近年、働き方改革によって、企業は業務改善を求められるようになりました。そのため、業務一覧表を作成して自社の業務フローを見直そうとする企業が増えています。
しかし、「業務一覧表をどのように作成すればいいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務一覧表の作成方法や無料のテンプレートを中心にご紹介します。
- 抜け漏れのない業務一覧表の作成方法を知りたい
- テンプレートを活用して短時間で業務一覧表を作りたい
- 業務の属人化を解消して業務効率を向上させたい
という方はこの記事を参考にすると、業務一覧表の作成方法だけでなく、一覧表を活用した業務の属人化を解消する方法もわかります。
目次
業務一覧表とは
業務一覧表とは、上記の画像のように各メンバーが担当する業務を一覧形式でまとめたものを指します。
業務一覧表では、部門ごとや業務内容ごとに情報を分類して整理します。たとえば、総務部であれば「広報」「採用」「備品管理」などが大分類にあたり、「広報」業務を分解すると「社外広報・社内広報・IR」のように中分類に分けられます。
中分類をさらに細分化すると、社外広報であれば「プレスリリースの配信・SNS運用・取材対応」のように業務内容が明確化するため、業務を誰が担当するのか・どの程度の工数が必要かまでもまとめやすくなるのです。
業務内容を一覧表にするメリット
業務内容を一覧表にするメリットは、すべての業務を可視化できることです。
業務が可視化されると、重複している業務や無駄なフローを見つけやすくなり、業務改善につなげられます。また、全体像を把握した業務の割り振りが容易になるため、特定の人に負荷が偏ることを防げるのです。
このように、業務一覧表を作ることで円滑に業務を進められるようになります。
業務一覧表の作成方法
業務一覧表は、以下の手順で進めていくとスムーズに作成できます。
- 業務をすべて洗い出す
- 部署やジャンルごとに業務を分類する
- 作業内容の詳細を記載する
まずは、思いつく業務をすべて書き出しましょう。部署や粒度にとらわれすぎず、とにかく思いつく限りの業務を挙げていくことが重要です。
次に、書き出した業務を部署やジャンルごとに分類し、業務の粒度を揃えます。
たとえば、不動産会社の営業部門が実施する住宅ローンの申請書類作成なら、「営業＞契約＞ローン申請」のように大分類・中分類・小分類の順で分類していきましょう。
最後に、作業項目の内容に一言で説明を添えましょう。また、「1人でできる業務」「有資格者しかできない業務」など、業務の難易度についての指標があれば併せて記載しておくと、振り分けするときに役立ちます。
以上の方法で業務一覧表を作成したら、最後に部署メンバーで見直して抜け漏れがないか確かめましょう。
業務一覧表のエクセルテンプレート3選
以下では、業務一覧表に使えるテンプレート3選をご紹介しています。業務一覧表を作りたいが、一から作成している時間がないという担当者の方は必見です。
業務一覧表テンプレート
こちらは、テンプレート祭りの業務一覧表テンプレートです。
定期業務の発生頻度を記載しておけるので、業務量を具体的にイメージできます。また、業務内容についてのメモも添えられます。
業務一覧表テンプレート
こちらは、総務の仕事応援ブログが提供する、無料ダウンロード可能な業務一覧表のテンプレートです。
シンプルかつ、各業務の担当者も管理できるため、社内の業務全体を俯瞰するのに便利です。また、マニュアルの保管場所も記載できるので、業務の引き継ぎもスムーズになります。
業務行程管理表のテンプレート
こちらは、楽しもうOfficeが提供している業務スケジュールの行程管理表のテンプレートです。
案件ごとの業務スケジュールを見積もることができるので、同時に複数のプロジェクトが進行しているときの業務管理に役立ちます。
業務分担表のテンプレート
こちらは、テンプレアが提供している業務分担表のテンプレートです。
プロジェクト内で発生した業務の分担を分かりやすくまとめられる点が特徴で、とくに複数の部署で作業を進める場合に役立ちます。
業務一覧表の作成・管理に最適なツール
以下では、業務一覧表の作成・管理に最適なツールをご紹介します。
エクセルで業務一覧表を作成すると、社内での共有にメールやチャットを使わなくてはならず、手間がかかります。また、情報を更新するたびに共有し直す必要があるうえ、最新のファイルがどれかわからなくなる恐れもあるのです。
そのため、エクセルよりも簡単に業務一覧表をリアルタイムで共有できるツールがあると便利です。ただし、多機能なツールだと使い方が複雑になりやすいので、シンプルな操作性のものを選びましょう。
したがって、業務一覧表を作成・管理するには、最も簡単に、自社の業務内容を一覧化できるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、表やチェックリストを挿入できるので、見やすい業務一覧表を作成できます。また、ノートには「タスク」を紐付けられるので、業務を割り振る場合も管理しやすいのです。
業務の属人化を解消する情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務を洗い出しするコツとは？
業務を洗い出し（棚卸し）するコツは、「現場メンバーにヒアリングしつつ、情報を書きだす」ことにあります。
業務の洗い出しを担当するのが、管理者や新人メンバーの場合、現場メンバーが実際に対応している業務を把握しきれていない可能性があります。そのため、ヒアリングしながら業務の流れを整理すると抜け漏れが起こりにくくなるのです。
また、ヒアリングするときには情報をその場で書き出すと、ヒアリングを受けるメンバーも理解しやすくなります。書き出すときには、「時系列順に業務内容を書く」「近しい業務はグルーピングする」工夫をして、情報を視覚的に分かりやすくまとめましょう。
業務一覧表テンプレートまとめ
これまで、業務一覧表の作成方法やテンプレートを中心にご紹介しました。
エクセルでは、テンプレートを活用して業務一覧表を作成できますが、共有や管理にほかのツールを使わなくてはならず、手間がかかります。また、内容の更新をするたびにファイルを共有し直さなくてはならず、最新の情報を見落とす恐れがあります。
そこで、業務一覧表の作成から関連するマニュアルの共有までできるITツールを導入しましょう。また、業務の振り分けやタスク管理がしやすいかも重要なポイントです。
結論、自社の業務一覧表を作成・管理するなら、シンプルな操作で業務一覧表を作成し、メンバーのタスクも一覧で把握できる情報管理ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、わかりやすい業務一覧表を作成しましょう。
