社内の懇親会から顧客向けのセミナーなど、ビジネスでは目的や規模にあったイベントが数多く企画されます。しかし、準備すべき項目が多岐にわたるうえ、各所にいる関係者と連携して進めなければならず、担当者にとってハードルの高い業務のひとつです。
そのため、「初めてイベントの幹事を任されたが、何から手をつければいいか分からない」「前回の企画では準備がバタバタしてしまい、次こそうまく進めたい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、イベント企画でよくある失敗パターンや成功するイベント企画のポイントを中心に解説します。
- イベント幹事を任されたが、何から着手すればいいか分からない若手社員・担当者
- 過去のイベントで失敗した経験があり、次は成功させたいと思っているリーダー層
- チームで企画しているが、タスク共有や進捗管理に課題を感じているプロジェクト担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、ポイントを押さえた企画立案と集客が可能になり、イベント企画の成功にもつながります。
目次
【注意】イベント企画でやりがちな失敗パターン
ここでは、イベント企画でやりがちな失敗パターンを4つご紹介します。イベントを企画するときは、以下の内容に注意して進めましょう。
目的を決めず、思いつきで企画を始める
1つ目の失敗パターンは、目的を決めず、思いつきで企画を始めるケースです。
たとえば、「社内の親睦を深めたい」という漠然とした理由で懇親会を企画した場合、参加者層や予算感の根拠が定まらず、準備の途中で方向性がブレてしまうケースも多くあるのです。
このように、目的が曖昧なまま企画を進めると、会場選びや集客方法、コンテンツの内容がバラバラになり、最終的に「何のためのイベントだったのか」が伝わらない結果になりがちなので、注意しましょう。
担当者ごとに情報を管理している
2つ目の失敗パターンは、担当者ごとに情報を管理しているケースです。
会議資料・見積もりのメール・当日のタイムラインなどの情報が、個人ごとに分散していると、担当者が急に不在になったときや引き継ぎが発生したときに、必要な情報がどこにあるか分からなくなります。
実際「前任者が退職してイベントの経緯が一切残っていなかった」というケースは、現場でよく起こりがちなトラブルのひとつです。イベント企画は複数人で動く業務だからこそ、情報はチーム全体からアクセスできるように整備しましょう。
タスク管理をチャットで済ませている
3つ目の失敗パターンは、タスク管理をチャットで済ませているケースです。
チャットツールは素早いやり取りには便利ですが、イベントのタスクの管理には向いていません。なぜなら、他の日常会話や別の連絡にかき消されて、「誰が・何を・いつまでにやるべきか」が追えなくなるからです。
準備の抜け漏れや担当者同士のトラブルを防ぐためにも、チャットはあくまでコミュニケーションの場と割り切り、タスク管理は専用の仕組みを整備しましょう。
振り返りを残さず、次回に活かせない
4つ目の失敗パターンは、振り返りを残さず、次回に活かせないケースです。
イベントの記録を残さないまま時間が経つと「当日どんなトラブルがあったか」「参加者の反応はどうだったか」「次回改善すべき点は何か」といった知見がすべて担当者の記憶の中だけに残り、次の企画に活かせなくなります。
同じ失敗を繰り返さず、イベント全体の質を上げるためにも、終了後には振り返りを残して、次回担当者が参照できる状態にしておくことが重要です。
失敗しないイベント企画のポイントとは
ここでは、失敗しないイベント企画のポイントを4つご紹介します。これからイベントを企画する担当者の方は、以下の内容を正しく理解しましょう。
目的とKPIを明確にする
1つ目のポイントは、目的とKPIを明確にすることです。
KPIとは、参加人数や商談化率など「目指す数値」を指します。たとえば、セミナーであれば「参加者の商談化率10%」などの形で数値化すると、企画の方針が一本化され、チーム一体で動けるようになります。
目的とKPIを最初に言語化しておくことは、準備中の迷いを減らすだけでなく、終了後の振り返りの基準にもなります。そのため、企画に着手する前に、目的とKPIの明確化を徹底しましょう。
役割分担を決める
2つ目のポイントは、役割分担の明確化です。
イベント企画では、会場手配・集客・予算管理など、並行して進めるべきタスクが多岐にわたります。誰が何を担当するかを最初に決めておかないと、タスクの抜け漏れや、一部のメンバーへの負担集中が起きやすくなります。
また、役割ごとに最終判断の権限を持つ人も決めておくと、準備中の意思決定がスムーズになります。このように、役割分担を明確にしておくとチーム全体の動きが安定して、イベントの成功につながります。
情報共有場所を統一する
3つ目のポイントは、情報共有場所の統一です。
イベント企画では、企画書・予算表・タイムライン・連絡先リストなど、多くの資料が発生します。これらがメール・チャット・個人フォルダに分散したままでは、必要な情報をそのつど探すことになり、確認漏れやダブルワークの原因になります。
