抱えたまま作業を進めてしまう恐れがあります。
このように、テレワーク特有の新人教育・フォローの難しさを放置すると、新人の不安が募り早期離職ややる気の低下につながるのです。
（3）情報共有やタスク管理に時間がかかる
3つ目は、情報共有やタスク管理に時間がかかる点です。
テレワークでは、口頭でやり取りできないため、ちょっとした確認もメールやチャットで連絡する必要があり、手間がかかります。そのため、過去の業務履歴を探すのに時間がかかったり、チャットのやり取りに追われて業務を進められなくなったりしがちなのです。
このように、情報を手軽に確認できる仕組みがないと、日々の確認業務だけで現場が疲弊してしまいます。
（4）情報漏えいのリスクが高まる
4つ目は、情報漏えいのリスクが高まることです。
テレワークはオフィス以外の場所で業務をするため、端末の紛失や不適切な情報送信が起きやすくなります。たとえば、連絡の手間を減らそうとして個人のチャットやメールで機密データを送ってしまい、誤送信につながる場合があるのです。
このように、安全に情報をやり取りできる環境が整っていないと、重大な情報漏えい事故を引き起こしかねません。
なぜテレワークで「さぼり」や「モチベーション低下」が起きるのか
ここでは、テレワーク下で「さぼり」や「モチベーション低下」が起きやすい原因を3つご紹介します。以下を参考にして、自社で同じ状況が発生していないか確認しましょう。
（1）業務に集中できる環境が整っていない
1つ目は、業務に集中できる環境が整っていないことです。
家やカフェは、オフィスと比べて誘惑が多いうえ、通信設備が不十分で作業が停滞しやすいです。また、業務に必要な資料が手元になく、確認のために何度も会社や同僚に連絡しなければならないこともあります。
このように、オフィスと同じように仕事を進められる環境がないと、作業の遅延やさぼりにつながるのです。
（2）業務の役割や締め切りが不透明になっている
2つ目は、業務の役割や締め切りが不透明になっていることです。
タスクの内容や期限が不明確だと、完成基準や優先度が分からないため、社員のモチベーションが低下します。たとえば、「資料をまとめておいて」といった曖昧な指示だと、優先度の低い作業に着手したり、作業を後回しにしたりする原因になります。
このように、タスクの担当者と締め切りが不透明な状態では、社員が自発的に動けず、さぼりやモチベーションの低下につながるのです。
（3）適切なコミュニケーションや評価ができていない
3つ目は、適切なコミュニケーションや評価ができていないことです。
テレワークでは、お互いの様子が見えないため、管理者が進捗を把握できず、社員も「放置されている」と感じやすくなります。たとえば、「進捗を報告しても返信がない」「どこをどう評価されているか分からない」状況では、社員のやる気も失われてしまいます。
その結果、業務への責任感が薄れ、作業を後回しにしたり、さぼったりする原因になるのです。このように、適切な共有やフィードバックがない環境では、社員のやる気を維持することは不可能です。
テレワークの課題を解決する方法
ここでは、テレワークの課題を解決する方法を4つ紹介します。テレワーク下での情報共有や進捗確認がうまくいかず悩んでいる方は必見です。
方法1｜就業ルールや情報の取り扱いルールを明確にする
1つ目は、就業ルールや情報の取り扱いルールを明確にすることです。
対面でのコミュニケーションが減るテレワーク下では、個人の判断に依存した業務やセキュリティ対策が重大なトラブルにつながります。トラブルを未然に防ぐためにも、オフィス外での働き方や情報の扱い方を決めておく必要があるのです。
たとえば、「無料Wi-Fi利用の禁止」「定期的にPCのセキュリティを更新する」など具体的なルールを設け、勤怠や労働時間に関する就業規則を整備します。このように、働き方や情報の取り扱いに関する明確な基準を設けると、安心して業務できる環境が整います。
方法2｜仕事の役割とタスクを見える化する
2つ目は、仕事の役割とタスクを見える化することです。
