業務における報連相（報告・連絡・相談）は円滑な業務進行に関わるため、多くの企業で重要視されています。しかし、社内では多くのやりとりが必要となるので、負担が大きく困る方も多いのではないでしょうか。
そのとき、社内連絡ツールを活用すれば、連絡事項を簡単に伝えられるようになります。ただし、ツールは多種多様なので、導入には十分な比較検討が必要です。
そこで今回は、社内連絡における課題と効果的な書き方、ツールの選定ポイントを解説します。
- 社内連絡の滞りが引き起こす問題について確認したい
- 相手に効果的に伝わる社内連絡の書き方が知りたい
- 社内連絡ツールの選定ポイントが知りたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、社内連絡の重要性や課題が分かり、ポイントを押さえて自社に最適なツール選びができます。
目次
なぜ社内連絡が重要なのか
ここでは、なぜ社内連絡が重要なのかを解説します。以下を参考に、社内連絡の意義を理解しましょう。
スムーズな意思決定のため
はじめに、社内連絡が活発にされている企業では、意思決定がスムーズになる傾向があります。
正しい意思決定をするためには、正確な情報を常に把握している必要があります。したがって、社内連絡が定期的にされている環境では、最新の情報にいつでもアクセスできるために適切な判断が可能になるのです。
一方、社内連絡を怠っている企業では、誤った情報で誤った判断を下してしまう恐れがあります。重要な意思決定でミスをすると、その後の営業活動に大きな悪影響を与えかねません。
したがって、日頃から社内連絡ができる仕組みを整えるようにしましょう。
業務の重複を防止するため
社内連絡を徹底することで、社内での業務重複を防止できます。
社内連絡が滞ると「誰が何をしているのか」が分かりません。結果として、複数人で同じ業務をしてしまう事態になり、チーム全体の進捗に悪影響が出るケースがあるのです。
しかし、社内連絡が活発な企業であればメンバーの担当業務が明確になるので、仕事の重複などは一気に減ります。それゆえに、業務をスムーズに進める環境のために社内連絡が必要なのです。
作業漏れを回避するため
社内連絡の活性化は、作業漏れの回避につながります。
「どの業務が未完了なのか」が明確になっていない場合、作業漏れが発生してしまいます。作業漏れは納期の遅れにつながりかねないので、未然に防ぐ必要があるのです。
そのため、「完了した作業」と「未完了の作業」を分けて管理できる社内連絡ツールを検討しましょう。エクセルで管理する方法もありますが、わざわざファイルを開いたり保存したりするのが面倒で、次第に放置されることになります。
したがって、社内連絡で流れてしまうタスクを管理したい場合には、メッセージだけでなくタスク機能も備えた「Stock」のようなツールが最適です。
社内連絡における課題とは
ここでは、ツールを利用しない社内連絡で発生する課題を解説します。以下を参考に、電話やメールでの社内連絡における問題点を理解しましょう。
伝達スピードが遅い
ツールを利用しないで社内連絡をすると、伝達スピードが遅くなります。
社内連絡ツール以外での連絡方法としては、メールや電話などが挙げられます。
しかし、メールには挨拶や署名などを盛り込む必要があり、送信までに時間がかかります。また、電話の場合、相手が忙しい場合は連絡がつかず、結果として情報を伝えるのが遅くなってしまうのです。
しかし、社内連絡ツールであれば文面の作成に手間がかからないほか、時間や場所を問わず情報を送れるので社内連絡にタイムラグが発生しません。そのため、情報共有を迅速化させたい方は社内連絡ツールを活用しましょう。
伝え漏れや伝達ミスが発生する
ツールを利用しない社内連絡では、伝え漏れや伝達ミスが発生しやすくなります。
たとえば、電話の場合は「何を伝えたか/伝えていないか」が不明瞭となるため、伝え漏れや伝達ミスが発生しかねません。また、伝達事項がテキストとして残らないので「言った・言わない問題」につながる恐れがある点にも注意が必要です。
一方、社内連絡ツールを導入すると、テキストとしてツール上に情報を残しておけるため、結果として伝え漏れや伝達ミスが防げます。したがって、トラブルを未然に防ぎたい方は、ツールを使ったテキストベースのやりとりに移行するのがおすすめです。
情報が散乱する
ツールを利用しない社内連絡では、情報が散乱しやすくなります。
たとえば、メールの場合、それが何についての連絡なのかを確認するために過去のやりとりを見直さなければなりません。また、電話であっても、過去のメモや資料などを探す手間が発生してしまいます。
一方、社内連絡ツールを導入すると、目的に応じてグループを設定できるので、関連する情報をまとめておけるのです。
とくに、メンバー単位のほかテーマ単位でも情報を残せる「Stock」であれば「会議ごと」「顧客ごと」に情報を残せるため、情報を探す手間がなくなります。
相手に伝わる書き方のポイントとは
ツールを導入しても、伝わりづらい書き方をしていては、社内連絡の恩恵を十分に受けられません。以下では、相手に内容が伝わる書き方のポイントを解説します。
連絡事項を簡潔に記載する
