報告書や契約書など、社内文書の多くはPDFで提供されますが、どこに何の情報が記載されているかわかりづらく、内容を確認するのに手間がかかります。そこで登場したのが、AIがPDF形式の文書を自動要約する“PDF要約AIツール”です。
しかし、「PDF要約AIツールの導入を検討しているが、どれが自社に適しているのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのPDF要約AIツールやPDF要約AIツールの選定ポイントを中心に紹介します。
- 情報量が多いPDFの要点だけを掴みたい方
- PDF要約ツールを使って、資料を読み込む時間を短縮したい現場リーダー
- PDFを要約した情報をそのまま管理できるツールを探している業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、おすすめのPDF要約AIツールや選定ポイントがわかり、社内の業務効率化を実現できます。
目次
PDF要約AIツールでできること
ここでは、PDF要約AIツールでできることを紹介します。いまいちPDF要約AIの利点が分からない方は必見です。
（1）資料確認や情報整理の時間を短くする
PDF要約AIツールを使うと、資料の中身を確認する時間や、情報を整理する手間を減らすことができます。
近年の要約ツールはOCR機能を備えているものも多く、スキャンした紙資料や画像として保存されたPDFであっても文字を読み取って要約できるため、対応できる資料の幅も広がっています。
このように、資料を読む時間と整理する時間を圧縮できるだけでなく、これまで手作業でしか扱えなかった紙ベースの資料にも対応できる点が、要約ツールを使うメリットです。
（2）大量の資料から要点を早くつかむ
複数の資料に目を通す必要がある場面でも、要約AIツールを使えば、それぞれの要点を短時間でつかむことが可能です。
資料が1～2つであれば手作業でも対応できますが、数が増えると、1件ずつ読んで内容を把握するだけでも相当な時間がかかります。また、複数のPDFをまとめてアップロードし、一括で要約できるツールも増えており、個別の作業を繰り返す必要性も薄れています。
そのため、複数の資料を同時に読み込む作業が多い方や企業は、一括で処理できる要約ツールを使うメリットが大きいと言えます。
（3）要点を共有して確認の手間を減らす
資料の要約結果をチーム内に共有すれば、全員が同じ書類を最初から読み直す必要がなくなります。
たとえば、要約結果に加えて、資料の内容について自然な文章で質問できる機能を備えたツールであれば、疑問に思った点だけをその場で自己解決可能です。
結果として、担当者や上司にいちいち口頭で確認したり、同じ質問を繰り返したりする無駄なやり取りをなくせます。
PDF要約AIが定着しない2つの理由
ここでは、PDF要約AIが定着しない理由について紹介します。PDF要約AIの重要性は理解して導入したが、なぜが定着しないと悩んでいる方は必見です。
（1）毎回のファイル投入とプロンプト入力が手間
PDF要約AIは便利な反面、使うたびにファイルをアップロードし、指示文を入力する手間が発生するため、使い続けるうちに面倒に感じてしまう人が多くいます。
数回であれば気にならない作業でも、日常的に何十件もの資料を確認する業務では、ファイルを探して選択し、要約の指示を入力するという一連の動作が積み重なり、負担として感じられます。とくに急いでいるときほど、この手間が煩わしく感じられます。
そこで、よく使う指示文をテンプレートとして登録できたり、資料を保存している場所からそのまま要約できたりするツールであれば、ファイル投入と指示文の入力の手間を減らせます。
（2）要約が個人に留まり社内に蓄積されない
個人がPDF要約AIを使って作った要約は、そのまま本人のパソコンやチャット履歴に残るだけで、社内の他のメンバーが活用できる状態になっていないことがよくあります。
要約内容を共有フォルダなどにきちんと保存する一手間を省くと、同じ資料を別の人が確認するときに、また一から要約し直すことになります。せっかく作った要約が個人の中で完結してしまい、組織としての時間短縮には繋がりません。
そこで、要約した結果が自動的に社内のナレッジ（情報）として蓄積され、キーワードで検索して呼び出せるような仕組みがあれば、同じ資料を何度も要約し直す手間をなくせます。
PDF要約AIを既に導入した企業も、これから導入する企業も、いま一度上記の内容を事前に確認しておきましょう。
失敗しないPDF要約ツールの選び方
ここでは、失敗しないPDF要約ツールの選び方について紹介します。下記に挙げる内容は、最低限事前に確認しておきましょう。
（1）個人メモ中心かチーム共有か
PDF要約ツールを選ぶときは、自身の作業を効率化したいのか、チームで情報を共有したいのかを、最初に整理しておくことが大切です。
