今日では、働き方改革の一環としてテレワークを導入する企業が増えています。テレワークは、社員が同じ場所に出勤せず、自宅や別の場所で働けるため、個々の働き方の選択肢を広げることが可能となります。
一方、テレワークは適切な方法で実施しなければ社員の仕事へのモチベーションや帰属意識が低下し、業務効率が下がる可能性があります。とはいえ、テレワークの経験がなく何に注意すれば良いかわからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回はテレワークで押さえておきたい5つの注意点とその解決策を中心に解説します。
- テレワークを実施するうえでの注意点を理解したい
- 自社のテレワークの課題を把握して解決したい
- テレワーク下で役立つツールがあれば教えてほしい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、テレワークを実施するうえで注意すべきポイントを押えられるので、円滑なテレワークが実現します。
目次
テレワークと在宅勤務の違いとは
「テレワーク」と「在宅勤務」は似た用語であるものの、以下の点で違いがあります。
テレワークとはICT（情報通信技術）を活用した、場所や時間にとらわれない働き方全般を指します。これには、自宅で働く「在宅勤務」、外出先や移動中に働く「モバイルワーク」、そして本社とは別の場所にあるオフィスで働く「サテライトオフィス勤務」が含まれます。
つまり、在宅勤務はテレワークの一種であり、テレワークという大きな枠組みの中に分類される働き方です。
テレワークを推進するメリットとは
以下では、テレワークを推進するメリットについて解説します。テレワークを社内に浸透させるには、社員にメリットを伝える必要があるため必見の内容です。
- 生産性の向上
- 人手不足の解消
- リスクへの備えの強化
通勤時間の削減や電話対応からの解放による集中力向上、ワーク・ライフ・バランスの改善から生産性アップが見込めます。
子育てや介護中の人など多様な人材の確保が可能になり、採用競争力の向上にもつながるうえ、柔軟な働き方ができるため離職率の低下も期待できます。
自然災害や感染症の流行など、予期せぬ事態が発生した場合でも事業を継続できる体制が整い、リスクへの備えが強化されます。
このように、テレワークの推進には企業と社員の双方に多くのメリットがあるのです。
テレワークで押さえておくべき5つの注意点とは
以下では、テレワークで押さえておくべき5つの注意点について解説します。テレワークによる業務効率の低下や情報漏洩を防ぐために、必ず押さえておきましょう。
（1）情報漏洩のリスクがある
テレワーク時の注意点の1つ目は、「情報漏洩のリスクがある」点です。
テレワークでは、社員個人のPCや持ち出し用の社用PCに業務データが保存されるため、ウイルス対策の不備やPCの紛失によって情報漏洩のリスクが高まります。また、自宅以外で仕事をする場合、セキュリティが不十分な無料Wi-Fiを使うと、通信内容が盗み見られる危険性があるため注意しましょう。
したがって、テレワーク下ではオフィス勤務時以上にセキュリティ管理を徹底する必要があるのです。
（2）コミュニケーション不足に陥りやすい
テレワーク時の注意点の2つ目は、「コミュニケーション不足に陥りやすい」点です。
コミュニケーション不足では、認識齟齬により部署やチーム単位での業務に支障をきたすうえ、社員の会社に対する帰属意識や仕事へのモチベーションの低下につながります。対面での業務よりも意識して適切なコミュニケーションが求められるのです。
テレワーク下では、テキストでのコミュニケーションが中心となるため、社内コミュニケーションの方法が大きく変わる点に注意しましょう。
（3）進捗管理が難しい
テレワーク時の注意点の3つ目は、「進捗管理が難しい」点です。
とくに、テレワークでは業務上の時間管理が社員任せになりがちです。したがって、定期的に社員の業務進捗を確認しなければ、業務に遅れが発生する可能性が高くなります。
また、業務に遅れが発生した社員が自発的に残業するケースも考えられるため、社員の業務をリアルタイムに可視化できるようにする工夫が必要です。
（4）情報共有に時間がかかる
テレワーク時の注意点の4つ目は、「情報共有に時間がかかる」点です。
テレワークにおける情報共有の方法はメールやチャットツールの利用が一般的です。しかし、メールは送信前に「文言チェック」「宛先の確認」が必要であり、チャットツールでは情報が流れてしまい、必要な情報をすぐに見返せません。
したがって、テレワーク下での情報共有には、情報を蓄積して必要な時にすぐに取り出せ、リアルタイムでのやりとりも可能な「Stock」のようなツールがおすすめです。
（5）ITツールの導入費用が高い
テレワーク時の注意点の5つ目は、「ITツールの導入費用が高い」点です。
多くのITツールはユーザー数が多くなったり、多機能なツールや複数のツールを併用したりすると、コストが高くなりがちです。無駄な費用をかけないためには、必要な機能を見極めて、自社に最適なツールを選ぶことが重要です。
したがって、導入するツールの目的を明確にし、本当に必要な機能を備えたツールを厳選することで、コストを抑えつつテレワークの生産性を最大化できます。
テレワークにおける注意点の解決策
以下では、テレワークにおける注意点の解決策をご紹介します。以下の解決策を理解するとテレワークの問題の発生を防止しつつ業務効率化を図れます。
オフィスの無駄なコストを削減する
ITツールの導入費用は高いですが、テレワークの勤務形態を維持するとオフィスの利用により発生する無駄なコストを削減できます。
