チームの規模を問わず、プロジェクトを上手く進めるためには、スケジュール漏れをなくして効率よくタスクを管理することが大切です。
しかし、「スケジュール管理が上手くできておらず、予定を忘れることが多い」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スケジュールを忘れないために、チームがとるべき管理のコツ5選を中心にご紹介します。
- 予定を忘れないようなスケジュール管理をしたい
- スケジュール管理を成功させるコツや管理方法を知りたい
- 予定を忘れることなく、計画通り進めるのに役立つ方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、スケジュールを忘れやすいチームがとるべき管理方法がわかり、タスクをスムーズに進められるようになります。
目次
仕事でスケジュールを忘れる人の特徴3選
以下では、仕事でスケジュールを忘れる人の特徴を3つご紹介します。対処法も解説しているので、スケジュール管理が上手くできずに悩んでいる方は必見です。
（1）忙しすぎて自分の時間が取れていない
スケジュールを忘れる人の特徴1つ目は、忙しすぎて自分の時間が取れていないことです。
日々の業務で「やるべきこと」や「頼まれごと」が多すぎると、自分の予定を確認・整理する時間すら確保できなくなってしまいます。その結果、常に目の前のタスクに追われて予定の抜け漏れや遅れが生じるほか、作業効率も低下する恐れがあるのです。
このように、チームメンバーがタスクを抱えすぎている場合は、チーム内でタスクの状況を共有し、必要に応じて負担を調整することが大切です。また、1日の中であらかじめ「予定を見返す時間」を確保しておけば、予定の抜け漏れ防止につながります。
（2）完璧主義で予定を詰め込みすぎる
スケジュールを忘れる人の特徴2つ目は、予定を詰め込みすぎることです。
「無駄な時間を作りたくない」「すべてを効率的にこなしたい」という思いから、予定を隙間なく詰め込んでしまいがちです。しかし、「やるべきこと」が多すぎるゆえに、うっかり抜け漏れてしまったり、ダブルブッキングしたりしてしまうのです。
したがって、予定を細分化したうえで所要時間を適切に見積もり、イレギュラーにも対応できる“ゆとりをもったスケジュール管理”を心掛けましょう。
（3）詳細を記録していない
スケジュールを忘れる人の特徴3つ目は、予定の詳細を記録していないことです。
「なんとなく覚えているから大丈夫」「あとで書けばいいや」と考えて、スケジュールやタスクを頭の中だけで管理していると、抜け漏れが起きやすくなります。また、スケジュールの全体像が見えにくく、タスクの優先順位もつけづらくなるのです。
そのため、小さな予定でもすぐにメモを残す習慣をつけることが大切です。とくに、チームやプロジェクト単位で業務を進める場合は、情報共有がしやすく、フォルダごとに情報を整理できる「Stock」のようなツールの活用が適しています。
予定を忘れないためのスケジュール管理方法4選
以下では、予定を忘れないためのスケジュール管理方法4選をご紹介します。予定を忘れてしまうとタスクが進まなくなる原因になるため、確実に把握しておきましょう。
- 手帳
- エクセル
- スマートフォンのカレンダー機能
- タスク管理アプリ・ツール
誰でも手軽にスケジュールやタスクの詳細を書き込め、ネット環境を必要としない点が特徴です。ただし、紛失時に大切な情報が失われるリスクや、チームでの共有がしづらいといったデメリットもあります。
エクセルの「ガントチャート」は“タスクの時系列”と“所要時間”をひと目で把握でき、進捗を細かく管理するのに役立ちます。しかし、複数人での同時編集ができなかったり、スマホでの確認・編集がしにくかったりする点に注意が必要です。
場所や時間を問わずにタスクを確認できるほか、リマインド機能を備えている点も便利です。 一方、ほかのデバイスとデータを同期したり、バックアップするときに新たなアカウントを作成する必要がある点に注意しましょう。
チーム規模に関わらずスケジュール共有がスムーズになるうえ、全体でスケジュールを管理する習慣がついて個々のスケジュール・タスク漏れを防げます。一方、多機能なアプリは社内に浸透しづらいため、誰でも簡単に使えるアプリを選びましょう。
このように、それぞれにメリット・デメリットがあるため、業務スタイルやチーム体制に合わせて最適な方法を選ぶことが大切です。とくに、チームでのスケジュール共有や抜け漏れ防止を重視する場合は、誰でも使いやすいタスク管理ツールの活用が適しています。
スケジュール管理の3つの利点
以下では、スケジュール管理をすることで得られる3つの利点をご紹介します。
- やるべきことと優先順位が明確になる
- 進捗状況を把握できる
- 業務を効率化できる
スケジュール管理をすることで、やるべきことを把握できます。各タスクの緊急度・重要度がわかるため、タスクの優先順位を明確にできるのです。
スケジュールをチーム内で共有することで、各メンバーとチーム全体の進捗状況を把握でき、お互いにカバーし合いながら業務を進められます。
スケジュール管理は業務の効率化を実現します。タスクの優先順位が明確になることで、1つのタスクが終わった後に、すぐに次のタスクに取り組めるのです。
このように、スケジュール管理で“やるべきこと”や“優先順位”が明確になり、日々の業務を効率的に進められます。しかし、ビジネスではチーム全体でのスケジュール管理が必須のため、最新情報をすぐに共有できる「Stock」のようなツールを活用すべきです。
【必見】予定を忘れる人の対策に最適なアプリ
以下では、予定を忘れがちな人に最適なアプリをご紹介します。
予定を忘れないためには、タスクが発生したらすぐにメモや記録を取ったり、なぜ対応しなければならないのかもまとめて記録したりすることが重要です。また、リマインド機能のついたITツールを活用すれば、通知でタスクを思い出せ、予定の抜け漏れを防げます。
