近年、日本の企業全体で「デジタル化」が進んでいます。デジタル化には「社員の業務負担を軽減できる」といったメリットがあります。
しかし、デジタル化を進めても一部の社員には浸透せず、結果として失敗に終わるケースもあります。そのため、「どのようにデジタル化を進めたらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、デジタル化についていけない人がいる理由と進めるときのポイントを中心に解説します。
- デジタル化についていけない人がいる理由を把握したい
- デジタル化を進めるポイントを押さえたい
- 社内のデジタル化を効率化できるツールがあれば知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、デジタル化についていけない理由が分かり、自社のデジタル化をスムーズに進められます。
目次
デジタル化についていけない人がいる理由3選
ここでは、デジタル化についていけない人がいる理由を紹介します。以下の3つを参考に、どの部分に引っ掛かりがあるかを把握しましょう。
（1）デジタル用語が難しい
デジタル化についていけない理由として、デジタル用語が難しい点が挙げられます。
デジタル用語のなかには外国語が由来のものも多く、普段は馴染みのない用語をすぐに理解するのは難しいのが現状です。
また、文化庁が発表した平成29年度 国語に関する世論調査では「カタカナ語の意味が分からずに困ることがあるか」という質問に対して「ある」と答えた割合は83.5%となっており、カタカナに対して苦手意識を持つ方は非常に多いことが分かります。
このように、カタカナに苦手意識を持つ人が多いために、カタカナが使われやすい「デジタル用語」は馴染みづらくなっているのです。
（2）慣れたやり方が大きく変わってしまう
慣れたやり方が大きく変わってしまうのも、ついていけない理由の一つです。
たとえば、「紙の議事録をPCに変更する」などがデジタル化の代表例です。この場合、従来の「紙への記入」ではなく「PCへの打ち込み」にやり方が大きく変わります。
PCによって議事録は管理しやすくなりますが、紙での記入に慣れた社員にとって、PCの業務は負担になります。とくに、キーボード操作に慣れていない社員は、大きなストレスになる可能性もあるのです。
このように、デジタル化していくと今までの業務プロセスが変更になり、アナログでの情報管理に慣れた社員にとっては負担になっている場合が多いです。
（3）電子機器を使いこなすのに時間がかかる
電子機器を使いこなすのに時間がかかるのも、ついていけない理由の一つです。
電子機器を使いこなすには、使い方を十分に理解する必要があります。また、操作を覚えたあとは、使いこなせる段階になるまで経験を積む必要があり、時間がかかるのです。
一方、デジタルに慣れておらず、PCの操作に苦手意識を持つ人も多くなっています。そのため、自社がスムーズにデジタル化を進めていくには「ナレカン」のような、誰もが使えるシンプルなツールを選ぶことも重要です。
デジタル化が遅れるとどうなる？3つのリスクを解説
ここでは、デジタル化が遅れると発生する3つのリスクを解説します。まだデジタル化に対応できていない企業は必見です。
（1）「2025年の壁」に対応できない
デジタル化が遅れるリスクの1つ目は、「2025年の壁」に対応できないことです。
「2025年の壁」とは、経済産業省が発表したDXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～の中で提示された言葉です。2025年までにDXが進まないと、最大12兆円の経済損失を引き起こす可能性が指摘されています。
つまり、IT化が進まない企業は危機的状況にあるため、デジタル化やIT人材の育成に取り組む必要があるのです。
（2）BCP対策が不十分になる
2つ目のリスクとして、BCP対策が不十分になることが挙げられます。
BCP対策とは、「Business Continuity Plan」の略称で、企業が自然災害・サイバー攻撃・システムダウンなどの緊急事態時の被害を最小限に抑え、事業継続を実現するための対策のことを指します。
契約書や見積書などのあらゆる社内情報を紙で管理していると、災害が起きた際に業務が止まってしまい、取引先にも大きな損害を与えかねません。したがって、災害の多い日本においてBCP対策は必須です。
（3）業務のスピードが遅くなる
発生するリスクの3つ目は、業務スピードの遅れです。
