メモを取ることはすべての業務の基礎的なスキルです。業務を覚えるとき、上司から指示を受けたとき、クライアントとの会議のときなど役職に関わらずさまざまなシーンで役立ちます。
しかし、メモを取る習慣の少ない新入社員にとっては正確にメモを取るのは難しく、入社して最初に直面する課題のひとつと言われています。また、研修期間では「メモの取り方」は教育している時間がないので後回しにされてしまい、メモができない若手社員が増えているのが現状です。
そのため、もし正確でかつ速いメモの取り方やテクニックを身につけた社員を自社で増やせれば、競合他社の若手社員よりも圧倒的な成長が見込めます。
そこで今回は、上手なメモの取り方と速く書くテクニックを中心にご紹介します。
- 新入社員を含む若手社員に正しいメモの方法を伝えて、円滑に仕事を進められるようになってほしい
- 個人に一任していたメモ管理をチームで統一して情報資源として有効活用したい
- チームマネジメントの一環として社員の情報管理が良くなる方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、若手社員に伝えるべきメモの取り方を正しく理解できる上にメモを会社の情報資源として有効活用する方法も分かります。
目次
メモを取る理由
メモの目的は物事を忘れないように記録することです。そのため、メモを見返せばいつでも情報を確認できるので、頭の容量を残しておくためにメモをするのです。
また、メモは情報を記録するだけではなく、アイデアを書き留めたり情報を整理・共有したりする役割も担っています。「仕事がデキるビジネスパーソンはメモが上手い」と言われるのは、メモの役割を正しく理解して実践しているからです。
そのため、以上のようなメモを取る理由やメリット、上手くいかない原因、テクニックなどを新入社員に正しく指導できれば、さまざまな学びを吸収してくれる優秀な社員に成長させられるのです。
メモを取っても失敗する3つの原因
メモを取ってもなかなか上手くまとめられなかったり、成果につながらなかったりすることがあります。とくに仕事を始めたばかりの若手社員に多い傾向です。
以下では、メモを取っても失敗してしまう3つの原因をご紹介します。何事も原因が分かれば適切な方法で改善ができるので、部下に該当する特徴がないかをひとつひとつ確認しましょう。
すべてをメモしようとする
懸命にメモを取っても上手くいかない原因の1つに、すべてをメモしようとしていることが挙げられます。
聞いたことや書いてあることをすべて記録しようとすると、メモだけに集中してしまうので話の要点を聞き逃してしまったり、大事なポイントが分からなくなったりします。
そのため、メモを取る際には一言一句メモしようとするのでなく、大事なポイントを見極めて書き留めましょう。一朝一夕で身に付く能力ではありませんが、たとえば「相手の話の結論は何か？」を意識するだけでもメモのしやすさが変わります。
字が汚くて読めない
読めないメモが問題となるのは付箋などで情報共有するときです。個人で管理するメモであれば問題ありませんが、誰かに渡すためのメモが読めない字では情報を正しく伝えられません。
読めないメモを渡された社員は自分自身の業務の手を止めて解読したり、何が書かれているのかを尋ねたりする必要があり非効率です。
そのため、新入社員の想像力を育むためにも、誰かにメモを渡すときには受け取る社員のことも考えて書くように指導しなければなりません。
どこに保存したかわからない
メモは取れるがなかなか活用できない原因にどこに書いたかがわからない問題があります。具体的には、メモを適切に管理していないと探すのに手間と時間がかかります。そして、次第に探すこと自体が面倒になりメモを振り返ることをしなくなるのです。
メモはあとから情報を活用するために残すので、簡単に必要なメモを探し出せるように保存・管理しなければなりません。
たとえば、メモツールのようにフォルダごとにメモを分類でして、全文検索などの高度な検索機能で瞬時にアクセスできる環境を用意するのがおすすめです。
メモを取る5つのメリット
