テレワークは、場所に関係なく業務が進められる点や、業務コストの削減ができる点などのメリットがあります。そこで、昨今は感染症対策としてだけでなく、業務の効率化を目的として「テレワーク」を実施する企業が急増しています。
一方で、テレワークの効果や自社での展開方法が分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークの効果やメリット・デメリット、導入に必要な3つの条件を中心にご紹介します。
- テレワークで得られる効果や取り組み方への理解を深めたい
- メリットを理解し、テレワーク中でも業務が滞りなく進められる環境を整えたい
- テレワークを導入したが上手く機能していないので、改善策を実行したい
という方はこの記事を参考にすると、自社でテレワークを導入する際の注意点が分かり、勤務形態に関係なく情報共有が円滑に行える仕組みを構築できます。
目次
テレワークとは？
はじめに、テレワークの概要と目的、導入の影響についてご紹介します。正しい認識がなければ、誤った方法のテレワークを展開するおそれがあるので、以下の内容を確認しましょう。
テレワークとリモートワークの違いは？
総務省は、テレワークについて以下のように定義しています。
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。
テレワークは英語で「telework」と書き、「tele＝離れた所」と「work＝働く」の2つを合わせた造語です。つまり、「職場とは離れた場所で働くこと」を示します。
類似用語のひとつに「リモートワーク」がありますが、リモートワークも職場以外の場所から遠隔で働くという意味を持つことから、リモートワークとテレワークに大きな違いはありません。
このように、テレワークは職場以外の場所から情報通信技術を通じて勤務する手段であり、オフィス出社に比べて時間や場所の影響を受けにくい働き方になります。
テレワークの3つの種類
テレワークは職場以外で仕事をする勤務方法ですが、「どこで仕事をするのか」によってテレワークは以下の3つに分類できます。
＜テレワークの3つの分類＞
| 在宅勤務 | モバイルワーク | サードプレイスオフィス勤務 |
|---|---|---|
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このように、テレワークの手法はさまざまありますが、いずれもセキュリティリスクや社員の状況を把握できないリスクがあります。業務ミスにつながらないように、制度を整えたり遠隔でも社員の状況を把握できる仕組みの構築が大切です。
【最新】テレワークの普及状況
現在、テレワークは日本国内で広く普及しています。
総務省の調査によると、コロナウイルスの流行を皮切りにテレワークを導入する企業が急増しています。令和3年になっても導入企業は増加しており、令和2年に検討中だった企業がテレワークの導入を開始したと推測されます。
参考：テレワーク総合ポータルサイト（現在は閉鎖）
また、テレワークの導入に成功し、テレワークの有無に左右されない評価制度を確立した企業もあり、日本国内でテレワークを効果的に取り組む動向が確認できます。
テレワーク導入事例：TRIPORT株式会社
育児や介護などの理由で時間的・場所的な勤務の制約があり、働きたくても働けない問題を解決すべく、経営トップが率先してテレワーク勤務等に取り組んでいます。
＜取り組み内容＞
- 社員の進捗把握のためにクラウドサービスを導入し、長時間労働を予防している
- テレビ会議の利用により、遠隔でのコミュニケーションの円滑化を図っている
- 業務でのテンプレート化、マニュアル化を徹底して、可能な限り残業が発生しない仕組みを構築している
参考：テレワーク総合ポータルサイトのTRIPORT株式会社の事例（現在はサイト閉鎖）
このように、日本国内でテレワークの普及は年々広まっています。
テレワークの運用に成功すると得られる5つの効果
以下は、テレワークの導入・運用により得られる5つの効果を紹介します。テレワークはウイルス感染対策以外にも企業にとってのメリットをもたらします。
- 優秀な人材の確保
- コストの削減
- 社会貢献の推進
- 事業継続性の確立
- 企業イメージの向上
勤務場所に制限があった優秀な人材を確保できるようになります。また、テレワークという働き方の選択肢があれば、社員のワーク・ライフ・バランスを整えられるのです。
テレワークに伴いオフィスの維持費や交通費などが抑えられると、結果として企業の無駄なコストが削減されます。また、社内情報のデジタル化が進めば、印刷費や郵送費の削減にもつながります。
「地方に在住しながら働く」という選択肢が増えれば、地方経済にプラスの影響を与えられて、都市への一極集中や地方の過疎化問題といった社会問題の解決に貢献できます。
事業継続性とは、災害などの不測の事態が発生した際でも事業を続けられることを指します。テレワークのように職場に出社せずとも仕事ができる勤務形態は事業継続性が高く、業務が停止するリスクを予防できます。
