作業手順書であるマニュアルの導入はさまざまなメリットを生むため、昨今多くの製造業でも導入されています。
しかし、マニュアルがないままでも業務が進行できていたり、マニュアルの作成に時間がかかっていたりすることから、後回しにしている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、製造業でマニュアルを作成すべき理由や、活用されるマニュアルにするポイントについて解説します。
- 製造業でマニュアルが必要な理由を把握したい
- 活用される分かりやすいマニュアルの作り方を知りたい
- マニュアルを効率的に作成できるツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、製造業でマニュアルが重要視される理由を理解しながら、ポイントを押さえて社内で活用されるマニュアルが作成できます。
目次
製造業でマニュアルを作成すべき理由
ここでは、製造業でマニュアルを作成すべき理由を解説します。マニュアルが存在せず業務が属人的となっている場合は、以下の内容を把握しましょう。
品質の維持
製造業でマニュアルを作成すると、一定の品質を保ちながら作業に取り組めます。
マニュアルがなければ、手順や注意点が担当者に依存してしまい、作業のやり方が人によって変わってしまいます。担当者が不在のときには成果を上げるのが難しくなり、結果として品質に差が生じてしまう恐れがあります。
一方で、マニュアルがあれば、内容を確認するだけで誰でもベテランと同じ品質で作業を進められます。業務経験のない新入社員であっても、わかりやすいマニュアルが用意されていれば迷わず業務を進められ、安定した成果を出せるようになるのです。
業務効率化の実現
製造業でのマニュアル作成は、業務効率化の実現にも貢献します。
マニュアルに記載された内容を確認するだけで、スキルや経験に左右されず誰でも一定の品質で作業を進められます。従来のように教育や指導に多くの時間を割く必要がなくなり、結果として育成コストの削減にも貢献するのです。
今まで担当者が付きっきりで教えていた作業も、マニュアルがあれば不明点があるときだけ確認すれば十分です。教育担当者は効率的に指導ができ、本来注力すべき業務に集中できるようになるため、業務効率化につながります。
ノウハウ・ナレッジの共有
製造業でのマニュアル作成は、ノウハウやナレッジの共有を促進します。
業務の流れだけでなく、必要な書類の内容や確認すべき相手など、特定の社員しか知らない情報が増えると作業は滞りやすくなります。しかし、そうした情報を形式知としてマニュアル化しておけば、誰でも迷わずに業務を進められるようになるのです。
その結果、業務遂行に必要なスキルが自然と身に付き、社員一人ひとりの成長につながります。さらに、新たな知見や情報が再びマニュアルに反映されることで、知識共有の好循環が生まれるのです。
【5ステップ】製造業でのマニュアル作成の手順
製造業におけるマニュアル作成は、作業の標準化・品質の安定・教育効率の向上に不可欠です。以下のステップに沿って進めることで、実践的で活用されやすいマニュアルを作成できます。
- 目的・対象の明確化
- 現場調査
- マニュアルの構成を設計
- 現場での確認
- フィードバックを基に修正
マニュアルの用途や利用者を定めることで、内容の過不足を防ぎ、実務に即した資料になります。
実際の作業工程を観察・撮影したり、現場担当者にヒアリングすることで、リアルな情報を収集します。
作業手順や図解の位置を整理し、誰が見ても理解できる流れを設計します。
完成したマニュアルを現場で試用し、手順が正確で使いやすいかを検証します。
現場からの意見を反映し、実用性を高めるために随時改訂を実施します。
以上の手順を踏むと、分かりやすく、活用されるマニュアルを作成することができるようになります。
活用される作業手順書にするための5つのポイント
以下では、作業手順書を社員に活用されるものにするために押さえるべき5つのポイントを解説します。マニュアルが形骸化してしまっている企業の方は、必見です。
読み手目線で記載する
マニュアルは、読み手の理解度を基準に記載することが大切です。
マニュアルの読者は新人からベテランまで幅広く、知識や経験に差があるため、専門用語や略語を前提にした記載は避け、誰が見ても理解できる表現を心がけることが必要です。手順の抜けや曖昧さを残さないようにすると、現場での迷いを最小限に抑えられます。
マニュアル作成時には「初心者でも理解できるか」を意識することで、現場での利用率が高まります。もし専門用語を使う場合には、注釈や補足説明を加えることが効果的です。
利用しやすい運用体制を整える
マニュアルは、誰でもすぐに使える運用体制を整えることで、活用が促進されます。
内容が充実していても、検索や閲覧に手間がかかれば現場で使われにくくなります。そこで、クラウドや専用ツールを導入し、必要な時にすぐ開ける環境を整えましょう。
しかし、急にITツールへ移行すると、現場が混乱するため、慎重に実施する必要があります。メンバーが利用しやすい体制を整えることが、結果的に「生きたマニュアル」へとつながるのです。
更新しやすい仕組みにする
常に更新できる仕組みを整えることも、マニュアルの活用促進には重要です。
業務手順や環境は常に変化するため、マニュアルは作って終わりではなく定期的な更新が必要です。修正や追記が簡単にできる仕組みを導入すれば、現場で起きた改善点を即座に反映できます。
更新が滞ると「古い情報」として利用が避けられ、形骸化につながります。たとえば、「Stock」のような変更した内容がリアルタイムで任意のメンバーに共有されるツールを活用すると、常に最新の情報を確認できるようになるのです。
「注意点」や「NG事例」を明示
手順の説明に加え、注意点やNG事例を明示することで、実務での活用度が高まります。
作業中に陥りやすい失敗や誤解を具体的に示すことで、利用者はリスクを事前に理解できます。たとえば「この順番を誤ると不具合が生じる」といった具体例を挙げると、実務での注意喚起に役立ちます。
