社員の業務内容を把握する手段として、多くの企業で「週報」の提出が求められています。週報を作成すると、業務進捗が明らかになり、目標管理がしやすくなるのです。
しかし、「週報の目的やメリットが分からず、作成する意義を見いだせない」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、週報を作成する目的やメリット・デメリットを解説します。
- 日報と週報では、どちらを取り入れようか迷っている
- 週報を取り入れるメリット・デメリットを押さえたい
- 週報が無駄にならないように注意すべきポイントを教えてほしい
という方はこの記事を参考にすると、週報を作成する意義を理解でき、業務に上手く活かせるようになります。
目次
週報とは
週報とは、社員の業務内容や目標達成度をまとめた報告書です。以下では、日報・月報との違いや、週報を作成する目的・必要性を解説します。
週報・日報・月報の違い
週報・日報・月報では、「提出頻度」と「記載内容」に違いがあります。主な違いは以下の通りです。（※表は左右にスクロールできます）
| 日報 | 週報 | 月報 | |
|---|---|---|---|
| 提出頻度 |
毎日 |
週に1回 |
月に1回 |
| 記載内容 |
・1日の業務内容
・振り返り |
・1週間の業務内容
・目標・成果 |
・1カ月の業務内容
・目標・成果 |
このように、日報には1日の業務内容を詳細に記載するのに対し、週報・月報では大まかな業務内容を記載します。また、週報・月報は、「目標の達成度や成果」を主な報告内容とする点も特徴です。
意味がない？週報を作成する目的・必要性
週報を作成する目的は、社員の業務進捗を共有することです。
週報は、社員の1週間の活動状況や成果を把握し、進捗を他のメンバーと共有するために作成します。とくに、多くの部下をマネジメントする場合、社員一人ひとりの業務内容を直接確認するのは難しいため、週報による管理が必要です。
また、週報の場合、日報のように上司にこまめに報告していく場がないため、社員ひとり一人が自身でスケジュールを管理していかなければなりません。そのため、週報を作成することで「計画性の向上」も期待できるのです。
週報を作成する3つのメリット
ここでは、週報を作成するメリットを3つ紹介します。メリットをあらかじめ把握しておくと、週報を効果的に活用できるようになるので必見です。
（1）業務を改善できる
週報を作成するメリットとして、業務を改善できる点が挙げられます。
目標を達成できなかった原因や反省点を週報に記載すれば、業務における課題を把握でき、改善できるようになります。また、週報を提出した上司や他の社員からフィードバックをもらえば、今後の業務の質をより高められるのです。
このように、週報の作成は、業務の振り返りや今後の課題の改善に役立ちます。
（2）業務を適切に振り分けれる
週報を作ることで、翌週の業務を適切に振り分けられるようになります。
週報には、1週間の目標や成果を記載するので、社員ごとの目標達成度が明らかになります。そのため、「週あたりの業務量は適切だったか」を判断でき、翌週の業務量を調整したり新たな作業を引き継いだりと、社員の力量に合わせて業務を振り分けられるのです。
また、1週間の反省を踏まえて次週の目標を適切に設定できる点も、週報を作成するメリットと言えます。
（3）ナレッジが蓄積される
ナレッジが蓄積されることも、週報を作成するメリットです。
週報に記載した情報を適切に管理すれば、ナレッジやノウハウとして蓄積され、業務効率の向上に貢献します。たとえば、ある作業の改善点を発見したら週報で共有することで、同様の問題が発生した場合に別の社員が素早く対応できるのです。
ただし、紙やExcelの場合、膨大な数の週報を管理しきれなくなり、見たい情報をすぐに取り出せません。そのため、高精度の検索機能で目的の情報にサクサクたどり着ける「Stock」のようなツールを使って、週報をナレッジとして管理しましょう。
週報を作成する3つのデメリット
ここでは、週報のデメリットを3つ紹介します。週報を運用するうえでは、事前にデメリットを把握して、対策を打てるようにしましょう。
（1）管理が煩雑化しやすい
週報のデメリットとして、管理に手間がかかる点が挙げられます。
週報は、社員数が多いと提出数も増えるため、紙での管理やツールによっては多くの手間がかかります。たとえば、管理が煩雑だと、過去の問題点を探しだすのにも手間がかかったり、場合によっては見落としてしまったりするケースもあるのです。
したがって、週報を運用するときは、簡単に管理でき、過去の情報をすぐに取り出せるツールの導入を検討しましょう。
（2）内容が形骸化しやすい
週報の内容が形骸化しやすい点もデメリットです。