たとえば、テレワークへの移行をきっかけに小規模のオフィスへ移転すると、賃料や光熱費、印刷代などを節約できます。さらに、出勤可能な人数を決めておけば、通勤手当の支給額も削減できます。
これらの削減されたコストをITツールの費用に充てれば、費用対効果を最大化できます。
情報の扱いに関する社員教育を徹底する
事前に社員へ情報セキュリティに関する知識の教育を実施し、テレワーク導入後も定期的に教育をしましょう。
社員が個人の判断でセキュリティ対策をするのではなく、全社でセキュリティ対策の方針を定める必要があります。たとえば、以下のセキュリティ対策の規則を設けるべきです。
- テレワークで利用するPCには必ず最新版のウイルス対策ソフトをインストールする
- 社内SNSは会社が定めた制限範囲内で利用する
- 不正アクセス防止のため、無料Wi-Fiはテレワークでは利用しない
このような対策は自社の情報資産を守るうえで大切なので、テレワーク稼働後もセキュリティ対策が徹底できているかチェックしましょう。
定期的にオンライン会議を実施する
社内コミュニケーション不足防止のため、業務上で懸念がある場合はオンライン会議の実施が有効です。
テキスト中心のやり取りでは、ニュアンスが伝わりにくく、意思決定が遅れることがあるからです。オンライン会議で顔を合わせることで、縦横の関係性が意識され、社員の帰属意識やモチベーション向上にもつながります。
このように、オンライン会議は円滑な業務遂行と社員のエンゲージメント向上に貢献します。
チームのタスク管理を見える化する
テレワークでは、業務の進捗状況を把握するため、チーム全体のタスクを見える化する必要があります。
チームメンバーがお互いのタスクを確認できると、業務の優先度を全体で共有でき、自分の業務がプロセスの中でどう位置づけられているかを理解できます。これにより、個々のメンバーが全体像を意識して業務を進められます。
タスク管理ツールを活用し全員の状況を可視化すると、適切な業務の分担も可能になるので業務全体の効率も向上できるのです。
就業ルールを策定・周知する
テレワークをスムーズに推進するためには、就業ルールの策定と周知も欠かせません。
厚生労働省のガイドラインでは、円滑なテレワーク実施のため、就業規則にルールを定めて労働者に周知することを推奨しています。具体的には、労働時間、勤怠管理、情報管理、ハラスメントなどに関する規則を明確にしておくことが望ましいです。
対面でのコミュニケーションが少ないからこそ、働き方に関するルールを明確に定めて共有する必要があるのです。
効率的に情報共有できるツールを導入する
テレワーク下では、情報共有を効率化できるITツールを導入し、やりとりにかかる無駄な工数を削減することも重要です。
たとえば、情報共有を効率化するITツールに必要な要素は以下のものが該当します。
- 情報が正しく「蓄積」される
- 情報共有に必要な機能が過不足なく搭載されている
- 誰でもすぐに使いこなせるほどシンプルな操作性である
このような、自社のテレワークを実施するうえで必要な機能が搭載された「Stock」のようなツールを導入すると、情報共有を効率化できるのです。
テレワークの注意点を解決できるおすすめのツール
以下ではテレワークの注意点を解決するツールをご紹介します。
テレワークを実施するうえで特に注意すべきなのは「コミュニケーションが不足する点」と「情報共有に時間がかかる点」です。コミュニケーションが不足したり、情報共有に時間がかかったりすると、社員同士で連携が取れず業務に支障をきたしてしまうからです。
そこで、リアルタイムでのコミュニケーションを可能にするチャット機能や、スムーズな情報共有機能が搭載されたツールが役立ちます。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは社員も使いこなせず、かえって業務効率が悪化してしまいます。
結論、テレワーク下で導入すべきは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日で使えるほどシンプルなツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、画像やファイルを含む情報を蓄積でき、リアルタイムでメンバーに共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、情報が錯綜することなくやりとりできるうえ、「タスク」でメンバーの進捗を可視化することで、効率的な進捗管理も実現可能です。
テレワーク下の情報共有を最も簡単に効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークの注意点と解決策のまとめ
ここまでテレワークの注意点と解決策を中心に解説しました。
テレワークで発生する問題を解決するにはITツールの導入が不可欠です。とはいえ、対面での業務とは異なるので進捗管理はもちろん、テキストでの情報共有が中心となるので、コミュニケーションが不足しがちな点に注意しなければなりません。
解決策として、都度オンライン会議を実施したり、チームメンバー全員のタスクを見える化したりして業務を進める必要があります。また、テレワークにおけるセキュリティ対策や導入するツールの使い方を統一し、情報漏えいリスクのない環境を作りましょう。
結論、初めてのテレワークであっても情報共有・管理の効率化を実現するには、非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるツール「Stock」が必須です。
ぜひ「Stock」を導入しテレワークにおける業務効率化を図りましょう。
