テレワークには、場所を選ばず働ける点や、オフィス維持のコストの削減といった点でメリットがあり、企業規模に関わらずあらゆる組織で導入の動きが加速しています。
 
しかし、出社時に比べて社員同士が顔を合わせる機会が限られるため、チームのマネジメントが上手くいかないと悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、テレワークのマネジメント課題を解決する方法や成功事例を中心にご紹介します。
 
  • テレワーク中でもマネジメントが円滑に進む方法を探している
  • 他社の成功事例を参考に自社のマネジメントの取り組みを改善したい
  • マネジメントの手法を改善し、チームでの業務の質を高めたい
という方はこの記事を参考にすると、テレワーク下でもチームのマネジメントが円滑に進む体制が実現します。


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テレワークにおけるマネジメント課題

テレワークは出社と異なる環境での勤務になるため、管理者層はオフィス勤務時以上にマネジメントに注力する必要があります。事実、テレワークに関するアンケートで、「テレワーク中はつい仕事の手を抜いてしまう」と考える人が20代では48.6%と半数近くいることが判明しています。
 
テレワーク中に「つい仕事の手を抜いてしまっている」回答結果
 
 
そこで以下では、テレワークにおける代表的なマネジメント課題を3つ紹介します。

部下の進捗が分からない

テレワークでは部下の仕事を直接確認できないので、進捗の把握が困難です。
 
とくに、大きなプロジェクトになると関係者も増えるので、マネジメントする上司に負荷がかかります。メールで進捗報告させる方法もありますが「リアルタイムの進捗情報でない」「メンバー全員からの進捗報告を管理するのは現実的でない」などが欠点です。
 
テレワークで社員一人ひとりの進捗を正確に把握しなければ、「業務上の適切な判断ができずに納期が漏れてしまう」事態を招きかねません。

コミュニケーションが取りづらい

コミュニケーションの取りづらさも企業が直面する課題のひとつです。
 
テレワークでは、相手の様子が把握しづらいことで、上司や同僚とのコミュニケーションが難しく感じる傾向があります。実際に、株式会社LASSICが「テレワークになって変化したこと」を調査した際、ネガティブな変化として「コミュニケーションが減った、難しい」と回答した人が最も多くみられました。
 
テレワークでのネガティブな変化ランキングTop5
 
 
したがって、コミュニケーションを円滑に進めるには、管理者層が会話の機会を生み出すことが重要です。

仕事に対する評価が難しい

部下の仕事の評価が難しくなる点もマネジメントの課題です。
 
出社時とは異なり、業務のプロセスが見えにくくなるため、仕事の評価基準が納品物や結果に偏りやすくなる傾向があります。その結果、管理者層が正しく部下を評価できなくなり、社員は不満を感じて仕事へのモチベーションを下げてしまうのです。
 
モチベーションの低下は仕事の品質を悪化させるので、プロセスまで含めて評価する基準を生み出しましょう。

情報共有が滞ってしまう

テレワークで最も大きな課題は「情報共有が滞り、業務に支障をきたす」ことです。
 
ビジネスにおいて情報共有は重要な仕事の一つですが、メールや口頭などの従来の方法ではテレワーク中はスムーズに情報が共有できません。情報共有の仕組みが不十分だと、とくにテレワークとオフィス勤務が混在する企業では「情報格差」が生まれてしまいます
 
このように、テレワークの成功には「情報共有が滞らない社内体制の構築」が必須です。


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テレワークのマネジメント課題を解決する3つの方法

以下では、テレワークにおけるマネジメントの課題を解消する方法3選を解説します。マネジメントが不十分では、重大な業務ミスを引き起こすリスクが高まるので、早急に対策を実行しましょう。

