テレワークを実施している企業では、さまざまなソフトやシステムを運用しています。実際に、テレワーク下でもうまく業務を回せている企業では、複数のソフト・システムを組み合わせて社内に浸透させています。
しかし、「どのソフトを導入すれば、テレワーク中でもうまく業務を進められるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークにおすすめのソフト・システム7選と比較ポイントを中心にご紹介します。
- テレワークを導入したが、情報共有や進捗管理がうまく回らない管理職
- 複数のソフトが分散し、情報が分散している現場リーダー
- どのソフトを選べば「現場が混乱せず運用できるか」判断できない担当者
上記に当てはまる方は以下の記事を参考にすると、テレワークでうまく業務を回すポイントを押さえられるほか、自社に合ったテレワークにおすすめのソフトが見つかります。
目次
テレワークがうまく回らない3つの原因
以下では、テレワークがうまく回らない3つの原因を解説します。現在自社のテレワークに課題を感じている方は必見です。
情報がチャットに流れてしまう
1つ目の原因は、情報がチャットに流れてしまうためです。
チャットツールで情報共有をしている場合、重要な情報がチャットに流れてしまうことがあります。その結果、あとから情報を見返したい場合にチャットを遡る必要が生じ、時間がかかります。
とくにテレワークでは、対面でやりとりできない分、テキストでの情報共有が中心になります。そこで、テキストコミュニケーションでも情報が流れず、必要な情報をすぐに確認できる仕組みを整えることが重要です。
誰が何をしているか見えない
2つ目の原因は、 誰が何をしているか見えないためです。
テレワークでは、出社時より情報共有がおろそかになり、誰が何をしているか可視化しづらくなります。その結果、遅延やミスが起きたときに責任の所在が分からず、いち早く対応できなくなります。
テレワーク下でも業務状況を正確に把握するためには、活発に情報共有をすることが重要です。
情報が個人に依存する
3つ目の原因は、情報が個人に依存するためです。
テレワークでは、直接その場で情報共有ができないため、業務が個人に閉じやすくなります。その結果、担当者の不在時に業務がストップしたり、引継ぎが面倒になったりする恐れがあります。
したがって、特定の社員だけが情報を把握する状態を防ぎ、業務内容や対応履歴をチーム全体で共有できる環境を整えましょう。
テレワークソフトの選定に重要な3つの視点
以下では、テレワークに役立つソフトの選定に重要な3つの視点を解説します。以下の視点を押さえて自社に合ったソフトを選びましょう。
多機能型 or シンプル特化型か
1つ目は、多機能型 or シンプル特化型かです。
多機能型のソフトは幅広い業務に対応できますが、操作が複雑で、全員が簡単に使い始められない可能性があります。とくにテレワークでは、操作方法の質問を対面ですぐ確認できないため、運用が定着しません。
一方、シンプル特化型のソフトは、テレワークの情報共有に過不足のない機能が備わっており、ITに詳しくない社員でも簡単に使えます。したがって、テレワークの情報共有にはシンプル特化型のソフトがおすすめです。
個人メモ中心 or チーム共有か
2つ目は、個人メモ中心 or チーム共有かです。
個人メモ中心のソフトでは、情報が個人に閉じてしまうため、出社時より活発な情報共有が求められるテレワークには適していません。
一方、チーム共有のソフトでは、情報をチームで管理できるため、テレワークに適しています。さらに、記載した情報がリアルタイムで即共有される「Stock」のようなソフトだと、情報共有の手間がかからないためおすすめです。
チャット起点で管理 or ノート起点で管理か
3つ目は、チャット起点で管理 or ノート起点で管理かです。
チャット起点で管理するソフトは、情報が時系列で流れてしまうため、過去の情報を見返すのにチャットを遡る必要があります。
一方、ノート起点で管理するソフトは、情報が流れることなく蓄積されるため、いつでも過去の情報に即アクセスできます。したがって、複数の情報を並行して扱うテレワークでは、ノート起点で管理するソフトがおすすめです。
テレワークソフトは大きく2種類ある
以下では、テレワークソフトの種類を2つご紹介します。以下を把握し、自社に適したテレワークソフトを導入しましょう。
クラウド型
クラウド型は、インターネットからアプリにアクセスして利用する形式です。
クラウド型は、インターネットにつながる環境であれば、時間や場所、端末を問わずに自由に利用できます。また、サーバー設置などの諸経費がかからないため、初期費用が無料のものが多く、月額利用料のみで利用できるメリットがあります。
したがって、低コストで手軽にソフトを導入したい場合は、初期費用が抑えられ、環境を問わず利用できるクラウド型がおすすめです。
リモートデスクトップ型
リモートデスクトップ型は、オフィスのPCをテレワークの端末から遠隔で操作する形式です。
