メモを取ることはすべての業務に通ずる、社会人の基礎的なスキルです。業務を覚えるとき、上司から指示を受けたとき、クライアントとの会議を実施するときなど、役職や立場に関わらずあらゆるシーンで役立ちます。
しかし、メモに慣れていない新入社員にとって正確にメモを取るのは難しく、入社後に直面する課題のひとつと言われています。一方、研修期間では「メモの取り方」は後回しにされてしまい、メモができない若手が増えているのが現状です。
そのため、「部下がメモを正しく取れていないので、仕事に支障が出ている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、上手なメモの取り方や早く書くテクニック・コツを中心にご紹介します。
- 若手社員には早く仕事を円滑に進められるようになってほしい
- チームマネジメントの一環として、情報管理が簡単にできる方法を探している
- 個人に一任していたメモ管理をチームで統一して、情報資源として有効活用したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、若手社員に伝えるべきメモの取り方が理解できるうえ、メモを情報資源として有効活用する方法も分かります。
目次
メモを取るべき理由とは
メモを取ることはビジネスの基本と言われます。しかし、「具体的にどのような理由からメモが大切だとされているのか」を正しく理解していなければ、新入社員の教育担当は務まりません。そこで、以下では、仕事のメモを取るべき5つの理由を解説します。
- 物事を忘れないための備忘録になる
- 要点をまとめて整理する練習になる
- 頭のなかのアイデアを可視化できる
- 思考力・言語能力が高まる
- 相手からの信頼を得ることができる
人は覚えたことの70%を、次の日には忘れてしまうと言われています。そのため、どれほど些細な情報でも記録しておけば、メモが第2の脳として機能するのです。
メモは当たり前とされていますが、実践できているビジネスマンは多くありません。一度見聞きしたことは確実にメモするように指導して優秀な即戦力を育てましょう。
メモは「物事の要点をまとめる力」を鍛えられます。たとえば、打ち合わせなどのメモは情報を取捨選択しなければならないため、話題の本質を理解する力になります。
また、あらゆる業務でメモを練習する機会があるので、今から始めれば大きな差をつけられます。そのため、若手社員にメモの習慣を身に付けさせるのは重要です。
頭のなかで言語化されていないアイデアを可視化できるのもメリットです。簡単に書き込めるメモは、ふと思い浮かんだアイデアをさっと記録できるので重宝します。
画期的なアイデアを出す人はメモを頻繁に取っていることが多いです。素晴らしいアイデアは一気に湧くものではなく、小さな気づきから広がっていきます。
メモを取れば思考力や言語能力が大幅に高まります。物事をまとめるときには重要なポイントがどこなのかを考え、自分の言葉で表現する必要があるからです。
そのため、あらゆる業務で練習ができるメモは、多くの教育コストなどをかけなくても新人が成長する機会と言えます。
ビジネスではいかに相手の信頼を勝ち取るかが重要であり、話を真剣に聞いて熱心にメモを取れば、相手に良い印象を与えられます。
反対に、会議や商談でまったくメモを取らないと相手に不信感を抱かせてしまい、その後の関係にマイナスの影響を与える恐れがあるのです。
以上の5つの理由からも分かるように、自社の貴重な戦力になる新人を教育する段階で「メモを取ることの重要性」を適切に教えられなければ、長期的に業務へ悪影響を及ぼしかねないのです。
メモを取っても失敗する原因
メモを取ってもなかなか上手くまとめられなかったり、成果につながらなかったりすることがあります。とくに仕事を始めたばかりの若手社員に多い傾向です。
何事も原因が分かれば適切な方法で改善ができるので、部下に該当する特徴がないかを以下の3つの原因から確認しましょう。
- すべてをメモしようとする
- 字が汚くて読めない
- どこに保存したか分からない
相手の話をすべて記録しようとすると、話の大切な要点を聞き逃してしまいます。
そのため、メモは一言一句漏らさずに書き残すのではなく、大事なポイントを見極めるようにしましょう。たとえば、「相手の話の結論は何か」を意識するだけでもメモのしやすさが変わります。
個人で管理するメモであれば問題ありませんが、誰かに渡すためのメモが読めない字では正しい情報を伝えられません。
読めないメモを渡された相手は自身の仕事を止めて何度も読み直したり、何が書かれているのかをわざわざ尋ねたりする必要があるので非効率です。
