業務日報は、各々の進捗を共有したり、コミュニケーションを取ったりするうえで大切な書類です。しかし、一から作成すると手間がかかるので、多くの企業では「テンプレート」を利用して業務負担を省いています。
一方、テンプレートを活用して手間をかけずに業務日報を作成したいが「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料の業務日報テンプレート7選や作成ポイントを中心にご紹介します。
- 無料テンプレートを使って業務日報を作りたい
- 業務日報の書き方や運用ポイントを知りたい
- Excel/Wordより簡単に業務日報を作成・運用できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なテンプレートが見つかるだけでなく、日報作成におすすめのツールまで分かります。
目次
日報とは
以下では、日報の概要と週報・月報との違い、日報の種類についてご紹介します。日報の導入を検討している担当者の方は必見です。
日報の概要
日報とは、1日の業務内容や進捗状況を報告する書類を指します。
日報の作成を通して一日の業務を振り返ることで、業務の進捗や課題が明確になります。また、上司も日報を読むことにより、部下のスケジュールやタスクの達成度を把握できるのです。
このように、日報は、自分自身の振り返りや上司への報告などにおいて重要な役割を果たします。そのため、日報を書くこと自体が目的にならないよう、「何のために書くのか」を意識して作成しましょう。
週報・月報との違いとは
日報は、週報・月報と比べて「業務の進捗や問題点の即時共有が目的」であることに違いがあります。
日報では、1日の業務内容や関連情報を具体的に記録し、リアルタイムでの状況共有が重視されます。一方、週報や月報は、より長期的な視点から「業務の成果や課題を振り返り、評価すること」を目的としています。
そのため、報告の目的と内容が自社の運用方針に合っているかを確認することが重要です。
日報の種類
以下のように、日報にはさまざまな種類があるため、自社の運用方法に合わせて適切な日報を導入すべきです。
| 日報の種類 | 特徴 |
|---|---|
| 業務日報 | 1日の作業内容や進捗を記録します。「誰が何をどこまで進めたか」を把握するのに役立ちます。 |
| 営業日報 | 訪問先、商談内容、顧客反応、次回アクションなどを記録します。受注件数や売上などを入力すれば、成果の管理も可能です。 |
| 研修日報 | 研修中の学びや感想、理解度、振り返りを記録します。指導者側がコメントする欄が設けられることも多く、新入社員の教育には必須です。 |
| 店舗日報 | 店・閉店の対応、来客数、売上、クレーム対応などを記録します。主に飲食店やサービス業などの現場で使われます。 |
日報の種類や特徴を把握したうえで、自社に最適な日報を運用しましょう。
すぐに使える！無料の業務日報フォーマット・テンプレート7選
以下では、ExcelやWordで使える無料の業務日報フォーマット・テンプレートを7つご紹介します。自社に合ったテンプレートを活用して、社内で書式を統一すれば、後から読み返しやすくなります。
【Excel】簡易的な業務日報テンプレート
こちらは、あらゆる業種で利用できるExcelの業務日報テンプレートです。「今日の目標」「業務概要」「反省・問題点」「明日の目標・改善点」の4つの項目を記載します。
基本項目のみのシンプルなフォーマットなので、新人（新入社員）でもスムーズに日報を作成できます。
【Excel】時系列に沿った業務日報テンプレート
こちらは、時系列に沿ったExcelの業務日報テンプレートです。
日報を時系列で記載する形式なので、「さまざまな業務進捗を、一定時間ごとに細かく報告する場合」に向いています。また、スケジュールに遅れがないかも確認できます。
【Excel】建設業向けの作業日報テンプレート
こちらは、現場の作業日報に適したExcelの作業日報テンプレートです。
このテンプレートは、数値での実績よりも具体的な作業内容の記入を重視しています。そのため、現場作業の詳細が重要となる建設現場や清掃現場などで活用しやすい形式です。
【Excel】研修向けの日誌テンプレート
こちらは、さまざまな業務に使えるExcelの研修日誌テンプレートです。
シンプルかつ、書き込めるスペースが広く取られているので、新人研修やコンプライアンス研修など、研修内容に関係なく幅広く使えます。また、「研修」部分を削除すれば、汎用的な業務日誌としても利用可能です。
【Excel】学校向けの日誌テンプレート
こちらは、記載項目が充実しているExcelの学校日誌テンプレートです。
行事や職員の勤務状況、児童の状況など、幅広い情報を網羅的に記録できます。
【Word】週報とセットになった業務日報テンプレート
こちらは、週報とセットになったWordの業務日報テンプレートです。
上記のテンプレートをダウンロードすれば、日報と週報の両方のテンプレートを取得できます。日報と週報が同じ形式になるので、書き方も覚えやすいです。
