Google Drive（グーグル ドライブ）のショートカット機能を使うと、ワンクリックで任意のファイルやフォルダを開けます。そのため、ファイルを都度探す手間が無くなり、アクセス性向上につながるのです。
しかし、「Googleドライブのショートカットの作成方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Googleドライブのショートカットの作り方を中心にご紹介します。
- Googleドライブにショートカットを追加する方法が知りたい
- ショートカットキーの種類を理解して作業効率を高めたい
- 管理しているファイルにアクセスしやすいツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Googleドライブのショートカットの作成方法が分かり、情報管理の効率化を実現できます。
目次
Googleドライブのショートカットとは
Googleドライブのショートカットとは、クリック1つで、該当のファイルやフォルダにアクセスできる、いわば”近道”となるリンクのことです。
ショートカットはマイドライブや共有ドライブの両方で使用でき、フォルダやドライブへのアクセス権をもつすべてのユーザーに表示されます。
ファイルやフォルダごとに、最大500個のショートカットを自分で作成でき、さらには他のユーザーの分を合わせて最大5,000個ものショートカットが作成可能です。そのため、大量のデータを管理している企業に重宝される機能だと言えます。
「デスクトップ」にショートカットを作成する方法
以下では、デスクトップ上にGoogleドライブアプリのショートカットを作成する方法を解説します。WindowsとMacでの操作を解説しているので、参考にしましょう。
（1）Windowsの場合
- はじめに、パソコン版ドライブのインストールサイトから、ドライブをインストールします。
- 次に、PCで [エクスプローラー] を開きましょう。
- 表示されるメニューから、[Google Drive] をクリックします。
- ショートカットを作成したいもの（今回は [マイドライブ] ）を右クリックし、[ショートカットの作成] を選択しましょう。
- 「デスクトップ上に作成しますか？」という画面が表示されるので、[はい] をクリックしましょう。
- 上の画像のように、デスクトップ上にショートカットが表示されれば完了です。
（2）Macの場合
- はじめに、パソコン版ドライブのインストールサイトから、ドライブをインストールします。
- 次に、PCで [Finder] を開きましょう。
- [Finder] から [GoogleDrive.pkg] をクリックし、手順に沿ってインストールします。
- インストールが完了したら、ブラウザからGoogleアカウントにログインしましょう。これでFinderからGoogleドライブへ直接アクセスできるようになります。
- [Finder] から [Google Drive] を開き、ショートカットを作成したいもの（今回は [マイドライブ] ）をドラッグ＆ドロップでデスクトップに移動させます。
- 上の画像のように、デスクトップ上にショートカットが表示されれば完了です。
「スマホのホーム画面」に追加する方法
スマホ（iPhone）のホーム画面に、Googleドライブのショートカット（ウィジェット）を追加する方法は以下の通りです。
- はじめに、App Storeから、画面の指示に従ってGoogleドライブをインストールします。
- 次に、ホーム画面を長押しして、画面左上に表示される[編集]をタップします。
- 一番上に表示される[ウィジェットを追加]を選択します。
- Googleドライブアプリを検索して、選択します。
- 再度、[ウィジェットを追加] と表示されるのでタップしましょう。
- 下の画像のように、ホーム画面上にGoogleドライブのウィジェットが表示されたら、[完了]を押して編集は終了です。
「Googleドライブ内」にショートカットを作成する方法
ここでは、Googleドライブ内にファイルやフォルダのショートカットを作成する方法を解説します。頻繁に使うファイルやフォルダがある場合に便利な機能です。
（1）PCの場合
- はじめに、ブラウザ版のGoogleドライブを開きましょう。
- 次に、ショートカットを作成したいファイル/フォルダを右クリックし、[ショートカットを追加] を選択します。
- 最後に、ショートカットを追加したい場所を選び、[追加] をクリックします。
上の画像のように、指定した場所にショートカットが追加されたら完了です。
（2）スマホの場合
- はじめに、Googleドライブのスマートフォン用アプリを開きましょう。
- 次に、右下の [ファイル] を開き、ショートカットを作成したいファイル/フォルダの右側にある […] をクリックします。
- 表示されたメニューから、[ドライブにショートカットを追加] を選択します。
- 最後に、ショートカットを配置する場所を選び、[追加] をクリックして完了です。
上の画像のように、指定した場所にショートカットが追加されます。
＜一覧表＞Googleドライブで役立つショートカットキー
