ファイルを階層管理する「Google Drive（グーグル ドライブ）」を使いこなす方法として、ショートカットの活用が挙げられます。ショートカットとは、特定のファイルやフォルダを参照するためのリンクを指します。
ショートカットを作ることでファイルへアクセスしやすくなる一方「作り方が分からない」「ショートカットを開けない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「Googleドライブのショートカットを作成する方法」を中心にご紹介します。
- Googleドライブは階層が多すぎて、必要なファイルをすぐに開けない
- Googleドライブのショートカット作成方法を知りたい
- Googleドライブの不便さを解消するツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、仕事で頻繁に使うファイルへ素早くアクセスするための方法が分かり、業務効率化につながります。
目次
Googleドライブのショートカットを作るメリットとは
Googleドライブでショートカットを作るメリットは、特定のファイルやフォルダへ簡単にたどり着けることです。
ショートカットは、ファイルやフォルダを参照するためのリンクを指し、クリックするだけで該当のファイルを立ち上げられる機能です。通常は必要なファイルを探さなければなりませんが、ショートカットを作成すればクリックの手間を省けるので、情報へのアクセス性が高まります。
また、混同しやすい操作にコピー（複製）がありますが、コピーすると別のファイルが新規作成されます。一方、ショートカットをクリックして立ち上がるのは元のファイルなので、変更を加えるとそのまま元のファイルに反映される点が特徴です。
「デスクトップ」にショートカットを作成する方法
以下では、デスクトップ上にGoogleドライブアプリのショートカットを作成する方法を解説します。
- はじめに、パソコン版Googleドライブのサイトを開いて、画面の指示に従ってインストールします。
- 続いて、PCで [ エクスプローラー ] を開きましょう。
- その後、左側の [ Google Drive ] をクリックします。
- さらに、ショートカットを作成したいもの（今回は [ マイドライブ ] ）を右クリックし、 [ ショートカットの作成 ] を選択しましょう。
- すると、「デスクトップ上に作成しますか？」という画面が表示されるので [ はい ] をクリックしましょう。
- 上の画像のように、デスクトップ上にショートカットが表示されれば完了です。
「スマホのホーム画面」に追加する方法
以下では、スマホ（iPhone）でホーム画面に Google ドライブを追加する方法を解説します。
- はじめに、App Storeから、画面の指示に従ってGoogle ドライブをインストールします。
- 続いて、ホーム画面を長押しすると、下のような画面になるので、左上の[＋]をタップします。
- その後、Googleドライブを検索して選択します。
- すると、[ウィジェットを追加]と表示されるのでタップしましょう。
- 上の画像のように、ホーム画面上に Google ドライブ ウィジェットが表示されれば完了です。
「Googleドライブ内」にショートカットを作成する方法
ここでは、Googleドライブ内にファイルやフォルダのショートカットを作成する方法を解説します。頻繁に使うファイルやフォルダがある場合に便利な機能です。
PCでの操作
以下では、PCのGoogleドライブアプリ内にショートカットを作成する方法を解説します。
- はじめに、ブラウザ版のGoogle ドライブを開きましょう。
- 次に、ショートカットを作成したいファイル/フォルダを右クリックし、 [ ショートカットを追加 ] を選択しましょう。
- 最後に、ショートカットを追加したい場所を選び、 [ 追加 ] をクリックすれば完了です。
操作を完了すると、上のように、指定した場所にショートカットが追加されます。
スマホでの操作
以下では、スマホのGoogleドライブアプリ内にショートカットを作成する方法を解説します。
- はじめに、Googleドライブのスマートフォン用アプリを開きましょう。
- 次に、右下の [ ファイル ] を開き、ショートカットを作成したいファイル/フォルダの右側にある [ … ] をクリックしましょう。
- 続いて、下のような画面が表示されるため、 [ ドライブにショートカットを追加 ] を選択します。
- 最後に、ショートカットを配置する場所を選び [ 追加 ] をクリックして完了です。
上の図のように、指定した場所にショートカットが追加されます。
Googleドライブでエラーが発生する原因と対処法
以下では、Googleドライブで起こりがちな2つのエラーの原因と対処法を解説します。ショートカットのエラーが発生した場合は、以下を参考にして問題を解消しましょう。
ケース1｜Googleドライブのショートカットが開けない
Googleドライブで起こりやすいエラーのひとつに「ショートカットが開けない」ことが挙げられます。主な原因と対処法は以下の通りです。
- アプリが起動していない
- 同期が停止している
Googleドライブのアプリが起動していないことが原因なので、PCのスタートボタンからGoogleドライブのアプリを選択し、アプリを起動させましょう。
