ビジネスにおいて「共有」は業務情報やノウハウなど、個人のもつ情報を共に利用することを意味します。そして、昨今では「ITツール」を導入し情報伝達の効率化を目指す企業も増えています。
 
一方で、社内の情報共有に課題を感じているものの、改善方法が分からずアクションが起こせない方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「共有」の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介します。
 
  • ビジネスにおける「共有」の定義やIT用語としての意味を理解したい
  • ファイルなどさまざまな情報を簡単に共有できるツールを探している
  • 社内情報の共有が負担だと感じており、情報共有方法を改善したい
という方は本記事を参考にすると、共有の定義や自社にマッチした情報共有ツールがわかり、社内の情報共有を活性化できるようになります。


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共有の定義とは?

ここでは、「共有」の定義として言葉の意味と類語との違い、IT用語としての使い方をご説明します。言葉の定義が広いため、意味の統一がチームできていなければ、認識齟齬による業務ミスにつながる可能性もあるので注意しましょう。

言葉の意味

「共有」の持つ言葉の意味は以下の通りです。
 
1 一つの物を二人以上が共同で持つこと。「秘密を—する」「—財産」 2 共同所有の一形態で、二人以上の者が同一物の所有権を量的に分有する状態。最も個人的色彩の強いもの。⇔専有。→合有 →総有
上記における1と2では意味合いが異なり、1が「広義の共有」で、2は「狭義の共有」を指します。具体的な違いは下記の通りです。
 
<「共有」の意味の違い>
 
広義の「共有」 狭義の「共有」
意味
「共同所有」を意味し、多数人でひとつのものを共同で所有するため、共有持分の明確な決まりや割合がない
 
「認識を合わせる」と読み替えられる場合を指す。
「個人所有」を意味し、各共有者の独立性が強いため、持分が明確化されている。
 
「本来ひとつのものをいくつかに分けて所有する」場合を指す。
使用例
  • 業務情報を共有する
  • プロジェクトの課題を共有する
  • 不動産を共有する
  • ※各共有者に与えられる所有権の割合を「持分」といい、持分が多いほど共有物の所有権限が強くなります。

【類語】分有・ 合有・総有との違い

共有の類義語として「分有」「合有」「総有」という言葉がありますが、それぞれ意味は異なります。
分有 [名](スル)一つのものをいくつかに分けて所有すること。「権利を—する」
合有 共同所有の一形態。各共同所有者はそれぞれの持ち分を有するが、共同目的のために拘束を受け、持ち分の処分や分割の請求には一定の制限がある。組合財産など。→共有 →総有
総有 共同所有の一形態で、最も団体的色彩の強いもの。財産の管理・処分などの権能は共同体に属し、その使用・収益の権能のみ各共同体員に属する。入会(いりあい)権など。→共有 →合有
「分有」は、「本来ひとつのものを複数に分けて所有する」という「狭義の共有」に近い意味を持ち、「土地を分有する」「権利を分有する」といった使い方をします。
 
「合有」「総有」は主に土地や所有者、権利において利用されますが、持分や権限の差が言葉によって異なり、「共有」よりも意味合いが限定されているので使用には注意しましょう。

IT用語としての「共有」

IT用語としては、ネットワーク上でコンテンツなどを複数の人が利用する場合に「共有」は用いられます。
 
ITでの共有物は、メンバー間で一緒に使えるものを指し、「共有ファイル・フォルダ」「共有プリンター」が該当します。たとえば、共有フォルダに格納した資料はメンバーが同時に確認できるため、共有物に該当します。
 
したがって、IT用語で「共有」とつく言葉は、PCなどの媒体で一緒に利用できるように設定されている共有物だと言えます。


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ビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由とは

ビジネスシーンにおいて、円滑な業務進行の実現には情報共有が必須です。
 
仕事はチーム単位で進めるものであり、社内情報やノウハウ、進行状況が把握できる環境がなければ業務が円滑に進みません。そこで、下記の点を留意して社内の情報共有の仕組みを作ると、仕事が滞らない体制が整います。
 
 
  • 必要な情報へ素早くアクセス可能で、情報を探す手間がかからない
  • 進捗状況や業務情報が可視化されていて、社員同士の連携が行いやすい
  • スキルを持つメンバーのノウハウが共有でき、属人化が防げる
 