個人利用前提のツールは、要約結果がそのツール内やパソコンのローカルに残るだけのものが多く、共有するには、別途コピーして送るといった一手間が必要になります。チーム利用を想定していないと、結局共有の場面で不便さを感じることになります。
自身だけで使うのか、チームで見返す前提なのかによって選ぶべきツールは変わるため、導入前に利用シーンを具体的にイメージしておくと選びやすくなります。
（2）多機能型かシンプル特化型か
PDF要約ツールには、翻訳や資料作成など幅広い機能を備えた多機能型と、要約や共有・管理に特化したシンプルなタイプがあり、社内で使う人の範囲によって選び方が変わります。
多機能型は一つのツールで色々な作業をこなせる反面、操作画面が複雑になりやすく、機能を使いこなすまでに時間がかかります。一方、シンプル特化型は覚えることが少ないため、ITツールに不慣れな人でもすぐに使い始められます。
そのため、社内の幅広いメンバーに使ってもらいたい場合は、機能の多さよりも、要約という一つの作業をシンプルにこなせるかどうかを基準に選ぶ方が定着しやすくなります。
（3）AI検索かキーワード検索か
要約結果をあとから探すときに、キーワードが完全に一致しないと見つからない検索方式なのか、質問文のようなあいまいな聞き方でも該当する内容を探し出せるAI検索方式なのかは、確認しておきたいポイントです。
キーワード検索の場合、要約を保存したときの言葉と、検索する言葉が違うと、目的の内容にたどり着けないことがあります。一方で、AIに自然言語で検索できれば、多少表現が違っていても、意味の近い内容を探し出してくれるため、探す側の負担が減ります。
誰が検索しても同じ言葉を使うとは限らないため、表現のゆれに対応できるAI検索機能があるかどうかも、選ぶときに確認しておくとよいポイントです。
【無料あり】PDF要約AIツール3選
ここでは、大量のPDFを放り込むだけでAIが自動で要約し、組織の資産として簡単に蓄積・共有できるAIナレッジツールを紹介します。
個々が無料のAIチャットツールを使って、その場限りのPDF要約を繰り返す運用を続けていると、有益な情報が個人に閉じ込められたまま社内に蓄積されません。結果、同じ資料を別のメンバーが毎回手作業でアップロードして要約し直すという、無駄な時間と業務の属人化が発生します。
しかし、どれだけ「要約したテキストを議事録やチャットにコピペして共有」とルールを決めても、毎回プロンプトを打って手動で共有する手間がある以上、現場の負担が大きくルールの形骸化を防げません。また、多機能すぎてもITリテラシーの違いにより、使いこなせる人とそうでない人が生まれます。
そこで、PDFの要約を形骸化させずに組織の力に変えるには、高度なITスキルを求めず「全員が直感的に使えて、要約された価値あるデータが自動で一箇所に蓄積・検索できる仕組み」の導入が不可欠です。
この条件に該当するのが「ナレカン」です。ナレカンは、資料を読み込ませるとAIが自動で要約記事を作成するため、プロンプトの知識も不要で、まさにこの理想の環境を実現できる最適なツールです。要約されたナレッジはチーム全員に共有することも可能で、最新の「AI自然言語検索」によって曖昧な言葉でもすぐ知りたい情報を引き出せます。
【ナレカン】AIを活用してPDFの中身をナレッジ化できるツール
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【ChatPDF】ChatGPTを応用したチャット形式のツール
＜ChatPDFの特徴・使い方＞
- ChatGPT搭載のチャット型ツール
ChatPDFには、ChatGPTで使われている”GPT-4o”と”GPT-4o-mini”モデルが搭載されています。そのため、ファイル要約だけでなく、チャット形式でアップロードしたPDFについて質問できる点が特徴です。 - 多言語対応
ChatPDFは多言語対応なため、「英語で書いてあるPDFをアップロードし、日本語で要約を作成してもらう」といった使い方が可能です。
＜ChatPDFがおすすめな企業＞
- 契約書や法務文書を多く扱う企業
長い契約書や規約から「特定の条項」「解除条件」「リスク箇所」を素早く抜き出したり要約したりするのに向いています。ただし、機密性の高い文書をクラウドに上げるときは、社内ポリシーやセキュリティ要件を必ず確認してください。 - 財務報告書や業務マニュアル、社内研修資料を扱う企業
分厚い財務レポートや社内マニュアル、トレーニング資料の要点把握・質問応答に適しています。「この報告書の主なリスクは？」「マニュアルの手順を要約して」といった使い方が効率的です。
＜ChatPDFの注意点＞
- 共有リンクにパスワードがない
ChatPDFの要約やチャット内容は、パスワードなしのリンクで簡単に共有できます。したがって、誤って社外のメンバーに機密情報を送信してしまった場合、深刻なトラブルにつながりかねないため注意が必要です。 - 機密性の高い文書の取り扱い
