テレワークの普及により、多くの企業で「Web会議」を活用したコミュニケーションが定着しています。しかし、離れた場所でもリアルタイムで打ち合わせができる一方で、対面とは異なる課題も多く、会議の進め方や情報共有の方法に悩む企業も少なくありません。
実際に、「Web会議を導入したものの、会議が長引いたり意思決定が進まなかったりして困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回はテレワークにおけるWeb会議が非効率になる原因とコツを中心に解説します。
- Web会議を導入したが、操作の分かりにくさで業務がスムーズに進まない管理職
- Web会議で、発言のしづらさや意思決定の遅れに課題を感じている現場リーダー
- 情報共有がうまくいかず、タスク管理や進捗把握に課題を抱えるチームリーダー
上記に当てはまる方は本記事を参考にすると、Web会議で起こりやすい課題を整理し、自社に合った運用方法や情報共有の仕組みを整えられるようになります。
目次
Web会議がテレワークで重要視される理由
以下では、Web会議がテレワークで重要視される理由を解説します。Web会議の必要性を理解していない方は必見です。
離れた環境でも迅速に意思決定できる
1つ目の理由は、離れた環境でも迅速に意思決定できるためです。
テレワークでは、非対面でコミュニケーションを取る必要があるため、メールやチャットでの情報共有が中心になります。しかし、これらの手段では相手の返信を待つ必要があり、意思決定までにタイムラグが生じてしまいます。
一方、Web会議を活用すれば、その場で質問・確認・合意形成までできるため、意思決定を迅速に進められるのです。
移動不要で会議コストを削減できる
2つ目の理由は、移動不要で会議コストを削減できるためです。
テレワークを導入していても、会議のたびに出社が必要な状態では移動時間や手間が発生し、業務をスムーズに進められません。
そこで、Web会議を活用すれば、遠方の取引先や拠点との会議もオンラインで完結できるため、移動コストや時間的負担を削減できます。
テレワークのWeb会議でよくある失敗
以下では、テレワークのWeb会議でよくある失敗をご紹介します。自社のWeb会議がうまくいかないと感じている方は必見です。
議事録が残らない
1つ目の失敗は、議事録が残らないことです。
Web会議では、その場の会話だけで議論が進みやすく、会議内容を十分に記録できていないことがあります。とくに、テレワークでは対面のように口頭確認がしづらいため、議事録がないと会議内容が曖昧になります。
また、こうした状態では会議に出たメンバーだけでなく、会議に参加していないメンバーも正確に内容を把握できません。そのため、メンバーによって把握している情報が異なったり、会議後のタスクの整理や優先順位付けがうまくできなかったりするのです。
決定事項が共有されない
2つ目の失敗は、決定事項が共有されないことです。
会議の決定事項が関係者に共有されないと、誰が何をいつまでにするのかが明確にならず、業務を正しく進められません。とくに、テレワークでは対面のように気軽に確認しづらいため、決定事項が曖昧なまま業務が進行しやすいです。
その結果、認識のズレや対応漏れが発生し、タスクの遅延につながってしまいます。したがって、会議後は必ず決定事項を整理し、関係者全員が同じ内容を確認できる形で共有するようにしましょう。
タスク管理が曖昧になる
3つ目の失敗は、タスク管理が曖昧になることです。
Web会議では、会議中に多くの議題が扱われる一方で、タスクの担当者や期限が整理されないまま終了してしまうことがあります。とくにテレワークでは、対面のように進捗を直接確認しづらいため、誰がどの業務を進めているのか分からなくなりやすいです。
たとえば、「あとで対応しておきます」といった曖昧なやりとりだけで会議が終わると、担当者の認識にズレが生じたり、対応漏れが発生したりします。そのため、タスクごとに担当者・期限・進捗状況を明確にし、チーム全体で共有できる仕組みを整えましょう。
Web会議が非効率になる原因
以下では、Web会議が非効率になる原因を解説します。Web会議をスムーズに進行したい方は、非効率になる原因を把握して適切な対策を講じましょう。
音声・通信トラブルが起きる
1つ目の原因は、音声・通信トラブルが起きるためです。
Web会議はインターネットを利用して実施するため、音声・通信トラブルが起き、会議がストップしてしまうことがあります。
音声トラブルを防ぐためには、事前に設定を確認する、雑音の入らない環境でWeb会議をすることが有効です。また、通信トラブルを防ぐためには、専用回線やクラウドサーバーなど安定した通信インフラを利用することが有効です。
発言タイミングが分かりづらい
2つ目の原因は、発言タイミングが分かりづらいためです。
Web会議では、対面と比べて相手の表情や雰囲気が伝わりにくく、誰が発言しようとしているのかを判断しづらくなります。そのため、発言の順番が重なったり遠慮が生じたりして、スムーズに議論が進まないことがあります。
したがって、発言順をあらかじめ決めたり、挙手機能やチャットを活用したりすることで、誰でも発言しやすい環境を整えましょう。
会議後の情報共有が整理されない
3つ目の原因は、会議後の情報共有が整理されないためです。
Web会議では、会議終了と同時に情報が各参加者のチャットやメモに分散しやすく、あとから内容を整理できなくなりがちです。「誰が担当なのか」「次回までに何を進めるのか」が共有されていないと、会議後に確認のやりとりが増え、対応漏れも発生します。
そのため、Web会議後は必ず決定事項・タスク・担当者を整理し、共有しましょう。たとえば、「Stock」のようなツールを使えば、「ノート」ごとに議事録や進捗などの情報を整理しつつ、リアルタイムで共有できます。
