ビジネスにおいて「共有」は業務情報やノウハウなど、個人のもつ情報を共に利用することを意味します。そして、昨今では「ITツール」を導入して、情報伝達の効率化を目指す企業も増えています。
一方で、社内の情報共有に課題を感じているものの、改善方法が分からずアクションを起こせない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「共有」の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介します。
- ビジネスにおける「共有」の定義やIT用語としての意味を理解したい
- ファイルなどさまざまな情報を、簡単に共有できるツールを探している
- 社内情報の共有が負担だと感じており、情報共有方法を改善したい
という方は本記事を参考にすると、共有の定義や自社にマッチした情報共有ツールがわかり、社内の情報共有を活性化できるようになります。
目次
共有の定義とは？わかりやすく説明
ここでは、「共有」の定義として言葉の意味と類語との違い、IT用語としての使い方をご説明します。言葉の定義が広いため、社内で意味の統一ができていなければ、認識齟齬による業務ミスにつながる可能性もあるので注意しましょう。
言葉の意味
「共有」の持つ言葉の意味は以下の通りです。
１ 一つの物を二人以上が共同で持つこと。「秘密を—する」「—財産」２ 共同所有の一形態で、二人以上の者が同一物の所有権を量的に分有する状態。最も個人的色彩の強いもの。⇔専有。→合有 →総有
上記における1と2では意味合いが異なり、1が「広義の共有」で、2は「狭義の共有」を指します。具体的な違いは下記の通りです。
＜「共有」の意味の違い＞
| 広義の「共有」 | 狭義の「共有」 | |
|---|---|---|
| 意味 |
「共同所有」を意味し、多数人でひとつのものを共同で所有するため、共有持分の明確な決まりや割合がない。
「認識を合わせる」と読み替えられる場合を指す。 |
「個人所有」を意味し、各共有者の独立性が強いため、持分が明確化されている。
「本来ひとつのものをいくつかに分けて所有する」場合を指す。 |
| 使用例 |
|
※各共有者に与えられる所有権の割合を「持分」といい、持分が多いほど共有物の所有権限が強くなります。 |
【類語】分有・ 合有・総有との違い
共有の類義語として「分有」「合有」「総有」という言葉がありますが、それぞれ意味は異なります。
分有［名］(スル)一つのものをいくつかに分けて所有すること。「権利を—する」
合有共同所有の一形態。各共同所有者はそれぞれの持ち分を有するが、共同目的のために拘束を受け、持ち分の処分や分割の請求には一定の制限がある。組合財産など。→共有 →総有
総有共同所有の一形態で、最も団体的色彩の強いもの。財産の管理・処分などの権能は共同体に属し、その使用・収益の権能のみ各共同体員に属する。入会(いりあい)権など。→共有 →合有
「分有」は、「本来ひとつのものを複数に分けて所有する」という「狭義の共有」に近い意味を持ち、「土地を分有する」「権利を分有する」といった使い方をします。
「合有」「総有」は主に土地や所有者、権利において利用されますが、持分や権限の差が言葉によって異なり、「共有」よりも意味合いが限定されているので使用には注意しましょう。
IT用語としての「共有」
IT用語としては、ネットワーク上でコンテンツなどを複数の人が利用する場合に「共有」が用いられます。
ITでの共有物は、メンバー間で一緒に使えるものを指し、「共有ファイル・フォルダ」「共有プリンター」などが該当します。たとえば、共有フォルダに格納した資料はメンバーが同時に確認できるため、共有物に該当します。
したがって、IT用語で「共有」とつく言葉は、PCなどの媒体で一緒に利用できるように設定されている共有物だと言えます。
ビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由とは
ビジネスシーンにおいて、円滑な業務進行の実現には情報共有が必須です。
仕事は個人ではなく、複数人で協力してで進めるため、社内情報やノウハウ、進行状況が把握できる環境がなければ業務が円滑に進みません。そこで、下記の点を留意して社内の情報共有の仕組みを作ると、仕事が滞らない体制が整います。
- 必要な情報へ素早くアクセス可能で、情報を探す手間がかからない
- 進捗状況や業務情報が可視化されていて、社員同士の連携が行いやすい
- スキルを持つメンバーのノウハウを共有でき、属人化が防げる
このように、情報共有が円滑になれば、教育コストの削減や業務ミスの防止につながるのです。そこで、社内の情報共有方法を改善するために、「ナレカン」のような情報共有ツールを活用すると、簡単にノウハウやファイルを共有できます。
