事業やプロジェクトの予実管理によく使われる方法として、Excelが挙げられます。Excelは自由度が高いため、目的に合わせて設計できるメリットがある反面、シートが増えていくにつれて管理が複雑になる点がデメリットです。
そのため、昨今ではITツールを導入して、効率よく予実管理をする企業が増えています。しかし、「予実管理に役立つツールを導入したいが、何を選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
今回は、企業規模別の予実管理ツールおすすめランキングTOP3を中心に解説します。
- 予実管理ツールの選定ポイントや導入のメリットを知りたい
- 予実管理ツールそれぞれの特徴を比較検討したい
- 誰でも利用できるシンプルなツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、自社の規模やニーズに合致する予実管理ツールを見つけられ、事業やプロジェクト管理がスムーズにいきます。
目次
予実管理の概要
以下では、予実管理の概要を紹介します。まず予実管理とは何か把握しましょう。
予実管理とは
予実管理とは、企業の予算と実績を管理することを指します。
目標として設定した「売上や仕入などの予算」に対して、「どのような実績をあげているのか」を管理・確認するのです。達成状況によって、経営目標を達成できそうか、あるいは修正が必要か判断する際に使われます。
実績が良かったとしても悪かったとしても、要因を分析することで今後の経営に活かせるため、予実管理は重要です。
予実管理と予算管理の違い
予実管理と予算管理はほぼ同義で使われることが多いですが、焦点が異なります。
予実管理は、予算と実績の比較・分析に焦点を当てています。一方、予算管理は、財務計画の作成に焦点を当てているのです。
どちらも企業経営に不可欠ですが、本記事では予実管理について解説していきます。
予実管理ツールとは
予実管理ツールとは「予算・実績を効率的に管理するためのITツール」です。たとえば、以下のような機能が備わっています。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 予算作成 | 部門やプロジェクト単位で柔軟に予算を設定し、計画を立てられる機能。 |
| データの取り込み | 外部システムやスプレッドシートから実績データを自動または手動で取り込む機能。 |
| アラート機能 | 予算超過や目標未達などの異常値を検出し、リアルタイムで通知する機能。 |
| レポート作成 | 棒グラフや円グラフなどで予実の差異を視覚的に分かりやすく表示する機能。 |
| シミュレーション | 将来の収支や計画変更の影響を事前にシミュレーションできる機能。 |
Excelで予実管理する場合、手入力で転記するゆえに記載ミスが発生しやすくなったり、入力や集計に時間がかかったりします。一方、予実管理ツールを利用すれば、データ入力の工数が減るうえにファイルを開く手間がかからないため、Excelよりも素早く作業を進められます。
【企業規模別】予実管理ツールのタイプ
予実管理ツールには様々な種類がありますが、対象としている企業の規模によって2つのタイプに分類することができます。以下は、それぞれの分類の概要です。
- 大企業・多拠点向け
- 中小企業向け
国内外に多数の拠点を設けている企業向けのタイプです。大容量のデータ処理や外部ツールとの連携に長けており、現場のプロジェクト管理からグループの連結管理まで幅広い用途で利用できます。
大企業向けのタイプと異なり、搭載されている機能は限定的です。その分操作性がシンプルで扱いやすいほか、単位・項目を詳細に設定できるという特徴もあります。
以上のように、予実管理ツールは対象としている企業規模によってできることが異なります。導入する際は、自社の企業規模に合ったツールを選び、機能の過不足は避けるように心がけましょう。
失敗しない！予実管理ツールの選定ポイント
あらゆるツールから自社に最適なものを選ぶためには、明確な判断基準を用意しなければなりません。そこで以下では、予実管理ツールの選び方を3つご紹介します。
（1）自社のリソース（コスト）で運用できるか
まず、自社のリソースで運用できるか確認しましょう。
多くのツールは、利用人数や機能によって利用料金が変わります。そのため、「無料トライアル期間で試行する」「公式サイトの料金プラン表を確認する」といった方法で複数のツールを比較しましょう。
このように、複数のツールを試用して、自社のリソースで最も業務効率化が期待できるものを選ぶべきです。
（2）自社の規模にマッチしているか
次に、自社の規模にマッチしているか確認しましょう。
たとえば、大企業では数十〜数万名が使うので「正しい運用設計で始められること」が求められますが、少人数で利用する場合は「気軽に始められること」が重視されます。
加えて、大企業の場合、少規模の企業よりも多くの情報を扱うことになるため「管理者がほかのメンバーの権限をコントロールできるか」を重視するケースが多いです。
以上のように、企業規模によって求める要件は異なるため「理想的に運用を開始できるか」「必要な機能が過不足なく備わっているか」を基準に選びましょう。
