社員の業務進捗や目標達成度を把握する手段として、「月報」が挙げられます。月報を作ると、業務内容を共有できるだけでなく、ナレッジやノウハウとして社内に蓄積されるので、今後の業務にも活かせるのです。
しかし、「月報の書き方が分からないので、テンプレートを使いたい」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、月報のおすすめテンプレート4選や例文、書き方を中心にご紹介します。
- テンプレートを活用して月報作成の手間を省きたい
- 月報の例文や書き方のコツを参考にしたい
- 月報の作成から管理までを効率化するツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、月報を簡単に作れるだけでなく、作成後の共有・管理を効率化する方法も分かります。
目次
月報とは
月報とは、一ヶ月間の業務進捗や成果をまとめた報告書です。業務内容を中心に記載する「日報」や「週報」とは異なり、業務の”結果”が主な内容です。
以下では、月報を作成する必要性や記載すべき項目を解説します。
月報を作成する必要性
月報を作成する必要性は「目標管理」と「ナレッジ蓄積」にあります。
月報を読めば、社員の月ごとの目標達成度を確認でき、次月の目標設定につなげられます。また、目標を達成できた原因、またはできなかった原因を月報に記載すれば、ナレッジとして次の業務に活かせるのです。
このように、月報は現在の業務進捗の共有だけでなく、今後の目標設定や業務改善にも役立つ重要な書類と言えます。
月報に記載すべきつの項目
月報に記載すべき7つの項目は以下の通りです。
- 作成日時・作成者
- 当月の業務内容
- 所要時間・進捗
- 実績・成果
- 所感
- 次月の目標
- フィードバック
あとから月報を振り返るときに欠かせない内容となります。ファイル名や書類の上部に記載しましょう。
当月の業務内容を記載します。日報や週報ほど細かく書く必要はありませんが、読み手が何の業務についての報告なのかを把握できるようにしましょう。
業務内容ごとにかかった時間や進捗を記載します。当月全体を通して、どのような流れで業務を進めたのかが分かるようにしましょう。
業務内容に対する実績と成果を記載します。ここでは、自分の意見や感想などの定性的な表現ではなく、数値などの定量的な情報を書きましょう。
先述した”実績・成果”の原因や、当月の業務に関する反省点を記載しましょう。
次月の目標や業務計画を記載します。読み手が内容をイメージしやすいように、具体的な数値で表すと良いです。
月報の読み手が、感想やアドバイス等を記載します。フィードバックを通して、業務の質をブラッシュアップしましょう。
上記の項目を参考にしながら、自社の業務に必要となる項目を洗い出して、意味のある月報を作成しましょう。
【Excel・Word】月報のおすすめ無料テンプレート4選
以下では、無料で使えるExcel・Wordのテンプレートを4つ紹介します。テンプレートを使えば、月報作成にかかる工数が削減されるだけでなく、月やメンバーによって月報の仕様が異なる状況を回避できるのです。
Excel｜シンプルな作業月報のテンプレート
こちらは、シンプルで汎用的に使える作業月報の無料テンプレートです。
業務内容を1日ごとに記載できるので、詳細に報告したい場面に最適です。また、項目は自由にカスタマイズ可能ですが、書式の設定が必要なので、Excelの操作に慣れていない方には難しい可能性があります。
Excel｜売上実績を記載できる営業月報のテンプレート
こちらは、売上実績を細かく記載できる営業月報の無料テンプレートです。
売上実績をもとに、当月に実施した業務の「分析」や「反省点」を明確にできます。また、フィードバック欄も設けられているので、上司からのアドバイスを参考に、次月の業務改善につなげられます。
Excel｜運転記録を残せる車両月報のテンプレート
こちらは、運転記録を細かく記載できる車両月報の無料テンプレートです。
「出庫時メーター」「入庫時メーター」「走行距離」「給油」といった、車両管理を行う上で必要な項目が含まれています。営業などで外回りが多い職場で役立ちます。
Word｜自由に記載できる業務月報のテンプレート
こちらは、自由に記載できる業務月報の無料テンプレートです。
枠が細かく区切られていないボックス型のテンプレートなので、文章だけでなく図やグラフも自由に添付できます。ただし、冗長な文章は読み手にストレスを与えるので、箇条書きで簡潔にまとめるといった工夫が必要です。
【必見】最も簡単に月報を作成できるツールとは
以下では、Excelよりも簡単に月報を作成・共有・管理できるツールを紹介します。
月報を作成すると、社員ごとの進捗や目標達成度が明確になるほか、ナレッジとして蓄積されて今後の業務に活かせます。しかし、ExcelやWordで作る場合、似た名前のファイルが乱立して「どこに誰の月報があるか分からない」といったケースになりやすいです。
したがって、「作成した月報を見やすく整理できるツール」を使って、月報をすぐに取り出せるようにしましょう。ただし、多機能なツールは操作が複雑なので、社員のITリテラシーにばらつきのある大企業では、「誰でも使えるツール」であることが不可欠です。
