業務を正確に進めるには、担当業務や進捗状況を一覧で見える化し、誰が何を担当しているのかを明確に管理することが重要です。しかし、管理方法が統一されていないと、業務の抜け漏れや担当者の負担偏りが発生しやすくなります。
実際に、「業務一覧表をどのように作成・管理すればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務一覧表の作成方法や無料のテンプレートを中心にご紹介します。
- 特定のスタッフに業務が偏っており、内容を可視化したい現場リーダー
- 無駄な業務を洗い出し、組織全体の業務プロセスを見直したい総務担当者
- Excelで一覧表を作ったものの、誰も見ないファイルになって困っている管理者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、業務一覧表の作成方法だけでなく、一覧表を活用した業務の属人化を解消する方法も分かります。
目次
業務一覧表とは
業務一覧表とは、上記の画像のように各メンバーが担当する業務を一覧形式でまとめたものを指します。
業務一覧表では、部門ごとや業務内容ごとに情報を分類して整理します。たとえば総務部の場合、「広報」「採用」「備品管理」などが大分類にあたり、「広報」をさらに分けると、中分類として「社外広報・社内広報・IR」などに分類できます。
さらに、中分類を細分化すると、社外広報であれば「プレスリリースの配信・SNS運用・取材対応」などに分けられます。このように、業務内容を明確化することで、”業務を誰が担当するのか・どの程度の工数が必要か”を把握しやすくなるのです。
業務内容を一覧表にするメリット
業務内容を一覧表にする最大のメリットは、誰が何の仕事を抱えているかがひと目で分かり、急な欠勤があっても現場が混乱しないことです。
業務一覧表があれば、各メンバーの担当業務と手順が可視化されるため、特定の担当者しか対応できない「属人化」を防げます。そのため、担当者の急な欠勤時でもほかの人が表を見ながら対応をカバーでき、業務が止まる心配がありません。
また、業務量がひと目で分かるため、偏りを防ぎ、全員にバランス良く仕事を割り振ることが可能です。このように、業務一覧表を作ることで不測の事態にも全員でカバーし合える環境を作り、適切な業務バランスを維持できます。
業務一覧表の作成方法
業務一覧表は、以下の手順で進めていくとスムーズに作成できます。
- 業務をすべて洗い出す
まずは、思いつく業務をすべて書き出しましょう。部署や粒度にとらわれすぎず、とにかく思いつく限りの業務を挙げていくことが重要です。 - 部署やジャンルごとに業務を分類する
次に、書き出した業務を部署やジャンルごとに分類し、業務の粒度を揃えます。たとえば、不動産会社の営業部門が実施する住宅ローンの申請書類作成なら、「営業＞契約＞ローン申請」のように大分類・中分類・小分類の順で分類していきましょう。 - 作業内容の詳細を記載する
最後に、作業項目の内容に一言で説明を添えましょう。また、「1人でできる業務」「有資格者しかできない業務」など、業務の難易度についての指標があれば併せて記載しておくと、振り分けするときに役立ちます。
以上の手順で業務一覧表を作成したら、最後に部署メンバーで見直して抜け漏れがないか確かめましょう。
業務一覧表を作成するときのコツ
以下では、業務一覧表を作成するときのコツをご紹介します。「手順は理解しているが、うまく作成できない」という方は参考にしましょう。
- 現場にヒアリングして業務を洗い出す
業務を洗い出すときは、現場メンバーにヒアリングしながら「時系列順に業務内容を書く」「近しい業務はグルーピングする」などの工夫を取り入れましょう。これにより、管理者や新人でも業務の流れを漏れなく把握できるようになります。 - 誰が見ても理解できる内容にする
業務一覧表は、誰が見ても同じ業務をイメージできるように作成することが重要です。管理者の視点だけでなく、現場のメンバーや、一度も業務を経験していない新入社員でも理解できるよう、分かりやすい表現や説明を心がけましょう。 - 定期的に見直す
