月報は業界・職種問わず作成する企業も多く、上司が部下の業務の目標達成度を管理するための重要な文書といえます。ただし、体裁から作成するのは面倒なので、テンプレートを活用し作成者側の「作成にかかる工数」とマネジメント側の「確認の煩わしさ」を削減させましょう。
しかし、「簡単に内容をまとめられるテンプレートがない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、月報の書き方のコツとおすすめテンプレート3選を中心にご紹介します。
- 目標達成度を正しく管理し、メンバー一人ひとりに適した翌月の目標を立てたい
- 月報作成の体裁を統一して、管理しやすくしたい
- 月報の提出から管理にかかる時間を短縮したい
という方はこの記事を参考にすると、要点をまとめた月報を簡単に作成できるので、月報業務にかかる工数も減らせます。
目次
月報を作成する必要性とは
月報の必要性は「正しい目標設定をすること」にあります。
上司は月報を通じ、部下の月ごとの目標達成度を把握しつつ、翌月の目標設定をします。業務達成度も一ヶ月の活動からわかるので、月ごとの目標レベルが考慮でき、部下は過度な負荷を抱えず成長させられるのです。
また、「日報・週報」と「月報」では、作成する頻度が異なります。月報の方が作成頻度は低くなりますが、その分、月の成果や結果を具体的に記載する必要があるので、重要度は高くなるといえます。
効果的な月報を作成するコツとは
ここでは、効果的な月報を作成するコツを4つ紹介します。
以下のコツを留意した効果的な月報作成を行い、自身の振り返りに役立たせるだけでなく、上司からの適切な評価にもつなげましょう。
(1)成果と所感を記載する
月報には「成果」と「所感」を記載しましょう。
成果には、数値を用いることで月の目標に対する達成度を明確にできます。また、所感を記載すると各メンバーの定性的な情報も得られるので、早期に心身のケアができたり、一人ひとりに最適化された業務配置ができたりするのです。
ただし、月報は日報や週報と比べて対象期間が長くなるため、定期的にメンバーの進捗確認をしなければならない点に注意しましょう。
(2)テンプレートを活用する
テンプレートを活用し工数削減を図りましょう。
月報のように繰り返し行われる業務では、テンプレートを活用することで、ゼロから記載する手間を省けます。
さらに、テンプレートの活用により、メンバー内で月報の記載内容の統一を図れます。記載内容の統一によって、マネジメント側としても評価基準がわかりやすくなり、確認にかかる負担を軽減できるのです。
(3)グラフや図を用いる
グラフや図を用いることで、視認性は高まります。
視認性の良し悪しは、読み手への伝わりやすさに大きく関係します。文字ばかりの説明で文章量が多くなれば読みづらくなってしまい、目標の達成度合いや業績推移のイメージが湧きづらい懸念点も発生します。
一方、グラフや図は読み手の目に留まりやすく、一目で情報を認知できます。また、グラフや図に記載される「数字」には、成果の信用性を高める効果もあるので、積極的に取り入れましょう。
(4)作成後はすぐに提出する
月報が作成できたら、すぐに上司へ提出しましょう。
月報は、月末業務を含めた報告になるので、翌月の業務が開始するまでの時間的余裕がありません。そのため、作成後はすばやく提出し、月初の業務から改善が必要となった場合でも、すぐに対応できるように体制を整える必要があるのです。
ただし、上司がほかの月末業務に追われている場合、Excelでの紙媒体での提出では提出したこと自体に気づかれないリスクもあります。そこで、多忙であっても、すぐに情報を確認できる仕組みが別途必要です。
無料で使える！月報のテンプレート3選
テンプレートを使うことで、月報作成にかかる工数の削減につながるだけでなく、月やメンバーによって月報の仕様が異なる状況を回避できます。そこで、無料で使えるテンプレート3選を紹介します。
[文書]のテンプレート
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が提供する月報の無料テンプレートです。
項目があらかじめ記載されているので、記載内容をどうするか悩む時間を省きます。また、PDCAサイクルを意識した形式となっているので翌月の目標がたてやすいです。
月報を保存するときは、ファイルやタグを月ごとにわけるなどして情報が錯そうしないように整備する必要があります。
KOKUYOのテンプレート
こちらは、KOKUYOが提供する出張報告書の無料テンプレートです。
Excel形式のテンプレートのほか、KOKUYO独自のさくっとファイリング形式を用いれば、KOKUYOの文書管理ソフトウェア「＜さくっとファイリング＞へのインポートが可能」なため、月報をデジタルで管理できます。
ただし、さくっとファイリングのソフトは別途ダウンロードが必要なうえ、ストレージの空き容量をこまめに確認する必要があります。
フリーBizのテンプレート
こちらは、フリーBizが提供する月報の無料テンプレートです。
営業の成果を表すのに必須となる売上や達成率、粗利益率、差額の記載欄が設けられているので、一目で月の成果を把握できます。
ただし、数字のみでは月の変動が瞬時にイメージしづらいので、場合によって別途図面やグラフなどの作成が必要となります。
【非IT企業でも簡単！】情報共有に最適なツール
以下では、非IT企業の方であっても簡単に月報を作成・共有できるツールを紹介します。
月報作成にテンプレートを使用には「工数の削減」といったメリットがある一方、Excelやwordでの管理は変わらないので、ファイルやタブが煩雑しやすく、管理が面倒といったデメリットがあります。
とくに、月報は月末業務を含めた報告になるので、すぐに作成して上司に共有しなければ、課題解決ができずに期間が空いてしまいます。そこで、月報作成にはExcelやWordではなく情報共有ツールで作成し、作成後は素早く上司に共有できるようにしましょう。
ただし、複雑なツールではメンバーに浸透しないので、誰でも簡単に月報の作成・共有ができるツールにしなければなりません。したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、月報の作成・共有・管理まで一元化できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には月報の内容を「情報」として残しつつ、直感的な「フォルダ」で整理できるので、月報が増えても欲しい情報が見つからないストレスがありません。さらに、ノートに紐づく「タスク」を使うと、月報ごとに簡単なタスク管理ができるので、失念する事態も回避可能です。
チームの情報共有を最も簡単に効率化できる「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
月報の書き方のコツとテンプレート3選まとめ
ここでは、月報の書き方のコツとテンプレートを3選紹介しました。
月報の作成には「成果」や「所感」を分けて記載するほか、グラフやテンプレートを使い視認性を高めつつ、作成後はすぐに上司に共有することが大切です。そこで、テンプレートを使えば、ゼロから月報を作成する手間を省けます。
しかし、ExcelやWordのテンプレートを活用した作成では、作成する月報の増加に伴いファイルが増えるほか、PCの挙動が遅くなるリスクが懸念されます。そこで、情報量に左右されず月報の作成・管理ができる情報共有ツールが必須なのです。
ただし、ツールを選ぶときは、現場のメンバー全員が簡単に扱えるものでなくては、誰にも使われません。したがって、ITリテラシーの有無に関わらず、月報をはじめとしたあらゆる社内情報を簡単に管理できる情報管理ツール：Stockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、月報の作成・管理・共有までを一元化させましょう。
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