テレワークの普及により、Web会議を実施する企業が増えています。Web会議はテレワーク下でもメンバーと顔を合わせて議論できるため、テレワークには必要不可欠です。
一方で、Web会議はオフラインとは異なる点に注意して実施する必要があるなか、どの点に注意してWeb会議を実施すべきか悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回はテレワークにおけるWeb会議のメリット・デメリットを中心に解説します。
- Web会議でうまく情報共有できていない
- Web会議の注意点を理解し情報共有の効率化を図りたい
- Web会議で共有した情報を適切に管理する方法を知りたい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、Web会議で情報を漏れなく共有でき、テレワーク下であっても情報共有の効率化が図れます。
目次
Web会議とは
Web会議はツールを用いてインターネット上で行う会議であり、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
- クラウド型ツール：Web上に既存のシステムを利用したWeb会議システム
- オンプレミス型ツール：自社内構築のサーバーを利用したWeb会議システム
クラウド型はサーバー管理を委託するためコストや手間が少なく済みますが、自社に適したシステムへカスタマイズできません。また、オンプレミス型は自社のセキュリティポリシーに適した設定が可能な点がメリットですが、サーバー構築・管理を自社で行う手間がかかる点がデメリットです。
今日では導入の手軽さやコストがかからないという観点から、ZoomやGoogle meetをはじめとした「クラウド型ツール」を用いてWeb会議を行う企業が多いです。
Web会議のメリット
以下では、Web会議のメリットについて解説します。メリットを理解しながら、Web会議を利用してテレワーク下の情報共有を効率化しましょう。
情報共有や意思疎通の迅速化
Web会議はオフラインの会議やテキストコミュニケーションよりも情報共有や意思疎通が迅速に行えます。
オフラインの会議と異なり、Web会議では参加者の時間さえ合えば場所を問わず、いつでも会議の開催が可能だからです。たとえば、担当者が在宅勤務中に緊急の会議の開催が必要になった場合でも、即座にWeb会議を開催すれば意思決定が行えます。
また、電話やテキストコミュニケーションよりも情報伝達の精度が高いです。たとえば、緊急性の高い連絡を行う際に、メールでは送信者と受信者の緊急度が異なるとすぐに確認してもらえないうえ、対面のコミュニケーションでは伝わる「ニュアンス」もわかりません。
Web会議では顔を見ながらリアルタイムで情報共有し合えるため、テキストベースのやりとりよりも相手に情報をすぐに伝えやすいのが特徴です。
移動時間などの時間的コストの削減
Web会議では移動する必要がなくなり、移動にかかる時間や交通費といったコストを削減できます。
移動にかかるコストを削減すると、空いた移動時間をほかの業務に充てられるため業務効率が向上します。たとえば、出張先で会議を行う場合でも、Web会議であれば移動時間を考慮せずに余裕を持って準備が行えるのです。
このように、時間や交通費を削減できるため、全社で業務効率が向上します。
テレワーク下のコミュニケーションの活性化
Web会議は希薄になりがちなテレワーク下のチーム内コミュニケーションを活性化させられます。
テレワークのやりとりはテキストコミュニケーションが中心ですが、Web会議ではお互いの顔を見て直接話せます。相手の表情や声色がわかるので、やりとりで発生する認識齟齬を未然に防止しやすくなるのです。
このように、テレワーク下でもチームメンバー間で話す機会を持っておくと、スムーズな意思疎通が行え、チーム単位での業務を効率的に行えます。
Web会議のデメリット
以下では、Web会議のデメリットについて解説します。Web会議は以下のデメリットを理解して行わなければ、情報共有に支障が出てしまう点に注意が必要です。
通信状況に情報共有が左右される
Web会議は参加者のインターネットの品質に左右されるため、接続が不安定な場合は情報共有ができません。
接続が不安定ではラグが発生し、相手の発言を聞き取れない可能性があります。仮に、接続が不安定なままWeb会議を実施すると、参加者同士が情報共有したつもりになり、「言った言わない」の認識齟齬が発生しやすくなってしまうのです。
