今日では多くの企業でモバイルワークが導入されています。モバイルワークは場所や時間を問わずに業務を進められるだけでなく、より多くの業務時間を産出できることから、社員の負担軽減に貢献しているのです。
とはいえ、なかにはモバイルワークの実施に懸念があるため、導入に踏み切れない担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、モバイルワークの導入メリットやテレワークとの違いを中心にご紹介します。
- 外出先でも業務対応が必要だが、スマホやPCでの作業環境が整っていない営業職
- モバイルワークを導入したいが、セキュリティの不安があり踏み切れない管理職
- テレワークは進めたが、外出時の業務対応が非効率で困っている現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、モバイルワークを導入するにあたって押さえるべきポイントが分かり、モバイルワークでも業務をスムーズに進められるようになります。
目次
モバイルワークとは
以下では、モバイルワークの概要を解説します。まずは以下を把握して、モバイルワークの理解を深めましょう。
モバイルワークの概要
モバイルワークとは、PCやスマホ、タブレットといったモバイル端末を使用して、移動中や外出先での業務をする就業形態を指します。
モバイルワークはテレワークの一種であるものの、自宅で業務にあたる「在宅勤務」や、自社専用のコワーキングスペースで業務を進める「サテライト勤務」とは区別されます。
大きな違いとしては、在宅勤務やサテライト勤務のように働くスペースが指定されていない点です。このように場所を問わない点から、とくに外出機会の多い営業担当者に適しているのです。
モバイルワークとテレワークの違い
テレワークは働き方の総称であり、その中のひとつの形態としてモバイルワークが存在します。
テレワークは時間や場所に捉われない多様な働き方全体を指します。一方で、モバイルワークは外出先や移動中に場所を問わず業務をする働き方を表す言葉です。
自宅で業務にあたる「在宅勤務」や、自社専用のコワーキングスペースで業務を進める「サテライト勤務」もテレワークに分類されます。ただし、これらの働き方は外出先や移動中での勤務でないためモバイルワークとは呼ばれません。
モバイルワークの導入メリット
以下では、モバイルワークの導入メリットを3つご紹介します。以下のメリットを把握すると、スムーズにモバイルワークを導入できます。
移動時間を業務時間として活用できる
1つ目のメリットは、移動時間を業務時間として活用できることです。
営業職や外回りの多い職種では、移動のたびに業務が中断されるケースも少なくありません。そこでモバイルワークを導入すれば、移動中でもスマートフォンやノートPCからメール確認や資料作成、情報共有ができます。
このように、モバイルワークを導入すると、これまで移動によって失われていた時間を有効活用できるため、「外出中に対応があと回しになる」といった状況を解消します。また、帰社後にまとめて作業をする必要も減るため、残業時間の削減にも効果的です。
外出先でも情報を確認・共有できる
2つ目のメリットは、外出先でも情報を確認・共有できることです。
モバイルワークでは、クラウドツールを活用することで、外出先からでも必要な情報をすぐに確認・共有できます。そのため、「会社に戻らないと資料を確認できない」「最新情報が分からない」といった状況を防げます。
また、現場で得た情報をリアルタイムで共有できるため、意思決定や対応のスピードが向上します。
営業・現場対応をスピーディーにできる
3つ目のメリットは、営業・現場対応をスピーディーにできることです。
モバイルワーク環境が整っていれば、営業先や現場でも必要な資料や過去の対応履歴をすぐに確認できます。そのため、顧客からの質問にも迅速に対応しやすいです。
また、現場で発生したトラブルや進捗状況をリアルタイムで共有できるため、社内での判断や指示出しもスピーディーになります。その結果、対応までのタイムラグを最小限に抑えられるほか、対応の抜け漏れを軽減し、業務の品質を高められます。
モバイルワークが失敗する理由3選
以下では、モバイルワークが失敗する理由を3つご紹介します。理由を把握し、対策を講じてからモバイルワークを導入しましょう。
情報が個人端末に分散している
1つ目の理由は、情報が個人端末に分散しているためです。
モバイルワークでは、スマートフォンやノートPCなど複数の端末から業務を進めることが増えます。しかし、情報を個人端末ごとに保存していると、必要な資料をほかの社員が確認できなかったり、最新情報が分からなくなったりして、情報が属人化するのです。
こうした状態では、担当者が不在のときの対応や引継ぎがうまくいきません。そのため、モバイルワークを実施するときには、情報は個人管理ではなくチームで共有・管理し、全員が同じ情報にアクセスできる状態を保ちましょう。
