社員の業務内容を把握する手段として、多くの企業で「週報」の提出が求められています。週報を作成すると、業務進捗が明らかになり、目標管理がしやすくなるのです。
しかし、「週報の目的やメリットが分からず、作成する意義を見いだせない」と感じている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、週報を作成する目的やメリット・デメリットを解説します。
- 週報を作成するメリット・デメリットを知りたい
- 週報は無駄という声が多いため、必要性を再確認したい
- 簡単に週報を作成・管理できるツールがあれば活用したい
という方はこの記事を参考にすると、週報を作成する意義を理解でき、業務に上手く活かせるようになります。
目次
週報とは
週報とは、社員の業務内容や目標達成度をまとめた報告書です。以下では、日報・月報との違いや、週報を作成する目的・必要性を解説します。
週報・日報・月報の違い
週報・日報・月報では、「提出頻度」と「記載内容」に違いがあります。主な違いは以下の通りです。（※表は左右にスクロールできます）
| 日報 | 週報 | 月報 | |
|---|---|---|---|
| 提出頻度 |
毎日 |
週に1回 |
月に1回 |
| 記載内容 |
・1日の業務内容
・振り返り |
・1週間の業務内容
・目標・成果 |
・1カ月の業務内容
・目標・成果 |
このように、日報には1日の業務内容を詳細に記載するのに対し、週報・月報では大まかな業務内容を記載します。また、週報・月報は、「目標の達成度や成果」を主な報告内容とする点も特徴です。
意味がない？週報を作成する目的・必要性
週報を作成する目的は、社員の業務進捗を共有することです。
週報は、社員の1週間の活動状況や成果を把握し、進捗を他のメンバーと共有するために作成します。とくに、多くの部下をマネジメントする場合、社員一人ひとりの業務内容を直接確認するのは難しいため、週報による管理が必要です。
また、進捗を共有しなければ、社員間の連携がとりづらくなってしまいます。そのため、週報を作成するときは、以上の目的を踏まえて、業務に活かせるようにしましょう。
週報を作成する3つのメリット
ここでは、週報を作成するメリットを3つ紹介します。メリットをあらかじめ把握しておくと、週報を効果的に活用できるようになるので必見です。
（1）業務を改善できる
週報を作成するメリットとして、業務を改善できる点が挙げられます。
目標を達成できなかった原因や反省点を週報に記載すれば、業務における課題を把握でき、改善できるようになります。また、週報を提出した上司や他の社員からフィードバックをもらえば、今後の業務の質をより高められるのです。
このように、週報の作成は、業務の振り返りや今後の課題の改善に役立ちます。
（2）適切に目標管理できる
週報を作ることで、目標管理がしやすくなります。
週報には、1週間の目標や成果を記載するので、社員ごとの目標達成度が明らかになります。そのため、社員は自身の目標を意識しながら作業に取り組めるうえ、上司は一人ひとりに合った目標達成のアドバイスができるのです。
また、1週間の反省を踏まえて次週の目標を適切に設定できる点も、週報を作成するメリットと言えます。
（3）ナレッジが蓄積される
ナレッジが蓄積されることも、週報を作成するメリットです。
週報に記載した情報を適切に管理すれば、ナレッジやノウハウとして蓄積され、業務効率の向上に貢献します。たとえば、ある作業の改善点を発見したら週報で共有することで、同様の問題が発生した場合に別の社員が素早く対応できるのです。
ただし、紙やExcelの場合、膨大な数の週報を管理しきれなくなり、見たい情報をすぐに取り出せません。そのため、高精度の検索機能で目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを使って、週報をナレッジとして管理しましょう。
週報を作成する3つのデメリット
ここでは、週報のデメリットを3つ紹介します。週報を運用するうえでは、事前にデメリットを把握して、対策を打てるようにしましょう。
（1）管理に手間がかかる
週報のデメリットとして、管理に手間がかかる点が挙げられます。
週報は、社員数が多いと提出数も増えるため、紙での管理やツールによっては多くの手間がかかります。たとえば、管理が煩雑だと、過去の問題点を探しだすのにも手間がかかったり、場合によっては見落としてしまったりするケースもあるのです。
したがって、週報を運用するときは、簡単に管理でき、過去の情報をすぐに取り出せるツールの導入を検討しましょう。
（2）作成・確認が面倒になる
週報の作成や確認が面倒な点もデメリットです。
週報の作成は、1週間おきに繰り返される作業なので、次第に面倒に感じるケースは少なくありません。また、複数人の部下の週報を確認する上司にとって、週報を都度回収して確認しなければならないのもデメリットです。
そこで、作成した週報が任意のメンバーへ瞬時に共有される「ナレカン」を使えば、週報を提出・回収する手間を削減できます。さらに、「テンプレート」をあらかじめ登録しておくことで、週報をスピーディーに作れるのです。
（3）作成しても運用されない
週報の作成自体が目的になると、作成しても運用されなくなってしまう恐れがあります。
週報の内容が乏しかったり、提出しても読まれなかったりすると、週報を作成するだけの「無駄」な作業になります。また、ExcelやWordで作成する場合、メールやチャットによる共有で他のメッセージに埋もれやすく、提出された週報を見落とすケースが多いです。
したがって、週報の内容を充実させたり、提出後の確認を徹底したりして、作成後も適切に運用できるようにしましょう。
【これで解決】週報の作成・共有・管理を効率化するツール
以下では、週報の作成・共有・管理を効率化するツールを紹介します。
週報を作成すると、業務改善やナレッジ蓄積などのメリットを得られる反面、提出しても放置されてしまい無駄な作業になりやすいです。したがって、週報の作成後は適切に共有・管理して、業務に活用できる意味のある週報にしましょう。
ただし、ExcelやWordの場合、共有にはメールにファイルを添付する手間がかかるうえ、ファイル数が膨大になり目的の週報がすぐに見つけられない可能性があります。そこで、作詞した週報をすぐに確認できるツールを選びましょう。
結論、意味のある週報にするには、作成・共有・管理を一元化し、社内の情報に即アクセス可能なツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンには「ヒット率100％」の超高精度検索が備わっているため、過去の週報をすぐに確認できます。また、テンプレート機能もあるため、わずかな操作で呼び起こして統一したフォーマットで記載可能です。
目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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週報の目的やメリット・デメリットまとめ
これまで週報を作成する目的や、メリット・デメリットを中心に紹介しました。
週報を作ると、一週間の取り組みや成果が可視化されるので、複数人で仕事を進めるにあたって大切な報告書となります。しかし、作成や確認に手間がかかったり、作成作業が形骸化したりするデメリットもあるのです。
そこで、「週報を手間なく作成・共有・管理できるITツール」を活用すれば、週報のデメリットを解消できます。ただし、多機能なツールは多くの情報を管理できるがゆえ、目的の週報をすぐに確認できない可能性があるため注意しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、社内の週報をナレッジとして一元管理し、即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の週報業務を効率化しましょう。