「どうすれば正しくできるか」だけでなく「どうすれば失敗するか」まで伝えることが重要です。とくに、新人教育においては、NG事例が学習効果の向上に役立ちます。
教育とセットで使う
マニュアルは教育と組み合わせて活用することで、定着効果が高まります。
単にマニュアルを配布するだけでは、利用者が内容を理解したつもりで終わってしまう可能性があります。そこで、研修やOJTと組み合わせて活用することで、知識を実践と結び付けやすくなるのです。
教育と連動させることで、マニュアルは「読むもの」から「身につけるためのツール」へと進化します。導入時から教育の流れに組み込むことが、活用されるマニュアルづくりの鍵です。
製造業でのマニュアル作成にツールを活用すべき理由
製造業のマニュアル作成には、ITツールの利用が向いています。そこで、以下ではツールを使ってマニュアルを作成すべき理由を解説します。
見やすいマニュアルを作成できる
ITツールを活用すれば、誰でも見やすく高品質なマニュアルを作成できます。
ツールにはテンプレートやレイアウト機能が備わっており、画像やテキストを入力するだけで統一感のあるデザインに仕上げられます。さらに、動画や音声など紙では表現しづらい要素も簡単に組み込めるため、情報量が多い製造業の現場でも有効です。
視認性が高く整理されたマニュアルは、利用者の理解を助けるだけでなく、教育や業務の効率化にも直結します。たとえば「Stock」のような直感的に見やすいマニュアルを作成できるツールを利用すると、「使われるマニュアル」を作成できます。
作成時間を短縮できる
ITツールを導入することで、作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
従来は構成やデザインを一から整える必要があり、多くの時間や人手を必要としていました。そのため、多忙な現場ではマニュアル作成が後回しになったり、公開までに大きな遅れが生じたりするケースも少なくありませんでした。
一方で、ツールを使えば、指定のテンプレートにテキストや画像を配置するだけで短時間で仕上がります。時間的な負担が軽減されることで、現場に即したマニュアルをスピーディーに提供できるようになるのです。
更新が簡単になる
ITツールを利用すると、内容の更新や修正も円滑にできるようになります。
紙媒体では加筆や修正を繰り返すうちにレイアウトが崩れたり、全体を作り直さざるを得なくなったりすることが多々あります。しかし、ツール上で作成されたマニュアルは、該当箇所の文言を修正するだけで最新化でき、内容の一貫性も保ちやすいのが利点です。
常に最新の状態を維持できるマニュアルは、現場での信頼性を高めます。さらに、修正作業が簡単であることは、継続的な改善や運用の定着にもつながるのです。
製造業でのマニュアル作成に役立つおすすめのツール
以下では、製造業でのマニュアル作成に役立つおすすめのツールをご紹介します。
マニュアルを作成するときには、作成から共有・管理までを1つのツールで完結できるツールを利用すると効率的です。「作成のみ」「管理のみ」のようなツールを利用すると、マニュアルの運用に手間がかかるためです。
しかし、様々な機能が搭載された多機能なツールを利用すると、使いづらさから社内に浸透しない恐れがあります。そこで、ツールの選定時には「誰でも簡単に使いこなせるか」を重視しましょう。
結論、自社が導入するべきツールは、ITに詳しくない65歳でも導入したその日から使えるほど、簡単にマニュアルを作成できるITツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストのほか写真やファイルの添付もできるので、分かりやすいマニュアルを簡単に作成することができます。また、記載した内容は任意のメンバーにリアルタイムで共有されるため、常に最新のマニュアルを確認することができるのです。
製造業の情報管理・共有を最も簡単に効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【無料】製造業の作業手順書・マニュアルのテンプレート2選
以下では、無料で使える製造業の作業手順書・マニュアルのテンプレートを2つ紹介します。マニュアルに必要な項目があらかじめ記載されたテンプレートを活用して、業務を効率化しましょう。
【Excel】手順を分かりやすく示せる業務マニュアルテンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する、手順を分かりやすく示せる業務マニュアルのテンプレートです。
マニュアルの全体像をアウトラインとして分かりやすく表示できるのが特徴です。さらに、ボタン1つで詳細なシートに移動できるため、情報が増えても整理された状態で効率的に活用できます。
【Excel】改訂履歴まで残せる作業手順書テンプレート
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、改訂履歴まで残せる作業手順書のテンプレートです。
改訂履歴を残せる機能が備わっているため、誰が・いつ・どのように修正を加えたのかを記録できます。これにより、チームで常に最新の内容を共有可能になります。
製造業で作業手順書を作成すべき理由まとめ
ここまで、製造業でマニュアルを作成すべき理由や作成手順、ツールを活用すべき理由を中心に解説しました。
製造業においても生産性高く業務を進めるにはマニュアルが欠かせません。そのため、誰が見てもわかるマニュアルを作成し、誰でも簡単に修正・加筆ができる仕組みを整えることが重要です。
そして、マニュアルを最大限に活用できる環境を整えるには、ITツールの活用が欠かせません。ただし、現場の社員にとって操作が難しいツールでは浸透せず、活用も進まないため、導入時には自社社員のITリテラシーに合ったツールを選びましょう。
結論、製造業のマニュアル作成には、ITリテラシーの差に左右されず誰でも直感的な操作で使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、自社のマニュアル運用を活性化しましょう。
