カルテは診療内容を記録する重要な医療文書であり、法律に基づいて一定期間の保存が義務付けられています。しかし、紙カルテ・電子カルテ・検査データなど媒体によって扱いが異なる場合もあり、正確な保存期間を把握しておくことが重要です。
とはいえ、「カルテの保存期間は法律上どれくらい必要なのか分からない」「古いカルテを廃棄しても問題ないのか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、カルテの法律上の保存期間や媒体ごとの保管年数、実務上どれくらい保管しておくべきかの判断基準を中心にご紹介します。
- カルテの保存期間が法律上どれくらい必要か知りたい医療機関の事務担当者
- 紙カルテ・電子カルテの保存期限を整理したいクリニックの院長・管理者
- 監査や訴訟リスクを踏まえた保存期間を確認したい医療法人の総務担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、カルテの法律上の保存期間と実務上推奨される保管年数を理解し、過去カルテを廃棄判断ができるようになります。
目次
カルテの保存期間は何年？
結論、カルテの保存期間は、法律上原則5年間と定められています。
「保険医療機関及び保険医療養担当規則」によると、カルテの保存期間は以下のように定められています。
第九条 保険医療機関は、療養の給付の担当に関する帳簿及び書類その他の記録をその完結の日から三年間保存しなければならない。ただし、患者の診療録にあっては、その完結の日から五年間とする。
また、この規則での「完結」とは患者の診療が完結したときを指します。そのため、継続して診療を受けている患者のカルテだと、5年を経過しても保管する場合があるのです。
【一覧表】種類別医療記録の保存期間
以下は、種類別医療記録の保存期間の一覧表です。
医療機関では、診療録（カルテ）だけでなく、看護記録・検査記録・手術記録などさまざまな医療記録を作成します。これらの記録には、それぞれ法律で保存期間が定められているため、種類ごとに適切な年数を把握しておくことが重要です。
| 医療記録の種類 | 保存期間 | 主な根拠法令 | 起算日 |
|---|---|---|---|
| 診療録（カルテ） | 5年 | 医師法 第24条
保険医療機関及び保険医療養担当規則 第9条 |
診療完結の日 |
| 処方箋 | 2年 | 医療法施行規則 第21条の5 | 発行日または調剤完了日 |
| 看護記録 | 2年 | 医療法施行規則 第21条の5 | 記録作成日 |
| 検査記録（検査所見記録など） | 2年 | 医療法施行規則 第21条の5 | 検査実施日 |
| 手術記録 | 2年 | 医療法施行規則 第21条の5 | 手術実施日 |
医療記録には種類ごとに法律で定められた保存期間があるため、各記録の根拠法令と保存年数を正しく理解し、適切に管理することが重要です。
カルテの保存期間はいつから数える？
以下では、カルテ（診療録）の保存期間をいつから数えるのかという起算点について解説します。カルテを廃棄してよい時期を正しく判断したい医療機関の担当者は必見です。
保存期間の起算点は「最終診療日」
カルテの保存期間は、原則として患者の最終診療日（診療が完結した日）を起算点として数えます。
診療録の保存期間は、医師法第24条および保険医療機関及び保険医療養担当規則第9条により、診療録を5年間保存することが義務付けられています。また、保存期間の起算点は「診療完結の日」とされており、カルテを作成した日ではなく、診療が終了した日から保存期間を計算します。
たとえば、2020年4月1日に初診を受けた患者が、2021年3月31日を最後に通院していない場合、保存期間の起算日は2021年3月31日になります。この場合、カルテは2026年3月31日まで保存する必要があります。
したがって、カルテの保存期間は作成日ではなく「最終診療日（診療完結日）」を起算点として5年間保存する必要があります。
患者が長期間来院していない場合の扱い
患者が長期間来院していない場合でも、カルテの保存期間は最後に診療を行った日から数えます。
医療機関では「何年も来院していない患者のカルテを廃棄してよいのか」と迷うケースがあります。しかし、保存期間は通院間隔ではなく、最後に診療行為を行った日を基準に判断します。そのため、長期間来院がなくても、最後の診療から5年が経過するまでは保存義務が残ります。
たとえば、2018年に一度だけ受診した患者がその後来院していない場合でも、2018年の最終診療日から5年間はカルテを保存する必要があります。5年が経過した時点で、医療機関の判断により廃棄を検討できます。
このように、患者の来院状況ではなく「最後に診療を行った日」を基準に保存期間を判断することが重要です。
カルテの保存期間を守らないとどうなる？
カルテの保存期間を守らない場合、法律違反のリスクや医療トラブル時の対応が困難になる可能性があります。
カルテは単なる診療メモではなく、法律上保存が義務付けられている重要な医療記録です。具体的には、次のような理由から適切に保存する必要があります。
- 医師法によりカルテの保存義務が定められている
医師法第24条では、医師は診療録を作成し、一定期間保存する義務があると定められています。そのため、医療機関は法律に基づきカルテを適切な期間保管しなければなりません。
- カルテは医療行為の内容を証明する重要な記録として扱われる
カルテには診察内容や処置、処方などの医療行為が記録されます。診療の経過を正確に把握するための資料であり、医療機関にとって重要な公式記録として扱われます。