さらに、ビジネスではチームでタスクを管理する場面が増えるため、関係者全員でタスクや情報を共有する仕組みづくりが求められます。しかし、チャット形式のツールでは情報が流れてしまい、必要なタスクを見失う恐れがあるのです。
したがって、スケジュール管理には、誰でも簡単にタスクを設定・共有でき、あらゆる情報を適切に管理できるアプリ「Stock」一択です。
Stockでは、業務内容やスケジュールを「ノート」に書き込み、ノートに「タスク」を紐けて一元管理することができます。さらに、他のメンバーのタスクも一覧で確認できるため、チーム全体でスケジュール通りに業務を進めやすくなるのです。
ストレスなく予定やタスクを管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
予定を忘れないスケジュール管理のコツ5選
以下では、予定を忘れずに管理するための5つのコツをご紹介します。適切なスケジュール管理方法を理解し、意識すべきポイントを押さえましょう。
（1）予定やタスクはその場で記録する
スケジュール管理の1つ目のコツは、予定やタスクを「思いついたときにすぐ記録する」ことです。
予定を後でまとめて書こうとすると、記憶違いや記入漏れが起こりやすくなります。とくに、会議や打ち合わせの場では、その場でスケジュールやタスクをメモしておくことで、後から見返しても内容を正確に思い出すことが可能です。
ただし、紙のメモや個人のスマホに記録していると、チームでの共有が難しくなるため、すぐに記録できてチームで共有できるアプリを活用しましょう。
（2）通知つきのタスク管理アプリを使う
スケジュール管理の2つ目のコツは、通知機能つきのタスク管理アプリを使うことです。
あらかじめタスクに期日や時間を設定しておけば通知が届くため、予定の抜け漏れを防げます。とくに、重要な会議や締め切りの前などには、リマインド機能が効果的です。
また、チームで業務を進める場合は、メンバー間でタスクを共有したり通知を設定することで、進捗の遅れや連係ミスを防げます。このように、通知機能を備えたアプリを活用することで、個人・チームの両方でスムーズにスケジュールを管理できるのです。
（3）タスクをチームで共有する
スケジュール管理の3つ目のコツは、タスクをチームで共有することです。
スケジュールを確実にこなすためには、タスクを自分だけで管理するのではなく、チームで共有することが大切です。自身の予定が他のメンバーにも認識されていれば、自然と記憶に残りやすくなり、タスクを忘れにくくなります。
また、あらかじめチームに予定を共有しておけば、万が一対応が難しくなった場合でも、周囲のメンバーがフォローしやすくなります。タスクの進捗や担当者が見える化されていることで、チーム全体の遅延や抜け漏れの防止につながるのです。
（4）予定を振り返る時間を設ける
スケジュール管理の4つ目のコツは、予定を振り返る時間を設けることです。
スケジュール通りに進めるためには、予定やタスクを正確に設定することが重要です。見積もった時間と実際にかかった時間に差が生じると、後のスケジュールに遅れが出てしまいます。
そこで、定期的に作成した予定を振り返る習慣をつけると、スケジュールが実現可能な範囲に設定されているかを確認しながら、タスクの抜け漏れや予定忘れを防げるのです。
（5）アプリ・ツールはひとつに集約する
スケジュール管理の5つ目のコツは、アプリ・ツールをひとつに集約することです。
チーム内で使用するアプリ・ツールがバラバラだと、各メンバーやタスクごとに情報が散乱してしまいます。その結果、必要な情報を探すのに時間がかかったり、タスクの進捗状況を正しく把握できなかったりして、抜け漏れが起こるのです。
そこで、業務に関するあらゆる情報をひとつに集約できる「Stock」のようなタスク管理・共有アプリを導入して、情報の散乱を防ぎながら効率的にスケジュール・タスクを管理しましょう。
よくある質問
ここでは、スケジュール管理に関連したよくある質問3選を紹介します。
- なぜ予定を忘れてしまうのか
- タスク管理が苦手な人はどうするべきか
- スケジュール管理ができないとどうなるか
自分がすべき行動の優先順位をつけていなかったり、各タスクを見える化していないと、他のことをしているうちに予定を忘れてしまいます。そのため、「何を」「いつ」するか、管理しなければなりません。
タスク一つ一つをさらに細分化し、一つのタスクにかかる想定の時間を具体的に把握するべきです。そのうえで、作業が多少伸びても問題が生じないような予定を立て、タスクの先延ばしを回避しましょう。
タスクの抜け漏れや重複が発生する恐れがあり、仕事の締め切りに間に合わなかったり、顧客とのアポイントメントを忘れかねません。信用問題に関わるので、遅れが生じないように、スケジュールは管理する必要があります。
スケジュール管理やタスク管理の重要性を理解し、日常の業務で実践していきましょう。
予定忘れを防止するスケジュールの管理方法まとめ
ここまで、予定忘れを防止するスケジュールの管理方法を中心にご紹介してきました。
スケジュールやタスクを忘れないためには、思いついたときにすぐにメモや記録をすることが重要です。さらに、リマインド機能があるITツールを活用すれば、通知でタスクを思い出せるため、予定を忘れるリスクを減らせます。
ただし、ビジネスでは個人のスケジュール管理だけでなく、チーム全体でのタスク・予定管理が不可欠です。そのため、情報やタスクを即時に共有できる仕組みが必要ですが、チャットツールでは情報が流れてしまい、タスクの優先度を把握しにくくなります。
結論、予定忘れを防止するためには、社内のあらゆる情報とタスクをチームで一元管理できるアプリ「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、タスク・スケジュール漏れを解消し、確実に業務を遂行しましょう。
