すべての企業・チームにおいて、実績が目標に沿っているかを確認する予実管理は必須の取り組みです。そして、予実管理に多く使われるツールに「Excel」があります。
しかし、Excelを使った管理は誤編集などで数字の集計ミスにつながりやすく、「本当にExcelを使った予実管理が最適なのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、予実管理をExcelで作成するメリット・デメリットを中心に解説します。
- Excelでの予実管理における更新漏れや入力ミスに悩む経営企画担当者
- 部門ごとに別ファイルで管理しており、集計作業に時間がかかっている管理職
- Excel管理でどれが最新データか分からなくなっている中小企業の担当者
上記に当てはまる方は今回の記事を参考にすると、Excelを用いた予実管理のメリット・デメリットを押さえたうえで、Excelよりも効率的に予実管理する方法もわかります。
目次
Excelで予実管理が選ばれる理由
ここでは、 Excelで予実管理が選ばれる理由を解説します。
（1）導入コストを抑えられる
まず、Excelでの予実管理は導入コストが抑えられるメリットがあります。
Excelは、キーマンズネットの調査によると、シェア率が98.6%とあるようにほぼすべての企業で導入されていることがわかります。そのため、ほかのシステムの導入コストをかけず、すぐに利用できる点がポイントです。
また、数多くのユーザーに広く浸透しているツールでもあるため、基本的な操作であれば、特別に研修する必要もありません。したがって、導入コスト・教育コストを抑えながら、すぐに運用できるのです。
（2）自由に管理表を作成できる
Excelは作成・編集の自由度が高い点も選ばれる理由として挙げられます。
Excelは白紙の状態からオリジナルのシートを作成したり、自社に合わせてカスタマイズしたりできるため、手軽に管理表を作成できます。また、企業情報やプロジェクトの予算状況、運営体制の変化に合わせて柔軟に編集できる点も特徴です。
一方、ページ数が多く関数が複雑だと、管理表が見づらくなったり、動作が重くなったりします。そのため、Excelで管理表を作成するときは、誰でも正しい数値を確認できるよう、作成・管理に関するルールを決める必要があります。
【必見】Excelで予実管理すると起きやすい失敗事例
以下では、Excelで予実管理をするときによく起こる失敗例を紹介します。事前に課題を把握し、スムーズな運用につなげましょう。
数式が崩れて正しい数字がわからなくなる
失敗事例のひとつ目は、数式が崩れて正しい数値を把握できなくなることです。
Excelは誰でも簡単にセルを編集できる反面、誤って数式を削除したり書き換えたりしやすい仕組みです。そのため、別のシートから数値をコピーして貼り付けたときに、セルの参照先が1行ずれてしまい、合計金額や達成率が全く違う数字になってしまう恐れがあるのです。
また、どのセルの数式が壊れたのかを後から探すのは非常に時間がかかります。このように、誰でも触れるExcelで大量のデータを扱う予実管理をすると、一箇所のミスが全体の数字の狂いにつながるリスクが高まるのです。
集計作業に時間がかかる
失敗事例の2つ目は、集計作業に多くの時間を取られることです。
部署や担当者ごとに管理表が分かれている場合、数値をまとめる作業が多く発生します。具体的には、月末になるたび複数の表を確認しながら転記し、集計に半日以上かかることがあります。
その結果、本来注力すべき分析や改善の時間が減ってしまうと、業務効率の低下につながります。
どれが最新版かわからない
失敗事例の3つ目は、最新の管理表がわからなくなることです。
ファイルをメールや共有フォルダでやり取りすると、同じ表が作成されやすくなります。たとえば、担当者ごとに別々のファイルを更新した結果、異なる数値が混在してしまうことがあります。
そのため、最新の管理表がわからないと確認や修正の手間が増え、正確な予実管理ができなくなってしまいます。
Excelでの予実管理がうまくいかない原因
以下では、Excelでの予実管理がうまくいかない原因を解説します。なぜうまくいかないのかを理解し、改善につなげましょう。
手作業による更新が多い
予実管理がうまくいかない原因のひとつ目は、手作業による更新が多くなっていることです。
Excelでは数値の入力や転記を人がするため、作業が増えるほど負担も大きくなります。たとえば、複数の部署から集まった数値を担当者が毎回入力・編集しているケースがあります。
こうした状態が続くと、入力作業に時間を取られ、本来取り組むべき分析や改善に手が回らなくなります。
情報が分散している
原因の2つ目は、必要な情報がバラバラに管理されていることです。
予算や実績の情報が複数の場所にあると、確認するだけでも手間がかかります。具体的には、売上はExcel、案件情報は別の資料というように分かれている場合があります。
その結果、情報を探す時間が増え、予実の状況をすぐに把握しにくくなってしまいます。
運用ルールが統一されていない
原因の3つ目は、運用ルールが社内で統一されていないことです。
入力方法や更新のタイミングが人によって違うと、管理表の内容にも差が出てしまいます。毎週更新する人と月末だけ更新する人がいると、情報にずれが生じます。
