自社での請求管理をエクセルで行っている企業も多いですが、エクセルでの管理には限界があり、他の管理方法への速やかな移行が求められます。
 
しかし、いざ別の管理方法に移行しようと考えても、どのような方法を選択すべきかお悩みの方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、エクセルでの請求管理を行う問題点から、脱エクセルを実現できるサービスの選定方法と種類、サービスを利用する際の注意点までを解説します。
 
という方は今回の記事を読むと、エクセルによる請求管理の抱える課題を理解し、自社の請求管理を効率化させるサービスの選定が行えるようになります。


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エクセルで請求管理を行う2つの問題点とは

請求管理を行う方法としてエクセルの利用を想定、もしくはエクセルをすでに利用している企業も多いです。しかし、エクセルには請求管理におけるリスクがあるのです。
 
以下では、エクセルを利用した請求管理が抱えるふたつの問題点について解説します。

作業負担が増える

エクセルを用いた請求管理のひとつ目の問題は、作業負担の増加です。
 
取引先が数件しかないような場合は、エクセルで請求管理を行うのも手間ではありませんが、取引先が増え扱う案件が増加すれば、単純に行わなくてはならない作業が増加します。
 
たとえば「取引先情報を請求表一覧に記載する」「必要情報をフォーマットに入力していく」「適切なファイル名を設定し、保管場所に保存する」といった作業を数百・数千回繰り返す必要が出てくるのです。また、一件ずつ手作業で入力していくためにミスが起こりやすく、二重請求や請求漏れのトラブルも考えられます。
 
金銭に関わる業務でのトラブルは、取引相手との信頼関係に直結するので回避しなくてはなりません。

業務が属人化しやすい

エクセルはカスタマイズ性に優れており、構成によって作業効率を高められる一方で、業務が属人化しやすくなる傾向があります。
 
たとえば、特定の社員しか利用できないようなマクロや、更新方法が不明な関数が請求業務に利用するシートに組み込まれている場合、担当者の異動やファイルの破損によって業務が行えなくなってしまうからです。
 
企業活動を行ううえで必要不可欠な利益の回収作業が滞れば、最悪の場合企業活動の停止にも繋がりかねません。このようなリスクを考慮すると、エクセルでの管理が本当に最適かを見直す必要があります


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請求管理サービスの選定ポイント

エクセルではファイルが増えた分だけ作業・管理が非効率となるので、エクセルから脱却し、請求管理サービスを別途利用する方がはるかに効率的です。
 
そこで以下では、利用すべき請求管理サービスの選定ポイントを解説します。ポイントを押さえた選定を行い、自社に最適なサービスの導入を実現しましょう。

効率化できる業務範囲

まずは、検討しているサービスで効率化できる業務範囲を確認しましょう。一般的に請求管理サービスで利用できる機能には以下があります。
 
  • 請求書・納品書・支払い明細など各種書類の発行
  • 請求書・納品書・支払い明細など各種書類の発送
  • 売上レポート
  • 入金管理・入金消込
  • 支払督促
  • 決算書作成
しかし、すべてのサービスでこれらの機能が利用できるわけではなく、サービスによっては利用できない機能も存在します。
 
また、一部のサービスでは基本機能には備わっていないものの有料オプションに加入することで「書類の発送」などの機能を利用できるというケースもあります。
 
そのため、あらかじめ自社で効率化したい業務を明確化し、検討しているサービスが業務範囲を補えるかどうかの見極めが大切です。

他サービスとの連携機能

サービスを選択する際は、自社の既存システムとの連携ができるか、連携できる場合はその方法が何になるかのチェックが大切です。
 
請求データの取り込みは、大きく分けて以下の2つの方法があります。
 
  • データを一度CSV形式で出力し、請求管理サービスにインポートする
  • APIを利用して直接連携を行う
請求書の発行頻度があまり高くないというのであれば、CSV形式でのインポートでも問題ない一方で、頻度が高い場合はAPI連携が行えるサービスの方が手間が少なくおすすめです。
 
