社員の業務進捗や目標達成度を把握する手段として「月報」が挙げられます。月報を作ると、業務内容を共有できるだけでなく、ナレッジやノウハウとして社内に蓄積されるので、今後の業務にも活かせるのです。
しかし、月報を作成したいが「どう作れば良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、月報のおすすめテンプレート4選や例文、書き方を中心にご紹介します。
- 月報の例や書き方が知りたい
- テンプレートや例を使って手間をかけずに作成したい
- Excel・Wordよりも月報を簡単に作成できるツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、月報を簡単に作れるだけでなく、作成後の共有・管理を簡単にする方法も分かります。
目次
月報(月次業務報告書)とは
以下では、「週報」と「日報」の具体的な違いや月報を作成する必要性、記載すべき項目を解説します。「月報の必要性を社内に周知したい」という方は必見です。
週報と日報との違い
月報とは、一ヶ月間の業務進捗や成果をまとめた報告書です。業務内容を中心に記載する「週報」や「日報」とは異なり、業務の”結果”が主な内容です。
また、週報や日報はまとめるスパンが早いため、短期計画向きだと言えます。一方、月報は毎月の目標を設定し、目標に対する結果を報告するので、長期的な計画を立てるのに向いているのです。
ただし、月報は週報や日報と違って作成する頻度が月に1回と少ないため、読み手が理解できるように情報を整理して、過不足なく書くことが求められるのです。
月報を作成する必要性
月報を作成する必要性として、以下の2点が挙げられます。
- 目標管理
- ナレッジ蓄積
社員の月ごとの目標達成度を確認でき、次月の目標設定につなげられます。
目標を達成できた原因、またはできなかった原因を月報に記載すれば、ナレッジとして次の業務に活かせます。
このように、月報は現在の業務進捗の共有だけでなく、今後の目標設定や業務改善にも役立つ重要な書類と言えます。
月報に記載すべき8つの項目
月報に記載すべき8つの項目は以下の通りです。
- 作成日時・作成者
- 今月の目標
- 当月の業務内容
- 所要時間・進捗
- 実績・成果
- 所感
- 次月の目標
- フィードバック
あとから月報を振り返るときに欠かせない要素です。ファイル名や書類の上部に記載しましょう。
今月の目標や業務計画を記載します。月ごとの報告書なので、日報や週報よりも長期的な目標を書きます。
当月の業務内容を記載します。日報や週報ほど細かく書く必要はありませんが、読み手が何の業務についての報告なのかを把握できるようにすることが大切です。
業務内容ごとにかかった時間や進捗を記載します。当月全体を通して、どのような流れで業務を進めたのかが分かるようにしましょう。
業務内容に対する実績と成果を記載します。ここでは、自分の意見や感想などの定性的な表現ではなく、数値などの定量的な情報であることがポイントです。
先述した”実績・成果”の原因や、当月の業務に関する反省点を記載しましょう。PDCAサイクル(計画・実行・評価・改善のプロセス)を回すための評価軸になるように、客観的な評価が求められます。
とくに、過去の成功事例を確認できる仕組みを作っておくと、成功事例と当月の業務状況を比較して、的確な分析につなげられます。
次月の目標や業務計画を記載します。読み手が内容をイメージしやすいように、具体的な数値で表すと良いです。
月報の読み手が、感想やアドバイス等を記載します。フィードバックを通して、業務の質をブラッシュアップしましょう。
上記の項目を参考にしながら、自社の業務に必要となる項目を洗い出して、意味のある月報を作成しましょう。
【無料】Excel・Wordで使える作業月報のテンプレート4選
以下では、Excel・Wordで使える作業日報のテンプレートを4つ紹介します。テンプレートを使えば、月報作成にかかる工数が削減されるだけでなく、月やメンバーによって月報のレイアウトが異なる状況を回避できるのです。
Excel|シンプルな作業月報のテンプレート
こちらは、シンプルで汎用的に使える作業月報の無料テンプレートです。
業務内容を1日ごとに記載できるので、詳細に報告したい場面に最適です。また、項目は自由にカスタマイズ可能ですが、書式の設定が必要なので、Excelの操作に慣れていない方には難しい可能性があります。
Excel|売上実績を記載できる営業月報のテンプレート
こちらは、売上実績を細かく記載できる営業月報の無料テンプレートです。
