作業スケジュールやタスクを簡単に見える化する手段のひとつとして「ホワイトボード」は多くの企業で使用されています。しかし、ホワイトボードでの管理では、時間的コストがかかるのはもちろん、正しく管理できる情報量に限りがあるのです。
そのため、「情報の見える化がうまくできずに属人化している」と悩む人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ホワイトボードで見える化するメリットとデメリット、そしてデジタルへスムーズに移行するための運用のコツについて紹介します。
- 口頭ベースで情報共有しておりタスクや進捗が抜け漏れている現場責任者
- プロジェクトの全体像や進捗状況を把握しきれない管理職
- ホワイトボードで進捗を見える化したいが、機能していない業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、見える化にホワイトボードを使うメリットとデメリットや、現場の情報共有や業務体制をどのように改善すべきかを理解できます。
目次
ホワイトボードで情報を見える化する3つのメリット
以下では、見える化にホワイトボードを使う具体的なメリットを紹介します。
全員が一瞬で状況を掴める
1つ目のメリットは、オフィスにいる全員が一瞬で状況を把握できることです。
ホワイトボードは共有スペースに掲げられているため、ログインする手間がなく、通りかかるだけで現在の進捗が目に入ります。白板に黒や赤、青を使って記載されたスケジュールは誰の目にも留まりやすく、チーム全体で進捗・情報を共有するうえで有効です。
このように、同じ空間にいる複数人の目線が一か所に集まることで、全員が同じタイミングで同じ情報を共有できるようになります。
誰でもその場で簡単に書ける
2つ目のメリットは、誰でもその場で簡単に書けることです。
ホワイトボードの使用には専門的知識や操作方法を学ぶ必要が一切ないので、購入したその日から誰でも自由にマーカーで書き込めます。また、アカウント発行などの縛りがないため、他のデジタルツールに比べて運用ハードルが圧倒的に低いのが特徴です。
このように、ホワイトボードは、キーボード入力やパソコンの操作が苦手なスタッフでも、頭の中にある予定や連絡事項をその場で直感的に書き残せます。
声を掛け合うきっかけになる
3つ目のメリットは、ボードの前に人が集まり、メンバー同士が声を掛け合うきっかけになることです。
進行状況を対面で確認することにより、「ここのタスクが遅れているから手伝おうか」といった会話が自然と生まれます。普段は業務上の関わりが少ない社員同士でも、顔を合わせて言葉を交わすことでチーム内に助け合いの雰囲気が育つのです。
このように、ホワイトボードにまとめるとお互いの状況がすぐに見えるため、ミスを未然に防いだり、現場の不満や負担を早めに察知したりする効果も見込めます。
ホワイトボード管理に潜む4つの限界
ここでは、一見すると手軽なホワイトボードでの管理に潜む深刻な限界について解説します。ホワイトボードでの情報共有や管理を検討している方やうまくいかず悩んでいる方は必見です。
出社しないと内容が分からない
1つ目の限界は、物理的にオフィスへ出社しないとボードに書かれた内容が全く分からない点です。
ホワイトボードは特定の場所に固定されているため、外出の多いスタッフやテレワーク中の社員は、リアルタイムで進捗を確認できません。また、現状を確認するため、社内にいるメンバーに電話やチャットをする余計な手間が発生します。
そのため、離れた場所にいるメンバー同士で情報がズレてしまい、対応が遅れる原因になります。
うっかり消されると元に戻せない
2つ目の限界は、誰かにうっかり文字を消されてしまうと、二度と元の状態に戻せない点です。
ホワイトボードには編集履歴が残らないため、誰がいつ内容を書き換えたのか、あるいは消してしまったのかを追跡する方法がありません。悪意がないにしても、重要なスケジュールや数値が消えてしまえば、重大な実務トラブルに発展するリスクがあります。
また、誰の目にも触れる一方でデータの保護機能が一切ないアナログ管理は、「言った・言わない」のトラブルや第三者への情報漏えいといった部外者に見られてしまうリスクもあります。このように、正確な情報を管理し続けることに限界があるのです。
過去の記録をあとから探せない
3つ目は、ボードのスペースに限りがあるため、過去の記録をあとから探すことが極めて困難な点です。
ホワイトボードは、新しい情報を書くには古い内容を消すしかなく、過去の経緯ややりとりを振り返れません。スマホのカメラで撮影して写真で記録する方法もありますが、画像フォルダに埋もれてしまい、必要なときに瞬時に見つけ出すのは不可能です。
その結果、せっかくの成功事例やトラブルの反省点が社内に蓄積されず、同じようなミスを何度も繰り返すことになってしまいます。
書いた文字が読めないときがある
4つ目の限界は、記載する人の筆跡や書き方によっては、書いた文字が他人から全く読めないときがある点です。