リモートデスクトップ型は、オフィスのPCの処理能力やソフトウェアを、オフィス外でも利用できるメリットがあります。また、データはそのままオフィスのPCに保存されるため、社外から情報を持ち出す必要がなく、情報漏えいのリスクが低い点も特徴のひとつです。
ただし、インターネット回線が十分な速度を確保できない場合、操作が重くなる恐れがあるので注意しましょう。
【無料あり】テレワークに役立つおすすめのソフト・システム7選
以下では、テレワークでの連携に欠かせない情報共有ソフト・システムを紹介します。
テレワークでは、「情報の属人化」「業務の不透明化」が起こりやすくなります。オフィスのように気軽に状況確認ができないため、誰がどの業務を進めているのか分からなくなったり、必要な情報が特定の社員だけに蓄積されたりしやすいためです。
そのため、テレワーク環境では、非対面でもスムーズに情報共有できる仕組みを整える必要があります。しかし、メールやチャットだけでは、情報が時系列で流れてしまい、重要な情報を見逃してしまうケースも少なくありません。
このような事態を防ぐには、「リアルタイムで情報共有できること」に加えて、「情報が整理された状態で蓄積されること」が重要です。
こうした条件を満たすのが、リアルタイムで情報を共有・蓄積できるツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」に紐づいた「メッセージ」や「タスク」を使って進捗共有ができるので、テレワークで起こりやすい業務の不透明化も防げます。
【Stock】テレワークのチーム連携に欠かせない情報共有システム
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Slack】議題ごとにコミュニケーションがとれる
Slackの特徴・使い方
- 途中参加しても過去のメッセージを閲覧できる
- 外部アプリとの連携が豊富
Slackにあとから参加したメンバーも過去のメッセージにアクセスできるため、再送する必要がありません。
Slackに不足する機能を補える外部ソフト・システムが豊富に用意されています。
Slackがおすすめな企業
- 複数のプロジェクトが同時進行している企業
プロジェクトごとにチャンネルを作成して情報共有できるため、さまざまなプロジェクトが同時進行している企業に適しています。
- Web会議をしたい企業
ハドルミーティング機能を利用すると、音声ビデオ通話と画面共有ができます。
Slackの注意点
- フリープランではデータの保存期間が90日までになっている
- 欲しい情報を探すのが大変
フリープランでは「投稿から90日を過ぎたメッセージやファイル」は閲覧できなくなるため、引き続き閲覧するには有料プランへの切り替えが必要です。
利用しているユーザーからは「検索機能はある程度便利ですが、欲しい情報にたどり着くまでに少し時間がかかる印象です。」という声があがっています。（参考：ITreview）
Slackの料金体系
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise ＋：要問合せ
【Zoom】リモートワークで議論ができるオンライン会議システム
Zoomの特徴・使い方
- 参加者はユーザー登録が不要
- 安定した通信環境で利用できる
招待されたメンバーはユーザー登録せずに参加できます。
ほかのオンライン会議ソフトと比較して通信量が少ないので、安定した通信環境で利用できます。
Zoomがおすすめな企業
- ITに詳しくない人が多い企業
- 少人数でミーティングしたい企業
- 無料プランには時間制限がある
- 接続が悪くなると進行が遅延する
- Workplaceベーシック：無料
- Workplaceプロ：2,549円/ユーザー/月（月払い）
- Workplaceビジネス：3,299円/ユーザー/月（月払い）
- 従業員が直接情報を入力できる
- 役所への電子申請もワンクリック
- 社員数が多い企業
- 給与の集計を自動化したい企業
- 無料プランの利用は30名まで
- ITリテラシーが必要
- さまざまな打刻方法がある
- シフト作成が簡単にできる
- 業務の進捗状況を把握したい企業
- 承認漏れをなくしたい企業
- 安定した通信環境が必要
- 打刻が使いにくい
- 無料プラン：0円（機能制限あり）
- 有料プラン：200～500円/ユーザー/月（月払い）
- 大規模（500名目安）の企業：要問合せ
- Officeアプリを通じて共有できる
- 書類のスキャン機能がある
- 資料を写真で管理したい企業
- AIを活用したい企業
- 法人向けの無料プランがない
- ネット環境に左右されやすい
- OneDrive for Business (Plan 1) ：749円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い）
- Googleアカウントがあれば追加料金なしで利用できる
- リアルタイムでファイルの同時編集可能
- 情報を一元管理したい企業
- セキュリティポリシーが厳しい企業
- 1日のアップロード量に上限がある
