【無料】月報の書き方のコツとExcel・Wordテンプレート4選

月報は、社員の業務進捗や目標達成状況を把握するための重要な手段です。また、業務ノウハウや改善点を可視化し、社内にナレッジとして蓄積されるため、今後の業務改善にも役立ちます。

 

しかし、月報を作成したいが「どう作れば良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、月報のおすすめテンプレート4選や例文、作り方を中心にご紹介します。

 

という方はこの記事を参考にすると、月報を簡単に作れるだけでなく、作成後の共有・管理を簡単にする方法も分かります。

以下では、「週報」と「日報」の具体的な違いや月報を作成する必要性、記載すべき項目を解説します。「月報の必要性を社内に周知したい」という方は必見です。

月報とは、一ヶ月間の業務進捗や成果をまとめた報告書です。業務内容を中心に記載する「週報」や「日報」とは異なり、業務の”結果”が主な内容になります。

 

また、週報や日報はまとめるスパンが早いため、短期的な計画向きだと言えます。一方、月報は月ごとに目標を設定し、その達成度を報告するため、長期的な視点での業務管理に適しています。

 

ただし、月報は週報や日報と違って作成する頻度が少ないため、読み手が理解できるように1か月分の情報を整理して、過不足なく書くことが求められるのです。

月報を作成する必要性として、以下の2点が挙げられます。

 

1. 目標管理
月報を活用することで、社員ごとの目標達成度を月単位で把握でき、次月の目標設定に役立ちます。このように、定期的に振り返りと改善を実施することで、社員のPDCAサイクルが機能しやすく、業務の質の向上にもつながります。
 
2. ナレッジ蓄積
月報に目標達成の可否とその原因を記載することで、成功事例や失敗の要因をナレッジとして蓄積できます。さらに、チーム内で共有すれば、同じ失敗の繰り返しを防ぎ、組織全体の業務改善にもつながります。

 

このように、月報は現在の業務進捗の共有だけでなく、今後の目標設定や業務改善にも役立つ重要な書類と言えます。

月報に記載すべき8つの項目は以下の通りです。

 

1. 作成日時・作成者
あとから月報を振り返るときに欠かせない要素です。ファイル名や書類の上部に記載しましょう。
 
2. 今月の目標
今月の目標や業務計画を記載します。月ごとの報告書なので、日報や週報よりも長期的な目標を書きます。
 
3. 当月の業務内容
当月の業務内容を記載します。日報や週報ほど細かく書く必要はありませんが、読み手が何の業務についての報告なのかを把握できるようにすることが大切です。
 
4. 所要時間・進捗
業務内容ごとにかかった時間や進捗を記載します。当月全体を通して、どのような流れで業務を進めたのかが分かるようにしましょう。
 
5. 実績・成果
業務内容に対する実績と成果を記載します。ここでは、自分の意見や感想の定性的な表現ではなく、数値などの定量的な情報であることがポイントです。
 
6. 所感
先述した”実績・成果”の原因や、当月の業務に関する反省点を記載しましょう。PDCAサイクル（計画・実行・評価・改善のプロセス）を回すための評価軸になるように、客観的な評価が求められます。
 
7. 次月の目標
次月の目標や業務計画を記載します。読み手が内容をイメージしやすいように、具体的な数値で表すと良いです。
 
8. フィードバック
月報の読み手が、感想やアドバイス等を記載します。フィードバックを通して、業務の質をブラッシュアップしましょう。

 

上記の項目を参考にして、自社に必要な項目を洗い出し、意味のある月報を作成すべきなのです。しかし、インターネット上に提供されているテンプレートを自社に合わせてカスタマイズすると、レイアウトが崩れてしまう恐れがあります。

 

そこで、最初から自社に必要な項目だけのテンプレートが作成でき、いつでも呼び起こせる「Stock」のようなツールが月報の作成には適しています。

以下では、Excel・Wordで使える作業月報のテンプレートを4つ紹介します。テンプレートを使えば、月報作成にかかる工数が削減されるだけでなく、月やメンバーによって月報のレイアウトが異なる状況を回避できるのです。

 

こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、シンプルな作業月報のフォーマットです。

 

業務内容を1日単位で記録できるため、日々の作業進捗を正確に報告・共有する必要がある建設業でも便利なフォーマットです。また、項目は自由にカスタマイズ可能ですが、書式の設定が必要なので、Excelの操作に慣れていない方には難しい可能性があります。

