すべての企業・チームにおいて、実績が目標に伴っているかを確認する予実管理は必須の取り組みです。そして、予実管理に多く使われるツールに「Excel」があります。
 
しかし、Excelを使った管理は誤編集などで数字の集計ミスにつながりやすく「本当にExcelを使った予実管理が最適なのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、予実管理をExcelで作成するメリット・デメリットを中心に解説します。
 
  • Excelを使った予実管理のメリット・デメリットを把握しておきたい
  • 予実管理でExcelを使っているが、数値のミスが発生している現状に悩んでいる
  • Excelよりも効率的な予実管理ツールがあればすぐに使いたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、Excelを用いた予実管理のメリット・デメリットを押さえたうえで、Excelよりも効率的に予実管理する方法も分かります。


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予実管理表をExcelで作成する方法

ここでは、予実管理表をExcelで作成する方法を紹介します。「コストをかけず、まずは簡単な予実管理表を作成したい」方は、以下を参考にしましょう。

各項目を設定する

予実管理表を作成するときは、分析に必要な項目を明らかにする必要があります。
 
予実管理表のテンプレート
 
グラフには以下のような項目をそれぞれ縦軸と横軸にとります。
 
  • グラフの縦軸
  • 売上高・売上原価・売上総利益・営業利益・管理項目など
  • グラフの横軸
  • 当月発生・当月予算・差額・予算比など
また、チームによっては、給与といった人件費などの項目を設定するチームもあります。一方、項目が多すぎると計算が大変になるので、予実管理表はチームに必要な項目を明確にしたうえで、設定するようにしましょう。

項目に数値を入力する

項目を設定した後は、実際のデータをもとに数値を入力しましょう。
 
それぞれの項目に、予算と実績の値を入力することで「どこに差が生まれているのか」「どのプロジェクトの業務が好調・不調なのか」が一目で分かるようになります。
 
一方、データ入力では一つの項目でも誤りがあると、計算した値が間違ったり、正しくない値で予実管理する原因になってしまうので、入力するときは「この数値で間違いないか」の確認が必須です。

利益を計算する

データの入力が終わったら、最後に利益を計算します。
 
それぞれ「売上総利益=売上高-売上原価」「営業利益=売上総利益-販売費」で計算でき、これらの計算式を追加しておけば、次月の予実管理表もスムーズに作成できます。
 
また、予実管理は計算したデータをもとに、予算と実績に差異が生じた原因や対策を見つけることが本来の目的です。「計算が終わったから満足する」のではなく、予算達成・未達の原因を特定し、抽出した解決策を翌月に活かすようにしましょう


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Excelで予実管理するメリット

ここでは、Excelで予実管理するメリットを解説します。担当者は、以下のメリットを最大化できるような環境を整える必要があります。

(1)導入コストを抑えられる

Excelでの予実管理は導入コストが抑えられるメリットがあります。
 
Excelは、キーマンズネットの調査によると、シェア率が98.6%とあるようにほぼすべての企業で導入されていることがわかります。そのため、ほかのシステムの導入コストをかけず、すぐに利用できる点がポイントです。
 
また、数多くのユーザーに広く浸透しているツールでもあるため、基本的な操作であれば、特別に研修する必要もありません。したがって、導入コスト・教育コストを抑えながら、すぐに運用できるのです。

(2)自由度が高い

Excelは作成・編集の自由度が高い点もメリットとして挙げられます。
 
Excelは白紙の状態からオリジナルのシートを作り上げられます。さらに、流動的な企業情報やプロジェクトチームの予算状況・運営体制に応じて、柔軟に管理表を作成・編集できるのです。
 
また、既存のテンプレートをベースにすると、自社独自のカスタマイズもできるうえ、時間をかけず簡単に管理表を作れます。
 
一方、ページ数が多くなったり関数が複雑になったりすると、予実管理表も複雑かつ重くなります。そのため、Excelで管理シートを作成するときは、専門知識を持つメンバーのみの属人的な管理にならないように注意しましょう。


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Excelで予実管理するデメリット

ここでは、Excelで予実管理するときのデメリットを解説します。以下を把握しておくと、発生しがちなトラブルを未然に防げるので必ず押さえましょう。

(1)データを共有しにくい

Excelのデメリットとしてまず挙げられるのが、データを共有しにくい点です。
 
Excelでは、基本的にひとつのファイルを複数ユーザーで同時編集できません(※)。そのため、編集のタイミングがほかのメンバーと重なってしまうと、その間は待たなければならないのです。
 