(1)メンバーのタスクを可視化する

はじめに、部下それぞれの仕事を把握できるように、タスクを可視化しましょう。
 
個人単位で部下の進捗を把握し、納期漏れなどの重大なミスを未然に回避するには、「タスクの対応状況」「進行状況」「未完了のタスク数」を上司が正確に確認する必要があります。そこで、部下のタスクを一覧にすると、一目で状況が把握可能になるのです。
 
また、「上司と部下」だけでなく「チーム全体」でタスクを共有すれば、メンバー同士で業務の調整やサポートの判断ができるので、マネジメントの負担が大幅に軽減されます。

(2)コミュニケーション手段を用意する

テレワークでは気軽に連絡がとれるコミュニケーション手段を用意しましょう。
 
直接関わる機会が少ないテレワーク中は会話のハードルが高いですが、ツールを利用すると気軽にコミュニケーションが取れます。たとえば、対面に近いやりとりができる「Web会議ツール」や、メッセージ形式の「チャットツール」が代表的なツールです。
 
ただし、コミュニケーションをツールで行うと、やりとりした情報が記録に残らなかったり、情報が流れてしまったりするデメリットもあります。そこで、情報を蓄積可能なツールを活用すると、会話後にも記録が残り、業務に情報を活用できる体制が整います。

(3)誰でも簡単に共有できる仕組みをつくる

最後に、「情報共有が滞る」というテレワーク最大の課題の解消には、誰でも簡単に社内情報を共有可能な仕組みをつくりましょう。
 
テレワークで情報共有の質・スピードが悪化する原因として「情報共有の工数がかかる」点が挙げられます。口頭での補足が困難になるため、丁寧に内容を記載したり必要に応じてファイル添付を行ったりする必要があり、オフィスでの勤務以上に共有に時間を要します。
 
したがって、簡単に情報が共有する仕組みづくりが必要です。たとえば、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使うと、情報がリアルタイムで更新されて情報共有の負担が解消できます。


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テレワークのマネジメントに成功した企業事例

以下では、テレワーク下でもマネジメントに成功している企業事例をふたつ紹介します。テレワークにおける方針が定まらなかったり、どのように促進すればよいかわからなかったりする場合は、他社事例を参考にするのが近道です。

向洋電機土木株式会社

向洋電機土木株式会社の事例
 
電気設備設計・施工事業を展開する向洋電機土木株式会社では、従業員一人ひとりがライフステージにあわせて上手く在宅を活用できるように体制を整えています。
 
在宅勤務への切り替えの理由や背景を確認したうえで仕事内容を判断するといった、社員の状況に合わせたマネジメントを実施しており、平成26年度のテレワーク活用の好事例として厚生労働省からも紹介されています。
 

SBIビジネス・イノベーター株式会社

わたし・みらい・創造センター
 
総合人材サービスやBPO事業を提供しているSBIビジネス・イノベーター株式会社の「わたし・みらい・創造センター」では、「テレワークでも社内情報を簡単に蓄積するツール」を活用し、テレワークでも業務が滞ることなく実施できています。
 
インタビューでは、「蓄積した情報は分かりやすく分類できるので、いくつものプロジェクトを並行している企業にとって価値がある」と語っています。
 
わたし・みらい・創造センターが導入したITツールの「Stock」には、情報を蓄積する機能だけでなく、リアルタイムで部下の進捗を把握する「タスク管理機能」や社員同士で円滑なコミュニケーションがとれる「メッセージ機能」も備わっています。
 
 
関連記事: 【事例あり】テレワークのコミュニケーション不足を解決する工夫5選


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マネジメントを成功させるポイント

ここでは、マネジメントを成功させるポイントを紹介します。以下の3つのポイントを押さえれば、管理者層の負担を最小限に抑えながら業務を円滑に進められます。

ITツールで面倒な管理を簡単にする

結論、最も少ない負担でテレワークのマネジメントを行うには、ITツールが不可欠です。
 
ITツールはインターネットを経由すれば場所を選ばず利用できるほか、複数人で同時に情報にアクセス可能なことから、テレワークでの利用に最適です。ツール上でタスクやプロジェクトの状況が可視化されるため、個別に状況を確認する手間も解消されます。
 
