カルテを取り扱うにあたって特に重要なのが、カルテの保存期間です。カルテは所定期間内に適切に保存すべきなのはもちろん、保存期間が法令で明確に規定されています。
しかし、カルテの正確な保存期間がわからず管理体制も煩雑なことから、長期的な保存が不安だったり紛失リスクがあったりと悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、カルテを残す期間と効率的な保存方法を中心にご紹介します。
- 廃棄したいカルテがあるものの、カルテの正確な保存期間がわからない
- カルテの管理体制が煩雑なため、長期的な保存に不安がある
- カルテを長期間保存するのに最適な方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、カルテの正確な保存期間がわかり、カルテの長期的な保存への不安も解消できるようになります。
目次
カルテの保存期間とは
「保険医療機関及び保険医療養担当規則」によると、カルテの保存期間は以下のように定められています。
第九条 保険医療機関は、療養の給付の担当に関する帳簿及び書類その他の記録をその完結の日から三年間保存しなければならない。ただし、患者の診療録にあっては、その完結の日から五年間とする。
また、この規則での「完結」とは患者の診療が完結したときを指します。そのため、継続して診療を受けている患者のカルテだと、5年を経過しても保管する場合があるのです。
カルテを長期的に残す方法
ここでは、カルテを長期的に残す方法をご紹介します。保存期間内でのカルテの紛失リスクを回避するためにも、以下の方法を実践しましょう。
院内の保管専用ルームで管理する
カルテを長期的に残す方法にまず挙げられるのが、院内の保管専用ルームでの管理です。
院内にカルテの保管専用ルームを設けて、ルームを出入りできるメンバーの権限を与えれば、ほかの書類とカルテの混在を防ぎながらセキュリティの確保もできます。
ただし、定期的にカルテの整理や廃棄をしないと目的のカルテを探すのに時間がかかるうえ、カルテが増えれば収納棚も増設しなければならない点に注意しましょう。
電子化してクラウド型ツールで管理する
電子化したカルテのデータを「クラウド型ツール」で管理するのも、カルテを長期的に残すのに有効であり、今日のトレンドです。
カルテをクラウド上で管理すれば、保管スペースが一切不要になるだけでなく、カルテの破損や紛失を招くリスクも大幅に削減できます。また、カルテに変更点があった場合でも情報共有の遅れを招きません。
このように、クラウドツール上でのカルテ管理は長期的な保存に最適なうえ、情報伝達のスピードも向上できる大きなメリットがあるのです。
紙のカルテ管理に潜むリスクとは
ここでは、紙のカルテ管理に潜むリスクを3つご紹介します。院内にカルテの電子化を浸透させるためにも、以下のリスクをチーム全体で共有しましょう。
属人的な管理がされやすい
紙のカルテ管理に潜むリスクにまず挙げられるのが、属人的な管理がされやすい点です。
カルテは患者ひとりにつき一部となっているため、ほかのメンバーがカルテを使用している場合は、紙であれば同時に複数人での閲覧・編集ができません。そのため、万が一カルテの記載にミスがあった際にも迅速な指摘が困難になってしまいます。
また、属人的な管理により「カルテの管理場所がわからない」となる恐れもあります。このように、患者の対応遅れにも繋がりかねないケースもあるため、紙でのカルテ管理をしている場合は早急に見直すべきなのです。
破損・紛失リスクがある
破損・紛失リスクがあるのも、紙のカルテ管理による弊害です。
カルテを紙で管理していれば、情報が埋もれやすく必要なカルテを取り出すのに時間がかかる場合があります。また、ずさんな管理体制からカルテが破損したり、カルテそのものを紛失したりといった事態も招きかねません。
一方で、カルテを電子化すれば患者の案件ごとに情報を振り分けられるため、情報が埋もれるのを防ぎながら破損や紛失のリスクも軽減できるのです。
情報漏洩の危険性がある
さらに、紙のカルテ管理には情報漏洩の危険性も潜んでいます。
紙のカルテには「誰でも簡単に情報を閲覧できてしまう」という大きなデメリットを抱えています。そのため、カルテの保管専用ルームを設けたとしても、ルームを出入りできるメンバーを制限しなければカルテの情報が漏洩する危険を拭えません。
