業務日報は、各々の進捗を共有したり、コミュニケーションをとったりするうえで大切な書類です。しかし、一から作成すると手間がかかるので、多くの企業では「テンプレート」を利用して業務負担を省いています。
一方、「業務日報テンプレートは大量にあるため、どれが自社に合うかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料の業務日報テンプレート6選や作成ポイントを中心にご紹介します。
- テンプレートを導入して、日報作成の手間を省きたい
- 業務日報テンプレートを作成・運用するにあたり、意識すべきポイントを知りたい
- 業務日報の運用を効率化する方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なテンプレートが見つかるだけでなく、日報作成におすすめのツールまで分かります。
目次
日報とは
日報とは、日々の業務の進捗状況を報告する書類を指します。
日報の作成を通して一日の業務を振り返ることで、自身の抱える課題や改善点が明確になります。また、上司からすれば、日報を読むことで部下の進捗状況を把握できるのです。
このように、日報は自分自身・上司にとって重要な意味を持ちます。そのため、日報の作成自体が目的とならないように、作成する目的を意識しましょう。
すぐに使える！無料の業務日報テンプレート6選
以下では、ExcelやWordで使える無料の業務日報テンプレートを6つご紹介します。自社の目的や業種に合ったテンプレートを活用して、日報作成の時間を短縮しましょう。
【Excel】汎用的に使える業務日報テンプレート
こちらは、あらゆる業種で利用できるExcelテンプレートです。記載項目としては「今日の目標」「業務内容」「反省・問題点」「明日の目標・改善点」の4つがあります。
基本項目のみのシンプルなフォーマットなので、新人（新入社員）でもスムーズに日報を作成できます。
【Excel】時系列に沿った業務日報テンプレート
こちらは、時系列に沿ったExcelテンプレートです。
日報を時系列で記載する形式なので、「さまざまな業務進捗を、一定時間ごとに細かく報告する場合」に向いています。また、スケジュールに遅れがないかも確認できます。
【Excel】現場の作業日報に適した建設業向けフォーマット
こちらは、現場の作業日報に適したExcelテンプレートです。
実績よりも具体的な業務内容の記入が重視されているため、建設現場や清掃現場における作業日報に活用できます。
【Word】週報とセットになった業務日報テンプレート
こちらは、週報とセットになったWordテンプレートです。
上記のテンプレートをダウンロードすれば、日報と週報の両方のテンプレートを取得できます。日報と週報が同じ形式になるので、書き方も覚えやすいです。
【Word】顧客別で記載できる営業日報テンプレート
こちらは、顧客別で記載できる営業日報テンプレートです。
時間ごとではなく、顧客ごとに業務内容を記載することができるため、営業記録としても活用できるテンプレートです。
【そのまま使える】メール連絡用の業務日報テンプレート
以下は、メール連絡用の業務日報テンプレートです。コピー＆ペーストすればすぐに利用できます。
メールによる業務日報テンプレート・例文
件名
〇月〇日〇曜
本文
営業部 大道部長
本日の業務につきまして、下記の通り報告致します。
【本日の業務】
- 9:00~10:00
チームミーティング・メール対応
- 10:00~12:00
A株式会社訪問
- 13:00~14:00
メール営業・電話営業
- 14:00~16:00
B株式会社訪問
- 16:00~18:00
開発部とのミーティング
【所感】
本日のA株式会社訪問では、新書品サンプルに関するヒアリングを行いました。
【明日の予定】
明日はC株式会社へ訪問予定です。
【その他の共有事項】
○日までに見積書の確認をお願いいたします。
自社の報告スタイルに合わせて、自由にフォーマットや項目を変更して活用しましょう。
＜これで解決！＞見やすい業務日報を作成・運用できるツール
以下では、業務日報を最もスムーズに作成・運用できるツールをご紹介します。
テンプレートを使うと、業務日報を素早く作成できます。しかし、共有のたびにメールで送る手間がかかるうえ、ExcelやWordファイルでの管理では、過去の日報を振り返りたいときにすぐに見つからず非効率です。
とくに、業務日報には案件やノウハウに関するナレッジが記載されているので、必要なときに欲しい情報をすぐに確認できなくてはなりません。そこで、「テンプレート機能のあるITツール」を活用すれば、ツール上で業務日報の作成・共有・管理が完結するのです。
したがって、業務日報の作成・運用には、テンプレートを使って誰でも簡単に必要な情報を過不足なく日報に記載でき、超高精度の検索機能で過去の日報にも即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンのテンプレート機能を使えば、簡単な操作で日報の記載項目を呼び起こせます。また、過去に作成した日報データの「移行支援サポート」があるほか、超高精度の「キーワード検索」で目的の情報をすぐに探し出せるのです。
メールが使える人なら誰でも簡単に使える「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った業務日報の作成例
ここでは、ナレカンを使った業務日報の書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい業務日報を簡単に作れます。
- はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。
- 画面右下の [＋テンプレート] をクリックして、登録しておいた業務日報のテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って記載すれば、業務日報の完成です。
