近年では、働き方改革や感染症対策を背景に、多くの企業で「テレワーク」の導入が進んでいます。とくに、大企業では日本全体の半数以上の企業がテレワークを導入しています。
一方、中小企業では導入までの課題が多く、テレワークの実施に漕ぎ着けていない企業が多いです。そして、テレワークの導入が進まず、どこから改善すべきか分からない中小企業の担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業のテレワーク導入が進まない原因と解決策を中心に解説します。
- テレワークを導入したいが、環境整備が進んでいない中小企業の経営者
- テレワークを試しているが、情報共有がうまく回らず困っている管理職
- 少人数で業務を回しているため、属人化が発生しやすい現場リーダー
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、自社でテレワーク導入が進まない原因を明確にでき、テレワーク導入に必要な準備が分かるようになります。
目次
中小企業におけるテレワークの実施率とは
総務省が2020年3月から2021年3月の民間企業におけるテレワークの実施調査では、中小企業のテレワーク実施率は、大企業の半分以下と判明しました。
また、業種によっても差があります。医療・介護・福祉業界では、一般的なテレワークの手法では導入は困難であるため、テレワーク実施率が10%を割っています。
したがって、まずは自社の業務がテレワークに適しているかを確認し、自社の業界はどのようにテレワークを実施しているかを理解しておく必要があるのです。
参考：総務省｜令和3年版 情報通信白書｜テレワークの実施状況
中小企業でテレワーク導入が難しい理由
以下では、中小企業でテレワーク導入が難しい理由を解説します。「中小企業におけるテレワーク導入の障壁を把握したい」という方は必見です。
少人数組織では業務が属人化しやすい
1つ目の理由は、少人数組織では業務が属人化しやすいためです。
組織の規模にかかわらず、テレワークは口頭でのやりとりができないため、出社時よりも業務が個人に偏りやすいです。そのなかで、限られた人数で業務を回している少人数組織がテレワークを導入すると、その傾向がさらに強まる可能性があります。
その結果、担当者が不在の場合に業務が止まったり、引継ぎに時間がかかったりする恐れがあるのです。
口頭・対面前提の業務フローが多い
2つ目の理由は、口頭・対面前提の業務フローが多いためです。
中小企業では、口頭・対面前提で業務が回っているケースが多いため、遠隔での情報共有が必須なテレワークでは、情報共有が追いつかない可能性があります。
たとえば、「直接確認して進める」といった運用が定着している企業でテレワークを導入すると、気軽に声をかけられないため、確認待ちや認識のズレが発生しやすくなります。その結果、対応漏れや作業の重複が起こるのです。
IT専任者が不在で環境整備が進まない
3つ目の理由は、IT専任者が不在で環境整備が進まないためです。
テレワークの導入には、ITツールの選定や初期設定、セキュリティ対応などIT環境の整備が必要になります。しかし、中小企業ではIT専任者がいないケースも多く、導入そのものが進まない原因となっています。
したがって、IT専任者が不在の中小企業では、専門知識がなくても簡単に操作でき、短期間で運用を開始できるシンプルなツールの導入が重要になるのです。
中小企業がテレワークを導入しないと起きる問題
以下では、中小企業がテレワークを導入しないと起きる問題を解説します。テレワークの導入は、中小企業にとって高いハードルですが、実はテレワークを導入しないことで起きる問題がいくつかあるため必見です。
情報共有が遅れる
1つ目の問題は、情報共有が遅れることです。
テレワークを導入しないと、情報を共有するために対面する機会を待つ必要があり、相手に情報が伝わるまでにタイムラグが発生しやすくなります。また、メールで共有することもできますが、不要なメールに埋もれてしまい確認が遅れる可能性があります。
その結果、全員で同じ情報を同時に把握できず、認識のズレが発生する原因となるのです。
進捗管理ができなくなる
2つ目の問題は、進捗管理ができなくなることです。
テレワークを導入していない企業では、「出社している＝仕事をしている」という考え方に依存しやすく、業務の進捗を「直接声をかける」「会議でまとめて確認する」といった方法で管理していることが多いです。
その結果、業務のミスや遅延が発生してもいち早く気づけず、全体のスケジュール遅延につながる恐れがあります。とくに中小企業では、少人数で複数業務を兼任していることが多いため、進捗管理が曖昧なままでは業務負担が一部の社員に集中しやすいです。
引き継ぎ漏れ・対応漏れが増える
3つ目の問題は、引き継ぎ漏れ・対応漏れが増えることです。
テレワークを導入しないと、業務の引き継ぎや情報共有が口頭中心になりやすく、情報が記録として残りません。そのため、「共有したつもりだったが伝わっていない」といった状態に陥ります。
その結果、業務が正しく引き継がれなかったり、対応すべき作業が抜け落ちたりする恐れがあります。
中小企業のテレワーク導入に必要な対策
以下では、中小企業のテレワーク導入に必要な対策を解説します。以下の対策を参考にして、自社に合った方法でテレワークを導入しましょう。
業務を”個人管理”から”共有管理”へ変える
1つ目の対策は、業務を”個人管理”から”共有管理”へ変えることです。
中小企業では、担当者ごとに業務を管理していることが多く、「業務情報を特定の人が持っていて確認できない」という状況が発生しやすくなります。とくにテレワークでは直接確認できないため、個人任せの管理方法では業務が滞る原因になるのです。
そのため、テレワークを導入するときは業務を共有管理に変えることで、個人任せになっていた業務情報をチームで把握できるようになります。