社内の情報共有を効率化するツール6選
以下では、社内の情報共有を効率化するおすすめのITツールを6つご紹介します。
社内における情報共有は、社員同士のコミュニケーションや業務情報のやりとりだけではありません。ノウハウをはじめとした個人が持つ知識の共有も含めます。そして、円滑な情報共有は、教育コストの削減や業務スピードの上昇に繋がるのです。
ただし、導入するツールは、他のメンバーと素早くやりとりできるものである必要があります。また、蓄積した情報の中から、必要な情報へすぐにアクセスできる機能も求められます。
結論、情報共有の効率化には、欲しい情報に即アクセスできるうえ、迅速なコミュニケーションを可能にする「ナレカン」一択です。
ナレカンは、「平均0.2秒」の高速スピード検索が可能で、大量の社内情報の中から必要な情報をすぐに見つけられます。また、記事（ノート）に紐づく「コメント（メッセージ）」で話題が混在することなくコミュニケーションを取れるのも特徴です。
【ナレカン】 大規模企業に適したナレッジ管理ツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンでのファイル共有方法＞
- 1.ファイル添付のアイコンを選択
- 2.共有したいファイルを選択
- 3.ノートにファイルが共有される
ノート作成画面から、クリップの形をしたファイル添付のアイコンを選択します。
共有するファイルを選択し、開くをクリックします。複数のファイルの同時選択も可能です。
自動でファイルが読み込まれて、ノート上で共有されます。
以上の操作で、ナレカンの記事にファイルを挿入できます。”テキストベースで記載した議事録”と”ExcelやPDFなどの資料”をまとめて管理しておきたい場合などに便利な機能です。
【Stock】社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール
Stockは、ナレカンと同じようにノート形式で社内の情報共有ができるツールです。
「Stock」では、「ノート」に記載した情報が、任意の相手にリアルタイムで共有されるため、情報の編集・追加の度に共有し直す手間がかかりません。また、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」でコミュニケーションを活性化させ、タスク管理も「共有」しながら業務を進められます。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Dropbox】クラウド上で画像や動画を共有できる
＜Dropboxの特徴＞
Dropboxは、PDFや写真、ExcelやWordファイルなどを、クラウド上の1か所にまとめて作業や共有を円滑にする「ファイル共有ツール」です。
Dropboxではファイルやフォルダを複数人で共有できます。以下では、ファイル・フォルダ共有に関するどのような機能があるのかを説明します。
- ファイル・フォルダを複数人で容易に共有できる
- 共有ファイルの更新を即座に確認できる
- 共有フォルダの分類ができる
- 共有範囲の決定
- 共有フォルダの一元化
Dropbox内のファイル・フォルダを共有するとき、共有相手がDropboxアカウントを所有していなくても簡単に共有可能です。各ファイルやフォルダにはそれぞれwebページのリンクが割り当てられており、そのリンクを共有するだけで、動画やPDFファイルなどのデータの閲覧・編集などができます。
従来のチャットやメールでのデータ送信と違い、共有するファイルのデータサイズにおける制限がないため、ストレスフリーなファイル共有を実現しています。
Dropboxでは、共有フォルダやファイルに対して、「誰が、いつ、何を変更したのか」といった履歴を正確に確認できます。仮に、ファイルの書き換えなどでトラブルがあったとき、責任の所在を把握可能になるのです。また、共有ファイルやフォルダを更新した際は、共有相手にもリアルタイムでその更新が反映され通知もされます。
多くのファイルを使うプロジェクトの場合、チームメンバーでのプロジェクト用の共有フォルダを作成し、ファイルを分類できます。
また、Dropboxには「グループ機能」があり、チームメンバーをグループごとに分けられます。グループ機能を使えば、ファイルとフォルダを共有した際に、自動的にグループメンバーへファイルのアクセス許可が可能になるのです。
チームメンバーとDropbox内で共有しているフォルダの共有範囲を設定できます。
