HCL Notes/Domino(以下、Notes)は、1990年代から大企業を中心に導入されているグループウェアです。しかし、2019年に運営元のIBMがインドの会社にNotesを売却したことで、旧バージョンのサポート終了が発表されました。
 
そのため、Notesから移行するために代替ツールを探し始めた企業の中には「Notesは時代遅れなのか」「自社に合った代替ツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
本記事では、Notesサポート終了の概要や移行先の選び方、注意点を中心に紹介します。
 
  • Notesのサポート終了に関する情報を詳しく知りたい
  • Notesのサポート終了前に代替ツールに移行したい
  • Notesの代替ツールを選ぶときの、注意点を押さえたい
という方はこの記事を参考にすると、Notesのサポート終了について詳しく分かり、自社に最適な代替ツールも見つけられます。


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【お知らせ】Notesは2024年6月1日にサポート終了

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Notesの旧バージョン(v9.0.xおよびv10.0.x)は、2024年6月1日でサポートが終了となります。以下は対象となっているバージョンの一覧です。
 
サポート終了の製品バージョン 現行バージョン
IBM Notes v9.0.x, v10.0.x HCL Notes v11.0.1, v12.0.1
IBM Domino v9.0.x, v10.0.x HCL Domino v11.0.1, v12.0.1
IBM Domino Designer v9.0.x, v10.0.x HCL Domino Designer v11.0.1, v12.0.1
IBM Traveler v9.0.1, v10.0.1 HCL Traveler V11.0.1, v12.0.1
IBM XWork Server v9.0.x, v10.0. なし
IBM Client Application Access v1.0.x, v2.0.x HCL Client Application Access v3.0.3
IBM Domino Connector for SAP Solutions v2.0.1 HCL Domino Connector for SAP Solutions v2.0.2
IBM Enterprise Integrator for Domino v9.0.x HCL Enterprise Integrator for Domino v11.0.1, v12.0.1
IBM Connections Content Manager Plugin for Notes v9.0.x, v10.0.x HCL Connections Content Manager Plugin for Notes v11.0.1, v12.0.1
IBM Connections Files Plug-In v9.0.x, v10.0x (part of Connections packages) HCL Connections Plug-ins for HCL Notes June 2022 release
IBM Mail Add-in (IMSMO Client) v2.0.x IBM Mail Add-on (Server) v2.0.x HCL Traveler for Microsoft Outlook v3.0.x
IBM Verse On-Premises v1.0.x HCL Verse 2.0.x
IBM Sametime Community Server v9.0.x (9.0.1 FP1) HCL Sametime Limited Chat v11.x and v12.x Community Server
IBM C-API ToolKit v9.0.x HCL C-API Toolkit, v11.0.1 and v12.0
IBM HCL ODBC Driver for Notes/Domino 9.0 ※ODBCドライバーに関する関連記事を参照
 
上記のバージョンを現在も利用している場合には、早急に移行先を検討しましょう。


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【最新情報】Notes/Domino v14がリリース

Notesの旧バージョンのサポートが終了間近である一方、2023年12月7日には、Notes/Dominoの最新バージョンである「v14」がリリースされました。以下はv14で追加された新機能です。

Notes/Dominoの違いとは

まず、前提として、Notes/Dominoがどのようなシステムなのかを押さえておきましょう。両者は、同じHCLテクノロジーズによって開発されたグループウェアプラットフォームですが、以下のような違いがあります。
 
Notesは、ユーザーが「メール、カレンダー、タスク、ドキュメント」などを管理するためのクライアントソフトウェアです。一方、Dominoは、グループ間での「情報共有」や「情報の管理」がメインのサーバーソフトだと言えます。
 
以上のように、両者はそれぞれ異なる機能を備えたシステムだと言えます。ただし、NotesとDominoを組み合わせて利用することから、システム全体を「Notes/Domino」と呼ぶことが多いのです。

Notes 14.0の新機能

以下では、Notes 14.0で追加された新機能を一部紹介します。
 
  • メールの改善
  • 「Outlookからの.msg ファイルのサポート」や「大規模グループにパーソナライズされた電子メールの送信機能」等が追加されました。
     
  • カレンダーの改善
  • 「カレンダーアラームの参加ボタン」や「オンライン会議のプロキシサポート」等が追加されました。
     
  • ワークスペースの改善
  • 「長いDB名の全体表示」や「ワークスペースアイコンへの境界線非表示」等が可能になりました。
     
  • Notes連携ログインの改善
  • 「複数のチェーンされたIDPプロバイダーのサポート」や「IDファイルによるログイン防止」等が追加されました。

Domino 14.0の新機能

Domino 14.0の新機能を一部紹介します。
 
  • セキュリティ機能の強化
  • 「デフォルトのTLS暗号の更新」や「IDファイル暗号化のセキュリティポリシー」等の機能強化が行われました。
     
  • 新しいAdminCentralアプリ
  • Domino Administratorを起動しなくても、Notes StandardやNomad Webクライアントから直接AdminCentralを開けるようになりました。
     