次に新入社員にメモの取り方を教える前に、そもそもメモをとるメリットとは何かを正しく理解しておきましょう。また、なぜメモを取るのかを多角的な視点で伝えられれば、メモのような些細なことにも多くの意味があるのだと伝えられます。
以下では、メモを取る5つのメリットをご紹介します。
物事を忘れないための備忘録になる
メモを取るの目的は依頼された仕事や会議のスケジュールなどの重要事項を忘れないように記録することです。やるべき仕事をうっかり忘れてしまった、会議の時間を間違えたという状況をメモが防ぎます。
人は覚えたことの約70%を次の日には忘れてしまうと言われています。そのため、どれほど些細な情報でも確実に記録しておけば、メモが第2の脳として大切な情報を管理してくれるのです。
メモをすることは当たり前のことに思われますが、実践できているビジネスマンは多くありません。一度見聞きしたことは確実にメモをするのように指導て優秀な即戦力を育てましょう。
要点をまとめて整理する練習になる
メモを取ることで物事の要点を理解し整理する力がつきます。たとえば、会議や打ち合わせのメモでは必要な情報だけを抽出するなど情報の取捨選択をしなければなりません。
そのため、メモを取ることで「物事の要点をまとめる力」、つまり「物事の本質を理解する力」 を鍛えられます。また、メモは誰でもすぐに実践できることであり、あらゆる業務で練習するチャンスがあるので圧倒的な成長が見込めます。
メモすることの重要性を理解しながらも実践できないビジネスマンが多いなかで「メモは要点を整理する練習だ。」という意識を持って仕事ができれば、数年後には簡単には埋められない差が付きます。そのため、仕事を覚え始めた若手社員にメモの習慣を身に付けさせるのは非常に重要なのです。
頭のなかのアイデアを可視化できる
頭のなかで言語化できていないアイデアを可視化できるのもメモのメリットです。簡単に書き込めるメモはふと思い浮かんだアイデアをさっと記録できるので重宝します。
たとえば、画期的なアイデアをいくつも出す人はメモを頻繁に使っていることが多いです。素晴らしいアイデアは一気に湧いてくるものではなく、小さな気づきや思い付きから広がっていきます。
そのため、日々の業務での些細な発見を忘れないようにメモを残せれば、チームの成果に貢献できるような画期的なアイデアが思い浮かぶ可能性を高められます。
思考力・言語化能力が高まる
次に、メモを取れば思考力や言語化能力が大幅に高まります。物事の要点をまとめるときには重要なポイントがどこなのかを考え、自分の言葉で表現する必要があるからです。
たとえば、新入社員の研修のときにどのようなメモを取っているかを確認してみましょう。重要なポイントを抑えられていないメモには具体例や補足ポイントばかりが書かれており、本当に教えたいことが伝わっていないのが分かります。
メモは相手の話を聞きながら頭のなかで要点を整理して自分の言葉で書き込むので、自然と思考力と言語化能力が身に付きます。そのため、メモ作成は実践を通してトライ・アンド・エラーをすれば、必要以上の教育コストなどをかけなくても成長機会は十分あると言えます。
相手からの信頼を得ることができる
相手からの信頼を得られる方法のひとつがメモを取るという行為です。ビジネスではいかに相手の信頼を勝ち取るかが重要であり、話を真剣に聞いて熱心にメモを取れば相手に良い印象を与えられます。
反対に、会議や商談の場でまったくメモを取らないのは相手に不信感を抱かせてしまい、その後の関係にマイナスの影響を与える可能性があります。メモをされて嫌な気分になる人はいないので、相手の話をより深く理解するためにもメモを取りましょう。
以上のように、メモは記録や成長のためだけでなくビジネスマナーとしても重要な役割を担っているのです。とくに、社会に出たばかりの新入社員にとって身につけるべき大切な素養だと言えます。
【テクニック5選】効率的なメモの取り方
次に、より具体的にどうすれば効率的にメモが取れるかをご紹介します。自身の経験と踏まえて伝えられればすぐに実行できるほど、以下の5つのテクニックは実践的です。
メモのタイトルと日付を書く
メモにはタイトルと日付を書くようにしましょう。タイトルと日付を書くことで「何の情報が書かれいるかメモか」「いつ書いたメモか」を一瞬で判断できます。