マニュアルなどと同様に、業務一覧表も業務内容の変化に合わせて常に最新の状態に保つことが重要です。内容が実際の業務とズレてしまうと、形骸化してしまう恐れがあるため、半期ごとなど定期的な見直しのタイミングを設定しておきましょう。
以上のコツを踏まえて、分かりやすく活用される業務一覧表を作成し、適切に運用しましょう。
＜無料＞業務一覧表のExcelテンプレート3選
以下では、無料で使える業務一覧表のExcelテンプレート3選をご紹介します。「業務一覧表を作りたいが、一から作成している時間がない」という担当者の方は必見です。
業務一覧表｜業務量を把握しやすいシンプルなテンプレート
こちらは、テンプレート祭りが提供する、シンプルなデザインの業務一覧表テンプレートです。
定期業務発生頻度を記載しておけるので、業務量を具体的にイメージ可能です。また、業務内容についてのメモも添えられます。
行程管理表｜案件のスケジュール管理に役立つテンプレート
こちらは、楽しもうOfficeが提供している、業務スケジュールの行程管理表のテンプレートです。
案件ごとの業務スケジュールを見積もることができるので、同時に複数のプロジェクトが進行しているときの業務管理に役立ちます。
業務分担表｜プロジェクトの業務分担が見やすいテンプレート
こちらは、テンプレアが提供している業務分担表のテンプレートです。
プロジェクト内で発生した業務の分担を分かりやすくまとめられる点が特徴で、とくに複数の部署で作業を進める場合に役立ちます。
どれが最適？業務一覧表を作成・管理する3つの方法
以下では、業務一覧表を作成・管理する3つの方法をご紹介します。自社の規模や目的に最適な方法を見つけましょう。
【手軽さ重視】紙
「紙」での管理は、特別なITスキルやツールが不要で、誰でも今すぐ始められる手軽さが最大のメリットです。
たとえば、ノートやプリントに業務を書き出すだけで管理できるため、現場にいるメンバーでもその場で記録できます。しかし、内容を修正するたびに書き直す必要があり、業務量が増えると一覧表が見づらくなります。
また、紙を持っている人しか内容を確認できないため、「担当変更が伝わっていない」「最新版がどれかわからない」といったトラブルも起こりがちです。さらに、紙の紛失や破損によって情報が失われるリスクもあります。
このように、紙での管理は導入のハードルが最も低い反面、チーム全体での情報共有やアップデートには不向きであるという点に注意が必要です。
【個人利用向け】Excel
「Excel」での管理は、多くの人が使い慣れているため導入しやすく、個人のタスクやスケジュールを細かくカスタマイズして管理するのに最適です。
たとえば、関数や色分けを使って自分好みの見やすい表を簡単に作ることができます。しかし、同時編集が難しいため、各自が保存していくうちに「どれが最新版か分からない」「ファイルが増えすぎて管理が大変」という状況になりやすいデメリットがあります。
このように、Excelは個人が手元で管理するには便利な反面、チーム全体で最新の状況を常に共有・管理するのには不向きと言えます。
【チーム利用向け】ITツール
「ITツール」での管理は、リアルタイムでの情報共有と一元管理に優れており、チーム全体での業務進捗を可視化するのに最も適しています。
たとえば、クラウド上で同時編集ができるため、常に最新の状況を共有でき、通知機能で確認漏れも防げます。一方で、導入時には操作方法を社内へ周知する必要があり、全員が使い方を理解するまで一定の時間がかかります。
また、月額費用が発生するツールの場合、金銭的コストも考慮しなければなりません。このように、ITツールは導入時の教育やコストは必要ですが、業務の属人化を防ぎ、複数人で最新情報を共有しながら運用する方法として最も適しています。
業務一覧の失敗しないツールの選び方
