近年、テレワークや在宅勤務化が進み、自宅で仕事をする人が多くなりました。それに伴い、クラウドPBXを導入する企業も増えています。
しかし、「クラウドPBXという言葉は知っているが、詳細は分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウドPBXの基本知識やメリットを中心にご紹介します。
- クラウドPBXの仕組みが分からない
- クラウドPBXを導入するメリットやデメリットを知りたい
- クラウドPBXの具体的な進め方にも興味がある
という方はこの記事を参考にすると、クラウドPBXについての知識を深めることができ、業務を効率化するヒントも見つかります。
目次
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、ビジネス用の電話をインターネット上に設置する電話回線サービスです。ここでは、クラウドPBXの仕組みと種類についてご紹介します。
クラウドPBXの仕組み
まずは、クラウドPBXの仕組みについて詳しく解説します。
従来の電話の仕組みでは、オフィスに設置されたPBXに複数の電話機をつなげて利用していました。しかし、クラウドPBXでは、インターネットを経由して電話機を接続することができます。
そのため、オフィスに設置されている固定電話だけでなく、スマートフォンやパソコンからでも内線ができるようになったのです。
PBXの種類
また、PBXは以下の3種類に分けられます。
- PBX
- IP-PBX
- クラウドPBX
PBXは電話局や外線を経由せずに内線同士をつなげるので、通話料金がかかりません。しかし、電話回線を利用しており、拠点ごとにPBXをおかなければならないため、導入コストが高くなってしまいます。
IP-PBXはIP電話をLANケーブルにつなぎ、インターネット回線に接続して使用するものです。インターネット回線を使用して接続するため、設備投資費用を抑えられますが、PBXと同様、IP-PBXをオフィスに設置する必要があります。
クラウドPBXは、インターネット経由で利用でき、従来のようにPBXをオフィスに設置する必要がなくなりました。
以上のように、PBXからIP-PBX、さらにクラウドPBXへと変化して、より使いやすくなりました。
クラウドPBXの3つのメリット
クラウドPBXを導入することで得られる3つのメリットをご紹介します。
場所の制約を受けず通話できる
はじめに、クラウドPBXを利用すると、場所の制約をうけずに会社番号宛ての電話を受け取れます。
クラウドPBXは、インターネット環境さえあればスマートフォンやパソコンで電話ができるので、誰かが電話番をする必要がありません。つまり、営業で外出している時やデスクにいないときでも電話を受けられるようになったのです。
以上のように、クラウドPBXを導入するとオフィス外でも会社番号の発着信ができるので、業務効率もアップします。
内線化で通話料金を減らせる
また、クラウドPBXでつないだ電話機同士は内線扱いになるため、余計な通話料がかかりません。
たとえば、テレワークの社員とオフィスにいる社員が連絡をすると、その分だけ通話料がかかってしまいます。一方、クラウドPBXでは社員同士の内線通話は無料となるため、テレワークとオフィスワークが混在していても通話料を気にせずやりとりできるのです。
このように、クラウドPBXを導入することで業務が効率化するだけでなく、コストの削減も図れます。
初期費用を抑えられる
さらに、クラウドPBXは導入コストを抑えられるのも特徴です。
クラウドPBXは、電話線をひく必要がありません。また、クラウドPBX用アプリをインストールするだけで利用開始できるため、電話機の設置・配線工事が不要です。
このように、クラウドPBXは電話機の設置工事や配線工事がいらないため、初期費用を大幅に削減できます。
クラウドPBXの3つのデメリット
クラウドPBXはメリットがある一方、デメリットも存在します。ここでは、クラウドPBXがかかえるデメリットを3つご紹介します。
インターネット環境により音質が変わる
1つ目のデメリットは、クラウドPBXは、通話の音質が通信環境によって左右されてしまう点です。
クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、ネットの通信状況によって通話の音質が変わります。社内や自宅では通話が安定しますが、電波が通りづらい地下鉄などでは聞き取りづらかったり、音声が途切れたりしてしまいます。
以上のように、クラウドPBXはインターネット環境により音質が変わるため、大事な商談や会議のときは注意しましょう。
セキュリティの問題がある
2つ目のデメリットは、業者によってセキュリティの強さが変化する点です。
クラウドPBXは、専門業者がPBX環境を管理しており、保守や点検などは業者にまかせる形になります。セキュリティ対策が万全でないと、乗っ取りや不正利用、情報漏洩といったリスクが生じます。
クラウドPBXは業者によってセキュリティ対策が異なるため、業者選びは慎重にして会社内でも対策をとりましょう。
利用できないダイアルがある
3つ目のデメリットは、クラウドPBXには利用できないダイアルがある点です。
クラウドPBXのアプリでは、110番や119番といった緊急通報をすることができません。そのため、アクシデントに遭遇したときに困ってしまう可能性があるのです。
【知らなきゃ損】伝言メモを簡単に残せる情報共有ツール
以下では、伝言メモを簡単に残せる情報共有ツールをご紹介します。
クラウドPBXを利用することで、場所の制約をうけることなく会社番号での電話が可能です。しかし、外出先では手元にいつもメモ帳があるわけではないため、伝達ミスの可能性が高まります。
そのため、スマホから簡単にメモを残せる「ノート型ツール」が最適です。しかし、多機能では使いこなせない可能性があるため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを選びましょう。
結論、伝言メモを残すのに役立つツールは、あらゆる情報を残せる「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockはセキュリティ機能も優れているため、情報漏洩の心配もなく安心して利用できます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているため、担当者と電話内容について詳しくやり取りできます。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
クラウドPBXのメリット・デメリットまとめ
これまで、クラウドPBXのメリットやデメリット、進め方を中心にご紹介しました。
クラウドPBXは場所を問わずに会社番号を使って電話ができますが、外出先ではメモをすぐに取れる準備が整っていないことが多いです。そのため、スマートフォンで簡単に伝言メモがとれる「ノート型ツール」を取り入れましょう。
しかし、多機能なツールでは操作が難しいので、社内に利用が浸透しません。そのため、「必要な機能に過不足がなく、直観的に使えるノート型ツール」が良いです。
したがって、伝言メモを簡単に書き残せるのは、あらゆる情報を簡単にストックでき、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、電話を受けたあとの連絡ミスをなくしましょう。
