美容室やサロンでは、顧客の施術履歴や要望やカウンセリング内容をまとめた「顧客カルテ」をもとに、顧客に合ったサービスを提供します。また、顧客カルテをもとに顧客の満足度を満たせれば、来客（リピーター）の獲得にもつながります。
しかし、顧客カルテを作成したいが「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、美容業界の顧客カルテに書くべき内容・おすすめの電子カルテアプリ7選を中心にご紹介します。
- 顧客カルテに書くべき内容やテンプレートを知りたい
- 電子カルテアプリの機能や評判を比較検討したい
- Excelより簡単に顧客カルテへアクセスできるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、自店舗に最適なアプリが見つかり、カルテ管理の負担を解消できるようになります。
目次
美容室・ネイルサロンにおける顧客カルテとは
美容業界では、顧客の来店・施術履歴やカウンセリング内容を管理するのに顧客カルテが欠かせません。
顧客カルテに残す情報には、美容院では「顧客の髪質やカット・カラー履歴」、ネイルサロンでは「ネイルスタイルの履歴や経過」などが挙げられます。ほかにも、顧客ごとに抱えている悩みは異なるため、カウンセリングした内容も記録します。
このように、カルテにストックした情報をもとに顧客のニーズを分析したり、接客時の会話に取り入れたりすれば、顧客満足度が向上し、リピーターの増加につながるのです。
何を書くべき？美容院の顧客カルテに書く内容とは
自店舗や担当客のリピート率を向上させるためにも、美容院の顧客カルテには、以下の項目を必ず記載しましょう。
- 顧客の個人情報
- 髪質
- 体質
- 施術内容
- その他（備考）
氏名・住所・電話番号・生年月日・職業・メールアドレスなどの個人情報を記入します。取り扱いには十分注意しましょう。
髪質は個人差が大きいため、施術時には十分な配慮が必要です。顧客の髪質をカルテに記入しておくことで、美容師は薬剤の調合やケア方法を調整できます。
薬剤やヘアピンなどの金属でアレルギーを起こしてしまう場合があるため、薬剤の成分へのアレルギーやゴムアレルギー、金属アレルギーなどの有無を記入します。
来店日時とともに、希望したヘアスタイルやカットの詳細、使用した薬剤や仕上がりなどを細かく記入します。
ライフスタイルや会話の内容、服装のテイストなども記録しておくと、再来店時の提案に役立ちます。
以上が、顧客カルテに書くべき項目になります。ただし、顧客カルテは個人情報にあたるので、プライバシーを確実に保護するためには、国際基準の高いセキュリティを取得した「ナレカン」のようなアプリで、カルテを作成するのが望ましいです。
美容室・サロンで顧客カルテを作成する2つの方法
ここでは、美容室・サロンで顧客カルテを作成する方法を2つご紹介します。以下を参考に、自社に合った顧客カルテの作成方法を見つけましょう。
（1）Excelの無料テンプレートを使う
まずは、顧客カルテを作る方法としてExcelのテンプレートがあります。
一般的に、Excelのテンプレートは無料で利用できるケースが多く、すぐにダウンロードして使えます。また、自店舗に必要な項目を自由に増やせる点も特徴です。
ただし、Excelはリアルタイムでの情報共有ができないので、顧客データが属人化しやすいデメリットもあります。また、ファイルの数が多くなると目的の情報が埋もれてしまうこともあるので、注意が必要です。
＜【無料ダウンロード】美容室の顧客カルテのテンプレート＞
こちらは、テンプレート祭りが提供するExcelの美容室カルテのテンプレートです。登録等不要で無料ダウンロードできます。
顧客ごとにExcelファイルを作成するカルテで、「日付」「顧客番号」「技術内容」「会話」「技術料金」などの基本的な項目を備えたシンプルなテンプレートです。
（2）電子カルテを作成する
次に、電子カルテを作成する方法があります。
電子カルテとは、顧客情報を管理するアプリを指します。電子カルテであれば「複数の端末で使えるため必要な情報を瞬時に確認できる」「Excelファイルとは異なり情報がリアルタイムで共有されるため、顧客データを常に最新に保てる」点がメリットです。
ただし、多機能なアプリはメンバーが使いこなせないリスクがあるほか、美容院やネイルサロンには不要な機能があります。したがって、「欲しい情報を簡単に探し出せる検索機能があるか」を重視して選びましょう。
たとえば、「ナレカン」のように誰でも直感的に検索できる機能が備わっていれば、導入してすぐに運用をはじめられます。
【脱紙管理】電子カルテを作成するメリット3選
ここでは、顧客情報を電子カルテで管理する3つのメリットを解説します。未だに紙やExcelで管理している方は必見です。
（1）写真や動画をまとめて管理できる
まずは、電子カルテアプリのメリットとして、テキストと写真・動画をまとめて管理できることが挙げられます。
カルテに写真や動画などのデータを残しておくと、テキストのみでは分かりづらい些細な変化も把握でき、認識齟齬を防ぎやすくなるのです。また、写真に直接文字を書き込める「編集機能」がついたアプリを使えば、複数のアプリを併用することなく完結します。
