昨今の感染症拡大の防止を理由に「在宅勤務」が広く注目されています。実際に在宅勤務を実施する企業では、ほかにもさまざまなメリットを受けて利益を上げているケースもあるのです。
一方、「自社でも在宅勤務を始めたいが、なかなか社内で動きがない」「従業員へのメリットは分かるが、会社へのメリットが不明確で踏み切れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、在宅勤務のメリット・デメリット、3つの導入ポイントをご紹介します。
- 自社の上層部を説得して在宅勤務を始めたい
- 在宅勤務の状況を見える化できれば安心して進められる
- 在宅勤務でも変わらずに仕事をするために、デメリットを解決する方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、在宅勤務に対する理解が深まり、自社で実施する具体的なイメージが持てます。
目次
在宅勤務とは
以下では、在宅勤務の概要やほかの働き方との違い、注目される理由をご紹介します。「テレワークとの違いが分からない」「導入に向けてどのように説明すべきか悩んでいる」という方は必見です。
在宅勤務の概要
在宅勤務とはオフィスではなく自宅で仕事をする新しい働き方を指します。
在宅勤務はフリーランスと混同されがちですが「企業に雇用されている」のが在宅勤務の特徴です。多くの企業が、セキュリティソフトや各種ITツールの導入によって在宅勤務に対応しており、新しい働き方として定着しつつあります。
テレワークとの違い
在宅勤務はテレワークのひとつであり、テレワークは以下のように定義されています。
テレワークとは、情報通信技術（ICT = Information and Communication Technology）を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
つまり、テレワークと在宅勤務に違いはなく、テレワークの方法のひとつが「在宅勤務」なのです。また、テレワークは在宅勤務のほかに、以下の3つの働き方を含みます。
- サテライト・コワーキング
- モバイルワーク
- ワーケーション
企業の本拠地から離れた場所に設定されたサテライトオフィスや、会議室や打ち合わせ場所などの共同スペースであるコワーキングスペースで仕事をする働き方です。
電車や飛行機などの移動中に作業をすることで、効率的に仕事を進める働き方です。
観光地やリゾート地などの休暇先で仕事をする働き方です。
以上のように、従来のオフィス勤務だけでなくさまざまな働き方の選択肢が増え、多くの企業が対応に迫られているのです。
在宅勤務が注目される理由
在宅勤務が注目される理由は、企業や従業員にとってさまざまな利点があるためです。
急激に在宅勤務が広がった背景は”感染症の拡大防止”ですが、実際に導入した企業では「生産性の向上」や「コストの削減」などの恩恵を受けています。そのため、現在では在宅勤務が企業の利益に与える影響に注目が集まっているのです。
また、柔軟な働き方を求める人材が増加傾向にあるため、優秀な従業員を確保するために今後も多くの企業が在宅勤務を採用すると予想されます。
関連記事： 在宅勤務で集中できない原因は？効率化のコツ8選！
在宅勤務のメリット
在宅勤務を実施する前に「メリット」を正しく認識しておきましょう。事前にメリットを理解しておけば、メリットを最大限活かす仕組みづくりのヒントが見つかります。
企業側のメリット4つ
- 企業イメージが向上する
- 優秀な人材を確保できる
- 経費が削減される
- BCP対策につながる
近年では、働き方改革の影響で、柔軟な働き方を用意しない企業は敬遠される可能性があります。
一方、在宅勤務は勤務地の条件が少ないため、ワーク・ライフ・バランスを重視する世代に魅力的に映るのです。つまり、「従業員のために柔軟に対応する企業」としてイメージの向上が期待できるのです。
在宅勤務をはじめとした柔軟な働き方は求職者に魅力的に映るだけでなく、自社で活躍する優秀な従業員を流出させないことにもつながります。
具体的には、男性・女性に関わらず育児や介護を理由に退職を検討する従業員が「自宅で仕事を続ける」という選択をとれるのです。その結果、社内に優秀な人的資源を確保できます。