セキュリティ管理が不十分
2つ目の理由は、セキュリティ管理が不十分なためです。
モバイルワークでは、社外から業務システムや社内データへアクセスする機会が増えるため、セキュリティ対策が欠かせません。十分な管理体制を整えないまま導入すると、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まります。
たとえば、フリーWi-Fiを利用したり、端末にパスワード設定をしていなかったりすると、第三者に情報を盗み見られる危険があります。そのため、アクセス権限の設定や利用ルールの整備など、組織としてセキュリティを適切に管理することが重要です。
進捗やタスクが可視化できない
3つ目の理由は、進捗やタスクが可視化できないためです。
モバイルワークでは、オフィスのように対面でコミュニケーションを取れないため、進捗やタスクが不透明になりやすいです。その結果、ミスが発生してもすぐに気づけず、対応が遅れます。
そのため、モバイルワークを実施するときは、タスク管理ツールや情報共有ツールを活用して、誰が・何を・どこまで進めているのかをリアルタイムで確認できる環境を整えることが重要です。
モバイルワークを成功させる仕組み作り
以下では、モバイルワークを成功させる仕組みを3つご紹介します。以下を参考にして、モバイルワークでスムーズな業務を実現しましょう。
情報を一元管理する
1つ目の仕組みは、情報を一元管理することです。
情報が個人の端末に分散していると、営業先で必要な資料や顧客情報をすぐに確認できず、対応が遅れてしまいます。また、情報の保存場所がバラバラだと、必要な情報を探す手間が発生し、本来の業務時間が圧迫されてしまいます。
したがって、モバイルワークでは、社内の情報をクラウド上で一元管理できる環境を整えることが重要です。たとえば、顧客情報や議事録、マニュアルなどを1か所に集約しておけば、外出先からでも必要な情報へすぐにアクセスできます。
セキュリティルールを統一する
2つ目の仕組みは、セキュリティルールを統一することです。
モバイルワークでは、情報の管理方法やセキュリティ対策が人によってバラバラであるケースが多いです。この状態を放置すると、情報の取り扱い基準が曖昧になり、情報の安全性が懸念されます。
したがって、パスワード管理やデータ共有方法などのルールを組織として統一し、全員が同じ基準で運用できるようにしましょう。
個人管理からチーム共有にする
3つ目の仕組みは、個人管理からチーム共有にすることです。
情報を個人管理していると、進捗状況や対応履歴がチーム全体に共有されず、タスクの対応漏れや重複作業の原因になります。
したがって、業務に関する情報は個人に閉じず、チーム全体で共有できる仕組みを整えましょう。たとえば、「Stock」のようなツールを使うと、「ノート」に記載した情報がリアルタイムで共有されるため、常にチーム全員が進捗状況や対応履歴を確認できます。
快適なモバイルワークを実現するおすすめツール
以下では、モバイルワークを成功させるのにおすすめなツールをご紹介します。
モバイルワークは、手持ちのモバイル端末でどこでも手軽に仕事ができるメリットがあります。とくに、営業担当者には「外出先でも情報を確認できる」「すきま時間に仕事ができる」点で適しています。
しかし、個人で業務を進めるモバイルワークでは、適切に情報共有をしないと、進捗やタスクを可視化できません。その結果、業務ミスや遅延に気づかず、全体の遅延につながる恐れがあります。
このような事態を防ぐには、「リアルタイムで情報を共有できること」「タスクを管理できること」が重要です。
こうした条件を満たすのが、「ノート」に記載した情報はリアルタイムで共有され、ノートに「タスク」を紐づけて管理できるツール「Stock」です。Stockはスマホからでも使いやすい仕様なため、営業現場や移動中でも情報共有が止まりません。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
モバイルワークの導入メリットやポイントまとめ
これまで、モバイルワークの導入メリットやポイントを中心にご紹介してきました。
モバイルワークを導入すれば、場所や時間を問わない業務が可能になり、時間をより有効に活用できるようになります。ただし、快適なモバイルワークを実現するには、情報の一元管理やセキュリティルールの制定のほかに、ツールの活用が必須になるのです。
とくに、リアルタイムで進捗状況を共有し、業務を可視化することが重要です。そのため、ツールを選定するときは、セキュリティが万全であることはもちろん「チーム全体でリアルタイムに情報を共有できるか」を基準にしましょう。
なかでも、モバイルワークで業務をスムーズに進めるには、高度なセキュリティでリアルタイムで情報を共有できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、快適なモバイルワークを実現しましょう。