  • ワンタッチセットアップの強化
  • 「特定名称でのサーバー自動登録」や「回答文書の作成」等の機能強化が行われました。
     
  • 最新の製品バージョンの自動通知
  • 管理者はDominoおよびDomino関連製品で利用可能な最新バージョンを確認できるようになりました。

Domino Designer 14.0の新機能

以下では、Domino Designer 14.0の新機能を一部紹介します。
 
  • 一般的なアップデート
  • 「Designer Client/XPagesのJVMのJava 1.8からJava 17へのアップグレード」や「Eclipseのv4.6からv4.22へのアップグレード」等が行われました。
     
  • 高度なプロパティ
  • 「簡単にスクロールできる機能」や「ダイアログ内の検索機能」等が追加されました。
     
  • ソースコードの統合
  • Yamlベースのソース管理を使用した新しいソースコード統合が可能になりました。


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Notesは時代遅れ?!移行するべき理由とは

結論、Notesを利用していること自体は、時代遅れではありません。2024年6月1日にNotesの旧バージョンはサポートを終了しますが 、新しいバージョンにアップデートすることでNotes自体は使い続けることができます。
 
しかし、Notesはオンプレミス環境での利用を前提に開発されているため、クラウド対応にコスト・工数面で大きな負担がかかってしまう点や、機能が豊富であるがゆえに直感的な利用ができない点に注意が必要です。
 
そのため、旧バージョンのサービス終了を機に、他のITツールに移行することをおすすめします。例えば、非IT企業の65歳の方でも説明なしで簡単に使える「Stock」のような、機能に過不足のないツールを移行先として検討しましょう


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Notesで活躍している3大機能

@IT Specialによると、Notesの利用ユーザーが実務になくてはならないと回答した機能は「メール」「スケジュール管理」「掲示板」の3つです。
 
メールがあれば社内で簡単に連絡をとり合えるほか、仕事の予定はスケジュール管理機能で把握できます。また、社内へお知らせを共有するときには、情報を残せる掲示板が活躍するのです。
 
したがって、Notesの代替ツールとしては「社内連絡ができる」「予定を管理できる」「情報共有ができる」の3つを満たすものを選びましょう。


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Notesの移行先を選ぶときの3つの注意点

以下では、Notesの移行先を選ぶときの注意点を3つ解説します。ツールの運用を成功させるためにも、以下の点を意識しましょう。

(1)既存機能を完全再現しない

まずは、既存機能を完全再現しないツールを選ぶことがポイントです。
 
既存機能をすべて満たすツールを検討したり、外部にツールの作成を発注したりするのは多くの時間と予算が必要です。また、@IT Specialの読者調査によると、全体の6割程度が機能の完全再現を重視していましたが、実際の移行段階では3割まで減少しています。
 
仮に「Notesの既存機能がすべて再現できるツールがない」ために移行を先延ばしにすると、代替ツールが用意できずサポート終了間近に社内で混乱が生まれてしまいます。そのため、自社に必要な機能を整理してからツールを検討することが重要です。

(2)すぐに検索できるツールを選ぶ

次に、見たい情報をすぐに検索できるツールであることが重要です。
 
Notesでは、アプリとデータの保存場所が1対1で対応しており、複数の自社開発アプリを横断した検索ができません。そのため、アプリの数だけ検索しなければならず、目的の情報をすぐに探し出せないのです。
 
したがって、効率よく情報を見つけ出すためには、あらゆる情報へ簡単にアクセスできることが必須条件になります。たとえば、「キーワードを検索するだけで、該当の情報が瞬時に見つかるツール」だと業務も円滑に進みます。

(3)誰でも簡単に使えるか確認する

最後に、誰でも簡単に使えるか確認する必要があります。
 
Notesの代替ツールを導入しても、多機能で操作が複雑すぎると、ITに詳しくない社員は使いこなすことができません。実際に、@IT Specialの読者調査でも、7割のユーザーが重視したのは「使いやすさ」であることが分かっています。
 
そこで、たとえば「Stock」のようにデジタルに不慣れな65歳の社員でも説明なしで使えるツールを導入・運用すれば、一切のストレスなく情報を管理・共有できるのです。


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【重要】Notesの代替に最適なツール

以下では、Notesの代替に最適なツールをご紹介します。
 
@IT Specialの読者調査によると、Notesユーザーは「社内連絡ができる機能」「仕事を管理できる機能」「情報を共有できる機能」の3つの機能を重視しています。つまり、機能の完全再現ではなく、必要な機能に過不足がないかが大切なのです。
 
必要な機能に過不足がないツールであれば、ITに詳しくない社員でも簡単に使いこなせます。そのため、移行してもスムーズに運用することができます。
 
結論、Notesの移行先には、必要な機能が過不足なく揃っており、非IT企業の65歳の方でも説明なしで簡単に使える「Stock」が最適です。
 
Stockには情報を流さずに管理できる「ノート」があり、社内のメンバーに瞬時に共有されます。さらに、各ノートには連絡がとり合える「メッセージ」や、仕事を管理できる「タスク」が紐づいているため、複数のツールを併用する必要もありません。

