【例文・フォーマットあり】週報の書き方とは？日報との違いも紹介

業務の定期的な振り返りとして、多くの企業が「週報」を取り入れています。週報を作成すると、業務の進捗を他の社員に共有できるだけでなく、ノウハウとして社内に蓄積されるので、業務改善や生産性の向上にも役立つのです。

 

しかし、「業務に役立つ週報を作成したいが、書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、週報の書き方やコツを中心にご紹介します。

 

という方はこの記事を参考にすると、週報の上手な書き方が分かり、自社の週報業務を効率化できます。

週報とは、社員の業務内容や進捗、課題などを1週間単位で報告する書類です。以下では、「日報との違い」や「週報を書く目的」を解説します。

週報と日報では、「報告の頻度」と「情報量」に違いがあります。

 

週報は週ごとに提出する書類で、1週間の業務内容を大まかに記載します。一方、日報は毎日提出する書類で、その日の業務内容を詳細に記載するので、週報よりも多くの情報量を含んでいるのです。

 

このように、週報と日報では、”報告の頻度”や”記載する情報の量”が異なります。ただし、いずれも「業務進捗の共有や振り返りを目的とする点」では同じなのです。

週報を書く目的として、以下の3つが挙げられます。

 

このように、週報は「進捗共有」だけでなく、「業務改善」や「ナレッジ蓄積」にも役立つ重要な書類なのです。

ここでは、例文・フォーマットを使った週報の書き方を解説します。週報に書くべき項目も紹介するので、書き方が分からず悩んでいる方は必見です。

週報に書くべき項目は、「週間目標」「業務内容」「振り返り・反省点」「次週の目標」です。各項目の役割や注意点を確認し、週報を業務の効率化に活用しましょう。

 

• 週間目標
一週間の目標を最初に明記しておくことで、達成度や反省点・進捗状況を目標値と照らし合わせて正確に把握できます。
• 業務内容
1日ごとの進捗を客観的に詳しく書きましょう。おこなったこととその結果について、事実のみを書くよう意識することで、誰が見ても分かりやすい週報になります。
• 振り返り・反省点
ここでは業務中に気が付いたことや、改善点を明確にします。次につなげることを意識して具体的に改善策を書くと、業務品質の向上につながります。
• 次週の目標
上の項目をもとに、次週の目標を設定します。最終的な目標から逆算し、具体的かつ定量的な目標を設定することで、業務を計画的に進められるのです。

 

上記以外にも、必要に応じて項目を追加し、抜け漏れのない構成にしましょう。また、箇条書きや定量的な表現を活用すると、見やすい週報を作成することができます。

以下は営業職の週報の例です。営業職の場合、具体的な商品名や会社名を丁寧に書くことで、上司や他のメンバーに詳細な状況を伝えることができます。

 

• 2月1日（月）
開発部との商品Aに関するミーティング、メール対応
B社への商品Aの売り込み
• 2月2日（火）
新規顧客への訪問営業10件
• 2月3日（水）
C社の〇〇に関するクレーム対応
• 2月4日（木）
商品Dに関するミーティング
訪問営業5件
• 2月5日（金）
開発部とのミーティング
新規顧客への訪問営業10件

• B社は商品Aの導入に前向きだったが、新規顧客は獲得できなかった。商品Aの売り込みの仕方は今後も改善の余地がある。
• C社へのクレーム対応による遅れで、営業件数は25件となり、目標の30件を達成できなかった。

• 商品Aの新規顧客獲得に向けての営業30件
• E社へのサンプルに関するヒアリング
• 商品Dに関するミーティング

• ○日までに提案書の確認をお願いいたします。

 

週報を活用して、進捗だけでなく顧客の特徴や属人化してしまいがちなナレッジをメンバーと共有しましょう。また、上記の例は「Stock」の「ノート」に”コピー＆ペースト”し、テンプレートとして登録することでいつでも使えるのです。

以下は、事務職の週報の例です。週報を書くときは、誰が読んでもわかるよう定量的に書くことが重要です。

 

• 2月1日（月）
取引先情報のデータ入力（30件）
重要書類の整理（10件）
社内メール対応・電話対応
• 2月2日（火）
取引先情報のデータ入力（30件）
社内メール対応・電話対応
• 2月3日（水）
データ入力の残り（20件）
書類整理（5件）
企画Bに関するクレーム対応
• 2月4日（木）
書類整理（5件）
取引先情報のデータ更新（完了）
社内メール対応・電話対応
• 2月5日（金）
書類整理の最終確認（5件）
営業部の成績管理
社内メール対応・電話対応

• データ入力作業は予定通り進んだが、書類整理が遅れた。時間配分に改善が必要だと感じている。
• 営業部の成績管理表が見にくいと意見をもらった。

• 書類整理の残り（30件）の完了
• 営業部の成績管理についてミーティング・新版の成績管理表の完成

• 書類整理が進まなかった分、次週は作業時間を見直し、効率化を目指す。
• 営業部とのミーティングは2/8の12時から第二会議室で行う。

 

上の備考欄のように、次週の予定で重要なものがあったら週報に書いておくことで、メンバーも確認できます。

以下は、研修中の新人の例です。研修中の場合は振り返り・反省点の部分を充実させ、次週以降にやるべきことを明確にしましょう。

 

 

• 2月1日（月）
研修資料の確認と理解（2時間）
先輩からの指導を受ける（データ入力の基本操作）
• 2月2日（火）
先輩に指導を受けながら、データ入力作業（20件）
初めての社内メール対応（5通）
• 2月3日（水）
実際のデータ入力作業（10件）
メール対応の練習（5通）
• 2月4日（木）
データ入力作業（30件）
メール対応のサポート（先輩に確認後、2通返信）
• 2月5日（金）
データ入力作業（40件）
研修内容に基づいた確認テストを受ける
先輩に一週間の進捗報告

