今日では、コロナ対策の一環として多くの企業がテレワークの導入に踏み切っています。とくに、大企業では日本全体の半数以上の企業がテレワークを導入しています。
一方、中小企業では導入までの課題が多く、テレワークの実施に漕ぎ着けていない企業が多いです。そして、テレワークの導入が進まず、どこから改善すべきかわからない中小企業の担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業のテレワーク導入が進まない原因と解決策を中心に解説します。
- 自社にテレワークを導入したいが、何が足りていないかわからない
- 自社のテレワーク導入が進まない原因をつきとめて改善したい
- 中小企業におけるテレワークの成功事例を知り、自社のテレワーク導入に活かしたい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、他社の成功事例から自社のテレワーク導入に何が必要かを明確にでき、テレワーク実施もスムーズになります。
目次
中小企業におけるテレワークの実施率とは
総務省が2020年3月から2021年3月にかけて行った民間企業におけるテレワークの実施調査では、中小企業のテレワーク実施率は多くの期間で大企業の半分以下と判明しました。
また、業種によっても差があり、なかにはテレワーク実施率が10%を割っている業種もあるのです。とくに、医療・介護・福祉業界ではテレワーク実施率が10%を割っており、業界によっては一般的なテレワークの手法では導入は困難です。
したがって、まずは自社の業務がテレワークに適しているかを確認し、自社の業界はどのようにテレワークを行っているかを理解しておく必要があるのです。
中小企業のテレワーク導入が進まない原因とは
以下では、中小企業のテレワーク導入が進まない原因について解説します。以下を参考に、自社のテレワーク導入が進まない原因を明らかにしましょう。
社内体制が整っていない
テレワークに対応した社内体制が整っていない場合、テレワーク導入がスムーズに行えません。
テレワークの業務の進め方はオフラインの業務とフローが異なるため、テレワークに適した社内体制が整備されていなければ、業務効率が下がる可能性があるからです。
とくに、中小企業は大企業は違い、テレワークへの移行に関するノウハウがないケースが多いです。そのため、どのように業務フローをテレワークに対応させれば良いかわからないまま導入を進め、不明瞭な業務フローへの反発から途中で頓挫することもあります。
このように、テレワークに適した社内体制の整備が行われていなければ、テレワークを導入しても社員の不満を生み、仕事へのモチベーションまでも低下させてしまう点に注意しましょう。
セキュリティ上のリスクを懸念している
セキュリティ上のリスクを懸念し、テレワーク導入が進まないケースがあります。
テレワークでは社外で社内の情報を扱うため、社員が情報セキュリティポリシーを理解していなければ情報漏洩のリスクになるからです。とくに、中小企業は大企業と比べセキュリティへの認識が統一されておらず、十分な対策ができていないことも多いです。
また、中小企業ではITリテラシーの高い人材が不足しており、セキュリティの教育に時間がかかる可能性を考慮して、テレワーク導入を断念するケースもあります。
テレワークの環境構築ができていない
テレワークにおける環境構築ができていない点も原因のひとつです。
テレワークでは情報共有をすべてオンラインで行うため、ITツールを使った環境構築が求められます。しかし、ITに慣れない社員が多い場合、ツールを使えず情報共有に遅れが発生する可能性があるのです。
とくに、テレワークに必要だからという理由で、機能ごとにITツールを導入した場合はITリテラシーが高い社員でも使い分けに苦戦するため、導入すべきITツールに「過不足がないか」を考慮する必要があります。
また、テレワークの導入に必要なツールのコストが原因で、テレワーク導入を断念する中小企業も多い点も無視できません。
中小企業のテレワーク導入に必要な対策
ここでは、中小企業のテレワーク導入に必要な対策について解説します。以下の対策を参考に、社員の理解を得ながら自社のテレワーク導入を推進しましょう。
テレワークに対応した社内体制を整える
テレワークに対応した社内体制を整備すると、社員が業務に対して高いモチベーションを維持して働けるようになります。
とくに、オフラインの業務で発生していた無駄な工数を省くと、業務にかかる時間を短縮でき、テレワーク下の業務効率化が図れます。
たとえば、紙の稟議書では、テレワーク下に稟議の申請・決裁が困難になります。しかし、電子化してツール上で管理すると、稟議の手間が省けるだけでなく印刷代等のコスト削減も可能です。
このように、テレワークを始めるにあたって「紙」を使ったアナログなワークフローや情報共有の方法を見直し、ITツールを活用してテレワークに対応させなければなりません。
社内教育を徹底する
情報漏洩を防止するため、テレワーク導入前には必ず社員のITリテラシー教育を行いましょう。たとえば、周知させる内容として以下が挙げられます。
- OSやソフトウェアは常に最新の状態にアップデートしておく
- 社外でパソコンを開くときには周囲に画面を覗き見られていないか確認する
- 公衆のWi-Fiを利用して業務を行わない
