【例文あり】伝わる週報の書き方とは？運用のコツも解説

週報は、1週間の業務実績や進捗、課題、今後の予定などを上司やチームに共有するための報告書です。要点を押さえて作成すれば、業務状況を正確に伝えられるだけでなく、課題の早期発見や適切なフォローにもつながります。

しかし、実際には「週報に何を書けばよいのか分からない」「上司に伝わる週報の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、上司に伝わる週報の書き方や職種別の例文・テンプレートを中心にご紹介します。

• 初めて週報の提出を求められたものの、書き方が分からない新入社員・若手社員
• 上司から「分かりにくい」と指摘され、伝わる書き方を知りたい現場担当者
• メンバーごとに週報の内容や粒度が異なっていることに悩むチームリーダー

上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、上司やチームに要点が伝わる週報を作成するポイントが分かるだけでなく、週報を社内情報として活用できるようになります。

週報（週次報告書）とは

週報（週次報告書）とは、1週間の業務実績や進捗、発生した課題、翌週の予定などをまとめて上司やチームに共有する報告書です。単に実施した業務を並べるのではなく、「何が進み、何が課題となっているのか」を分かりやすく伝える役割があります。

週報を作成することで、上司はメンバーの業務状況を定期的に把握し、必要に応じて指示やフォローを実施できます。また、作成する本人にとっても、1週間の仕事を振り返り、成果や改善すべき点を整理する機会になるのです。

たとえば、「商談を5件実施した」「プロジェクトが予定より2日遅れている」といった情報を記載すれば、成果だけでなく、現在の進捗や今後対応すべきことまで共有できます。そのため、上司も状況に応じて優先順位の調整やサポートをしやすくなるのです。

このように、週報は単なる業務報告ではなく、業務状況を共有し、課題の早期発見や次の行動につなげるためのツールだと言えます。

【基本】上司に伝わる週報の4項目

上司に伝わる週報にするためには、以下の4項目が必要です。

• 今週の業務実績（数値と事実）
  今週実施した業務や成果を、件数・金額・対応数などの数値と事実を交えて記載します。「頑張った」「順調だった」といった主観的な表現ではなく、具体的な結果を示すことが重要です。
• 予定に対する進捗率（遅れの有無）
  当初の予定に対して、現在どの程度まで進んでいるのかを記載します。進捗率や完了・未完了を明示し、遅れがある場合はその状況もあわせて伝えましょう。
• 発生した課題と原因（具体例）
  業務を進めるなかで発生した問題や課題と、その原因を具体的に記載します。単に「遅れが発生した」と書くのではなく、「確認作業に想定以上の時間がかかった」など、原因まで示すと上司が状況を把握しやすくなります。
• 来週の行動計画（次のアクション）
  今週の結果や課題を踏まえて、来週取り組む業務や改善策を記載します。「いつまでに・何をするか」を明確にすると、翌週の進捗を確認しやすくなります。

以上の4項目を押さえて週報を作成することで、上司が業務状況を把握しやすくなり、チーム内でフォローや意思決定を正確に進められるようになるのです。

【職種別】すぐ使える週報の例文・テンプレート

以下では、すぐ使える週報の例文・テンプレートをご紹介します。「週報の具体的なイメージが湧かない」「工数をかけずに週報を作成したい」という方は必見です。

営業職の例

営業職の週報では、商談件数や受注件数などの成果を数値で示し、目標に対する進捗や次のアクションまで記載することがポイントです。以下の例を参考にすると、上司が営業状況を把握しやすくなります。

事務職の例

事務職の週報では、処理した業務の件数だけでなく、作業の進捗や発生した課題と今後の改善策を具体的に示すと、業務状況が伝わりやすくなります。

研修中の新人の例

研修中の新人が週報を書く場合は、実施した研修だけを並べるのではなく、理解したことや分からなかったことも記載します。学んだ内容と今後の行動をセットで書けば、上司や教育担当者も成長状況を把握しやすくなります。

伝わりやすい週報を書く5つのコツ

ここでは、伝わりやすい週報を書く5つのコツをご紹介します。以下のコツを押さえ、誰が読んでも理解できる週報を作成しましょう。

コツ1｜箇条書きで簡潔にまとめる

1つ目のコツは、業務内容や成果を箇条書きで簡潔にまとめることです。

長い文章で1週間の出来事をすべて説明すると、重要な成果や課題が埋もれてしまい、上司が内容を把握するのに時間がかかります。そこで、「商談：5件」「提案書作成：3件」のように、一目で内容を把握できるよう要点を箇条書きにすることが重要です。

ただし、背景や原因まで伝える必要がある課題については文章で補足するなど、内容に応じて箇条書きと文章を使い分けましょう。

コツ2｜5W1Hと具体的数値を意識する

2つ目のコツは、5W1Hと具体的な数値を意識して書くことです。

「営業活動を頑張った」「プロジェクトが少し遅れている」といった曖昧な表現では、読み手によって受け取り方が異なります。そのため、「誰が・いつ・何を・どこで・なぜ・どのように」に加え、件数や進捗率などの数値を示すと状況が明確になります。

たとえば、「A社と商談を実施し、来週までに提案書を提出する」「全10件のうち8件が完了しており、進捗率は80％」と記載すれば、上司も現在の状況を具体的に把握できるのです。

コツ3｜課題・原因・次の行動をセットで書く

3つ目のコツは、発生した課題だけでなく、原因と次の行動までセットで記載することです。

たとえば、「資料作成が遅れた」とだけ報告しても、上司はどのようなフォローが必要なのか判断できません。そこで、「確認作業に想定以上の時間がかかり、資料作成が1日遅れた。次回は事前に確認事項を洗い出す」のように記載すれば、週報を次の行動につなげられます。