その結果、顧客の来店履歴やオーダーに沿った施術ができるため、トラブルのリスクも軽減します。
（2）場所や時間を問わず情報を確認できる
次に、場所や時間を問わずに情報を確認できることもメリットです。
紙のカルテの場合、情報を確かめられるのはカルテの保管場所に限られます。一方、電子カルテアプリは、クラウド（インターネット上）にカルテが保管されるので、スマホからでも情報へアクセスできるのです。
その結果、カルテを確認するためだけに出勤する必要もなくなるほか、忙しい時間帯でもスマホからすぐに確認できるので、従業員のストレス解消にもつながります。
（3）ほかのスタッフも確認しやすい
最後に、アプリ内で情報を管理していると、ほかのスタッフも情報を確認しやすくなる点です。
顧客管理を電子化すれば、顧客の要望や施術履歴を、ほかのスタッフでも読みやすい状態で登録できます。その結果、忙しくて担当者の手が回らないときに、ほかのスタッフがサポートしやすくなるうえ、口頭での連絡にありがちな「言った・言わない」のトラブルも防げるのです。
とくに、あらゆる情報を流さずに蓄積できるアプリ「ナレカン」は、カルテを顧客ごとに「フォルダ」で分けられるので、目的のデータをすぐに探し出せるのでおすすめです
無料あり｜美容室・サロンの顧客管理に役立つ電子カルテアプリ7選
以下では、美容室・サロンの顧客管理に役立つ電子カルテアプリ7選をご紹介します。
顧客カルテをExcelで作成すると、更新したファイル共有に手間がかかる点がデメリットです。そこで、電子カルテアプリを使うとスマホでも使いやすいうえ、カルテをツール上にまとめられるので顧客情報を共有しやすくなります。
しかし、顧客カルテを作成しても、社員が必要な情報を簡単に見つけられなければ、業務に活用できません。したがって、「必要な顧客カルテに即アクセスできるアプリ」を選ぶべきなのです。
結論、美容院やサロンには、顧客情報をはじめとするあらゆる情報をまとめておけるうえ、誰でも直感的に検索できるアプリ「ナレカン」が最適です。
ナレカンでは、テキスト・画像・動画をスマホから簡単に残せるので、施術の合間で簡単にカルテを作成できます。また、“ヒット率100%”の超高精度な「キーワード検索」によって、蓄積したカルテの中から、必要な情報をすぐに見つけられるのです。
【ナレカン】Excelより簡単に顧客カルテへアクセスできるアプリ
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【見本】ナレカンでの顧客カルテ作成と管理
以下は、ナレカンで顧客カルテを作成・管理した見本です。
- テンプレート機能
ナレカンでは、テキスト情報や表を活用して上記のようなテンプレートを作成できます。項目に従って顧客情報を入力するだけで簡単にカルテが作れるうえ、作成・編集した内容はすぐに任意のメンバーへ共有されるため業務の効率化が図れます。
- 高度な検索機能
複数キーワードで思い通りに検索できるため、欲しい情報がすぐに見つかります。さらに、添付したファイル内の検索も可能です。
また、「施術内容」に施術後の画像を添付すれば、次回の施術に活かすことができます。
【Stock】顧客カルテを簡単に作成・管理できるシンプルなアプリ
サロン独自で管理したいカルテ内容がある場合、はじめからカルテの記載項目が決められているアプリを使うと、残したい情報がかえってうまく記録できなくなってしまいます。
したがって、「真っ白なノートに書くように、自由に情報を記載したい」「簡単にメモを残したい」場合は、シンプルなノート型アプリの「Stock」の利用が適しています。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LiME】スマホで美容室のカルテ管理ができるアプリ
＜LiMEの特徴＞
- 美容師が企画・制作している
- アプリの操作に不慣れでも使える
実際の美容師がツールの企画・制作をしているため、美容室やサロンでの使いやすさが重視されています。
スマホアプリを最初に立ち上げたときに、各機能の使い方を説明するチュートリアルが開始されます。そのため、アプリの利用に不慣れな場合でも使いやすい点がメリットです。
＜LiMEの機能・使用感＞
- カルテ管理
- レポート機能
カルテには顧客の基本情報だけでなく、最終来店時期や平均予算なども表示できます。そのため、施術情報を網羅的に管理することができます。
売上データやメニュー比率といった情報を分析して、サロン全体や美容師ごとのレポートを作成してくれる機能があります。そのため、サロンや美容師の特徴を把握したり、今後の方針を決めたりするのに役立ちます。
＜LiMEの注意点＞
- 売上により利用料金が変動する
- 大型サロンには不向き
店舗の売上によって利用料金が変動するため、導入コストを事前に確認する必要があります。
利用するユーザーからは「大型サロンに導入するハードルがある」という口コミが寄せられています。（引用：App Store）