 

 

こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、売上実績を記載できる月次の営業報告書テンプレートです。

 

売上実績をもとに、当月に実施した業務の「分析」や「反省点」を明確にできます。また、フィードバック欄も設けられているので、上司からのアドバイスを参考に、次月の業務改善につなげられます。

 

 

こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードによる、運転記録を残せる車両月報の雛形です。

 

「出庫時メーター」「入庫時メーター」「走行距離」「給油」といった、車両を管理するうえで必要な項目が含まれています。営業などで外回りが多い職場で役立ちます。

 

 

こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードによる、自由に記載できる新入社員向け業務月報のサンプルです。

 

枠が細かく区切られていないボックス型のテンプレートなので、文章に加えて図やグラフも自由に挿入できます。また、構成がシンプルなため、業務に慣れていない新入社員でも迷わず記入できる月報フォーマットです。

 

ここでは、月報の作り方や書き方を作成例を用いて説明します。下記の3ステップを踏むと、スムーズに月報を作成できます。

 

1. どのツールで作成するかを決める
月報をExcelやWordで作成するのか、またはITツールを活用するのかを決定します。長期的な目線で「月報を業務で有効活用したい」と考える方は、管理が煩雑化しやすいExcelやWordよりも運用に適したITツールの利用が便利です。
 
2. 月報に書くべき項目を記入する
会社によって月報に書くべき項目は異なるため、必要な項目のみを記入しましょう。しかし、人それぞれ記載する項目が違うと内容にばらつきが出てしまうので、テンプレートなどで会社ごとに書式や項目を統一すべきです。
 
3. 各項目の内容を埋める
月報の内容を記入するときは、読み手がスムーズに内容を把握できるように、簡潔にまとめるのがポイントです。とくに、箇条書きを使うと、視覚的に読みやすい月報を作れます。

 

以下は、具体的な月報の作成例です。月報を作るときに参考にしましょう。

 

 

• 5社の新規顧客獲得
• イベントを通して4割のアポイント獲得

• 新規顧客50件への訪問営業：7営業日
• 新製品Aに関するイベント準備：10営業日
• 新製品Aに関するイベント実施：3営業日

• 4社の新規顧客獲得
当月目標の5件に対して1件ビハインドで到着しています。
• イベントを通して5割のアポイント獲得
目標の4割を達成できました。

• イベントの資料作成や関係者との連携がうまくいかず、新規の訪問営業に時間を割けなかったことが、目標未達成の原因であると考えます。今後、社外の関係者と作業を進めるときは、余裕を持って期間を見積もります。
• イベントでは、多くの企業様が当社の製品Bに関心を持ってくださり、アポイント獲得につながりました。ただし、製品Bの〇〇について懸念を抱かれていたので、今後も改善の余地がありそうです。

 

 

• イベントを通して来客数を前月比で50%増加
• イベントを通して売上を前月比で20%増加

• 新製品Aに関するイベント企画：7営業日
• 新製品Aに関するイベント準備：10営業日
• 新製品Aに関するイベント実施：5営業日

• イベントを通して来客数を前月比で60%増加
目標の50%を達成できました。
• イベントを通して売上を前月比で20%増加
目標の20%を達成できました。

• お客様アンケートによると、来客の8割以上が対象地域の住民でした。前月は不特定多数をターゲットに設定していたのに対して、ターゲットを地元の住民に絞り、地元紙や地域コミュニティのSNSを通じて告知するなど、ターゲットに合ったチャンネルで宣伝したことが、来客数増加の成功要因であると考えます。
• イベント期間中、通常業務と変わらず、1店舗あたり約10名のスタッフで対応していましたが、顧客対応フローが増えたことでオペレーション負担が増大し、スタッフから不満の声がありました。改善策として、スタッフの増員、またはデジタルギフトの利用などを検討していきたいです。

 

以上の例文を参考にして、業務に活用できる効果的な月報を作成しましょう。

ここでは、月報を作成するときのコツを4つ紹介します。以下のコツを踏まえて、実際の業務に役立つ月報を作りましょう。

月報には、「成果」と「所感」の記載を忘れないようにしましょう。

 