【Word】見やすい営業日報フォーマット
こちらは、顧客別で記載できるWordの営業日報フォーマットです。
このテンプレートは、時間軸ではなく顧客単位で業務内容を記録できます。そのため、顧客別の行動履歴を把握したい営業活動において活用しやすい形式です。
Excelでの日報フォーマットの作り方
以下では、Excelでの日報フォーマットの作り方を解説します。
- テンプレートにしたい文書を作成したら、[ファイル]をクリックします。
- [名前を付けて保存] ＞［このPC］をクリックします。
- 保存場所に[ドキュメント] ＞［Office のカスタムテンプレート］を選択します。
- 任意のテンプレート名を入力し、ファイルの種類ボックスで[Excel テンプレート］を選択します。
- [保存］をクリックして完了です。
- 保存したテンプレートを使用する場合は、[新規]の[個人用]から使えます。
![Excelの[ファイル]を選択する画面](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2025/01/スクリーンショット-2025-01-29-105112.png)
テンプレートは上記手順で自作できます。しかし、Excelで日報を作成しても、上司に共有する場合はメールを経由する手間がかかるうえ、ファイル数が増えてくると管理が煩雑になり、必要な日報を見つけにくくなります。
そのため、「Stock」のように、検索機能で簡単に情報を見つけられるうえ、日報の作成だけではなく管理・共有まで一元化できるツールを活用すべきなのです。
＜例文あり＞業務日報は何を書けば良い？基本項目とは
以下では、業務日報に書くべき基本項目を解説します。
- 今日の目標
- 業務内容
- 成果・良かった点
- 改善点
- 翌日の目標
- その他の共有事項
当日の目標を記入します。最終的な振り返りで成果を具体的に把握するために、目標には数値を取り入れましょう。
業務内容を記載します。時系列で記載すると、情報整理がしやすくなります。
業務の成果を記入して、上司からのフィードバックを受けます。
業務の改善点を記入します。課題へのアプローチ方法や背景まで明確にすると、改善がしやすくなります。
反省を踏まえ、現実的な翌日の目標を設定します。
主に、担当者の所感などの定性的な情報を記載します。
これらの項目を踏まえて作成することで、以下のような業務日報が作れます。
▼今日の目標
訪問先2社との信頼関係構築・ニーズ把握による提案材料の収集。
▼本日の業務
| 9:00~10:00 | チームミーティング・メール対応 |
|---|---|
| 10:00~12:00 | A株式会社訪問 |
| 13:00~14:00 | メール営業・電話営業 |
| 14:00~16:00 | B株式会社訪問 |
| 16:00~18:00 | 開発部とのミーティング |
▼成果・良かった点
A社訪問で新商品サンプルに関する要望を詳しくヒアリングでき、今後の提案に活かせる情報を収集できた。
▼改善点
B社訪問時、提案資料の一部に不足があり、説明に時間を要した。事前確認をより徹底する必要がある。
▼翌日の目標
C社訪問に向けて提案資料を万全に整え、先方の課題に沿ったプレゼンをする。
▼その他の共有事項
15日までに見積書の確認をお願いいたします。
自社の報告スタイルに合わせて、自由にフォーマットや項目を変更して活用しましょう。
Excel/Wordよりも簡単に業務日報を作成・運用できる方法
以下では、Excel/Wordよりも簡単に業務日報を作成・運用できる方法をご紹介します。
Excel/Wordのテンプレートを使うと、業務日報を素早く作成できます。しかし、共有のたびにメールやチャットツールで添付して送る手間がかかります。
また、社員がアプリを使いこなせなければ社内に浸透せず、紙やExcelの管理から脱却ができません。そのため、シンプルさを重視して、業務日報の作成・共有が一元化できるツールを選定しましょう。
したがって、業務日報の作成・運用には、ITに慣れていない65歳の方でも、導入初日から直感的に使いこなせるツール「Stock」が最適です。
Stockのテンプレート機能を使えば、登録した日報のフォーマットを、簡単な操作で「ノート」に呼び起こせます。また、作成した業務日報をリアルタイムで共有できるため、メールやチャットツールに添付する手間を省けます。
業務日報の作成・共有が一元化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockのテンプレートを使った業務日報の作成例
ここでは、Stockのテンプレートを使った業務日報の作成例をご紹介します。
Stockでは、「テンプレート名」「タイトル」「本文」にテキストを入力するだけで、簡単にテンプレートを自作できます。見出しを太字にしたり、箇条書きリストを挿入したりして、見やすいテンプレートを作れるのです。