テレワーク前の教育はもちろん、テレワーク導入後にも社員がセキュリティポリシーを守れているかを定期的に確認しましょう。
テレワークに最適なツールを導入する
テレワーク中の情報共有を効率化するためには、自社のテレワークに適したツールの導入が必須です。
テレワークではメンバーのタスクや作業進捗が見える化されており、オフラインと遜色なく情報共有ができる必要があります。そのため、社内メールをそのまま活用するのではなく、情報共有にかかる無駄な工数を削減できる「情報共有ツール」が必要です。
とくに、中小企業が利用すべき情報共有ツールには以下の機能が必要です。
- 情報共有機能
- 情報を正しく「蓄積」できる機能
- タスク管理機能
このように、単に情報を共有するだけでなく蓄積もできる「Stock」のようなツールを利用すると、必要な際に情報を即座に取り出せます。また、タスク管理機能により、社員の進捗管理も簡単に見える化させ効率化できるのです。
中小企業のテレワークの成功事例
以下では、中小企業のテレワーク成功事例についてご紹介します。成功事例を参考に、自社のテレワーク導入の推進に役立てましょう。
株式会社原料屋ドットコム
株式会社原料屋ドットコムはテレワークの情報共有にチャットツールを利用していましたが、「記載した情報がことごとく流れてしまう」という課題に直面していました。情報が流れると後からの振り返りが不可能となってしまい、現場に定着しませんでした。
そこで、同社はテレワークの情報共有を効率化するため、「Stock」を導入しました。
その結果、社内で共有すべき情報がすべてStockに集約され、必要な情報に即座にアクセスできるようになりました。また、テレワークでは「Stock」を見れば今どのタスクがどのような状態かが一目でわかるようになったのです。
株式会社WORK SMILE LABO
株式会社 WORK SMILE LABOでは、小さな子供がいるパート社員が子どもの急な病気で欠勤するケースが多く、休む方と休まれる方の双方に大きな負担がありました。
そこで、同社は全社でテレワークを導入し、具体的にはインフラの整備やルール作りなどで社員負荷の軽減に取り組みました。
その結果、仕事とプライベートの両立のみならず、電話対応に追われなくなったことで専門業務の生産性を向上させました。また、急な欠勤に対する社員の心理的負担を軽減させ、社員満足度やロイヤリティを向上させられたのです。
向洋電気土木株式会社
向洋電気土木株式会社は現場とオフィスの移動で生じる時間のロスや社員の肉体的・精神的負担の解消を課題としていました。
そこで、同社は一連の業務を精査したうえでZoomやSlackを駆使し、バックオフィス業務や社内外での会議や打ち合わせなどの業務をすべてテレワークとしました。
結果として、あらゆるコストを削減できたため、浮いたコストを利用して社内設備や福利厚生を充実させ、社員のエンゲージメントの向上につなげました。また、ツールを利用したやりとりによって履歴が残るようになり、認識齟齬を防止できるようになったのです。
中小企業のテレワークに最適なツール
以下では、中小企業のテレワークに最適なツールをご紹介します。
大企業と異なり、中小企業がテレワークを導入するには限られた予算内でテレワーク環境を構築する必要があります。そこ環境構築には事例にもあったように「情報共有・管理を行うツール」の導入は必須です。
しかし、中小企業におけるITリテラシーを考慮しなければ、ツールが活用されずオフラインの業務よりも効率は下がります。そのため、中小企業では現場の社員のITリテラシーにツールを合わなければなりません。
結論、中小企業のテレワークで導入すべきツールは、テレワークに情報共有・管理に必要な機能が過不足なく搭載され、非ITの中小企業でも即日運用できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には誰でも情報を残せるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。そして、ノートに紐付いた「メッセージ」で情報の錯綜なくやりとりが可能です。また、国際水準のセキュリティを持つので、安心してテレワークに導入できます。
テレワーク下の情報共有・管理を最も簡単に効率化する「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
中小企業のテレワーク導入が進まない原因と解決策まとめ
ここまで、中小企業のテレワーク導入が進まない原因と解決策について解説しました。中小企業でテレワークが進まない原因は以下の3点です。
- 社内体制がテレワークに対応していない
- セキュリティリスクを懸念している
- テレワーク環境の構築ができていない
社内体制の整備は、自社の業務フローをテレワーク化するうえで効率化できる箇所を確認しましょう。業務の無駄な工数を削減すれば、社員の負担軽減にも繋がるのです。
また、セキュリティリスクやテレワーク環境の問題はツールの導入で解決できます。たとえば、今回ご紹介したITに不慣れな65歳以上のメンバーでも即日で使える情報管理ツールのStockであれば、非ITの中小企業でもストレスのないテレワークが実現します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社のテレワーク導入を推進しましょう。