このように、情報共有が円滑になれば、教育コストの削減や業務ミスの防止につながるのです。そこで、社内の情報共有方法を改善するには、「Stock」のような情報共有ツールを活用すると、簡単にノウハウやファイル共有ができます。


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社内の情報共有を効率化するツール6選

以下では、社内の情報共有を効率化するおすすめのITツールを5つご紹介します。
 
社内における情報共有は、社員同士のコミュニケーションや業務情報のやりとりだけではありません。ノウハウをはじめとした個人が持つ情報を全社員で共有し蓄積していくと、教育コストの削減や業務スピードの上昇に繋がる「知的財産」となるのです。
 
知的財産を生み出すには、情報共有が簡単かつテレワークなど多様な働き方にも対応できる「情報共有ツール」が不可欠です。ただし、情報共有ツールは全社員が使うものなので、複雑なツールでは社員が使いこなせず、情報が共有できなくなってしまいます。
 
したがって、シンプルな操作性で即日で利用可能な「Stock」のような情報共有ツールであれば、ITに不慣れな社員でも簡単に利用でき、社内の情報共有におけるストレスを解消します。
 
Stockは「ノート」に記載した情報が、任意の相手にリアルタイムで共有されるため、情報の編集・追加の度に共有し直す手間がかかりません。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」でコミュニケーションを活性化させ、タスク管理も「共有」しながら業務を進められます。

【Stock】社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら

<Stockのファイルの共有方法>

  • 1.ファイル添付のアイコンを選択
  • ノート作成画面から、クリップの形をしたファイル添付のアイコンを選択します。
    Stockのファイルマークをクリックしている画像
  • 2.共有したいファイルを選択
  • 共有するファイルを選択し、開くをクリックします。複数のファイルの同時選択も可能です。
    ファイルを選択している画像
  • 3.ノートにファイルが共有される
  • 自動でファイルが読み込まれ、ノート上で共有されます。
    ファイルがStock上に反映された画像


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【ナレカン】 大規模の企業に適したナレッジ管理ツール

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事」にはファイルや画像を添付して、社内のナレッジとして蓄積できます。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プランページ

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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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【Dropbox】クラウド上にさまざまなファイルを共有

Dropboxのトップページ
Dropboxは、PDFや写真、ExcelやWordファイルなどを、クラウド上の1か所にまとめて作業や共有を円滑にする「ファイル共有ツール」です。

<Dropboxの特徴>

Dropboxはファイルやフォルダを複数人で共有できます。以下では、ファイル・フォルダ共有に関するどのような機能があるのかを説明します。
 
  • ファイル・フォルダを複数人で容易に共有できる
  • Dropbox内のファイル・フォルダを共有するとき、共有相手がDropboxアカウントを所有していなくても簡単に共有可能です。各ファイルやフォルダにはそれぞれwebページのリンクが割り当てられており、そのリンクを共有するだけで、動画やPDFファイルなどのデータの閲覧・編集などができます。
     
    従来のチャットやメールでのデータ送信と違い、共有するファイルのデータサイズにおける制限がないため、ストレスフリーなファイル共有を実現しています。
     
  • 共有ファイルの更新を即座に確認できる
  • Dropboxでは、共有フォルダやファイルに対して、「誰が、いつ、何を変更したのか」といった履歴を正確に確認できます。仮に、ファイルの書き換えなどでトラブルがあったとき、責任の所在を把握可能になるのです。また、共有ファイルやフォルダを更新した際は、共有相手にもリアルタイムでその更新が反映され通知もされます。
     
  • 共有フォルダの分類ができる
  • 多くのファイルを使うプロジェクトの場合、チームメンバーでのプロジェクト用の共有フォルダを作成し、ファイルを分類できます。
     
    また、Dropboxには「グループ機能」があり、チームメンバーをグループごとに分けられます。グループ機能を使えば、ファイルとフォルダを共有した際に、自動的にグループメンバーへファイルのアクセス許可が可能になるのです。
     
  • 共有範囲の決定
  • チームメンバーとDropbox内で共有しているフォルダの共有範囲を設定できます。
     
    たとえば、各メンバーに「読み取り専用」権限や「編集権限」を付与できます。また、フォルダ全体に共有権限を付けるのではなく、特定のサブフォルダへの共有権限も与えられます。
     
    また、URLを送信してDropbox内のデータを共有する場合、リンクを閲覧するための有効期限やパスワードの設定にも対応しているので、社外にデータを共有する時も安心です。
     