このように、ナレカンでは、自作のテンプレートで簡単に見やすい業務日報を作れます。
業務日報テンプレートの作成ポイント3選
ここでは、業務日報テンプレートを作成するときのポイントを3つご紹介します。以下のポイントを押さえれば、抜け漏れのない業務日報を作成できます。
（1）目的を明確にする
まずは、テンプレートを作る前に、自社で日報を作成する目的を明確化しましょう。
たとえば、業務進捗を詳細に共有したい場合、テンプレートの「業務内容」欄を充実させたり、進捗を割合で記入できるようにしたりするのが有効です。一方、コミュニケーションを活性化したい場合は「相談事項」や「業務以外の共有事項」の欄を設けます。
このように、日報で何を達成したいのかを明確にしたうえで、必要な項目をテンプレートに反映しましょう。
（2）基本項目が揃っているか確認する
次に、テンプレートに日報の基本項目が揃っているか確認しましょう。一般的に、業務日報には以下の項目の記載が求められます。
- 今日の目標
- 業務内容
- 成果・良かった点
- 改善点
- 翌日の目標
- その他の共有事項
当日の目標を記入します。最終的な振り返りで成果を具体的に把握するために、目標には数値を取り入れましょう。
業務内容を記載します。時系列で記載すると、情報整理がしやすくなります。
業務の成果を記入して、上司からのフィードバックを受けます。
業務の改善点を記入します。課題へのアプローチ方法や背景まで明確にすると、改善がしやすくなります。
反省を踏まえ、現実的な翌日の目標を設定します。
主に、担当者の所感などの定性的な情報を記載します。
上記の項目が抜け漏れなく揃っていれば、メンバーの業務進捗が詳しく分かり、状況に応じたアドバイスもしやすくなるのです。
（3）独自の項目を設定する
最後に、必要に応じて独自の項目をテンプレートに追加しましょう。たとえば、業種に応じて以下のような項目を設置すると、報告内容が具体的になります。
- 建設業の場合
- 営業部門の場合
- 飲食店の場合
項目：人員・資材の数量・機材の台数
目的：管理者と現場の情報共有
項目：業務のノウハウ、顧客情報
目的：属人化しやすいノウハウの共有
項目：商品名ごとの目標販売数、売上記入欄、顧客属性
目的：情報共有による販売状況の分析、顧客満足度の向上
ただし、項目を増やしすぎると記載漏れが増える原因になるので、記載内容は過不足がないように設定しましょう。
たとえば、独自のテンプレートを作成・登録できる「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、項目の抜け漏れなく効率的に日報を作成できます。
業務日報テンプレートの運用ポイント3選
ここでは、業務日報テンプレートを運用するときのポイントを3つご紹介します。以下のポイントを押さえれば、作成したマニュアルを効果的に運用できます。
（1）日報はその日のうちに作成・共有する
まず、日報はその日のうちに作成・共有しましょう。
起きたことをその日のうちに日報に書く事で、鮮明な記憶のまま正しく作成することができます。一方で、「疲れた」「忙しい」といった理由で日報の作成を翌日以降に後回しにすると、情報があいまいになり正確性が失われてしまうのです。
また、作成した日報の共有が遅くなると、業務スケジュールに遅れが生じる原因となります。したがって、日報をその日のうちに作成・共有する習慣を徹底しましょう。
（2）管理者はフィードバックを行う
次に、日報は作成するだけでなく、管理者（上司）がフィードバックを行うこともポイントです。
部下の業務内容について正確に評価することで、部下はモチベーションを感じ、業務の改善点や今後の方向性を意識して翌日以降の業務につなげられるのです。
また、上司と部下が直接話す機会が少ない場合でも、日報のフィードバックを通じて円滑なコミュニケーションが実現できます。そのため、管理者は日報の項目が埋められていることだけを確認するのではなく、部下の成長につながるフィードバックを行いましょう。
（3）ITツールで日報を共有・管理する
最後に、ITツールを活用して日報を運用しましょう。
WordやExcelで日報を作成すると「共有の度にメールで送る手間がかかる」「ファイル管理が煩雑になる」などのデメリットがあります。一方、ITツールを導入すればツール上で日報を共有できるうえ、日報をはじめとするあらゆる社内情報を一元管理できるのです。
このように、ITツールを使えば日報の作成から共有・管理にかかる手間を軽減できます。ただし、多機能で複雑なツールでは社内に浸透しないので、メールを使える方ならば即日で使いこなせる「ナレカン」のようなシンプルなツールを導入しましょう。
業務日報のテンプレート6選と作成のポイントまとめ
ここまで、業務日報のテンプレート6選や作成・運用のポイントを中心にご紹介しました。
WordやExcelのテンプレートは無料で使えるほか、業務日報の体裁を一から整える必要がない点がメリットです。しかし、ファイルが埋もれたり共有が面倒だったりするデメリットもあるので、日報は「あらゆる情報を一元管理できるITツール」で残すべきなのです。
とくに、日報に記載した情報は社内の大切なナレッジになるので、必要な時にすぐに参照できるよう正しく管理しなければなりません。そこで、多階層のフォルダや高度な検索機能が備わっているツールを選ぶと、過去の日報へと簡単にアクセスできます。
結論、自社へ導入すべきITツールは、テンプレートを使って誰でも簡単に日報を作成・共有でき、社内のナレッジ管理に必要な機能が過不足なく備わったツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、スムーズな日報の共有を実現しましょう。
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