たとえば、各メンバーに「読み取り専用権限」や「編集権限」を付与できます。また、フォルダ全体に共有権限を付けるのではなく、特定のサブフォルダへの共有権限も与えられるのです。
また、URLを送信してDropbox内のデータを共有する場合、リンクを閲覧するための有効期限やパスワードの設定にも対応しているので、社外にデータを共有する時も安心です。
Dropboxでは、フォルダやファイルの全てを一元的かつ安全に保存するストレージがあります。検索機能も付いているので、どこにどのファイルやフォルダがあるのかを把握できデータの整理を簡単に行えます。
＜Dropboxのファイルの共有方法＞
- ファイルの共有
- 共有を停止する
1．共有したいファイル右上の「共有」ボタンをクリックします。
2．「メールでの共有/リンクでの共有」から共有方法を選択します。このページで、共有者への閲覧・編集権限も設定可能です。
共有の停止方法はフォルダ共有の解除とリンク削除の2つです。
1．「フォルダ共有を解除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックして、「共有」ボタンを押します。その後、「設定」ボタンから、「フォルダ共有を解除」をクリックすると共有が停止されます。
2．「リンクを削除」をする場合、共有したいフォルダ・ファイルを右クリックして「共有」ボタンを押します。その後、「閲覧用リンク」を選択し、「リンクを削除」をクリックすると共有が停止します。
＜Dropboxの料金体系＞
- Basic：無料
- Plus：1,500円/ユーザー/月
- Essentials：2,400円/ユーザー/月
- Business：1,800円/ユーザー/月
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Google Drive】Googleが提供するオンラインストレージサービス
＜Google Driveの特徴＞
- Googleが提供するオンラインストレージサービス
- 最大100人までの同時閲覧・編集が可能
Google Driveは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。データの保存や共有はもちろん、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントの利用など、ビジネスのための様々なサービスを使用できます。
Googleドキュメント、スプレッドシートなどでは、最大100人までの同時閲覧・編集が可能です。同時に100人を超えるユーザーがファイルの閲覧などをする場合、ファイルのオーナーと編集権限のある一部のユーザーのみがファイルを編集できます。
＜Google Driveでのファイルの共有方法＞
以下では、Google Driveでのデータの共有方法についてご紹介します。
- 共有ファイルを選ぶ
- 100人以上とファイル共有
- Googleサイトの使用
- ファイル共有の問題が発生した場合
- 古い情報を削除して、新しいファイルに移動する。
- 共有ファイルを使用していない時は、タブを閉じるようにする。
- ファイルのデータ量を減らす。写真をGoogleフォトに入れたりして、データを分散させて共有するようにする。
- ファイルの編集権限を持つ人数を少なくする。
- 複数ファイルから情報を集める時、新たに読み取り専用ファイルを作り、多数のユーザーと共有をする。
- 共有相手のファイルのダウンロード・コピーなどを制限する
- 自身の共有ファイルの共有設定を他のユーザーに変更させない方法
- ファイル共有を停止する
- リンク共有を制限する
- 共有ファイルの削除
1．単一のファイルを共有する場合、まずGoogleDriveを起動して、共有したいフォルダやファイルの右側にある「︙」をクリックします。「共有」という項目が表示されるのでボタンを押します。
2．「共有」ボタンを押した後、共有設定画面が表示されます。共有方法には、「共有相手のメールアドレスを入力」「リンクの送信」の2種類があります。
どちらの共有方法においても、ファイルのアクセス権限の設定だけでなく、右上にある設定ボタンから「閲覧者」「編集者」といったメンバーごとの権限を設定できます。
ただし、企業や大学で取得したGoogleアカウントでは、組織外の人との共有ができない場合もあるので注意しましょう。
100人以上のユーザーがファイルを閲覧する場合、そのファイルをWebページ上に公開し、リンクを作成して共有相手に送ります。Webページ上に共有できるのは、Googleが提供しているサービス「スプレッドシート」「ドキュメント」「スライド」の3つで、「ファイル」項目からWebページでの公開が可能です。
