ファイルを階層管理する「Google Drive(グーグル ドライブ)」を使いこなす方法として、ショートカットの活用が挙げられます。ショートカットとは、特定のファイルやフォルダを参照するためのリンクを指します。
 
ショートカットを作ることでファイルへアクセスしやすくなる一方「作り方が分からない」「ショートカットを開けない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「Googleドライブのショートカットを作成する方法」を中心にご紹介します。
 
  • Googleドライブのショートカット作成方法を知りたい
  • Googleドライブは階層が多すぎて、必要なファイルをすぐに開けない
  • Googleドライブの不便さを解消するツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、仕事で頻繁に使うファイルへ素早くアクセスするための方法が分かり、業務効率化につながります。


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Googleドライブのショートカットを作るメリットとは

Googleドライブでショートカットを作るメリットは、特定のファイルやフォルダにより少ない操作で簡単にたどり着けることです。
 
ショートカットは、ファイルやフォルダを参照するためのリンクを指し、クリックするだけで該当のファイルを立ち上げられる機能です。通常は必要なファイルを探さなければなりませんが、ショートカットを作成すればクリックの手間を省けるので、情報へのアクセス性が高まります。
 
また、混同しやすい操作にコピー(複製)がありますが、コピーすると別のファイルが新規作成されます。一方、ショートカットをクリックして立ち上がるのは元のファイルなので、ショートカットからファイルを開いて変更を加えると、元のファイルにも反映される点が違いです。


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「デスクトップ」にショートカットを作成する方法

以下では、デスクトップ上にGoogleドライブアプリのショートカットを作成する方法を解説します。WindowsとMacでの操作を解説しているので、参考にしましょう。

Windowsでの操作

  1. はじめに、パソコン版Googleドライブのサイトを開いて、画面の指示に従ってインストールします。
  2.  
    パソコン版(Windows版)ドライブをインストールする画像
     
  3. 続いて、PCで [ エクスプローラー ] を開きましょう。
  4.  
    エクスプローラーを開く画像
     
  5. その後、左側の [ Google Drive ] をクリックします。
  6.  
  7. さらに、ショートカットを作成したいもの(今回は [ マイドライブ ] )を右クリックし、 [ ショートカットの作成 ] を選択しましょう。
  8.  
    エクスプローラーでGoogle Driveをクリックする画像
     
    マイドライブを右クリックし、ショートカットの作成を選択する画像
     
  9. すると、「デスクトップ上に作成しますか?」という画面が表示されるので [ はい ] をクリックしましょう。
  10.  
    Windowsのデスクトップ上にショートカットを作成する画像
     
    エクスプローラーでGoogle Driveをクリックする画像
     
  11. 上の画像のように、デスクトップ上にショートカットが表示されれば完了です。

Macでの操作

  1. はじめに、パソコン版Googleドライブのサイトを開き、インストールの準備をします。
  2.  
    パソコン版(Mac版)ドライブをインストールする画像
     
  3. 続いて、PCで [ Finder ] を開きましょう。
  4.  
    Finderを開く画像
     
  5. [ Finder ]から[ Google Drive.pkg ]をクリックし、手順に沿ってインストールします。
  6.  
    Google Drive.pkgを開く画像
     
  7. インストールが完了したら、ブラウザからGoogleアカウントにログインしましょう。これでFinderからGoogleドライブへ直接アクセスできるようになりました。
  8.  
    Google Driveのインストールが完了した画像
     
    FinderからGoogle Driveへアクセスする画像
     
  9. そして、[ Finder ]から[ Google Drive]を開き、ショートカットを作成したいもの(今回は [ マイドライブ ] )をドラッグ&ドロップでデスクトップに移動させると、ショートカットを置くことができます。
  10.  
    Macのデスクトップ上にショートカットを作成する画像
     
  11. 上の画像のように、デスクトップ上にショートカットが表示されれば完了です。


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「スマホのホーム画面」に追加する方法

以下では、スマホ(iPhone)でホーム画面に Google ドライブを追加する方法を解説します。
 
  1. はじめに、App Storeから、画面の指示に従ってGoogle ドライブをインストールします。
  2.  
  3. 続いて、ホーム画面を長押しすると、下のような画面になるので、左上の[+]をタップします。
  4.  
    ホーム画面を長押しした後の画像
     