乱雑な文字や独特なクセ字は、チーム内での誤解を生んだり判読に無駄な時間を費やしたりする原因になります。また、ボード上に多くの情報が追加されると、一番目立たせるべき重要なタスクが埋もれてしまうという本末転倒な事態も起こり得ます。
このように、全員がテキスト情報を読み取れる環境でなければ、正確な進捗状況を管理できないのです。
ホワイトボードからデジタルへの移行で失敗しないコツ
以下では、現場を混乱させずにホワイトボードからデジタルへ移行するための3つのコツを解説します。情報管理の体制を見直したい方は必見です。
写真でそのまま残せるツールを選ぶ
1つ目は、ホワイトボードに書いた手書きのメモや図解を、写真データとしてそのまま綺麗に残せるツールを選ぶことです。
今までホワイトボードに記入していた情報を、いきなりすべてテキスト入力に変えようとすると、現場の負担が増えて誰も使わなくなります。そのため、スマホで撮影した画像をそのまま貼り付けられ、画像の中の文字まで検索できるツールが必要です。
このように、画像として残したうえで、それに関連する案内文やマニュアルも「同じ場所」にまとめて保管できれば、情報の二重管理を綺麗に防ぐことが可能です。
スマホ対応のツールを選ぶ
2つ目は、パソコンだけでなく、スマートフォンなどのモバイル端末からも1秒でアクセスできるツールを選ぶことです。
出先や移動中のメンバーが手元の画面から即座に進捗を更新・確認できるようになれば、情報共有のタイムラグが完全になくなります。オフィスにいなくても全員が同じリアルタイムの進捗を見ながら動けるため、組織全体の足並みを揃えられるのです。
このように、デバイスを選ばずに情報が同期される環境を整えることこそが、デジタル移行による見える化の最大の利点です。
ツールの運用ルールを決める
3つ目は、現場のスタッフが書き込みに迷わないよう、ツールのシンプルな運用ルールをはじめに決めておくことです。
「タスク完了後はステータスを更新する」「議事録は指定のフォルダに入れる」といった取り決めがないと、情報が散乱してしまいます。複雑なルールは避け、ITスキルに関わらず全員がマニュアルなしで今日から実践できる簡単なルールに絞ることが重要です。
また、定期的に画面を一緒に確認する習慣を会議や朝礼に組み込むことで、データの入力漏れを防ぎ、組織の見える化を確実に成功させられます。このように、誰でも実践できるルールを決めて習慣化することが、現場に定着させるためには必要なのです。
【必見】ホワイトボードのデメリットを解消するツール
以下では、ホワイトボードの「手軽さ」を活かし、手書き管理の限界を克服してタスクを適切に管理する方法をご紹介します。
ホワイトボードでの見える化は手軽ですが、「経緯が残らない」「古い情報が消される」というデメリットがあります。この状態を放置すると組織にノウハウが蓄積されず、担当者の異動や退職が業務の質に大きく影響しかねません。
また、写真を撮って共有フォルダに保存しても、画像が増えるほど「目的のデータがどこにあるか分からない」という事態に陥ります。結果として、過去の写真を探し出すためだけに無駄な時間がかかってしまい、本来の業務がおろそかになりがちです。
そこで重要なのは、意識しなくても情報を1箇所に蓄積でき、いつでも誰でも過去の記録へ即座にアクセスできる仕組みです。誰が探しても正しい情報に一発でたどり着ける環境があれば、無駄な口頭確認や同じミスの繰り返しを完全に防げます。
こうした条件を満たすのが、「非IT企業」でも当たり前にナレッジが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンなら画像内の文字まで検索できるためホワイトボードの写真もすぐに見つかり、AIが最適な回答を提示するので現場でも迷わず使いこなせます。
あらゆる情報の見える化ができるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ホワイトボードで見える化するメリットとデメリットまとめ
これまで、ホワイトボードで見える化するメリットとデメリット、そしてデジタルへスムーズに移行するための運用のコツについてご紹介しました。
ホワイトボードを使って見える化すると、誰でも簡単に使えて全員が同じ情報を見ながら話せます。しかし、「情報量が増えると見づらくなる」「長期間情報を残せない」「出社しないと確認できない」というアナログならではのデメリットは無視できません。
そのため、「あらゆる情報をナレッジ化して情報資産として確実に運用できるツール」を組織に導入しましょう。スマホ対応かつ、写真も文字も1箇所に集約できるシンプルなシステムであれば、ホワイトボードのメリットを維持したまま、業務プロセスの最適化を劇的に推し進められます。
なかでも、ホワイトボードの見える化の実現には、ホワイトボードのデメリットを解消し、誰でも直感的に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、ホワイトボードの情報をスムーズにデジタル化しましょう。