一方で、ITに詳しくないメンバーが多いチームに多機能なITツールを導入すると、利用が難しく社員が放置してしまいます。したがって、ツールは社内メンバーの誰もが簡単に使いこなせるものを導入しましょう。

こまめにコミュニケーションをとる

次に、テレワーク中にコミュニケーションがとれる機会を設けましょう。
 
テレワークでは緊急性の低い内容を共有する心理的ハードルが高くなります。そこで、ITツールで雑談を投稿するメッセージグループを作成したり、Web会議ツールで定期的に部下の話を聞いたりする機会をつくり、コミュニケーション不足を解消しましょう。
 
チーム内での交流は結束を強め、業務において円滑な情報共有をもたらすきっかけとなります。したがって、コミュニケーションの促進は重要なマネジメント業務のひとつなのです。

あらゆる情報を1か所にまとめる

社内情報は正しく活用できるように、1か所にまとめましょう。
 
情報が散在すると必要なときに記録が見つけられず、業務の取り組みが遅れてしまう恐れがあります。とくに、テレワークの情報共有を改善しようして用途ごとにツールを複数利用すると、煩雑になり管理しきれなくなってしまいます
 
そこで、あらゆる情報を一か所に集約するITツールを活用すると、情報が整理しやすいうえに利用の負担も軽減できるのです。
 
関連記事: 【初心者向け】テレワークに必要なものとは?導入のやり方や注意点を解説


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【必見】テレワークのマネジメントに必須のITツール

以下では、テレワークのマネジメントに必須のITツールをご紹介します。
 
テレワークのマネジメントが失敗する要因は、進捗管理やコミュニケーションの不備にあります。つまり、個人の業務状況が適切に上司に共有され、社員間での会話の機会が増えれば、チームの状況が分かり、適切なマネジメントが実現します。
 
とくに「情報共有」「タスク管理」「メッセージ」といった内容を一元管理可能なITツールを利用すると、情報が集約されマネジメントしやすくなります。ただし、複雑なツールだと使いこなせず放置する社員が生まれてしまうので、選定には注意が必要です。
 
したがって、誰でも簡単に利用できるツールを選びましょう。結論、テレワークのマネジメント課題を解決するツールは、非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせるシンプルな情報共有ツールの「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に記録した情報が即時反映されるため、テレワーク中でも素早く情報が共有可能です。また、ノートに紐づいた「タスク」「メッセージ」で関連情報をやりとりすれば、ほかの話題と錯綜しないので、マネジメントの負担も軽減されます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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テレワークのマネジメント課題を解決する方法まとめ

これまで、テレワークのマネジメント課題を解決する方法や成功事例を中心にご紹介しました。
 
テレワークにおける課題としていずれも「情報の扱い」が原因であるケースが大半です。また、「メンバーのタスクを可視化し状況を把握する」「コミュニケーションの機会を設ける」と、業務の進捗が把握できなかったり、部下の業務プロセスが分からず結果に偏った評価をしてしまったりする事態を防げます。
 
そこで、情報の扱いに困らなくなる「情報共有ツール」を活用すると、簡単に情報を管理する体制が整えられます。しかし、テレワークで導入されがちなチャットツールでは、共有した情報が流れて蓄積されず、必要なときに探し出せなくなってしまうのです。
 
そこで、直感的な操作で簡単に情報が共有可能なノート型ツールのStockを利用すると、情報を流さずに管理できます。また、情報は「フォルダ」単位で整理可能なため、内容や案件ごとに区別すればマネジメントの負担も解消されます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、テレワークのマネジメント課題を解決しましょう。


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関連記事: 【簡単解説】テレワークとは?リモートワークとの違いや導入のポイントをご紹介
 
関連記事: 【6ステップ】テレワーク導入の手順とは?事例や成功ポイントも紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。