業務進捗が一覧で可視化されると、自分の役割や優先度が明確になり、チーム内での業務分担や指示出しが容易になります。また、リアルタイムでタスクや担当者を確認できる仕組みを作れば、担当者に毎回メールやチャットでやり取りする必要もなくなるのです。
このように、仕事の役割と期日を見える化すると、指示待ちによる作業の停滞を防げるほか、自分の役割が明確になり責任感を持って業務に取り組めるようになるのです。
方法3｜進捗報告や成果物の提出方法をシンプルにする
3つ目は、進捗報告や成果物の提出方法をシンプルにすることです。
テレワーク下での進捗や報告書の共有方法が複雑だと、現場の負担が大きくなり報告漏れや提出忘れが発生しやすくなります。そのため、情報共有の仕組みを簡単にする必要があるのです。
たとえば、業務開始時にやるべきタスクを設定し、完了したらチェックを入れるだけといった簡易的な仕組みにすれば、手間をかけずに正確な進捗を把握できます。このように、報告や提出を手軽にできる仕組みを作ることで、共有・確認の手間を減らせるのです。
方法4｜誰でも簡単に使える情報共有ツールを導入する
4つ目は、誰でも簡単に使える情報共有ツールを導入することです。
メールやチャットだと、複数の話題が混在して情報が流れやすく、必要な資料や指示を探すのに時間がかかり、業務が滞ってしまいます。また、ツールを導入しても、操作が複雑だとツールで情報を共有・管理するのを面倒に感じて、使われなくなるのです。
そこで、情報が正しい場所に蓄積され、直感的な操作で過去の経緯やマニュアルをあとからすぐに見返せる情報共有ツールを導入しましょう。シンプルなツールで情報を共有・管理することで、テレワーク下での連絡漏れや認識のズレを防げます。
テレワークの課題解決に役立つツール
以下では、テレワークの課題解決に役立つツールをご紹介します。
情報共有に関するルールを厳しくしたり、無理に報告を増やしたりしても、かえって現場の負担が増えて業務が停滞してしまいます。また、メールやチャットだと複数の話題が混在して情報が流れてしまい、あとから必要な情報をすぐに見つけられません。
また、テレワークに活用するためにツールを導入しても、多機能で操作が複雑だと、現場で使いこなせず、結局使われなくなるケースが少なくありません。このようなメール・チャットでの情報共有や複雑なシステム・ツールでの運用には限界があるのです。
したがって、テレワークにおける課題を解決するためには、ITリテラシーにばらつきがある現場でも「誰でも直感的に使えて情報が残る仕組み」の構築が必要です。また「情報の蓄積」と「タスクの見える化」が同時にできれば、テレワークに活用しやすくなります。
こうした条件に最も当てはまるのが、高セキュリティ下で最も簡単にチームの情報共有とタスク管理ができるツール「Stock」です。Stockは「ノート」単位で業務連絡やマニュアルを整理でき、タスク機能で「誰が・いつまでに何をするか」が一目で分かるため、ITに詳しくない現場でもすぐに定着してテレワークの課題を解決できます。
情報共有・タスク管理を最も簡単にできるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークの課題・原因と解決策まとめ
ここまでテレワークの課題・原因と解決策を中心に解説しました。
テレワーク下では、さぼりやモチベーション低下、情報共有やタスク管理がしづらいといった問題が発生しがちです。これらは現場の意識不足ではなく、「業務の進捗やタスク、情報が見えにくい状態」に原因があります。
この問題を放置すると、現場の負担が増し、重大な業務ミスやトラブルにつながる恐れがあります。したがって、個人の注意や社内ルールだけに頼るのではなく、誰もが直感的に情報を管理・共有し、リアルタイムでタスクや進捗を把握できる環境を整えることが重要です。
結論、テレワーク下の情報共有・管理には、誰でも簡単にあらゆる情報を蓄積・共有でき、ノートに紐づくタスク機能でリアルタイムでの進捗確認が可能なツール「Stock」がおすすめです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、シンプルな情報共有環境を整えて、テレワーク下でもチーム全員が滞りなく業務を進められるようにしましょう。