業務を可視化できる仕組みを整える
2つ目の対策は、業務を可視化できる仕組みを整えることです。
テレワークでは、社員が同じ場所で働かないため、業務状況を直接確認できず、「誰が何をしているのか分からない」という状況が発生します。とくに少人数で業務を兼任している企業は、進捗状況が見えないままだと、業務負担の偏りや対応漏れが起きやすいです。
そこで、業務内容・担当者・進捗状況をリアルタイムで確認できる仕組みを整えることが重要です。こうした仕組みがあれば、業務の遅れや抜け漏れが発生した場合に早い段階で発見できます。
誰でも使えるITツールを導入する
3つ目の対策は、誰でも使えるITツールを導入することです。
メールやチャットツールでは、やりとりが時系列で流れてしまうため、必要な情報をあとから探しづらく、情報共有が属人化しやすくなります。そのため、テレワークでも出社時と同じように業務を進めるには、情報共有ツールの活用が必要です。
しかし、中小企業ではITリテラシーにばらつきがあることが多く、操作が複雑なツールは定着しない恐れがあります。そのため、「Stock」のような中小企業向けの情報共有ツールであれば、ITに詳しくない社員でもすぐに使い始められます。
中小企業のテレワークに最適なツール
以下では、中小企業のテレワークに最適なツールをご紹介します。
テレワークを導入すると、通勤負担の軽減やコストの削減ができるなど多くのメリットがあります。一方で、少人数で業務を回している中小企業では、情報共有や進捗確認が属人化しやすく、「誰が何をしているのか分からない」という状態になりやすいです。
とくに、チャット・メール・Excelなどに情報が分散すると、対応漏れや認識ズレが発生しやすくなるため、業務情報を1か所に集約できるツールを導入すべきです。しかし、ITに詳しくない社員でも日常的に使えなければ、ツールを導入しても定着しません。
そのため、中小企業のテレワークでは、「情報を1か所にまとめられること」と「誰でも簡単に使えること」が重要です。
こうした条件を満たすのが、テレワークに必要な機能が過不足なく備わっており、ITに詳しくない社員でも簡単に利用開始できるツール「Stock」です。Stockの「ノート」に記載した情報はリアルタイムで共有されるため、テレワークでも情報が属人化しません。
テレワーク下でも最も簡単に情報を管理・共有できる「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
中小企業のテレワークの成功事例
以下では、中小企業のテレワークの成功事例をご紹介します。成功事例を参考にして、自社のテレワーク導入に役立てましょう。
株式会社原料屋ドットコム
株式会社原料屋ドットコムでは、テレワークでの情報共有に「Stock」を活用しています。
同社では、情報共有にチャットツールを導入していましたが、「情報が流れてしまいあとから振り返れない」「ツールが定着しない」といった課題がありました。とくに、テレワーク環境では情報が分散しやすく、必要な情報へすぐにアクセスできなかったのです。
そこで、社内で共有すべき情報をすべて「Stock」に集約する運用へ切り替えました。通販サイトごとの情報管理や新製品情報、日報、外部スタッフとの共有事項などを「ノート」単位で管理し、テレワーク中のやりとりもStock上で統一するようにしたのです。
その結果、誰でも簡単に過去の施策や業務内容を即座に確認できる環境が整いました。また、「誰がどのような業務をしているか」を全員が把握しやすくなり、テレワーク下でもスムーズに情報共有できる体制を実現しています。
株式会社WORK SMILE LABO
株式会社 WORK SMILE LABOでは、小さな子供がいるパート社員が子どもの急な病気で欠勤するケースが多く、休む方と休まれる方の双方に大きな負担がありました。
そこで、同社は全社でテレワークを導入し、具体的にはインフラの整備やルール作りなどで社員負荷の軽減に取り組みました。
その結果、仕事とプライベートの両立のみならず、電話対応に追われなくなったことで専門業務の生産性を向上させました。また、急な欠勤に対する社員の心理的負担を軽減させ、社員満足度やロイヤリティを向上させられたのです。
向洋電気土木株式会社
向洋電気土木株式会社は現場とオフィスの移動で生じる時間のロスや社員の肉体的・精神的負担の解消を課題としていました。
そこで、同社は一連の業務を精査したうえでZoomやSlackを駆使し、バックオフィス業務や社内外での会議や打ち合わせなどの業務をすべてテレワークとしました。
結果、あらゆるコストを削減できたため、浮いたコストを利用して社内設備や福利厚生を充実させ、社員のエンゲージメントの向上につなげました。また、ツールを利用した情報共有によって履歴が残るようになり、認識齟齬を防止できるようになったのです。
中小企業のテレワーク導入が進まない原因と解決策まとめ
ここまで、中小企業のテレワーク導入が進まない原因と解決策を中心にご紹介しました。
テレワークを導入しないと、「情報共有が遅れる」「進捗管理ができない」など多くの問題が発生します。そこで、「業務を共有管理に変える」「業務を可視化できる仕組みを整える」ことで、中小企業でもテレワークをスムーズに導入できます。
また、テレワークでも出社時と同じように情報共有するには、情報共有ツールの導入が必須です。しかし、操作が複雑なツールだとITに詳しくない社員が使いこなせず、社内に定着しない恐れがあるため、誰でも簡単に使えるツールを導入しましょう。
なかでも、テレワークの情報共有には、ITに詳しくない社員でも簡単に業務の進捗や情報を共有できる情報管理ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社のテレワーク導入を推進しましょう。
