テレワークが普及したことで、遠隔でもメンバーと顔を合わせて議論ができる「Web会議」を実施する企業が増えています。
一方で、「Web会議中に自宅の様子が映り込んでしまうのが嫌だ」「Web会議に適切な背景の設定方法がわからない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワーク中に部屋を隠せるおすすめのバーチャル背景と設定方法をご紹介します。
- ビジネスにおすすめのWeb会議の背景を探している
- Zoomにおけるバーチャル背景の設定方法を知りたい
- 選定のコツや注意点を押さえた背景選びで印象をよくしたい
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスにふさわしいバーチャル背景の選び方や設定方法、背景を隠すほかの手法が分かります。
目次
Web会議でバーチャル背景を設定するメリット
Web会議でバーチャル背景を設定するメリットは、以下の3点です。
- プライベートを見せずに済む
- 会話のきっかけになる
- 自社のブランディングにつながる
バーチャル背景を設定しておくと、自分の部屋の様子を相手に見せずに済みます。家族が映り込んだり、洗濯物やベッドなどの生活感があるものを見られたりする心配がないので、安心して会議に臨めるのです。
好きな風景や旅行の写真を背景に設定しておくと、会話のきっかけになります。Web会議では直接顔を合わせられないからこそ、バーチャル背景をコミュニケーションのツールとして活用しましょう。
バーチャル背景として、自社のロゴや自分の名刺の画像を設定すれば、自社の宣伝やブランディングにつながります。また、背景は常に表示されているので、商談の相手に自社名や名前を覚えてもらえるという効果もあるのです。
対面で話せない分、背景を活用して相手とコミュニケーションを取りましょう。
【無料あり】テレワーク中に部屋を隠せるおすすめのバーチャル背景
以下では、無料で利用できるおすすめのバーチャル背景サイトをご紹介します。テレワークでバーチャル背景を利用する際は、用途に合わせて適切な背景画像を選びましょう。
【オンライン商談向け】名刺を表示できるバーチャル背景3選
以下では、名刺を表示できるバーチャル背景を3つご紹介します。
＜バーチャル名刺背景ジェネレーター＞
バーチャル名刺背景ジェネレーターは無料で名刺背景を作成できるサイトです。背景にする画像を自由に選択して、デジタル名刺や各種SNSのQRコードを埋め込みます。
＜zooome＞
zooomeはバーチャル名刺背景ジェネレーターと同様に、無料で名刺背景を作成できるサイトです。画面に表示される情報は自動的に適切な場所に配置されるので、手間なく利用できます。
＜Eight Team＞
画像引用：Eight Team｜バーチャル背景
Eight Teamは、社内に分散する名刺を一括管理できるツールです。自社のロゴや製品の画像を差し込んだオリジナルのバーチャル背景を作成でき、さらにチームのメンバーに共有して使うことができます。
【カジュアル会議向け】シンプルなバーチャル背景3選
ここでは、社内での会議など、カジュアルな場面で使えるバーチャル背景を3つご紹介します。
＜ホンポのよみもの＞
ホンポのよみものはタイルや壁紙を販売する「壁紙屋本舗」によるサイトです。おしゃれな部屋やカフェ風のバーチャル背景を無料でダウンロードできます。
＜Canva＞
Canvaには、シーンに応じて選べるおしゃれなテンプレートが豊富に揃っています。自社のホームページのQRコードを添付して、オリジナルの背景を作成できる点が特徴です。
＜Pixaby＞
Pixabyはシンプルでおしゃれな背景画像をダウンロードできるサイトです。無人の会議室の画像が豊富に用意されているので、会議の雰囲気を壊さずに利用できます。
【PC版アプリ】Web会議ツールのバーチャル背景を設定する方法
ここでは、背景を設定できる代表的なWeb会議ツール「Zoom」「Google Meet」「Microsoft Teams」で背景画像を設定する方法をご紹介します。設定手順を知りたい方は必見です。
（1）「Zoom」の背景設定方法
「Zoom」における背景画像を設定する方法は、以下の3ステップです。
- Zoomの設定を開く
- バーチャル背景の設定を開く
- バーチャル背景を選択する
はじめに、上図のように画面右上にある[歯車マーク]をクリックして、Zoomの設定画面を開きます。