また、請求管理サービスでは、入金の消込作業をはじめとするさまざまな機能が利用できますが、こうした機能が自社の販売管理システム・CRMシステムと連携できるかどうかも重要な選定ポイントになります。

十分なサポート体制

請求管理サービスを選定する際は、そのサービスでは十分なサポート体制があるかどうかをよく確認しましょう。
 
このサポート体制は、サービスを導入する自社に対してだけでなく、請求先となる取引相手に対しても十分なものでなくてはなりません。なぜなら、取引相手と直接金銭のやりとりを行うのは請求管理サービスなので、サービスに対して不信感がある状態では請求業務が円滑に進まなくなるからです。
 
取引相手の理解を得て円滑に業務を進めるためにも、サポート体制が充実しているサービスの選択がおすすめです。


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請求管理サービスの3つの種類

以下では、請求管理サービスの種類について解説します。自社で導入すべきなのがどのタイプなのか、ひとつずつ見ていきましょう。

クラウド型

クラウド型の請求管理サービスは、インターネット上でベンダーが構成したシステムを利用する方式です。
 
インターネット環境さえあれば利用できるため、初期費用が低く導入までに時間がかからないのが特徴です。また、自社サーバー内に展開する方法では必要不可欠なメンテナンス作業も、すべてベンダーが行ってくれるので運用の手間が省けます。
 
しかし、機密性の高い情報も含めてすべてインターネット上に保管する必要があるので、情報漏えいのリスクは避けられません。さらに、万が一サービスに障害が発生したり、ネットワークが切断されたりした場合、業務に大きな支障が出る恐れもあります。

オンプレミス(パッケージ)型

オンプレミス(パッケージ)型の請求管理サービスとは、自社サーバー内で購入したほかのソフトウェアを利用する方式です。
 
買い切りもしくは年単位のライセンスにて契約するのが一般的で、購入した製品をインストールするだけで利用できるのが特徴です。
 
しかし、販売されているソフトウェアを利用するため、万が一製品内容に更新がある場合、最近版の買いなおしなどの手間が起こる可能性があります。
 
また、自社サーバー内に環境を構築するので情報漏えいのリスクは軽減できるものの、自社の業務に合わせてカスタマイズするのが難しく、場合によっては膨大なコストが発生しかねません。

オンプレミス(独自システム)型

オンプレミス(独自システム)型の請求管理サービスは、自社の業務用件に合わせたシステム開発を行う方式です。
 
クラウド型での情報漏えいのリスクを回避し、オンプレミス(パッケージ)型でのカスタマイズ性の低さが補えます。拡張性高く機能が追加しやすい点は魅力だと言えます。
 
しかし、開発するシステムによっては費用がかさむうえ、開発に長い期間を要することもあります。また、自社サーバー内に独自のシステムを展開するため、サーバーの保守・運用などのメンテナンス作業を行う必要がある点に注意しましょう。


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請求管理サービスを利用する際の注意点

以下では、請求管理サービスを利用する際の注意点を解説します。請求業務の効率化に役立つ請求管理サービスですが、利用の際にはどのような点に注意すべきなのか、ひとつずつ見ていきましょう。

セキュリティ対策

請求管理サービスを導入する際にはセキュリティ対策に注意しましょう。とくに、クラウド型のサービスを選択する場合は、情報漏えいのリスクが向上するのでより一層警戒しなくてはなりません。
 
万が一の漏洩に備えて「データのアクセス権必要最低限に設定する」「アクセスログを管理する」などの対策を立てておきましょう。
 
しかし、自社でいくら対策を立てていたところで、導入するサービスのセキュリティが脆弱では意味がありません。したがって、そのサービスで取られているセキュリティ対策について事前によく確認したうえで導入することが大切です。

取引相手の状況

請求管理サービスを導入する際は、取引相手の状況にも注意しなくてはなりません。
 
自社の業務効率化だけを考えてサービスを導入したところで、取引相手がそれを理解してくれなくては効果を最大限発揮できません。
 
とくに、「請求書は紙媒体で扱うように社内規定が定まっている」「予算の都合上、自社環境が電子化に対応できていない」といった場合、取引相手の状況が改善しない限り従来通りの手順で請求業務を行う必要が出てきます。
 