この時、Web上の全ての人がファイルを閲覧できるようになるので、個人情報などの扱いには注意が必要です。また、企業や大学で取得したアカウントでは、公開が制限されている場合もあります。
無料でWebサイトを作成できる「Googleサイト」を使用すれば、100人以上との情報共有が簡単に行えます。「Googleサイト」では、「スプレッドシート」や「ドキュメント」などのGoogleが提供しているサービスを直接埋め込めます。
多くの人とファイルを共有する場合、更新時間が長くなったり、クラッシュしたりする可能性もあります。その時は、以下の解決方法を実行してみましょう。
共有ファイルの編集権限を所有している場合、「ファイルの共有相手の選択権限」、「特定の共有相手の追加と削除」、「共有ファイルのコピー・ダウンロード」が可能です。
ファイルの編集権限を持たない「閲覧者」や「コメント投稿者」が、ファイルをコピーまたはダウンロードするのを禁止する手順は以下になります。
1．Googleスプレッドシートやドキュメントなどの、制限する「ファイル」をひとつ以上選択し、「共有」ボタンをクリックします。
2．上部の設定アイコンをクリックし、「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」をオフにします。
3．保存ボタンを押すと、制限設定は終了です。
自身のファイルを共有する際、編集権限を付与されている共有相手は、ファイルの共有設定を自由に変更可能です。
もし、他のユーザーにファイルの共有設定を変更されたくない場合は、以下の手順で共有設定を変更できないように設定しましょう。
1．Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリックします。
2．設定アイコンをクリックし、「編集者は権限を変更して共有できます」をオフにします。
3．そして、「完了」をクリックすると、共有設定は完了です。
編集権限を付与されているユーザーはもちろん、ファイルにアクセス可能です。そこで、共有相手に対してファイルへのアクセスを不可能にするためには、ファイル公開の停止を行います。ファイル共有を止める手順は以下になります。
1．Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリック。共有を止めるユーザーを探します。
2．名前の右下にある「削除」をクリックし、「保存」を押せば変更は終了です。
リンク共有の設定を 「制限付き」に変えると、「ユーザーやグループと共有」で直接登録している共有相手のみとファイル共有できます。リンク共有を制限する手順は以下になります。
1．Google Driveやドキュメントを開いて「共有」をクリックします。
2．一般的なアクセスで「制限付き」をクリックし、設定の変更は終了です。
自分がオーナー権を所有している「共有ファイル」を削除すると、一度ゴミ箱にファイルが移動します。その状態では、編集権限を所有している共有相手は、ファイルのコピーができてしまいます。
そのため、共有相手の閲覧とコピーを不可能にするには、ゴミ箱にある共有ファイルの完全な削除が必要になります。
また、自分がオーナーではない「共有ファイル」を削除する場合、自分の「Google Drive」上からは削除されますが、他の共有相手は引き続きファイルの閲覧などが可能な点に注意しましょう。
＜Google Driveの料金体系＞
Google DriveはGoogle Workspaceのサービスのひとつなので、以下ではGoogle Workspaceの料金体系を紹介します。
- 個人向け：無料
- Business Starter：816円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【OneDrive】Microsoft社が開発したファイル共有ツール
＜OneDriveの特徴＞
- Microsoft社が開発したファイル共有ツール
- ローカル環境で編集できる
OneDriveとは、ExcelやWordを提供しているMicrosoft社が開発したファイル共有ツールです。Microsoftアカウントがあれば、すぐに利用できます。個人のファイル管理としてだけでなく、ビジネスでもファイル共有の場所として利用されています。
共有ファイルを自分のPCにダウンロードすれば、OneDriveを開かずに編集を行えます。また、ローカル環境で編集した内容とOneDrive内のファイルの同期も可能です。
＜Onedriveでのファイルやフォルダの共有方法＞
- リンクをコピーしてテキストメッセージやWebサイトに貼り付ける方法
- 編集の許可設定
- 有効期限の設定