つまり、タイトルと日付を書き記しておけばすぐに必要なメモが探し出せるので、ストレスなく情報を活用できる環境が整うのです。とくに、効率的に情報管理する必要があるビジネスシーンで重宝するテクニックです。
また、手書きのメモ帳ではなくデジタルのメモツールを使えば、タイトルや日付、キーワードで簡単に検索できます。さらに、メモツールであればタイトルの五十音順や作成日順に並び替えられるので、目的のメモが探しやすくなるのもメリットです。
メモは一箇所にまとめる
メモを一箇所にまとめれば一覧で見返せます。メモの内容によって確認する場所が違うのは時間や手間がかかり、メモ同士の関連性も分からなくなるので非効率です。
たとえば、メモ帳でメモを取る場合には何冊もメモ帳を用意しなければなりません。そのため、一箇所でメモを管理できなくなり多くのデメリットを抱えながら仕事する必要が出てきます。
仕事の成果につなげるためにメモをするはずがかえって業務効率を悪化させている状況は本末転倒と言えます。そのため、過去のメモを含めたすべてのメモを一箇所で管理できるメモツールを導入してみましょう。
たとえば、IT知識のない社員がいきなりツールを使いこなせるか心配な場合には「Stock」のようなシンプルなツールを導入しましょう。Stockはあらゆるメモ情報を一箇所に蓄積でき、かつITに苦手意識のある社員でもすぐに使いこなせるほどシンプルなツールです。
余白を作りコメントを書く
メモにはコメント欄として余白を残しておきましょう。あとで思い浮かんだアイデアや考えを同じページに追記できるようになります。
とくにメモ帳などのアナログなメモ管理の場合、メモできる範囲は紙の大きさに依存するので余白を残しておくのが重要になります。一方で、余白を気にしないで自由にメモしたい場合には、膨大な量の情報でも1つのページに書き込めるメモツールが最適です。
メモは一度書いたら終わりではなく、そのメモから派生してさまざまなアイデアや発想が生まれます。そのため、仕事につながる重要な情報を逃さないためにもメモに余白を残しておくのは重要です。
色を使う
文字色を使い分ければ重要なワードを強調し、メモを視覚的に分かりやすくできます。例えば、事実は「黒」、要点は「赤」、意見・アイデアは「青」など文章の特徴ごとに色分けをすれば簡単に情報が見分けられます。
しかし、あまりにも多くの色を使用してしまうとかえって分かりにくくなってしまうので、使用する色は3色程度にしましょう。また、メモ帳であれば多色ペンを持ち歩く必要がありますが、メモツールではワンクリックで文字色を変更できるので便利さを取るのであればメモツールが最適です。
以上のように、メモ自体を探しやすくする工夫だけでなく、メモのなかの情報をすぐに探せるように工夫するのはより実践しやすいテクニックです。
５W1Hを意識する
メモの基本として、5W1Hの「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を忘れないように意識しましょう。メモに5W1Hが的確に書かれているかを確認するだけで情報の抜け漏れを防げます。
たとえば、議事録のメモであれば「〇〇プロジェクトの会議参加者」など、メモを書き始める前に5W1Hの項目を用意しておけば簡単に記録できます。毎回書き記すのが面倒であれば、テンプレートに登録してメモするときに自動的に項目が入力されるメモツールを使いましょう。
日々の業務で5W1Hを常に意識しておくのは困難です。そのため、理想的なメモが無意識に取れるようにテンプレート機能が使えるメモツールを検討するのが最適な判断です。
さらに上手に速くメモをとる3つのコツ
これまで効率的にメモをとる5つのテクニックをご紹介しましたが、次はより上手に速くメモを取る3つのコツをひとつずつご説明します。
必ず新しいページから書き始める
メモは必ず新しいページから書き始め、新たに書き残したいメモには新しいページを使いましょう。1ページにまったく関連のない情報を書いてしまうと、あとから必要な情報を探すのが困難になります。
余白が残ってしまうのはもったいないと感じますが、仕事のメモであればなおさらメモを適切に分類する必要があるのです。もし残りのページ数を気にせずにメモを残したいというニーズがあればメモツールの導入を検討しましょう。
