昨今では、リモートワークや出張先のように、オフィス外にいるメンバーと会議する機会が増えました。そこで、ビジネスの場において重宝されているのが「ボイスチャットアプリ」です。
そのため、「ボイスチャットアプリを導入するにあたり、注意すべきことを知りたい」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ボイスチャットのメリットや注意点を中心にご紹介します。
- ストレスなく使えるアプリが欲しい
- リモートワークの導入によって、オフィス外で会議する機会が増えた
- 重要な内容はノウハウとして残しておきたい
という方はこの記事を参考にすると、ボイスチャットを使うメリットや注意点を把握できるので、適切な対策をとったうえでボイスチャットアプリの導入を進められます。
目次
ボイスチャットとは何か？
ボイスチャットとは、インターネット上で音声通話できるアプリのことです。
ボイスチャットは電話とは違い、2人以上の相手と同時に会話できるため、仲の良い友人とのやりとりだけでなく、ビジネスの場でも使われることが多いです。
リモートワークや出張先のように同じオフィス内にいない場合でも、ボイスチャットを活用すれば、迅速な意思決定が可能になります。
ボイスチャットを使う3つのメリットとは
以下では、ボイスチャットを使うメリットを3つ紹介します。リモートワークや出張先から会議に参加するケースが頻繁にあるという場合は、以下の内容を参考に導入を検討しましょう。
（1）無料で使える
1つ目のメリットは、無料で使えることです。
昨今では、さまざまなボイスチャットアプリがありますが、多くのアプリが無料で使うことができます。そのため、メンバー全員が社用携帯を持っていなくても、アプリをインストールするだけで利用できるのです。
また、通話相手が国外にいたとしても、国際料金がかからない点も大きなポイントです。
（2）多人数で使える
2つ目のメリットは、大人数で使える点です。
固定電話と違い、一度に複数人と通話ができるので、リモート会議などをするときに役立ちます。ただし、アプリによっては、通話に参加できる人数や時間に制限があるので、使用するまえに確認しておきましょう。
以上のことを考慮したうえでボイスチャットアプリを使えば、迅速な意思決定が可能になり、業務効率化に貢献するのです。
（3）遠方のメンバーとやりとりできる
3つ目のメリットは、遠方のメンバーともやりとりができる点です。
ボイスチャットアプリは、音声通話はもちろん、アプリによってはひとつの画面を共有することができます。そのため、リモートワークや出張などで同じオフィスにいないメンバーがいても、プレゼン資料を共有しながら会議を進められるのです。
以上のように、チャットアプリを活用すれば、遠方のメンバーともスピーディーな意思決定ができるため、ビジネスの場で利用されるケースが増えています。
ボイスチャットアプリを使うときの3つの注意点とは
以下では、ボイスチャットアプリを使うときに注意すべきポイントを3つ紹介します。ボイスチャットアプリを適切に活用するためにも、これらの内容は押さえておきましょう。
（1）周囲に配慮する
まずは、周囲に配慮して使いましょう。
ボイスチャットを使うときは、一般的にヘッドホンやイヤホンを装着するため、周囲の音が聞こえづらくなってしまいます。そのような状態では、無意識のうちに話し声が大きくなったり、音が漏れていたりしても気付くことができません。
その結果、意図せず周囲の人に迷惑をかけてしまうことになるのです。そのため、ボイスチャットを使って通話を始める前に、周囲の様子を確認しましょう。
（2）インターネット環境や設定を確認する
次に、インターネット環境やデバイスの設定を確認してから使いましょう。
ボイスチャットアプリは、インターネット環境が不安定だと、音声が途切れ途切れになってしまい、通話がスムーズにできません。また、PCから通話に参加する場合は「ボイス設定」や「オーディオ設定」がオフになっている可能性があるので注意が必要です。
以上のように、使用する環境やデバイスの設定は事前に確認しておき、円滑に通話を始められるようにしましょう。
（3）情報をメモする
最後に、情報をメモする準備を整えておきましょう。
ボイスチャットでは、音声のみのやりとりになるので情報が残りません。とくに、会議などの目的で使用するのであれば、メモを取らなければ重要な内容を忘れてしまいます。
以上のことから、音声のみのやりとりの場合には、メモを残すことが必須なのです。とはいえ、各々がメモを取ると記載した内容に誤りが生じる可能性も少なくありません。
そのため、ボイスチャットとの併用には、情報を一か所にまとめることができ、メンバーに共有できるツールが最適です。たとえば、通話の内容を「ノート」にまとめるだけでリアルタイムで共有できる「Stock」なら、情報を共通認識で残せます。
おすすめのボイスチャットアプリ4選
ここでは、人気のボイスチャットアプリを4選紹介します。
| LiNE | Skype | mocri | Slack | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
馴染みのあるアプリなので、簡単に利用することができる。 |
Skypeがあれば、モバイル端末や国際電話への連絡も可能になる。 |
用途に合わせて「フリースペース・みんなのフリースペース・ルーム」の3つから選ぶことができる。 |
1体1での通話はもちろん、最大15人まで通話参加・画面共通ができる |
| 料金 |
・無料 |
通話先によって変動
・Skype同士の場合：無料
・モバイルの場合：有料
・固定電話の場合：有料 |
・無料 |
・複数人との通話をする場合は有料プランに加入 |
| HP |
「LINE」の詳細はこちら |
「Skype」の詳細はこちら |
「mocri」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
ボイスチャットアプリには、無料で使えるものから大人数で通話できるものまで、種類豊富に揃っています。しかし、「音声でのやりとりのため情報を残せない」「アプリに付随するメモ機能では情報が流れてしまう」というように情報を記録するのには不向きです。
そのため、ボイスチャットアプリを利用するときは、情報をストックできるアプリとの併用が望ましいのです。
ボイスチャットアプリとの併用に最適のツール
以下では、ボイスチャットアプリとの併用に最適のツールを紹介します。
ボイスチャットアプリを活用すれば、リモートワークや出張先など遠方にいる相手ともスムーズにやりとりができ便利です。ただし、ビジネスの場で使用するのであれば、話した内容は記録しておかなければ、今後に活かすことができません。
ただし、各々でメモをまとめると情報量に差が生じたり、話した内容を理解できているのかが不透明だと言えます。そのため、ボイスチャットを使うときは、情報をチームで共有できるメモツールと併用が最適なのです。
結論、自社がボイスチャットと併用ですべきなのは、あらゆる情報をメモとして残せて、リアルタイムでできる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に情報を書き留めれば、リアルタイムで共有できるので、メモされた情報を元に話題を深堀ることができます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、通話後もスムーズにやりとりすることができます。
あらゆる情報を簡単に管理・共有できるルール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ボイスチャットを使うメリットと注意点まとめ
ここまで、ボイスチャットを使うメリットと注意点を中心に紹介しました。
ボイスチャットアプリは「無料で使える」「大人数で参加できる」「遠方のメンバーともリアルタイムでつながれる」という観点から、ビジネスシーンで重宝されています。
一方、音声でのやりとりがゆえに「情報が残らない」という懸念点があるのです。そのため、以上の懸念点を解消するために、通話でのやりとりを情報としてストックできるアプリと併用して使いましょう。
結論、ボイスチャットアプリを導入するときは、あらゆる情報を残すことができ、リアルタイムで共有できる「Stock」が必須なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を併用して、遠方のメンバーとのやりとりを最適化しましょう。
