Microsoftが提供する「OneNote（ワンノート）」では、テキストや画像、ファイルなどあらゆる情報を保存したり、別のツールにエクスポートしたりできます。また、Microsoftアカウントがあれば使えるので、多くのユーザーに利用されています。
しかし、なかには「Onenoteを利用しているが、データを移行する方法が分からず困っている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OneNoteのデータをスムーズに移行する手順や、エクスポートできない場合の対処法を中心にご紹介します。
- OneNoteのデータを移行するときの手順を知りたい
- OneNoteのデータ移行が上手くいかない原因と対策を知りたい
- OneNoteの移行先として最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、OneNoteのデータを移行できる手順が分かるだけでなく、より簡単に情報を共有できる方法が見つかります。
目次
＜3ステップ＞OneNoteのデータを移行する手順
ここでは、OneNoteのデータを移行する手順をご紹介します。以下の手順を踏めば、別のアカウントにデータをアップロードしたり、別のPCでデータを確認したりできるようになります。
ステップ1｜OneNoteにサインインする
はじめに、OneNoteへアクセスするためにMicrosoftアカウントでサインインします。OneNote for the webを開き、アカウント情報を入力しましょう。
ステップ2｜データをエクスポートする
トップページの「マイノートブック」から、エクスポートしたいノートブックを選び右クリックし、 [ ノートブックのエクスポート ] を選択します。
画面下部にある [ エクスポート ] をクリックすると、デバイス本体にデータを移行できます。これで、エクスポートの作業は完了です。
ステップ3｜データをインポートする
OneNoteにインポートしたい場合は、OneNote公式サイトのOneNote Notebook Importerを起動します。
下記の画面に飛ぶので、[ インポート ] をクリックします。
ノートブックの保存先からファイルを選択し、[ 開く ] を押せば、インポート完了です。
OneNoteでデータが移行できない？原因と対処法とは
OneNoteでデータが移行できない場合は、以下の原因が考えられます。原因を特定して、以下の対策を実施しましょう。
ノートブックが大きすぎる
エクスポートするノートブックが大きかったり、大量のファイルが添付されていたりすると、ノートブックのダウンロードに時間がかかります。
「ノートブックが大きすぎてエクスポートできませんでした」と表示された場合は、新しい”ノートブック”を作成して、”セクション（2階層目にあたるもの）”を分割しましょう。ただし、ダウンロード先の空き容量が十分であることが前提です。
ノートブックがエクスポートに対応していない
「OneNote for the web」を使用したノートブックのエクスポート、インポートは、個人用OneDriveのみ対応しています。そのため、OneDrive for BusinessやSharePointのノートブックとは、データの読み込みができません。
個人用OneDrive以外で保存しているノートブックへのデータ移行は、「Microsoft｜PDFとしてOneNoteノートをエクスポートする」を参考にしましょう。
“errors.txt”というファイルが表示される
ダウンロードしたZipファイルが”errors.txt”というファイル名だった場合、エクスポート中に何らかのエラーが発生し、正常にデータ移行ができていません。
ファイル名が”errors.txt”となってしまった場合は、ファイルをテキストエディターで開き、記載されているエラー内容を確認しましょう。
インポートしたいファイルが認識されない
OneNoteへインポートしたいファイルが認識されない場合は、ファイルの拡張子が「.zip」になっていないかを確認しましょう。ZipファイルはOneNoteへのインポートに対応していないため、選択することができないのです。
Zipファイル内のデータをOneNoteへインポートしたい場合は、そのデータをZipファイル外のハードドライブ上に保存してから行いましょう。
使いこなすのが難しい？情報管理にOneNoteを使う注意点とは
OneNoteで情報管理をする場合には、以下の3点に注意しましょう。
- 整理が煩雑になりやすい
- 慣れるのに時間がかかる
- エクスポートに手間がかかる
OneNoteでは「ページ」「セクション」「ノートブック」の3階層で情報を管理します。そのため、どのように階層を使い分ければよいのか分からず、整理が煩雑になりやすいです。
