中小企業に対しても働き方改革関連法が施行された現在、限られた時間内で高い成果を出すには「営業の効率化」が不可欠です。営業を効率化すれば少ない労働時間でも高い売上を期待できるようになります。
しかし、営業効率を上げたいと感じていても「どのような方法が効果的なのか分からず行動に移せていない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、営業を効率化する方法5選と成功事例を紹介します。
- 営業の業務を効率化させて、少ない時間でも高い成果を挙げられるようにしたい
- 担当者が営業活動に十分な時間を割けるようにしたい
- 失敗することなくスムーズに営業業務を効率化したい
という方はこの記事を参考にすれば、営業の業務を効率化させる方法が分かるうえ、営業活動に時間を割くためのヒントも得られます。
目次
営業業務の効率化が重要な理由とは
ここでは、営業の効率化が重要な理由を解説します。以下で紹介する3つの理由をチーム内で共有しておけば、取り組みに対する周囲の理解を得られないといった事態を避けられます。
新規顧客にアプローチできる
営業業務を効率化すれば、新規顧客にアプローチする時間を取れるようになります。
営業担当者は、最も重要な業務である営業活動に加えて、上司に提出する書類の作成などさまざまな業務を請け負っています。そのため、営業以外の業務に掛ける時間を短縮できれば、担当者は営業活動により多くの時間を割けるのです。
また、営業活動の時間を確保すれば、新規顧客のニーズを深く調査できるので、効果的なアプローチも実現します。このように、営務を効率化すれば担当者が営業活動に時間を割けるようになり、新たな販路開拓につながるのです。
担当者の負担軽減につながる
営業業務の効率化は、担当者の負担軽減につながります。
営業担当者は外回りやテレアポ、取引先とのメールのやりとりなど同時並行で進めなければなりません。加えて、商談で使う契約書・見積書の作成といった事務作業にも追われているため、業務量の多さを理由に退職する社員も増加しているのです。
そこで、契約書作成をはじめとした事務作業が簡単にできる体制を整えると、担当者の負担が軽減され、業務過多による退職を未然に防げる可能性があります。
顧客満足度を向上できる
営業の効率化は、顧客満足度の向上につながります。
たとえば、契約書作成にかける時間を短縮すると、営業担当者は「顧客へのヒアリング」などのより重要な業務に時間を割けます。結果、顧客の興味を引くような提案ができるようになり、顧客の増加、ひいては顧客満足度の向上につながるのです。
このように、営業担当者が業務にかける時間を短縮できる体制を整えれば、顧客の理解に多くの時間を費やせるようになり、結果として顧客満足度を向上できます。
【基本編】営業業務を効率化する3ステップ
営業業務は、以下の3ステップを踏むことで効率化できます。
優先順位を付けずに取り組んだ場合、十分な成果を実感できず費やした時間が無駄になる恐れがあります。そのため、以上の3ステップを順番通りに踏み、営業担当者の業務をスムーズに効率化させていきましょう。
（1）現時点での業務を把握する
まずは、現時点での業務を把握することが重要です。
営業業務を効率化するには、どの業務において問題が生じているか確認する必要があります。営業担当者に対して業務の詳細と所要時間をヒアリングし、現時点でどのような課題があるのかを把握しましょう。
あらかじめ業務内容や課題を把握しておけば、今後とるべき対策の方針も定まりやすくなります。
（2）各業務に優先順位を付ける
次に、どのような順番で業務を効率化させていくかを決めます。
業務のなかで気になったものから効率化させていくなどのやり方では、次にとるべき行動が見えづらくなり、継続して取り組みを進めることが難しくなってしまいます。そのため、業務の必要性や緊急性に応じて優先順位をつけてから取り組むようにしましょう。
たとえば、業務を「自社ですぐに対応できる業務」「自社で長期的に対応すべき業務」「外部に依頼すべき業務」の3つに分け、スムーズに解決できるものから取り組んでいくことがおすすめです。
（3）業務を効率化する方法を検討する
続いて、各業務に対し「どの担当者が、どのような方法を用いて、いつまでに対応するか」を決定します。
あらかじめスケジュールを定めなければ、先の見えない漠然とした取り組みになって途中で計画が頓挫する可能性はあります。業務改善が放置される事態を未然に防ぐためにも、責任の所在やタイムスパンを明確に定めましょう。
