今日では感染症対策の一環としてテレワークを実施する企業が増えています。テレワークでは社員が同じ職場に出勤せず、別の場所で勤務するため、ソーシャルディスタンスが確保されます。
一方、テレワークは適切な方法で実施しなければ社員の仕事へのモチベーションや帰属意識が低下し、業務効率が下がる可能性があります。とはいえ、テレワークの経験がなく何に注意すれば良いかわからないと悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回はテレワークで押さえておきたい5つの注意点とその解決策を中心に解説します。
- 自社でテレワークを実施したいが、何に注意して実施すべきかわからない
- テレワークが上手く機能していないため、自社の課題を見つけて改善したい
- テレワークで意識すべきことを社内で共有したい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、テレワークを実施するうえで注意すべきポイントを理解しながら、円滑にテレワークを実施できます。
テレワークで押さえておくべき5つの注意点とは
以下では、テレワークで押さえておくべき5つの注意点について解説します。以下の内容に注意してテレワークを実施しなければ業務効率が下がったり、情報漏洩が発生する可能性があるので、必ず押さえておきましょう。
ITツールの導入費用が高い
テレワーク中の情報共有やコミュニケーションで利用するITツールは費用が高くなりがちです。
ツールの多くはユーザーの利用人数が増えるごとに利用料金が加算される「従量課金制」であることが多いので、利用人数が増えたり、複雑であったりすると価格が高くなります。そのため、ただ「多機能で便利そう」という定性的な理由でツールを選定すれば、無駄にコストがかかってしまうケースがあります。
また、用途によってツールを併用する場合にも費用が高くなります。社内コミュニケーションツール、タスク管理ツール、情報管理・共有ツールなど、ツールの種類は豊富ですが、導入すべきツールを適切に見極めなければ無駄なコストとなるのです。
情報漏洩のリスクがある
テレワークではセキュリティ管理が属人的になるため、情報漏洩のリスクがあるのも注意点です。
テレワークでは業務を社員自身のPCに保存、もしくは社用PCを持ち帰って業務を行います。そのため、社員自身のPCにウイルス対策ソフトが入っていなかったり、社用PCを紛失したりすることが原因で情報漏洩となるリスクが高まってしまうのです。
また、自宅以外でテレワークを行う際に、セキュリティに不備のある公開ネットワークを利用した場合、通信内容を盗み見られる可能性もあるので注意しなければなりません。
コミュニケーション不足に陥りやすい
テレワークでは基本的に自宅を含む社外で業務を行うため、オフラインのやりとりがなくなります。結果として、コミュニケーション不足に陥る可能性もあるのです。
コミュニケーション不足では認識齟齬などにより、部署やチーム単位で行う業務に支障をきたすため、対面での業務よりも意識して適切なコミュニケーションをとることが求められます。
また、コミュニケーションの頻度が下がると、社員の会社に対する帰属意識や仕事へのモチベーションの低下につながります。テキストでのコミュニケーションが中心となるので、社内コミュニケーションの方法が大きく変わる点に注意しましょう。
進捗管理が行いにくい
テレワークでは対面の業務と比べ進捗確認の頻度が下がるため、社員の業務進捗の管理がしづらくなります。
とくに、テレワークでは業務上の時間管理は社員任せになりがちです。したがって、定期的に社員の業務進捗を確認しなければ、業務に遅れが発生する可能性が高くなります。
また、業務に遅れが発生した社員が自発的に残業するケースも考えられるため、社員の業務をリアルタイムに可視化できるようにする工夫が必要です。
情報共有に時間がかかる
オンラインの情報共有の方法を工夫しなければ、情報共有に時間がかかり業務に支障をきたす場合があります。
テレワークにおける情報共有の方法はメールやチャットツールの利用が一般的です。しかし、メールは送信前に「文言チェック」「宛先の確認」をメールごとに行う必要があり、チャットツールでは情報が流れ必要な情報が即座に取り出せないデメリットがあります。
また、複雑なツールを利用している場合は社員がツールを使いこなせず、情報共有の効率化を目的としたツール導入がかえって情報共有に時間がかかるケースもあるのです。したがって、自社の社員のITリテラシーに合わせたツール選定を行う必要があります。
テレワークにおける注意点の解決策
以下では、テレワークにおける注意点の解決策をご紹介します。以下の解決策を理解するとテレワークの問題の発生を防止しつつ業務効率化を図れます。
オフィスで発生する無駄なコストを削減する
ITツールの導入費用は高いですが、テレワークの勤務形態を維持するとオフィスの利用により発生する無駄なコストを削減できます。
たとえば、テレワークへの移行をきっかけに小規模のオフィスへ移転すると、賃料や光熱費、印刷代などを節約できます。さらに、出勤可能な人数を決めておけば、通勤手当の支給額も削減できます。
また、ITツールは価格が高いものが便利で使いやすいのではなく、多機能になるにつれて価格が上昇する傾向があります。したがって、テレワークに「過不足がない」機能を持つ「Stock」のようなツールが必要です。