  • 共有フォルダの一元化
  • Dropboxでは、フォルダやファイルの全てを一元的かつ安全に保存するストレージがあります。検索機能も付いているので、どこにどのファイルやフォルダがあるのかを把握できデータの整理を簡単に行えます。

<Dropboxのファイルの共有方法>

  • ファイルの共有
  • 1.共有したいファイルを右クリックし「共有」ボタンをクリックします。
    dropboxの共有ボタンをクリックした画像
    2.「メールでの共有/リンクでの共有」から共有方法を選択します。このページで、共有者への閲覧・編集権限も設定可能です。
    dropboxにアップロードしたいファイルを選択している画像
  • 共有を停止する
  • 共有の停止方法はフォルダ共有を解除とリンクを削除の2つがあります。
     
    1.「フォルダ共有を解除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックし「共有」ボタンをクリックします。その後、「設定」ボタンから、「フォルダ共有を解除」をクリックすると共有が停止されます。
     
    2.「リンクを削除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックし「共有」ボタンをクリックします。その後、「閲覧用リンク」を選択し、「リンクを削除」をクリックすると共有が停止します。


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【Google Drive】Googleが提供するオンラインストレージサービス

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<Google Driveの特徴>

  • Googleが提供するオンラインストレージサービス
  • Google Driveは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。データの保存や共有はもちろん、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントの利用など、ビジネスのための様々なサービスを使用できます。
     
  • 最大100人までの同時閲覧・編集が可能
  • Googleドキュメント、スプレッドシートなどでは、最大100人までの同時閲覧・編集が可能です。同時に100人を超えるユーザーがファイルの閲覧などをする場合、ファイルのオーナーと編集権限のある一部のユーザーのみがファイルを編集できます。

<Google Driveでのファイルの共有方法>

以下では、Google Driveでのデータの共有方法についてご紹介します。
 
  • 共有ファイルを選ぶ
  • 1.単一のファイルを共有する場合、まずGoogleDriveを起動し、共有したいフォルダやファイルを右クリックします。その後、「共有」という項目が表示されるのでボタンを押します。
    Googleドライブの共有をクリックした画像
    2.「共有」ボタンを押した後、「ユーザーやグループと共有」という項目が表示されます。共有方法には、「共有相手のメールアドレスを入力」「リンクの送信」の2種類があります。
     
    メールアドレスで共有する場合、共有相手のメールアドレスを入力し、右側にある権限設定ボタンで「閲覧者」または「編集者」を設定します。また、リンクでの送信の場合、左下にある「権限の変更」をクリックし、閲覧者・編集者の設定を行えます。
     
    ただし、企業や大学で取得したGoogleアカウントでは、組織外の人との共有ができない場合もあるので注意しましょう。 Googleドライブにて共有相手を選択している画像
     
  • 100人以上とファイル共有
  • 100人以上のユーザーがファイルを閲覧する場合、そのファイルをWebページ上に公開し、リンクを作成して共有相手に送ります。Webページ上に共有できるのは、Googleが提供しているサービス「スプレッドシート」「ドキュメント」「スライド」の3つで、「ファイル」項目からWebページでの公開が可能です。
     
    この時、Web上の全ての人がファイルを閲覧できるようになるので、個人情報などの扱いには注意が必要です。また、企業や大学で取得したアカウントでは、閲覧権限を変更できる場合もあります。
     
  • Googleサイトの使用
  • 無料でWebサイトを作成できる「Googleサイト」を使用すれば、100人以上との情報共有が簡単に行えます。「Googleサイト」では、「スプレッドシート」や「ドキュメント」などのGoogleが提供しているサービスを直接埋め込めます。
     
  • ファイル共有の問題が発生した場合
  • 多くの人とファイルを共有する場合、更新時間が長くなったり、クラッシュしたりする可能性もあります。その時は、以下の解決方法を実行してみましょう。
     
    • 古い情報を削除して、新しいファイルに移動する。
    • 共有ファイルを使用していない時は、タブを閉じるようにする。
    • ファイルのデータ量を減らす。写真をGoogleフォトに入れたりして、データを分散させて共有するようにする。
    • ファイルの編集権限を持つ人数を少なくする。
    • 複数ファイルから情報を集める時、新たに読み取り専用ファイルを作り、多数のユーザーと共有をする。
  • 共有相手のファイルのダウンロード・コピーなどを制限する
  • 共有ファイルの編集権限を所有している場合、「ファイルの共有相手の選択権限」、「特定の共有相手の追加と削除」、「共有ファイルのコピー・ダウンロード」が可能です。
     
