【すぐわかる】共有とは？言葉の定義やおすすめのファイル共有ツールも解説！

ビジネスにおいて「共有」は業務情報やノウハウなど、個人のもつ情報を共に利用することを意味します。そして、昨今では「ITツール」を導入して、情報伝達の効率化を目指す企業も増えています。

一方で、社内の情報共有に課題を感じているものの、改善方法が分からずアクションを起こせない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、「共有」の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介します。

• 口頭やチャットでの情報共有に不便を感じている現場担当者
• 最新のファイルやデータが見つからない状態に悩むリーダー
• 情報共有の仕組みをどう改善すべきか分からない業務改善担当者

という方はこの記事を参考にすると、共有の定義や自社にマッチした情報共有ツールがわかり、社内の情報共有を活性化できるようになります。

【わかりやすい】共有の定義とは？

ここでは、「共有」の定義として言葉の意味と類語との違い、IT用語としての使い方をご説明します。言葉の定義が広いため、社内で意味の統一ができていなければ、認識齟齬による業務ミスにつながる可能性もあるので注意しましょう。

言葉の意味

「共有」の持つ言葉の意味は以下の通りです。

１ 一つの物を二人以上が共同で持つこと。「秘密を—する」「—財産」

２ 共同所有の一形態で、二人以上の者が同一物の所有権を量的に分有する状態。最も個人的色彩の強いもの。⇔専有。→合有 →総有

引用:weblio辞書-デジタル大辞林より

上記における1と2では意味合いが異なり、1が「広義の共有」で、2は「狭義の共有」を指します。具体的な違いは下記の通りです。

IT用語としての「共有」

IT用語としては、ネットワーク上でコンテンツなどを複数の人が利用する場合に「共有」が用いられます。

ITでの共有物は、メンバー間で一緒に使えるものを指し、「共有ファイル・フォルダ」「共有プリンター」などが該当します。たとえば、共有フォルダに格納した資料はメンバーが同時に確認できるため、共有物に該当します。

したがって、IT用語で「共有」とつく言葉は、PCなどの媒体で一緒に利用できるように設定されている共有物と言えるのです。

ビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由とは

ビジネスシーンにおいて、円滑な業務進行の実現には情報共有が必須です。

仕事は個人ではなく、複数人で協力して進めるため、社内情報やノウハウ、進行状況が把握できる環境がなければ業務が円滑に進みません。そこで、下記の点を留意して社内の情報共有の仕組みを作ると、仕事が滞らない体制が整います。

このように、情報共有が円滑になれば、教育コストの削減や業務ミスの防止につながるのです。そこで、社内の情報共有方法を改善するために、「Stock」のような情報共有ツールを活用すると、簡単にノウハウやファイルを共有できます。

社内の情報共有を効率化するツール6選

以下では、社内の情報共有を効率化するおすすめのITツールを6つご紹介します。

ビジネスで口頭やチャット中心の共有を続けていると、情報はその場で流れてしまい、必要なときに見返せない状態が続きます。その結果、「共有したはずなのに伝わっていない」「同じ説明を何度もする」といった非効率が積み重なり、生産性が低下するのです。

一方で、フォルダ整理や共有ルールを整備しても、ツールが分散したり情報が探しにくかったりする限り、情報は点在し続けます。また、運用でカバーしようとしても人に依存するため継続せず、結局「探せない・使えない共有」から抜け出せません。

つまり、「流れて終わる共有を続ける」のではなく、「情報が蓄積され、誰でもすぐに使える仕組みを導入する」ことで、共有を“手間”から“資産”へと変えましょう。

この条件に最も当てはまるのが、情報が流れず蓄積され、誰でも簡単にアクセスできるツール「Stock」です。Stockは、ノート形式でテキスト・画像・ファイルを一元管理し、フォルダで整理しながらチーム全体で共有できるため、情報共有が自然と定着します。

【Stock】社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール

https://www.stock-app.info/

＜Stockをおすすめするポイント＞

1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
   「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
   作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
   直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