契約書や財務報告書、社内マニュアルなどの機密情報をアップロードする場合、第三者のクラウドサービスにデータを送ることになります。事前に企業のセキュリティポリシーを確認しておきましょう。
＜ChatPDFの料金体系＞
- Free：無料
- Plus Plan（月契約）：1,500円/月
- Plus Plan（年契約）：9,000円/年
【Copilot】Microsoft社が提供する生成AIサービス
＜Copilotの特徴・使い方＞
- Microsoft 365と連携できる
CopilotはMicrosoft 365に組み込まれた形で提供されています。そのため、ビジネスで頻繁に使われるWordやExcel、PowerPointといったサービス上で使用できるのが特徴です。 - 豊富な機能を利用できる
Copilotには、PDFファイルの要約だけでなく、スライドやメールの作成、データ分析など豊富な機能が備わっています。そのため、さまざまなシーンで活用可能です。
＜Copilotがおすすめな企業＞
- すでにMicrosoft 365を全社で活用している企業
WordやPowerPoint、Teamsなどを日常的に使っている企業は、新しいツールを覚える負担が少なく、社内データを踏まえた作業がスムーズにできます。 - 文書作成や会議、データ分析などの知識労働が多い企業
コンサルティングや企画、人事、マーケティングなど、提案書作成・議事録要約・メール下書き・Excel分析を日常的に実施する企業には向いています。
＜Copilotの注意点＞
- 情報をMicrosoftに使用される恐れがある
個人向けの無料版CopilotとCopilot Proでは、商用データ保護機能が含まれていません。そのため、ファイルやチャットの内容がMicrosoftによって使用される可能性がある点に注意が必要です。 - 記憶力がない
＜Copilotの料金体系＞
- Microsoft 365 Copilot Chat：無料
- Microsoft 365 Business Standard：4,228円/ユーザー/月（月払い）
- Microsoft 365 Business Premium：5,756円/ユーザー/月（月払い）
＜比較表＞PDF要約AIツール一覧
こちらは、おすすめのPDF要約AIツール3選の比較表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | ChatPDF | Copilot | |
|---|---|---|---|
| 特徴 | AIを活用してPDFの中身をナレッジ化できるツール | ChatGPTを応用したチャット形式のツール | Microsoft社が提供する生成AIサービス |
| 個人メモ中心orチーム共有 | チーム共有 | 個人メモ中心 | チーム共有 |
| 多機能型orシンプル特化型 | シンプル特化型（大手~中堅企業向け） | シンプル特化型 | 多機能型 |
| AI検索orキーワード検索 | AI検索 | AI検索 | AI検索 |
| 注意点 | 法人利用が前提なので、個人利用は不可 | 共有リンクにパスワードがない | 情報が使用される可能性がある |
| 料金 |
・無料トライアルあり ・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり ・有料プランは1,500円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり ・有料プランは4,228円/ユーザー/月(月払い）～ |
| 公式サイト | 「ナレカン」の詳細はこちら |
「ChatPDF」の詳細はこちら |
「Copilot」の詳細はこちら |
上記のように、ツールによって機能や特徴は異なります。そのため、自社に必要な機能やコストを踏まえたうえで慎重に検討しましょう。
PDF要約AIツールの選び方まとめ
ここまで、おすすめのPDF要約AIツールやPDF要約AIツールの選定ポイントを中心に紹介しました。
PDF要約ツールを活用することで、資料の確認時間を短縮できます。しかし、日本語対応していなかったりAIの精度やセキュリティが低かったりすると、情報を適切に要約できず認識の齟齬が生じかねません。
そこで、AIを使ってPDFの要約をするなら「高精度でセキュリティの高いツール」を導入しましょう。また、社内のパフォーマンスを向上させるには「要約した内容をナレッジとして活用できるか」も重要なポイントです。
こうした条件を満たすのが、AIを活用して要約した内容をナレッジとして蓄積可能なうえ、検索性に優れたツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、要約作業の時間を短縮しながら社内のナレッジを蓄積しましょう。