    ファイルの編集権限を持たない「閲覧者」や「コメント投稿者」が、ファイルをコピーまたはダウンロードするのを禁止する手順は以下になります。
     
    1.Googleスプレッドシートやドキュメントなどの、制限する「ファイル」をひとつ以上選択し、「共有」ボタンをクリックします。
    2.上部の設定アイコンをクリックし、「閲覧者と閲覧者(コメント可)に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」をオフにします。
    3.保存ボタンを押すと、制限設定は終了です。
     
  • 自身の共有ファイルの共有設定を他のユーザーに変更させない方法
  • 自身のファイルを共有する際、編集権限を付与されている共有相手は、ファイルの共有設定を自由に変更可能です。
     
    もし、他のユーザーにファイルの共有設定を変更されたくない場合は、以下の手順で共有設定を変更できないように設定しましょう。
     
    1.Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリックします。
    2.設定アイコンをクリックし、「編集者は権限を変更して共有できます]」をオフにします。
    3.そして、「完了」をクリックすると、共有設定は完了です。
     
  • ファイル共有を停止する
  • 編集権限を付与されているユーザーはもちろん、ファイルにアクセス可能です。そこで、共有相手に対してファイルへのアクセスを不可能にするためには、ファイル公開の停止を行います。ファイル共有を止める手順は以下になります。
     
    1.Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリック。共有を止めるユーザーを探します。
    2.名前の右下にある「削除」をクリックし、「保存」を押せば変更は終了です。
     
  • リンク共有を制限する
  • リンク共有の設定を 「制限付き」に変えると、「ユーザーやグループと共有」で直接登録している共有相手のみとファイル共有できます。リンク共有を制限する手順は以下になります。
     
    1.Google Driveやドキュメントを開いて「共有」をクリックし、「リンク取得」を押します。
    2.リンク取得で「↓」ボタンを押し、「制限付き」をクリックし、設定の変更は終了です。
     
  • 共有ファイルの削除
  • 自分がオーナー権を所有している「共有ファイル」を削除すると、一度ゴミ箱にファイルが移動します。その状態では、編集権限を所有している共有相手は、ファイルのコピーができてしまいます。
     
    そのため、共有相手の閲覧とコピーを不可能にするには、ゴミ箱にある共有ファイルの完全な削除が必要になります。
     
    また、自分がオーナーではない「共有ファイル」を削除する場合、自分の「Google Drive」上からは削除されますが、他の共有相手は引き続きファイルの閲覧などが可能な点に注意しましょう。
     
  • 企業や大学で取得したGoogleアカウントで可能な設定
  • 一般的なGoogleアカウントの場合とは違い、企業や大学で取得したGoogleアカウントではファイルに有効期限を設定できます。
     
    1.Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリックします。
    2.ここで、ファイル共有の一時的な権限するユーザーを決めます。
    3.「↓」ボタンから「一時的なアクセス権を付与する」をクリックします。
    4.「アクセスの有効期限」 横の日数を選択し、期限日を変更したら「保存」をクリックし、設定が変更されます。


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【OneDrive】Microsoft社が開発したファイル共有ツール

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<OneDriveの特徴>

  • Microsoft社が開発したファイル共有ツール
  • OneDriveとは、ExcelやWordを提供しているMicrosoft社が開発したファイル共有ツールです。Microsoftアカウントがあれば、すぐに利用ができます。個人のファイル管理としてだけでなく、ビジネスでもファイル共有の場所として利用されています。
     
  • ローカル環境で編集できる
  • 共有ファイルを自分のPCにダウンロードすれば、OneDriveを開かずに編集を行えます。また、ローカル環境で編集した内容とOneDrive内のファイルの同期も可能です。

<Onedriveでのファイルやフォルダの共有方法>

  • リンクをコピーしてテキストメッセージやWebサイトに貼り付ける方法
  • 1.ページの上部にある「共有」をクリックします。
    2.オプションで下記の設定ができるため、必要に応じて設定します。
     
