伝わる週報の書き方｜基本項目と職種別の例文を徹底解説！

週報（週次報告書）は、業務の進捗や課題、今後の予定を上司やチームに共有するための重要な報告書です。定期的に作成することで、業務の振り返りができるだけでなく、チーム内の情報共有や認識のズレの防止にもつながります。

しかし、実際には「何を書けばいいのか分からず、毎週作成に時間がかかってしまう」「読み手に伝わる週報の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、週報に書くべき基本項目・伝わりやすい週報を書くコツ・職種別の週報の例文を中心にご紹介します。

この記事でわかること

• 伝わりやすい週報の書き方のコツは、5W1Hと具体的数値を意識する、課題・原因・次の行動をセットで書く、テンプレートを活用するなどがあります。
• 週報を毎週書くのが大変になる原因は、毎回ゼロから文章を考えている、過去の週報を探しにくい、提出・確認・共有が個別に実施されているの3つです。
• 情報共有ツール「Stock」は、週報のテンプレートを登録し手軽に週報が作成できるほか、高い検索機能があるため「作って終わり」にしない週報管理が可能です。

週報に書くべき基本項目

週報に書くべき基本項目は以下の通りです。各項目別にNG例とOK例を紹介しています。

業務内容をただ並べるのではなく、「何を目標にしたか」「どのような成果が出たか」「何が課題なのか」「次に何をするのか」まで具体的に書きましょう。

伝わりやすい週報を書く5つのコツ

ここでは、伝わりやすい週報を書く5つのコツを解説します。「やったこと」の羅列ではなく、成果・課題・次の行動が伝わる書き方を知りたい方は必見です。

コツ1｜簡潔さを意識する

1つ目のコツは、簡潔さを意識することです。

週報は作成そのものが目的ではなく、社員に共有することが重要なので、読み手に配慮して簡潔にまとめる必要があります。たとえば、箇条書きで記載すると、要点をシンプルにまとめられるので情報が正確に伝わりやすいです。

このように、週報は簡潔に書いて、読み手にストレスを与えないことを心がけましょう。

コツ2｜5W1Hで記載する

2つ目のコツは、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）をすべて満たすように意識することです。

業務内容だけを記載しても、「何に関する打ち合わせなのか」や「どの顧客への訪問なのか」が明確でなければ、読み手が内容を理解するのは困難です。したがって、5W1Hを踏まえて、具体的に書きましょう。

また、数値などの定量的な表現を含めることで、より客観性のある内容になります。このように、週報を書くうえでは、具体的かつ定量的な表現にすることが重要です。

コツ3｜フィードバックを得る

3つ目のコツは、上司からフィードバックを得ることです。

上司や他のメンバーから意見をもらうと、自分では気づかなかった課題や解決策が見つかり、より質の高い週報を作れます。したがって、週報を作成したら、社員からフィードバックをもらう機会を設けましょう。

たとえば、情報共有ツール「Stock」で週報を作成すると、報告書ごとにやりとりできる”コメント”機能でフィードバックを得られて、今後の改善につなげやすいです。

コツ4｜テンプレートを活用する

4つ目のコツは、テンプレートを活用することです。

テンプレートを使えば、「何を書くべきか分からない」と悩む人も、決められた項目に沿って書くだけですぐに週報を作成できます。また、社内で共通のテンプレートを利用すれば、全社員の週報のフォーマットを統一でき、読み手にも分かりやすいです。

したがって、フォーマットのばらつきを防ぎつつ、週報作成の時間を短縮するためにも、テンプレートを使いましょう。

コツ5｜ITツールを活用する

5つ目のコツは、ITツールを活用することです。

週報を紙で作成すると、修正に手間がかかるだけでなく、離れた場所にいる社員との共有が困難です。さらに、デジタルのように、検索にかけて情報を探すことができないので、見たい週報を取り出すのに時間がかかります。

また、Word・Excelの週報をメールで共有する方法では、ファイル形式で管理するゆえに、似た名前のファイルが増えて情報が埋もれてしまったり、中身を確認するために一つひとつのファイルを開かなければならなかったりします。