売上実績をもとに、当月に実施した業務の「分析」や「反省点」を明確にできます。また、フィードバック欄も設けられているので、上司からのアドバイスを参考に、次月の業務改善につなげられます。
Excel|運転記録を残せる車両月報のテンプレート
こちらは、運転記録を細かく記載できる車両月報の無料テンプレートです。
「出庫時メーター」「入庫時メーター」「走行距離」「給油」といった、車両管理を行う上で必要な項目が含まれています。営業などで外回りが多い職場で役立ちます。
Word|自由に記載できる業務月報のテンプレート
こちらは、自由に記載できる業務月報の無料テンプレートです。
枠が細かく区切られていないボックス型のテンプレートなので、文章だけでなく図やグラフも自由に添付できます。ただし、冗長な文章は読み手にストレスを与えるので、箇条書きで簡潔にまとめるといった工夫が必要です。
作業月報をExcel・Wordで書くデメリット
作業月報をExcelやWordでつくると「いつでもすぐに確認できない点」と「管理・共有に手間がかかる点」に注意しなければなりません。具体的には、下記のような煩わしさが懸念されます。
- 共有するときはメールを介す必要がある
- スマホやタブレットからExcelやWordは確認しづらい
- セキュリティ面に不安がある
このように、ExcelやWordで月報を作ると作成後の管理・共有の手間が多く、セキュリティ面にも不安があります。そこで、高いセキュリティで作業月報の作成・管理・共有を一元化できる「ナレカン」のようなツールを使えば、作業月報に関するあらゆる手間を省けます。
<例文あり>月報の書き方とは
月報を書くときは、読み手がスムーズに内容を把握できるように、簡潔にまとめましょう。たとえば、以下の例文のように、箇条書きを使うと読みやすいです。
営業活動における月報の作成例
月報(2024年4月)
作成日:2024年4月30日
部署:営業部
作成者:田中 太郎
【今月の目標】
- 5社の新規顧客獲得
- イベントを通して4割のアポイント獲得
【業務内容】
- 新規顧客50件への訪問営業:7営業日
- 新製品Aに関するイベント準備:10営業日
- 新製品Aに関するイベント実施:3営業日
【実績】
- 4社の新規顧客獲得
- イベントを通して5割のアポイント獲得
当月目標の5件に対して1件ビハインドで到着しています。
目標の4割を達成できました。
【所感】
- イベントの資料作成や関係者との連携がうまくいかず、新規の訪問営業に時間を割けなかったことが、目標未達成の原因であると考えます。今後、社外の関係者と作業を進めるときは、余裕を持って期間を見積もります。
- イベントでは、多くの企業様が当社の製品Bに関心を持ってくださり、アポイント獲得につながりました。ただし、製品Bの〇〇について懸念を抱かれていたので、今後も改善の余地がありそうです。
【次月の目標】
10社の新規顧客獲得
【フィードバック】
提出先からのフィードバックを記載します。
キャンペーン中の月報の作成例
月報(2024年4月)
作成日:2024年4月30日
部署:企画部
作成者:田中 太郎
【今月の目標】
- イベントを通して来客数を前月比で50%増加
- イベントを通して売上を前月比で20%増加
【業務内容】
- 新製品Aに関するイベント企画:7営業日
- 新製品Aに関するイベント準備:10営業日
- 新製品Aに関するイベント実施:5営業日
【実績】
- イベントを通して来客数を前月比で60%増加
- イベントを通して売上を前月比で20%増加
目標の50%を達成できました。
目標の20%を達成できました。
【分析】
- お客様アンケートによると、来客の8割以上が対象地域の住民でした。前月は不特定多数をターゲットに設定していたのに対して、ターゲットを地元の住民に絞り、地元紙や地域コミュニティのSNSを通じて告知するなど、ターゲットに合ったチャンネルで宣伝したことが、来客数増加の成功要因であると考えます。
- イベント期間中、通常業務と変わらず、1店舗あたり約10名のスタッフで対応していましたが、顧客対応フローが増えたことでオペレーション負担が増大し、スタッフから不満の声がありました。改善策として、スタッフの増員、またはデジタルギフトの利用などを検討していきたいです。
【次月の目標】
○○エリアを対象とした来客キャンペーンを実施し、来客数を前月比で50%以上増加させる
【フィードバック】
提出先からのフィードバックを記載します。
以上の例文を参考にして、業務に活用できる効果的な月報を作成しましょう。