    • 編集の許可設定
    • 編集を許可すると、共有された人は「ファイルの編集」「共有フォルダへのファイル追加」ができるようになります。
    • 有効期限の設定
    • 有効期限を設定すると、設定した日時以降にアクセスされた場合には、ファイルの共有ができなくなります。
    • パスワードの設定
    • パスワードを設定しておけば、ファイルを開く前にパスワードの入力が求められるため、万が一第三者にリンクが漏れたとしても安全です。
    3.生成されたリンクをコピーします。
    4.テキストメッセージやWebサイトに貼り付けて共有します。
     
  • メールでリンクを送信する方法
  • 「名前またはメールアドレスを入力」の項目に、共有したい人のメールアドレスを入力し、必要があれば共有者へのメッセージを入力します。オプションで「リンクでの共有時」と同じように、編集権限や閲覧の有効期限、パスワードの設定が可能です。
     
    オプションの設定後、「適用」をクリックして設定を保存し、「送信」をクリックします。
OneDriveを使ったファイルの共有画像


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【iCloud】Apple製品以外でも利用できるストレージ

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<iCloudの特徴>

  • Apple社が提供しているオンラインストレージサービス
  • iCloudは、Apple社が提供しているオンラインストレージサービスです。MacやiPhone利用者が主に利用していますが、Windowsパソコンでも利用できます。また、Apple製品を使っている人であれば、端末間の共有が非常にスムーズになります。
     
  • さまざまなデバイスからアクセス可能
  • 最新の音楽、連絡先、カレンダー、写真、動画、パスワード、書類などを使用しているデバイス間で共有できます。

<iCloudでのフォルダの共有方法>

  • iPhoneやiPadの場合
  • iPhoneやiPadを使って、iCloudでフォルダを共有する場合、「iOS13.4」か「iPadOS13.4以降」が必要になります。
     
    1.端末の「ファイルApp」を開きます。
    2.「ブラウズ」タブから、「場所」>「iCloud Drive」をタップします。
    3.「選択」をタップし、共有したいフォルダをタップします。
    4.「共有」 をタップし、「人を追加」をタップします。
    5.「共有オプション」をタップし、共有する人とアクセス権を設定します。
    ※共有する人は、「参加依頼した人だけ」「リンクを知っている人全員」のように設定できます。
    6.対象の方に参加依頼を送ります。
     
  • Macの場合
  • 1.「Finder」を開き、「iCloud Drive」をクリックします。
    2.共有したいフォルダをクリックします。
    3.「共有」ボタンをクリックし、「人を追加」をクリックします。
    4.参加依頼の送信方法を選択します。
    ※送信方法は「メール」「メッセージ」「リンクをコピー」「Airdrop」などから選択できます。
    5.「共有オプション」をクリックし、共有する人とアクセス権を設定します。
    ※共有する人は、「参加依頼した人だけ」「リンクを知っている人全員」のように設定できます。
    6.「共有」をクリックし、参加依頼をする人の連絡先情報を追加します。
     
  • WindowsPCの場合
  • WindowsPCでフォルダを共有するには、Windows用iCloudのバージョン11.1以上が必要です。
     
    1.エクスプローラーから「iCloud」を開きます。
    2.共有したいフォルダを右クリックし、「iCloud共有」をクリックします。
    3.「メンバー」から、共有したい人のメールアドレスを入力します。
    4.「共有オプション」をクリックし、共有する人とアクセス権を設定します。
    ※共有する人は、「参加依頼した人だけ」「リンクを知っている人全員」のように設定できます。
    5.「適用」をクリックします。


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共有の定義と各種ツールの共有方法まとめ

ここまで、共有の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介しました。
 
業務を円滑に進行するには、関連する情報が確実に共有される仕組みを作ることが最重要です。そこで、ITツールを活用すると社内の情報が共有・蓄積化されて「知的財産」となり、教育コストの削減と業務ミスの防止につながります。
 
また、アナログな共有から脱却し効率的な情報共有を実現するには、リモートワークなどの働き方にも対応できる「情報共有ツール」の利用が必須です。しかし、機能の多さから操作の複雑なツールを導入すると、慣れるまでに必要以上の教育コストがかかってしまうケースもあります。
 
したがって、社内のITツールに対する抵抗感を生まないように「シンプルな操作で素早く情報共有ができるツール」を使いましょう。たとえば、簡単な操作性であらゆる情報を誰でも一元管理できる「Stock」であれば、情報共有のストレスを簡単に解消します。
 
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で社内の情報共有を活発化し、業務効率を向上させましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。