「ショートカットを作りたいが、方法が分からない」「同じ資料をコピーして増やした結果、どれが最新か分からない」とGoogleドライブの整理に悩んでいませんか？
コピーを増やさずに複数のフォルダから同じ資料を開くには、元のファイルを指すショートカットを作成するのが近道です。
本記事では、PC・スマホ別のショートカットの作り方や、削除できない・開けないときの原因と対処法について解説します。
- この記事でわかること
- Googleドライブのショートカットは、元のファイルを指す「近道」のリンクです。
- デスクトップ（WindowsとMac）、iPhoneのホーム画面、Googleドライブ内の3か所に、端末別の手順でショートカットを作成できます。
- ショートカットを削除できない・開けない・追加メニューが表示されないときは、元ファイルの削除、権限の喪失、作成者の違いのどれかが原因です。
目次
スマホのホーム画面にGoogleドライブのショートカットを作成する方法
スマホ（iPhone）のホーム画面に、Googleドライブのショートカット（ウィジェット）を追加する方法は以下の通りです。
はじめに、App Storeから、画面の指示に従ってGoogleドライブをインストールします。
次に、ホーム画面を長押しして、画面左上に表示される[編集]をタップします。
一番上に表示される[ウィジェットを追加]を選択します。
Googleドライブアプリを検索して、選択します。
再度、[ウィジェットを追加] と表示されるのでタップしましょう。
下の画像のように、ホーム画面上にGoogleドライブのウィジェットが表示されたら、[完了]を押して編集は終了です。
Googleドライブ内にショートカットを作成する方法
以下では、Googleドライブ内にファイルやフォルダのショートカットを作成する、PCとスマホそれぞれの方法について解説します。
（1）PCの場合
はじめに、ブラウザ版のGoogleドライブを開きましょう。
次に、ショートカットを作成したいファイル/フォルダを右クリックし、[ショートカットを追加] を選択します。
最後に、ショートカットを追加したい場所を選び、[追加] をクリックします。
上の画像のように、指定した場所にショートカットが追加されたら完了です。
（2）スマホの場合
はじめに、Googleドライブのスマートフォン用アプリを開きましょう。
次に、右下の [ファイル] を開き、ショートカットを作成したいファイル/フォルダの右側にある […] をクリックします。
表示されたメニューから、[ドライブにショートカットを追加] を選択します。
最後に、ショートカットを配置する場所を選び、[追加] をクリックして完了です。
上の画像のように、指定した場所にショートカットが追加されます。
Googleドライブでエラーが発生する原因と対処法
以下では、Googleドライブで起こりがちな3つのエラーの原因と対処法を解説します。ショートカットのエラーが発生した場合は、以下を参考にして問題を解消しましょう。
ケース1｜Googleドライブ上のショートカットを削除できない
Googleドライブのショートカットを「削除できない」ときは、以下の原因と対処法が考えられます。
- すでにファイルが削除されている
「この項目は見つかりませんでした」のエラーメッセージが出て、ショートカットを削除できない場合は、すでにファイルが削除されている可能性があります。
Windowsの場合は [F5キー]、Macの場合は [command+R] を押してページの更新をすると、解消される場合があります。 - フォルダ・ファイルの削除権限がない
ショートカットを削除できるのは、ショートカットの作成者です。そのため、ほかのユーザーのドライブ内に作成されたショートカットは削除できません。
したがって、編集権限のないショートカットを削除したいときは、ショートカットの作成者に依頼しましょう。
以上の方法で解消しない場合は、パソコンの再起動や、Googleドライブのアップデートを実施すると解消される可能性があります。
ケース2｜Googleドライブのショートカットを開けない
Googleドライブのショートカットを「開けない」ときは、以下の原因と対処法が考えられます。
- ファイルが削除されている
元ファイルがゴミ箱にあったり、削除されていたりすると、当該ファイルのショートカットは無効となります。上記の場合、ファイルを復元することで解消できます。 - ファイルのアクセス権限がない
ファイルのアクセス権限がない場合、当該ファイルのショートカットは無効です。上記の場合、ファイルのオーナーにアクセス権をリクエストしましょう。
以上の対処法でも解消されない場合は、デバイスの再起動や、最新バージョンのGoogleドライブアプリの再インストールを試しましょう。
ケース3｜「ドライブにショートカットを追加」が表示されない
Googleドライブの「ドライブにショートカットを追加」が表示されないときは、以下の原因と対処法が考えられます。
- 「ショートカットを追加」のメニューが隠れている
「ショートカットを追加」は、ショートカットを作成したいファイルを右クリックして、[整理] > [ショートカットを追加] の順に選択する必要があります。右クリックしてすぐに表示される仕様ではありません。 - バグが生じている
Googleドライブアプリのバグで「ショートカットを追加」が表示されない可能性もあります。上記の場合、[Shift + Z] のショートカットキーを使うことで、動作を実行できる場合があります。
以上の対処法でも「ショートカットを追加」が表示されない場合、アプリのシステムエラーや、不安定なインターネット接続が原因として考えられます。なお、時間が経過して自然に解決するケースも少なくありません。
【必見】最も効率よくファイルを管理できるツール
以下では、ショートカットやフォルダが増えても、必要な資料にすぐ辿り着ける方法をご紹介します。
ショートカットを増やし続けると、「どこに何のショートカットがあるか」が分からなくなり、探す時間が次々に増えます。その結果、「あの契約書どこですか？」と部下から繰り返し聞かれる状態になりかねません。
Googleドライブは資料の保管が中心で、作業手順やノウハウといった文章の情報を残すのには向いていません。似た名前のファイルも乱立しやすいため、ショートカットで整理しても、フォルダの階層を辿る手間は残ります。
そのため、ショートカットとコピーによる整理を続けるのか、情報の置き場所を仕組みから見直すのかを、考え直す必要があります。とくにITに不慣れな部下がいる部署では、操作が複雑だと定着せず、かえって負担が増えます。
こうした条件に最も当てはまるのが、手順やノウハウを一元化でき、検索ですぐ見つけられる情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」にテキスト・PDFやExcelの資料・動画を残してフォルダで整理できるため、階層を辿らず検索だけで目的の情報に到達できます。
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＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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Googleドライブのショートカットを作成する方法まとめ
これまで、Googleドライブのショートカットの作成方法や、エラーが発生する原因と対処法を中心にご紹介しました。
「同じ見積書が3つあるけど、どれが最新か分からない」といった悩みは、ショートカットで二重管理を避けることで減らせます。一方で、削除できない・開けないといったエラーは、元ファイルの削除や権限の喪失、作成者の違いが原因で起こります。
ただし、ショートカットが増えるほど管理が複雑になり、リンク切れも起きやすいです。ショートカットを活用しながら、情報そのものを探しやすい状態に整えることが、部署全体の探す時間を減らす近道です。
なかでも、フォルダを辿らずに必要な資料へ到達したい場合には、PDF契約書やExcel見積書だけでなく、手順やノウハウもまとめて残し、検索ですぐ見つけられる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、「あの契約書どこですか？」と聞かれても、すぐ答えられる状態を作りましょう。