Googleドライブのアプリが同期されていないことが原因なので、タスクバーからGoogleドライブのアプリを右クリックして、 [設定] から [同期を再開] を選択しましょう。
なお、以上の対処法を実行しても、復旧までには時間がかかる可能性があります。また、アプリが起動や同期に問題がなければ、最新バージョンのアプリの再インストールを試しましょう。
ケース2｜Googleドライブのファイル・フォルダが表示されない
Googleドライブで起こりやすいエラーには「Googleドライブのファイルやフォルダが表示されない」ことも挙げられます。主な原因と対処法は以下の通りです。
- ファイルのアクセス権限がない
- ファイルが同期されていない
- ファイルが削除されている
複数のGoogleアカウントを使用していると、アクセス権限がないアカウントでログインしている可能性があるので、使用中のアカウントを見直しましょう。また、共有されたファイルの場合、ファイルのオーナーにアクセス権限の付与を依頼する必要があります。
ファイルが同期されていないことが原因の場合、「インターネット接続の確認」「GoogleドライブやPCの再起動」「Googleアカウントへ再ログイン」「Googleドライブの再インストール」などが主な対処法となります。
上記の方法でも見つからなければ、ファイルやフォルダが誤って削除されている可能性があります。
削除されてすぐのファイルは、ドライブ上の [ ゴミ箱 ] から復元したいファイルを右クリックして、 [ 復元 ] を選択すると復元できます。また、削除から時間が経過したファイルの復元には、専門のソフトが必要となる場合もあります。
以上の対処法でもファイルやフォルダが表示されない場合、アプリのシステムエラーや不安定なインターネット接続が原因として考えられます。また、時間が経過して自然に解決するケースも少なくありません。
【必見】Googleドライブで情報を管理するデメリット
以下では、Googleドライブで情報を管理するデメリットと解消方法をご紹介します。
Googleドライブのデメリットとして、情報が増えるほど階層が複雑になり「必要な資料をすぐに探し出せない」「整理するのが面倒」といった点が挙げられます。そこで、ショートカットを作れば、特定のファイルやフォルダへアクセスしやすくなるのです。
しかし、「ファイルを開けない」といったエラーが多いうえ、ショートカットを作りすぎると、かえって保管場所が分からなくなってしまいます。したがって、「情報管理に手間がかからないツール」を導入してGoogleドライブのデメリットを解消しましょう。
結論、自社の情報管理には、非IT企業の社員でも簡単に情報を整理・共有できる「ナレカン」が最適です。
ナレカンはノート形式で情報をまとめて、「フォルダ」で管理するシンプルな仕様なので、必要な資料へ直感的にアクセスできます。また、「専属の担当者による、自社に合わせたフォルダ構造の設計」や「既存社内データのナレカンへの移行作業代行」などの、手厚いサポートも特徴と言えます。
Googleドライブのデメリットを解消するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜一覧表＞Googleドライブで役立つショートカットキー
以下の表は、Googleドライブで役立つショートカットキーの一覧です。ショートカットキーを覚えてクリック数を減らし、作業効率を向上させましょう。
| ショートカットキー | 動作 |
|---|---|
|
n |
ファイル名を変更する |
|
r |
ファイルやフォルダを並び替える |
|
/ |
検索バーにカーソルを置く |
|
f |
ファイル名やフォルダ名を変更する |
|
Shift + f |
新規フォルダを作成する |
|
Shift + # |
ファイルやフォルダを削除する |
|
Shift + z |
ファイルやフォルダを別の場所へ移動する |
|
Shift + t |
新規ドキュメントを作成する |
|
Shift + p |
新規スプレッドシートを作成する |
|
Shift + s |
新規プレゼンテーションを作成する |
|
Shift + o |
新規フォームを作成する |
Googleドライブのショートカットを作成する方法まとめ
これまで、Googleドライブのショートカットを作成する方法や、役立つショートカットキーの一覧表を中心にご紹介しました。
Googleドライブではファイルとフォルダを使って情報を管理するため、管理が煩雑になりがちです。そこで、ショートカットを作成することで、頻繁に使うファイルへアクセスしやすくなります。
一方で、エラーが起こりやすいうえ、「どこに何のショートカットがあるのか忘れる」といったケースも多く、結果的に情報へのアクセス性が下がる可能性もあります。したがって、「欲しい情報がすぐに見つかるシンプルな情報管理ツール」へ移行しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、“階層の分かりやすいフォルダ”と”精度の高い検索機能”を備えていて、非IT企業の方でも簡単に情報を管理できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、仕事で必要な情報へすぐにアクセスできる仕組みを整えましょう。
