業務の定期的な振り返りとして、多くの企業が「週報」を取り入れています。週報を作成すると、業務の進捗を他の社員に共有できるだけでなく、ノウハウとして社内に蓄積されるので、業務改善や生産性の向上にも役立つのです。
しかし、「業務に役立つ週報を作成したいが、書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、週報の書き方やコツを中心にご紹介します。
- 週報の例文やフォーマットを参考にしたい
- 分かりやすい週報を書くコツを知りたい
- 手間をかけずに週報を作成できる方法があれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、週報の上手な書き方が分かり、自社の週報業務を効率化できます。
目次
週報（週次報告書）とは
週報とは、社員の業務内容や進捗、課題などを1週間単位で報告する書類です。以下では、「日報との違い」や「週報を書く目的」を解説します。
週報と日報の違い
週報と日報では、「報告の頻度」と「情報量」に違いがあります。
週報は週ごとに提出する書類で、1週間の業務内容を大まかに記載します。一方、日報は毎日提出する書類で、その日の業務内容を詳細に記載するので、週報よりも多くの情報量を含んでいるのです。
このように、週報と日報では、”報告の頻度”や”記載する情報の量”が異なります。ただし、いずれも「業務進捗の共有や振り返りを目的とする点」では同じなのです。
週報を書く3つの目的
週報を書く目的として、以下の3つが挙げられます。
- 業務進捗を共有するため
- 業務を改善するため
- ナレッジを蓄積するため
週報を作れば、進捗を社内で共有して、社員間の連携を強化できます。また、進捗に関して個別に何度もやりとりする必要がなくなるのです。
週報には、業務の「振り返り」や「反省点」も記載します。そのため、業務課題を洗い出して、今後の改善につなげられるのです。
週報を通して、作業の進め方や失敗例などのナレッジが蓄積されることで、作業時間の短縮やミスの再発防止につなげられます。
このように、週報は「進捗共有」だけでなく、「業務改善」や「ナレッジ蓄積」にも役立つ重要な書類なのです。
＜例文・フォーマット＞分かりやすい週報の書き方
ここでは、例文・フォーマットを使って週報の書き方を解説します。
週報には、「週間目標」「業務内容」「振り返り」「次週の目標」の項目を記載しましょう。また、以下の例文のように箇条書きで見やすくまとめたり、定量的な表現を使ったりすると、読み手へ正確に情報が伝わります。
業務週報
〇月〇日〇曜
所属：__________________
氏名：__________________
＜週間目標＞
商品Aの新規顧客獲得に向けた営業50件
＜業務内容＞
- 2月1日（月）
- 2月2日（火）
- 2月3日（水）
- 2月4日（木）
- 2月5日（金）
開発部との商品Aに関するミーティング、メール対応
B社への商品Aの売り込み
新規顧客への訪問営業10件
C社の〇〇に関するクレーム対応
商品Dに関するミーティング
訪問営業5件
開発部とのミーティング
新規顧客への訪問営業10件
＜振り返り・反省点＞
・B社は商品Aの導入に前向きだったが、新規顧客は獲得できなかった。商品Aの売り込みの仕方は今後も改善の余地がある。
・C社へのクレーム対応による遅れで、営業件数は25件となり、目標の30件を達成できなかった。
＜次週の目標＞
・商品Aの新規顧客獲得に向けての営業30件
・E社へのサンプルに関するヒアリング
・商品Dに関するミーティング
＜備考＞
○日までに提案書の確認をお願いいたします。
以上のほかにも、必要に応じて独自の項目を加えて、抜け漏れのない構成にしましょう。また、上記のフォーマットは、「ナレカン」の「記事(ノート)」に”コピー＆ペースト”してすぐに使えるうえ、テンプレートとして登録もできるのでおすすめです。
新人必見！週報を上手く書くコツ
ここでは、週報を上手く書く5つのコツを解説します。以下のコツを参考にすると、新人でも簡単に見やすい週報を作れるので必見です。
コツ1｜簡潔さを意識する
週報を書くときには、簡潔さを意識しましょう。
週報は作成そのものが目的ではなく、社員に共有することが重要なので、読み手に配慮して簡潔にまとめる必要があります。たとえば、箇条書きで記載すると、要点をシンプルにまとめられるので情報が正確に伝わりやすいです。
このように、週報は簡潔に書いて、読み手にストレスを与えないことを心がけましょう。
コツ2｜5W1Hで記載する
5W1Hを意識すると、情報に抜け漏れのない週報を作れます。
業務内容を記載しても、「何に関する打ち合わせなのか」や「どの顧客への訪問なのか」が明確でなければ、読み手が内容を理解するのは困難です。したがって、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を踏まえて、具体的に書きましょう。
