美容室やサロンでは、顧客の施術履歴や要望やカウンセリング内容をまとめた「顧客カルテ」をもとに、顧客に合ったサービスを提供します。近年では、カルテを電子化して管理する「電子カルテアプリ」で、顧客情報を効率的に管理する企業が増えています。
しかし、「自社に合った電子カルテアプリがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、美容業界の顧客カルテに書くべき内容・おすすめの電子カルテアプリ6選を中心にご紹介します。
- 顧客カルテを電子化したい
- 複数の顧客カルテアプリを比較検討したうえで、最適なものを選びたい
- 誰でも簡単に使いこなせるカルテアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、自店舗に最適なアプリが見つかり、カルテ管理の負担を解消できるようになります。
目次
美容室・ネイルサロンにおける顧客カルテとは
美容業界では、来店・施術履歴やカウンセリング内容を管理するのに「顧客カルテ」が欠かせません。
具体的には、顧客カルテに残す情報には、美容院では「顧客の髪質やカット・カラー履歴」、ネイルサロンでは「ネイルスタイルの履歴や経過」などが挙げられます。ほかにも、顧客ごとに抱えている悩みは異なるため、カウンセリングした内容も記録します。
このように、カルテに記載した情報をもとに、顧客のニーズを分析したり接客時の会話に取り入れたりすれば、顧客満足度が向上しリピーターの増加につながるのです。
何を書くべき？美容院の顧客カルテに書く内容とは
自店舗や担当客のリピート率を向上させるためにも、美容院の顧客カルテには、以下の項目を必ず記載しましょう。
- 顧客の個人情報
- 髪質
- 体質
- 施術内容
- その他（備考）
氏名・住所・電話番号・生年月日・職業・メールアドレスなどの個人情報を記入します。取り扱いには十分注意しましょう。
顧客の髪質をカルテに記入しておくことで、次回の施術時に参考にできます。また、担当者が異なる場合でも、記載された情報をもとにして最適な施術を提供しやすくなるのです。
アレルギーによるトラブルを防ぐため、薬剤の成分へのアレルギーやゴムアレルギー、金属アレルギーなどの有無を記入します。
来店日時とともに、希望したヘアスタイルやカットの詳細、使用した薬剤や仕上がりなどを細かく記入します。
ライフスタイルや会話の内容、服装のテイストなども記録しておくと、再来店時の提案に役立ちます。
以上が、顧客カルテに書くべき項目です。ただし、顧客カルテは個人情報にあたるため、国際基準の高いセキュリティを取得した「Stock」のようなアプリで、安全に情報を保管する必要があります。
美容室・サロンで顧客カルテを作成する2つの方法
ここでは、美容室・サロンで顧客カルテを作成する方法を2つご紹介します。以下を参考に、自社に合った顧客カルテの作成方法を見つけましょう。
（1）Excelの無料テンプレートを使う
まずは、顧客カルテを作る方法としてExcelのテンプレートがあります。
一般的に、Excelのテンプレートは無料で利用できるケースが多く、すぐにダウンロードして使えます。また、自店舗に必要な項目を追加してカスタマイズできる点も特徴です。
ただし、Excelはリアルタイムでの情報共有ができず、顧客データが属人化しやすいデメリットもあります。また、ファイルの数が多くなると目的の情報が埋もれてしまうこともあるので、注意が必要です。
＜【無料ダウンロード】美容室の顧客カルテのテンプレート＞
こちらは、テンプレート祭りが提供するExcelの美容室カルテのテンプレートです。登録等不要で無料ダウンロードできます。
顧客ごとにExcelファイルを作成するカルテで、「日付」「顧客番号」「技術内容」「会話」「技術料金」などの基本的な項目を備えたシンプルなテンプレートです。
（2）電子カルテを作成する
次に、電子カルテを作成する方法があります。
電子カルテとは、顧客情報を記載したデジタルカルテのことを指します。電子カルテであれば「時間や場所を問わずに確認できる」「紙に比べて管理や検索が簡単」な点がメリットです。
ただし、多機能で操作が複雑な電子カルテアプリを導入すると、メンバーが使いこなせず、かえって非効率になる恐れがあります。したがって、「社員全員がすぐに使いこなせるほどシンプルな操作性か」を重視して選びましょう。
たとえば、「Stock」のように誰でも直感的に操作できるツールであれば、導入してすぐに運用をはじめられます。
無料あり｜美容室・サロンの顧客管理に役立つ電子カルテアプリ6選
以下では、美容室・サロンの顧客管理に役立つ電子カルテアプリ6選をご紹介します。
顧客カルテをExcelで作成すると、更新したファイル共有に手間がかかる点がデメリットです。そこで、電子カルテアプリを使うとスマホ・タブレットでも使いやすいうえ、カルテをツール上にまとめられるので顧客情報を共有しやすくなります。
ただし、直感的に操作できるシンプルなツールでなければ、操作に時間がかかったり、業務が滞ったりして、かえって非効率になってしまうのです。したがって、「現場社員全員が簡単に使えるアプリ」を選ぶべきです。
