今日では、多くの医療機関でカルテの電子化が進んでいます。これは、業務効率化だけでなく、医師や看護師など複数のスタッフで患者情報を共有する機会が増えているためです。
紙のカルテは、保管や管理に手間がかかるだけでなく、「必要な情報がすぐに見つからない」「確認のたびに探す手間が発生する」といった課題があります。診療や業務のスピード低下にもつながりかねません。
一方で、「電子化に不安がある」「どのツールを選べばいいかわからない」といった理由から、紙のままカルテを管理している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、カルテの電子化によるメリットや注意点を中心にご紹介します。
- カルテを電子化したい医療従事者
- カルテを電子化するためにどんなツールが便利か知りたい医師
- 情報の共有や管理を円滑にしたいと考えている顧客情報を管理する業務の担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、カルテの電子化によるメリットや注意点がわかり、カルテの管理ツールの選び方まで理解できます。
目次
電子カルテとは
電子カルテとは、患者情報や診療履歴をデジタル上で管理する仕組みです。
紙のカルテと異なり、情報の検索・共有・更新がリアルタイムで行えるため、複数のスタッフが同時に同じ情報を確認できる点が大きな特徴です。患者の症状だけではなく、治療経過や処方箋情報などの履歴情報を随時更新し、最適な治療法を採るために活用されています。
現在は多くの医療機関で電子カルテの導入が進んでおり、紙のまま運用している場合は、情報共有や業務効率の面で遅れが生じる可能性があります。
カルテを電子化すべき理由とは
カルテを電子化すべき理由は、主に以下の3点に集約されます。
- 情報共有がスムーズになる
- 検索・更新の手間が減る
- 保管・管理の負担が軽減される
電子化によってカルテがリアルタイムで共有されるため、医師や看護師など複数のスタッフが同時に同じ情報を確認できるようになります。これにより、情報伝達の遅れや認識のズレを防げます。また、紙のカルテとは異なり、「キーワード検索」や「上書き保存」が容易になるため、必要な情報の確認や更新にかかる時間を大幅に削減できます。
さらに、紙のカルテで必要だった保管スペースや管理の手間が不要になり、紛失や劣化といったリスクも軽減されます。安全かつ効率的にカルテを管理するためにも、電子化は重要な取り組みといえるでしょう。
カルテの電子化によるメリット
ここでは、カルテの電子化によるメリットを4つご紹介します。チーム全体にカルテの電子化を浸透させるためにも、必ず把握・共有しましょう。
記載時間を短縮できる
カルテを電子化するメリットとしてまず挙げられるのが、記載時間を短縮できる点です。
たとえば、カルテに記載ミスがあった場合、紙のカルテであれば修正に時間がかかったり、再度新しいカルテを印刷したりしなくてはなりません。しかし、電子化すれば記載ミスも数クリックで修正可能なことから、記載時間の短縮が可能になるのです。
このように、電子化により記載時の負担が大幅に軽減されて、カルテを迅速に記載できるようになります。さらに、印刷による時間的コストがかかる心配もありません。
時間・場所を問わずにアクセスできる
時間・場所を問わずにアクセス可能なのも、カルテの電子化によるメリットです。
紙のカルテであれば現場に出勤したり、メールや電話をしたりしなければカルテの内容を共有できません。しかし、電子カルテはPCやスマホ、タブレットとのデバイスを問わず確認できるため、時間や場所に関わらず情報へのアクセスが可能になります。
このように、カルテを電子化すれば、現場にいない場合でもリアルタイムでカルテの内容がわかるので、カルテを共有するのにメールや電話をする必要もなくなるのです。
紛失リスクが軽減できる
紛失リスクが軽減できるのもカルテを電子化するメリットです。
カルテを紙で管理している場合、ほかの資料と混ざっても一目でわかりにくいので、カルテの紛失にも繋がりかねません。もしカルテが紛失してしまうと、最悪の場合、患者やメンバーの個人情報が漏洩する恐れもあります。
しかし、カルテを電子化すると、患者や部署ごとにカルテのファイルを明確に分けられるため、紛失リスクを削減可能なのです。
必要な情報をスムーズに検索できる
必要な情報をスムーズに検索できるメリットもあります。
紙でのカルテ管理は属人的になりやすく「必要なカルテの管理場所がわからない」事態も起こり得ます。しかし、カルテを電子化して管理すれば、キーワードやファイル名での検索ができるので、目的のカルテを探す時間もかからなくなるのです。
このように、情報検索の時間を短縮して、目的のカルテをスムーズに取り出せるようにするためにも、紙でのカルテ管理をしている場合は早急に電子化へ移行しましょう。
カルテを電子化する際の注意点
カルテの電子化には以下のような注意点があります。トラブルを避けるためにも、事前に確認することが大切です。
- 事前に運用ルールを設ける
カルテを電子化しても、作成や管理の方法がメンバーごとに異なると、データが散在し情報共有が難しくなります。そのため、管理方法を統一したりテンプレートを用意したりする運用ルールをあらかじめ設けることが大切です。
- セキュリティ対策を行う
カルテの電子化にはセキュリティ対策が必須です。弱いシステムはウイルスや不正アクセスでデータ破損・漏洩の危険があり、対策としてウイルス対策ソフトや強固なセキュリティツールの導入が必要です。
このように、単にデジタルツールを入れれば良いわけではなく、クリニック・病院ごとに適切に運用できるかどうかを検討しましょう。
カルテ電子化の進め方
これから電子カルテを導入する方向けに、4つのステップで進め方を解説します。流れをつかむことで、実際の導入がイメージしやすくなります。
ステップ1：対象業務を整理
まずは、どの業務を電子化するのかを明確にしましょう。