次に、画面左側に表示される設定詳細の一覧から[背景とエフェクト]をクリックして、バーチャル背景の設定画面を開きます。
最後に、Zoomに初期設定されている画像を選択するか、[+ボタン]からダウンロードした壁紙を選択すれば設定は完了です。
（2）「Google Meet」 の背景設定方法
「Google Meet」における背景画像を設定する方法は、以下の3ステップです。
- Google Meetの会議に参加する
- バーチャル背景の設定を開く
- バーチャル背景を選択する
はじめに、Google Meetに移動し、会議に参加します。
次に、画面下側に表示される[︙] ＞ [背景とエフェクト]をクリックして、バーチャル背景の設定画面を開きます。
最後に、Google Meetに初期設定されている画像を選択するか、赤枠のボタンからダウンロードした壁紙を選択すれば設定は完了です。
（3）「Microsoft Teams」 の背景設定方法
「Microsoft Teams」における背景画像を設定する方法は、以下の3ステップです。
- Microsoft Teamsの会議に参加する
- バーチャル背景の設定を開く
- バーチャル背景を選択する
はじめに、Microsoft Teamsに移動し、会議に参加します。
次に、カメラの右横のタブを開き、[その他のビデオの効果と設定]をクリックして、バーチャル背景の設定画面を開きます。
最後に、[ビデオの効果]を押して、任意の壁紙を選び[適応してビデオをオンにする]をクリックすれば完了です。
【緊急時】バーチャル背景が使えない時の対処法
ここでは、「急にWeb会議が決まったが、バーチャル背景の設定に対応していないツールだった」というときに使えるアナログの対処法を紹介します。以下の3つのアイテムを使うと、背景設定ができない場合も部屋の様子を隠せます。
- パーテーション
- ロールスクリーン
- カーテン
パーテーションは背景になるだけでなく部屋を分割できることで、テレワークでの仕事のスペース確保にも適しています。
ロールスクリーンは、簡単に巻き上げられて利用後に素早く片付けられるので、場所をとらない利点があります。
部屋につけたまま利用でき、特別な設定がいらない点がメリットです。Web会議に適した色味やトーンのカーテンを選びつつ、画面の見づらさを防ぐために遮光カーテンを活用しましょう。
このような自作の方法は背景画像を設定するよりも費用がかかってしまいますが、物理的に背景を見えなくすることができます。そのため、バーチャル背景のようにシステムの乱れにより背景が消える心配はありません。
テレワークでWeb会議ツールと併用すべき情報共有ツール
以下では、テレワークでWeb会議ツールと併用すべき情報共有ツールをご紹介します。
Web会議に用いる資料をファイルで作成すると、共有するたびにメールやチャットに添付して共有する手間が発生します。また、チャットツールでWeb会議の決定事項を共有すると、情報が流れてしまい、見落としや抜け漏れの原因になりかねません。
そこで、資料の作成・共有やメンバーとのやり取りが一元管理できる情報共有ツールがおすすめです。ただし、導入する場合は、全メンバーが使いこなせるよう、シンプルな操作性のツールを選ぶことが重要です。
したがって、Web会議ツールと併用すべきなのは、非IT企業の65歳以上でも簡単に利用できる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に記載した文字やファイルが自動で共有されるので、”テレワーク中の資料”をメールやチャットに添付する手間を省けます。また、ノートに紐づいたメッセージ機能によって、話題が混在することなくやり取りができます。
社内のあらゆる情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークに利用するバーチャル背景の選ぶコツ
ここでは、テレワークに利用するバーチャル背景の選び方のコツを3つご紹介します。背景をこだわりなく選んでいる場合は、以下のポイントを押さえて、ビジネスにふさわしい背景を選定しましょう。
（1）利用シーンに合っているか
利用シーンに合ったバーチャル背景を選んでいるかは最も重要な選定ポイントです。
会議をだれと、どのような議題で実施するかによってWeb会議の雰囲気は異なるため、利用シーンに合った背景を選ぶ必要があります。たとえば、社外との重要な商談で個性的な背景を選ぶと、相手の集中力を乱したり無礼な印象を与えたりするリスクがあります。