また、効率化に向けた取り組みをはじめてからも定期的に効果測定を行い、良い結果が得られなかった場合には別の方法で取り組むなど、改善を続けていくことが重要です。
【応用編】営業業務を効率化する方法5選
営業担当者の業務を効率化させる方法について、ここでは5選紹介します。以下を参考に業務を改善し、担当者の負担をスムーズに軽減しましょう。
顧客リストを作成する
顧客リストを作成し、営業部門全体で顧客の情報を共有しましょう。顧客リストにまとめるべき情報は以下の通りです。
- 取引先の企業名
- 取引先の企業の住所
- 代表者名
- 連絡先（電話番号）
- 担当者名
- 案件の進捗
- 商談の記録
以上の情報を顧客リストにまとめておけば、営業部門の社員はリストを見ただけで各案件の状況を把握できるようになります。結果、受注確度の高い取引先に対して優先的にアプローチするなど、効率的な営業活動が実現するのです。
このように、営業部門で顧客リストを作成して情報を部門内で共有し、優先して取り組むべき業務が一目で分かる環境を整えましょう。
営業マニュアルを作成する
営業マニュアルを作成し、新人教育や業務の引継ぎにかかる時間を削減しましょう。
マニュアルが整備されていなければ、引継ぎに時間がかかったり、新人教育の担当社員によって伝達内容にばらつきが生じたりします。結果、教育担当者の業務時間が圧迫されるうえに、正しい内容を新人に教えられなくなってしまうのです。
しかし、営業マニュアルがあれば引継ぎは最小限の時間で済み、教育内容にもムラがなくなるなど、情報伝達において無駄が発生しません。とくに、テレアポのトークスクリプトなど、営業活動のなかでも一義的に統一できるマニュアルを作成するのがおすすめです。
情報やノウハウを社内共有する仕組みを作る
営業業務の効率化に向けて、情報やノウハウを部門内共有する仕組みをつくりましょう。
企業における業務のなかで属人化しやすいとされているのが「営業活動」です。とくに、営業のノウハウを共有する場を設けている企業は少なく、効率的な営業の手法が分からない新人担当者も多くなっているのです。
しかし、例として定期的に社内研修を開催し、後輩社員へ業務のコツを伝える時間をつくれば、社内でノウハウ共有ができるようになります。このように、ノウハウを共有する機会を社内に設けて、効率的な営業活動の手法が広まる環境を整備しましょう。
業務に優先順位を付ける
業務に優先順位をつけ、重要なものから優先的に取り組んでいきましょう。
営業担当者が抱える業務の多くには締切があります。たとえば、「取引先との商談までに契約書を用意する」など、各業務を完了しなければならない日時が決まっているので、それぞれの締切を管理することで効率的に業務を進められるようになるのです。
このように、各タスクに対して「いつまでに完了すべきなのか」を定めておき、優先度の高い業務から効率的に取り組める環境を整えましょう。
ITツールを活用する
ITツールを導入して、営業担当者が業務をスピーディに進められるようにしましょう。
たとえば、顧客リストを紙で管理している場合「どこに、誰の情報が管理されているのか」がすぐに判断できないことがあります。また、ひとつの書類フォルダで顧客リストを管理するチームでは、ほかの営業担当者が使っている間は閲覧できません。
しかし、クラウドツールであれば、複数人での閲覧が可能で、時間や場所を問わず必要な情報をすぐに探し出せます。結果として、営業担当者は情報を活用しながらスムーズに業務を進められるようになるのです。
このように、営業担当者の業務を効率化させるには、各メンバーが必要な情報へ簡単にアクセスできる「Stock」などのクラウドツールを導入し、担当者がストレスを感じることなく業務に取り組める環境を整備しましょう。
営業活動を効率化した成功事例3選
ここでは、営業活動を効率化した事例3選を紹介します。以下を参考に自社の営業活動を改善して、営業担当者の負担をスムーズに軽減しましょう。
株式会社Z会ソリューションズ
法人の教育支援を行う株式会社Z会ソリューションズは、ITツールを導入して営業活動を効率化させました。
同社の課題は「営業情報の属人化」です。定期的に部門移動があるものの、引継ぎの際に営業情報が十分に共有されていなかったため、改善に向けて営業情報を管理できるITツールを導入しました。
結果、営業に関する情報がツール内で一元管理され、情報を可視化できるようになりました。また、スマートフォンアプリがあるので外回り営業の際にも情報の入力が可能となり「情報を社内に共有する環境」がスムーズに整備されたのです。