しかし、カルテを電子化すれば「ルームの出入り」というプロセス自体が省略され、アクセス権限の設定もスムーズに行えます。そのため、メンバーの負担を解消できるだけでなく、カルテ管理の安全性もより強化されるのです。
電子化したカルテを保存する際の注意点
ここでは、電子化したカルテを保存する際の注意点を3つご紹介します。管理ミスによるトラブルを避けるためにも、以下のポイントを必ず押さえましょう。
安全性を確保する
電子化したカルテの保存時にまず注意すべきなのが、安全性を確保する点です。
保存期間内においてカルテは常に真正性を保ち、かつ見読可能な状態でなければなりません。そのため、コンピュータウイルスによってデータが破損したり、システムダウンが発生したりといった事態は未然に防ぐ必要があります。
したがって、必ずウイルス対策ソフトを導入するといった対策をとり、システムそのものと通信経路の双方の安全性を確保しましょう。
責任の所在を明確にする
責任の所在を明確にするのも、必ず注意すべきポイントです。
電子カルテの場合、「コピー・上書きによるデータの改変」「なりすまし」といった被害を受けるリスクもあります。そのため、「いつ、どこで、誰がカルテを作成したのか」のように、責任の所在を明確にしておく必要があるのです。
責任の所在が明確であれば、入力の虚偽や不正な書き換え・消去をしていないことを証明可能です。また、作成されたカルテに真正性があるのも簡単に証明できます。
操作が簡単なクラウド型ツールを使う
また、電子化したカルテを保存する際は、操作が簡単なクラウド型ツールを使う点にも注意しましょう。
ツールの操作が複雑であれば、ITリテラシーの低いメンバーの理解が追いつかず、カルテ管理に不備が生じる恐れがあります。また、カルテの情報共有も停滞しかねません。
したがって、電子化したカルテは必ず簡単に操作できるクラウドツール上で保存しましょう。たとえば、ITに不慣れな人でも即日で使いこなせる「Stock」を使うと、誰でもストレスなくカルテの管理・情報共有が行えます。
最も効率的にカルテを残せるツール
ここからは、最も効率的にカルテを残せるツールをご紹介します。
紙でのカルテ管理による非効率さを解消するには、カルテを電子化し、クラウドツール上で管理する必要があります。クラウド上であれば案件ごとにカルテを分けられるため情報が混在せず、情報を閲覧できるメンバーも制限可能だからです。
とはいえ、操作が複雑なツールであればかえって煩雑なカルテ管理となる恐れがあり、操作ミスによる管理不備も発生しかねません。そのため、メンバー全員のITリテラシーを考慮した「誰でも簡単にカルテ管理できるツール」が求められるのです。
そこで、非IT企業の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」であれば、強固なセキュリティ下でカルテ管理のストレスを解消できるうえ、カルテを長期的に保存可能な機能が過不足なく搭載されています。
Stockの「ノート」にカルテを記載すれば任意のメンバーのみへ共有できるほか、直感的な「フォルダ」で案件ごとにカルテの情報をわかりやすく振り分けられます。また、ノートの情報は蓄積されるため、作成したカルテを長期的に残すことも可能です。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
カルテを残す期間や保存方法まとめ
これまで、カルテを残す期間や効率的な保存方法を中心にご紹介してきました。
カルテは紙・電子を問わず、患者の診療が完結してから5年の保存が法令で定められています。そのため、カルテは紛失や保存期間内での廃棄といった事態を避け、安全かつ適切な状態で保存しなければなりません。
また、カルテの長期的な保存には「クラウドツールの活用」一択になります。クラウドツールを利用すれば、カルテの破損・紛失リスク、情報漏洩リスクを抑えながらカルテに関するチーム間での情報共有も円滑化できるからです。
ただし、メンバーのITリテラシーを考慮すると「誰でもストレスなく扱えるか」が重要な判断材料となります。たとえば、今回ご紹介したStockのように、65歳以上の社員でも簡単にカルテ管理・情報共有ができるツールが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、カルテを長期間残せる管理体制を構築しましょう。