情報の扱いに関する社員教育を徹底する
事前に社員へ情報セキュリティに関する知識の教育を行い、テレワーク導入後も定期的に教育をしましょう。
社員が個人の判断でセキュリティ対策を行うのではなく、全社でセキュリティ対策の方針を定める必要があります。たとえば、以下のようなセキュリティ対策の規則を設けるべきです。
- テレワークで利用するPCには必ず最新版のウイルス対策ソフトをインストールする
- 社内SNSは会社が定めた制限範囲内で利用する
- 不正アクセス防止のため、無料Wi-Fiはテレワークでは利用しない
このような対策は自社の情報資産を守るうえで大切なので、テレワーク稼働後もセキュリティ対策が行えているかどうかをチェックしましょう。
定期的にオンライン会議を行う
社内コミュニケーション不足防止のため、業務上で懸念がある場合は都度オンライン会議を行う必要があります、
テレワークではテキストでのコミュニケーションが中心となるので、対面でのコミュニケーションにありがちな微妙なニュアンスが伝わりづらい傾向があります。さらに、テキスト「だけ」でのコミュニケーションでは、意思決定のスピードも遅くなることもあるのです。
また、顔を見ながらコミュニケーションが取れるとテレワーク下でも「上司と部下（縦）」と「同僚や部署間（横）」の関係を意識しやすくなり、社員の帰属意識の低下を防止できます。
このように、オンライン会議を設けると業務上のやりとりもスムーズになり、社員の仕事へのモチベーションの向上に繋がるのです。
チームメンバーのタスク管理を見える化する
業務の進捗管理のためにチームメンバーのタスク管理を見える化することが必要です。
チームメンバー同士がお互いのタスクを確認できる状況を形成すると、業務の優先度や重要度をチーム全体の観点から捉えられます。また、自身の担当業務が業務プロセスのどこに位置付けられているかが明確になるので、全体像を意識しながら業務を進められるようにもなるのです。
テレワーク化ではオフライン業務よりもコミュニケーションが減少する分、各メンバーが何をしているかがわかりにくいです。そのため、メンバー全員のタスクが見える化できるツールを用いると、現場のタスク管理はもちろんマネジメントもしやすくなるのです。
情報共有が効率的に行えるITツールを導入する
情報共有を効率化するためにもITツールを導入し、やりとりにかかる無駄な工数を削減することが必要です。
たとえば、情報共有を効率化するITツールに必要な要素は以下のものが該当します。
- 情報が正しく「蓄積」される
- 情報共有に必要な機能が過不足なく搭載されている
- 全社ですぐに利用できる
このような、自社のテレワークを実施するうえで必要な機能が搭載されたツールを導入すると、情報共有を効率的に行えるようになるのです。
テレワークの注意点を解決できるおすすめのツール
以下ではテレワークの注意点を解決し、円滑に業務遂行が可能なツールをご紹介します。
テレワークを実施するうえで注意すべきなのは「情報管理の機能」と「使いやすさ」です。テレワークでの情報共有にはメッセージのようなフロー情報と、マニュアルをはじめとした振り返りが必要なストック情報のふたつが適切に管理されなければなりません。
そのため、チャットツールのような「フロー情報のみの管理に特化した」ツールでは情報共有ができても管理までできるとは言えません。つまり、共有された情報が正しく「蓄積」されるツールの導入が必須です。
また、ツールは過不足のない機能を持ち、誰でも使えなければテレワークの効率化に失敗します。したがって、テレワークを円滑に行うために導入すべきツールは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日で使える情報管理ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はチームに共有された情報を正しく蓄積でき、ノートに紐づいた「メッセージ」で情報を錯綜させずにやりとりできます。また、「タスク」でメンバーのタスクの見える化も可能、かつ国際的なセキュリティ基準に準拠したツールなので安心です。
テレワーク下の情報共有を最も簡単に効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークの注意点と解決策のまとめ
ここまでテレワークの注意点と解決策を中心に解説しました。
テレワークで発生する問題を解決するにはITツールの導入が不可欠です。とはいえ、対面での業務とは異なるので進捗管理はもちろん、テキストでの情報共有が中心となるので、コミュニケーションが不足しがちな点に注意しなければなりません。
解決策として、都度オンライン会議を実施したり、チームメンバー全員のタスクを見える化したりして業務を進める必要があります。また、テレワークにおけるセキュリティ対策や導入するツールの使い方を統一し、情報漏洩リスクのない環境を作りましょう。
また、今回ご紹介したテレワークでもITリテラシー問わず、情報共有やタスク管理ができる情報管理ツールのStockを使えば、初めてのテレワークであっても情報共有・管理の効率化を簡単に実現できます。
ぜひ「Stock」を導入しテレワークにおける業務効率化を図りましょう。