このように、「何が課題か→なぜ起きたか→今後どうするか」の順番で整理することで、状況と改善策を分かりやすく伝えられるのです。

コツ4｜上司からの助言や指摘を記録する

4つ目のコツは、上司から受けた助言や指摘を週報に記録することです。

口頭で受けたアドバイスは、時間が経つと内容を忘れ、同じ指摘を繰り返し受ける可能性があります。その結果、業務の改善が進まないだけでなく、上司も「指摘した内容が実際の行動に反映されているか」を確認できません。

そこで、「提案資料は結論を先に示すよう指摘を受けたため、次回から冒頭に要点をまとめる」のように、助言の内容と次の行動をセットで残しましょう。あとから振り返れるため、翌週以降の業務改善にも活かせます。

コツ5｜共通のテンプレートを活用する

5つ目のコツは、チーム内で共通のテンプレートを活用することです。

週報の形式を各自に任せていると、記載する項目や情報量にばらつきが生じ、上司が必要な情報を探しにくくなります。そのため、「業務実績・進捗・課題・来週の予定」などの項目をあらかじめ統一することが重要です。

また、テンプレートがあれば毎回構成を考える必要がないため、作成者の負担も軽減できます。このように、共通の形式を用意しておけば、誰が書いても必要な情報が揃った週報を作成しやすくなるのです。

週報の運用で陥りやすい2つの落とし穴

分かりやすい週報を書いても、適切に運用できていなければ活用されません。以下では、週報の運用で陥りやすい2つの落とし穴を解説します。

週報の保存場所が分散し、管理が煩雑になる

1つ目の落とし穴は、週報の保存場所が分散し、管理が煩雑になることです。

たとえば、週報をメールに添付して提出したり、チャットに投稿したり、Excelファイルを共有フォルダに保存したりすると、メンバーによって提出・保存場所が異なる状態になりかねません。

その結果、管理者は「誰が提出済みなのか」「最新の週報はどこにあるのか」を一つひとつ確認する必要があり、管理の手間が増えてしまいます。

また、提出方法を決めていても、ファイル名や保存先のルールが複雑では、誤った場所への保存や更新漏れが起こりやすくなります。そのため、週報を継続的に運用するには、誰でも迷わず提出・確認できるよう保存場所を統一することが重要です。

蓄積した週報を必要なときに活用できない

2つ目の落とし穴は、週報を蓄積していても、必要なときに過去の情報を活用できないことです。

週報には、トラブルへの対処法や顧客への提案内容、業務を改善した事例など、今後の仕事にも役立つ情報が含まれています。

しかし、過去の週報が大量のメールやチャット、ファイルのなかに埋もれていると、必要な情報を探すのに時間がかかり、結局は担当者へ直接確認する状態になってしまいます。

たとえば、過去に同じトラブルが発生して対処法が週報に残っていても、すぐに見つけられなければ、別の担当者が一から対応方法を考えることになります。そのため、週報は単に保存するだけでなく、必要なときにすぐ取り出せるようにする必要があるのです。

週報を「書いて終わり」にしないための管理方法

以下では、週報を「書いて終わり」にしないための管理方法をご紹介します。

週報を単なる「提出物」として扱うと、現場のトラブル対処法や成功事例が週報に記録されても、上司への報告だけで終わり、組織全体で活用されません。その結果、別の部署や後任者によって同じ失敗やミスが繰り返され、その都度確認や対応に追われます。

週報を共有するためにメールやチャットを使っても、日々のやり取りに週報が埋もれ、あとから振り返りづらいです。また、Excelファイルなどをファイルサーバーに保管する運用も、整理や検索に手間がかかるため、蓄積されるばかりで活用されません。

そこで重要なのが、情報が時系列で流れず、確実に週報を共有・管理できる仕組みです。また、必要なときに目的の情報をすぐに検索できれば、週報を業務に活かせるうえ、社内の問い合わせや確認にかかる工数も削減できます。

こうした条件に最も当てはまるのが、『非IT企業』でも当たり前に情報が蓄積・共有されるツール「Stock」です。Stockは登録したテンプレートで簡単に週報を作成できるうえ、高度な検索機能で目的の週報もすぐに見つけられます。

週報の作成・共有・管理を効率化するツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

上司に伝わる週報の書き方とコツまとめ

これまで、上司に伝わる週報の基本項目や職種別の例文・テンプレート、伝わりやすい週報を書くコツを中心にご紹介しました。

週報では、「今週の業務実績・予定に対する進捗・発生した課題と原因・来週の行動計画」を整理し、数値や具体例を交えて簡潔に伝えることが重要です。また、共通のテンプレートを使えば、書く内容の抜け漏れやメンバーごとのばらつきも防ぎやすくなります。

ただし、週報をメールやチャット、Excelファイルで共有すると、保存場所が分散したり、過去の週報が埋もれたりして、必要な情報をすぐに使えません。そのため、週報を1か所に蓄積し、誰でも必要な情報をすぐに確認できる仕組みを整える必要があります。

結論、週報を分かりやすく蓄積し、必要な情報をすぐに振り返れる環境を作るなら、シンプルな「ノート」に週報をまとめて共有・管理できるツール「Stock」が最適です。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、週報を「提出して終わり」にせず、日々の業務に活かせる環境を整えましょう。

この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

www.stock-app.info/

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために『非IT企業』向けの、AIナレッジツール、「ナレカン」をαローンチ。
2026年、「ナレカン」を正式ローンチ。

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