＜LiMEの料金体系＞
- 無料プラン：無料
- カルテ管理プラン：380円〜/月
- ネット予約プラン：980円〜/月
支払金額は1か月間の売上金額によって変動するので、詳細はHPをご確認ください。
【美歴】カルテ情報を無制限で管理できるアプリ
＜美歴の特徴＞
- カルテを無制限に登録できる
- レジを打つだけでカルテを作成できる
有料プランの場合はカルテの保存数に制限がないので、全顧客を美歴ひとつで管理できます。
有料プランの「レジ機能」では、レジを打つだけでカルテを自動作成できます。
＜美歴の機能・使用感＞
- 他店舗のカルテを取り込める
- 予約カードに申し送り事項を入力できる
同一企業で複数店舗がある場合、他店舗のカルテを取り込めるため、系列店が多いサロンに適しています。
予約カードに申し送り事項を入力できるので、メニュー変更や会計時の連絡事項などをスタッフ間で円滑に共有できる点が特徴です。
＜美歴の注意点＞
- 有料の機能が多い
- 書きかけのカルテが消える恐れがある
無料プランは機能制限が多いため、幅広い機能を利用する場合は有料プランへの加入が前提になります。
利用するユーザーからは「記載途中でカルテの内容が消えた」という口コミが寄せられています。（参考：App Store）
＜美歴の料金体系＞
- Trial（トライアル）プラン：無料（カルテ数は100枚まで）
- Personal（パーソナル）プラン：初期費用0円+8,800円/月
- Team（チーム）プラン：初期費用44,000円～+15,400円/月
「Web予約機能」や「スタッフの登録数を追加する機能」などはオプション機能になるため、別途支払いが必要です。
関連記事： 美歴とは？機能や料金、評判や口コミまで紹介
【KaruteKun】機能が豊富なカルテ管理アプリ
＜KaruteKunの特徴＞
- サロン系店舗向けツール
- カウンセリング機能がある
写真付きのカルテを簡単に作成できるため、美容室のほかリラクゼーションサロンやネイルサロンで多く利用されています。
「カウンセリング機能」を使えば、自由に設定した質問から利用者へのアンケートを集められるので、顧客ニーズの把握に手間がかかりません。
＜KaruteKunの機能・使用感＞
- カルテの作成・管理
- 予約台帳機能
作成したカルテはカード上にまとめられて一覧で確認が可能です。また、QRからカルテを作成することもできます。
予約からカルテを作成できます。また、予約から会計へのフローもスムーズなので、予約・カルテ作成・会計をまとめて管理したい場合に役立ちます。
＜KaruteKunの注意点＞
- 無料プランがない
- 顧客側から予約できない恐れがある
30日間のお試し期間はありますが、継続的に利用するには、有料プランへの申し込みが必要です。
利用しているユーザーからは「お店からの案内でも客側から予約できない。 画面に移行しない」との意見が寄せられています。（引用：Google Play）
＜KaruteKunの料金体系＞
- 複数人のサロン
スタンダードプラン：11,000円/月
スタンダードプラン+予約＆LINEオプション付き：22,000円/月
- 個人のサロン
スタンダードプラン：5,500円/月
スタンダードプラン+予約＆LINEオプション付き：11,000円/月
【BEFORE AFTER】写真でのカルテ管理に特化したアプリ
＜BEFORE AFTERの特徴＞
- 写真での顧客管理に特化している
- 手書きでのカルテ記入に対応している
美容室やサロンのほか、整体やエステ、スポーツジムでの顧客管理にも対応しています。カルテに写真を残せるので、施術の状況や経過の確認が簡単です。
手書きモードであれば、紙と同じように記録できるため、ITに不慣れなスタッフが多い場合も活用しやすいです。
＜BEFORE AFTERの機能・使用感＞
- カルテ関連の機能
- 写真関連の機能が豊富にある
カルテは文字入力だけでなくタッチペンでの手書き入力にも対応しており、写真への書き込みも可能です。また、カルテの項目は自由に設定できます。
基準となる写真を透過させて撮影ができる「透過ガイド機能」や10枚連続で撮影できる「連続撮影機能」など、写真撮影に役立つ機能が豊富な点が使いやすいです。
＜BEFORE AFTERの注意点＞
- 無料プランでは保存容量が少ない
- 不具合でログインができないことがある
無料プランでは写真の保存容量が100MB（100枚程度）しかありません。そのため、カルテに多くの写真をストックする場合は、有料プランに加入する必要があります。
ユーザーからは「初めての不具合です。お客様のデータ全てをこちらで管理しているので、ログイン出来ず非常に困っています」という声が寄せられています。（引用：App Store）
＜BEFORE AFTERの料金体系＞
- 無料プラン：無料
- Sプラン：3,300円/月
- Mプラン：5,400円/月
- Lプラン：8,100円/月
- 使い放題：9,800円/月
【Google Keep】メモのように顧客情報を管理できるアプリ
＜Google Keepの特徴＞
- Googleアカウントと連動できる