受け手が何をすべきかが一目で分かるように内容を記載しましょう。
何をして欲しいのかが分かりづらい文章の場合、受け手は文章を念入りに読み直さなければならず、負担となりかねません。しかし、行うべき内容を明確に記載しておけば、受け手はスムーズに行動に移せるので無駄な時間が減るのです。
また、このとき情報を簡潔に記載すれば、相手の記憶にも強く残ります。すぐに読み終えられるような、まとまった文章を作成しましょう。
連絡の背景を記載する
社内連絡をする際は、その情報を伝える背景なども併せて連絡しましょう。
なぜ連絡をしているのかの背景を伝えると、受け手は連絡事項をスムーズに理解できます。そのため、社内連絡においては、連絡の背景も簡潔に記載し、受け手が理解しやすい文章を心掛けましょう。
改行や文字装飾で文章を読みやすくする
社内連絡する際は、改行や文字装飾を施し文章を読みやすくしましょう。
冗長な文章は重要な部分が分かりづらくなるほか、読むのにも時間がかかります。そのため、赤文字や太字などの文字装飾を利用してポイント事項を際立たせるなど、重要部分を強調した記載方法が効果的です。
しかし、すべての文章に文字装飾を施したり、強調の意味で改行をいれたりするとかえって読みづらくなります。したがって、「何を伝えたいのか」を明確にしたうえで文章をアレンジするのがおすすめです。
社内連絡ツールを選ぶ3つのポイント
以下では、社内連絡ツール・アプリを選ぶ際に押さえるべきポイントを解説します。数多くあるツールのなかから自社に最適なものを選定する際のポイントについて、ひとつずつ確認しましょう。
（1）使いやすいか
はじめに、使いやすいツールかをチェックしましょう。
どれほど人気のツールであっても、多機能で使いづらければ従業員は活用できず社内にも浸透しません。したがって、直感的に操作できるシンプルなツールが必要です。
たとえば、65歳の従業員でもすぐに使いこなせる「Stock」を導入すれば、わざわざ使い方を教えることなくすぐに運用を始められます。
（2）PC・スマホで使えるか
次に、マルチデバイス対応のツールを選択しましょう。
PCのみ対応しているツールの場合、使える場所が限られてしまうので不便な点に注意しなければなりません。しかし、PCに加えてスマホやタブレットでも使えるツールであれば、時間や場所を問わず社内連絡ができます。
以上のことからも、社内連絡がしやすい環境をつくるためにマルチデバイス対応のものを選びましょう。
（3）LINEのように情報が流れないか
最後に、情報が流れないツールを選択しましょう。
社内連絡ツールのひとつにLINEがあります。しかし、LINEの場合はチームごとのやりとりとなるため複数の話題が乱立して、結果として重要なメッセージが流れてしまうので不便です。
したがって、LINEのようなメッセージが流れるチャットツールは、ビジネスシーンには適していません。必要な情報に簡単にアクセスできるようにするには、ビジネス利用に特化した「情報を蓄積できるツール」を選択しましょう。
【必見】社内連絡の手間を解消するおすすめのツール
以下では、社内連絡の手間を解消するおすすめのツールを紹介します。
社内連絡最大のデメリットは「大切なメッセージが流れてしまうこと」です。LINEなどのチャットツールはスピーディな連絡ができる一方で、複数の話題が入り混じったり、過去の連絡が見つからなかったりと不便なので「情報をストックする機能」が求められます。
また、社内連絡ツールの要件には「全社員が使いこなせること」も必須です。ITが苦手な従業員だけ使えない状況でも社内連絡が滞るので、あらゆる業務に迷惑をかける事態になってしまいます。
結論、社内連絡に課題を解消するのは、あらゆる情報をストックする「ノート」と、ノートごとにメンバーとやりとりできる「メッセージ」を備えたシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は「メッセージ」が紐づいているので、案件や顧客、プロジェクトの話題が混ざることがありません。また、Stockは必要な機能に過不足がないので、非IT企業の65歳が説明なしで使いこなせるほどシンプルです。
最も簡単に社内連絡ができるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
社内連絡の課題まとめ
ここまで、社内連絡における課題とポイント、おすすめのツールを中心に解説しました。
社内連絡最大の課題は「大切なメッセージが流れてしまうこと」です。チャットやメールで共有された連絡は、あとから振り返ろうとしても見つからないうえ、複数の話題が入り乱れるので混乱します。
そのため、社内連絡には「大切な情報をストックする機能」が必須です。ただし、ITに詳しくない従業員が使いこなせない多機能なツールは避け、誰でも直感的に活用できるシンプルなツールが求められます。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を蓄積する「ノート」ごとに「メッセージ」が紐づいているので話題が混ざらない「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内連絡が流れないように管理しましょう。