結論、美容院やサロンには、顧客情報をはじめとするあらゆる情報をまとめておけるうえ、誰でも直感的に操作できるアプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく画像や動画をスマホから簡単に残せるので、施術の合間で簡単にかつてを作成できます。さらに、直感的に誰でも簡単に使えるので、アプリの操作に手間取ったり、教育コストがかかったりする心配もありません。
【Stock】顧客カルテを簡単に作成・管理できるシンプルなアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LiME】美容師が設計し現場での使いやすさを追求したアプリ
＜LiMEの特徴＞
- 美容師が企画・制作している
- アプリの操作に不慣れでも使える
実際の美容師がツールの企画・制作をしているため、美容室やサロンでの使いやすさが重視されています。
スマホアプリを最初に立ち上げたときに、各機能の使い方を説明するチュートリアルが開始されます。そのため、アプリの利用に不慣れな場合でも使いやすい点がメリットです。
＜LiMEの機能・使用感＞
- カルテ管理
- LINEでのカウンセリングシート
カルテには顧客の基本情報だけでなく、最終来店時期や平均予算なども表示できます。そのため、施術情報を網羅的に管理することができます。
お客様がLINEから入力した要望を、スタッフもスマホやタブレットのカルテから確認できます。これによりお客様の要望を漏らすことなく施術できるのです。
＜LiMEの注意点＞
- 無料プランでは機能制限がある
- サポート体制に不安が残る
無料プランでは基本機能が使用できますが、カルテ管理とレポート機能には制限があるので注意です。
利用するユーザーからは「サポートがチャットとAIなのでほぼないが緊急時にもしかしたら困るかも」という口コミが寄せられています。（引用：App Store）
＜LiMEの料金体系＞
- 無料プラン：無料（基本機能のみ）
- 店舗契約プラン：9,240円〜/月
基本機能には「カルテ管理」「予約管理」「レポート機能」「お客様とカルテの共有機能」「プロフィールページの作成」「クラウド管理」があります。
【美歴】カルテ情報を無制限で管理できるアプリ
＜美歴の特徴＞
- カルテを無制限に登録できる
- サポート体制が充実している
有料プランの場合はカルテの保存数に制限がないので、全顧客を美歴ひとつで管理できます。
導入前から、お店に合わせた最適なシステムの提案からスタッフへの操作説明まで、手厚いサポートを受けられます。運用開始後もLINEで気軽に相談できる体制が用意されています。
＜美歴の機能・使用感＞
- 他店舗のカルテを取り込める
- 予約カードに申し送り事項を入力できる
同一企業で複数店舗がある場合、他店舗のカルテを取り込めるため、系列店が多いサロンに適しています。
予約カードに申し送り事項を入力できるので、メニュー変更や会計時の連絡事項などをスタッフ間で円滑に共有できる点が特徴です。
＜美歴の注意点＞
- 有料の機能が多い
- 画像のアップロードに時間がかかる
無料プランは機能制限が多いため、幅広い機能を利用する場合は有料プランへの加入が前提になります。
利用するユーザーからは「写真をのせるときのスピード感などがさらに早くなるとより嬉しい」という口コミが寄せられています。（参考：App Store）
＜美歴の料金体系＞
- Trial（トライアル）プラン：無料（カルテ数は100枚まで）
- Personal（パーソナル）プラン：初期費用0円+8,800円/月
- Team（チーム）プラン：初期費用44,000円～+15,400円/月
「Web予約機能」や「スタッフの登録数を追加する機能」などはオプション機能になるため、別途支払いが必要です。
関連記事： 美歴とは？機能や料金、評判や口コミまで紹介
【KaruteKun】顧客・予約・売上管理をスマホで完結できるアプリ
＜KaruteKunの特徴＞
- サロン系店舗向けツール
- あらゆる管理がスマホ一台で完結
写真付きのカルテを簡単に作成できるため、美容室のほかリラクゼーションサロンやネイルサロンで多く利用されています。
カルテ管理・予約管理・売上管理のすべてをスマホ一台で完結できるため、手軽にペーパーレス化を実現できます。
＜KaruteKunの機能・使用感＞
- カルテの作成・管理
- 予約管理機能
作成したカルテはカード上にまとめられて一覧で確認が可能です。また、QRからカルテを作成することもできます。
予約画面からお客様のカルテを参照できるので、効率的にカルテを確認できます。また、8月には、お客様による「予約の変更・キャンセル」も設定できるようにアップデートされ、より使いやすい予約システムになりました。
＜KaruteKunの注意点＞
- 無料プランがない
- 予約帳にメモを記入できない
30日間のお試し期間はありますが、継続的に利用するには、有料プランへの申し込みが必要です。