• データ入力作業は思ったよりも時間がかかったが、少しずつ慣れてきた。
• メール対応では指摘０にはできなかったため、ビジネスメールの基本の資料を復習する。
• 確認テストは合格点を取れた。間違えた部分は来週までに確認する。

• メール対応を自分で完結できるように練習
• 研修で学んだ内容を実務に活かすため、復習と自習を進める

• 研修内容が豊富で少し忙しく感じたが、積極的に質問して理解を深めることができた。
• 来週は、より自立して業務をこなせるよう、引き続き努力する。

 

週報は上司とのコミュニケーションの場にもなります。読み手がいることを意識して、簡潔にかつ分かりやすく書きましょう。

ここでは、週報を上手く書く5つのコツを解説します。以下のコツを参考にすると、新人でも簡単に見やすい週報を作れるので必見です。

週報を書くときには、簡潔さを意識しましょう。

 

週報は作成そのものが目的ではなく、社員に共有することが重要なので、読み手に配慮して簡潔にまとめる必要があります。たとえば、箇条書きで記載すると、要点をシンプルにまとめられるので情報が正確に伝わりやすいです。

 

このように、週報は簡潔に書いて、読み手にストレスを与えないことを心がけましょう。

5W1Hを意識すると、情報に抜け漏れのない週報を作れます。

 

業務内容を記載しても、「何に関する打ち合わせなのか」や「どの顧客への訪問なのか」が明確でなければ、読み手が内容を理解するのは困難です。したがって、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を踏まえて、具体的に書きましょう。

 

また、数値などの定量的な表現を含めることで、より客観性のある内容になります。このように、週報を書くうえでは、具体的かつ定量的な表現にすることが重要です。

フィードバックを得れば、より内容をブラッシュアップできます。

 

上司や他のメンバーから意見をもらうと、自分では気づかなかった課題や解決策が見つかり、より質の高い週報を作れます。したがって、週報を作成したら、社員からフィードバックをもらう機会を設けましょう。

 

たとえば、情報共有ツール「Stock」で週報を作成すると、報告書ごとにやりとりできる”コメント”機能でフィードバックを得られて、今後の改善につなげやすいです。

テンプレートを活用することも重要なポイントです。

 

テンプレートを使えば、「何を書くべきか分からない」と悩む人も、決められた項目に沿って書くだけですぐに週報を作成できます。また、社内で共通のテンプレートを利用すれば、全社員の週報のフォーマットを統一でき、読み手にも分かりやすいです。

 

したがって、フォーマットのばらつきを防ぎつつ、週報作成の時間を短縮するためにも、テンプレートを使いましょう。

週報を管理するうえでは、ITツールの活用も必須です。

 

週報を紙で作成すると、修正に手間がかかるだけでなく、離れた場所にいる社員との共有が困難です。さらに、デジタルのように、検索にかけて情報を探すことができないので、見たい週報を取り出すのに時間がかかります。

 

また、Word・Excelの週報をメールで共有する方法では、ファイル形式で管理するゆえに、似た名前のファイルが増えて情報が埋もれてしまったり、中身を確認するために一つひとつのファイルを開かなければならなかったりします。

 

一方、「ノート形式で週報を作成できるITツール」であれば、都度ファイルを開く手間がかからず、共有もスムーズです。

以下では、最も簡単に週報を作成・共有できるツールをご紹介します。

 

週報に業務の反省点や翌週の目標を記載すれば、振り返ることで業務改善に活用できます。つまり、週報を適切に運用するには、必要な項目に抜け漏れが出ないようにメンバーが記載することが重要なのです。

 

そこで、テンプレート機能のついたITツールを活用すれば、誰でも体裁の整った週報を作れます。しかし、週報はITに不慣れなメンバーも利用するので、「シンプルで簡単に扱えるITツール」を使いましょう。

 

結論、自社の週報業務には、シンプルな操作で誰でも簡単に振り返りやすい週報を作れるツール「Stock」一択です。

 

Stockの「ノート」には、あらかじめ作成した「テンプレート」で手軽に週報を作れるうえ、記載した情報はリアルタイムで共有されます。さらに、”年度”や”部署”ごとに整理できる「フォルダ」や精度の高い「検索機能」で、目的の週報がすぐに見つかるのです。

 

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

ここでは、「Stock」での週報の例と書き方を解説します。下の画像はStockで作成した週報の例です。

 

 

以下の手順を追えば、画像のように見やすい週報を簡単に作れます。

このように、Stockを使えば自作のテンプレートで見やすい週報を簡単に作れます。

ここまで、分かりやすい週報の書き方や例文を中心にご紹介しました。

 

分かりやすい週報の書き方としては、定量的な目標を設定したうえで、業務内容や振り返りを過不足なく記載することが大切です。また、テンプレートを活用すると、作成の工数を大幅に減らせます。

 

しかし、週報をWordやExcelで管理していては、ファイルが埋もれたり共有に時間がかかったりと面倒です。したがって、”ノート形式で情報管理できるITツール”を使い、スピーディに週報を作成・共有しましょう。

 

結論、自社が導入すべきなのは、記載した情報がリアルタイムで共有される”ノート”と、テーマごとに情報管理できる”フォルダ”を兼ね備えた「Stock」一択です。

 

ぜひ「Stock」を導入して、自社の週報業務を効率化しましょう。