アナログな手法で業務を進めていると、本来デジタル化によって効率化できる工程に時間を要します。たとえば、データの手入力や紙に印刷して手渡しで共有するなどの事例です。
一つ一つの業務にかかる時間は短くとも、1週間、1か月と長い期間で考えると多くの時間を要しています。したがって、デジタル化が進む企業と業務スピードに大きな差が生じ、市場での競争にも乗り遅れてしまう恐れがあるのです。
【これ一択】社内のデジタル化に最適なツール
以下では、社内のデジタル化に最適なツールを紹介します。
デジタル化に遅れると、「2025年の壁」やBCP対策に対応できず、企業全体に大きな損失を引き起こすリスクがあります。また、業務スピードの遅れから、市場での競争に乗り遅れる恐れもあるのです。
とはいえ、多機能な情報共有ツールを導入しても使いこなせず、デジタル化への抵抗感が生まれてしまいます。とくに、大量の情報を扱う大企業などでは、書類が多く散在してしまいがちなので、「情報を共有できるシンプルなツール」で社内情報を適切に管理しましょう。
結論、ITに詳しくなくてもデジタル化についていきたい企業には、シンプルな操作性で誰でも簡単に使いこなせるうえ、「フォルダ」で情報を整理して管理できる情報管理ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、難しい操作不要であらゆる業務情報を残せます。また、作成した記事は多階層の「フォルダ」で“部署”や“内容”ごとに分類して管理できるので、目的の情報にスムーズにアクセスできます。
誰も取り残されることなくデジタル化を進められる「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
デジタル化を無理なく進める3つのポイント
ここでは、デジタル化を進めるポイントを紹介します。以下を参考に、失敗のないデジタル化を進めましょう。
（1）講習会を実施する
デジタル化を進めるポイントの1つ目は、講習会の実施です。
デジタル化が進まない要因として、カタカナへの苦手意識があります。それを取り除くには、社内でデジタル語の講習会を実施して、専門用語を社内に浸透させましょう。
デジタル用語への理解が深まれば、デジタル化のメリットを具体的にイメージできるようになり、デジタルの関心が高まります。このように、全社でデジタル化に取り組む環境を整えるために、講習会で社員の理解を深める必要があります。
（2）少しずつデジタル化していく
デジタル化を進めるポイントの2つ目は、少しずつデジタル化することです。
「デジタル化」を進めるとき、社員は新たな業務を覚える必要があります。とくに、ITに詳しくない社員が多い場合、急にデジタル化を進めると社員に大きな負担がかかって「デジタル化」の計画自体が頓挫してしまうので、少しずつ進めるのがベストです。
たとえば、「一部の業務」に限定してデジタル化を進めていくことで、失敗なく実現できます。
（3）シンプルなITツールを導入する
デジタル化を進めるポイントの3つ目は、シンプルなITツールの導入です。
たとえば、情報共有ができるITツールを導入すれば、頻繁に会議を開かなくともツール上で情報共有や意見交換が可能です。結果、毎日実施していた会議を週1回にして、空いた時間をそのほかの業務に充てることができます。
一方、IT企業向けの多機能なツールでは、ITに苦手意識がある社員は使いこなせず、結果としてツールが活用されないといった事態に陥りかねません。
そのため、「ナレカン」のようにすべての社員が活用できるようなシンプルなITツールを導入して、失敗なくデジタル化を進めていきましょう。
デジタル化についていけない人がいる理由まとめ
ここまで、デジタル化についていけない人がいる理由や生じるリスク、デジタル化のポイントを解説しました。デジタル化を進めるポイントは以下の3点です。
- 講習会で、デジタル用語を解説したり、メリットを周知したりする
- 一部の業務から少しずつデジタル化していく
- シンプルなITツールを導入する
とくに、3つ目の「シンプルなITツールを導入する」は重要です。すべての社員がすぐに活用できるようなツールを導入すれば、自社をスムーズにデジタル化できます。
たとえば、直感的に操作できるシンプルな情報管理ツール「ナレカン」は、わざわざ使い方を説明する必要がないので非IT企業でも導入しやすいです。
ぜひ「ナレカン」で情報を管理して、社内のデジタル化をスムーズに進めましょう。