（3）サポート体制は充実しているか
最後に、十分なサポート体制が取られているか確認しましょう。
新しく予実管理ツールを利用する場合、「自社に合った利用方法や疑問点」をサポート窓口に相談するとスムーズに導入できます。また、ツールの運用で不明点やトラブルが生じても、サポートセンターの対応が早ければ業務が停止することはありません。
したがって、ストレスなくツールを運用するには、「どのような手法でサポートが受けられるか」「自社に合った運用方法を提案してくれるか」をポイントに選定しましょう。
＜シンプル＞大手企業におすすめの予実管理ツールTOP3
以下では大手企業におすすめの予実管理ツールを、機能がシンプルな順にTOP3までご紹介します。
予実管理は複雑で手間がかかるため、ITツールを活用することが効果的です。しかし、エクセルなどで管理を行う場合、情報をリアルタイムに共有することが難しく、チーム全体でスムーズな連携が取れません。
そのため、予実管理ツールを導入する際には、単に予算と実績を管理するだけでなく、「情報を共有する機能」が不可欠です。ただし、複雑な設定が必要なツールは、社員のITスキルに差がある大企業では浸透しにくい傾向があります。
結論、社内wikiやナレッジ管理を効率的に行うには、あらゆる情報を蓄積・共有でき、かつ検索性に優れたツール「ナレカン」一択です。
ナレカンには予実の数値はもちろん、ファイルや画像等の関連する情報も添付して瞬時にメンバーに共有できます。また、期や月ごとに増えるデータを「フォルダ」で整理しつつ、AIを活用した「自然言語検索」を利用すれば、欲しい情報が即見つかります。
1位「ナレカン」最も簡単に社内情報を管理・共有できるツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
2位「BizForecast」Excelの良さを取り入れたツール
＜BizForecastの特徴＞
- 各拠点・管理部門・マネジメント層で役割を明確化
「各拠点」が予算・実績などの情報をシステムで管理して「管理部門」がデータを収集、「マネジメント層」が予実分析をしていくフローになります。
＜BizForecastの機能・使用感＞
- Excelに近い感覚で使える
- 収集進捗管理機能
Excelと似た表形式で情報を入力・管理できます。また、Excelにおける関数やグラフをBizForecastでそのまま転記することが可能です。
リアルタイムで入力状況を確認できます。そのため、従来のようにメールやファイルでの共有で発生していたタイムラグが改善されます。
＜BizForecastの注意点＞
- ワークフローの流れがわかりづらい
- 現場に浸透しづらい
実際に利用しているユーザーからは「ワークフローによる予算申請・承認という流れがややわかりづらい。」との声が見られます。（引用：ITreview）
ユーザーのなかには「帳票の作成など、事前に知識を持っていないと伝わらない項目などが多いと感じた。」との声があるため、現場に馴染むまでに時間がかかる恐れがあります。（引用：ITreview）
＜BizForecastの料金体系＞
料金は問い合わせが必要です。
3位「Jedox」業務データ管理のプラットフォーム
＜Jedoxの特徴＞
- 自由度が高い
- リアルタイムでデータを反映
カスタマイズ性が高く、自社の業務へ柔軟に対応したプラットフォームを構築できるのが特徴です。
データを入力した瞬間からリアルタイムで反映されます。また、膨大なデータを瞬時に処理するため、膨大な時間がかかっていた集計や集約の業務を効率化できます。
＜Jedoxの機能・使用感＞
- 充実したETL機能（データ連携機能）
- データの権限機能
充実したETL機能により、データの読み込みや抽出はもちろん、指定した日時にJedoxデータを自動更新することも可能です。
集約されたレポートを基に、閲覧権限に沿って、各部署・各支店別の瞬時にレポートを作成できます。そのため、データを集計する手間を省けるのです。
＜Jedoxの注意点＞
- 分析機能が不十分な可能性がある
口コミで「分析やシミュレーションにおいてはほかの代表的なBIツールに劣る」という意見もあり、専門的な分析機能を求めている場合は合わない可能性があります。（※参考：BOXIL）
＜Jedoxの料金体系＞
料金は問い合わせが必要です。
【比較表】大手企業におすすめの予実管理ツール
以下は、大手企業におすすめの予実管理ツールの比較表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | BizForecast | Jedox | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に社内情報を管理・共有できるツール |
Excelの良さを取り入れたツール |
業務データ管理のプラットフォーム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【○】 |
【×】 |
【×】 |
| フォルダ機能 |
【○】 |