【ナレカン】大規模企業に適したナレッジ管理ツール

ナレカンは、迅速なコミュニケーションを可能にする情報共有ツールです。

「ナレカン」では「記事」にあらゆる情報を残せるほか、「平均0.2秒」の高速スピード検索で大量の社内情報の中から必要な情報をすぐに見つけられます。また、記事に紐づく「コメント」で話題が混在することなくコミュニケーションを取れるのも特徴です。

https://www.narekan.info/

＜ナレカンをおすすめするポイント＞

1. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
   「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
2. 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
   ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
   初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

【Dropbox】クラウド上で画像や動画を共有できる

＜Dropboxの特徴・使い方＞

• ファイル・フォルダを複数人で容易に共有できる
  共有相手がDropboxアカウントを所有していなくても簡単に共有できます。各ファイルやフォルダにはそれぞれwebページのリンクが割り当てられており、そのリンクを共有するだけで、動画やPDFファイルなどのデータの閲覧・編集などが可能です。
• 共有ファイルの更新を即座に確認できる
  共有フォルダやファイルに対して、「誰が、いつ、何を変更したのか」といった履歴を正確に確認可能なため、責任の所在を明確にできます。また、共有ファイルを更新した場合は、共有相手にもリアルタイムでその更新が反映され通知もされます。

Dropboxがおすすめな企業

• 大容量のファイルを頻繁にやりとりする企業
  
  動画・画像・設計データなどの重いファイルを扱う企業では、Dropboxの高速なアップロード・ダウンロード機能が便利です。とくに社内外とのファイル共有が多い環境では、スムーズな受け渡しができる点が業務効率の向上につながります。
• 社外とのファイル共有が多いプロジェクト型の企業
  
  取引先や外部パートナーとファイルを共有する機会が多い企業では、リンク共有や権限設定機能が役立ちます。特定のメンバーだけにアクセスを制限できるため、セキュリティを保ちながら柔軟な情報共有が可能です。

Dropboxの注意点

• ファイル以外の情報を管理できない
  Dropboxに格納するデータは、すべてファイル形式でなければなりません。そのため、情報を更新するたびにファイル化する手間がかかってしまう点に注意しましょう。
• 管理が煩雑化しやすい
  利用しているユーザーからは「複数人で使うとフォルダ階層が複雑化しやすく、権限管理が煩雑になるケースがあります。チームごとのガイドライン作成や自動整理機能などがさらに充実すると、より快適に運用できると感じています。」という声があります。（参考：ITreview）

＜Dropboxの料金体系＞

参考：Dropboxの料金ページ

• Basic：無料
• Plus：1,500円/ユーザー/月（月払い）
• Essentials：2,400円/ユーザー/月（月払い）
• Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
• Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
• Enterprise：要問い合わせ

【Google Drive】Googleが提供するオンラインストレージサービス

＜Google Driveの特徴・使い方＞

• Googleが提供するオンラインストレージサービス
  Google Driveは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。データの保存や共有はもちろん、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントの利用など、ビジネスのための様々なサービスを使用できます。
• 最大100人までの同時閲覧・編集が可能
  Googleドキュメント、スプレッドシートなどでは、最大100人までの同時閲覧・編集が可能です。同時に100人を超えるユーザーがファイルの閲覧などをする場合、ファイルのオーナーと編集権限のある一部のユーザーのみがファイルを編集できます。

Google Driveがおすすめな企業

• ドキュメント作成や共同編集を日常的におこなう企業
  Googleドキュメントやスプレッドシートと連携し、複数人で同時に編集できるため、会議資料や業務資料をリアルタイムで更新したい企業に適しています。修正履歴も自動で保存されるため、変更管理の手間も軽減可能です。
• 低コストで手軽にクラウド共有を始めたい企業
  Googleアカウントがあればすぐに利用できるため、初期コストを抑えながらファイル共有環境を整えたい企業に向いています。特別な設定をせずに導入可能なため、小規模チームや導入初期にも適しています。

Google Driveの注意点

• 情報が分散しやすい
  ファイル単位での情報管理になるため、関連情報や背景を一緒に整理しにくく、「共有しているが活用されない」状態に陥りやすい点には注意が必要です。
• 目的の情報を見つけにくい
  利用しているユーザーからは「ファイル数が増えると検索機能やGeminiを使っても目的のデータに辿り着きにくいことがあるため、より高度なフィルタリングや整理機能の強化を期待します。」という声があります。（参考：ITreview）