利用しているユーザーからは「予約帳に予約枠だけではなく
メモ枠としてプライベートを記入できるようにしてほしいです。」との意見が寄せられています。（参考：Google Play）
＜KaruteKunの料金体系＞
- 複数人のサロン
スタンダードプラン：11,000円/月
スタンダードプラン+予約＆LINEオプション付き：22,000円/月
- 個人のサロン
シングルドプラン：5,500円/月
シングルプラン+予約＆LINEオプション付き：11,000円/月
それぞれのプランで外部予約媒体と連携するには、追加で5,500円/月の料金が発生します。
【BEFORE AFTER】写真でのカルテ管理に特化したアプリ
＜BEFORE AFTERの特徴＞
- 写真での顧客管理に特化している
- 手書きでのカルテ記入に対応している
美容室やサロンのほか、整体やエステ、スポーツジムでの顧客管理にも対応しています。カルテに写真を残せるので、施術の状況や経過の確認が簡単です。
手書きモードであれば、紙と同じように記録できるため、ITに不慣れなスタッフが多い場合も活用しやすいです。
＜BEFORE AFTERの機能・使用感＞
- メモ入力機能がある
- 写真関連の機能が豊富にある
顧客詳細ページにメモを自由に入力できるため、お客様との会話などのちょっとした情報を簡単に記録できます。
基準となる写真を透過させて撮影ができる「透過ガイド機能」や10枚連続で撮影できる「連続撮影機能」など、写真撮影に役立つ機能が豊富な点が使いやすいです。
＜BEFORE AFTERの注意点＞
- 無料プランでは保存容量が少ない
- 不具合でログインができないことがある
無料プランでは写真の保存容量が100MB（100枚程度）しかありません。そのため、カルテに多くの写真をストックする場合は、有料プランに加入する必要があります。
ユーザーからは「初めての不具合です。お客様のデータ全てをこちらで管理しているので、ログイン出来ず非常に困っています」という声が寄せられています。（引用：App Store）
＜BEFORE AFTERの料金体系＞
BEFORE AFTERは、WEB版料金とアプリ版料金があります。以下はアプリ版料金の一覧です。
- 無料プラン：無料
- Sプラン：3,300円/月
- Mプラン：5,400円/月
- Lプラン：8,100円/月
- 使い放題：9,800円/月
【Google Keep】メモのように顧客情報を管理できるアプリ
＜Google Keepの特徴＞
- Googleアカウントと連動できる
- パネル形式で表示される
Googleアカウントがあれば、あらゆる端末から顧客カルテを確認できます。
保存したカルテはパネル形式で表示されるため、経過の把握もしやすいです。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- メモ機能
- リスト機能
付箋のようにメモを残し、カルテとして使うことが可能です。文字だけでなく画像や音声も残せるので、文字入力以外の情報の記録を重視している方に適しています。
メモをリスト上にまとめられます。たとえば、チェックリストを作成し、リストを関係するメンバーに共有することができるのです。
＜Google Keepの注意点＞
- PC版アプリはサービス終了
- 必要な情報を探すのに時間がかかる
2021年、Google KeepのPC版アプリはサービス終了しました。そのため、Google Keepを使う場合は、Webブラウザでの利用が前提となります。
ユーザーからは「フォルダ機能や階層管理がないため、メモが増えると探すのに時間がかかります。ラベルやピン留め、検索で対応できますが、より柔軟な整理機能があるとより使いやすいと思います。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
- 無料で利用できます。
無料あり｜美容室・ネイルサロンで使える電子カルテアプリ比較表
以下は、美容室やサロンの顧客カルテを管理できるアプリ6選の比較表です。（表は左右にスクロール可能）
| Stock【おすすめ】 | LiME | 美歴 | KaruteKun | BEFORE AFTER | Google Keep | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
顧客カルテを簡単に作成・管理できるシンプルなアプリ |
美容師が設計し現場での使いやすさを追求したアプリ |
カルテ情報を無制限で管理できるアプリ |
顧客・予約・売上管理をスマホで完結できるアプリ |
写真でのカルテ管理に特化したアプリ |
メモのように顧客情報を管理できるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| iOS・Android対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】※ただし、ラベル機能はあり |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