- パスワードの設定
- メールでリンクを送信する方法
1．共有したいファイルの「共有」ボタンをクリックします。
2．オプションで下記の設定ができるため、必要に応じて設定します。
編集を許可すると、共有された人は「ファイルの編集」「共有フォルダへのファイル追加」ができるようになります。
有効期限を設定すると、設定した日時以降にアクセスされた場合には、ファイルの共有ができなくなります。
パスワードを設定しておけば、ファイルを開く前にパスワードの入力が求められるため、万が一第三者にリンクが漏れたとしても安全です。
3．生成されたリンクをコピーします。
4．テキストメッセージやWebサイトに貼り付けて共有します。
「名前またはメールアドレスを入力」の項目に、共有したい人のメールアドレスを入力し、必要があれば共有者へのメッセージを入力します。オプションで「リンクでの共有時」と同じように、編集権限や閲覧の有効期限、パスワードの設定が可能です。
オプションの設定後、「適用」をクリックして設定を保存し、「送信」をクリックします。
＜OneDriveの料金体系＞
- Microsoft 365：無料
- OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
【iCloud】Apple製品以外でも利用できるストレージ
＜iCloudの特徴＞
- Apple社が提供しているオンラインストレージサービス
- さまざまなデバイスからアクセス可能
iCloudは、Apple社が提供しているオンラインストレージサービスです。MacやiPhone利用者が主に利用していますが、Windowsパソコンでも利用できます。また、Apple製品を使っている人であれば、端末間の共有が非常にスムーズになります。
最新の音楽、連絡先、カレンダー、写真、動画、パスワード、書類などを使用しているデバイス間で共有できます。
＜iCloudでのフォルダの共有方法＞
- iPhoneやiPadの場合
- Macの場合
- WindowsPCの場合
1．端末の「ファイルApp」を開きます。
2．「ブラウズ」タブから、「場所」＞「iCloud Drive」をタップします。
3．共有したいフォルダまたはファイルをタッチして押さえたままにします。
4．「共有」共有ボタンをタップしてから、「iCloudでフォルダを共有」または「iCloudでファイルを共有」を押します。
5．「共有オプション」をタップし、共有する人とアクセス権を設定します。
6． リンクの送信方法を選択したら、「送信」をタップします。
1．「Finder」を開き、「iCloud Drive」をクリックします。
2．共有したいフォルダをクリックします。
3．「共有」をクリックし、ポップアップメニューから「共同作業」を選択します。
4．「共同作業」の下で「参加依頼された人のみが編集できます」をクリックして、共同作業をするときのアクセス権を設定します。
5．「ほかの人による参加依頼を許可」の横にあるチェックボックスを選択します。
6．「メール」または「メッセージ」で参加依頼を送信するか、リンクを作成してコピーします。
1．エクスプローラーから「iCloud」を開きます。
2．共有したいフォルダを右クリックし、「共有」をクリックします。
3．「他のユーザーと共有」から共有に使うツールを選択し、共有したい人のメールアドレスを入力します。
4．すると、共有相手にフォルダのリンクが送信され、共有できます。
＜iCloudの料金体系＞
参考：iCloudの料金ページ
- 50GB：130円
- 200GB：400円/月
- 2TB：1,300円/月
【比較表】スマホでも使える情報共有ツール6選
これまでに紹介した、スマホでも使える情報共有ツール6選の比較表を紹介します。それぞれの特徴や金額をまとめてあるので、以下の比較表を参考に自社に最適なツールを選びましょう。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock | Dropbox | Google Drive | OneDrive | iCloud | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
大規模企業に適したナレッジ管理ツール |
社内の情報共有を最も簡単に効率化できるツール |
クラウド上で画像や動画を共有できる |
Googleが提供するオンラインストレージサービス |
Microsoft社が開発したファイル共有ツール |
Apple製品以外でも利用できるストレージ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※ただし、ファイルへのコメントは可 |