【×】 |
【○】 |
| 権限機能 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| 注意点 |
・法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
・ワークフローの流れがわかりづらい |
・分析機能が不十分な可能性がある |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・要問合せ |
・要問合せ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「BizForecast」の詳細はこちら |
「Jedox」の詳細はこちら |
＜無料あり＞中小企業におすすめの予実管理ツールTOP3
以下では、中小企業におすすめの予実管理ツールTOP3をご紹介します。シンプルさ・使いやすさを基準に順位をつけました。
1位「Stock」あらゆる情報を簡単に管理・共有できるツール
どれだけ便利な機能を備えたツールであっても、社員にとって使いやすいツールでなければ、運用は失敗します。そのため、ITに不慣れな社員が多い環境では、65歳の社員でも使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」の利用が適しています。
Stockの「ノート」にはテキストの書き込みはもちろん、表を作成したりファイルを添付したりでき、情報の管理に最適です。また、ノートには「タスク」や「メッセージ」も紐づけられるので、複数のツールを併用するのに抵抗感のある方でも安心して使えます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2位「Manageboard」計画的な経営を実現できるアプリ
＜Manageboardの特徴＞
- レポートやグラフを簡単に作れる
- PL/BS/CFが連動
カスタマイズしたテンプレートをすぐに呼び出して、予実や業績を分析するレポートを簡単に作成できます。また、縦軸や横軸を項目から選択してカスタムグラフが作れるのも特徴です。
PL予算（損益計算書）を作成すると、キャッシュフローと貸借対照書（BS）にも数値が反映されるため、スピーディーな資金繰りや見通しが可能です。
＜Manageboardの機能・使用感＞
- 詳細計画
- 「スプレッドシート連携機能」がリリース
売上高や単価、人員数といったデータを表形式で管理できます。記録したデータはマーケティングや販売計画を立てるときに役立ちます。
「スプレッドシート連携機能」の追加により、スプレッドシート経由での数値の更新が可能になりました。また、同時に部門ごとの閲覧権限もスプレッドシート上に反映されます。
＜Manageboardの注意点＞
- 慣れるまで時間がかかる可能性がある
- 動作が重い
- 外部ソフトとの連携が不十分
専門的な知識が必要な機能や高度な機能が搭載されており、操作に慣れるまでは時間がかかる可能性があります。
口コミで「レポートの作成時に仕訳データを読み込んでいるそうで、少し動作が遅く感じられます。」という意見もあり、レポートの作成に時間がかかる場合があります。（※参考：ITトレンド）
口コミで「外部ソフトとの連携がスムーズになるとより色々な場面で役立ちます。」という意見もあります。（※参考：ITトレンド）
＜Manageboardの料金体系＞
料金は問い合わせが必要です。
3位「freee会計」経理の作業が初めてでも使えるシステム
＜freee会計の特徴＞
- ファイルをインポートできる
- 経営ナビゲーションがある
freee会計上で手入力するだけでなく、Excelやスプレッドシートで作成したファイルをインポートする方法も利用できます。
勘定科目ごとの予算と実績を対比する経営ナビゲーションを見て、経営状況を分析できます。
＜freee会計の機能・使用感＞
- 経営プランニング
- 「Freee補助金」機能がリリース
予算と実績を比較でき、経営状況のチェックに役立てられます。
2023年10月からFreee補助金機能の全国版がリリースされました。これにより、47都道府県ごとに条件に合った補助金の情報を入手できるようになりました。
＜freee会計の注意点＞
- 初心者にとってハードルが高い
- 初心者向けの工夫がもっと欲しい
- スマホでの操作が不便
2024年7月より、法人向けプランが改定されました。それにより、一部ユーザーからは「利用料金の細分化は構わないが、使えていた機能を分離し上位グレードでなければ利用できなくなる改悪が何度もあった。」との不満の声が見られます。（引用：ITreview）
実際に利用するユーザーからは「初心者のためのきめ細やかなヘルプの充実や専門用語の理解が進むような工夫をもっと充実させてほしい」との声があります。（参考：ITreview）
実際に利用するユーザーからは「外出中のスタッフに申請が送信出来ると前述しましたが、そもそもスマホだと操作が難しい」との声があり、請求書の確認はノートPCまたはタブレット端末での確認が必要になります。（参考：ITreview）