一方、「ノート形式で週報を作成できるITツール」であれば、都度ファイルを開く手間がかからず、共有もスムーズです。

職種・立場別｜分かりやすい週報の例文

以下では、分かりやすい週報の例文を職種別に紹介します。下記の例は「Stock」の「ノート」に”コピー＆ペースト”し、テンプレートとして登録することが可能です。

営業職の週報例

以下は、営業職の週報例です。

具体的な商品名や会社名を書くことで、上司や他のメンバーに詳細な状況を伝えることができます。顧客の特徴や属人化してしまいがちなナレッジの共有も重要です。

事務・バックオフィス職の週報例

以下は、事務職の週報例です。

事務・バックオフィス業務では「問題なく処理できた」こと自体が重要な成果になるケースもあります。正確性・処理量・期限を中心に伝えることが重要です。

管理職・チームリーダーの週報例

以下は、管理職・チームリーダーの週報例です。

管理職・チームリーダーの週報は、自分が何をしたかはもちろん、「チームがどう進んだか」「何が課題か」「次にどう動くか」を伝えることが重要です。

研修中の新人の週報例

以下は、研修中の新人の週報例です。

研修中の場合は課題の部分を充実させ、次週以降にやるべきことを明確にしましょう。

週報を毎週書くのが大変になる原因

週報を毎週書くのが大変になる原因として、以下の3つが挙げられます。

・毎回ゼロから文章を考えている
週報を書くたびに「今週は何を書こう」と項目の構成から考えていると、書き始めるまでに時間がかかります。また、前週と似た業務を行っていても、表現を一から考え直してしまい、同じ作業を繰り返すことになります。

・過去の週報を探しにくい
週報がメールやチャットに散らばって保存されていると、「先月の進捗を確認したい」と思っても、該当する週報を見つけ出すまでに時間がかかります。その結果、前週の内容を参考にできず、毎回新しく書き起こすことになってしまいます。

・提出・確認・共有が個別に実施されている
週報をメールで上司に提出し、確認後に別途チームへ共有している場合、同じ内容を複数の場所に送る手間が発生します。さらに、上司からの確認状況が分からないと、「提出したか」「見てもらえたか」を確認する連絡も必要になります。

週報作成の負担は、文章力の問題ではありません。書く型や保管、共有の仕組みを整えることで解決できます。そのため、週報のテンプレートを用意し、保存場所を1つにまとめられる「Stock」のようなツールが求めらているのです。

週報を「書いて終わり」にしないための管理方法

以下では、週報を「書いて終わり」にしないための管理方法をご紹介します。

週報を適切に運用できないと蓄積した週報を必要な時に活用できません。また、メンバーごとに週報の書き方が異なると、上司が要点を読み取る負担も増えていきます。

しかし、WordやExcelで週報を作成してメールで提出する方法では、毎週ファイルを作成・保存する手間がかかり、提出された週報も個別に管理されがちです。チャットで共有する方法も、日々のメッセージに埋もれ、過去の週報を探すことが難しいです。

そのため、週報のテンプレートを自社で用意し、チームで同じ形式の情報を記録・共有・蓄積できる環境を整えることが欠かせません。こうした条件に当てはまるのが、シンプルな操作で誰でも簡単に振り返りやすい週報を作れるツール「Stock」です。

Stockの「ノート」には、あらかじめ作成した「テンプレート」で手軽に週報を作れるうえ、記載した情報はリアルタイムで共有されます。さらに、年度や部署ごとに整理できる「フォルダ」や精度の高い「検索機能」で、目的の週報がすぐに見つかるのです。

ITに慣れていない新人でも説明なしで使える「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

Stockを使った週報の書き方

ここでは、「Stock」での週報の例と書き方を解説します。下の画像はStockで作成した週報の例です。

以下の手順を追えば、画像のように見やすい週報を簡単に作れます。

1．はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。

2．[＋新規ノート] から画面下の [テンプレート] をクリックして、登録しておいた週報のテンプレートを選択します。

3．テンプレートに沿って記載すれば、業務週報の完成です。

このように、Stockを使えば自作のテンプレートで見やすい週報を簡単に作れます。

週報の書き方のコツと例文まとめ

ここまで、伝わりやすい週報の書き方やコツを中心にご紹介しました。

伝わりやすい週報の書き方のコツは、「5W1Hと具体的数値を意識する」「課題・原因・次の行動をセットで書く」などが挙げられます。また、職種や立場別によって、テンプレートや例文を活用していくことが欠かせません。

しかし、WordやExcelで週報を作成してメールで提出する方法では、毎週ファイルを作成・保存する手間がかかり、提出された週報も個別に管理されがちです。

なかでも、週報の作成・共有・管理に最適なのは、各部署に適した週報テンプレートで簡単に週報を作成し、高い検索機能で目的の週報にすぐにたどり着ける「Stock」です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の週報業務を効率化しましょう。