テレワークの普及により、Web会議を実施する企業が増えています。Web会議は離れた場所でもメンバーと顔を合わせて議論できるため、テレワークには必要不可欠です。
一方で、Web会議はオフラインとは異なる点に注意して実施する必要があるなか、どの点に注意してWeb会議を実施すべきか悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回はテレワークにおけるWeb会議のメリット・デメリットとコツを中心に解説します。
- Web会議のメリット・デメリットを知りたい
- Web会議をするときのコツを知りたい
- Web会議で共有した情報を簡単に管理できるツールを探している
といった担当者の方は本記事を参考にすると、Web会議で情報を漏れなく共有でき、テレワーク下であっても情報共有の効率化が図れます。
目次
Web会議とは
Web会議はツールを用いてインターネット上で開催する会議であり、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
- クラウド型ツール：Web上に既存のシステムを利用したWeb会議システム
- オンプレミス型ツール：自社内構築のサーバーを利用したWeb会議システム
クラウド型はサーバー管理を委託するためコストや手間が少なく済みますが、自社に適したシステムへカスタマイズできません。また、オンプレミス型は自社のセキュリティポリシーに適した設定が可能な点がメリットですが、サーバー構築・管理を自社でする手間がかかる点がデメリットです。
今日では導入の手軽さやコストがかからないという観点から、ZoomやGoogle meetをはじめとした「クラウド型ツール」を用いてWeb会議を開催する企業が多いです。
Web会議のメリット
以下では、Web会議のメリットをご紹介します。メリットを理解しながら、Web会議を利用してテレワーク下の情報共有を効率化しましょう。
情報共有や意思疎通の迅速化
Web会議のメリットの1つに「情報共有や意思疎通の迅速化」があります。
オフラインの会議と異なり、Web会議では参加者の時間さえ合えば場所を問わず、いつでも会議の開催が可能だからです。たとえば、担当者が在宅勤務中に緊急の会議の開催が必要になった場合でも、即座にWeb会議を開催すれば意思決定ができます。
このように、テレワーク下でもWeb会議を開催すれば社内のメンバーや顧客ともリアルタイムでの情報共有が可能になるのです。
時間的コストの削減
Web会議のメリットとして、「時間的コストの削減」も挙げられます。
Web会議では移動にかかるコストを削減できるので、空いた移動時間をほかの業務に充てられるため業務効率が向上します。たとえば、取引先と会議を開催する場合でも、Web会議であれば移動時間を考慮せずに余裕を持って準備ができます。
また、会議による交通費も削減できるので、Web会議は会社にとって時間的・金銭的コストを抑えられる大きなメリットになるのです。
テレワーク下のコミュニケーションの活性化
「テレワーク下のコミュニケーションの活性化」もWeb会議のメリットの1つです。
テレワークのやりとりはテキストコミュニケーションが中心ですが、Web会議ではお互いの顔を見て直接話せます。そのため、対面と同じように相手の表情や声色がわかるので、やりとりで発生する認識齟齬を未然に防げるのです。
このように、テレワーク下でもチームメンバー間で話す機会を持っておくと、スムーズな意思疎通ができ、チーム単位での業務を効率的に進められます。
Web会議のデメリット
以下では、Web会議のデメリットをご紹介します。以下のデメリットを理解しておかなければ、Web会議における情報共有に支障が出てしまうため注意が必要です。
通信状況に左右される
Web会議のデメリットの1つに、「通信状況に左右される」ことが挙げられます。
参加者の通信状況が不安定ではラグが発生し、相手の発言を聞き取れない可能性があります。仮に、接続が不安定なままWeb会議を実施すると、参加者同士が情報共有したつもりになり、「言った言わない」の認識齟齬が発生しやすくなってしまうのです。
そのため、スムーズに情報共有をしあうために、Web会議に参加するメンバーは通信環境が安定している場所で利用する必要があります。
セキュリティリスクがある
「セキュリティリスクがある」ことも、Web会議のデメリットです。
Web会議はインターネットを利用するため、万全なセキュリティ対策がなされていなければ情報漏えいのリスクがあります。とくに、クラウド型のWeb会議ではURLが外部に漏れると不正アクセスの原因になります。したがって、Web会議は以下4つのルールを守って実施するようにしましょう。
- 会議のURLは使い回さず、毎回変更する
- 会議のURLに対する「パスワード」を設定する
- 公共のWi-Fiを利用してWeb会議へ参加することは禁止する
- Web会議用のツールは最新にアップデートしておく
以上の内容を社内に周知して、Web会議を通した情報漏えいのリスクを抑えましょう。
大人数の会議には不向き
Web会議のデメリットとして、「大人数の会議には不向き」なことも挙げられます。
Web会議用のツールの多くは無料の場合、同時に接続できる人数が限られているため、大人数の会議には向きません。また、大人数でWeb会議を開催すると、話すタイミングが被る可能性があり、Web会議にストレスを感じてしまいます。