テレワークを導入していない競合他社と比較して、柔軟な働き方を提供する企業であることを世間にアピールできます。自社ブランドのイメージが向上すれば、さらなる顧客獲得につながるのです。
このように、テレワークを導入すると事業の発展や安定した継続につながる効果を得られます。
【重要】テレワーク導入に必要なポイント3点
ここでは、テレワークの導入に必要な3つのポイントを紹介します。対策なしでテレワークを導入すると、業務の進捗が悪化する恐れがあるため、以下の点を踏まえて制度を整えましょう。
社内制度の見直し
はじめに、社内制度の見直しをする必要があります。
具体的には、出社なしでの業務に伴い、勤怠や福利厚生、人事評価などの制度を改定する必要があります。たとえば、社員のテレワーク環境が整うように「通勤費をネット回線や機材の費用として補填する」といった福利厚生を新たに設けるなどを検討しましょう。
円滑なテレワークの運用には、社員が安心して働ける社内制度の整備が必須です。
セキュリティ対策
次に、セキュリティ対策を実行しましょう。
セキュリティ対策をせずにテレワークを始めると、重大な社内情報の漏えいにつながりかねません。例として、面倒という理由で社内情報へのパスワードを統一した場合、第三者による不正アクセスの危険性が高まってしまいます。
したがって、企業はテレワーク時の情報管理方法をルール化する必要があります。具体的には、紙の紛失防止のために社内情報をデジタル化したり、公共施設の無料Wi-Fiには接続しないといった規則を設けたりする必要があります。
ITツールの導入
最後に、テレワークを実施する場合にはITツールが必要不可欠です。
テレワークでは遠隔での業務となるので、従来の電話やメールのみでは円滑な情報共有やコミュニケーションが困難になります。そこで、職場と遜色がない環境で業務を行うには、複数人で素早く情報が確認できるITツールが重宝します。
たとえば、「Stock」のような情報の記録とメッセージのやりとりが簡単に両立できるツールを選ぶと、テレワーク中の情報共有のストレスが解消できます。
テレワークで得られるメリット
以下では、テレワークが与えるメリットを「企業」と「社員」の2つの視点からご紹介します。テレワークには、感染症対策以外にも多くのメリットをもたらします。
企業のメリット
＜コストの削減＞
テレワークを実施すれば企業は大幅なコスト削減が見込めます。
従来ではオフィスの契約や社内の備品管理が必要になりますが、テレワークを利用するとオフィスの利用頻度が下がって備品の数も減るため、コスト削減につながるのです。また、テレワークで通勤や出張などの移動が少なくなれば、交通費も大幅に削減されます。
出社がなくなれば、不要になった費用の削減が可能になり、無駄なコストの発生が抑制されます。
＜事業継続性の確保＞
テレワークを導入すると、不測の事態でも事業を継続できる基盤がつくれます。
なぜなら、勤務場所が点在していると業務が停止するリスクを分散できるためです。仮に、テレワーク体制が整っていなければ、地震などの自然災害で交通網が止まったときに出社ができず、結果として事業が停止してしまう事態となってしまいます。
したがって、事業の継続性を保つ手段として、テレワークは有効な手段だと言えます。
＜優秀な人材の確保＞
優秀な人材の確保もテレワークの大きなメリットのひとつです。
企業がテレワークを導入すれば柔軟な働き方を提案できるため、優秀な人材を逃すリスクを防げます。たとえば、育児や介護により在宅を余儀なくされる人材の退職防止や、地方や海外に在住する人材の採用が実現でき、事業の質の向上につながります。
また、社員に柔軟な働き方の選択肢を与えている企業のイメージはプラスに働き、さらに優秀な人材が集まるという好循環が生まれます。
社員のメリット
＜生産性の向上＞
社員が得られるメリットのひとつとして、生産性の向上が挙げられます。
テレワークで社内とは異なる環境で働くと、仕事に集中して取り組める効果が期待できます。また、自宅であれば静かな空間で業務に取り組めて、コワーキングスペースであれば知り合いがいることで話しかけられる心配もなく、業務が中断する事態を防げるのです。
このように、業務の質を高める手段のひとつとしてもテレワークは有効だと言えます。
＜ワーク・ライフ・バランス＞
テレワークは社員のワーク・ライフ・バランス実現にもつながります。
出社での業務は、通勤による肉体的な疲労感や精神的なストレスを生む恐れがあります。しかし、テレワークで通勤時間が削減されれば、通勤分の時間が削減できることはもちろん、ストレスの解消につながり、結果として仕事のパフォーマンスが向上するのです。
ワーク・ライフ・バランスが実現すれば社員の心身の状態が健康になります。したがって、万全な体調で社員が働ける体制づくりとして、テレワークによる無駄な時間の解消は有効な手段であることが分かります。
【注意】テレワークの実施前に押さえるべきデメリット
以下では、テレワークが「企業」と「個人」に与えるデメリットをそれぞれ紹介します。以下のデメリットをあらかじめ把握しておくと対策ができるうえ、テレワークが途中で頓挫することがなくなります。