運用方法がそろっていないと、正確な予実管理を続けることが難しくなるため、注意が必要です。
Excelでの予実管理を改善する3つのポイント
以下では、Excelでの予実管理を改善するためのポイントを紹介します。日々の運用を見直し、管理しやすい環境を整えましょう。
更新するタイミングを統一する
改善ポイントのひとつ目は、管理表を更新するタイミングを統一することです。
更新のタイミングがそろっていないと、最新の状況を正確に把握しづらくなります。そのため、毎週金曜日までに更新すると決めれば、全員が同じ基準で情報を共有できます。
定期的な更新の流れを決めておき、予実の把握を円滑にしましょう。
情報を一元管理する
改善ポイントの2つ目は、予実管理に必要な情報を一か所にまとめることです。
必要な資料が複数の場所に分かれていると、確認や共有に余計な時間がかかります。予算や実績、案件の情報などを同じ場所で管理すれば確認作業を減らせます。
情報をまとめて管理し、必要な内容をすぐに確認できる状態を整えましょう。
数値と背景情報をセットで管理する
改善ポイントの3つ目は、数値だけでなく理由や経緯も一緒に残すことです。
数値の増減だけでは原因がわからず、後から確認するときに判断しにくくなります。売上が伸びた理由や目標未達の要因をあわせて記録するようにしましょう。
このように、数値と背景情報をまとめて管理すると、次の改善策も考えやすくなります。
Excelでの予実管理に限界を感じたときの対処法
以下では、Excelを使い続けるべきかを判断するための目安を紹介します。自社の状況に合わせて最適な方法を選びましょう。
Excelで十分なケース
Excelで十分なケースは、少人数かつ全員のITスキルが高い状態で予実管理をしている場合です。
関係者が少数であれば情報共有がしやすく、管理表も複雑になりにくいためです。たとえば、数名のチームで売上や経費を管理する程度であれば、大きな負担なく運用できます。
また、すべての関係者のITスキルが高ければ、複雑な関数・計算にも対応できます。このように、情報共有やデータ管理に課題を感じていない場合は、Excelでの運用でも問題ありません。
ツール移行を検討すべきケース
ツール移行を検討すべきケースは、Excelでの管理に手間や限界を感じている場合です。
管理する情報や関係者が増えると、Excelだけでは運用が難しくなることがあります。たとえば、複数部署で予実管理をしており、情報共有や集計に多くの時間を要するケースです。
業務負担が大きくなっている場合は、専用ツールの導入を検討してみましょう。
【非IT企業向け】Excelよりも簡単に予実管理ができるITツール
以下では、Excelよりも簡単に予実管理ができる、非IT企業向けのツールを紹介します。
Excelでの予実管理は、コストをかけずに始められたり、自社に合わせて自由に管理表を作成できたりするメリットがあります。しかし、運用を続けるうちに、入力ミスや数式崩れが発生したり、集計作業に時間がかかったりするケースも少なくありません。
また、部門ごとに別ファイルで管理していると、どれが最新データかわからず、必要な情報を探すだけで手間がかかるため、情報共有や管理が非効率になりやすいです。とくに、ファイル数が増えるほど、担当者しか内容を把握できない状態になり、予実管理が属人化してしまいます。
そのため、予実管理をスムーズに続けるには、数値管理だけでなく、情報共有やファイル管理まで簡単にできる仕組みを整えることが重要です。ただし、ツールが複雑すぎると現場に定着しないため、ITに詳しくないメンバーでも直感的に使えることが欠かせません。
この条件に最も当てはまるのが、社内の情報を簡単に共有・管理できるツール「Stock」です。Stockの「ノート」には、予算計画のテキストやファイルを簡単に残せるうえ、リアルタイムでメンバーへ共有できます。また、「フォルダ」を使えば必要な情報をすぐに探せるため、「どれが最新ファイルかわからない」という問題も防げます。
最も簡単に情報管理ができるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excelでの予実管理の失敗事例と改善ポイントまとめ
ここまで、Excelで予実管理をするメリットや失敗事例、改善のポイントについて解説しました。
予実管理では一般的に、コストをかけずに使えるExcelが主流です。しかし、運用を続けるうちに、入力作業や情報共有の負担が増えたり、管理が複雑になったりするケースもあります。
そのため、少人数で運用する場合はExcelでも十分ですが、管理する情報や関係者が増えると、運用に限界を感じることも少なくありません。一方、誰でも簡単に情報共有やファイル管理ができるツールを活用すれば、予実管理だけでなく社内の情報管理も効率化できます。
ただし、機能が多すぎて使いにくいツールでは、現場に定着しない恐れがあります。そこで、予実管理をはじめとした社内情報の一元管理をシンプルに実現できるツールStockがおすすめです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、よりスムーズな予実管理を実現しましょう。