具体的には、「診療記録」「看護記録」「検査結果」「共有メモ」など、電子化する対象を洗い出します。そのうえで、どこから電子化すれば効果が大きいかを基準に優先順位をつけましょう。さらに、医師・看護師以外のスタッフも利用する資料まで電子化するのかなど、電子化する範囲をあらかじめ決めておくと運用ルールが作りやすくなります。
また、すべての業務を一度に移行するのではなく、まずは一部の業務からスモールスタートすることが成功のポイントです。
ステップ2：運用ルール設計
次に、電子カルテの運用ルールを設計します。具体的には、以下のような項目を決めておきましょう。
- 入力フォーマット（テンプレート）
- ファイル・カルテの命名ルール
- 記録・更新のタイミング（診療後すぐ／日次まとめなど）
- 閲覧・編集権限の範囲
「誰が・いつ・どうやって記録するか」を統一することで、情報のばらつきや入力漏れを防げます。
ステップ3：ツール選定
続いて、運用に適したツールを選定します。選定時は、以下の観点で比較するのが重要です。
- 誰でも直感的に操作できるか
- 検索性が高いか
- 複数人での同時閲覧・共有ができるか
- セキュリティ対策が十分か
特に医療現場では、誰でも迷わず操作できて教育コストがかからないことが定着の成否を左右します。
ステップ4：運用開始
最後に、実際の運用を開始します。運用開始時は、いきなり全体展開するのではなく、以下の流れで進めましょう。
- 一部の部署・メンバーでテスト運用する
- 実際に使って出た課題を洗い出す
- 運用ルールやフォーマットを改善する
- 問題がなければ全体展開する
また、運用開始後も定期的に見直しを行い、現場に合った形に改善し続けることが重要です。
失敗しないカルテ管理ツールの選び方
ここからは、失敗しないカルテ管理ツールを選ぶために押さえておきたいポイントについて解説します。
誰でも使える操作性か
まず重要なのが、操作が簡単で誰でも使えるツールかどうかです。
医療現場では診療や処置の合間に入力作業を行うため、操作に迷う時間そのものが業務負担になります。また、複雑な操作は誤入力の原因にもなります。
そのため、入力スピードを落とさず、直感的に操作できるかという観点でツールを選ぶことが重要です。新人やITに不慣れなスタッフでも迷わず使えるかを基準に判断しましょう。
情報共有や検索がしやすいか
カルテは医師・看護師・事務スタッフなど複数の職種で共有されるため、情報共有のしやすさも重要なポイントです。
特に医療現場では、「必要な情報にすぐアクセスできるか」が診療のスピードや判断に直結します。過去の診療履歴や検査結果を瞬時に確認できる検索性が求められます。
そのため、キーワード検索や履歴の参照がスムーズにでき、探す時間がほぼ発生しないレベルの検索性を備えたツールを選びましょう。
セキュリティ対策が十分か
カルテには機密性の高い個人情報が含まれるため、セキュリティ対策は必須です。
医療機関では情報漏洩が重大な信用問題につながるため、アクセス権限の設定やログ管理といった機能が備わっているかを確認し、安全に情報を管理できるツールを選びましょう。
また、クラウド型の場合はデータの保管場所やバックアップ体制についても確認し、万が一のトラブル時にもデータを保護できる環境を選びましょう。
継続して利用できるコストか
ツールは一度導入して終わりではなく、長期的に運用する前提で考える必要があります。
医療機関ではスタッフの増減や運用範囲の拡大に伴いコストが変動するため、将来的な利用人数や運用規模を見据えた料金体系かを確認することが重要です。
また、初期費用だけでなく、サポート費用や追加機能の料金も含めて比較し、無理なく継続できるコスト設計のツールを選びましょう。
電子化したカルテの管理に最適なツール
ここからは、電子化したカルテの管理に最適なツールをご紹介します。
カルテを電子化しても、運用ルールや共有体制が整っていないと、情報の更新漏れや共有漏れが発生します。その結果、情報管理が煩雑になり、業務負担が増える可能性があります。
電子化自体はファイル管理ソフトでも可能ですが、更新・共有・検索を人の手で管理し続けるのには限界があります。運用が複雑になるほど、ミスやトラブルも起こりやすくなります。
そのため、誰でも簡単に操作でき、情報共有や検索がしやすいツールの導入が重要です。ツールを活用することで、管理や共有がスムーズになります。
これらの条件を満たし、電子カルテを簡単かつ安全に管理・共有できるツールが、「Stock」です。Stockでは、情報を「ノート」に蓄積することで簡単に記録・共有でき、必要な情報もすぐに検索できます。さらに、セキュリティ体制も整っているため、安心して運用できます。
カルテの情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
カルテの電子化によるメリットや注意点まとめ
これまで、カルテの電子化によるメリットや注意点を中心にご紹介しました。
カルテを電子化すれば、紙のカルテでの作業負担や管理の煩雑さを解消できます。また、電子化したカルテを効率的に管理するためには、チーム全体での情報共有が可能な「クラウドツール」を活用しましょう。
ただし、ツールを導入しても操作が複雑な場合、ITに不慣れなメンバーからの抵抗感を生んでしまいます。そのため、「簡単に操作でき、電子カルテを安全に管理できるツール」を選定すべきなのです。
そこで、電子カルテに最適なのが非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」です。Stockは、電子カルテの管理を効率化できる機能が過不足なく搭載されており、実際にクリニック・病院からも選ばれています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、電子化したカルテをストレスなく、かつ確実に管理できる環境を実現しましょう。