また、過去のExcel情報を更新する場合は、新たなデータに書き換えてから再度共有し直す必要があります。とくに、期間ごとの数字を管理する予実管理ではファイルが多くなりやすいため、情報の新旧が混ざり、欲しい情報が探しにくいデメリットを抱えています。
 
このように、同時に複数人でひとつのファイルを編集できず、リアルタイムでの情報共有も難しいExcelでは、更新作業に時間がかかります。
 
(※)Microsoft365のサブスクリプションの購入・共有ブック機能を利用すれば可能ですが、共有ブック機能には制限があります。

(2)データ集計に手間がかかる

Excelを使ったデータの集計には、手間がかかります。
 
たとえば、各部署や各メンバーがExcelで作成したデータを一元化するときに、フォーマットが統一されていなければ、スムーズにまとめられません。また、コピーアンドペーストしたとしても計算式の範囲指定ミス、参照ミスなどのリスクも高くなります。
 
そのため、Excelを使った予実の集計は工数がかかるうえ、正確なデータ集計が難しいのです。結果、別のExcelやメモを用いて「本当に必要な情報」を別途ピックアップしておくなどの対策が求められます。

(3)人的ミスが発生しやすい

Excelは、基本的に手作業でデータ入力するため、人的ミスが発生しやすいです。
 
とくに、Excelの予実管理シートは関数の設定が多く、操作ミスで関数や数式が崩れると、正確な数字が把握できない欠点があるからです。たとえば、チームリーダーが月ごとの予実を書き込めるフォーマットを作成・共有したものの、ほかのメンバーが誤って数式を崩してしまうケースが挙げられます。
 
このように、効率化を目的に機能性の高い管理表を作成しても、関数が複雑かつ専門知識を持つメンバーしか修復できないため、多くの時間がかかってしまうのです。

(4)ファイル管理が煩雑となる

Excelはファイル管理が面倒な点もデメリットとして挙げられます。
 
自社やチーム内で「便利に使える予実管理シート」を作成しても、情報量が増えるにつれデータが重くなります。また、画像などが増えるとExcelへの負荷が大きくなりスピーディな処理ができません。
 
また、データ自体が2〜3MBを超えるとメールでの共有スピードが遅くなるほか、新たな予実管理表をExcelで作成するたびにファイル数が多くなるので、必要な情報へ直感的にアクセスできなくなります
 
したがって、ファイル数が多くなりやすい予実管理のファイルは「Stock」のように、ファイル共有・管理のストレスを簡単に解消するツールで、誰でもミスなく扱える環境を整える必要があります。


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【非IT企業向け】Excelよりも簡単に予実管理ができるITツール

以下では、Excelよりも簡単に予実管理ができる、非IT企業向けのツールを紹介します。
 
Excelでの予実管理はコストをかけずに運用したり、自社オリジナルの形式で作成できたりするメリットがあります。しかし、Excel管理のままでは「人的ミスのリスク」や「共有・管理」が非効率なため、長期的にみるとデメリットの方が多いのです。
 
このように、Excelの予実管理で発生する課題は、ファイル共有・管理をまとめて効率化するITツールで解消しましょう。ただし、ツールがメンバーのITリテラシーに合わなければ、かえって予実管理の効率が悪くなってしまうので注意が必要です。
 
結論、全社で効率的な予実管理を実現させるためには、非IT企業における65歳以上の社員でも、ストレスなく利用できる情報管理ツールの「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に予算計画のテキストやファイルを簡単に添付できるうえ、リアルタイムで任意のメンバーに共有されます。また、「フォルダ」を使うと直感的に情報を探せるので、ファイル確認の手間や情報が見つからないストレスが解消されます。

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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予実管理にExcelを使うメリット・デメリットまとめ

ここまで、予実管理にExcelを使うメリット・デメリットを中心に解説しました。
 
予実管理では一般的に、コストをかけずに使えるExcelが主流です。しかし、Excelでの予実管理には、データ共有や更新作業・管理が煩雑になるデメリットがありました。
 
したがって、Excelでの予実管理は、ストレスのかかる非効率な方法であることが多いのです。一方、「誰でも簡単にファイル共有・管理できるツール」であれば、予実管理はもちろん社内の情報共有をも効率化させられます。
 
ただし、全社員が使えるほどシンプルなツールでなければ、最終的に放置されます。そこで、予実管理をはじめとした、社内情報の一元管理がシンプルに実現できるStockが必須なのです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、正確な予実管理を通して自社やチームの目標を達成しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。