一方で、個性的な背景画像がきっかけとなり相手との会話の糸口が生まれることもあります。したがって、通常時は無難な背景に設定しておき、必要に応じて背景を使い分けると効果的に会議を進められます。
（2）背景が服と同じ色でないか
背景と服が同系色でないか、注意しましょう。
背景と服の色が被ると同化してしまい、画面が見えにくくなってしまいます。そこで、使う背景は一つだけでなく、色味が異なるものを複数用意しておくと、服に合わせて背景を変更できるようになります。
会議が始まる前には、背景と服が同色になっていないか確認しましょう。
（3）自社にふさわしい背景か
自社にふさわしい背景を設定できていると、相手に自社の情報を伝えられます。
背景はWeb会議中に常に映ることから、余白を有効活用すると、相手に社内の情報をアピールする手段になります。たとえば、企業でSNSアカウントを運営している場合、アカウント名を載せておくと、「SNSで情報を発信している」ということが伝えられるのです。
とくに、社外との会議が多い場合は、社員共通の背景を自作しておくと、広報手段として有効なため、自社で使うべき背景になっているか確認しましょう。
【ビジネスマン必見】Web会議で印象を下げないための3つの注意点
Web会議は、自宅で実施するとは限りません。たとえば、昨今では、オフィスから、遠方の取引先とのやりとりにWeb会議を利用するケースも増えているのです。
そこで以下では、相手からの印象を下げずに、Web会議に参加できるようにするための押さえておくべき注意点を3つ紹介します。Web会議は社外の方とのやりとりにも使われるので、悪い印象を与えないためにもビジネスマンは必見です。
（1）他の人の動きが入らないようにする
1つ目は、背景に他の人の動きが入らないように注意しましょう。
万が一、バーチャル背景を設定しないままWeb会議に参加すると、背後を通るほかの社員が映ってしまいます。仮に、背景を設定していたとしても、距離が近いと映り込んでしまう恐れもあるのです。
会議に関係のない社員が映りこんでしまうと、相手の集中力を阻害するうえ、情報セキュリティの観点から、不快感を与える要因になりかねません。そのため、大勢がいる空間ではなく、会議室などから参加するのがおすすめです。
（2）雑音が入らないようにする
雑音が入ると、相手にとってストレスとなるだけでなく、重要な内容を聞き逃してしまう恐れがあるため注意が必要です。
たとえば、複数人でWeb会議に参加する場合、実際に話している人の声が、ほかの人のスピーカーからも2重で聞こえてくる「ハウリング現象」が生じやすいです。また、工事現場や車の騒音など、外的要因による不快音にも注意しなければなりません。
そのため、雑音による影響を最小限にするためにも、Web会議中は、自身が話すとき以外はミュート（マイクをオフにすること）にしたり、防音の部屋に移るなど対策を取るべきです。
（3）事前に資料を共有しておく
3つ目の注意点は、事前に資料を共有しておくことです。
Web会議などはネット環境に左右されやすいため、音声が聞こえづらかったり、画面の動きが遅かったりすることが起こり得ます。そこで、事前に会議資料を共有しておけば、万が一、通信障害が起きたとしても概要を把握したうえで、会議を進められるのです。
ただし、資料を共有するたびに、メールやチャットに添付するのは手間がかかります。そこで、「Stock」のような情報共有ツールを使えば、資料をリアルタイムでメンバーに共有でき、添付作業の手間や共有漏れを防げます。
テレワーク中の部屋を隠すバーチャル背景や選び方まとめ
これまでテレワークで利用できるバーチャル背景やZoomの設定方法、背景設定できないときの対処法などをご紹介しました。
バーチャル背景は利用シーンごとに適切なものを選び、相手の印象をコントロールすることが重要です。また、背景は会話のきっかけや自社のブランディングになるため、時と場合に応じた背景を選択しましょう。
Web会議システムは相手の顔を見ながら話せるので、テレワークのコミュニケーション課題を解消しますが、資料や議事録を共有するには不十分です。そこで、「情報共有ツール」を併用すると、テレワークの情報共有を改善できるのです。
そのため、Web会議の資料共有・管理には、社内のあらゆる情報を簡単に一元管理できるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」をWeb会議ツールと併用し、テレワークでも情報共有が円滑になる環境を整備しましょう。