Web会議をスムーズに進めるコツ
以下では、Web会議をスムーズに進めるコツを3つご紹介します。スムーズなWeb会議を実現させたい方は必見です。
事前に議題・資料を共有する
1つ目のコツは、事前に議題・資料を共有することです。
その場で初めて会議の内容を把握する状態だと、理解に時間がかかり、議論がスムーズに進みません。まそのため、会議前に議題や資料を共有し、参加者があらかじめ内容を把握しておくことが重要です。
したがって、会議前には議題と資料を共有し、参加者は事前に内容を十分に読み込んでおくようにしましょう。
リアクションを明確にする
2つ目のコツは、リアクションを明確にすることです。
Web会議では、対面と比べて相手の表情や雰囲気が伝わりにくく、意思表示が曖昧になりやすいため、議論の進行がスムーズに進まない場合があります。そのため、画面越しでも意図が伝わるように、対面時以上にリアクションを明確にすることが重要です。
また、Web会議ツールのリアクション機能を活用し、賛成のときは「いいね」をするなどのアクションをすることで、簡単に意思表示ができます。
会議内容をリアルタイムで記録する
3つ目のコツは、会議内容をリアルタイムで記録することです。
Web会議では、対面のようにホワイトボードに書いて内容を整理できないため、議論の内容が整理されにくく、認識のズレが生じることがあります。
そのため、会議中に内容をリアルタイムで記録することが重要です。たとえば、「Stock」では「ノート」に記載した議事録やメモが即共有されるため、Web会議の記録・共有をスムーズにできます。
Web会議と併用できるおすすめの情報共有ツール
以下では、Web会議と併用できるおすすめの情報管理ツールをご紹介します。
Web会議は、テレワーク下のメンバーとも円滑に会議を進められます。しかし、Web会議で共有した情報が正しく管理されていなければ、会議終了と同時に内容が埋もれ、必要な情報をあとから確認できなくなるため、会議後の情報共有が必須です。
そこで、ExcelやWord、メールで情報共有をする方法が挙げられますが、ファイルの保存場所が分散しやすく、必要な情報をすぐに確認できないという課題があります。また、ファイルが増えると、会議後の決定事項やタスクが埋もれる可能性もあります。
このような事態を防ぐには、「Web会議で共有した情報を確実に蓄積できること」と「誰でも簡単に情報へアクセスできること」が重要です。
こうした条件を満たすのが、Web会議で共有した情報を確実に蓄積でき、ITに詳しくない社員でも簡単に情報を共有・閲覧できるツール「Stock」です。Stockの「ノート」に残した情報はリアルタイムで共有されるため、会議中でも情報を整理しながら全員で閲覧できます。
Web会議の情報を最も簡単に共有・蓄積できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Web会議には情報共有ツールの併用が必要な理由
以下では、Web会議には情報共有ツールの併用が必要な理由を解説します。Web会議ツールのみでWeb会議を進めている方は必見です。
会議ツールだけでは情報が流れる
1つ目の理由は、会議ツールだけでは情報が流れるためです。
会議ツールにはチャット機能が備わっていることが多いですが、チャットは時系列で情報が流れてしまうため、過去の情報をあとから見返しにくいです。また、決定事項や経緯が残らず、会議内容がその場限りになってしまいます。
そのため、会議ツールは「会議をする場」として活用し、情報共有ツールは会議内容を蓄積し、あとからでも正確に見返せる形で管理するものとして使い分けることが重要です。
決定事項をあとから確認できなくなる
2つ目の理由は、決定事項をあとから確認できなくなるためです。
Web会議ではその場で意思決定がされても、記録が適切に残っていない場合、あとから決定事項やタスクを正確に振り返れません。その結果、認識のズレや対応漏れが発生する原因となります。
そのため、Web会議で決まった内容は情報共有ツールに記録し、関係者全員がいつでも確認できる状態にしておくことが重要です。
会議外のコミュニケーションが分断される
3つ目の理由は、会議外のコミュニケーションが分断されるためです。
Web会議ツールは「その場で会話すること」に特化しているため、会議後のタスク管理や情報蓄積までは十分に対応できない場合が多いです。その結果、会議後の連絡をメールや別チャットで実施するようになり、情報が複数の場所に分散してしまいます。
とくに、会議後の確認事項や進捗共有をメール・チャット・口頭など複数の手段で進めると、情報が分散してコミュニケーションが断片化しやすいです。そのため、会議後の進捗共有やタスク管理まで一元化できる情報共有ツールの併用が最適です。
テレワークのWeb会議がうまくいかない理由まとめ
ここまで、テレワークにおけるWeb会議がうまくいかない理由、スムーズに進めるコツを中心に解説しました。
Web会議は「迅速に意思決定ができる」「会議コストを削減できる」といったメリットがあるため、重要視されています。しかし、対面の会議とは異なる点も多く、適切に運用しないと決定事項やタスクが曖昧になり、非効率になる恐れがあります。
そのため、Web会議の内容を正しく記録し、関係者全員がいつでも確認できる状態にするには、会議ツールに加えて情報共有ツールを併用することが重要です。
なかでも、スムーズなWeb会議の実現には、誰でも簡単に情報管理・共有ができ、あとからでも欲しい情報をすぐに見つけられる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、Web会議の情報を簡単に管理・共有し、テレワークでの業務をスムーズに進めましょう。