- ファイルの保存に手間がかかる
- Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問合せ
クリックするだけで誰でもミーティングに参加できるので、ITに詳しくない人が多い企業でも問題なくWeb会議ができます。
ブレイクアウトルームを活用すると、大人数の会議から、特定のメンバーのみでの会議に移行できます。
Zoomの注意点
無料プランではオンライン会議に40分の時間制限が設けられています。
利用しているユーザーからは「参加者が多いミーティングでの音声や映像の遅延が気になる場合があります。」という声があがっています。（参考：ITトレンド）
Zoomの料金体系
【SmartHR】紙やハンコが不要になる労務・人事管理ソフト
SmartHRの特徴・使い方
必要項目が分かりやすく表示されているため、従業員が簡単に直接入力でき、担当者の負担が減ります。
社会保険・雇用保険労務手続きがWebから簡単にできるため、役所への交通費や郵送費などが削減されます。
SmartHRがおすすめな企業
社員情報を本人が直接管理できるため、社員数が多い企業でも管理職の負担が減ります。
勤怠や給与などのデータを自動で集計・加工し、レポートを作成してくれるため、担当者は本来の業務に集中できます。
SmartHRの注意点
無料プランは、利用人数が30名以下の企業しか利用できません。
利用しているユーザーからは「従業員が利用するとき、分からない場合はヘルプ機能がありますが、ITに精通していない人は少し分かりにくいです。」という声があがっています。（参考：ITトレンド）
SmartHRの料金体系
・要問合せ
【ジョブカン勤怠管理】あらゆる企業の労務管理に対応できる
ジョブカン勤怠管理の特徴・使い方
ICカードやメッセージアプリ、GPSなどさまざまな打刻方法が用意されています。
有給や残業の手続きが簡単にできるので、シフト作成が簡単にできます。
ジョブカン勤怠管理がおすすめな企業
進行中の手続きについて項目ごとに管理できるため、対応すべき案件が一目で分かります。
承認フローが設定できるため、承認漏れを防ぐことが期待できます。
ジョブカン勤怠管理の注意点
安定した通信環境がないと、データを読み込めなかったり、表示画面が固まったりするので注意が必要です。
利用しているユーザーからは「打刻修正が少々面倒なため、強いて言うならそこだけ改善してほしい。」という声があがっています。（参考：ITトレンド）
ジョブカン勤怠管理の料金体系
※有料プランの月額最低利用料金は2,000円(税抜)
【OneDrive】Microsoftで利用できるファイル共有ソフト
OneDriveの特徴・使い方
Officeアプリからドキュメントや写真を共有したり、OneDrive上でファイルを共同編集したりすることが可能です。
メモや名刺などの書類をスキャンしてOneDriveに保存できます。
OneDriveがおすすめな企業
カテゴリ別に写真を整理できるため、資料を紙で管理する必要がありません。
サブスクリプションにCopilotが含まれているため、Copilotを活用して情報を管理できます。
OneDriveの注意点
無料プランは個人利用のみを想定しており、法人向けプランは有料になります。
利用しているユーザーからは「データ自体は重くないが、ネット環境により、更新に時間がかかってしまい、各々で共有されないことがある。」という声があがっています。（参考：ITトレンド）
OneDriveの料金体系
以下、一般法人向けプランの料金になります。
【Googleドライブ】リアルタイム編集ができるファイル共有システム
Googleドライブの特徴・使い方
Googleアカウントを登録していれば、15GBまで無料でGoogleドライブを利用できます。
Googleドキュメントやスプレッドシートは、複数人で同時に編集可能です。
Googleドライブがおすすめな企業
ほかのGoogleアプリと連動しているので、Googleユーザーであれば情報を一元管理できます。
プレミアムプランでは、 ランサムウェア検出、クライアントサイド暗号化、Vault などの堅牢なセキュリティ機能が備わっているため、安心です。
Googleドライブの注意点
1日あたりのファイルのアップロード上限が750GBになっています。
利用しているユーザーからは「ZIPファイルを保存したときにファイルが保存できないのでファイルの展開後に保存しないといけないのが手間に感じる。」という声があがっています。（参考：ITトレンド）
Googleドライブの料金体系
＜比較表＞テレワークのソフト・システムの料金一覧
以下は、テレワークのソフト・システムの特徴や注意点、料金の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Slack | Zoom | SmartHR | ジョブカン勤怠管理 | OneDrive | Googleドライブ | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | チームの情報を最も簡単に共有できるITツール | 議題ごとにコミュニケーションがとれる | 場所とデバイスを問わずに会議ができる | 紙やハンコが不要になる | あらゆる企業の労務管理に対応できる | Microsoftで利用できる | リアルタイム編集ができる |