そのため、情報共有の場所をひとつに決め、チーム全員が同じ場所を参照できる環境を整えましょう。「どこを見れば最新情報が分かるか」が全員に共通認識として定着している状態が、スムーズな企画進行の土台となるのです。
イベントの記録を残す
4つ目のポイントは、イベント内容の記録です。
イベント終了後に、準備の経緯・当日の運営・参加者の反応・改善点などを文書として残しておくと、次回の企画に根拠を持って活かせます。たとえば「前回は受付が混雑したので今回は事前チェックインを導入する」といった判断も、記録があれば対応可能です。
また、記録はイベント当日や終了直後の新鮮なうちに残しましょう。「やって終わり」ではなく、次回につながる資産としてドキュメントを蓄積していく習慣が、チームとしてのイベント企画力を底上げするのです。
【必見】イベント企画に最も貢献するツールとは
ここでは、イベント企画に最も貢献するツールをご紹介します。
イベント企画は、開催の目的からプロジェクトの進捗状況や当日の運営フローまで、すべてをチームで共有しなければなりません。情報共有に課題があると、メンバーの進捗が不透明なまま企画が進んでしまい、トラブル発生の原因になるためです。
さらに、過去のイベント記録を参考に企画を進めたり、次回の開催に活かすために振り返りを記録したりする必要もあります。そのため、イベントの成功には、社内の情報を蓄積して適切に管理できる基盤が必須なのです。
そこで、社内のあらゆる情報を管理・共有できるITツールを導入して、イベントの企画を進めましょう。ITツールでは、あらゆる情報を一元管理して、すぐに共有できるため、メンバーの仕事が見える化されて企画がスムーズに進みます。
なかでもおすすめなのが、社内のあらゆる情報を一元管理して、簡単に共有できるツール「Stock」です。Stockの「ノート」には、テキストや画像が簡単に残せます。また、タスク機能を使ってメンバーのタスク管理もできるため、企画の円滑な進行に役立ちます。
最も簡単に情報共有・管理が実現できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
イベント集客に役立つ7つの企画アイデア事例
以下では、イベント集客に役立つ企画アイデア事例を7つ紹介します。イベントのコンテンツが決まらない場合は、以下のような企画を組み込んでみましょう。
ゲスト講演を依頼する
1つ目のアイデアは、専門家や著名人をゲストに招いた講演の実施です。
専門家やインフルエンサーなどの著名人が登壇するイベントは、参加者にとって明確なベネフィット（参加する価値）となり、集客力の向上が見込めます。ただし、自社のPRにつなげるには、自社に興味を持つ層につながるゲストへの依頼が重要です。
。また、講演料や交通費、場合によっては宿泊費などの経費を明確化し、後からトラブルが起こらないように準備を進めましょう。
参加者の交流会を実施する
2つ目のアイデアは、参加者同士が交流できる場の設置です。
同じ悩みや関心を持つ参加者同士が直接つながれる交流会は、悩みの解決や人脈の拡張という価値を提供できます。また、参加者の声を聞ける場にもなるため、自社製品へのリアルな評価を把握できるという点で、主催者側にも大きなメリットがあります。
このように、交流会は参加者の満足度を高めるだけでなく、自社への信頼感や関係性の構築にも寄与するため、おすすめです。
来場者特典の配布する
3つ目のアイデアは、来場者特典の配布です。
来場者特典は、参加者にとって分かりやすいベネフィットを提示できて、参加の意思決定を後押しできます。お菓子やボールペンなどの手軽なノベルティも効果的ですが、自社製品の試供品を配布すればダイレクトマーケティングにもつながります。
「パッケージへの企業ロゴ」「公式サイトへのQRコードの挿入」など、参加者の記憶に残る工夫を加えると、イベント後の接点創出にも役立ちます。予算と目的に合わせて、自社らしさが伝わる特典を設計しましょう。
参加費を無料化する
4つ目のアイデアは、参加費の無料化です。
金銭的なハードルをなくすことで、有料イベントと比べて幅広い層の参加が見込めます。とくに認知度の向上や新規顧客の獲得を目的とする場合、無料開催は集客数を大きく伸ばす有効な手段です。
ただし、参加費無料でイベントを企画する場合、イベント運営費はすべて自己負担となるため注意も必要です。限られた予算のなかでのコンテンツ選定はもちろん、万が一集客に失敗した場合でも損失が増えないように、慎重に計画を立てましょう。
オンライン型のイベントを実施する
5つ目のアイデアは、オンライン形式でのイベント開催です。
オンライン化することで、地方や海外在住の方など、これまでリーチできなかった層にも参加の機会を提供できます。また、会場費などの固定コストが削減できるため、リアル開催と比べて低コストでの実施が可能です。
さらに、移動の手間がなくなることで参加者側の負担も軽減され、申込みのハードルを下げる効果もあります。このように、オンラインイベントは集客の間口を広げるうえで、非常に有効な手段です。
自治体とのコラボレーション企画を立てる