＜Google Driveの料金体系＞

Google Driveは無料でも利用可能ですが、有料化（Google Workspaceの契約）することで、保存できる容量やAI機能を利用できるようになります。

参考：Google Workspaceの料金ページ

• 無料版：0円
• Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
• Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
• Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
• Enterprise：要問い合わせ

【OneDrive】Microsoft社が開発したファイル共有ツール

＜OneDriveの特徴・使い方＞

• Microsoft社が開発したファイル共有ツール
  OneDriveとは、ExcelやWordを提供しているMicrosoft社が開発したファイル共有ツールです。個人のファイル管理としてだけでなく、ビジネスでもファイル共有の場所として利用されています。
• ローカル環境で編集できる
  共有ファイルを自身のPCにダウンロードすれば、OneDriveを開かずに編集できます。また、ローカル環境で編集した内容とOneDrive内のファイルの同期も可能です。

OneDriveがおすすめな企業

• Microsoft製品を日常的に使っている企業
  OneDriveはMicrosoft 365と連携しており、ExcelやWord、PowerPointのファイルをそのままクラウド上で保存・共有できます。既存の業務フローを大きく変えずに導入可能なため、Microsoft環境に慣れている企業に最適です。
• 社内でのファイル管理をセキュアに実施したい企業
  アクセス権限の細かな設定や、企業向けのセキュリティ機能が充実しているため、社内データの管理を重視する企業に向いています。とくに機密情報を扱う部署では、安全性を確保しながら共有が可能です。

OneDriveの注意点

• フォルダ構造が複雑になりやすい
  ファイル単位・フォルダ単位での管理が中心となるため、運用ルールが曖昧だと整理が追いつかなくなります。結果として、「どこに何があるか分からない」「特定の人しか把握していない」といった状態になりやすいです。
• デバイス間の同期が遅い
  利用しているユーザーからは「デバイス間での同期が、他社製品と比較すると遅れることがあります。使いたいデバイスで同期待ちの時間が生じることがあります。」という声があります。（参考：ITreview）

＜OneDriveの料金体系＞

参考：OneDriveの料金ページ

• Microsoft 365：無料
• OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月（年払い）
• Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年払い）
• Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い）

【iCloud】Apple製品以外でも利用できるストレージ

＜iCloudの特徴＞

• Apple社が提供しているオンラインストレージサービス
  iCloudは、Apple社が提供しているオンラインストレージサービスです。MacやiPhone利用者が主に利用していますが、Windowsパソコンでも利用できます。
• Apple製品間での自動同期に優れている
  写真・連絡先・メモ・ファイルなどが自動で同期されるため、複数のAppleデバイスを利用している場合でも最新情報へアクセスできます。そのため、日常業務や個人利用において、シームレスな情報共有が可能です。

iCloudがおすすめな企業

• 社内でMacやiPhoneを中心に利用している企業
  Apple製品同士の連携が前提となるため、MacやiPhoneを業務で活用している企業ではスムーズに導入できます。とくに、デバイス間でのファイル共有やデータ同期を簡単におこないたい場合に適しています。
• シンプルなファイル共有を重視する小規模チーム
  複雑な設定をせずに使えるため、ITリテラシーにばらつきがあるチームでも導入しやすいのが特徴です。簡易的なデータ共有やバックアップ用途であれば、十分に活用できます。

iCloudの注意点

• ビジネス用途では機能が限定的で管理がしづらい
  個人利用を前提とした設計のため、チーム単位での細かい権限管理や情報整理には向いていません。業務で使う場合は、情報が分散したり管理が曖昧になったりするリスクがあります。
• どこに何の情報があるか理解するのが難しい
  利用しているユーザーからは「iCloudは多くの機能と結びついているため、『どこまでが同期されているのか』『何がクラウド上にあって何がローカルにあるのか』が分かりにくくなる場面もあります。」という声があります。（参考：ITreview）