必要な機能に過不足がないシンプルなツール「Stock」

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

<StockにNotesデータを移行する方法>

Stockは「CSVファイルのインポート機能」を実装しているので、Notesのデータをスムーズに移行できます。具体的な方法は以下の通りです。
 
1. パソコンのブラウザ版からStockにログインし、画面右上の設定から[チーム設定の変更]を開きます。
 
Stockの設定変更画面
 
2. メニュー左側の[データインポート]から[入力用ファイルをダウンロード]をクリックします。
 
Stock「入力用ファイルダウンロードボタン」を示す画像
 
3. ダウンロードした「入力用CSVファイル」を開き、Stockに読み込みたい内容を記載します。記載後は、「CSV UTF-8」形式で保存しましょう。
 
4. [ファイルをアップロード]をクリックし、3で編集した「入力用CSVファイル」を選択します。ファイルの読み込みが終わればデータ移行は完了です。
 
Stock「ファイルをアップロードボタン」を示す画像
 
Stockの詳細はこちら


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Notesの評判・口コミ

以下では、Notesの口コミ・評判をご紹介します。導入前に実際の利用ユーザーの声を参考にしましょう。
 
※こちらでご紹介する口コミ・評判は、ITreview>HCL Notes/Dominoより引用しています。

Notesの良い評判・口コミ

はじめに、Notesの良い評判と口コミをご紹介します。利用ユーザーからは「豊富な機能が備わっている」「メールや掲示板が便利」という声が寄せられています。
 
非公開ユーザー(投稿日:2023年05月19日)
 
「ツリー表示がとても便利で見やすいデータベースが作成可能」
〇優れている点・好きな機能
・簡単に共通の管理可能なデータベースが作れる。
 
〇その理由
・共有の情報管理システムが作りやすく、かつツリー構造で表示が分かりやすいです。sharepointも利用しているが、2階層以下はツリー表示が出来ず階層が複数にまたがる情報データベースの場合は圧倒的にnotesをオススメします。
非公開ユーザー(投稿日:2023年03月16日)
 
「旧機能を維持しながら、進化しているNotes」
〇優れている点・好きな機能
・ver4時代のアプリが、そのまま利用可能。
・社内メールと外部メール(e-mail)が同じメールBOXから利用できる。
 
〇その理由
・製品が、旧バージョン互換なので、簡単な修正が発生することはあるが、そのまま利用できること。
・メールサーバ+グループウェアであり、同じメールBOXで社内メール・外部メールを利用可能なところが良い。
非公開ユーザー(投稿日:2023年03月06日)
 
「過去から未来まで使えるアプリケーション基盤」
〇優れている点・好きな機能
・オールインワンのアプリケーション開発基盤がある。
・バージョンアップの互換性も担保されていて、過去から未来まで使える。
 
〇その理由
・アプリに必要なインフラ基盤も同梱されており、管理運用面でも堅牢且つ低コストな運用ができている。
・互換性が担保されていて、アプリのバージョンアップコストがかからない。

Notesの悪い評判・口コミ

次に、Notesの悪い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「ライセンス(料金)形態が複雑である」「検索の精度が低い」といった声が散見されます。
 
非公開ユーザー(投稿日:2023年03月18日)
 
・管理者を育成するのが手間なので、もう少し簡単にDBを編集できるようにしてほしい。
・途中からライセンス?年間利用料?がかかるようになり、かなり値段がお高い。
・バージョン9を使っているが、固まる現象が多く、windowsアップデートでの不具合が多い。
非公開ユーザー(投稿日:2023年03月06日)
 
・オールインワンを名乗るのであれば、シンプルなライセンス形態にして欲しい。
 
・現行のライセンス形態だと、一部しか使えないライセンスと全てが使えるライセンスがあり、更に契約中だけ使える利用権やら永久ライセンスなど、ライセンスのバリエーションと言うより買い方のバリエーションが多すぎて躊躇してしまう。
非公開ユーザー(投稿日:2023年02月09日)
 
・改善して欲しいポイントとしては、情報が少ないことです。
 
・他のグループウェアと比べると、Web検索でヒットする件数が非常に少なく、外部研修も最近では少なくなってきているため、人材育成には少々厳しくなってきている。


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Notesの移行先の選び方と注意点まとめ

これまで、Notesの移行先の選び方と注意点を中心にご紹介しました。
 
Notesの代替ツールには「情報を共有できるノート」「社内連絡ができるメッセージ」「仕事を管理できるタスク」の3つの機能が必須です。ただし、多機能で複雑すぎるツールでは、ITが苦手な社員が使いこなせない恐れがあります。
 
したがって、「ノート・メッセージ・タスク機能が簡単に使えるツール」が求められるのです。このようなツールであれば、瞬時に運用に乗せることができます。
 
結論、Notesの移行先は、必要な機能に過不足がなくシンプルで、非IT企業の65歳の社員でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、Notesに残していたデータをストレスなく管理しましょう。


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最もシンプルな情報ストックツール「Stock」

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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。