たとえば、オフィスの縮小や撤退によって経費が大幅に削減されます。また、プリンターやデスクなどの備品も不要になり、その分利益向上を目指せるのです。
在宅勤務は企業のBCP対策の一環になります。BCP対策とは企業が緊急事態下でも事業を継続できるようにしておく対策のことです。
BCP対策として在宅勤務をとり入れていれば、自身や災害が起きてオフィスに集まれなくなったとしても、事業を継続しやすくなります。
社員側のメリット3つ
- 業務効率が高まる
- ムダな会議が減る
- ワーク・ライフ・バランスがとりやすい
在宅勤務ではオフィス勤務の雑音を避けられるので、目の前の業務に集中できます。また、業務のほとんどがデジタル化されるため「紙資料の提出」といった無駄な作業は必要ありません。
以上のように、在宅勤務では”環境”と”実務”の2つの側面で業務が効率化されます。
2020年に実施された「第１回 新型コロナウイルス感染拡大に伴うリモートワーク実態調査」は、ベテラン世代の75%以上が「無駄な会議から解放された」と回答しています。
在宅勤務によって通勤時間がなくなるため、浮いた時間をプライベートに費やせます。とくに、家事や育児と両立しやすくなるのがメリットです。
さらに、満員電車によるストレスが解消する効果もあります。結果、「従業員が健康に働き、安定した成果を出す」という良いサイクルが期待できるのです。
在宅勤務のデメリット
企業側のデメリット4つ
- 導入・運用コストがかかる
- セキュリティリスクが高まる
- 従業員の進捗が分かりづらい
- 情報共有が滞る
在宅勤務には通信機器などの設備コスト、セキュリティソフトの購入費、ITツールの運用コストが必要です。そのため、開始するハードルが高いのが現状です。
ただし、ITツールの選び方によってはコストを大幅に削減できます。導入費用がかからず、利用料金も安価な「クラウド型ツール」を選びましょう。
私用PCやスマホを使う場合、社用PCのように万全な対策を取れない可能性があります。また、脆弱なネットワーク環境により情報漏洩のリスクが高まるのです。
とくに、社内情報を共有・保存するITツールのセキュリティには注意しましょう。たとえば、第三者が解読できないよう管理する“SSL”や、不正ログインを防止する“2段階認証”の機能が搭載されているか確認が必要です。
オフィスでは気軽に状況を尋ねられました。しかし、在宅勤務で進捗が分かりづらい場合、部下に逐一報告させる必要があって面倒です。
このように手間がかかる進捗管理を簡略化するためには、部下の進捗が簡単に把握できるITツールがおすすめです。
在宅勤務では顔を合わせた仕事ができないので、その分情報共有が滞って「トラブル発覚の遅れ」や「報告漏れ」が起こりかねません。
したがって、簡単に情報共有できるツールを導入して環境を整えましょう。たとえば、情報を記載した瞬間から任意のメンバーに共有される「Stock」のような、ITが苦手な人でもすぐに使いこなせるITツールが最適です。
社員側のデメリット3つ
- 正当な評価がされづらい
- コミュニケーションが不足する
- ITツールを使いこなすスキルが必要
在宅勤務では仕事の「過程」が見えづらく、評価につながらない可能性があります。そのため、「結果」のみの評価に不満を持つ従業員がいるのです。
解決策としては「同僚や部下からの評価をとり入れた360°評価」や「従業員自ら設定した目標をもとに評価するMBO」といった新たな評価制度も一つの方法です。
顔を合わせる機会が減るためコミュニケーションが不足し、結果的に仕事での連携にも支障が出ます。
そこで活躍するのが、気軽にメッセージを送り合えるITツールです。ただし、情報が流れてしまうチャットツールではあとから見返しづらいので「情報を蓄積するツール」を選びましょう。
在宅勤務ではほとんどの業務がデジタル化されるので、ITに詳しいことが大前提になります。つまり、慣れるまで事業が上手く回らない可能性が大きいのです。
ただし、「誰でも簡単に使いこなせるITツール」を選べば、非IT企業でもスムーズに在宅勤務を進められます。多機能なITツールは使いこなせないので、必要な機能を過不足なく揃えた「Stock」のようにシンプルなITツールを選びましょう。