- パネル形式で表示される
Googleアカウントがあれば、あらゆる端末から顧客カルテを確認できます。
保存したカルテはパネル形式で表示されるため、経過の把握もしやすいです。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- メモ機能
- リスト機能
付箋のようにメモを残し、カルテとして使うことが可能です。文字だけでなく画像や音声も残せるので、文字入力以外の情報の記録を重視している方に適しています。
メモをリスト上にまとめられます。たとえば、チェックリストを作成し、リストを関係するメンバーに共有することができるのです。
＜Google Keepの注意点＞
- PC版アプリはサービス終了
- テンプレート機能がない
2021年、Google KeepのPC版アプリはサービス終了しました。そのため、Google Keepを使う場合は、Webブラウザでの利用が前提となります。
ユーザーからは「テンプレートのようなものがあると、よりスムーズに使えると思います」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
- 無料で利用できます。
無料あり｜美容室・ネイルサロンで使える顧客管理システムの比較表
以下は、美容室やサロンの顧客カルテを管理できるアプリ7選の比較表です。（表は左右にスクロール可能）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | LiME | 美歴 | KaruteKun | BEFORE AFTER | Google Keep | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
Excelより簡単に顧客カルテへアクセスできるアプリ |
顧客カルテを簡単に作成・管理できるシンプルなアプリ |
スマホで美容室のカルテ管理ができるアプリ |
カルテ情報を無制限で管理できるアプリ |
機能が豊富なカルテ管理アプリ |
写真でのカルテ管理に特化したアプリ |
メモのように顧客情報を管理できるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大規模な組織向け） |
シンプルで簡単（数十人の組織向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| iOS・Android対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】※ただし、ラベル機能はあり |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
大型サロンには不向き |
書きかけのカルテが消える恐れがある |
顧客側から予約できない恐れがある |
無料プランでは保存容量が少ない |
フォルダではなくラベルで管理する |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは売上によって変動 |
・無料プランあり
・有料プランは8,800円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは5,500円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは3,300円/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「LiME」の詳細はこちら |
「美歴」の詳細はこちら |
「KaruteKun」の詳細はこちら |
「BEFORE AFTER」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
以上のように、アプリによって特徴や注意点は異なるので、慎重に比較検討して自社に最適なものを選定しましょう。
美容室・サロンの顧客カルテを管理できるアプリまとめ
ここまで、美容室・ネイルサロンの顧客管理に役立つ電子カルテアプリ7選や、導入メリットを中心にご紹介しました。
紙やExcelでカルテを管理していると、情報共有に手間がかかるうえ、カルテの数が多くなればなるほど情報が埋もれてしまいます。そこで、アプリを使って電子カルテを作成すると、顧客カルテやノウハウといった情報をまとめておけます。
ただし、情報は”記録して終わり”ではなく、今後の運営に役立てられなければ意味がありません。したがって、あらゆる情報を「フォルダ」ごとに分けることができ、超高精度の検索機能でピンポイントで必要な情報を探し出せるツールを使いましょう。
結論、美容室やサロンで利用すべきは、顧客情報をはじめとした、あらゆる情報を一元管理できるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入し、顧客情報やノウハウの管理を効率化しましょう。
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