  5. その後、Googleドライブを検索して選択します。
  6.  
    Googleドライブを検索する画像
     
  7. すると、[ウィジェットを追加]と表示されるのでタップしましょう。
  8.  
    「ウィジェットを追加」と表示された画像
     
    Google ドライブ ウィジェットが表示された画像
     
  9. 上の画像のように、ホーム画面上に Google ドライブ ウィジェットが表示されれば完了です。


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「Googleドライブ内」にショートカットを作成する方法

ここでは、Googleドライブ内にファイルやフォルダのショートカットを作成する方法を解説します。頻繁に使うファイルやフォルダがある場合に便利な機能です。

PCでの操作

以下では、PCのGoogleドライブアプリ内にショートカットを作成する方法を解説します。
 
  1. はじめに、ブラウザ版のGoogle ドライブを開きましょう。
  2.  
  3. 次に、ショートカットを作成したいファイル/フォルダを右クリックし、 [ ショートカットを追加 ] を選択しましょう。
  4.  
    該当ファイルのショートカットを追加する画像
     
  5. 最後に、ショートカットを追加したい場所を選び、 [ 追加 ] をクリックすれば完了です。
 
該当ファイルのショートカットを追加する画像
 
該当ファイルのショートカットを追加する画像
 
操作を完了すると、上のように、指定した場所にショートカットが追加されます。

スマホでの操作

以下では、スマホのGoogleドライブアプリ内にショートカットを作成する方法を解説します。
 
  1. はじめに、Googleドライブのスマートフォン用アプリを開きましょう。
  2.  
  3. 次に、右下の [ ファイル ] を開き、ショートカットを作成したいファイル/フォルダの右側にある [ … ] をクリックしましょう。
  4.  
    スマホアプリを開き、該当ファイルをクリックする画像
     
  5. 続いて、下のような画面が表示されるため、 [ ドライブにショートカットを追加 ] を選択します。
  6.  
    スマホのGoogleドライブにショートカットを作成する画像
     
  7. 最後に、ショートカットを配置する場所を選び [ 追加 ] をクリックして完了です。
 
ショートカットを配置する場所を選ぶ画像
 
指定した場所にショートカットが追加された画像
 
上の図のように、指定した場所にショートカットが追加されます。


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Googleドライブでエラーが発生する原因と対処法

以下では、Googleドライブで起こりがちな2つのエラーの原因と対処法を解説します。ショートカットのエラーが発生した場合は、以下を参考にして問題を解消しましょう。

ケース1|Googleドライブのショートカットが開けない

Googleドライブで起こりやすいエラーのひとつに「ショートカットが開けない」ことが挙げられます。主な原因と対処法は以下の通りです。
 
 
  • アプリが起動していない
  • Googleドライブのアプリが起動していないことが原因なので、PCのスタートボタンからGoogleドライブのアプリを選択し、アプリを起動させましょう。
     
  • 同期が停止している
  • Googleドライブのアプリが同期されていないことが原因なので、タスクバーからGoogleドライブのアプリを右クリックして、 [設定] から [同期を再開] を選択しましょう。
 
なお、以上の対処法を実行しても、復旧までには時間がかかる可能性があります。また、アプリが起動や同期に問題がなければ、最新バージョンのアプリの再インストールを試しましょう。

ケース2|Googleドライブのファイル・フォルダが表示されない

Googleドライブで起こりやすいエラーには「Googleドライブのファイルやフォルダが表示されない」ことも挙げられます。主な原因と対処法は以下の通りです。
 
 
  • ファイルのアクセス権限がない
  • 複数のGoogleアカウントを使用していると、アクセス権限がないアカウントでログインしている可能性があるので、使用中のアカウントを見直しましょう。また、共有されたファイルの場合、ファイルのオーナーにアクセス権限の付与を依頼する必要があります。
     
  • ファイルが同期されていない
  • ファイルが同期されていないことが原因の場合、「インターネット接続の確認」「GoogleドライブやPCの再起動」「Googleアカウントへ再ログイン」「Googleドライブの再インストール」などが主な対処法となります。
     
  • ファイルが削除されている
  • 上記の方法でも見つからなければ、ファイルやフォルダが誤って削除されている可能性があります。
     
    削除されてすぐのファイルは、ドライブ上の [ ゴミ箱 ] から復元したいファイルを右クリックして、 [ 復元 ] を選択すると復元できます。また、削除から時間が経過したファイルの復元には、専門のソフトが必要となる場合もあります。
 