どこにメモを書いたのかが分からなくなるケースがあとを絶ちません。メモを探すのに手間がかかる状態では、次第にメモを振り返るのが面倒になって、最終的にメモを残すことすらしなくなります。
メモはあとから情報を活用するために残すものです。そのため、フォルダごとにメモを分類でき、高度な検索機能ですぐにメモを見つけられるツールを用意するのがおすすめです。
以上のように、無計画にメモを作成、管理するような環境では、次第にメモ自体をしなくなって仕事の抜け漏れが起こったり、伝達ミスでトラブルに見舞われたりします。そのため、自社では次の章で紹介する具体的な対策を早急に取り入れましょう。
【テクニック5選】効率的で綺麗なメモの取り方
新人教育でメモの取り方を教える企業もありますが、以下の5つのテクニックも併せて教育しましょう。必要最低限の労力で綺麗なメモを残せるようになるので、仕事がしやすくなるなどの効果が期待できます。
（1）メモのタイトルと日付を書く
メモにはタイトルと日付を書くようにしましょう。タイトルと日付を書くことで「何の情報が書かれているメモか」と「いつ書いたメモか」が一瞬で判断できます。
つまり、タイトルと日付を書き記しておけばすぐに必要なメモを探し出せるので、ストレスなく情報を活用できる環境が整うのです。とくに、効率的に情報管理する必要があるビジネスシーンで重宝するテクニックになります。
また、手書きのメモ帳ではなく「デジタルのメモツール」を使えば、タイトルもしくは日付で簡単にメモを検索できます。さらに、メモツールであれば、タイトルの五十音順や作成日順に並び替えられるので、目的のメモが探しやすくなるのもメリットです。
（2）カラーは4色以上使わない
重要なワードを色で強調すれば、メモを視覚的に分かりやすくできます。たとえば、事実は「黒」、要点は「赤」、アイデアは「青」などに色分けをすれば、誰でも簡単に情報が見分けられます。
しかし、あまりにも多くの色を使うと、かえって分かりづらいメモになるため最大3色が最適です。また、紙のメモ帳であれば多色ペンを持ち歩く必要があり面倒なので、ワンクリックで文字色を変更できるメモツールを使いましょう。
以上のように、メモ自体を探しやすくする工夫だけでなく、メモ内にある目的の情報をすぐに見つけられるように工夫するのは、より実践しやすいテクニックです。
（3）５W1Hを意識する
メモの基本として、5W1Hの「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を忘れないように意識しましょう。メモに5W1Hが的確に書かれているかを確認するだけで、情報の抜け漏れを防げます。
たとえば、議事録のメモへ事前に5W1Hの項目を書いておけば、当日慌てることなくメモを書き留められます。同じようなメモを毎回作成するのが面倒であれば、テンプレートに登録して簡単に貼り付けられるメモツールが最適です。
5W1Hはあらゆる仕事で通用するテクニックなので、確実に押さえるようにしましょう。
（4）余白を作りコメントを書く
メモにはコメント欄として余白を残しておきましょう。あとで思い浮かんだアイデアや考えを、同じページに追記できるようになります。
とくに、紙のメモ帳の場合、メモできる範囲は紙の大きさに依存するので、事前に余白を残しておくのが重要です。一方、余白を気にしないで自由にメモしたい場合には、1ページに多くのメモを書き残せるメモツールが最適です。
メモは一度書いたら終わりではなく、そのメモから派生してさまざまなアイデアや発想が生まれます。そのため、仕事につながる重要な情報を逃さないためにも、メモに余白を残しておくのは重要です。
（5）メモは一か所にまとめる
メモを一か所にまとめれば、あとから一覧で見返せます。メモによって保存場所が異なると探すのに時間と手間がかかり、メモ同士の関連性も分からなくなるので非効率です。
しかし、紙のメモ帳の場合、1冊を使い続けるわけではないため、何冊もメモ帳を用意することになります。その結果、すべてのメモを一か所で管理できなくなるのです。
仕事の成果につなげるためにメモをするはずが、かえって業務効率を悪化させている状況は本末転倒と言えます。そのため、過去のメモを含めた、すべてのメモを一元管理できるメモツールを導入してみましょう。
たとえば、ITに詳しくない従業員がいきなりツールを使いこなせるか心配な場合には、必要な機能に過不足がないシンプルさが特徴の「Stock」のようなツールを導入しましょう。多機能なツールは操作が複雑なことが多いため、浸透しない可能性があります。
