仕事中、教えてもらった仕事や部下への指示、クライアントの打ち合わせ内容など、メモを取るシーンはさまざまだと思います。
しかし、メモの効率的な取り方がわからず、メモの場所や内容を忘れてしまったり、一度聞いた内容を再度確認した経験がある人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、効率的にメモが取れる基本的なポイントと、さらに上手くメモが取れるようになるコツやおすすめツールをご紹介していきますので、
・メモをとっても活用する場面が少なく、いつも現場で困っている
・業務効率化ができるメモの取り方が知りたい
・メモの取り方を改めて確認したい
という人は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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メモをとる理由
「メモ」は元来、物事を忘れないようにするために記録するために使われてきました。
そのため、忘れてもメモを見返せば情報を思い出すことができるため、「忘れても大丈夫なように」メモが取られてきました。
また、現代では、情報を記録するだけではなく、アイデアを書きとめたり、情報を整理・共有する役割も担っています。
「できるビジネスパーソンはメモが上手い」と言われているのは、メモの役割を大きく活用できているからでしょう。
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メモをとっても失敗する原因
失敗するメモの取り方には大きく3つの理由があります。
普段メモをとるなかで、トラブルが発生している場合には、以下のケースに当てはまっていないか確認してみましょう。
全てをメモしようとする
聞いたことや書いてあること全てをメモしようとすると、メモを取ることだけに集中していまい、話の要点を聞き逃してしまったり、本当に大事なポイントが分からなくなってしまいます。
メモを取る時は、一言一句をメモしようとするのでなく、大事なポイントはどこなのか見極めて書き留める判断が大事になります。
字が汚くて読めない
メモは必ずしも綺麗な字で書く必要はありませんが、字が汚くて読めなかったらメモを取った意味がありません。
また、字が汚くて解読に時間を取られてしまっていたら、時間がもったいないですよね。
メモを取るときは、自分が解読できる文字で書くように意識しましょう。
どこに書いたか分からない
メモをどこに書いたのか忘れてしまうと、探すのに手間がかかってしまい、探すこと自体が面倒になってしまって、メモの振り返りをしなくなってしまいます。
メモを書くときには、日付を書く、番号を振るといったちょっとの行動で振り返りがしやすくなります。
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メモを取るメリット
メモを取る意味を再確認することで、メモを取る本来の目的を明確にできます。
ただ漠然とメモを取るだけでは、メモの効果を発揮できません。きちんとしたメリットを理解した上でメモを取り、業務に活かしていきましょう！
物事を忘れないための備忘録になる
メモを取る一番の目的は、「依頼された仕事」や「会議のスケジュール」など、物事を忘れないようにするためです。
「うっかり仕事を忘れていた」「会議の時間を間違えた」という状況を、メモを取ることで防止できます。
メモを見直す癖をつければ、タスクの整理、やるべきことが明確になります。
要点をまとめ整理する力がつく
メモを取ることで、物事の要点を理解し、整理する力がつきます。
会議や打ち合わせ時のメモでは必要な情報だけを抽出し、情報を取捨選択しなくてはなりません。
そのため、メモを取ることで「物事の要点をまとめる力」、つまり「物事の本質を理解する力」を鍛えられると言えるでしょう。
思考力・言語化能力が高まる
物事の要点をまとめるとき、「どこが重要なポイントなのか」を考え、それを「自分の言葉で表現する」必要があります。
このプロセスにおいて、メモというツールを通して文章に落とし込み言語化するので、自然と思考力が向上できます。
また、言語化することにより自分の考えをまとめられ、物事の見えていなかった部分が浮き彫りになったり、アイデアの創出のきっかけになったりすることもあります。
相手からの信頼を得ることができる
会議中や商談の際に、熱心にメモを取っている人がいたら、自分の話を聞いてくれているんだなと納得できますよね。
メモする行為だけではないですが、メモを取っている行為は相手に安心感を抱かせ、信頼を得やすくなります。
積極的にメモを取る姿勢を見せることで、相手に良い印象を与え、メモしている情報以上のことを得ることができます。
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メモを取る基本ポイント4選
メモを取る基本的なポイントを4つご紹介していきます。
普段からメモを取ることが多い人は、自分がどれほどできているのか、改めて確認してみましょう。
メモのタイトルと日付を書く
メモを書く際に、タイトルと日付を書くようにしましょう。