以下では、業務一覧のツール選びで失敗しないための2つのポイントをご紹介します。ツールの新規導入や見直しを検討中の方は、以下を参考にツールを選定しましょう。
説明書なしで誰でもすぐ使えるか
ツールの選定において最も重要なのは、マニュアルを読まなくても直感的に操作でき、チームの全員がすぐに使いこなせるかどうかです。
多機能で操作が複雑なツールだと、一部の担当者しか利用しなくなり、結局は紙やExcel管理中心の運用に戻ってしまいます。たとえば、業務を確認・更新するだけで手間がかかるツールでは、現場の担当者は面倒に感じ、Excelでの運用をやめてしまいます。
一方、誰でも迷わず確認・入力できるツールであれば、更新漏れが減り、常に最新の業務一覧をチーム全員で共有できます。このように、「誰でも迷わずすぐ使えるシンプルさ」を重視して選ぶことが、ツールをチーム内に定着させるポイントです。
外出先からスマホで簡単に確認できるか
ツールの運用を定着させるためには、オフィス内だけでなく、外出先からでもスマートフォンで手軽に業務内容を確認・更新できるかどうかも重要です。
PCがなければ確認・更新できないツールでは、出先で最新の情報を確認できなかったり、帰社するまで情報を反映できなかったりして、古い情報をもとに業務が進んでしまう恐れがあります。
一方、営業先や現場への移動中に担当業務や進捗状況を確認したり、急な担当変更や期限の変更をスマホからすぐに反映したりできれば、関係者全員が常に最新の業務一覧を確認できます。
このように、場所を問わずスマホで業務一覧を確認・更新できるツールを選ぶことで、情報共有の遅れを防ぎ、急な予定変更にもスムーズに対応できます。
【必見】業務一覧表の作成・管理に最適なツール
以下では、業務一覧表の作成・管理を最もシンプルかつスマートに実践できるツールをご紹介します。
業務の不透明さや属人化を放置すると、特定のメンバーに負担が偏り、急な欠員時に周囲がフォローできません。こうした課題を解決しようとExcelで業務一覧表を作成しても、ファイルを開かなければ内容を確認できず、過去のデータも探しにくくなりがちです。
また、Excelはスマホからの編集・閲覧がしづらいため更新の手間が増え、リアルタイムな共有が難しくなります。こうした個人の努力や運用ルールだけに頼って、全員が常に最新の状態を維持し続けるのには限界があるのです。
そこで重要なのが、PCやスマホから誰でも瞬時にアクセスでき、特別なIT知識がなくてもすぐ使えるシンプルな仕組みを作ることです。新しく入ったメンバーでも「誰が何の仕事をしているか」が一目で分かる状態が理想と言えます。
こうした条件に最も当てはまるのが、業務一覧を「ノート」で簡単に管理できる情報共有ツールの「Stock」です。Stockは「1テーマ1ノート」の形式で業務内容や手順をシンプルにまとめられるため、情報が迷子にならず、ITに不慣れなスタッフでもすぐに使いこなせるようになります。
業務の属人化を解消する情報共有ツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務一覧表の無料テンプレートと失敗しない管理ツールまとめ
これまで、業務一覧表の作成方法やテンプレートを中心にご紹介しました。
Excelでは、テンプレートを活用して業務一覧表を作成できますが、共有や管理にほかのツールを使わなくてはならず、手間がかかります。また、内容の更新をするたびにファイルを共有し直す必要があるため、最新の情報を見落とす恐れがあるのです。
そこで、「業務一覧表の作成から共有・管理までを一元化できるITツール」を導入しましょう。加えて、業務一覧表を運用するうえでは、”業務の振り分けやタスク管理がしやすいか”も重要なポイントです。
結論、自社の業務一覧表を作成・管理するなら、シンプルな操作で業務一覧表を作成・共有でき、メンバーのタスクも一覧で把握できる情報管理ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、分かりやすい業務一覧表を作成して業務改善を実現しましょう。