成果には、数値を用いることで、月ごとの目標達成度を客観的に示せます。また、所感を記載することで、本人の気づきや課題意識が見える化され、上司やマネージャーが適切なフィードバックや業務配分をしやすくなるのです。

 

ただし、月報は記載対象期間が長いため、報告内容に偏りが出ないよう、日頃から進捗状況を確認・記録しておくことが重要です。

グラフや図を用いることで、視認性が高まります。

 

視認性の良し悪しは、読み手への伝わりやすさに大きく関係します。文章量が多いだけだと読みづらく、目標の達成度合いや業績推移のイメージがわきません。

 

一方、グラフや図は読み手の目に留まりやすく、一目で情報を確認できます。また、グラフや図は「数字」をもとに作成されるので、情報の客観性が高まるのです。

テンプレートを活用して、工数削減を図ることも大切です。

 

テンプレートには、必要な項目があらかじめ記載されているので、誰でも簡単に月報を作れます。また、月報のように繰り返し実施する業務では、テンプレートを活用することで、工数を削減できるのです。

 

さらに、社内で共通のテンプレートを活用すれば、月報の記載内容やレイアウトが統一されて、読み手が内容を確認しやすくなります。このように、テンプレートを使うことで、作り手側も読み手側もメリットを得られるのです。

月報を作成したら、見やすく整理しましょう。

 

月報は作って終わりではなく、ナレッジとして蓄積して、業務に役立てることが大切です。したがって、月報の作成後は、見たいときにすぐに取り出せるよう管理しましょう。

 

しかし、ExcelやWordの場合、膨大なファイル数を管理しきれなくなるうえ、中身を確認するために、都度ファイルを開く手間がかかります。そこで、ノート型の情報管理ツール「Stock」を使えば、「開く」操作なしで、すぐに月報を探し出せるのです。

作業月報をExcelやWordで作成すると、「すぐに確認できない」「管理に手間がかかる」というデメリットがあります。

 

とくに、管理者は毎回ファイルを探して開く必要があり、情報へのアクセスに時間がかかります。また、ファイル数が増えれば保存場所も分かりにくくなり、探す手間がさらに増します。

 

また、フォーマットが統一されていないと、内容の確認作業が煩雑になり、承認や対応が遅れます。そのため、メンバーごとにフォルダを作成して月報を管理できる「Stock」のようなITツールを導入し、管理者の負担を軽減しましょう。

以下では、ExcelやWordのデメリットを解消し、業務効率化に役立つツールを紹介します。

 

ExcelやWordはファイル単位での管理になるため、ファイル数が増えると保存場所が分かりづらくなり、毎回中身を開いて確認する手間が発生します。また、履歴管理や更新の一元化が難しいため、管理が煩雑になります。

 

そこで、「ナレッジを一元管理できるITツール」を導入すれば、月報管理の負担を大幅に軽減できます。ただし、ITスキルに自信のない社員でも使いやすいよう、必要最低限の機能に絞ったシンプルなツールを選ぶことが重要です。

 

結論、自社が導入すべきなのは、ITに不慣れな方でもすぐ直観的に使いこなせて、情報の一元化に適したツール「Stock」一択です。

 

Stockの「ノート」には、テキストベースで月報を記録できるため、ファイルを開く手間がなく、内容の確認や管理が効率化されます。また、ノートに紐づいたメッセージ機能によって、月報に関するやり取りもスムーズです。

 

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

Stockを活用することで、以下のような月報を作成することができます。

 

 

Stockでは、テキストだけでなくファイルや画像も添付できるため、視覚的に分かりやすい月報を作成できます。また、作成した月報はリアルタイムで共有されるため、チーム内での情報伝達がスムーズになります。

ここでは、月報の作り方と書式フォーマットを4つご紹介しました。

 

月報を作成するときに、テンプレートを利用すると、一から項目を考える必要がなくなり、月報業務の工数を削減できます。しかし、ExcelやWordのテンプレートで作成した月報は、管理が煩雑化しやすく、作成後に活用されなくなります。

 

そこで、「テンプレートで素早く月報を作成できるうえ、共有や管理まで完結するツール」が求められるのです。また、ITスキルに不安があるメンバーにも使いやすいよう、必要な機能だけを備えたシンプルさを重要視すべきです。

 

したがって、月報作成に最適なのは、月報業務が1つのツールで完了し、誰でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。

 

ぜひ「Stock」を導入して、自社の月報業務を効率化しましょう。