タイトルと日付を書くことで、一目見たときにこのメモが「いつの、何のことについて書かれているのか」ということを分かりやすくしてくれます。
また、手帳型のメモではなく「メモツール」を使うことで、本の目次のように「タイトル」で検索したり、キーワードで検索したりすることもできます。
メモは一冊にまとめる
メモを一冊にまとめることで、書いたメモを時系列順に見返せるようになります。
また、効率的な情報管理にも繋がり、どこに何を書いたのかがすぐに分かるようになります。
メモを複数冊使ってしまうと、どこに何を書いたか分からなくなることがあります。
これでは本末転倒ですので、情報の所在を分かりやすくするためにも、メモは一つにまとめるようにしましょう。
余白を作りコメントを書く
メモの中にコメント欄として「余白」を作っておくことで、その場で思いついたアイデアや後から浮かんだ考えを追記できます。
メモの取り方のコツ「思考力・言語化能力が高まる」で紹介したように、コメントの追記でも思考力・言語化力アップに繋がります。
できるだけ余白部分を残し、自分の意見・コメントを書く癖をつけましょう。
色を使う
色を使用することで、重要なワードを強調し、メモが視覚的に見やすくなる効果があります。
例えば、ただ事実をメモする時は「黒」、要点は「赤」、自分の意見・アイデアは「青」など、文章の特徴ごとにどの色を使うかを決定します。
このようにすると、メモを見たときにすぐに情報を素早く思い出し、理解することができるようになります。
５W1Hを意識する
メモの基本として、5W1Hの「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を忘れないようにして書きましょう。
この要素があるだけでも抜け漏れを防ぐことが可能になるため、メモの書き始めに箇条書きにしておくと、要点がはっきりし、メモを効率的に書けるようになります。
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さらに上手にメモをとるコツ
次に、さらにメモを上手に取れるように、併せて意識しておきたいポイントについてもご紹介していきます。
以下を参考に、できる内容から実践していきましょう。
お気に入りの物を使う
気に入ったメモ帳・ペンなどを使うとメモを取る際にテンションが上がり、どんどんメモを取りたくなります。
自分に使いやすい道具を見つけることができれば、メモを取る効率も上げることができ、たくさんメモを取れるようになります。
ただし「メモを取ること」そのものが目的とならないように注意しましょう。
消えないペンで書く
メモを書く時は「消えないペン」で書くようにしましょう。
「消えるペン」は間違えた内容を消すことができるため、メモを綺麗に保つ事ができるというメリットがありますが、変更する前の内容が分からなくなってしまいます。
消せないペンで書くことにより、二重線などを使った変更が把握できるようになり、振り返る際に、何かの気づきを与えるきっかけとなるかもしれません。
必ず新しいページから書き始める
メモは必ず新しいページから書き始めましょう。
前のページに余白が多くある場合はもったいないかと思うかもしれませんが、メモの切れ目が分からなくなって探しにくくなるより、全然いいですよね。
新しいページに日付から書き込むことにより、探すのが簡単になって見返しやすくなります。
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おすすめメモツール
これまで、メモの取り方のポイントについてご紹介してきました。
しかし、これらのテクニックを上手く駆使していても、手書きのメモは振り返りに時間がかかってしまう、何を書いた忘れてしまう、などのトラブルが起こりがちです。
そんなとき、メモツールを使うことで、情報の検索や一元管理が可能です。
また紙と違って際限がなく、半永久的に同じツールでメモを書き続けることができます。
「Stock」というツールは、非IT企業でも使いやすく現在80,000社に導入されており、幅広い規模や業界の企業へ導入実績を持っています。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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まとめ
これまでメモの取り方の基本やさらに上手にメモを取るポイント、おすすめのメモツールについてご紹介してきました。
以下が今回のまとめになります。
・業務においてメモを取ることは非常に重要だが、メモを活かしてどのように業務効率化をしていくかを考えるのがポイント
・手書きだとメモの場所や内容の振り返りがすぐにできないため、全社的にメモの運用ができていないのであれば「Stock」のような無料で利用できる業務効率化ツールの導入もおすすめ
メモの取り方を変えるだけで、仕事の生産性を高めて業務効率化が可能です。
また、メモツールの使用で仲間との情報共有が可能となり、アイデアをさらに膨らませることもできます。
ぜひ今回紹介した内容を参考にしてみてください！
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