＜iCloudの料金体系＞

参考：iCloudの料金ページ

• 50GB：150円/月（月払い）
• 200GB：450円/月（月払い）
• 2TB：1,500円/月（月払い）

【比較表】スマホでも使える情報共有ツール6選

これまでに紹介した、スマホでも使える情報共有ツール6選の比較表を紹介します。それぞれの特徴や金額をまとめてあるので、以下の比較表を参考に自社に最適なツールを選びましょう。

上記を参考に、自社に最適な情報共有ツールを選定しましょう。

うまく情報を共有するためのポイント

ここからは、うまく情報を共有するためのポイントを2つ紹介します。

• 共通のルールを設定する
  情報の伝え方やまとめ方などをルールとして定め、社内で統一しましょう。社員ごとに情報の伝え方が異なることで、「内容が伝わりづらい」「スムーズに情報が伝達されない」といった問題が生じる可能性が高まります。
• 情報共有ツールを使う
  情報の共有に特化したツールを使うことで、社員同士のやりとりが円滑になります。とくに、「Stock」のような操作がシンプルな情報共有ツールであれば導入もスムーズです。

上記2つのポイントを確実におさえたうえで、社内での情報共有を活性化させましょう。

カレンダーを使ってスケジュール共有する方法

以下では、カレンダーを使ってスケジュール共有する方法を2つ紹介します。面談をしたりメンバーの状況を確認したりするのに、カレンダーを使ってスケジュールを共有しましょう。

Google カレンダー｜スケジュール共有の方法

Googleカレンダーでのスケジュール共有方法を紹介します。

まずGoogleカレンダーを開き、画面左側の「マイカレンダー」セクションの「︙」＜「設定と共有」をクリックします。

すると、カレンダーの設定画面が表示されます。「特定のユーザーまたはグループと共有する」から「ユーザーやグループを追加」のボタンを押し、共有相手のメールアドレスを入力します。

最後に、メールで送信された確認用リンクを相手がクリックすると、自分のカレンダーが相手にも表示されるようになります。

Outlook ｜予定表共有の方法

Outlookでの予定表共有の方法を紹介します。

まずOutlookを開き、ホームタブ内の「共有」をクリックして、共有相手のメールアドレスを入力します。

メールアドレスを入力し、[共有]をクリックするとカレンダーを共有できます。

Todoリストを共有する方法

以下では、Todoリストを共有する方法を紹介します。タスクをチームで共有したい方は必見です。

iPhoneのリマインダーで共有する方法

iPhoneのリマインダー機能を使って、Todoリストを共有できます。

1. まず、共有したいリマインダーを開いて、共有のマークをクリックします。
2. 次に、共有したい人を選択したり、メールでリンクを送信したりすると、Todoリストを共有できます。

iPhoneのリマインダー機能はアプリをダウンロードしなくても、手軽に使えるため、利用してみましょう。

Todoistで共有する方法

Todoリストを共有するには、Todoistを使う方法もあります。

1. まず、Todoリストを共有したいプロジェクトを選択し、[共有]をクリックします。

2. 次に、名前やメールアドレスを追加、またはリンクを送信すれば、Todoリストを共有できます。

Todoistを使えば、プロジェクトごとにTodoリストを共有できるため、ビジネスシーンでの利用に便利です。

共有の定義と各種ツールの共有方法まとめ

ここまで、共有の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介しました。

業務を円滑に進行するには、関連する情報が確実に共有される仕組みを作ることが最重要です。そこで、ITツールを活用すると社内の情報が共有・蓄積されて「知的財産」となり、教育コストの削減と業務ミスの防止につながります。

また、アナログな共有から脱却し効率的な情報共有を実現するには、テレワークなどの働き方にも対応できる「情報共有ツール」の利用が必須です。情報共有ツールで業務のノウハウ・ナレッジを共有すれば、教育コストの削減や業務スピードの上昇が期待できます。

そのため、他のメンバーと素早くやりとりできるツールを導入して、スムーズに情報を共有しましょう。結論、あらゆる社内情報を一元管理しながら、ストレスなく簡単に情報を共有し合える「Stock」であれば、社内の情報共有を効率化できます。

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有を活発化し、業務効率を向上させましょう。

この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

www.stock-app.info/

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所（NRI）に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX Ventures、East Ventures、マネーフォワード等のベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名～数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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