無料プランでは機能制限がある |
有料の機能が多い |
無料プランがない |
無料プランでは保存容量が少ない |
PC版アプリはサービス終了 |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは9,240円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは8,800円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは5,500円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは3,300円/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「LiME」の詳細はこちら |
「美歴」の詳細はこちら |
「KaruteKun」の詳細はこちら |
「BEFORE AFTER」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
以上のように、アプリによって特徴や注意点は異なるので、慎重に比較検討して自社に最適なものを選定しましょう。
【脱紙管理】電子カルテを作成するメリット3選
ここでは、顧客情報を電子カルテで管理する3つのメリットを解説します。紙やExcelでカルテを管理している方は必見です。
（1）写真や動画をまとめて管理できる
まずは、電子カルテアプリのメリットとして、テキストと写真・動画をまとめて管理できることが挙げられます。
カルテに写真や動画などのデータを残しておくと、テキストのみでは分かりづらい情報も正確に把握でき、認識齟齬を防ぎやすくなるのです。また、写真に直接文字を書き込める「編集機能」がついたアプリを使えば、複数のアプリを併用することなく完結します。
その結果、顧客の来店履歴やオーダーに沿った施術ができるため、顧客満足度も向上します。
（2）場所や時間を問わず情報を確認できる
次に、場所や時間を問わずに情報を確認できることもメリットです。
紙のカルテの場合、情報を確かめられるのはカルテの保管場所に限られます。一方、電子カルテアプリは、クラウド（インターネット上）にカルテが保管されるので、スマホからでも情報へアクセスできるのです。
その結果、カルテを確認するためだけに出勤する必要もなくなるほか、忙しい時間帯でもスマホからすぐに確認できるので、スタッフのストレス解消にもつながります。
（3）ほかのスタッフも確認しやすい
最後に、アプリ内で情報を管理していると、ほかのスタッフも情報を確認しやすくなる点です。
顧客管理を電子化すれば、顧客の要望や施術履歴を、ほかのスタッフでも確認できます。その結果、忙しくて担当者の手が回らないときに、ほかのスタッフがサポートしやすくなるうえ、口頭での連絡にありがちな「言った・言わない」のトラブルも防げるのです。
とくに、あらゆる情報を流さずに蓄積できるアプリ「Stock」は、カルテを顧客ごとに「フォルダ」で分けられるので、情報が整理しやすくおすすめです。
電子カルテアプリの選定ポイント3選
電子カルテアプリを選定する際の3つのポイントは「自社に適したカルテか」「マルチデバイス対応か」「簡単に使えるか」です。
- 自社に合ったカルテを作成できるか
- スマートフォンやタブレットに対応しているか
- 操作が簡単か
企業によってカルテの項目や保管する顧客情報は異なります。そのため、自社に適したカルテを作成できるアプリを選ぶ必要があります。
美容室などでは、現場社員がその場でカルテを作成・確認する機会が多くあります。そのため、手軽に使えるスマートフォンやタブレットに対応したツールにしましょう。
業務で忙しい現場では、操作が難しいとカルテの作成に時間がかかり、アプリの導入でかえって非効率になることがあります。よって、操作が簡単なツールを導入しましょう。
以上の3点を意識して、自社に最適なカルテ作成・管理ツールを選びましょう。
美容室・サロンの顧客カルテを管理できるアプリまとめ
ここまで、美容室・ネイルサロンの顧客管理に役立つ電子カルテアプリ6選や、導入メリットを中心にご紹介しました。
紙やExcelでカルテを管理していると、情報共有に手間がかかるうえ、カルテの数が多くなればなるほど情報が埋もれてしまいます。そこで、アプリを使って電子カルテを作成すると、顧客カルテやノウハウといった情報をまとめておけます。
ただし、情報は”記録して終わり”ではなく、今後の運営に役立てられなければ意味がありません。したがって、社員全員が使いこなし、普段の業務に役立てられるほど簡単なアプリを選びましょう。
結論、美容室やサロンで利用すべきは、顧客情報をはじめとした、あらゆる情報を簡単に管理・共有できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、顧客情報やノウハウの管理を効率化しましょう。
関連記事： 【必見】カルテ管理におすすめの収納棚6選を紹介！