書くことがない?月報の作り方のコツ
ここでは、月報の作り方のコツを4つ紹介します。以下のコツを踏まえて、実際の業務に役立つ月報を作りましょう。
(1)成果と所感を記載する
月報には、「成果」と「所感」の記載を忘れないようにしましょう。
成果には、数値を用いることで、月の目標に対する達成度を明確にできます。また、所感を記載すると各メンバーの客観的な評価も得られるので、一人ひとりに最適化されたアドバイスや今後の業務の割り振りが実現するのです。
ただし、月報は日報や週報と比べて対象期間が長くなるため、定期的にメンバーの進捗確認をしなければならない点に注意しましょう。
(2)グラフや図を用いる
グラフや図を用いることで、視認性が高まります。
視認性の良し悪しは、読み手への伝わりやすさに大きく関係します。文章量が多いだけだと読みづらく、目標の達成度合いや業績推移のイメージがわきません。
一方、グラフや図は読み手の目に留まりやすく、一目で情報を確認できます。また、グラフや図は「数字」をもとに作成されるので、情報の客観性が高まるのです。
(3)テンプレートを活用する
テンプレートを活用して、工数削減を図ることも大切です。
テンプレートには、必要な項目があらかじめ記載されているので、「月報に書くことがない」と悩む方でも簡単に作れます。また、月報のように繰り返し実施する業務では、テンプレートを活用することで、工数を削減できるのです。
さらに、社内で共通のテンプレートを活用すれば、月報の記載内容やレイアウトが統一されて、読み手が内容を確認しやすくなります。このように、テンプレートを使うことで、作り手側も読み手側もメリットを得られるのです。
(4)作成後の管理を工夫する
月報を作成したら、見やすく整理しましょう。
月報は作って終わりではなく、ナレッジとして蓄積して、業務に役立てることが大切です。したがって、月報の作成後は、見たいときにすぐに取り出せるよう管理しましょう。
しかし、ExcelやWordの場合、膨大なファイル数を管理しきれなくなるうえ、中身を確認するために、都度ファイルを開く手間がかかります。そこで、ノート型の情報管理ツール「ナレカン」を使えば、「開く」操作なしで、すぐに月報を探し出せるのです。
月報をナレッジとして蓄積しつつ業務に活用できるツール
以下では、月報をナレッジとして蓄積しつつ業務に活用できるツールを紹介します。
月報を作成すると、社員ごとの進捗や目標達成度が明確になるほか、ナレッジとして蓄積されて今後の業務に活かせます。しかし、ExcelやWordではファイルが乱立してしまうので、結局のところ書いた月報が活用されなくなってしまいます。
とくに、月報は、週報と比較すると活用頻度が低いのでより適切に管理しなければ、作成した月報は埋もれてしまいます。したがって、「フォルダ単位でメンバーの月報を保存でき、情報の検索性が高いITツール」が必要です。
結論、自社が導入すべきなのは、月報をはじめとしたあらゆる情報を”ナレッジ”としてまとめておけるうえ、誰でも思い通りに検索できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」で作成した月報は任意のメンバーに即共有でき、作成した書式を「テンプレート」として登録すれば、次の月報作成時にわずかな操作で呼び起せて便利です。また、超高精度の「キーワード検索」によって、確認したい月報をすぐに振り返れます。
Excel・Wordより簡単に月報を作成・確認できる「ナレカン」
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
月報の書き方と書式フォーマット4選まとめ
ここでは、月報の書き方のコツと書式フォーマットを4つご紹介しました。
意味のある月報にするには「成果」や「分析」を忘れず記載するほか、作成後は取り出しやすい場所で管理することが重要です。また、テンプレートを使えば、項目を一から考える必要がなくなり、月報業務の工数を削減できます。
しかし、ExcelやWordを使うと、月報を作成する度にファイルが増えて、「どこに・いつの月報があるか分からない」といった事態につながります。そこで、「検索しやすく、月報をナレッジとして円滑に管理できるツール」が求められるのです。
したがって、月報作成に最適なのは、月報をはじめとするあらゆる情報を残せるうえ、作成した月報を簡単に振り返れる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の月報業務を効率化しましょう。