以下は、Stockのテンプレートを使った、業務日報の作成例です。なお、作成した業務日報は、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。
このように、Stockでは、自作のテンプレートで簡単に見やすい業務日報を作れます。
業務日報フォーマットの作成ポイント3選
ここでは、業務日報フォーマットを作成するときのポイントを3つご紹介します。以下のポイントを押さえれば、抜け漏れのない業務日報を作成できます。
（1）目的を明確にする
まずは、テンプレートを作る前に、自社で日報を作成する目的を明確化しましょう。
たとえば、業務進捗を詳細に共有したい場合、テンプレートの「業務内容」欄を充実させたり、進捗を割合で記入できるようにしたりするのが有効です。一方、コミュニケーションを活性化したい場合は「相談事項」や「業務以外の共有事項」の欄を設けます。
このように、日報で何を達成したいのかを明確にしたうえで、必要な項目をテンプレートに反映しましょう。
（2）基本項目が揃っているか確認する
次に、テンプレートに日報の基本項目が揃っているか確認しましょう。
たとえば「業務内容」「成果」「課題」「目標」「改善点」などの基本項目が不足している場合、日報を作成しても改善点や課題が見つかりにくく、業務改善につながらない恐れがあります。
そのため、日報の運用目的に沿った基本項目がそろっているかを確認しましょう。
（3）独自の項目を設定する
最後に、必要に応じて独自の項目をテンプレートに追加しましょう。たとえば、業種に応じて以下のような項目を設置すると、報告内容が具体的になります。
- 建設業の場合
- 営業部門の場合
- 飲食店の場合
項目：人員・資材の数量・機材の台数
目的：管理者と現場の情報共有
項目：業務のノウハウ、顧客情報
目的：属人化しやすいノウハウの共有
項目：商品名ごとの目標販売数、売上記入欄、顧客属性
目的：情報共有による販売状況の分析、顧客満足度の向上
そこで、独自のテンプレートを作成・登録できる「Stock」のようなITツールを導入すれば、項目の抜け漏れなく効率的に日報を作成できます。
ただし、項目を増やしすぎると記載漏れが増える原因になるので、記載内容は過不足がないように設定しましょう。
業務日報フォーマットの運用ポイント3選
ここでは、業務日報フォーマットを運用するときのポイントを3つご紹介します。以下のポイントを押さえれば、作成したマニュアルを効果的に運用できます。
（1）日報はその日のうちに作成・共有する
1つ目は、日報はその日のうちに作成・共有することです。
その日の業務をその日のうちに書くことで、鮮明な記憶のまま正しく作成できます。一方で、日報の作成を翌日以降に後回しにすると、情報があいまいになり正確性が失われかねません。
また、作成した日報の共有が遅くなると、業務スケジュールに遅れが生じる原因となります。したがって、日報をその日のうちに作成・共有する習慣を徹底しましょう。
（2）管理者はフィードバックする
2つ目は、日報は作成するだけでなく、管理者（上司）がフィードバックすることです。
部下の報告内容について反応し、コミュニケーションをとることで、部下は日報作成の必要性を感じたり、モチベーションを維持できたりします。またフィードバックをもとに、翌日以降の業務改善につなげられるのです。
以上のように、管理者は日報の項目が埋められていることだけを確認するのではなく、部下の成長につながるフィードバックをしましょう。
（3）ITツールで日報を共有・管理する
3つ目は、ITツールを活用して日報を運用することです。
WordやExcelで日報を作成すると「共有の度にメールで送る手間がかかる」「ファイル管理が煩雑になる」などのデメリットがあります。一方、ITツールを導入すれば、ツール上で日報を共有でき、日報をはじめとするあらゆる社内情報の一元管理が可能です。
このように、ITツールを使えば日報の作成から共有・管理にかかる手間を軽減できます。ただし、多機能で複雑なツールでは社内に浸透しないので、ITに慣れていない65歳の方でも、即日で使いこなせる「Stock」のようなシンプルなツールを導入しましょう。
業務日報のテンプレート7選と作成のポイントまとめ
ここまで、業務日報のテンプレート7選や作成・運用のポイントを中心に紹介しました。
ExcelやWordのテンプレートは無料で使えるほか、業務日報の体裁を一から整える必要がない点がメリットです。しかし、ファイルが埋もれたり共有が面倒だったりするデメリットが伴えば、業務日報の運用はすぐに形骸化してしまいます。
そのため、業務日報の作成から管理・共有までを簡単にできるツールを導入し、社内に浸透する運用にすべきです。ただし、操作が複雑では社内に浸透しないので、「誰でも簡単に使えるか」は選定ポイントとして重視しましょう。
結論、自社へ導入すべきITツールは、業務日報の作成・共有・管理まで一元化できるうえ、誰でも簡単に使えるほどシンプルなツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、スムーズな日報の管理・共有を実現しましょう。