【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 |
【×】※、ただし、Teamsと連携すれば可 |
【×】 |
| ファイル内検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
ガントチャートでのタスク管理はできない |
無料版の容量は2GBまでしか使えない |
データ削除設定に注意しなければならない |
外部ツールとの互換性が低い |
使いこなすのが難しい可能性がある |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,500/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは816円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは749円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは130円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
「iCloud」の詳細はこちら |
情報共有ツールとして、「メッセージ機能」「ファイル内検索機能」は特に必要となる機能なので、この2つは重視してツールを選定するべきです。
うまく情報を共有するためのポイント
ここからは、うまく情報を共有するためのポイントを2つ紹介します。
- 共通のルールを設定する
- 情報共有ツールを使う
情報の伝え方やまとめ方などをルールとして定め、社内で統一しましょう。社員ごとに情報の伝え方が異なることで、「内容が伝わりづらい」「スムーズに情報が伝達されない」といった問題が生じる可能性が高まります。
情報の共有に特化したツールを使うことで、社員同士のやりとりが円滑になります。「ナレカン」のようなツールであれば、情報の共有に役立つ機能はもちろん、あらゆる社内情報を一元管理するうえで役立つ機能も豊富に備わっています。
上記2つのポイントを確実におさえたうえで、情報を共有しましょう。
カレンダーを使ってスケジュール共有する方法
以下では、カレンダーを使ってスケジュール共有する方法を2つ紹介します。面談をしたりメンバーの状況を確認したりするのに、カレンダーを使ってスケジュールを共有しましょう。
Google カレンダー｜スケジュール共有の方法
Googleカレンダーでのスケジュール共有方法を紹介します。
まずGoogleカレンダーを開き、画面左側の「マイカレンダー」セクションの「︙」＜「設定と共有」をクリックします。
すると、カレンダーの設定画面が表示されます。「特定のユーザーまたはグループと共有する」から「ユーザーやグループを追加」のボタンを押し、共有相手のメールアドレスを入力します。
最後に、メールで送信された確認用リンクを相手がクリックすると、自分のカレンダーが相手にも表示されるようになります。
Outlook ｜予定表共有の方法
Outlookでの予定表共有の方法を紹介します。
まずOutlookを開き、ホームタブ内の「共有」をクリックして、共有相手のメールアドレスを入力します。
すると、カレンダーの設定画面が表示されます。「特定のユーザーまたはグループと共有する」から「ユーザーやグループを追加」のボタンを押し、共有相手のメールアドレスを入力します。
最後に、共有相手に送られたメールに相手が承諾すると、自分のカレンダーが相手にも表示されるようになります。
共有の定義と各種ツールの共有方法まとめ
ここまで、共有の定義とビジネスシーンで「情報共有」が必須な理由、社内の情報共有を効率化するツール6選をご紹介しました。
業務を円滑に進行するには、関連する情報が確実に共有される仕組みを作ることが最重要です。そこで、ITツールを活用すると社内の情報が共有・蓄積されて「知的財産」となり、教育コストの削減と業務ミスの防止につながります。
また、アナログな共有から脱却し効率的な情報共有を実現するには、リモートワークなどの働き方にも対応できる「情報共有ツール」の利用が必須です。情報共有ツールを使って、業務情報やノウハウ・ナレッジを共有すれば、教育コストの削減や業務スピードの上昇が期待できます。
そのため、他のメンバーと素早くやりとりできるツールを導入して、スムーズに情報を共有しましょう。結論、あらゆる社内情報を一元管理しながら、ストレスなく簡単に情報を共有し合える「ナレカン」であれば、社内の情報共有を効率化できます。
ぜひ「ナレカン」で社内の情報共有を活発化し、業務効率を向上させましょう。