企業のデメリット
＜労働管理が困難＞
社員が職場に出勤していないために、勤務時間の把握が難しくなります。
テレワーク中は出社時とは異なり、勤務の開始時間や休憩状況が確認しづらい傾向にあります。たとえば、従来のタイムカードでの勤怠報告のままではテレワーク時に勤務時間が把握できず、社員の労働状況に合わない業務量を任せるリスクが高まります。
そのため、企業はマネジメント対策として、社員が労働状況を申告する仕組みを整えましょう。例として、勤怠管理が可能なITツールを導入すると、社員一人ひとりの勤務状況が一目で把握できます。
＜ツール等の導入コストがかかる＞
テレワークの実施には、機材や通信環境の整備にコストがかかります。
社内と変わらない労働環境を確保するには、業務に支障がないグレードの機材を揃える必要があります。仮に、不十分なパソコンやWi-Fiルーターを使用してしまうと、動作が重くなったり、セキュリティ対策が甘いことで情報が漏えいしたりするリスクが高まります。
したがって、テレワークでも問題なく業務を進めるには、コストをかけて安全性を確保する必要があります。ただし、高いセキュリティかつ軽い動作のITツールを業務に利用すれば、社員が一律で安全に業務を進めやすくなり、結果としてテレワークにかかる費用を最小限に抑えられます。
社員のデメリット
＜コミュニケーション不足になる＞
テレワークではコミュニーションが難しくなるのがデメリットです。
テレワーク中は目的があるときにしかメールや電話をしない状況になり、連絡を取り合う機会が出社時よりも少なくなります。その結果、業務に対する不安や疑問を共有しづらくなり、情報共有不足から重大なミスを引き起こすリスクも高まってしまうのです。
改善策としては、気軽にメッセージのやりとりができるITツールの利用が有効です。ただし、「チャットツール」は簡単にメッセージを送れる反面、情報が流れやすいので利用方法に注意しましょう。
＜長時間労働につながる＞
テレワークは長時間労働につながりやすいのもデメリットのひとつです。
たとえば、評価を「成果」のみで判断すると、社員が働いている過程が見えづらいことから、社員は結果を出そうと働き過ぎてしまいます。また、在宅勤務の場合、生活空間と仕事場の区別がなくなって集中力が下がり、長時間労働につながる恐れもあります。
したがって、「仕事とプライベートを区別するように周知する」「仕事の過程を評価する制度を整える」といった対策の実行が必要です。
テレワークでも安全かつ円滑な情報共有ができるツール
以下では、テレワークでも安全かつ円滑な情報共有ができるツールをご紹介します。
企業がテレワークを実施する際に懸念すべきは「情報共有」と「セキュリティ」の2つです。テレワークでは社外からの勤務になるため、各々がセキュリティ対策ができている環境で、チームに円滑に情報共有が行える仕組みを構築する必要があります。
そこで、高セキュリティなITツールを導入すると、テレワーク中でも情報を守りながら気軽にコミュニケーションをとれるようになります。ただし、複雑なツールでは社員が使いこなせず強烈な抵抗感が発生し、テレワークにおける業務の進行が遅延してしまいます。
したがって、だれでも簡単に利用できるシンプルなツールを選びましょう。結論として、テレワークには非IT企業の65歳以上でも即日で使いこなせる、高セキュリティな情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockは「ノート」は残した情報がリアルタイムでチームに共有されるので、テレワーク中でもメモ感覚で記録を残しながら、簡単に情報共有できます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」で関連情報をやりとりすれば、情報も混在しません。
テレワーク中も情報を簡単に残せる最もおすすめなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークについての簡単解説まとめ
ここまでテレワーク概要からおすすめのツールまで網羅的にご紹介しました。以下は、テレワーク導入に必要な3つのポイントです。
- 評価制度や財務など、テレワークに合わせた「社内制度の見直し」
- 第三者からの不正アクセスを防ぐ「セキュリティ対策」
- 使い方がわからないというストレスを与えない「ITツール」
とくに、テレワークを推進するうえで情報共有をストレスなく行うには、ITツールの活用が必須です。ツールを導入し運用すると、社内情報をデータで管理したり、ツール上で会話形式で連絡がとれたりして、遠隔でも滞ることなく業務を進行できるのです。
今回ご紹介した直感的に操作可能なシンプルな情報共有ツールのStockは、だれでも簡単に利用でき、テレワーク導入後にもすぐに運用を始められます。国際的なセキュリティ水準も満たしており、実際に業界業種問わず200,000社以上が、テレワーク下の情報共有における効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社でテレワークを実施できる環境を整備しましょう。