このように、株式会社Z会ソリューションズはITツールの導入によって課題であった「営業情報の属人化」を解消し、営業に関するすべての情報を社内で共有できる体制を整備しました。
NTTコミュニケーションズ株式会社
ICTサービスを提供するNTTコミュニケーションズ株式会社は、ITツールを導入してスピーディーに情報共有できる仕組みを整えました。
同社は世界各国にある支部との情報共有に課題を感じていました。グローバルにビジネスを広げている顧客の企業に対しても充実したサポートを提供するため、全世界の支部に対する情報共有が必要となったのです。
そこで、営業情報を管理できるITツールを導入し、全世界6,000人の営業担当者にアクセス権を付与しました。その結果、顧客である企業が国外に新拠点を設ける場合でも、現地の担当者は日本支部と企業の商談記録を確認して適切なアプローチをとることが可能となったのです。
このように、NTTコミュニケーションズ株式会社はITツールを導入して国外の支部と簡単に情報共有できる環境を整え、機会を逃さない営業手法を確立しました。
株式会社ハピネス
マッサージ事業を手がける株式会社ハピネスは、ITツールの導入によって営業活動で得た情報を簡単に管理できるようになりました。
同社は情報のアクセス性に課題を感じていました。以前は社内の情報共有の手段としてチャットツールを使用していましたが、情報は重要か否かに関わらず流れてしまうため必要な情報にすぐにアクセスできなかったのです。
しかし、情報共有ツール「Stock」を導入し商談の記録をStock上で管理したところ、『いつ・誰と・何を』話したかが簡単に分かるので、過去のデータをもとに2,3回目の営業戦略を立てることも可能となりました。その結果、効率的に業務を進められるようになったのです。
このように、株式会社ハピネスはITツールの導入によって「情報にスムーズにアクセスできない」という課題を解消し、過去の情報をもとに次の営業戦略を検討できる環境を整えました。
営業業務の効率化に役立つおすすめのツール
以下では、営業業務の効率化に役立つおすすめのツールを紹介します。
営業業務を効率化する方法としては、ITツールの導入・活用が有効です。とくに、「営業情報の一元管理」ができるツールを導入すれば、必要な情報がすぐに見つけられるので情報を探す手間がかからず、最も重要な業務である営業活動に多くの時間を費やせるようになるのです。
しかし、操作が複雑なツールを導入してしまうと、ITが苦手な営業担当者ではツールを業務で活用できず、属人的な営業手法から脱却できません。したがって、シンプルな操作性で情報の一元管理が実現できるツールを選択しましょう。
結論、営業業務の効率化に役立つのは、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に情報を一元管理でき、営業業務におけるムダをすぐに解消できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を書き込むだけで、リアルタイムで任意の社員に共有されます。また、蓄積された情報は複数人での同時閲覧も可能なうえ、「メッセージ」「タスク」がノートに紐づいており、話題が混じらずに情報共有やタスク管理もできるのです。
最も簡単に営業業務を効率化できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
営業業務を効率化する方法まとめ
これまで、営業を効率化する方法5選と事例3選、おすすめのツールを紹介しました。
営業活動を効率化する方法としては、営業マニュアルを作成したり、情報やノウハウを共有できる環境を整えたりすることが挙げられます。なかでも、時間・場所を問わず情報へアクセスできるITツールを活用すれば、営業業務をスムーズに効率化できます。
しかし、多機能なツールでは社員が使いこなせず営業活動のスピード感を阻害し、コストだけが発生してしまうので、すべての社員がすぐに活用できるツールを選ばなくてはなりません。
そこでたとえば、Stockのように、教育コスト不要で導入即日から運用できるシンプルなツールを導入すれば「営業情報の一元管理」が実現し、スピーディに業務を進められる環境が整います。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で営業情報を一元管理して、担当者が営業活動に十分な時間を割ける環境を整えましょう。