＜freee会計の料金体系＞
以下は、中小企業向けのプランです。
- ひとり法人：2,980円/月（年払い）
- スターター：7,280円/月 + 従量課金（月払い）
- スタンダード：11,980/月 + 従量課金（月払い）
- アドバンス：51,980円/月 + 従量課金（年払い）
- エンタープライズ：要問合せ
参考：freee会計）
【比較表】中小企業におすすめの予実管理ツール
以下は、中小企業におすすめの予実管理ツール比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Manageboard | freee会計 | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
あらゆる情報を簡単に管理・共有できるツール |
計画的な経営を実現できるアプリ |
経理の作業が初めてでも使えるシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【○】 |
【○】 |
【×】 |
| タスク機能 |
【○】 |
【×】 |
【×】 |
| 権限の設定機能 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
慣れるまで時間がかかる可能性がある |
低額のプランでは利用できない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・要問合せ |
・無料プランなし
・有料プランは2,980円/月（年払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Manageboard」の詳細はこちら |
「freee会計」の詳細はこちら |
各事業やプロジェクトを円滑に進めていくには、予実管理はもちろん「情報管理」「タスク管理」の徹底が必須です。そのため、「予実管理のどの過程にツールを活用したいのか」を検討したうえで、導入を進めましょう。
エクセルで予実管理をするデメリット
エクセルで予実管理を行うと、手間やリスクが増える点が大きなデメリットです。
たとえば、複数人での同時編集が難しいため、データの重複や整合性の問題が発生しやすいです。また、大量のデータを管理する際には、複雑な数式やマクロを使う必要があり、全社員が簡単に活用できるわけではありません。
そのため、次第に使われなくなり形骸化してしまう場合も多いのです。そのため、自動集計やリアルタイム共有が可能な専用のツールを導入しましょう。
予実管理ツールを導入するメリットとは？
以下では、予実管理ツールを導入するメリットを2つ解説します。大前提として、「具体的に自社の状況がどのように変わるのか知りたい」という方は必見です。
（1）経営の改善につながる
一つ目のメリットは、経営の改善につながることです。
まず、予算と実績を対比することで、正確な数値を把握できるため「目標を達成できているのか」が一目で分かります。仮に、達成できていない場合は「何が（どこが）原因なのか」に焦点を当てて、分析すべき課題が見えてくるのです。
以上のように、予実管理の結果をもとにプロジェクトが改善されると、結果として経営状況の向上につなげられるのです。したがって、経営改善のPDCAを回すきっかけとなる点が、予実管理ツールを使うメリットだと言えます。
（2）データの共有が簡単
二つ目のメリットは、データの共有が簡単にできることです。
プロジェクトを進行するうえで、実績はメンバー全員が周知しておくことが重要です。一部のメンバーだけが数値を把握している状態では、同じ温度感を持ってプロジェクトを進行することはできません。
しかし、従来のようにメールでExcelファイルを共有する場合、添付の手間がかかるうえ、ほかのメッセージに埋もれるリスクを伴います。さらに、メール添付ではデータ容量の重いファイルは送れないため、上手く共有できないストレスも発生するのです。
一方、一部の予実管理ツールでは、データを入力した瞬間からメンバーへ共有されるため、リアルタイムでデータのやりとりが可能になります。したがって、手間をかけずとも瞬時にメンバーにデータを共有できる点も予実管理ツールのメリットのひとつです。
おすすめの予実管理ツールTOP3まとめ
ここまで、おすすめの予実管理ツールランキングTOP3を中心に解説しました。
予実管理ツールでは、一般的に用いられているExcelよりもスムーズに作業が進められます。しかし、企業規模や運用コスト、サポートの素早さといった選定ポイントを考慮せずに予実管理ツールを導入すると、自社に合わず長期的な運用が見込めません。
また、予実管理で残された情報も、社内の重要なナレッジのひとつです。そのため、蓄積された情報をわかりやすく整理でき、社内で共有・活用できる仕組みを持つツールを選ぶことが重要です。
したがって、自社が導入するべきなのは、予実管理を含めた社内の情報をナレッジとして管理でき、必要なタイミングで活用可能なツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、効率的な予実管理を実現しましょう。