メモツールであればページ数を機にすることなく自由にメモができ、さらに1ページにも膨大な量の情報が記載できるので情報管理に最適です。
わからないことや名前はカタカナで書く
聞き取れなかった用語や名前はカタカナで書きましょう。書き方がわからない用語や名前を正しく表記しようとしても、耳から入る情報は次から次へと流れていくので追いつけなくなります。
そのため、もっとも画数が少ないカタカナで表記しておけば簡単に記録できます。その場で正しい表記で書けなくてもあとから上司に相談したり、インターネットで調べたりできるので問題ありません。
速くメモを取るためには1回で完璧な内容を目指すのではなく、適宜修正を加えながら完成させていくのが基本です。そのような意味でも、簡単に作成・編集ができるメモツールは情報管理の効率化にうってつけのアイテムだと言えます。
メモ帳・ノートではなくアプリを導入する
上手に速いメモを取るためにもっとも効果的なのがメモツールです。メモツールはスマホで簡単に新しいページにメモを書き残せて、文字色の変更やテンプレートなどの機能も充実しています。
さらに、メモの作成だけでなく編集も簡単にできるのも特徴です。ノートなどを使った手書きのメモの修正は手間がかかりますが、メモツールならすぐに新しい情報に更新できます。
以上のように、面倒な作業をメモツールで解決するのは効率的であり、新入社員にも負担がない最善の方法と言えます。
仕事のメモ管理におすすめのメモツール
以下では、仕事のメモ管理におすすめのメモツールをご紹介します。
あらゆる業務の基礎になるのがメモの技術です。新入社員に正しいメモの取り方やテクニックを教育すれば、同じ研修内容でも成長のスピードや質が大きく変わります。
一方で、社員ひとりひとりの努力では補い切れない部分があるのも事実です。チームのマネジメントという視点でメモ管理を考えれば、メモツールを活用した効率的な情報管理がより利益につながる選択と言えます。
メモツールが導入されれば、これまで個人に一任していたメモ管理を社内で統一できます。そして、さらにベテラン社員の有益な知識や経験にほかの社員がアクセスできるようになれば、これまで埋もれていたメモが情報資源に生まれ変わるのです。
そのため、ビジネスでメモツールを活用する場合には、社内で共有されたメモにアクセスでき新入社員にも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockは誰でも分かりやすいメモを残せるような機能が過不足なく備わっている上に、初めて利用した人でも直感的に操作できるほどシンプルなツールです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
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上手なメモの取り方と速く書くテクニックまとめ
上手なメモの取り方として「メモのタイトルと日付を書く」などの方法をご紹介しました。また、「分からないことや名前はカタカナで書く」などの速くメモを取るためのコツはすぐに始められるような実践的なことばかりです。
しかし、若手社員にメモの取り方を教育するだけでは実務で役立つかは分かりません。すぐに効果を実感できるメモツールを導入して効率的な情報管理が簡単にできるようにしましょう。
一方で、IT知識の少ない社員がメモツールを使いこなせるかという問題があります。そのため、デジタルに苦手意識のある社員でも導入初日から簡単に操作できるほどシンプルなメモツールが選定対象です。
結論、難しい操作をしなくてもメモ管理できるツールは、誰でも簡単にメモが残せる機能が過不足なく備わっており、リアルタイムでメモの共有もできるStock一択と言えるでしょう。
Stockは非IT企業を含む導入実績が100,000社を超える今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメモが苦手な社員をサポートし情報を有効活用できる環境を整えましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