6つ目のアイデアは、地域の自治体とのコラボレーション企画です。
自治体が関与するイベントは、地域住民の関心を集めやすく、自社単独では届きにくい層への集客が期待できます。たとえば、株式会社サン・クレアの実施した縁日イベントの事例では、子供から大人までが交流できる環境を整えたことで、自社PRと地域活性化を同時に実現しています。
このように、自治体とのコラボレーションは、集客数を伸ばせるだけでなく地域のつながりも生み出せます。とくに、地域密着型のブランドイメージを醸成したい企業にとって、非常に有効な施策なのです。
他社との合同で開催する
7つ目のアイデアは、他社との合同イベントの開催です。
同業他社と合同で実施することで、規模感のあるイベントを実現しやすくなり、特定のテーマに関心を持つターゲット層を一度に集められます。たとえば、IT企業同士が合同セミナーを開催すれば、複数の製品を比較・検討したい法人担当者にとって価値ある場となります。
このほかにも、テーマを決めて該当する業界の企業にオファーするなどの異業種企業との合同イベントも有効です。合同イベントを主催するときは、目的とターゲットに合った企業に参加を依頼しましょう。
【5ステップ】イベントの企画から実施までの進め方
ここでは、イベントを企画してから実施するまでの流れを解説します。イベントを成功に導くために、企画者は以下の点に注意して計画・実行しましょう。
（1）目的と内容を決定
まずは、イベントの目的決めから始めましょう。
目的を定めたらターゲットを特定し、必要な企画（コンテンツ）を検討します。企画時に「目的とターゲットは何か」を念頭に置いて進めると、イベントの軸がぶれずに内容を決められます。
とくに、複数人で企画を進行する場合、全員で共通認識が取れていることが重要です。初期段階で認識の齟齬が生まれないように、密に情報共有を行いましょう。たとえば、「Stock」のような情報共有ツールを使うと簡単に会議内容が共有できます。
（2）日程と会場を決定
イベントの目的と内容が決まったら、次に実施する日程と会場を決めましょう。
イベント内容や利用したい会場によっては、希望する日時で予約できないこともあります。また、会場によって使える備品などにも違いがあるので、何度か下見を行い、場所選定に問題がないかを確認しなければなりません。
このように、状況によっては日時や場所の確定に時間がかかる恐れがあります。したがって、余裕をもった計画を立てるほか、開催日や会場の候補日を複数挙げておくといった対策が必要です。
（3）イベントを宣伝
会場や日程まで決まったら、次はイベントの宣伝です。
宣伝は、年代や性別をはじめとした属性にマッチする宣伝施策を取り入れる必要があります。たとえば、若者向けにはSNSを活用したり、高齢者向けには新聞の折り込みチラシなどの紙媒体を使用したりなど、ターゲットの生活様式に合わせて宣伝しましょう。
ターゲットの生活様式に合った媒体で告知すれば、効果が最大限発揮されて当日の集客につながります。
（4）当日に向けて準備を実施
イベントの概要が決まったあとは、当日に向けて準備を進めていきます。
「タイムスケジュール」「備品の準備」「当日の人員配置」など、開催までに実施する事項は数多くあります。そのため、対応漏れが起こらないように、適切にタスクを管理し、負担が偏らないように割り振りましょう。
また、準備段階での情報共有についても注意しなくてはなりません。とくに、スタッフ全員に伝えるべき事項や確認必須の資料は、見落としが起こらないように確実に共有し、重要事項は繰り返し周知しましょう。
（5）イベントを開催
準備を十分に進めたら、実際にイベントを開催します。
イベント当日は想定外のトラブルが発生する恐れがあります。したがって、問題が発生しても対処できるように、チーム内での連携手段を整えておきましょう。
また、イベント終了時は参加者へアンケートを実施して、生の意見を得ることで次のイベント開催の課題点を見つけられます。
イベント企画でよくある失敗と正しく進めるポイントまとめ
ここまで、イベント企画でよくある失敗と正しく進めるポイントを中心に解説しました。
イベント企画では、目的やターゲット設定をはじめ開催場所や会場など、決めるべき項目が数多くあります。また、イベントは実施するだけでなく、終了後は振り返りで良かった点や改善点を確認しつつ次回の企画に役立てることが自社のPRにおいて必要です。
しかし、イベント中に得た情報が適切に管理されていなければ、あとから情報が振り返りにくくなってしまいます。さらに、企画段階から情報共有が不十分だと認識齟齬やタスクの抜け漏れが起こるリスクも高まるのです。
そのため、イベントの関連情報は「情報共有ツール」に集約しましょう。ただし、関係者は常にタスクに追われて忙しいことから、イベント企画に使うツールは「直感的に使いこなせて運用の負担が少ないこと」が大前提として必要です。
したがって、ITに不慣れなユーザーでも説明なしに使いこなせるほど簡単な情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、イベント企画の情報共有円滑化しましょう。