以下の表は、Googleドライブで役立つショートカットキーの一覧です。ショートカットキーを使うと、複数の手順をワンクリックで完結でき、作業効率の向上につながります。
| ＜ショートカットキー＞ | ＜動作＞ |
|---|---|
|
n
|
選択したアイテムの名称を変更する
|
|
r
|
ファイルやフォルダを並び替える
|
|
c
|
作成メニューを開く
|
|
/
|
検索バーにカーソルを置く
|
|
Shift + F
|
新規フォルダを作成する
|
|
Shift + T
|
新規ドキュメントを作成する
|
|
Shift + P
|
新規プレゼンテーションを作成する
|
|
Shift + S
|
新規スプレッドシートを作成する
|
|
Shift + O
|
新規フォームを作成する
|
|
Shift + #
|
選択したアイテムを削除する
|
|
Shift + Z
|
ファイルやフォルダを別の場所へ移動する
|
ただし、上記のショートカットキーは一度に覚えようとすると、使いこなすまでに時間がかかってしまいます。そのため、よく使用する動作から活用するようにしましょう。
Googleドライブでショートカットエラーが発生する原因と対処法
以下では、Googleドライブで起こりがちな3つのエラーの原因と対処法を解説します。ショートカットのエラーが発生した場合は、以下を参考にして問題を解消しましょう。
ケース1｜Googleドライブ上のショートカットを削除できない
Googleドライブのショートカットを「削除できない」ときは、以下の原因と対処法が考えられます。
- すでにファイルが削除されている
- フォルダ・ファイルの削除権限がない
「この項目は見つかりませんでした」のエラーメッセージが出て、ショートカットを削除できない場合は、すでにファイルが削除されている可能性があります。
Windowsの場合は [F5キー]、Macの場合は [command+R] を押してページの更新をすると、解消される場合があります。
ショートカットを削除できるのは、ショートカットの作成者です。そのため、ほかのユーザーのドライブ内に作成されたショートカットは削除できません。
したがって、編集権限のないショートカットを削除したいときは、ショートカットの作成者に依頼しましょう。
以上の方法で解消しない場合は、パソコンの再起動や、Googleドライブのアップデートを実施すると解消される可能性があります。
ケース2｜Googleドライブのショートカットを開けない
Googleドライブのショートカットを「開けない」ときは、以下の原因と対処法が考えられます。
- ファイルが削除されている
- ファイルのアクセス権限がない
元ファイルがゴミ箱にあったり、削除されていたりすると、当該ファイルのショートカットは無効となります。上記の場合、ファイルを復元することで解消できます。
ファイルのアクセス権限がない場合、当該ファイルのショートカットは無効です。上記の場合、ファイルのオーナーにアクセス権をリクエストしましょう。
以上の対処法でも解消されない場合は、デバイスの再起動や、最新バージョンのGoogleドライブアプリの再インストールを試しましょう。
ケース3｜「ドライブにショートカットを追加」が表示されない
Googleドライブの「ドライブにショートカットを追加」が表示されないときは、以下の原因と対処法が考えられます。
- 「ショートカットを追加」のメニューが隠れている
- バグが生じている
「ショートカットを追加」は、ショートカットを作成したいファイルを右クリックして、[整理] > [ショートカットを追加] の順に選択する必要があります。右クリックしてすぐに表示される仕様ではありません。
Googleドライブアプリのバグで「ショートカットを追加」が表示されない可能性もあります。上記の場合、[Shift + Z] のショートカットキーを使うことで、動作を実行できる場合があります。
以上の対処法でも「ショートカットを追加」が表示されない場合、アプリのシステムエラーや、不安定なインターネット接続が原因として考えられます。なお、時間が経過して自然に解決するケースも少なくありません。
Googleドライブのショートカットを作成する方法まとめ
これまで、Googleドライブのショートカットを作成する方法や、役立つショートカットキーの一覧表を中心にご紹介しました。
Googleドライブのショートカット機能を活用すると、ワンクリックでファイルやフォルダを開けます。一方で、ショートカットが増えると、「どこに何のショートカットがあるのか」が分かりづらくなり、かえって情報へのアクセス性が下がる恐れがあるのです。
また、そもそもGoogleドライブでのファイル管理は、「似た名前のファイルが乱立する」「アクセス権限の設定が面倒」といったデメリットがあります。したがって、多くの情報を扱うビジネスでは、「欲しい情報がすぐに見つかるITツール」を使うべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、社内のあらゆる情報を蓄積して、”即アクセス”できるツール「ナレカン」一択です。
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