週報は、日報ほどの作成頻度ではないものの、1週間おきに繰り返される作業なので、内容が形骸化しやすいと言えます。また、週の出来事を”週末に思い出して書き起こす”という手間も生じるので、思い出せる範囲で作られた内容の薄い週報になってしまうのです。
そのため、週報を作成するときは、1日の業務進捗をメモしておき、週末に素早く書き出せる状態にしていくなど工夫が必要です。
（3）作成しても運用されない
週報の作成自体が目的になると、作成しても運用されなくなってしまう恐れがあります。
週報を提出しても読まれなければ、部下は週報を作成するのが「無駄」に感じてしまい、作成自体が目的となっていきます。しかし、ExcelやWordで作成すると、メールやチャットで提出するため、ほかのやり取りに埋もれて上司が気が付けないケースが多いです。
したがって、週報を作成する目的をこまめに発信していくのはもちろん、上司から部下に必ずフィードバックを送れる体制を整えましょう。たとえば、週報の作成から共有まで完結できる「Stock」であれば、週報の見落としが起こりません。
週報の作成にExcelを使うメリット・デメリット
以下では、週報の作成にExcelを使うメリット・デメリットを解説します。それぞれ3つずつ挙げているので、見比べてみましょう。
| メリット | デメリット |
|---|---|
（1）初期費用かかからない
Excelは、基本PCに標準搭載されているため、初期費用などの金銭的コストを抑えられます。 |
（1）提出するのに手間がかかる
Excelの場合、メールやチャットを介しての提出になるため、提出するまでに手間がかかります。 |
（2）利用するハードルが低い
Excelは、ほかの業務でも使われていることが多いため、ITに不慣れな方でも抵抗感を抱きづらいです。 |
（2）ファイルを探しづらい
週単位での作成になるため、ファイル数が増えるにつれて管理が煩雑化しやすいです。また、中身を確認するには、ファイルを開く必要があるので、情報を探しづらいです。 |
（3）テンプレートが豊富にある
Excelで週報を作成する場合、ネットにあるテンプレートを無料でダウンロードして、活用することができます。 |
（3）テンプレートをコピぺする手間が生じる
テンプレートを活用する場合、毎回「ひな形をコピーして、目当てのタブに貼り付ける」という作業が生じるため面倒だと言えます。 |
以表から分かるようにExcelは、週報の運用を始める初期段階でのメリットはあるものの、継続的に運用していくにはデメリットが大きいと言えます。したがって、非IT企業の65歳の方でも使えて、かつ無料から始められる「Stock」のようなツールが最適です。
【これで解決】週報が無駄にならないようにするポイント
以下では、週報が無駄にならないようにするポイントを紹介します。
週報を作成するにあたっては、内容が形骸化したり作成を忘れる社員が出たりしやすい点に注意しなければなりません。たとえば、自社に合った週報テンプレートを使って内容を充実させつつ、作成忘れがないようにタスクとして設定しておくのが効果的です。
ただし、Excelの場合、都度テンプレートをコピペしたり、メールで共有したりする手間がかかるので、社員にとってストレスになっていきます。そこで、「週報の作成から共有を一元化できるツール」を導入し、週報にかかる負担を全て解消しましょう。
結論、意味のある週報にするには、意味のある週報にするには、週報の作成～管理に必要な機能に過不足のないツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、わずかな工数で週報テンプレートを呼び起こすことができるうえ、入力した内容は任意のメンバーにリアルタイムで共有可能です。また、ノートに紐づけて、週報の作成を繰り返し「タスク」設定してけば、作成を忘れる事態を防げます。
週報の作成・共有・管理を効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
週報の目的やメリット・デメリットまとめ
これまで週報を作成する目的や、メリット・デメリットを中心に紹介しました。
週報を作ると、一週間の取り組みや成果が可視化されるので、複数人で仕事を進めるにあたって大切な報告書となります。しかし、作成や確認に手間がかかったり、作成作業が形骸化したりするデメリットもあるのです。
そこで、「週報を手間なく作成・共有・管理できるITツール」を活用すれば、週報のデメリットを解消できます。ただし、多機能なツールはITが不慣れな人が使いこなせず、次第に放置されていく可能性があるため注意しましょう。
結論、自社が導入すべきは、非IT企業の65歳の方でも即日こなすことができ、必要な機能に過不足のないツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、自社の週報業務を効率化しましょう。