また、数値などの定量的な表現を含めることで、より客観性のある内容になります。このように、週報を書くうえでは、具体的かつ定量的な表現にすることが重要です。
コツ3｜フィードバックを得る
フィードバックを得れば、より内容をブラッシュアップできます。
上司や他のメンバーから意見をもらうと、自分では気づかなかった課題や解決策が見つかり、より質の高い週報を作れます。したがって、週報を作成したら、社員からフィードバックをもらう機会を設けましょう。
たとえば、情報共有ツール「ナレカン」で週報を作成すると、報告書ごとにやりとりできる”コメント”機能でフィードバックを得られて、今後の改善につなげやすいです。
コツ4｜テンプレートを活用する
テンプレートを活用することも重要なポイントです。
テンプレートを使えば、「何を書くべきか分からない」と悩む人も、決められた項目に沿って書くだけですぐに週報を作成できます。また、社内で共通のテンプレートを利用すれば、全社員の週報のフォーマットを統一でき、読み手にも分かりやすいです。
したがって、フォーマットのばらつきを防ぎつつ、週報作成の時間を短縮するためにも、テンプレートを使いましょう。
コツ5｜ITツールを活用する
週報を管理するうえでは、ITツールの活用も必須です。
週報を紙で作成すると、修正に手間がかかるだけでなく、離れた場所にいる社員との共有が困難です。さらに、デジタルのように、検索にかけて情報を探すことができないので、見たい週報を取り出すのに時間がかかります。
また、Word・Excelの週報をメールで共有する方法では、ファイル形式で管理するゆえに、似た名前のファイルが増えて情報が埋もれてしまったり、中身を確認するために一つひとつのファイルを開かなければならなかったりします。
一方、「ノート形式で週報を作成できるITツール」であれば、都度ファイルを開く手間がかからず、共有もスムーズです。
【これで安心】最も簡単に週報を作成・共有できるツール
以下では、最も簡単に週報を作成・共有できるツールをご紹介します。
週報は作成して終わりではなく、スムーズに共有できなければ、課題の発見や解決も遅れてしまいます。また、ナレッジとして業務に活用できるよう、すぐにアクセス可能な状態で管理しなければなりません。
しかし、ExcelやWordで作成すると、メールに添付して共有する手間がかかるうえ、週報を作成するごとにファイルが増えるので管理が煩雑になりやすいです。したがって、「情報を簡単に共有・管理できるツール」を使って週報を作成しましょう。
結論、自社の週報業務には、作成した週報が瞬時に共有され、”フォルダ”で整理可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」には、あらかじめ作成した「テンプレート」で手軽に週報を作れるうえ、記載した情報はリアルタイムで共有されます。さらに、”年度”や”部署”ごとに整理できる多階層の「フォルダ」や高精度の「検索機能」があるので、目的の週報がすぐに見つかるのです。
ITに慣れていない新人でも説明なしで使える「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った週報の書き方
ここでは、ナレカンを使った週報の書き方を3ステップで解説します。
- はじめに、記事の作成画面を開き、画面右下の [＋テンプレート] から、テンプレートを作成して、 [保存] をクリックします。
- 次に、 [＋テンプレート] から、登録したテンプレートを選択します。
- 最後に、テンプレートの項目に沿って文章を記入して、 [公開する] をクリックすればフォルダ内のメンバーに共有されます。
このように、ナレカンを使えば、わずか3ステップで簡単に週報を共有できるのです。
分かりやすい週報の書き方と例文まとめ
ここまで、分かりやすい週報の書き方や例文を中心にご紹介しました。
分かりやすい週報の書き方としては、定量的な目標を設定したうえで、業務内容や振り返りを過不足なく記載することが大切です。また、テンプレートを活用すると、作成の工数を大幅に減らせます。
しかし、週報をWordやExcelで管理していては、ファイルが埋もれたり共有に時間がかかったりと面倒です。したがって、”ノート形式で情報管理できるITツール”を使い、スピーディに週報を作成・共有しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、記載した情報がリアルタイムで共有される”記事(ノート)”と、テーマごとに情報管理できる”フォルダ”を兼ね備えた「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の週報業務を効率化しましょう。