結論、自社の月報業務には、メールを使える方ならば誰でも簡単に月報を作成・共有・管理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」で月報を作成すると、任意のメンバーへ瞬時に共有されるうえ、”部署”や”業務”ごとに「フォルダ」で見やすく整理できます。また、記事ごとに「コメント」を残せるので、月報に関するやりとりも一か所で完結するのです。
月報の作成・共有・管理を効率化する「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜例文あり＞月報の書き方とは
ここでは、例文を参考にして、月報の書き方を解説します。
月報を書くうえでは、読み手がスムーズに内容を把握できるように、簡潔にまとめましょう。たとえば、以下の例文のように、箇条書きを使うと読みやすいです。
作業月報（2024年4月）
作成日：2024年4月30日
部署：営業部
作成者：田中 太郎
【業務内容】
- 新規顧客50件への訪問営業：7営業日
- 新製品Aに関するイベント準備：10営業日
- 新製品Aに関するイベント実施：3営業日
【実績】
- 4社の新規顧客獲得
- イベントを通して5割のアポイント獲得
当月目標の5件を達成できませんでした。
目標の4割を達成できました。
【所感】
- イベントの資料作成や関係者との連携がうまくいかず、新規の訪問営業に時間を割けなかったことが、目標未達成の原因であると考えます。今後、社外の関係者と作業を進めるときは、余裕を持って期間を見積もります。
- イベントでは、多くの企業様が当社の製品Bに関心を持ってくださり、アポイント獲得につながりました。ただし、製品Bの〇〇について懸念を抱かれていたので、今後も改善の余地がありそうです。
【次月の目標】
10社の新規顧客獲得
【フィードバック】
提出先からのフィードバックを記載します。
以上の例文を参考にして、業務に活用できる効果的な月報を作成しましょう。
意味のある月報にするコツ
ここでは、意味のある月報にするコツを4つ紹介します。以下のコツを踏まえて、実際の業務に役立つ月報を作りましょう。
（1）成果と所感を記載する
月報には、「成果」と「所感」の記載を忘れないようにしましょう。
成果には、数値を用いることで、月の目標に対する達成度を明確にできます。また、所感を記載すると各メンバーの定性的な情報も得られるので、一人ひとりに最適化されたアドバイスや今後の業務の割り振りが実現するのです。
ただし、月報は日報や週報と比べて対象期間が長くなるため、定期的にメンバーの進捗確認をしなければならない点に注意しましょう。
（2）グラフや図を用いる
グラフや図を用いることで、視認性が高まります。
視認性の良し悪しは、読み手への伝わりやすさに大きく関係します。文字ばかりの説明で文章量が多いと読みづらく、目標の達成度合いや業績推移のイメージがわきません。
一方、グラフや図は読み手の目に留まりやすく、一目で情報を確認できます。また、グラフや図は「数字」をもとに作成されるので、情報の客観性が高まるのです。
（3）テンプレートを活用する
テンプレートを活用して、工数削減を図ることも大切です。
テンプレートには、必要な項目があらかじめ記載されているので、「月報に書くことがない」と悩む方でも簡単に作れます。また、月報のように繰り返し実施する業務では、テンプレートを活用することで、工数を削減できるのです。
さらに、社内で共通のテンプレートを活用すれば、月報の記載内容やレイアウトが統一されて、読み手が内容を確認しやすくなります。このように、テンプレートを使うことで、作り手側も読み手側もメリットを得られるのです。
（4）作成後の管理を工夫する
月報を作成したら、見やすく整理しましょう。
月報は作って終わりではなく、ナレッジとして蓄積して、業務に役立てることが大切です。したがって、月報の作成後は、見たいときにすぐに取り出せるよう管理しましょう。
しかし、ExcelやWordの場合、膨大なファイル数を管理しきれなくなるうえ、中身を確認するために、都度ファイルを開く手間がかかります。そこで、ノート型の情報管理ツール「ナレカン」を使えば、「開く」操作なしで、すぐに月報を探し出せるのです。
月報の書き方とテンプレート4選まとめ
ここでは、月報の書き方のコツとテンプレートを4つご紹介しました。
意味のある月報にするには、「成果」や「所感」を忘れず記載するほか、作成後は取り出しやすい場所で管理することが重要です。また、テンプレートを使えば、項目を一から考える必要がなくなり、月報業務の工数を削減できます。
しかし、ExcelやWordを使うと、月報を作成する度にファイルが増えて、「どこに・いつの月報があるか分からない」といった事態につながります。そこで、「フォルダで見やすく月報を整理できる情報管理ツール」が求められるのです。
したがって、月報作成に最適なのは、あらゆる情報を残せる”記事（ノート）”で月報を作成して、テーマごとに”フォルダ”で管理できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、自社の月報業務を効率化しましょう。
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