そのため、スムーズに情報共有しあうためにも、Web会議の参加には通信が安定している環境での利用が必要です。
セキュリティリスクがある
インターネットを利用するため、万全なセキュリティ対策がなされていなければ情報漏洩のリスクがあります。
とくに、クラウド型のWeb会議ではURLが外部に漏れると不正アクセスの原因となり、情報漏洩の危険性が高まります。したがって、Web会議は以下4つのルールを守って実施するようにしましょう。
- 会議のURLは使い回さず、毎回変更する
- 会議のURLに対する「パスワード」を設定する
- 公共のWi-Fiを利用してWeb会議へ参加することは禁止する
- Web会議用のツールは最新にアップデートしておく
以上の内容を社内に周知して、Web会議を通した情報漏洩のリスクを抑えましょう。
大人数の会議には不向き
Web会議用のツールの多くは無料の場合、同時に接続できる人数が限られているため、大人数の会議には向きません。
一般的なWeb会議用ツールの無料で利用可能なプランは同時接続人数が制限されおり、人数が増えると初期費用がかかります。また、大人数でWeb会議を行うと、正しく情報共有できず、後で確認するという無駄な工数が発生するケースがあります。
したがって、使用用途や参加予定人数を考慮して自社に適したWeb会議システムを選定しなければなりません。
情報が残しづらい
Web会議は共有した情報を正しく残せず、認識齟齬につながるケースがあります。
一般的なWeb会議システムには簡単なチャット機能が搭載されていますが、多くは会議終了により内容が消去されます。そのため、共有した情報が正しく蓄積されません。
したがって、Web会議を実施するうえでは共有した情報を正しく蓄積できるツールを利用して議事録を作成し、情報管理をすべきです。たとえば、「Stock」を利用すると、Web会議で共有した情報を社内に正しく蓄積し、必要なときに即座に取り出せます。
Web会議と併用必須なおすすめの情報管理ツール
以下では、Web会議と併用必須なおすすめの情報管理ツールをご紹介します。
Web会議はテレワーク下の情報共有を効率化し、オフラインでかかる無駄な工数を削減します。しかし、Web会議で共有した情報が正しく管理されていなければ、会議終了と同時に情報が失われます。したがって、Web会議システムは正確に情報管理が可能なツールとの併用が必須です。
ただし、現場の社員のITリテラシーに適したツールでなければ、社員が抵抗感を抱き、情報管理はできてもスムーズな共有は実現しません。そのため、「全社で使えるか」に注意して情報管理ツールを導入しなければなりません。
結論、Web会議と併用すべき情報管理ツールはWeb会議で共有した情報を正しく蓄積でき、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日運用可能な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には簡単にWeb会議の情報を残せるうえ、振り返りの際でも「情報を探すのに時間を無駄にする」ことがありません。また、ノートに紐付けられる「メッセージ」では、会議の内容について確認したい場合でも、情報の錯綜なくやりとり可能です。
Web会議の情報の最も簡単に共有・蓄積できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークにおけるWeb会議のメリット・デメリットまとめ
ここまで、テレワークにおけるWeb会議のメリット・デメリットを中心に解説しました。
Web会議を利用すると、テレワーク下の情報共有が迅速になり、移動時間や交通費といったコストを削減できます。また、テレワークでは希薄になりがちなコミュニケーションの機会となり、テキストのやりとりに比べ認識齟齬が発生しづらいメリットがあります。
ただし、通信環境で情報共有の質が左右される点や、情報漏洩のリスクがあるデメリットもあります。とくに、共有した情報が「Web会議ツール単体では管理できない」点は無視できません。
したがって、情報共有・管理に適したツールを併用し、Web会議の情報を正しく管理すべきです。たとえば、今回ご紹介した「Stock」は誰でも簡単に情報管理・共有ができるため、ITリテラシーが高くない社員でも抵抗感なく使えます。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」でWeb会議の情報を正しく管理し、テレワークの情報共有を効率化しましょう。