OneNoteは多機能なノート型ツールですが、「書式の設定がこだわり過ぎていて、設定に手間がかかる。シンプルに使えればよいのに、わざわざ手を加えないといけない。」というユーザーの声も寄せられています。（参考：ITreview）
OneNoteにはノートブックを一括でエクスポートする機能がないため、全データを移行する場合にはノートブックをひとつずつエクスポート・インポートする手間がかかります。
このように、OneNoteにはメモの整理やエクスポートに手間がかかったり、そもそも使いこなすのが難しかったりするデメリットがあります。そのため、ITが苦手な方でもサクサクとメモを管理・エクスポートできる「Stock」のようなツールがおすすめです。
＜必見＞OneNoteからの乗り換えにおすすめの移行先ツール5選
以下では、OneNoteからの乗り換えにおすすめの移行先ツールを5つご紹介します。
Onenoteを使えば、豊富な機能で自由度の高いメモを作成できます。しかし、ユーザーからは「使いこなすのが難しい」という声が多く挙がっているうえ、一括エクスポート機能がないため、データ移行には手間がかかります。
また、情報を「ノートブック」「セクション」「ページ」の3階層で整理するので、使い慣れていない方には複雑に感じる恐れがあります。そこで、「簡単に情報管理できるノート型ツール」に乗り換えると、ITに不慣れな方でも導入直後から運用に乗せられます。
結論、自社が選ぶべき移行先は、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に情報管理できるノート型ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだ内容は、任意のメンバーに即共有できるほか「グループ＞フォルダ＞ノート」の分かりやすい構造で情報を整理できます。また、ノートに紐づけて「タスク」「メッセージ」も一元化できるので、必要な情報をすべて振り返れます。
【Stock】最も簡単に情報を管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockでデータをエクスポート・インポートする手順＞
- エクスポートする手順
- インポートする手順
まず、画面右上の「設定」から、「チーム設定の変更」を選択します。
表示された画面の左側にある「データエクスポート」を押し、出力したいデータを選択して「出力する」ボタンを押すことで、Stock内のデータをCSV形式・ファイル形式でエクスポートできます。
まず、エクスポートの時と同様に、画面右上の「設定」から、「チーム設定の変更」を選択します。
続いて「データインポート」を押し、「入力用ファイルをダウンロード」からCSVファイルをダウンロードします。その後、インポートしたい内容をCSVファイル内に入れ、「ファイルをアップロード」からアップロードして完了です。
このように、Stockではデータのエクスポート・インポートいずれも、少ない手順で簡単に操作できるのです。
【GoodNotes】手書きできるデザイン性の高いツール
＜GoodNotesの特徴＞
- PDFファイルに書き込みができる
- ノートをカスタマイズできる
ノートに添付したPDFファイルに、手書きでメモを書き込めます。
表紙や罫線を自由にカスタマイズして、利用目的に合わせたノートを作成できます。
＜GoodNotesの機能・使用感＞
- 検索機能が充実している
- テキスト入力がしづらい
手書きメモや入力した文字、PDFのテキスト、フォルダ名で検索をかけられるので、欲しい情報にすぐにたどり着けます。
GoodNotesは手書きにもテキストにも対応しているものの、テキストの場合その都度入力先を指定する必要があります。そのため、PCのキーボードなどでメモを取りたい場合は面倒に感じる可能性が高いです。
＜GoodNotesの注意点＞
- デバイスごとに購入方法が異なる
- 手書き文字が正しく認識されない場合がある
iPhoneやiPad、Macでは「サブスクリプション（継続購入）」だけでなく「一括買い切り」もできます。一方、AndroidやWindowsは「サブスクリプション（継続購入）」だけ利用できます。
実際に利用したユーザーからは「文字が誤って図形として認識される場合がある」といった声が挙がっています。（参考：AppStore）
＜GoodNotesの料金体系＞
- 無料プランあり
- 全プラットホーム年払い：1,350円/年
- Apple一括決済：4,080円（買い切り）
- Android&Windows年払い：945円/年
【Notion】高度な機能を豊富に備えたツール
＜Notionの特徴＞
- 高度な機能を豊富に備えている
- 外部アプリと連携しやすい
Notionには、ドキュメンなどの情報管理機能に加え、「AI機能」や「カレンダー機能」など高度な機能が豊富に備わっています。
Notionには様々な外部アプリを連携することができ、Notion単体では不足している機能を補えます。
＜Notionの機能・使用感＞
- テンプレートが豊富にある