- 医療トラブルや監査の際に診療内容を確認する資料になる
医療事故や患者とのトラブルが発生した場合には、診療の経過を確認する証拠としてカルテが参照されます。また、保険診療の監査でも診療内容の適切性を確認するためにカルテの提示が求められることがあります。
以上の理由から、カルテは法律で定められた保存期間を守り、適切に管理することが重要です。そして、情報を整理・共有できる「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを利用すれば、カルテ管理がスムーズになります。
【必見】電子カルテを残すのに最適なツール
以下では、カルテの保存や資料を整理しながら残すために最適なツールを紹介します。
カルテの保存期間を正しく理解していないと、法律上まだ保管が必要なカルテを誤って廃棄してしまうリスクがあります。また、紙カルテや関連資料が院内のさまざまな場所に分散していると、監査やトラブルが発生した際に必要な情報をすぐに確認できません。
こうした問題を防ごうと紙のファイルやExcelで管理しようとしても、カルテの保存年数や院内ルール、関連資料を別々に管理することになり、情報が分散しやすくなります。担当者が変わると管理方法が引き継がれず、どのカルテをいつまで保管すべきか判断できなくなるケースも少なくありません。
そのため、カルテの保存ルールや関連資料、院内マニュアルを1か所にまとめて管理できるツールを導入すれば、必要な情報をすぐに確認できるようになります。
こうした条件に最も当てはまるのが、院内の情報や資料を簡単に整理・共有できる情報共有ツール「Stock」です。Stockの「ノート」を使えば、カルテの保存ルールや院内マニュアルをまとめて管理できます。また、紙カルテや関連資料の写真もそのまま貼り付けて残せるため、紙から電子への移行を進める際の管理ツールとしても活用できます。
情報や資料を簡単に整理・共有できる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
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作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
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直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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リハビリデイサービスエール |
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栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」で電子カルテを管理する方法
Stockでは、「ノート」に受診者情報を書き込んだり、カルテをファイル添付したりして、簡単にカルテの管理ができます。
ノートの形式は「テンプレート」機能で統一でき、誰がカルテを作成しても見やすい状態で保管できます。
カルテを10年・20年・30年保存するケース
以下では、法律上の保存期間よりも長期にわたってカルテを保存するケースについて解説します。カルテを何年保管すべきか判断に迷っている医療機関の担当者は必見です。
医療訴訟リスクを考慮する場合
医療訴訟のリスクを考慮して、カルテを10年～30年程度保存する医療機関があります。
医療行為に関するトラブルは、治療から時間が経過したあとに問題として表面化することがあります。医療訴訟では、診療の経過や医師の判断を証明する資料としてカルテが重要な証拠になるため、保存期間を延ばしてリスクに備える医療機関が少なくありません。
たとえば、手術や長期治療に関するトラブルが発生した場合、過去の診療内容や患者への説明内容を確認する必要があります。診療録が残っていなければ、医療機関側が適切な診療を行ったことを証明することが難しくなるのです。
したがって、医療訴訟のリスク管理の観点から、法定期間より長くカルテを保存する必要があるといえます。
精神科など長期診療が多い診療科
精神科など長期診療が多い診療科では、カルテを長期間保存する傾向があります。
精神疾患や慢性疾患の診療では、患者が長期間にわたり通院するケースが一般的です。過去の治療経過や処方内容を確認する必要があるため、診療履歴を長く残しておくことが重要になります。
たとえば、数年前の処方薬の変更理由や症状の推移を確認することで、現在の治療方針を適切に判断できます。過去のカルテが残っていなければ、診療の経過を正確に把握できなくなる可能性があります。
このように、長期的な診療の継続性を確保するために、カルテを長期間保存するケースがあります。
電子カルテを保存・破棄する際のルール
以下では、電子カルテを保存・廃棄する際に知っておくべきルールを解説します。電子カルテの管理方法や保存期間、データ削除の注意点を確認したい医療機関の担当者は参考にしてください。
電子保存の3原則
電子カルテを保存する場合は、「真正性・見読性・保存性」という電子保存の3原則を満たす必要があります。
医療情報を電子データとして保管する場合、内容が改ざんされていないことや、必要なときに内容を確認できる状態で保存されていることが求められます。そのため、厚生労働省のガイドラインでは、電子保存の3原則を満たす運用体制を整えることが重要とされています。