| 多機能型 or シンプル特化型 | シンプル特化型 | 多機能型 | 多機能型 | 多機能型 | 多機能型 | 多機能型 | 多機能型 |
| 個人メモ中心 or チーム共有 | チーム共有 | チーム共有 | チーム共有 | 個人メモ中心 | 個人メモ中心 | チーム共有 | チーム共有 |
| 注意点 | 5人以上での利用が前提 | フリープランではデータの保存期間が90日まで | 無料プランには時間制限がある | ITリテラシーが必要 | 安定した通信環境が必要である | 無料プランは個人利用のみを想定しており、法人向けプランは有料 | 1日のアップロード量に上限がある |
| 料金 |
・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり ・有料プラン：1,050円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり ・有料プラン：2,549円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり ・有料プラン：要問合せ |
・無料プランあり ・有料プラン：200円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし ・有料プラン：749円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし ・有料プラン：950円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト | 「Stock」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら
|
「Zoom」の詳細はこちら
|
「SmartHR」の詳細はこちら
|
「ジョブカン勤怠管理」の詳細はこちら
|
「OneDrive」の詳細はこちら
|
「Googleドライブ」の詳細はこちら
|
以上のように、それぞれ特徴・注意点・料金が異なるため、自社の目的に合っているか比較検討したうえで導入を判断しましょう。
テレワークソフトで失敗しないための注意点
以下では、テレワークソフトで失敗しないための注意点を解説します。導入したソフトをテレワークに役立たせるためには、以下の運用方法に注意しましょう。
導入目的を明確にする
1つ目は、導入目的を明確にすることです。
目的が曖昧なままソフトを導入してしまうと、「導入したけど実際テレワークには役立たなかった」といったトラブルが生じる可能性があります。
Web会議をするためなのか、情報共有をするためなのか、目的によって導入するべきソフトは全く違ってきます。導入前に、導入する目的を明確にしましょう。
運用ルールを決める
2つ目は、運用ルールを決めることです。
ソフトのルールを決めないで運用していると、人によって情報の粒度がバラバラになり、認識のズレにつながります。
そこで、「進捗報告にはテンプレートを使用する」といったルールを設けると、記載内容が統一されて見やすくなります。したがって、ソフトの運用を開始する前にルールを決めましょう。
情報管理の起点を分散させない
3つ目は、情報管理の起点を分散させないことです。
情報管理の起点が分散すると、「最新情報はどこにあるか」不明確になり、確認漏れや認識違いが発生しやすくなります。たとえば、マニュアルはストレージ、進捗報告はチャット、といった状態では必要な情報をすぐに見つけられません。
そのため、「案件情報はこのツール」「社内ナレッジはこのフォルダ」のように、情報を集約するルールを決めましょう。情報管理の起点を統一すれば、誰でも必要な情報へすぐアクセスできるようになり、テレワーク下でも円滑に業務を進められます。
テレワークにおすすめのソフト・システムまとめ
これまで、テレワークがうまく回らない原因やおすすめのソフト・システム、比較ポイントをご紹介しました。
テレワークを実施するにあたり、課題として「労務管理」「進捗把握」「情報共有」が難しい点があげられます。そのため、3つの課題を解消する「情報共有ツール」を活用することで、テレワークでも出社時と同じパフォーマンスで業務を進められます。
とくに、テレワーク下では従業員の勤務時間や進捗状況が見えにくいので、進捗把握を確実にできるソフトが必要です。また、シンプルなツールであれば、ITの専任者が少ない企業でも負担なく運用を続けられます。
なかでも、テレワーク下の情報共有には、ITリテラシーに関係なく直感的に操作でき、ノートを起点としてチームで情報共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、誰でも簡単に情報共有できる環境を整えましょう。