- 豊富な「ビュー機能」が搭載されている
「議事録」や「プロジェクト管理」など、さまざまな用途に合ったテンプレートが用意されているため、一からドキュメントを作成する手間が省けます。
データをタイムラインやカレンダーなど、6つの表示形式（ビュー）で管理できるので、シーンに応じた使い分けが可能です。
＜Notionの注意点＞
- 管理が煩雑になりやすい
- できることが幅広すぎて使いこなせない
- コストがかかる
Notionでは、ページ内にページを作成して、ツリー構造で情報を整理します。そのため、適切に管理しなければ「どの情報がどこにあるか」が分かりにくいです。
利用しているユーザーからは「できることが幅広過ぎて利用に迷子になりかける。利用目的に合わせたテンプレートや書式とかがあると助かる」という声が挙げられています。（参考：ITreview）
Notionは、ほかの情報共有アプリと比較して、単価が高い傾向にあります。また、昨今リリースされたAI機能を活用する場合、追加で料金がかかります。
＜Notionの料金体系＞
- フリー：無料
- プラス：＄12/メンバー/月（月払い）
- ビジネス：＄18/メンバー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問合せ
Notion AIを追加する場合は、＄10/ユーザー/月の支払いが必要です。
【Evernote】個人向けの多機能なツール
＜Evernoteの特徴＞
- 多様な機能が搭載されている
- さまざまな情報が保存できる
機能が豊富に搭載されているので、利用用途が広いのが特徴です。
テキストだけでなく、画像や動画、ファイルなども貼り付けられるので、情報を一か所に集約したい方におすすめです。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- タスク管理としても役立つ
- Web上の情報にすぐにアクセスできる
ノート上に「やることリスト」を作成でき、Google カレンダーと連携（有料）すれば期限とリマインダーを活用したタスク管理が可能です。
Web上の記事やページも、そのままノートに保存できるので、気になるサイトを毎回検索する手間を省けます。
＜Evernoteの注意点＞
- 無料プランの制限が大きい
- 動作が重いことがある
無料プランでは、1台でしか利用できないほか、ノートブックも1つに制限されているため実質的なフォルダ管理ができません。
Evernoteの利用ユーザーからは、「アプリ版の動作がデスクトップ版に比べて重く、編集に時間が掛かる印象があるので、アプリ版の使用感を改善してほしいです」という声が上がっています。（参考：ITトレンド）
＜Evernoteの料金体系＞
- PREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- TEAMS：2,100円/ユーザー/月（月払い）
【Google Keep】付箋形式で情報を残せるツール
＜Google Keepの特徴＞
- 付箋でメモを作成する
- リマインドできる
ホーム画面に付箋でメモを残していくシンプルなつくりになるので、使いやすいです。また、付箋は「ドラック＆ドロップ」で簡単に位置を変えられます。
リマインダーの設定ができるので、メモした内容を忘れる事態を防げます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- 言語化しづらい内容もメモできる
- 共同編集機能が備わっている
テキストだけでなく、手書きもできるので、言語化しづらいという内容もメモに残せる点が便利です。
メモごとに共同編集者を設定できるので、何人かで1つのメモを確認したい場合には重宝します。
＜Google Keepの注意点＞
- 共有に手間がかかる
- メモの管理が煩雑になる
メモを一括で共有する機能がないので、ひとつずつ共有する手間がかかります。
利用しているユーザーからは「現在はタグをつけることで管理していますが、メモが多くなると管理が煩雑になるので、しっかりとしたメモを保存したい場合には向いていません。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
Googleアカウントがあれば無料で利用できます。
＜比較表＞OneNoteからの乗り換えにおすすめの移行先ツール一覧
以下は、OneNoteからの乗り換えにおすすめの移行先ツール一覧です。それぞれのツールの特徴や注意点、料金を比較検討し、自社に合ったツールを選定しましょう。（※表は左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | GoodNotes | Notion | Evernote | Google Keep | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に情報を作成・管理できるツール |