したがって、使用用途や参加予定人数を考慮して自社に適したWeb会議システムを選定しなければなりません。
情報が残しづらい
Web会議のデメリットには「情報が残しづらい」ことも挙げられます。
Web会議は対面よりも音声を聞き取りづらく、メモを適切に取らなければ情報が流れてしまいます。また、一般的なWeb会議システムには簡単なチャット機能が搭載されていますが、多くは会議終了により内容が消去されるため、共有した情報が正しく蓄積されません。
したがって、Web会議を実施するうえでは共有した情報を正しく蓄積できるツールを利用して議事録を作成し、情報管理をすべきです。たとえば、「Stock」を利用すると、Web会議で共有した情報を社内に正しく蓄積し、必要なときに即座に取り出せます。
テレワークの効率を上げるWeb会議のコツ
テレワークの効率を上げるWeb会議のコツは以下の2つがあります。
- 事前に資料を共有しておく
- Web会議の内容をメモに残す
事前に資料を共有しておくことで、画面共有で起きがちな「資料が見づらい」「資料の違うページを見たい」といったトラブルを防げます。また、事前に資料を共有すると、参加者は会議前に資料を確認しておけるので、議論がスムーズに進みます。
Web会議の内容をメモに残しておくと、会議の内容を必要なときに見返せます。また、ITツールを使うとメモを会議ごとに分けて記録できるほか、テレワークでも社内のメンバーにメモの共有が可能なため便利です。
以上2つのコツを押さえると、テレワークの効率を上げられます。
Web会議と併用必須なおすすめの情報管理ツール
以下では、Web会議と併用必須なおすすめの情報管理ツールをご紹介します。
Web会議はテレワーク下の情報共有を効率化し、オフラインでかかる無駄な工数を削減します。しかし、Web会議で共有した情報が正しく管理されていなければ、会議終了と同時に情報が失われます。したがって、Web会議システムは正確に情報管理が可能なツールとの併用が必須です。
しかし、多機能で操作性が複雑なツールを導入してしまうと、ITリテラシーが低い社員は使いこなせないため、社内に浸透しません。そのため、全社員が使えるシンプルな情報管理ツールを選定する必要があります。
結論、Web会議と併用すべき情報管理ツールはWeb会議で共有した情報を正しく蓄積でき、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日運用可能な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には簡単にWeb会議の情報を残せるうえ、振り返りのときでも「情報を探すのに時間を無駄にする」ことがありません。また、ノートに紐付けられる「メッセージ」では、会議ごとにやり取りできるため、情報が流れにくいです。
Web会議の情報を最も簡単に共有・蓄積できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Web会議中の注意点
Web会議中の注意点は以下の通りです。
- マイクの音量を調節する
- リアクションを相手に伝わるように取る
- 発言のタイミングが被らないように工夫する
マイクトラブルを防ぐために、マイクの音量を適切に調節する必要があります。マイクトラブルが発生してしまうと、最悪の場合、会議を中断させる恐れもあるため、会議の前に必ず確認しましょう。
Web会議は対面での会議よりも相手の様子が読み取りにくいため、カメラをオンにし、相手に伝わるようにリアクションを取る必要があります。うなずきや相手の発言に対するフィードバックをするだけでも、安心して参加者が発言できるので取り入れましょう。
対面と違い、Web会議では音声が聞き取りづらいため、発言のタイミングが被らないように工夫する必要があります。たとえば、「発言するときは挙手する」などのルールを決めておくと、発言が被りにくくなりだけでなく、誰が話すのかが分かりやすくなります。
Web会議中は以上の3点に注意し、スムーズに会議を進められるようにしましょう。
テレワークにおけるWeb会議のメリット・デメリットまとめ
ここまで、テレワークにおけるWeb会議のメリット・デメリットを中心に解説しました。
Web会議を利用すると、テレワーク下の情報共有が迅速になり、移動時間や交通費といったコストを削減できます。また、テレワークでは希薄になりがちなコミュニケーションの機会となり、テキストのやりとりに比べ認識齟齬が発生しづらいメリットがあります。
ただし、通信環境で情報共有の質が左右される点や、情報漏えいのリスクがあるデメリットもあります。とくに、共有した情報が「Web会議ツール単体では管理できない」点は大きなデメリットです。
したがって、情報共有・管理に適したツールを併用し、Web会議の情報を正しく管理すべきです。そこで、導入すべきツールは誰でも簡単に情報管理・共有ができ、ITリテラシーが高くない社員でも抵抗感なく使える「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、テレワークにおける情報を簡単に管理・共有し、チームの業務効率を高めましょう。