そのため「取引相手は発注方法や請求方法が変わってもこれまで通りに対応可能か」「電子化に対応しているか」などの状況も考慮したうえで導入に取り組みましょう。

運用コストがどれほどかかるのか

請求管理サービスの導入は、コスト面にも注意が必要です。請求業務の作業フローや作業内容は業種によって異なるので、自社の業種や事業形態に合わないサービスを選択すれば、過剰にコストが発生するばかりで効率化を実現できないからです。
 
また、多機能なサービスの選択は一見よいことにも見えますが、あまりにも機能が多いサービスの場合自社で使いこなせず、結果として無駄なコストを払うだけになる可能性もあるので注意です。
 
したがって、利用人数や利用できる機能、適する業種など自社に最適なサービスの選択が必須です。


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請求管理を効率化させるおすすめのサービス

以下では、請求管理を効率化させるおすすめのサービスをご紹介します。
 
脱エクセルを目的に請求管理サービスを導入するには、エクセル同様に操作が簡単でありながらも、エクセルで行っていた作業を「まるごと効率化できるサービスの選定」が必要不可欠です。
 
とくに、サービスを使えば「エクセルでの管理にあった人的ミスがゼロになる」というメリットもあるので、非効率な部分はサービスに任せてしまえば、長期的に見て費用対効果が高くなると言えます。また、自社の既存システムとそのサービスが連携を取れるかどうかも日々の作業効率の改善に影響するので注意しましょう。
 
たとえば、今回ご紹介する決済代行サービスマネーフォワード ケッサイは業界業種問わず、企業や取引先に合わせた請求業務を一貫して効率化できるサービスです。
 
また、請求管理に必要不可欠な請求データの取り込みも、CSV形式・API連携両方から選択できるので、自社の業務形態に合わせた取り込みが行えます。

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「マネーフォワード ケッサイ」|企業間請求代行サービス

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マネーフォワード ケッサイは、クラウド型の企業間(BtoB)請求代行・決済代行サービスです。掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行します。
 
もし未入金が発生した場合にも入金を保証してくれるため、リスクなく掛け売りが可能です。
 
また、売掛金も最短3営業日で入金可能なため、成長に欠かすことのできないキャッシュフローを滞りなく回すことができます。
 

<マネーフォワードケッサイをおすすめするポイント>

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    スピーディーな与信審査で、取引先の拡大に貢献します。
  3. 100%入金保証で、未回収リスクが軽減
    未回収リスクの不安が解消され、安心して販路を拡大できるようになります。

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いずれのプランも、初期費用、月額費用は無料から利用できます。
 
マネーフォワードケッサイプランの場合、毎月の売掛金額の0.5%〜3.5%の手数料で利用できます。
与信審査や売掛保証が不要で、「デジタル化・効率化したい」企業の方は、「マネーフォワード ケッサイ 請求代行プラン」が最適です。


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請求管理を効率化するサービスの選定方法と種類まとめ

ここまで、エクセルでの請求管理を行う問題点から、脱エクセルを実現できるサービスの選定方法と種類、サービスを利用する際の注意点を解説しました。
 
請求管理サービスではさまざまな機能が利用できる一方で、サービスによっては「特定機能の利用は有料オプション」というケースもあり、導入の際は注意しましょう。
 
どこまで効率化するかに悩む場合は「請求業務の全範囲に対して過不足なく対応できるサービス」を選定するのがおすすめです。
 
今回ご紹介したマネーフォワードケッサイは、請求業務において必要不可欠な与信審査から請求書作成・督促業務まですべてを代行してくれる決済代行サービスです。
 
利用者は顧客登録と取引登録の2つだけすればあとはすべてマネーフォワードケッサイが代行してくれるため、自社の請求業務を一気に効率化できます。
 
最短7日で導入が完了するので、ぜひマネーフォワード ケッサイを導入してエクセルから脱却した請求管理を実現させましょう。
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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