以上の対処法でもファイルやフォルダが表示されない場合、アプリのシステムエラーや不安定なインターネット接続が原因として考えられます。また、時間が経過して自然に解決するケースも少なくありません。

ケース3|Googleドライブ上のショートカットが削除できない

Googleドライブでは、ショートカットを削除できないエラーが発生することもあります。主な原因と対処法は以下の通りです。
 
 
  • すでにファイルが削除されている
  • 「この項目は見つかりませんでした」などのエラーメッセージが出て、ショートカットを削除できない場合は、すでにファイルが削除されている可能性があります。
     
    Windowsの場合は[ F5キー ]、Macの場合は[ command+R ]を押してページの更新をすると解消する可能性があります。
     
  • ショートカットを作成したのが自分ではない
  • ショートカットは、ショートカットのオーナーが削除できます。そのため、自分以外が作成したショートカットを削除しようとすると、[ ゴミ箱に移動 ]がグレーアウトして選択できないので、ショートカットの作成者に削除を依頼しましょう。
 
以上の方法で解消しない場合は、パソコンの再起動やGoogleドライブのアップデートを実施すると削除できる可能性があります。


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【必見】Googleドライブで情報を管理するデメリット

以下では、Googleドライブで情報を管理するデメリットと解消方法をご紹介します。
 
Googleドライブのデメリットとして、情報が増えると、「誰がどのファイルに上書きしたか把握しづらく、最新版がどれかわからない」「ファイル名でしか検索できず、必要な資料を探すのが大変」という点が挙げられます。
 
また、デスクトップに大量のショートカットを作成してしまうと、重要度がわからず情報が埋もれやすくなります。その結果、業務マニュアルやノウハウが属人化したり情報が社内で散在したりして、ナレッジが社内に蓄積されないのです。
 
そこで、情報の共有・管理に適したITツールを併用して社内情報を整理し、検索に無駄な時間をかけずに済むようにしましょう。結論、自社のナレッジ管理には、編集履歴から誰がいつ更新したのかを確認でき、高度な検索機能も備えた「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンの「記事」は、情報を更新した人と日時がわかる状態で自動的にバージョン管理されます。また、「専属の担当者による自社に最適なフォルダ構造の設計」や「既存社内データの移行作業代行」などの、手厚いサポートも特徴です。

Googleドライブのデメリットを補完するツール「ナレカン」

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自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

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<一覧表>Googleドライブで役立つショートカットキー

以下の表は、Googleドライブで役立つショートカットキーの一覧です。ショートカットキーを覚えてクリック数を減らし、作業効率を向上させましょう。
 
ショートカットキー 動作
n
ファイル名を変更する
r
ファイルやフォルダを並び替える
/
検索バーにカーソルを置く
f
ファイル名やフォルダ名を変更する
Shift + f
新規フォルダを作成する
Shift + #
ファイルやフォルダを削除する
Shift + z
ファイルやフォルダを別の場所へ移動する
Shift + t
新規ドキュメントを作成する
Shift + p
新規スプレッドシートを作成する
Shift + s
新規プレゼンテーションを作成する
Shift + o
新規フォームを作成する
 


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Googleドライブのショートカットを作成する方法まとめ

これまで、Googleドライブのショートカットを作成する方法や、役立つショートカットキーの一覧表を中心にご紹介しました。
 
Googleドライブではファイルとフォルダを使って情報を管理するため、管理が煩雑になりがちです。そこで、ショートカットを作成することで、頻繁に使うファイルへアクセスしやすくなります。
 
一方で、エラーが起こりやすいうえ、情報が増えると「どこに何のショートカットがあるのか忘れる」といったケースも多く、かえって情報へのアクセス性が下がる可能性もあります。したがって、「欲しい情報がすぐに見つかるシンプルな情報管理ツール」へ移行しましょう。
 
結論、自社が導入すべきなのは、“階層の分かりやすいフォルダ”と”精度の高い検索機能”を備えていて、非IT企業の方でも簡単に情報を管理できる「ナレカン」一択です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、仕事で必要な情報へすぐにアクセスできる仕組みを整えましょう。


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関連記事: 【初心者必見】Googleドライブとは?基本的な使い方を解説
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。