たとえば、診療内容を後から書き換えられない仕組みを整えることや、監査や診療時にすぐ画面で内容を確認できる環境を用意することが必要です。また、長期間データを保存しても破損や消失が起きないよう、適切なバックアップ体制を構築することも求められます。
したがって、電子カルテを運用する際は、電子保存の3原則を満たす環境を整えたうえで管理することが重要です。
紙カルテを電子化する際の注意点
紙カルテを電子化する場合は、記録を正確に保存し、必要なときに確認できる形で管理することが重要です。
紙カルテの電子化を進める医療機関は増えていますが、単にデータ化するだけでは管理が煩雑になる恐れがあります。記録を整理して保存できなければ、必要な情報をすぐに確認できず、実務で活用しにくくなる可能性があります。
たとえば、紙カルテをスマートフォンやタブレットで撮影してデータとして保存する方法があります。この場合、「Stock」のようなツールを使えば、紙カルテの写真をノートに貼り付けて患者情報ごとに整理できるため、移行がスムーズに進められます。
そのため、紙カルテを電子化する際は、記録を整理して共有できる仕組みを整えることが重要です。
カルテを廃棄・削除する際の注意点
カルテを廃棄・削除する際は、法律で定められた保存期間を確認したうえで、個人情報を適切に保護する方法で処分することが重要です。
カルテには患者の氏名や住所、病歴などの重要な個人情報が含まれているため、不適切な方法で廃棄すると情報漏えいのリスクがあります。また、保存期間内に誤って廃棄してしまうと、監査や医療トラブルの際に診療内容を証明できなくなる可能性もあります。
- 個人情報保護法への対応
- 溶解処理・専門業者による廃棄
- 電子カルテの削除ルール
カルテには機微な個人情報が含まれるため、廃棄時には情報が第三者に漏れないよう十分に配慮する必要があります。紙カルテをそのまま廃棄するのではなく、内容が読み取れない状態にして処分することが重要です。
紙カルテは、シュレッダー処理や溶解処理など、情報を完全に判別できなくする方法で廃棄することが推奨されます。多くの医療機関では、医療記録の廃棄に対応した専門業者へ依頼し、溶解処理によって安全に処分しています。
電子カルテの場合も、保存期間を満たしたうえで適切な手順でデータ削除を行う必要があります。バックアップデータやサーバー上の記録が残っている場合もあるため、院内ルールやシステム管理者の指示に従って削除作業を進めることが重要です。
このように、カルテを廃棄する際は保存期間の確認と個人情報保護の両方を意識した適切な方法で処分することが重要です。
【FAQ】カルテの保存に関するよくある質問
ここでは、カルテの保存期間に関してよく寄せられる質問を解説します。患者の死亡時の扱いや診療科ごとの違いを確認したい方は参考にしてください。
電子カルテと紙カルテの保存期間は同じ？
電子カルテであっても紙カルテであっても、保存期間は紙カルテと同じです。
カルテの保存期間は医師法によって定められており、媒体の種類によって保存年数が変わるわけではありません。そのため、紙カルテから電子カルテに移行した場合でも、診療録としての保存義務は同様に適用されます。
医師法第24条より、診療録（カルテ）は原則5年間保存する義務があります。また、検査記録や看護記録などの医療記録についても、それぞれの法律に基づく保存期間を守る必要があります。
したがって、電子カルテであっても、法律で定められた保存期間を守って管理する必要があります。
患者が死亡した場合の保存期間は？
患者が死亡した場合でも、カルテの保存期間は原則として変わりません。
カルテの保存期間は、患者の生死ではなく「最終診療日」を起点として計算されます。医師法では診療録を5年間保存する義務があるため、患者が死亡していた場合でも、最終診療日から5年間は保管する必要があります。
たとえば、患者が入院中に死亡した場合でも、その診療記録は死亡日を含む最終診療日から5年間保存する必要があります。また、医療訴訟リスクなどを考慮し、実務では10年以上保管している医療機関もあります。
精神科カルテの保存期間は違いますか？
精神科であっても、カルテの法定保存期間は基本的に他の診療科と同じです。
診療録の保存期間は医師法によって定められており、診療科によって年数が変わる規定はありません。そのため、精神科のカルテも原則として最終診療日から5年間保存する必要があります。
ただし、精神科では長期通院の患者が多く、過去の診療経過を確認する必要があるケースが少なくありません。そのため、医療機関の内部規定として10年～20年以上保存する運用を採用している場合があります。
カルテを残す期間や保存方法まとめ
これまで、カルテの保存期間や医療記録の保存年数、電子カルテを保存・管理する際のルールを中心にご紹介しました。
カルテは医師法などの法律により、原則として最終診療日から5年間の保存が義務付けられています。また、医療訴訟リスクや院内規定によっては10年～30年ほど保管するケースもあり、保存期間や廃棄ルールを正しく理解して管理することが重要です。
そのため、カルテの保存ルールや関連資料、院内マニュアルなどの情報を一か所に整理して管理できる環境を整えておくことで、監査やトラブル時でも必要な情報をすぐに確認できるようになります。
なかでも、カルテを残すのに最適なのは、クリニックの情報や資料を簡単に整理・共有できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、カルテや院内情報を安全に整理・共有できる環境を整えましょう。