手書きできるデザイン性の高いツール |
高度な機能を豊富に備えたツール |
個人向けの多機能なツール |
付箋形式で情報を残せるツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
| コメント機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
1名から利用可能、ただし有料プランは5名以上での利用を前提とした価格体系 |
手書き文字が正しく認識されない場合がある |
できることが幅広すぎて使いこなせない |
無料プランの制限が大きい |
メモの管理が煩雑になる |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは500円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは945円/年（年払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは＄12/メンバー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「GoodNotes」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
以上のように、ツールによって機能性や注意点が異なるので、「必要な機能に過不足がなく、導入後にすぐに使いこなせるツール」を選定しましょう。
OneNoteの移行先ツールにおける3つの選定ポイント
ここでは、OneNoteの移行先ツールにおける3つの選定ポイントをご紹介します。移行後に「イメージと違って上手く使えない」とならないためにも、以下の点を必ず押さえましょう。
（1）課題を解決できるか
1つ目に、自社の課題を解決できるかが重要です。
たとえば、「情報共有の手段を集約したい」という場合には、メッセージ機能が備わっていると良いです。チャットツールなどを別で導入してしまうと、複数か所で社内情報がやり取りされるため、情報の収集がつかなくなります。
このように、「どのような課題を解消したいのか」「そのためにどのような機能が必要なのか」を具体的にイメージし、機能に過不足のないツールを選びましょう。自社に最適なツールを選択すれば、費用対効果の高まりも期待できます。
（2）強固なセキュリティか
2つ目に、強固なセキュリティであることも重要な選定ポイントです。
たとえば、「リンクを発行しただけでページを共有できるツール」では、リンクを知っていれば誰でも情報へアクセスできてしまいます。個人情報や機密情報を管理している場合は、情報漏洩や改ざんのリスクが懸念されるのです。
そのため、任意のメンバーだけに「情報へのアクセス権」を与えられるツールを選びましょう。具体的には、フォルダごとにアクセス権限を設定できるツールを使えば、機密性の高い文書も共有ができます。
（3）シンプルに情報管理できるか
3つ目に、シンプルに情報管理できるものか確認しましょう。
ノートを整理するために「フォルダ」でカテゴリー分けするのが一般的です。ただし、フォルダの階層を増やしていくと後から目的の情報を見つけるのが大変であるため、下図のようなシンプルな「2階層」のツールが望ましいです。
また、機能が複雑なツールだと、使いこなすまでに時間がかかり、導入しても社内に浸透しない恐れがあります。実際、OneNoteには「使いこなすのが難しい」という意見が散見されたので注意が必要です。
そこで、ツールを継続して運用するためにも、シンプルな階層構造で65歳以上の社員でも即日で使いこなせる「Stock」のようなITツールの導入を検討しましょう。
OneNoteのデータの移行手順とおすすめの移行先のツールまとめ
ここまで、OneNoteのデータを移行する手順やOneNoteの移行先におすすめのツールを中心にご紹介しました。
OneNoteを使えば、豊富な機能でデザイン性の高い文書を作成・管理できます。しかし、メンバー間で情報を共有する場合、OneNoteにはデータを一括で移行する機能がないため、ノートブックをひとつずつエクスポートする手間がかかるのです。
また、OneNoteのように多機能なノート型ツールは使いこなすのが難しく、導入後の教育コストも大きいです。とくに、社内全体での情報管理・共有に活用するのであれば「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を導入しましょう。
結論、自社の情報管理に最適なのは、非IT企業の65歳以上の方でも導入初日から使いこなせるほどシンプルで、円滑にデータの移管ができるツール「Stock」一択です。
タスクやメッセージの一元化も可能なので、ぜひ「Stock」を導入して、スムーズな情報管理を実現しましょう。
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