失敗しない！在宅勤務を導入する3つのポイント
在宅勤務には、”情報共有の滞り”や”コミュニケーション不足”といったデメリットがありますが、以下のポイントを押さえれば円滑に進められます。
（1）社内ルール・規則を整備する
在宅勤務でこれまで以上に利益を出すためには、社内ルールや規則の整備が必要です。
従来の社内ルール・規則には在宅勤務の実態に合わないものや、従業員の働きやすさを阻害するものがあるためです。たとえば、在宅勤務にあたっての費用負担の範囲を事前に定めておかなければ、従業員とのトラブルに発展しかねません。
ほかにも、人事評価制度や給与、労働災害などを整備しなければ、従業員が働きやすさを感じられない可能性があるので注意しましょう。
（2）段階的・部分的に在宅勤務を始める
在宅勤務をはじめる場合は全社一斉ではなく、段階的・部分的に展開しましょう。
全社で在宅勤務を導入すると、トラブルの影響範囲が広くなって改善に時間を要します。そのため、まずは小規模チームで試験運用して段階的に進めましょう。
また、オフィス勤務と在宅勤務を併用する方法もおすすめです。「午前中は在宅勤務で、午後に出社する」という柔軟な働き方ができます。
以上のように、社内の混乱を避け、万全な体制で仕事を進めるために、段階的・部分的に在宅勤務を推進しましょう。
（3）デメリットを解消するITツールを選定する
在宅勤務のデメリット解消に最も効果的なのがITツールです。
たとえば、在宅勤務の課題である”情報共有の停滞”を解消するために「わずかな操作ですぐに情報共有ができるシンプルさ」を追求したITツールがあります。面倒なメールやファイルで情報共有する方法よりもストレスのないやりとりが実現するのです。
また、一部のITツールには情報共有だけでなく、進捗把握が簡単にできる「タスク管理」やコミュニケーション不足に対応する「メッセージ」も搭載されています。
たとえば、以上のような特徴を備えたうえでセキュリティ体制も万全な「Stock」は、月額料金が安価なので使い始めるハードルが低いです。
【必見】ITに不慣れでも在宅勤務が円滑に進むツール
以下では、ITに不慣れでも在宅勤務が円滑に進むツールをご紹介します。
在宅勤務はオフィス勤務と比較してメリットが多いですが、デメリットも避けられません。そのため、オフィス勤務以上の成果を上げるためにはITツールの活用が不可欠です。
ITツールを活用すれば仕事のムダが一気に解消されるだけでなく、遠隔で仕事をするメンバーと綿密に連絡をとれます。一方、多機能なITツールを選ぶと使いこなせないため社内に浸透せず、次第に誰も利用しなくなるのです。
結論、在宅勤務のデメリットに対応する特徴・機能を過不足なく揃えるITツールは、非IT企業の65歳の従業員でもすぐに使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockには社内情報を直接保存できるため、Wordなどの面倒なファイル管理が不要です。また、社内情報に紐づいた「タスク管理」や「メッセージ」があるので情報が分散する心配も一切ありません。
社員の進捗を見える化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
在宅勤務のメリット・デメリットまとめ
これまで、在宅勤務のメリットやデメリット、導入ポイントを中心にご紹介しました。
在宅勤務には企業や従業員にとって大きなメリットがあるので、今後も導入事例が増えると予想できます。一方で、情報共有の停滞やセキュリティリスクといった必ず対応すべきデメリットも考慮しなければなりません。
仮に、自社で在宅勤務を始める場合にはデメリットを解消するITツールが必須です。とくに、クラウド型のITツールは導入コストが一切かからないことが多いので、最小限の負担で効率的に働きやすい環境を整えられます。
たとえば、今回ご紹介したStock」は、誰でも簡単に情報共有ができるほどシンプルなうえに、厳格なセキュリティで社内情報を保護するクラウド型ITツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して在宅勤務のデメリットを解消し、従業員が効率的に働ける環境をつくりましょう。