【コツ3選】分かりやすいメモを早くとる方法
次に、あとから振り返ったときに「一目で理解できるメモ」を早くとるコツをご紹介します。メモは「あとから大切な情報を振り返るために残す」というのが目的なので、以下の3つのコツは確実に実践できるようにしましょう。
（1）新しいページから書き始める
新たに書き残したいことは新しいページにメモをしましょう。関連がまったくないメモを同じページに書いてしまうと、あとから必要な情報を探すのが困難になります。
余白が残ってしまうのはもったいないと感じますが、仕事のメモであればなおさら適切に分類しなければなりません。仮に、残りのページ数や余白を気にせずにメモを残したいのであれば、自由にページを増やせるメモツールの導入を検討しましょう。
メモツールであればページ数を気にせずにメモを作成でき、さらに1ページに多くの情報を書き残せるので、仕事の情報管理に最適です。
（2）名前や分からないことはカタカナで書く
聞き取れなかった名前や用語はカタカナで書きます。とくに、電話対応で相手の名前を漢字表記で書いてしまうと、あとから折り返しをしたときに名前を間違えるという致命的なミスをしてしまう可能性があるのです。
早く正確にメモを取るためには、1回で完璧なメモを目指すのではなく、適宜修正を加えるのが基本になります。そのため、紙のメモ帳とは違い、簡単にメモの編集ができるメモツールは情報管理にうってつけのアイテムです。
（3）メモ帳やノートではなくツールを使う
早くメモを取るためにもっとも効果的なのがメモツールです。メモツールは、スマホやパソコンからすぐにメモを書き残せるうえ、紙のメモ帳のようにペンなどを用意する必要もありません。
また、一部のメモツールには、事前に登録しておいたファーマットを簡単に貼り付けられる「テンプレート機能」が備わっています。そのため、わざわざ一からメモを作成せずに済むので、見やすいメモをスピーディに作成できるようになるのです。
以上のように、従来のメモ帳では解消できなかった課題をカバーする「Stock」のようなメモツールは、メモのテクニックを教え込むよりもすぐに良い効果を期待できます。
ビジネス向け！仕事のメモ管理におすすめのツール
以下では、仕事のメモ管理におすすめのメモツールをご紹介します。
あらゆる業務の基礎になるのがメモの技術です。新入社員に正しいメモの取り方を教育すれば、同じ研修内容でも成長のスピードや質が大きく変わります。
一方、社員一人ひとりの努力では補い切れない部分があるのも事実です。チームのマネジメントという視点でメモ管理を考えれば、メモツールを活用した効率的な情報管理がより費用対効果が高い選択と言えます。
メモツールが導入されれば、これまで個人に一任していたメモ管理を社内で統一できます。そして、さらにベテラン社員の有益な知識や経験にほかの社員がアクセスできるようになれば、これまで埋もれていたメモが情報資源に生まれ変わるのです。
そのため、ビジネスでメモツールを活用する場合には、社内で共有されたメモにアクセスでき、新入社員やベテラン社員でも簡単に使いこなせるシンプルな「Stock」一択です。
Stockに残したメモには、ほかのメンバーとやりとりができる「メッセージ」と、やるべき作業をまとめられる「タスク」が紐づけられます。そのため、Stockはメモだけでなく社内のあらゆる情報を一元管理したい企業に最適なメモツールです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
上手なメモの取り方と速く書くテクニックまとめ
これまで、効率的に綺麗なメモを取るテクニックや、分かりやすいメモを早く取るコツを中心に解説しました。
しかし、若手社員にメモの取り方を教育するだけでは、実際の業務で役立つかは分かりません。そのため、すぐに効果を実感できる「メモツール」を導入して、効率的に情報管理をしましょう。
一方、「ITに詳しくない社員がメモツールを使いこなせるか」という問題があります。それゆえに、導入初日から簡単に運用できるほどシンプルなメモツールが最適です。
結論、難しい操作が一切不要なメモツールは、非IT企業の新入社員からベテラン社員まで、誰もがすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択と言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメモが苦手な社員をサポートして、メモを有効活用できる環境を整えましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
